Gestion de paie Toast : Déterminer le statut de grand employeur (ALE) applicable

Dans cet article :

• Déterminer le statut de grand employeur applicable
• Ressources et rapports
  • Déterminer le rapport de situation de l’employeur de grande taille
  • Rapports supplémentaires sur la paie de Toast
  • Estimateur de la provision pour responsabilité partagée de l’employeur
• FAQ applicable aux grands employeurs

Déterminer le statut de grand employeur applicable

L'IRS définit un grand employeur applicable (ALE) comme un employeur qui compte au moins 50 employés à temps plein, y compris des employés équivalents temps plein, en moyenne au cours de l'année précédente. Une ALE peut être assujettie aux dispositions applicables de l’Affordable Care Act, y compris l’obligation de soumettre certains documents de fin d’année, tels que le formulaire 1095-C, à l’IRS. Le statut d’ALE d’un employeur est déterminé chaque année civile et dépend généralement de l’effectif moyen de l’employeur au cours de l’année précédente.

Pour déterminer sa taille d’effectif pour une année, un employeur additionne son nombre total d’employés à temps plein pour chaque mois de l’année civile précédente au nombre total d’employés équivalents temps plein pour chaque mois civil de l’année civile précédente et divise ce nombre total par 12. L’IRS a fourni des exemples de la manière dont les employeurs peuvent déterminer leur statut d’ALE.

• Employés à temps plein : L’IRS précise qu’un employé à temps plein est un employé qui travaille en moyenne au moins 30 heures de service par semaine, ou 130 heures de service par mois, au cours d’un mois civil.
• Employés équivalents temps plein : Les employés équivalents temps plein sont comptés en combinant les heures des employés à temps partiel, dont chacun n’est pas un employé à temps plein, mais qui, combinés, comptent comme un ou plusieurs employés à temps plein.
  • L’IRS précise que le calcul des employés équivalents temps plein est effectué aux fins des dispositions relatives au partage de la responsabilité de l’employeur et uniquement aux fins de déterminer si un employeur est un ALE.

Déterminez le nombre d’employés équivalents temps plein pour un mois :

1. Combiner le nombre d’heures de service de tous les employés à temps non plein pour le mois, sans inclure plus de 120 heures de service par employé.
2. Divisez le total par 120. Voir plus dans l'IRS.

Vous trouverez ici de plus amples renseignements auprès de l’IRS concernant les employés équivalents temps plein.

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Ressources et rapports

Déterminer le rapport de situation de l’employeur important

Si vous utilisez Gestion de paie Toast depuis le 1er janvier de l’année de déclaration applicable, vous pouvez produire le rapport Déterminer le statut de l’employeur de grande taille pour vous aider à calculer les employés à temps plein et équivalents temps plein. 

Pour accéder au rapport, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à payroll.toasttab.comet allez à Avantages > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Rapports ACA.
   1. Si vous ne voyez pas Avantages sociaux sur le côté gauche de l’écran, sélectionnez Garde de paie à partir du rail de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître le rail de navigation Gestion de paie Toast.
2. Exécuter le rapport Déterminer le statut de l’employeur important.
3. Sous FEIN clientsélectionnez l’option pour tous les FEIN.
   1. Ce rapport affiche les données par propriété commune de l’entreprise au lieu du FEIN.
4. Sous Année de rétrospective, sélectionnez l’année précédente.
   1. Le rapport génère des données basées sur l’année civile précédente.
5. Pour consulter le nombre d’employés pour l’année entière, sélectionnez Décembre.
6. Enfin, sélectionnez 12 sous Nombre de mois pour obtenir la liste des employés de janvier à décembre.
7. Une fois tous les champs remplis, vous pourrez ensuite sélectionner une option pour analyser le statut d’employeur important. Le rapport affichera ensuite une ventilation mensuelle des employés à temps plein et équivalents temps plein possibles.

Remarque importante : Le système de paie Toast génère automatiquement cette analyse en fonction des données que vous avez fournies et en tant qu’outil utile pour vous aider à déterminer si vous êtes un ALE. Cet outil n’a pas pour but de fournir des conseils ou des orientations professionnels concernant vos obligations financières et fiscales. Cette analyse ne devrait pas être utilisée par un employeur comme seul moyen de déterminer si un employeur est ou n’est pas un ALE. Si vous avez des questions sur votre admissibilité à l’ALE, veuillez communiquer avec un professionnel agréé pour obtenir de l’aide.

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Rapports supplémentaires sur la paie de Toast

Gestion de paie Toast fournit également deux rapports supplémentaires pour vous aider à déterminer les employés à temps plein :

• Le rapport de vérification par employé vous fournit une ventilation par employé afin de déterminer qui pourrait être admissible comme employé à temps plein ou équivalent temps plein.
• Le rapport Audit par revenus vous fournit une ventilation de toutes les heures générées automatiquement pour les employés éventuellement à temps plein et équivalents temps plein.

L’IRS fournit des renseignements supplémentaires sur ce qui constitue l’heure de service d’un employé. Contactez un professionnel agréé pour obtenir de l’aide si vous avez des questions précises sur les heures de service de vos employés.

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Estimateur de la provision pour responsabilité partagée de l’employeur

Profitez de l’outil Estimateur de la disposition relative à la responsabilité partagée de l’employeur pour vous aider à calculer vos employés à temps plein et équivalents temps plein. L’IRS fournit cet estimateur pour aider les employeurs à déterminer :

• Le nombre d’employés à temps plein, y compris les employés équivalents temps plein,
• Si un employeur pourrait être un grand employeur applicable, et
• Pour les employeurs qui sont un grand employeur applicable, une estimation du montant maximal de la responsabilité potentielle de l’employeur qui pourrait s’appliquer, basée sur le nombre d’employés à temps plein déclarés si un employeur n’offre pas de couverture à ses employés à temps plein.

Remarque : Les estimations dépendent des informations que vous saisissez dans le système; par conséquent, l’IRS ne peut pas valider des montants de paiement précis.

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FAQ applicable aux grands employeurs

Que faire si je n’étais pas en affaires au cours de l’année précédente?

L'IRS précise qu'un employeur qui n'existait pas un jour ouvrable au cours de l'année civile précédente est considéré comme un ALE au cours de l'année civile en cours s'il est raisonnable de s'attendre à ce qu'il emploie, et emploie effectivement, au moins 50 employés à temps plein (y compris des employés équivalents temps plein) les jours ouvrables de l'année civile en cours.

Que faire si j’ai des employés saisonniers? Un employé saisonnier est-il le même qu’un travailleur saisonnier en vertu de ces règles?

L’IRS affirme que les termes « employé saisonnier » et « travailleur saisonnier » ont un sens différent mais qui se chevauche aux fins des dispositions sur la responsabilité partagée de l’employeur.

• • Le terme employé saisonnier est pertinent pour déterminer si un employé est un employé à temps plein selon la méthode de mesure du retour en arrière.
  • L'expression travailleur saisonnier est pertinente pour déterminer si un employeur est un ALE assujetti aux dispositions sur la responsabilité partagée de l'employeur.
  • Consultez les directives IRS pour plus de détails, ou communiquez avec un professionnel agréé pour plus d’informations.

Existe-t-il des exigences en matière de rapports d’information concernant les dispositions sur le partage des responsabilités entre employeurs?

Pour quels employés une ALE n’est-elle pas tenue de produire ou de fournir un formulaire 1095-C?

En 2025, la Paperwork Burden Reduction Act (PBRA) a modifié l’ACA. Visitez Gestion de paie Toast : Loi sur l’allègement du fardeau de la paperasserie pour voir si vous êtes admissible et comment vous pouvez éviter de distribuer ces formulaires.

À l’exception de l’ARAP, le formulaire 1095-C n’est pas requis pour les employés suivants (sauf si l’employé ou un membre de sa famille était inscrit à un régime autoassuré parrainé par un participant à l’ALE) :

• • un employé qui n’était pas un employé à temps plein au cours d’un mois de l’année;
  • Un employé qui était en période limitée de non-cotisation pour les 12 mois de l’année (par exemple, un nouvel employé à heure variable qui était encore en période de mesure initiale). FAQ IRS : Question 3

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.