Ajuster les pourboires sur une note fermée

Mettre à jour les montants des pourboires sur les notes fermées. Utilisez le PDV Toast pour les ajustements le jour même ou Toast Web pour les notes datant de jusqu'à 45 jours.

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Solution rapide : Trouvez le chemin qui correspond à votre note
• Ajuster un pourboire sur une note fermée du jour même (PDV)
• Augmenter un pourboire sur une note d'un jour précédent (Toast Web)
• Diminuer un pourboire sur une note d'un jour précédent (remboursement partiel)
• Avant de contacter le service à la clientèle
• Foire aux questions
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast POS, Toast Web

Autorisations requises :

• 3.8 Annuler/Rembourser un paiement
• 3.18 Tiroirs-caisses (complet)

Ce que vous accomplirez : Mettez à jour le montant d'un pourboire sur un chèque déjà fermé, que le chèque ait été fermé aujourd'hui ou il y a jusqu'à 45 jours.

Remarque : Si votre établissement utilise FreedomPay (Enterprise), suivez plutôt la procédure « Ajustements de pourboire avec FreedomPay ». Le flux de travail du PDV est différent.

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Solution rapide : Trouvez le chemin qui correspond à votre chèque

Faites correspondre votre situation au bon flux de travail avant de commencer.

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Ajuster un pourboire sur une addition fermée du jour (PDV)

Utilisez ce chemin lorsque l'addition a été fermée au cours de la même journée ouvrable que la transaction initiale, avant l'exécution du lot de cartes de crédit de nuit.

1. Sur votre PDV Toast, accédez au terminal de paiement et sélectionnez Additions fermées.
2. Sélectionnez l'addition que vous devez ajuster. Si un message s'affiche indiquant que l'addition est toujours traitée par un serveur, acceptez-le pour continuer.
3. Sélectionnez le bouton Payer ($).
4. Saisissez à nouveau le montant correct dans le champ Pourboire, puis sélectionnez Mettre à jour.
5. Sélectionnez Terminé.

Résultat attendu : Le paiement s'ajuste au nouveau total. Le pourboire mis à jour est transmis à la révision des quarts de travail et à Toast Payroll de la même manière que le pourboire original.

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Augmenter un pourboire sur une note d'un jour précédent (Toast Web)

Utilisez ce chemin lorsque la note a été fermée il y a jusqu'à 45 jours et que vous devez ajouter un pourboire; par exemple, un client a inscrit le pourboire plus tard ou le pourboire a été oublié lors du traitement par lots.

1. Dans Toast Web, accédez à Finances > Paiements > Trouver des notes et émettre un remboursement.
2. Localisez la note spécifique.
3. Sélectionnez Actions>Ajustement du pourboire.
   
   
4. Entrez le montant total du pourboire dans le champ Montant total du pourboire.
5. Sélectionnez Traiter l'ajustement du pourboire.
   
   

Résultat attendu : Un message de confirmation s'affiche. L'ajustement correspond à la date de la transaction initiale, et non à la date à laquelle l'ajustement a été effectué. Le nouveau montant est facturé au client en tant que transaction distincte et est déposé dans votre compte dans un délai de cinq à sept jours ouvrables.

Remarque : L'ajustement de pourboire maximal autorisé est de 250 $. Pour les montants supérieurs à 250 $, consultez Avant de contacter le service à la clientèle.

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Réduire un pourboire sur une note d'un jour précédent (remboursement partiel)

Utilisez ce chemin lorsque la note a été fermée il y a jusqu'à 45 jours et que vous devez réduire le pourboire; par exemple, si un pourboire a été surfacturé, ajouté à la mauvaise note ou s'il doit être entièrement supprimé.

1. Dans Toast Web, accédez à Finances > Paiements > Trouver des notes et émettre un remboursement.
2. Localisez la note spécifique.
3. Émettez un remboursement partiel égal au montant que vous souhaitez retirer du pourboire.

Résultat attendu : Le remboursement partiel crédite la carte du client et réduit le pourboire enregistré sur la transaction initiale. Le remboursement est comptabilisé à la date de la transaction originale dans les rapports de ventes. Pour savoir comment cela se répercute dans les rapports, consultez « Impact des remboursements et des ajustements sur les rapports de ventes Toast ».

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Avant de contacter le service à la clientèle

Le service à la clientèle doit traiter les ajustements que les flux de travail Toast POS et Toast Web ci-dessus ne peuvent pas traiter. Fournissez ces informations dans votre dossier afin que l'équipe puisse agir rapidement :

• Le numéro de chèque et la date de la transaction originale
• Le montant original du pourboire et le montant corrigé du pourboire
• Quel employé devrait recevoir le crédit corrigé
• Une photo ou une copie signée du reçu (requise pour toute réclamation indiquant que le pourboire n'a pas été saisi lors du lot)

Vous aurez besoin du service à la clientèle pour l'un de ces scénarios :

• Ajustements de pourboire supérieurs à 250 $. Le système plafonne l'ajustement automatique de pourboire à 250 $.
• Chèques datant de plus de 45 jours. Les ajustements automatisés sont bloqués après 45 jours. Soumettez plutôt des copies des reçus originaux afin que le pourboire non ajusté puisse être crédité à l'établissement et versé au serveur. Consultez « Comment soumettre des copies de reçus pour des pourboires non ajustés sur des chèques ? ».
• Une valeur saisie comme pourboire qui aurait dû être un code de gain différent. Par exemple, un remboursement de kilométrage ou une dépense saisie dans le champ de pourboire. Le service à la clientèle doit le corriger dans Toast Payroll.
• Ajustements sur un chèque d'un mois précédent qui a déjà été inclus dans une paie versée. Ces éléments ont une incidence sur plusieurs systèmes et nécessitent une correction coordonnée.

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Foire aux questions

Pourquoi le système indique-t-il que mon pourboire ne peut pas être négatif ?

Le système indique que votre pourboire ne peut pas être négatif, car les valeurs de pourboire doivent être saisies sous forme de nombres positifs. Pour supprimer complètement un pourboire sur une addition du jour même, saisissez zéro dans le champ Pourboire. Pour supprimer ou réduire un pourboire sur une addition d'un jour précédent, émettez plutôt un remboursement partiel — voir Diminuer un pourboire sur une addition d'un jour précédent (remboursement partiel).

Également demandé sous la forme :

• • « le gestionnaire de pourboires ne me laisse pas saisir un ajustement de pourboire négatif »
  • « le pourboire final ne peut pas être négatif »

Que signifie « Ajustement de paiement non pris en charge » ?

« Ajustement de paiement non pris en charge » signifie que le système ne peut pas traiter la modification demandée sur ce paiement précis. Les deux raisons les plus courantes sont :

• • Le paiement a déjà été saisi dans le lot de cartes de crédit de nuit. Pour les paiements groupés des jours précédents, utilisez le flux de travail d'ajustement de pourboire de Toast Web — voir Augmenter un pourboire sur une addition d'un jour précédent (Toast Web).
  • L'addition date de plus de 45 jours. Consultez Avant de contacter le service à la clientèle.

Puis-je transférer un pourboire d'un serveur à un autre ?

Vous pouvez transférer un pourboire d'un serveur à un autre, mais les étapes dépendent de votre configuration de pourboires. Si vous utilisez le Gestionnaire de pourboires de Toast (pourboires mis en commun), retirez le pourboire initial et remettez-le dans la mise en commun. Si vous utilisez la synchronisation directe sans mise en commun, modifiez les montants de pourboire déclarés dans Toast Web pour les quarts de travail concernés. Pour obtenir des conseils complets, consultez « Toast Payroll : » Gérer et intégrer les pourboires.

Également demandé sous la forme :

• • « soustraire une partie d'un pourboire d'un serveur et l'ajouter à un autre serveur »
  • « déplacer une gratification d'un employé non admissible aux pourboires »

Combien de temps faut-il pour qu'un ajustement de pourboire soit déposé ?

Un ajustement de pourboire traité par Toast Web est déposé dans votre compte dans un délai de cinq à sept jours ouvrables. L'ajustement correspond à la date de la transaction originale, et non à la date à laquelle l'ajustement a été traité.

Un ajustement de pourboire met-il à jour mon rapport des ventes ?

Un ajustement de pourboire met bel et bien à jour votre rapport des ventes — l'ajustement est comptabilisé à la date de la transaction originale, et non à la date à laquelle l'ajustement a été effectué. Si la transaction originale a eu lieu au cours d'un mois déjà clôturé, l'ajustement pourrait avoir une incidence sur les totaux de ce mois clôturé. Pour en savoir plus sur la façon dont les remboursements et les ajustements sont pris en compte dans les rapports, consultez « Impact of Refunds and Adjustments on Toast Sales Reporting ».

Également demandé sous la forme :

• • « sur quel rapport l'ajustement apparaît-il »
  • « le mois précédent est rouvert et fermé avec un ajustement »

Où puis-je voir les ajustements de pourboire après les avoir effectués ?

Vous pouvez voir les ajustements de pourboire après les avoir effectués dans Toast Web. Accédez à Finance > Payments > Find checks & issue refund, puis localisez la note originale — l'ajustement apparaît dans les détails de paiement de la note. Le montant apparaît également dans les rapports sur les pourboires et la main-d'œuvre, associés à la date de la transaction originale.

Également demandé sous la forme :

• • « où se trouve l'ajustement de pourboire »

Qu'en est-il si mon établissement utilise FreedomPay ?

Si votre établissement utilise FreedomPay (Enterprise), veuillez communiquer avec le service à la clientèle.

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Articles connexes

• Ajuster les paiements par carte de crédit
• Comment puis-je soumettre des copies de reçus pour les pourboires non ajustés sur les chèques?
• Toast Payroll : Gérer et intégrer les pourboires
• Impact des remboursements et des ajustements sur les rapports de ventes Toast

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