Commencer avec Restauration et événements de Toast

Dernière mise à jour : 2 sept. 2026, 11 h 41

Dans cet article, apprenez comment configurer et commencer à utiliser Restauration et événements de Toast!
 

Dans cet article :

 

Aperçu de Restauration et événements de Toast

 

 

Avec Restauration et événements de Toast, vous gérez chaque étape d'une commande de restauration ou d'événement au même endroit : du premier formulaire de demande à la facture finale payée. Vous pouvez :

  • Créer des bons de commande d'événement (BEO) pour chaque occasion
  • Personnaliser les feuilles de cuisine afin que la cuisine ne voie que ce dont elle a besoin
  • Créer des estimations que vos invités peuvent approuver en ligne
  • Suivre les événements à venir dans votre vue Calendrier et synchroniser avec Google Calendar
  • Utilisez l'intégration de menus avec vos menus, articles ouverts et rabais Toast existants

 

Restauration et événements de Toast Pro ajoute EventView (une page invité unifiée et personnalisée), des discussions, des tâches, des automatisations et des zones d'événement pour éviter les doubles réservations.

 

Remarque : Restauration et événements de Toast n'est pas actuellement offert en Australie. Revenez bientôt pour des mises à jour.

 

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Avant de commencer

S'applique à : Toast Web, Restauration et événements de Toast, Restauration et événements de Toast Pro

 

Autorisations requises :

  • Accès à Toast Web avec les autorisations Administrateur de restaurant et Configuration Web, ainsi que les éléments suivants :
    • 4.5 Modifier le menu complet
    • 4.16 Afficher la facturation, la restauration et les événements
    • 4.17 Modifier la facturation, la restauration et les événements
    • 4.18 Configurer la facturation, la restauration et les événements

 

Ce que vous accomplirez : Configurez votre premier type de commande (BEO), importez votre liste de clients, créez une commande de restauration, envoyez une estimation et une facture, percevez un dépôt et Imprimer des outils de préparation pour votre cuisine et votre personnel.

 

Avant de configurer vos paramètres de Restauration et événements de Toast, configurez les éléments suivants dans Toast Web :

 

Pour ouvrir Restauration et événements de Toast, connectez-vous à Toast Web et sélectionnez Catering & Events dans le menu de navigation de gauche. Si vous ne voyez pas Catering & Events dans votre menu de navigation de gauche, il est possible que Restauration et événements de Toast ne soit pas encore activé sur votre compte — consultez Obtenir de l'aide avec Restauration et événements de Toast ou contactez le service à la clientèle pour confirmer.

 

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Étape 1 : Créer un type de commande (BEO)

Avant de créer votre première commande de restauration dans Toast, configurez au moins un type de commande, aussi appelé modèle de Banquet Event Order (BEO). Un type de commande définit les renseignements que vous recueillez auprès des clients pour un type d'événement particulier. Vous pouvez créer plusieurs types de commande (par exemple, « Livraison traiteur », « Événement sur place » ou « Buffet des Fêtes ») et modifier chacun d'eux en tout temps.

 

 

 

  1. Dans Toast Web, accédez à Traiteur et événements > Paramètres. Tous les types de commande créés précédemment (formulaires BEO) sont enregistrés ici.
  2. Sélectionnez Ajouter un type de commande.
  3. Choisissez le type de commande à ajouter : Traiteur (nombre d'invités, ustensiles, notes), Événement (espace événementiel, nombre d'invités, occasion, notes) ou Personnalisé. Vous pouvez toujours revenir en arrière et modifier les paramètres individuels de chaque type de commande plus tard.
  4. Nommez le type de commande et sélectionnez vos paramètres Généraux. Pour les restaurants utilisant la Gestion multi-sites avec Toast (MLM), vous pouvez sélectionner des emplacements cibles spécifiques pour ce type de commande.

     

    Remarque : L'Option de salle par défaut que vous sélectionnez ici peut influer sur la formulation de vos BEO. Pour afficher un champ d'adresse de livraison, par exemple, choisissez une option de salle à laquelle le comportement Livraison est appliqué. Pour en savoir plus, consultez Configurer des options de salle personnalisées.

  5. Dans la section Champs de formulaire, ajoutez les champs que vous souhaitez recueillir pour ce type de commande. Vous pouvez ajouter un champ existant provenant d'un autre type de commande ou en créer un nouveau. Chaque champ comporte ces options :
    • Nom du champ — ce qui apparaît sur le BEO
    • Type — saisie de texte, oui/non, saisie de texte multiligne, employé, heure ou sélection (la sélection exige que vous ajoutiez des options)
    • Obligatoire — si ce champ doit être rempli
    • Priorité — apparaît en haut du formulaire BEO en caractères plus gros
    • Usage interne — n'apparaît pas dans les courriels envoyés aux invités

     

    Remarque : Marquez un champ comme Usage interne lorsque vous souhaitez des détails que seule votre équipe peut voir — par exemple, des notes de préparation réservées à la cuisine ou un contact pour la Livraison. Les champs à usage interne ne figurent pas dans les courriels destinés aux invités ni sur la page EventView.

  6. (Formulaires de demande seulement) Sélectionnez l'onglet Formulaire de demande dans Champs de formulaire pour des contrôles supplémentaires. Ici, vous pouvez :
    • Afficher tous les champs BEO non internes sur votre formulaire de demande
    • Exiger qu'un client sélectionne une heure
    • Permettre aux clients de télécharger une image

     

    Remarque : Lorsqu'un invité soumet un formulaire de demande et que vous convertissez cette demande en commande, les réponses du formulaire de demande ne sont pas automatiquement copiées dans les champs Détails de la commande — vous devrez saisir à nouveau les détails de l'événement sur la commande. Il s'agit du comportement actuel du produit, et non d'un bogue.

  7. Dans la section Contrat, ajoutez des Conditions contractuelles par défaut qui s'appliquent à chaque commande utilisant ce type de commande. Vous pouvez également ajouter des pièces jointes — par exemple, votre politique d'annulation — qui sont incluses dans le courriel de commande.

     

    Remarque : Les conditions contractuelles par défaut peuvent être remplacées sur une commande de traiteur individuelle si vous devez apporter des modifications pour un événement.

  8. Configurez vos Notifications. Ceci envoie des courriels à des employés spécifiques à différentes étapes du processus.
  9. Sélectionnez Enregistrer dans le coin supérieur droit.

 

Résultat attendu : Votre nouveau type de commande apparaît dans Traiteur et événements > Paramètres. Vous pourrez le sélectionner la prochaine fois que vous créerez une commande de traiteur.

 

Si vous n'avez plus besoin d'un type de commande, sélectionnez le bouton d'archivage dans la liste des paramètres pour le supprimer de votre liste de types de commande.

 

Bouton d'archive du type de commande dans les paramètres de Restauration et événements de Toast.

 

Ajouter des articles de production à un type de commande (BEO)

Les articles de production s'ajoutent automatiquement à votre BEO et à vos feuilles de préparation s'ils sont associés à vos articles de menu. Pour savoir comment créer des articles de production et les associer à des articles de menu, consultez Articles de production pour Restauration et événements de Toast.

 

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Étape 2 : Importer une liste de clients (facultatif)

Si vous effectuez une transition à partir d'une autre solution de restauration ou d'événements, vous pouvez transférer vos données client existantes dans Toast. Ignorez cette étape si vous n'avez pas besoin d'importer des clients.

 

  1. Dans Toast Web, accédez à Restauration et événements > Clients.
  2. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Importer des clients.
  3. Sélectionnez Télécharger le modèle pour obtenir le modèle requis pour votre liste de clients.
  4. Formatez vos informations client dans la feuille de calcul et exportez-les sous forme de fichier CSV.
  5. Dans Toast Web, sélectionnez + Téléverser un fichier ou faites glisser votre fichier.
  6. Confirmez le fichier que vous avez téléversé et cochez Oui, j'accepte de téléverser ce fichier.
  7. Sélectionnez Soumettre.

 

Résultat attendu : Vos clients importés apparaissent sur la page Clients dans le module Restauration et événements de Toast Web.

 

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Étape 3 : Saisir des pistes et les convertir en commandes

Les pistes de Restauration et événements de Toast vous permettent de recueillir des informations sur des clients potentiels à partir d'un formulaire Web, puis de convertir ces pistes en commandes de restauration dans Toast Web.

 

Pour la configuration complète — y compris comment partager l'URL de votre formulaire de piste, intégrer le formulaire sur votre site Web et convertir une piste en commande — consultez Créer et gérer des pistes avec Restauration et événements de Toast.

 

Remarque : Lorsque vous convertissez une piste en commande, les informations du formulaire de piste ne sont pas transférées dans les champs Détails de la commande. Vous devrez saisir à nouveau les détails de l'événement sur la commande.

 

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Étape 4 : Créer une commande de traiteur

Une fois qu'au moins un type de commande est configuré, vous pouvez créer votre première commande de traiteur.

 

 

 

  1. Dans Toast Web, accédez à Traiteur et événements > Commandes. Cette page répertorie toutes les commandes de traiteur créées précédemment ainsi que leur statut.
  2. Sélectionnez Créer une commande.
  3. Sélectionnez un type de commande de traiteur. Les options disponibles proviennent des types de commande que vous avez créés à l'étape 1.
  4. Entrez le nom du client qui passe la commande. Si vous avez déjà créé et enregistré le client dans Toast Web, le nom se remplit automatiquement au fur et à mesure que vous tapez. Pour un nouveau client, sélectionnez + Créer un client, remplissez ses informations, puis sélectionnez Enregistrer.
  5. Modifiez vos Détails de l'événement. Vous verrez les champs que vous avez configurés pour ce type de commande à l'étape 1.
  6. Finalisez vos Détails de la commande. Vous pouvez ajouter :

     

    Important :Heure de préparation sur un BEO est l'heure à laquelle la commande est envoyée en cuisine — aussi appelée heure d'envoi en cuisson — et non l'heure à laquelle la nourriture sera prête pour le client. Pour modifier le moment où la commande est envoyée en cuisson, modifiez le Temps de préparation.

  7. Pour faire passer une commande de l'état de brouillon à confirmé, effectuez l'une des actions suivantes :
    • Générer et envoyer une estimation (voir Étape 5), ou
    • Préparer et envoyer une facture (voir Étape 6).

 

Résultat attendu : La commande de restauration apparaît sur votre liste Restauration et événements de Toast > Commandes à l'état de brouillon, prête pour que vous envoyiez une estimation ou une facture.

 

Remarque : Vous pouvez modifier la date promise, le temps de préparation et les informations de livraison sur toute commande ouverte ou payée. Sélectionnez la commande dans la liste Commandes de restauration et effectuez vos modifications. Un message de confirmation s'affiche en haut de la page lorsque les modifications sont enregistrées. Les mises à jour se reflètent également sur le point de vente et sur la facture.

 

Capture d'écran de la page d'accueil de Restauration et événements de Toast montrant les commandes d'aujourd'hui, les commandes de demain, les nouveaux prospects, les factures en souffrance et les données de ventes des 30 derniers jours.

 

Important : Toast peut envoyer en cuisson les commandes de restauration planifiées en cuisine au moment de la création de la commande si l'option Envoyer les commandes planifiées en cuisine lors de leur création est activée sous À emporter et livraison > Disponibilité > Commandes planifiées. Ce paramètre s'applique à chaque commande planifiée, pas seulement à la restauration. Une fois qu'une commande a été envoyée en cuisson, la date est verrouillée et vous ne pouvez pas la modifier à partir du BEO. Si vous devez replanifier une commande future qui a déjà été envoyée en cuisson, faites-le à partir du point de vente sous Mode > Commandes en attente > Chèques futurs > Replanifier.

 

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Étape 5 : Envoyer une estimation

Utilisez le module Restauration et événements de Toast pour envoyer une estimation aux invités pour leur événement.

 

 

 

  1. Ouvrez la commande de l'invité et examinez la section Estimation et contrat.
  2. (Facultatif) Sélectionnez Ajouter des conditions contractuelles, Exiger une signature ou Ajouter des pièces jointes. L'exigence d'une signature ajoute une ligne permettant à l'invité de taper son nom pour confirmer l'estimation.
  3. Sélectionnez le menu déroulant Actions en haut de la page de commande, puis sélectionnez Créer une estimation.
  4. (Facultatif) Sélectionnez Examiner l'estimation en haut de la commande pour prévisualiser le courriel que l'invité recevra. L'aperçu comprend l'image de marque de votre restaurant, les détails de la commande et les éléments de menu de la commande. Si votre restaurant utilise Restauration et événements de Toast Pro, vous verrez également l'aperçu EventView, où vous pouvez partager tous les détails de l'événement, les estimations et les paiements avec l'invité sur une page unique et personnalisée.
  5. Une fois que tout semble correct, sélectionnez Envoyer l'estimation.

 

Résultat attendu : La commande est déplacée vers votre page Commandes de restauration avec un statut TENTATIVE violet. Si vous exigez une signature, l'invité est invité à signer (taper) son nom au bas de l'estimation.

 

Exemple de page de commandes de restauration affichant une commande avec un statut de devis (TENTATIVE).

 

Confirmer une estimation

Une fois l'estimation envoyée, l'invité reçoit le courriel en une minute environ. Si un invité vous indique qu'il est prêt à approuver l'estimation, vous pouvez modifier manuellement le statut de la commande :

 

  1. Sélectionnez le statut TENTATIVE violet de la commande.
  2. Sur la page suivante, sélectionnez le statut en haut et remplacez-le par Confirmé.

 

Remarque : Le fait de définir manuellement une estimation sur Confirmé signifie que l'invité n'a plus besoin de signer ou de confirmer l'estimation lui-même.

 

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Étape 6 : Envoyer une facture et percevoir un dépôt

Une fois le devis confirmé, envoyez une facture pour percevoir le paiement. Vous pouvez d'abord envoyer une facture pour un acompte et percevoir le reste du paiement plus tard, ou vous pouvez envoyer la facture complète dès le départ.

 

Remarque : Les factures dans Restauration et événements de Toast sont envoyées manuellement. Elles ne peuvent pas être programmées. Vous pouvez configurer des messages de suivi automatisés si la date d'échéance d'un acompte est dépassée — voir Ajuster vos paramètres de facture.

 

Important : Les factures de Restauration et événements de Toast sont différentes des factures créées avec la Facturation Toast, qui est un produit Toast distinct accessible depuis Paiements > Factures clients. Si vous envoyez une facture pour une commande de restauration ou d'événement, restez dans Restauration et événements > Commandes. Si vous envoyez une facture autre que pour la restauration (par exemple, pour facturer un client pour des biens ou des services en dehors d'un événement), utilisez la Facturation Toast — voir Envoyer une facture à vos invités.

 

Si vous acceptez les paiements par facture, Toast recommande d'utiliser la perception automatique nocturne par défaut (4 h 00 HE) pour vous assurer que les paiements par facture sont perçus pour les commandes futures. Si vous devez réactiver la perception automatique nocturne, communiquez avec le Service à la clientèle.

 

Percevoir un acompte

Pour le guide complet sur les acomptes — y compris comment définir le montant de l'acompte, envoyer des rappels, créer un article ouvert pour les acomptes et produire des rapports sur les acomptes — consultez Gérer les acomptes avec Restauration et événements de Toast.

 

Chemin rapide :

  1. Dans Toast Web, accédez à Restauration et événements > Commandes et sélectionnez une commande bleue CONFIRMÉE.
  2. Sélectionnez le menu déroulant Actions en haut de la page, puis sélectionnez Créer une facture. La commande devient une facture avec son propre numéro de facture unique, accessible depuis l'onglet Factures.
  3. Dans la section Échéancier de paiement de la facture, sélectionnez + Ajouter une demande d'acompte.
  4. Entrez le Montant (montant en dollars ou pourcentage) et une Date d'échéance.
  5. Sélectionnez Réviser l'acompte dans le coin supérieur droit pour prévisualiser le courriel que le client recevra.
  6. Sélectionnez Envoyer l'acompte.

 

Remarque : Vous pouvez modifier le montant de l'acompte jusqu'à ce que celui-ci soit payé (par exemple, si le nombre de personnes change). Après la modification, vous pouvez envoyer au client un courriel de facture mise à jour.

 

Le client peut payer l'acompte avec une carte de crédit directement à partir du courriel. Pour voir ce que le client voit, ouvrez la facture et sélectionnez Voir la page de paiement dans la section Échéancier de paiement. Si le client paie par chèque ou par une autre méthode, sélectionnez Saisir un paiement pour l'enregistrer manuellement.

 

Option de statut de paiement avec Voir la page de paiement et Saisir un paiement en surbrillance.

 

Carte au dossier pour les commandes de traiteur

Lorsqu'un client paie un acompte en ligne, il consent à ce que sa carte soit enregistrée pour payer le solde restant plus tard. Vous pouvez débiter la carte enregistrée pour le solde à partir de Traiteur et événements dans Toast Web une fois que l'événement est prêt à être finalisé.

 

Si vous ne souhaitez pas demander d'acompte mais que vous voulez tout de même conserver une carte au dossier — par exemple, pour garantir contre les absences ou facturer des frais d'annulation — envoyez une proposition qui demande les informations de carte sans acompte.

 

Remarque : Une carte enregistrée ne peut être utilisée que pour la commande pour laquelle elle a été initialement enregistrée — elle ne peut pas être réutilisée pour les commandes de traiteur futures ou distinctes d'un client. Les cartes enregistrées ne peuvent être débitées qu'à partir de Traiteur et événements dans Toast Web, et non à partir du point de vente.

 

Pour la procédure complète, consultez Facturer les clients à l'aide d'une carte enregistrée.

 

Lorsque l'acompte est payé, le statut de la facture passe à PAYÉ et le paiement apparaît dans la section Échéancier de paiement de la facture.

 

Remarque : Si vous n'avez pas besoin d'envoyer une facture mais que vous souhaitez tout de même que la commande apparaisse sur le point de vente, sélectionnez Ouvrir la commande au lieu d'envoyer une facture.

 

Option Ouvrir la commande dans le menu d'actions de la facture.

 

Envoyer une facture finale

Au moment d'envoyer la facture finale — après avoir perçu un acompte ou juste après qu'un client a confirmé l'estimation :

 

  1. Sélectionnez une commande CONFIRMÉE dans votre liste Commandes sous Traiteur et événements > Commandes.
  2. Sélectionnez Voir la facture dans le coin supérieur droit.
  3. Confirmez les détails de la facture, puis sélectionnez Envoyer la facture dans le coin supérieur droit. Vous pouvez également envoyer la facture par SMS à partir de la sélection du menu déroulant.

 

Résultat attendu : Une fois le montant final payé, la commande affiche un statut PAYÉ vert sur votre page Factures. Les factures qui ne sont pas payées à temps affichent un statut EN RETARD rouge. Pour une facture en retard, sélectionnez-la et choisissez Envoyer un rappel dans le coin supérieur droit.

 

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Étape 7 : Outils de préparation à Imprimer pour la cuisine et le personnel

Restauration et événements de Toast comprend des outils de préparation — des PDF et CSV personnalisés que vous pouvez Imprimer ou télécharger pour votre cuisine, vos emballeurs, vos chauffeurs et votre personnel de salle. Les outils de préparation disponibles comprennent les listes de préparation, les factures, les BEO, les feuilles de cuisine, les sommaires de ramassage, les sommaires de Livraison, les feuilles d'emballage, les sommaires de commande, les exportations CSV et les étiquettes.

 

Pour obtenir la liste complète des outils de préparation, les filtres disponibles pour chacun d'eux et les instructions de téléchargement étape par étape, consultez Accéder aux outils de préparation pour les commandes de Restauration et événements de Toast et les télécharger.

 

Chemin rapide : dans Toast Web, accédez à Restauration et événements de Toast > Outils de préparation. Sélectionnez un Outil de préparation standard existant ou sélectionnez Créer un outil de préparation pour créer le vôtre.

 

Remarque : Les descriptions d'articles, les conditions contractuelles et les totaux des pourboires n'apparaissent pas par défaut sur un BEO téléchargé. Chacun est contrôlé par un paramètre distinct. Pour inclure les descriptions d'articles sur le BEO, accédez à Restauration et événements de Toast > Paramètres > Paramètres de commande et de facture et activez « Inclure la description de l'article ». Si un champ qui devrait apparaître sur votre BEO est manquant, consultez Obtenir de l'aide avec Restauration et événements de Toast pour le dépannage.

 

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Et ensuite ?

Une fois votre premier événement inscrit au calendrier, ces articles répondent aux questions courantes suivantes :

 

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Articles connexes

 

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Conditions d'utilisation

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