Envoyer une facture pour les dépôts d’événements
Dernière mise à jour : 8 avr. 2026, 10 h 09
Dans cet article :
Utiliser les factures pour les dépôts événementiels
Occasionnellement, vos clients peuvent souhaiter faire une réservation pour un grand groupe ou un événement. Si votre restaurant exige un dépôt, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Facturation Toast pour envoyer une facture pour le dépôt. Il y a deux façons distinctes de procéder :
- Option #1 :À utiliser lorsque les articles sont connus pour la facture :
- Facturez le montant du dépôt de l’événement avec la facture qui inclut tous les articles du menu (par exemple, un forfait déjeuner continental). Une fois que le client arrive dans votre restaurant ou que la commande est livrée, suivez les étapes ci-dessous pour créer une option de paiement qui peut être utilisée pour soustraire la valeur du dépôt du total de l’addition.
- Option #2 :À utiliser lorsque des articles sont inconnus et que vous facturez simplement le dépôt :
- Envoyer la facture demandant le paiement du dépôt à l’avance. Cela vous permet de renvoyer la facture plus tard pour le paiement final, qui pourrait inclure les articles du menu. Découvrez cette option ci-dessous.
Option 1 : Facturer un dépôt lorsque des articles sont connus
Avec cette option, vous pouvez facturer le montant du dépôt de l’événement à la facture qui comprend tous les articles du menu. Une fois que le client arrive dans votre restaurant, vous pouvez créer une option de paiement qui peut être utilisée pour soustraire la valeur du dépôt du total de l’addition.
Créer un article de menu pour le dépôt d’événement pour la facturation Toast
Commencez par créer un article de menu spécifique pour le dépôt. Appelons cela Dépôt événementiel :
- Dans Toast Web, allez à Menus > Gestion des menus > Modifier les menus.
- Sélectionnez le menu et le groupe souhaités et créez votre nouvel article. Pour en savoir plus sur la création d’articles, consultez cet article du Centre de soutien : Articles de menu.
- Si le prix est toujours le même, saisissez cette valeur comme prix de base. Sinon, sélectionnez Prix ouvert. Cela invitera l’utilisateur à ajouter un montant en dollars lors de la création de la facture.
- Dans la section Rapports, sélectionnez Oui pour reporter les revenus. Avec cette option, le montant payé au total apparaîtra désormais dans le rapport le jour du paiement de la facture.
- Une fois l’article créé, enregistrez et publiez vos modifications.
Remarque : Par défaut, les dépôts pour événements ne sont pas limités à un montant minimum ou maximum.
Retour vers le haut
Générer et envoyer la facture de dépôt avec la facturation Toast
Une fois que vous avez créé votre article de menu pour le dépôt, l’étape suivante consiste à créer et envoyer une facture à vos clients. Vous pouvez le faire dans Toast Web en accédant à Paiements > Mode de paiement > Factures des clients. Pour en savoir plus sur ce processus, consultez l’article du Centre de soutien : Envoyer une facture à vos clients
Créer une option de paiement pour le dépôt d’événement
Ensuite, vous devrez créer un nouveau mode de paiement afin que le montant du dépôt de l’événement puisse être retiré du paiement final.
- Accédez à Paiements > Modes de paiement > Autres options de paiement.
- Sélectionnez + Ajouter pour créer une nouvelle option de paiement.
- Nommez votre nouvelle option de paiement. Vous pouvez utiliser quelque chose comme « Dépôt d’événement différé » pour des rapports clairs.
- Pour le paramètre Exonération de taxe, assurez-vous que Non n’est pas sélectionné afin que les pourcentages de pourboire sur la facture soient basés sur le total complet.
- Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et Publier.
Utiliser l’option de paiement par dépôt pour événement différé sur le TPV
Une fois que votre client a terminé son événement ou qu’il paie son addition, utilisez l’autre option de paiement que vous venez de créer pour soustraire la valeur du dépôt du total de l’addition.
- Pour ce faire, ajoutez les articles à l’addition et sélectionnez Pa yer ($) s ur le TPV.
- Sur l’écran de paiement, saisissez la valeur du dépôt (p. ex. : 500 $) dans le champ Montant remis et sélectionnez Autres paiements.
- Choisissez l’option de dépôt appropriée dans la liste des autres types de paiement (p. ex. l’option de dépôt différé que vous avez créée précédemment).
- SélectionnezOuiune fois que l’écran de confirmation apparaît.
- Toast vous rappellera qu’il reste encore un solde. Sélectionnez Payer le solde restant pour continuer à percevoir le paiement de cette addition.
Option 2 : Facturer un dépôt lorsque les articles ne sont pas connus
Avec cette option, vous pouvez envoyer la facture demandant le paiement du dépôt à l’avance, vous permettant ainsi de renvoyer la facture plus tard pour le paiement final.
Générer une facture demandant un paiement de dépôt
Pour générer une facture incluant une demande de dépôt auprès de la Facturation Toast, procédez comme suit :
- Dans Toast Web, allez à Paiements > Modes de paiement > Factures du client > et créez une facture.
- Ajoutez les informations sur le client et les articles de menu. Utilisez cet article du Centre de soutien pour plus de détails sur la création d’une facture : Envoyer une facture à vos clients
- Sous la section Calendrier de paiements, sélectionnez + Ajouter demande de dépôt
- Entrez la date d’échéance et le montant demandé.
- Finalisez tout autre détail, puis sélectionnez Réviser la facture. Vous êtes maintenant prêt à envoyer la facture à votre client.
Enfin, une fois le dépôt payé par le client, vous devrez rouvrir la facture et envoyer la facture révisée avec les articles de menu nécessaires afin de percevoir le paiement final. Pour ce faire, vous devez pouvoir sélectionner la facture payée dans la liste des factures, effectuer les ajustements nécessaires et renvoyer la facture pour paiement.
Retour vers le haut