Gestion de paie Toast : Déterminer le statut de grand employeur (ALE) applicable

Dans cet article :

• Déterminer le statut de grand employeur applicable
• Ressources et rapports
  • Déterminer le rapport de situation de l’employeur de grande taille
  • Rapports de paie Toast supplémentaires
  • Estimateur de la provision pour responsabilité partagée de l’employeur
• FAQ des employeurs de grande taille applicables

Déterminer le statut de grand employeur applicable

L'IRS définit un grand employeur applicable (ALE) comme un employeur qui compte au moins 50 employés à temps plein, y compris des employés équivalents temps plein, en moyenne au cours de l'année précédente. Un ALE peut être assujetti aux dispositions applicables de l’Affordable Care Act, y compris l’obligation de soumettre certains documents de fin d’année, tels que le formulaire 1095-C, à l’IRS. Le statut d’ALE d’un employeur est déterminé chaque année civile et dépend généralement de l’effectif moyen de l’employeur au cours de l’année précédente.

Pour déterminer son effectif pour une année, un employeur additionne son nombre total d’employés à temps plein pour chaque mois de l’année civile précédente au nombre total d’employés équivalents temps plein pour chaque mois civil de l’année civile précédente et divise ce nombre total par 12. L’IRS a fourni des exemples de la manière dont les employeurs peuvent déterminer leur statut d’ALE.

• Employés à temps plein : L'IRS affirme qu'un employé à temps plein est un employé qui travaille en moyenne au moins 30 heures de service par semaine, ou 130 heures de service par mois, au cours d'un mois civil.
• Employés équivalents temps plein : Les employés équivalents temps plein sont comptés en combinant les heures des employés à temps partiel, dont chacun n’est pas un employé à temps plein, mais qui, combinés, comptent comme un ou plusieurs employés à temps plein.
  • L’IRS précise que le calcul des employés équivalents temps plein est effectué aux fins des dispositions relatives à la responsabilité partagée de l’employeur et uniquement aux fins de déterminer si un employeur est un ALE.

Déterminez le nombre d’employés équivalents temps plein pour un mois :

1. Combinez le nombre d’heures de service de tous les employés à temps non plein pour le mois, sans inclure plus de 120 heures de service par employé.
2. Divisez le total par 120. Voir plus de l’IRS.

Vous trouverez ici des informations supplémentaires de l’IRS concernant les employés équivalents temps plein.

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Ressources et rapports

Déterminer le rapport de situation de l’employeur de grande taille

Si vous utilisez Gestion de paie Toast depuis le 1er janvier de l’année de déclaration applicable, vous pouvez produire le rapport Déterminer le statut de l’employeur de grande taille pour vous aider à calculer les employés à temps plein et équivalents temps plein. 
 

Pour accéder au rapport, procédez comme suit :

1. Accédez à Avantages sociaux > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Rapports d’ACA.
2. Exécutez le rapport Déterminer le statut de l’employeur important.
3. Sous FEIN client, sélectionnez l’option Tous les FEIN.
   1. Ce rapport affiche les données par propriété commune de l’entreprise au lieu du FEIN.
4. Sous Année de rétrospective, sélectionnez l’année précédente.
   1. Le rapport génère des données basées sur l’année civile précédente.
5. Sélectionnez Décembre pour examiner le nombre d’employés pour l’année entière.
6. Enfin, sélectionnez 12 sous Nombre de mois pour obtenir la liste des employés de janvier à décembre.
7. Une fois tous les champs remplis, vous pourrez ensuite sélectionner une option pour analyser le statut d’employeur important. Le rapport affichera ensuite une ventilation mois par mois des employés potentiels à temps plein et équivalents temps plein. 

Remarque importante : Le système de Gestion de paie Toast génère automatiquement cette analyse à partir des données que vous avez fournies et constitue un outil utile pour vous aider à déterminer si vous êtes un ALE. Cet outil n’est pas destiné à fournir des conseils ou des orientations professionnels concernant vos obligations financières et fiscales. Cette analyse ne devrait pas être utilisée par un employeur comme seul moyen de déterminer si un employeur est ou n’est pas un ALE. Si vous avez des questions sur votre admissibilité en tant qu’ALE, veuillez communiquer avec un professionnel agréé pour obtenir de l’aide.

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Rapports supplémentaires de Gestion de paie Toast

Gestion de paie Toast fournit également deux rapports supplémentaires pour vous aider à déterminer les employés à temps plein :

• Le rapport de vérification par employé vous fournit une ventilation par employé afin de déterminer qui pourrait être admissible comme employé à temps plein ou équivalent temps plein. 
• Le rapport Audit par revenu vous fournit une ventilation de toutes les heures générées automatiquement pour les employés éventuellement à temps plein et équivalents temps plein.

L’IRS fournit des renseignements supplémentaires sur ce qui constitue l’heure de service d’un employé. Communiquez avec un professionnel agréé pour obtenir de l’aide si vous avez des questions précises sur les heures de service de vos employés.

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Estimateur de la provision pour responsabilité partagée

Profitez de l’ Estimateur de la disposition relative à la responsabilité partagée de l’employeur (PRPE) pour vous aider à calculer vos employés à temps plein et équivalents temps plein. L’IRS fournit cet estimateur pour aider les employeurs à déterminer :

• Le nombre d’employés à temps plein, y compris les employés équivalents temps plein,
• Si un employeur peut être un grand employeur applicable, et
• Pour les employeurs qui sont un grand employeur applicable, une estimation du montant maximal de la responsabilité potentielle de l’employeur pour le paiement de responsabilité partagée qui pourrait s’appliquer, basée sur le nombre d’employés à temps plein déclarés si un employeur n’offre pas une couverture à ses employés à temps plein.

Remarque : Les estimations dépendent des informations que vous saisissez dans le système; par conséquent, l’IRS ne peut pas valider des montants de paiement précis. 

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FAQ sur les grands employeurs applicables

Que se passe-t-il si je n’étais pas en affaires au cours de l’année précédente?

L'IRS indique qu'un employeur qui n'existait pas à un jour ouvrable de l'année civile précédente est considéré comme un ALE dans l'année civile en cours s'il est raisonnable de s'attendre à ce qu'il emploie, et emploie effectivement, au moins 50 employés à temps plein (y compris des employés équivalents temps plein) les jours ouvrables de l'année civile en cours.

Que faire si j’ai des employés saisonniers? Un employé saisonnier est-il le même qu’un travailleur saisonnier en vertu de ces règles?

L'IRS affirme que les termes « employé saisonnier » et « travailleur saisonnier » ont des significations différentes mais qui se chevauchent aux fins des dispositions sur la responsabilité partagée de l'employeur. 

• • L'expression employé saisonnier est pertinente pour déterminer si un employé est un employé à temps plein selon la méthode de rétroaction. 
  • L'expression travailleur saisonnier est pertinente pour déterminer si un employeur est un ALE assujetti aux dispositions sur la responsabilité partagée de l'employeur.
  • Consultez les conseils IRS pour plus de détails, ou contactez un professionnel agréé pour plus d’informations.

Y a-t-il des exigences en matière de production de rapports sur l’information relativement aux dispositions sur la responsabilité partagée de l’employeur?

Pour quels employés un ALE n’est-il pas tenu de produire ou de fournir un formulaire 1095-C?

En 2025, la Paperasse Burden Reduction Act (PBRA) a modifié l’ACA. Visitez Gestion de la paie de Toast : Loi sur l’allégement du fardeau de la paperasserie pour voir si vous êtes admissible et comment vous pouvez éviter de distribuer ces formulaires.

À l’extérieur de la PBRA, le formulaire 1095-C n’est pas requis pour les employés suivants (sauf si l’employé ou un membre de sa famille était inscrit à un régime autoassuré parrainé par un participant à l’ALE) :

• • un employé qui n’était pas employé à temps plein au cours d’un mois de l’année; ou
  • Un employé qui était dans une période de non-cotisation limitée pour les 12 mois de l’année (par exemple, un nouvel employé à heure variable qui était encore dans une période de mesure initiale). FAQ IRS : Question 3

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.