Premiers pas avec Restauration et événements de Toast

Dernière mise à jour : 25 juin 2026, 11 h 12

Dans cet article, découvrez comment configurer et commencer avec Restauration et événements de Toast !
 

Dans cet article :

 

Aperçu Restauration et événements de Toast

 

 

Avec Restauration et événements de Toast, vous gérez chaque étape d'une commande de restauration ou d'événements en un seul endroit: du premier formulaire de piste à la facture finale payée. Vous pouvez :

  • Créez des commandes d’événement de banquet (BEO) pour chaque occasion
  • Personnalisez les feuilles de cuisine pour que la cuisine ne voie que ce dont elle a besoin
  • Créez des estimations que vos clients peuvent approuver en ligne
  • Suivez les événements à venir dans votre affichage Agenda et synchronisez avec Google Agenda
  • Utilisez l’intégration de menus avec vos menus Toast existants, vos articles ouverts et vos rabais

 

Restauration et événements de Toast Pro ajoute EventView (une page client unifiée et personnalisée à votre marque), les discussions, les tâches, les automatisations et les zones d’événement pour éviter les doubles réservations.

 

Remarque : Restauration et événements de Toast n’est actuellement pas disponible en Australie. Revenez bientôt pour les mises à jour.

 

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Avant de commencer

S’applique à : Toast Web, Restauration et événements de Toast, Restauration et événements de Toast Pro

 

Autorisations nécessaires :

  • Accès à Toast Web avec les autorisations Administrateur du restaurant et Configuration Web, ainsi que les éléments suivants :
    • 4.5 Modifier le menu complet
    • 4.16 Afficher la facturation, le service traiteur et les événements
    • 4.17 Modifier la facturation, le service traiteur et les événements
    • 4.18 Configurer la facturation, le service traiteur et les événements

 

Ce que vous accomplirez : Configurez votre premier type de commande (BEO), importez votre liste de clients, créez une commande de service traiteur, envoyez un devis et une facture, percevez un dépôt et Imprimez des outils de préparation pour votre cuisine et votre personnel.

 

Avant de configurer les paramètres Restauration et événements de Toast, configurez les éléments suivants dans Toast Web :

 

Pour ouvrir Restauration et événements de Toast, connectez-vous à Toast Web et sélectionnez Restauration et événements dans le menu de navigation de gauche. Si vous ne voyez pas Restauration et événements dans votre navigation de gauche, il se peut que Restauration et événements de Toast ne figure pas encore sur votre compte. Consultez Obtenir de l’aide pour Restauration et événements de Toast ou contactez le service à la clientèle pour confirmer.

 

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Étape 1 : Créer un type de commande (BEO)

Avant de créer votre première commande de service traiteur dans Toast, configurez au moins un type de commande — également appelé modèle de commande d’événement de banquet (BEO). Un type de commande définit les informations que vous collectez auprès des clients pour un type d’événement particulier. Vous pouvez créer plusieurs types de commandes (par exemple, « Service traiteur », « Événement sur place » ou « Buffet de vacances ») et les modifier à tout moment.

 

 

 

  1. Dans Toast Web, allez à Service traiteur et événements > Paramètres. Tous les types de commandes créés précédemment (formulaires BEO) sont enregistrés ici.
  2. Sélectionnez Ajouter un type de commande.
  3. Choisissez le type de commande à ajouter : Service traiteur (nombre de clients, ustensiles, notes), Événement (espace d’événement, nombre de clients, occasion, notes) ou personnalisé. Vous pouvez toujours revenir en arrière et modifier les paramètres individuels de chaque type de commande plus tard.
  4. Nommez le type de commande et sélectionnez vosParamètres généraux. Pour les restaurants utilisant la Gestion multi-sites avec Toast (MLM), vous pouvez sélectionner des emplacements cibles spécifiques pour ce type de commande.

     

    Remarque : L’option de service par défaut que vous sélectionnez ici peut avoir une incidence sur le libellé de vos commandes d’événement de banquet (BEO). Pour afficher un champ Adresse de Livraison, par exemple, choisissez une option de service avec le type de Livraison appliqué. Pour plus d’informations, consultez Configurer des options de service personnalisées.

  5. Dans la sectionChamps de formulaire, ajoutez les champs que vous souhaitez collecter sur ce type de commande. Vous pouvez ajouter un champ existant provenant d’un autre type de commande ou en créer un nouveau. Chaque champ comporte les options suivantes :
    • Nom du champ — ce qui apparaît sur le BEO
    • Type — saisie de texte, oui/non, saisie de texte multiligne, employé, heure ou sélection (la sélection nécessite d’ajouter des options)
    • Obligatoire — si ce champ doit être rempli
    • Priorité — apparaît en haut du formulaire BEO en texte plus grand
    • Utilisation interne — n’apparaît pas dans les courriels envoyés aux clients

     

    Remarque : Marquez un champ comme à usage interne lorsque vous souhaitez des détails que seule votre équipe voit - par exemple, des notes de préparation uniquement en cuisine ou un contact de Livraison. Les champs à usage interne ne s’appliquent pas aux courriels destinés aux clients ni à la page EventView.

  6. (Formulaires de piste uniquement) Sélectionnez l’onglet Formulaire de pistedans les champs de formulairepour des contrôles supplémentaires. Vous pouvez ici :
    • Afficher tous les champs BEO non internes sur votre formulaire de piste
    • Exiger qu’un client sélectionne une heure
    • Permettre aux clients de téléverser une image

     

    Remarque : Lorsqu’un client soumet un formulaire de piste et que vous convertissez cette piste en commande, les réponses du formulaire de piste ne se copient pas automatiquement dans les champs Détails de la commande — vous saisissez de nouveau les détails de l’événement sur la commande. Il s’agit du comportement actuel du produit, et non d’un bogue.

  7. Dans la sectionContrat, ajoutez des conditions contractuelles par défautqui s’appliquent à chaque commande utilisant ce type de commande. Vous pouvez également ajouter des pièces jointes — par exemple, votre politique d’annulation — incluses dans le courriel de commande.

     

    Remarque : Les conditions contractuelles par défaut peuvent être remplacées sur une commande de service traiteur individuelle si vous devez apporter des modifications pour un événement.

  8. Configurez vos Notifications. Cela envoie des courriels à des employés spécifiques à différentes étapes du processus.
  9. Sélectionnez Enregistrer dans le coin supérieur droit.

 

Résultat attendu : Votre nouveau type de commande apparaît dans Service traiteur et événements > Paramètres. Vous pourrez le sélectionner lors de la prochaine création de commande de service traiteur.

 

Si vous n’avez plus besoin de type de commande, sélectionnez le bouton archiver dans la liste des paramètres pour le retirer de votre liste de types de commande.

 

Bouton Archivage du type de commande dans les paramètres Service traiteur et événements.

 

Ajouter des articles de production à un type de commande (BEO)

Les articles de production s’affichent automatiquement sur votre BEO et vos feuilles de préparation s’ils sont connectés à vos articles de menu. Pour savoir comment créer des articles de production et les associer à des articles de menu, consultez Articles de production pour le service traiteur et les événements.

 

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Étape 2 : Importer une liste de clients (facultatif)

Si vous passez d’une autre solution de restauration ou d’événements, vous pouvez déplacer les données de vos clients existants vers Toast. Passez cette étape si vous ne devez pas importer de clients.

 

  1. Dans Toast Web, allez à Service traiteur et événements > Clients.
  2. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Importer des clients.
  3. Sélectionnez le modèle Télécharger pour obtenir le modèle requis pour votre liste de clients.
  4. Formatez vos informations client dans la feuille de calcul et exportez-les au format CSV.
  5. Dans Toast Web, sélectionnez + Téléverser un fichier ou glissez-déposez votre fichier.
  6. Confirmez le fichier que vous avez téléversé et cochez Oui, j’accepte de téléverser ce fichier.
  7. Sélectionnez Soumettre.

 

Résultat attendu : Vos clients importés apparaissent sur la page Clients dans le module Service traiteur et événements de Toast Web.

 

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Étape 3 : Capturer des pistes et les convertir en commandes

Les pistes Restauration et événements de Toast vous permettent de collecter des informations sur les clients potentiels à partir d’un formulaire Web, puis de convertir ces pistes en commandes de service traiteur dans Toast Web.

 

Pour l’ensemble de la configuration, y compris la manière de partager l’URL de votre formulaire de piste, d’intégrer le formulaire sur votre site Web et de convertir une piste en commande, consultez Créer et gérer des pistes avec Restauration et événements de Toast.

 

Remarque : Lorsque vous convertissez une piste en commande, les informations du formulaire de piste ne sont pas transférées vers les champs Détails de la commande. Vous ressaisirez les détails de l’événement sur la commande.

 

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Étape 4 : Créer une commande de service traiteur

Une fois que vous avez configuré au moins un type de commande, vous pouvez créer votre première commande de service traiteur.

 

 

 

  1. Dans Toast Web, allez à Service traiteur et événements > Commandes. Cette page répertorie toutes les commandes de service traiteur créées précédemment ainsi que leur statut.
  2. Sélectionnez Créer une commande.
  3. Sélectionnez un type de commande de service traiteur. Les options disponibles proviennent des types de commandes que vous avez créés à l’étape 1.
  4. Entrez le nom du client qui passe la commande. Si vous avez déjà créé et enregistré le client dans Toast Web, le nom s’affiche automatiquement au fur et à mesure de la saisie. Pour un nouveau client, sélectionnez + Créer client, remplissez ses informations et sélectionnez Enregistrer.
  5. Modifiez les détails de votre événement. Vous verrez les champs que vous avez configurés sur ce type de commande à l’étape 1.
  6. Finalisez les détails de votre commande. Vous pouvez ajouter :

     

    Important : Le temps de préparation sur un BEO correspond au moment où la commande est envoyée en cuisine — également appelé temps Envoyé en cuisson — et non au moment où les aliments seront prêts pour le client. Pour modifier le moment où la commande est envoyée en cuisson, modifiez le temps de préparation.

  7. Pour déplacer une commande de brouillon à confirmée, effectuez l’une des actions suivantes :
    • Générer et envoyer une estimation (voir Étape 5), ou
    • Préparez et envoyez une facture (voir Étape 6).

 

Résultat attendu : La commande de service traiteur apparaît dans votre liste Service traiteur et événements > Commandes à l’état de brouillon, prête à recevoir une estimation ou une facture.

 

Remarque : Vous pouvez modifier la date promise, le temps de préparation et les informations de Livraison sur toute commande ouverte ou payée. Sélectionnez la commande dans la liste des commandes de service traiteur et apportez vos modifications. Un message de confirmation apparaît en haut de la page lorsque les modifications sont enregistrées. Les mises à jour s’appliquent également au TPV et à la facture.

 

Capture d’écran de la page d’accueil Restauration et événements de Toast montrant les commandes d’aujourd’hui, de demain, les nouvelles pistes, les factures en souffrance et les données de ventes sur 30 jours.

 

Important : Toast peut envoyer en cuisson des commandes de service traiteur programmées au moment de la création de la commande si l’option Envoyer les commandes programmées à la cuisine lors de la création est activée à emporter et livraison > Disponibilité > Commandes programmées. Ce paramètre s’applique à chaque commande programmée, pas seulement au service traiteur. Une fois qu’une commande a été envoyée en cuisson, la date est verrouillée et vous ne pouvez pas la déplacer depuis le BEO. Si vous devez reprogrammer une commande future déjà envoyée en cuisson, faites-le à partir du TPV dans Mode > Commandes en attente > Chèques futures > Reprogrammer.

 

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Étape 5 : Envoyer une estimation

Utilisez le module Restauration et événements de Toast pour envoyer aux clients une estimation de leur événement.

 

 

 

  1. Ouvrez la commande du client et consultez la section Estimation et contrat .
  2. (Facultatif) Sélectionnez Ajouter des conditions contractuelles, Exiger une signature ou Ajouter des pièces jointes. L’exigence d’une signature ajoute une ligne permettant au client de saisir son nom pour confirmer l’estimation.
  3. Sélectionnez le menu déroulant Actions en haut de la page de commande, puis sélectionnez Créer une estimation.
  4. (Facultatif) Sélectionnez Réviser l’estimation en haut de la commande pour prévisualiser le courriel que le client recevra. L’aperçu comprend l’image de marque de votre restaurant, les détails de la commande et les articles de menu de la commande. Si votre restaurant utilise Restauration et événements de Toast Pro, vous verrez également l’aperçu d’EventView, où vous pourrez partager tous les détails de l’événement, les estimations et les paiements avec le client sur une seule page unifiée et personnalisée à votre marque.
  5. Une fois que tout est correct, sélectionnez Envoyer l’estimation.

 

Résultat attendu : La commande passe à votre page Commandes de service traiteur avec un statut PROVISOIRE violet. Si vous exigez une signature, le client est invité à signer (saisir) son nom au bas de l’estimation.

 

Page de commandes de service traiteur montrant une commande avec un exemple de statut de devis (PROVISOIRE).

 

Confirmer une estimation

Une fois l’estimation envoyée, le client reçoit le courriel dans un délai d’environ une minute. Si un client vous dit qu’il est prêt à approuver l’estimation, vous pouvez modifier manuellement le statut de la commande :

 

  1. Sélectionnez le statut PROVISOIRE violet de la commande.
  2. Sur la page suivante, sélectionnez le statut en haut et passez à Confirmé.

 

Remarque : Définir manuellement une estimation sur Confirmée signifie que le client n’a plus besoin de signer ou de confirmer lui-même l’estimation.

 

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Étape 6 : Envoyer une facture et percevoir un dépôt

Une fois l’estimation confirmée, envoyez une facture pour percevoir le paiement. Vous pouvez d’abord envoyer une facture pour un dépôt et saisir le reste du paiement plus tard, ou envoyer la facture complète à l’avance.

 

Remarque : Les factures dans Restauration et événements de Toast sont envoyées manuellement. Ils ne peuvent pas être planifiés. Vous pouvez configurer des messages de suivi automatisés si la date d’échéance d’un dépôt est dépassée — consultez Ajuster les paramètres de facturation.

 

Important : Les factures Restauration et événements de Toast sont différentes des factures créées avec la Facturation Toast, un produit Toast distinct accessible à partir de Paiements > Factures client. Si vous envoyez une facture pour une commande de service traiteur ou d’événement, restez dans Service traiteur et événements > Commandes. Si vous envoyez une facture de service non traiteur (par exemple, facturer des biens ou des services à un client en dehors d’un événement), utilisez la Facturation Toast — consultez Envoyer une facture à vos clients.

 

Si vous acceptez des paiements par facture, Toast recommande d’utiliser la saisie automatique nocturne par défaut (4 h). ET) pour vous assurer que les paiements de facture sont saisis pour les commandes futures. Si vous devez réactiver la saisie automatique nocturne, contactez le service à la clientèle.

 

Percevoir un dépôt

Pour le guide complet des dépôts — y compris comment définir le montant du dépôt, envoyer des rappels, créer un article ouvert pour les dépôts et produire des rapports sur les dépôts — voir Gérer les dépôts avec Restauration et événements de Toast.

 

Voie rapide :

  1. Dans Toast Web, allez dans Service traiteur et événements > Commandes et sélectionnez une commande CONFIRMÉE bleue.
  2. Sélectionnez le menu déroulant Actions en haut de la page, puis sélectionnez Créer la facture. La commande devient une facture avec son propre numéro de facture unique, accessible depuis l’onglet Factures.
  3. Dans la section Calendrier de paiements de la facture, sélectionnez + Ajouter demande de dépôt.
  4. Entrez le montant (montant ou pourcentage) et une date d’échéance.
  5. Sélectionnez Réviser le dépôt dans le coin supérieur droit pour prévisualiser le courriel que le client recevra.
  6. Sélectionnez Envoyer le dépôt.

 

Remarque : Vous pouvez modifier le montant du dépôt jusqu’à son paiement (par exemple, si le nombre d’employés change). Après la modification, vous pouvez envoyer au client un courriel de facture mis à jour.

 

Le client peut payer le dépôt avec une carte de crédit directement à partir du courriel. Pour voir ce que voit le client, ouvrez la facture et sélectionnez Afficher la page de paiement dans la section Calendrier de paiements. Si le client paie par chèque ou par un autre moyen, sélectionnez Saisir un paiement pour l’enregistrer manuellement.

 

Option Statut du paiement avec Afficher la page de paiement et Entrer un paiement en surbrillance.

 

Lorsque le dépôt est payé, le statut de la facture passe à PAYÉ, et le paiement apparaît dans la section Calendrier de paiements de la facture.

 

Remarque : Si vous n’avez pas besoin d’envoyer de facture mais souhaitez tout de même que la commande apparaisse sur le TPV, sélectionnez Commande ouverte au lieu d’envoyer une facture.

 

Ouvrir l’option de commande dans le menu des actions de facturation.

 

Envoyer une facture finale

Au moment d’envoyer la facture finale, après avoir perçu un dépôt ou juste après que le client a confirmé l’estimation :

 

  1. Sélectionnez une commande CONFIRMÉE dans votre liste de commandes à Service traiteur et événements > Commandes.
  2. Sélectionnez Afficher la facture dans le coin supérieur droit.
  3. Confirmez les détails de la facture, puis sélectionnez Envoyer la facture dans le coin supérieur droit. Vous pouvez également envoyer la facture par SMS à partir de la sélection déroulante.

 

Résultat attendu : Une fois le montant final payé, la commande affiche un statut PAYÉ vert sur votre page Factures. Les factures qui ne sont pas payées à temps affichent un statut rouge « EN EXCÉDENT ». Pour une facture en retard, sélectionnez-la et choisissez Envoyer un rappel dans le coin supérieur droit.

 

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Étape 7 : Imprimer Outils de préparation pour la cuisine et le personnel

Restauration et événements de Toast comprend des outils de préparation — des PDF et des fichiers CSV personnalisés que vous pouvez Imprimer ou télécharger pour votre cuisine, vos emballeurs, vos chauffeurs-livreurs et votre personnel d’accueil. Les outils de préparation disponibles comprennent les listes de préparation, les factures, les BEO, les fiches cuisine, les sommaires de ramassage, les sommaires Livraison, les fiches colis, les sommaires de commandes, les exports CSV et les étiquettes.

 

Pour la liste complète des outils de préparation, les filtres disponibles pour chacun d’entre eux et les instructions de téléchargement étape par étape, consultez Accédez aux outils de préparation pour les commandes de service traiteur et événements et téléchargez-les.

 

Voie rapide : dans Toast Web, allez à Service traiteur et événements > Outils de préparation. Sélectionnez un outil de préparation standard existant ou sélectionnez Créer un outil pour créer le vôtre.

 

Remarque : Les descriptions des articles, les conditions contractuelles et les totaux des pourboires n’apparaissent pas par défaut sur un BEO téléchargé. Chacun est contrôlé par un paramètre distinct. Pour inclure les descriptions des articles dans le BEO, allez dans Service traiteur et événements > Paramètres > Paramètres des commandes et des factures, et activez l’option « Inclure la description de l’article ». Si un champ qui devrait apparaître sur votre commande d’événement de banquet est manquant, consultez Obtenir de l’aide pour Restauration et événements de Toast pour le dépannage.

 

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Prochaines étapes

Une fois votre premier événement inscrit au calendrier, ces articles couvrent les questions suivantes les plus courantes :

  • Utilisez les fonctionnalités avancées de Restauration et événements de Toast. Consultez la section Optimiser Restauration et événements de Toast pour la vue Agenda, la synchronisation de Google Agenda, les rappels automatiques de factures et la configuration des Livraisons par des tiers.
  • Gérez les événements sur le TPV — consultez Gérer Restauration et événements de Toast sur votre TPV pour les événements de consommation, flux à table, KDS et plateforme de commandes centralisée.
  • Rembourser ou annuler une commande — voir Rembourser ou Annuler les commandes Restauration et événements de Toast.
  • Comprendre les rapports Restauration et événements de Toast — voir Aperçu des rapports Restauration et événements de Toast. Le rapport Sommaire des ventes inclut les ventes Restauration et événements de Toast. Pour des nuances de rapport spécifiques à chaque facture, consultez Rapports de facturation Toast.
  • Configurer les commandes en ligne de service traiteur — Les commandes en ligne de service traiteur sont un module complémentaire distinct. Voir Commencer avec les commandes en ligne de service traiteur.
  • Résoudre une question Restauration et événements de Toast — consultez Obtenir de l’aide pour la FAQ complète et la bibliothèque de dépannage.

 

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Articles connexes

 

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Conditions d’utilisation

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