Commencez avec Restauration et événements de Toast

• Vue d'ensemble de Restauration et événements de Toast
• Importer une liste de clients
• Gestion des pistes de vente
• Créer un type de commande (BEO)
  
  • Ajouter des éléments de production à un type de commande (BEO)
• Créer une commande de service traiteur
• Envoyer une estimation
  • Confirmer une estimation
• Gérer les factures
  • Collecter un acompte
  • Envoyer une facture finale
• Personnaliser et télécharger des outils de préparation
• Rapports de Restauration et événements de Toast
• Ressources complémentaires
   

Vue d'ensemble de la Restauration et événements de Toast

Boostez votre entreprise de restauration et d'événements : de la planification à l'exécution, vous pouvez gérer chaque étape de votre commande avec une plus grande efficacité tout en gardant vos invités satisfaits en éliminant les frictions de la planification d'événements. Avec Restauration et événements de Toast, vous avez accès à :

• Commandes d'événements de banquet - Créez des BEO qui fonctionnent pour chaque occasion
• Feuilles de cuisine- Si votre cuisine n'a besoin d'accéder qu'à certaines informations sur le BEO, vous pouvez personnaliser leurs feuilles sous vos outils de préparation
• Estimations - Créez des estimations que vos invités peuvent approuver et confirmer
• Vue du calendrier - Suivez les événements à venir et leur statut dans un calendrier partagé
• Synchroniser avec Google- Autorisez l'accès à Toast pour ajouter des événements à votre calendrier
• Intégration de menu - Intégré avec les menus Toast, les articles ouverts et les remises

Avec Restauration et événements de Toast Pro, vous avez accès à tout ce qui est listé ci-dessus, ainsi qu'aux fonctionnalités suivantes :

• Vue d'événement- Partagez tous les détails de commande d'événements, estimations et paiements avec vos invités via une page unifiée et de marque. Les invités peuvent y accéder à tout moment pour revoir leur événement après avoir reçu leur estimation ou leur facture.
• Discussions- Communiquez directement avec vos contacts de Restauration et événements de Toast directement dans Toast Web.
• Tâches- Créez et assignez des tâches et des rappels aux employés avec des dates d'échéance pour permettre une communication interne fluide sur les événements de vos invités.
• Automatisations- Ajoutez des automatisations pour que des tâches soient automatiquement créées pour vous lorsque vos événements sont créés ou modifiés.
• Zones d'événements- Créez et assignez Zones d'événements à vos événements pour éviter automatiquement les doubles réservations. Pour plus d'informations, voir Restauration et événements de Toast : Zones d'événements.

Exigences: Avant de configurer vos paramètres de Restauration et événements de Toast, veuillez vous assurer d'avoir créé ce qui suit :

• Frais de service liés à la restauration tels que "frais de livraison" ou "frais de main-d'œuvre" (en savoir plus : Personnaliser les frais de service et le pourboire obligatoire).
• Centre de revenus spécifique à la restauration ou à la commande en ligne de restauration (en savoir plus : Créer et attribuer des centres de revenus).
• Jours maximum : Vous pouvez définir le nombre maximum de jours pendant lesquels une commande peut être passée à l'avance dans la page options de l'interface utilisateur (en savoir plus : Planifier les commandes futures).
   

Sélectionner Restauration et événements dans le menu de navigation à gauche dans Toast Web vous amènera à votre page d'accueil de Restauration et événements de Toast. Ici, vous verrez une liste des commandes d'aujourd'hui, des commandes de demain, des nouveaux prospects, des factures en retard et des données de vente des 30 derniers jours. Vous pouvez également personnaliser l'affichage de la page d'accueil selon vos préférences en sélectionnant le Icône de modification et en réorganisant ou en supprimant l'une des options disponibles.

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Importer une liste de clients dans Restauration et événements de Toast

Si vous passez d'une autre solution de restauration ou d'événements, vous pouvez transférer les données clients de votre ancien système vers Toast. Suivez les étapes ci-dessous pour importer vos clients. Si vous n'avez pas besoin d'importer une liste de clients, accédez à la section Créer un type de commande, commande d'événement de banquet (BEO) de cet article.

1. Dans Toast Web, accédez à Restauration et événements > Clients. 
2. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Importer des clients.
3. Ensuite, sélectionnez Télécharger le modèle pour utiliser le modèle requis pour télécharger votre liste de clients.
4. Formatez les informations de vos clients dans le tableau et exportez-les au format CSV.
5. Dans Toast Web, sélectionnez le bouton + Télécharger le fichier ou faites glisser et déposez le fichier.
6. Confirmez que vous avez téléchargé le bon fichier et vérifiez Oui, je consens à télécharger ce fichier.
7. Sélectionnez Soumettre pour terminer.

Vous verrez maintenant vos données importées sur la page Clients dans le module Restauration et événements de Toast Web.

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Gestion des pistes avec Toast Restauration et événements

Les pistes vous permettent de recueillir des informations sur les invités potentiels pour des commandes de service traiteur et d’événements. Ces formulaires de pistes peuvent ensuite être facilement convertis en commandes de service traiteur dans Toast Web. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer des pistes avec Toast Restauration et événements.

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Créer un type de commande (BEO) pour Toast Restauration et événements

Avant de créer votre première commande dans Toast, vous devrez configurer des types de commande, ou des commandes d'événements de banquet (BEO) qui vous permettent de personnaliser les informations que vous souhaitez stocker pour des types d'événements ou de commandes spécifiques. Ceci vous permettra de recueillir les informations dont vous avez besoin de vos invités concernant un événement particulier.


 

À l'avenir, si vous n'avez plus besoin d'utiliser l'un des types de commande que vous avez créés, vous pouvez sélectionner le bouton archiver dans la liste des paramètres pour le retirer de votre liste de types de commande.



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Ajouter des éléments de production à un type de commande (BEO)

Les éléments de production se rempliront automatiquement sur votre BEO et vos feuilles de préparation s'ils sont correctement connectés à vos éléments de menu. Pour en savoir plus sur la création d'éléments de production et leur connexion à vos éléments de menu, consultez Éléments de production pour Toast Catering & Events.

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Créer une commande de traiteur dans Toast Catering & Events

Maintenant que vous avez créé votre formulaire de commande d'événement, vous pouvez commencer à créer votre commande de traiteur.


 

Remarque : Vous pouvez modifier la date promise, le temps de préparation et les informations de livraison pour toutes les commandes ouvertes ou payées. Ces mises à jour se refléteront sur le POS (point de vente) et la facture (s'il y en a une). Sélectionnez votre commande souhaitée dans la liste Commandes de restauration et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez voir la confirmation des modifications enregistrées en haut de la page. 
 

 

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Gérer les factures avec Restauration et événements de Toast

Lorsque vous êtes prêt à envoyer une facture à votre invité, vous pouvez soit envoyer une facture pour le dépôt de la commande et soumettre le reste du paiement plus tard dans le processus, soit vous pouvez envoyer la facture complète à l'avance. Les factures doivent être envoyées manuellement pour le moment et ne peuvent pas être programmées, cependant vous pouvez définir des messages de suivi automatisés à votre invité si la date d'échéance du dépôt est passée. Pour plus d'informations, consultez comment ajuster vos paramètres de facture.

Si vous allez accepter des paiements par facture, nous vous recommandons d'utiliser la capture automatique nocturne par défaut, qui se produit à 4 heures du matin. HE, pour vous assurer que vous capturez ces paiements de facture pour les commandes futures. Si vous devez réactiver la capture automatique nocturne, contactez le service client. 
 

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Collecter un dépôt dans Restauration et événements de Toast

Suivez ces étapes pour exiger et collecter un paiement de dépôt pour une commande de restauration ou d'événement :

1. Dans Toast Web, accédez à Restauration et événements> Commandes et sélectionnez une commande bleue CONFIRMÉE. 
2. Sélectionnez le menu déroulant Actions en haut de la page, puis sélectionnez Créer une facture.  Créer une facture en haut de la page. Votre commande a maintenant été convertie en une facture avec son propre numéro de facture unique. Ces factures seront maintenant dans l'onglet Factures de votre menu de navigation à gauche. Pour continuer à créer le dépôt requis, accédez à la page Factures et sélectionnez la facture spécifique que vous souhaitez modifier.
3. Dans la section Calendrier de paiement de la facture, sélectionnez + Ajouter une demande de dépôt.
4. Saisissez le montant dû (montant en dollars ou pourcentage) dans le cadre du dépôt. Ajoutez la date d'échéance.
5. Sélectionnez Examiner le dépôt dans le coin supérieur droit pour examiner l'e-mail que votre invité recevra. 
6. Après avoir confirmé que toutes les informations sur le dépôt sont correctes, sélectionnez Envoyer le dépôt. 

Remarque : Jusqu'à ce que le dépôt soit payé, vous pouvez revenir à la section des détails de paiement de la facture et modifier le montant du dépôt (par exemple, pour tenir compte d'un changement de nombre de personnes). Vous pouvez envoyer à votre invité un e-mail de facture mis à jour si un changement de dépôt est effectué. 

Votre invité peut payer ce dépôt par carte de crédit directement depuis l'e-mail qu'il reçoit ! Pour voir la page que vos invités voient pour le paiement, une fois que vous avez envoyé le dépôt, vous pouvez ouvrir la facture et sélectionner Voir la page de paiement dans la section Calendrier de paiement. Si votre invité vous remet un chèque ou un autre type de paiement, vous pouvez ajouter manuellement leur paiement en sélectionnant Entrer un paiement.
 

Une fois le dépôt payé, vous verrez le statut de la facture changer en PAYÉ et les informations de paiement incluses dans la section Calendrier de paiement de la facture. 

Remarque : Si vous n'avez pas besoin d'envoyer une facture, mais que vous souhaitez tout de même que la commande apparaisse sur l'écran de votre POS, vous pouvez sélectionner Commande ouverte au lieu d'envoyer votre facture comme indiqué dans l'image ci-dessous.

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Envoyer une facture finale avec Toast Catering & Events

Il est temps d'envoyer votre facture finale ! Cela pourrait être après que vous ayez collecté un dépôt ou juste après avoir confirmé votre estimation de commande de traiteur.
 

1. Sélectionnez une COMPRIS commande dans votre liste Commandes dans Toast Web (Restauration et événements> Commandes). 
2. Sélectionnez Voir la facture dans le coin supérieur droit.
3. Confirmez les détails de la facture, puis sélectionnez Envoyer la facture dans le coin supérieur droit. Vous pouvez également envoyer la facture par SMS depuis la sélection déroulante.

Une fois le montant final de la commande payé, la commande aura un statut vert PAYÉ sur votre page de factures.

Toute facture qui n'a pas été payée à temps aura un statut rouge EN RETARD qui peut être suivi sur votre page Factures dans Toast Web. Pour ces factures en retard, vous pouvez rappeler à l'invité qu'il n'a pas encore soumis de paiement en sélectionnant la facture en retard puis en sélectionnant Envoyer un rappel dans le coin supérieur droit.

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Personnaliser et télécharger des outils de préparation pour les commandes de traiteur

Créez des outils de préparation personnalisés pour aider votre équipe à rester à jour sur les commandes de traiteur et les événements.

1. Dans Toast Web, accédez à Restauration et événements > Outils de préparation.
2. Vous pouvez sélectionner parmi les outils de préparation Standard en bas de la page, ou sélectionner Créer un outil de préparation pour créer votre document personnalisé.
3. Pour créer votre propre outil de préparation, vous choisirez une option pour votre téléchargement : liste de préparation, facture, bon de commande d'événement de banquet (BEO), feuille de cuisine, résumé de ramassage, résumé de livraison, feuille de paquet, résumé de commande, exportation CSV et étiquettes.
4. Si désiré, ajoutez des filtres à votre outil de préparation. Les filtres disponibles dépendront de l'option que vous avez sélectionnée à l'étape 3 (stations de préparation, options de restauration, statut de la facture, statut de la commande de restauration, éléments du menu). 
5. Pour certains outils de préparation, vous pourrez choisir vos options d'affichage souhaitées (comme les champs par défaut et les champs de formulaire). 
6. Sélectionnez Télécharger PDF et choisissez la période pour le téléchargement. Vous pouvez également Enregistrer cet outil de préparation pour l'utiliser à nouveau à l'avenir.
    

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Rapports de Restauration et événements de Toast

Les commandes créées à l'aide de la facturation Toast apparaissent dans les rapports Toast différemment selon la date de réalisation et la date de paiement de la facture. Consultez l'article Rapports pour la facturation Toast pour des informations détaillées sur la façon dont les données de facturation apparaissent dans les rapports, en particulier dans le rapport de résumé des ventes.

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Ressources supplémentaires pour Restauration et événements de Toast

• Créer et gérer des prospects avec Restauration et événements de Toast
• Optimiser Restauration et événements de Toast
• Obtenir de l'aide avec Restauration et événements de Toast
• Ajuster vos paramètres de facture

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