Envoyer une facture à vos invités

Dans cet article :

• Créer et envoyer une facture à votre invité
• Afficher les factures
• Gérer les paramètres de facturation
• Ressources complémentaires
   

Créer et envoyer une facture à votre invité

Pour envoyer une facture numérique à vos invités, suivez les étapes ci-dessous :

1. Connectez-vous à et accédez à Paiements > Méthodes de paiement > Factures clients.
2. Sélectionnez Créer une facture dans le coin supérieur droit de l'écran.
3. Sous Rechercher un client, recherchez un invité/client actuel ou sélectionnez + Créer un client pour entrer les informations d'un nouveau client. 
4. Sélectionnez une option de restauration afin de pouvoir suivre tous les différents types de commandes (comme la restauration), et sélectionnez une Date et Heure afin de pouvoir créer une commande planifiée une fois cette facture créée. Cela permettra à votre restaurant de prioriser ou de gérer les grandes commandes et les commandes de restauration à venir.
5. Ajustez le Temps de préparation si nécessaire. Vous serez invité à sélectionner combien de temps avant la date d'échéance de la commande l'élément doit être envoyé.
6. Ensuite, sélectionnez + Ajouter un article pour ajouter des éléments de votre menu que vous souhaitez facturer à un client.
   • Tous les modificateurs attachés à l'article et les mémos par défaut apparaîtront également.
   • Vous aurez la possibilité d'ajouter des instructions spéciales si nécessaire.
   • Cliquez et faites glisser les éléments du menu sur votre facture pour les réorganiser (cela peut également être fait après qu'une facture a été payée). 
7. Si nécessaire, sélectionnez + Ajouter des frais de service ou + Ajouter une remise pour personnaliser davantage la facture.
8. Configurez vos paramètres de Calendrier de paiement, y compris le montant du paiement et la date d'échéance. C'est ici que vous pouvez ajouter une demande de dépôt si vous le souhaitez.
9. Configurez les Détails de votre facture. C'est ici que vous pouvez :
   1. Attribuer un Serveur qui recevra des pourboires pour cette commande (facultatif)
   2. Permettre aux clients d'ajouter un pourboire lors du paiement d'une facture.
   3. Permettre aux clients de payer par carte de crédit (ou Apple Pay/Google Pay). Si ce paramètre n'est pas activé, les clients devront se rendre dans votre restaurant pour effectuer un paiement. 
   4. Marquer la commande comme exonérée de taxe: Cela exclura les taxes de la facture.
   5. Ajouter un Mémo.
   6. Ajouter une pièce jointe par e-mail, comme un fichier image, qui sera jointe à votre e-mail de facture. L'image ne peut pas être ajoutée au PDF de la facture réelle. 

Remarques : 

• Le Envoyer la facture bouton deviendra ensuite un bouton Envoyer un rappel au cas où vous voudriez envoyer un autre courriel à votre invité pour le paiement. 
• Les taxes ne sont pas calculées tant que vous n'avez pas enregistré le brouillon de la facture.

Si vous souhaitez simplement envoyer à votre invité un lien vers la page où il peut effectuer un paiement sur sa facture, suivez ces étapes : 

1. Retournez à la page des détails de la facture.
2. Sous la section Calendrier de paiement, sélectionnez Copier le lien vers la page de paiement pour copier le lien de paiement de la facture.
3. Une fois copié, vous pouvez maintenant envoyer le lien de paiement de la facture directement au destinataire.

Si vous souhaitez supprimer un article d'une facture après l'avoir envoyée à votre invité, vous devrez annuler l'article de la facture. L'article annulé apparaîtra toujours sur la facture, mais il aura une ligne barrée et la valeur ne sera pas reflétée dans le total de la facture.
 

Une fois que votre invité sélectionne Payer cette facture dans l'e-mail qu'il reçoit, il sera redirigé vers une page Web où il pourra entrer ses informations de carte de crédit. 
 

Les paiements de factures apparaîtront dans les rapports comme des articles vendus, y compris le rapport de résumé des ventes. Les ventes et les paiements sont rapportés lorsque la facture/commande est exécutée. Les factures en brouillon ne seront pas affichées dans les rapports. En savoir plus sur le reporting des factures dans cet article de Toast Central, . 

 

 

Voir les factures dans Toast Web

Sur la page Factures dans Toast Web, vous pouvez facilement voir une liste de toutes vos factures précédemment créées et envoyées.

Utilisez les onglets pour voir les factures, ou utilisez la barre de recherche (et les filtres pour Date de création  et Date d'échéance) pour rechercher des invités ou des factures spécifiques.
 

Pour voir une facture spécifique, sélectionnez la facture en question pour ouvrir la page des détails de la facture. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner Envoyer un rappel si le client n'a pas encore payé.

Vous pourrez également annuler la facture en sélectionnant Plus d'options > Annuler la facture sur la page des détails de la facture si le client a annulé la commande, par exemple.

Vous pouvez sélectionner Imprimer les commandes en haut de la page Factures pour imprimer des factures ou une liste de préparation au format PDF. La liste de préparation affichera l'article, les modificateurs, la quantité et les informations de commande (nom du client, heure de ramassage).
 

Gérer les paramètres de facturation

Vous pouvez facilement modifier les paramètres des factures en sélectionnant Paramètres dans la liste de navigation qui apparaît sur le côté gauche de la page Factures. Pour en savoir plus sur les paramètres disponibles pour les factures, consultez cet article de Toast Central : .

Ressources supplémentaires pour la facturation