Commencez avec la numérisation de factures par IA

Dans cet article :

• Numérisation de factures par IA
  
  • Étape 1
    
  • Étape 2
    
  • Étape 3
    
  • Étape 4
    
  • Étape 5
    
  • Étape 6
  • Limitations
• Articles connexes

Numérisation de factures par IA 

Vous pouvez maintenant utiliser la numérisation de factures par IA directement dans Toast Now, aux côtés des fonctionnalités existantes telles que la connexion par Face ID, l'accessibilité améliorée et la découvrabilité accrue. En intégrant la numérisation de factures par IA dans l'expérience Toast Now, vous pouvez accéder à la numérisation de factures et consulter votre liste de factures en un seul endroit pratique sans avoir besoin de passer à la version navigateur.

Le flux de travail de facturation principal reste inchangé. Vous continuerez à capturer une image, à apporter les modifications nécessaires et à soumettre la facture comme vous le faites aujourd'hui. Cette mise à jour étend simplement la numérisation de factures par IA à Toast Now, rendant le processus plus rapide et plus fluide tout en tirant parti des fonctionnalités mobiles existantes de l'application.

Permissions Requises:

• 4.5 Menu d'édition complet

Étape 1: Téléchargez une facture

Suivez les étapes ci-dessous pour télécharger une facture en utilisant la numérisation AI. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes pour télécharger :

• Toast Web
• Toast Now (Appareil mobile)

Option 1: Téléchargez sur Toast Web

1. Téléchargez ou capturez votre facture
   
   1. Dans Toast Web, accédez à Vente > Achats et Réception.
   2. Sélectionnez Next pour commencer la numérisation. Remarque: La numérisation peut prendre jusqu'à 2 minutes.

Option 2: Téléchargez depuis votre appareil mobile dans l'application Toast Now

1. Ouvrez l'onglet Inventaire dans l'application Toast Now sur votre appareil mobile iOS.
2. Appuyez sur Ajouter une facture et autorisez l'accès à la caméra si nécessaire.
3. Alignez votre document avec la bordure affichée dans la vue de la caméra et prenez une photo claire de votre facture (vous pouvez ajouter plusieurs pages).
4. AppuyezSoumettre— votre facture sera téléchargée et commencera à être scannée.
   
     
   
   
5. Attendez que le scan soit terminé
   1. Une fois le traitement terminé, la facture affichera un statut deScan terminé. Vous verrez ensuite le nom du fournisseur, le total et la date de la facture affichés à l'écranGestion des factures.
      
       

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Étape 2 : Examinez le scan

Vérifiez les informations extraites de votre facture pour vous assurer qu'elles sont exactes.

1. Une copie numérique de votre facture originale à droite. Les lignes d'articles extraites à gauche. Si vous préférez voir le scan dans une autre vue, sélectionnez les icônes de flèche vers le bas ou vers la droite.
   
    
   
   
2. Apportez les modifications nécessaires
   1. Survolez chaque champ pour mettre en évidence où il apparaît sur la facture. Mettez à jour les détails incorrects ou manquants. Cela peut être nécessaire si certaines parties de la facture étaient floues, coupées ou obstruées.
   2. Après avoir confirmé vos détails scannés :
      
      1. Sélectionnez Suivant pour passer à l'écran de création de facture familier.
      2. Toast se remplira automatiquement.Remarque:Si quelque chose ne se remplit pas automatiquement, vous pouvez l'ajuster manuellement ici :
         
         1. ID de l'article du fournisseur
         2. Nom de l'article du fournisseur
         3. Quantité expédiée
         4. Unité
         5. Coût unitaire brut
         6. Coût unitaire net
         7. Total net de la ligne
      3. Le menu de débordement à trois points peut être utilisé pour apporter des modifications supplémentaires à la quantité ou pour supprimer l'article de la ligne.
         
          

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Étape 3 : Gérer les produits

Voir quels produits existent déjà et lesquels doivent être ajoutés. Cette section montre également comment les quantités d'achat des fournisseurs se traduisent en quantités d'inventaire, afin que vous sachiez exactement combien de chaque article sera ajouté.

1. Sélectionnez Suivant pour passer à l'écran de création de facture familier.
2. Toast se remplira automatiquement :
   
   1. Détails du fournisseur
   2. Numéro de facture
   3. Noms des articles, quantités et coûts
      
      Remarque: Si quelque chose ne se remplit pas automatiquement, vous pouvez l'ajuster manuellement ici.

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Étape 4 : Associez ou ajoutez vos articles

Le système utilisera l'IA pour reconnaître et catégoriser les articles.

1. Si un article existe déjà dans votre inventaire, Toast suggérera une correspondance. Sélectionnez la Confirmer la correspondance coche pour confirmer.
2. Si un article est nouveau, sélectionnez le bouton bleu Ajouter. Remarque : Si un article n'est pas inclus dans les correspondances suggérées, vous pouvez toujours le faire correspondre manuellement à l'article correct dans votre inventaire.
3. Remplissez les détails manquants et sélectionnezCréer un article.
   
    
   

   Remarque : Utilisez Ajouter tout pour créer plusieurs nouveaux articles à la fois.

   Remarque: Les premières numérisations peuvent nécessiter l'ajout de plusieurs nouveaux articles. Au fil du temps, Toast « apprend » votre catalogue, et la correspondance devient plus rapide.

4. Enregistrer et lier les articles
   1. Les détails finalisés sont enregistrés en tant qu'article fournisseur, qui peut être lié à un produit dans Toast. Cela aide à rationaliser la réception future en améliorant la vitesse et la précision lors de la mise à jour de l'inventaire.
      
      Remarque :Si des informations requises sont manquantes, vous verrez le message d'erreur ci-dessous. Avant de continuer, ces articles doivent être complétés.
      
       

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Étape 5: Mettez à jour vos prix

Mettez à jour les prix décompose les changements de coût et compare vos prix d'achat précédents à celui-ci. Utilisez-le pour décider si vous devez mettre à jour vos prix de détail. Surveillez les changements de coût et de marge pour gérer les changements de prix potentiels. Pour mettre à jour les prix, sélectionnez le montant en dollars sur la ligne d'article sous la colonne Prix actuel.

Remarque : Cela peut différer du prix au moment où la facture a été reçue.

Remarque:Les mises à jour de prix doivent être complétées avant de marquer un article comme reçu.

 

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Étape 6: Recevez votre facture

Une fois que vous avez vérifié toutes les informations de téléchargement et/ou apporté les modifications nécessaires:

1. Examinez vos articles correspondants et nouvellement ajoutés. SélectionnezEnregistreren haut de la page pour enregistrer votre facture brouillon.
   
    
   
   
2. Sélectionnez Marquer comme reçu pour déplacer la facture de l'état Brouillon ou Reçu. Cela mettra à jour le compte d'inventaire des articles dans votre bibliothèque d'articles.

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Limitations de la numérisation de factures AI

• Numérisation uniquement de factures: Vous pouvez scanner des factures, mais vous ne pouvez pas les appliquer aux bons de commande (BC) pour le moment.
• Expérience mobile : Vous pouvez capturer des factures sur mobile via Toast Web et l'application Toast Now Retail et continuer à recevoir, mais l'expérience de révision est meilleure sur ordinateur de bureau en raison des tableaux détaillés et de la visualisation des images de factures.

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