Premiers pas avec la numérisation de factures par IA

Dans cet article :

• Numérisation des factures par IA
  
  • Étape 1
    
  • Étape 2
    
  • Étape 3
    
  • Étape 4
    
  • Étape 5
    
  • Étape 6
  • Limitations
• Articles connexes

Numérisation des factures par IA

Vous pouvez désormais utiliser la numérisation de factures par IA directement dans Toast Now, aux côtés de fonctionnalités existantes telles que la connexion avec Face ID, l’amélioration de l’accessibilité et la découvrabilité. En intégrant la numérisation de factures par IA dans l'expérience Toast Now, vous pouvez accéder à la numérisation de factures et consulter votre liste de factures en un seul endroit pratique sans avoir à passer à la version du navigateur.

Le flux de travail des factures de base reste inchangé. Vous continuerez à capturer une image, à apporter les modifications nécessaires et à soumettre la facture comme vous le faites aujourd’hui. Cette mise à jour étend simplement la numérisation des factures par IA à Toast Now, rendant le processus plus rapide et fluide tout en tirant parti des fonctionnalités mobiles existantes de l'application.

Autorisations requises :

• 4.5 Modifier complètement le menu

Étape 1 : Téléverser une facture

Suivez les étapes ci-dessous pour téléverser une facture en utilisant la numérisation par l’IA. Vous pouvez choisir de téléverser les éléments suivants :

• Toast Web
• Toast Now (Appareil mobile)

Option 1 : Téléverser dans Toast Web

1. Téléversez ou saisissez votre facture
   
   1. Dans Toast Web, allez à Détail > Achats et réceptions.
   2. Sélectionnez Suivant, pour lancer la numérisation. Remarque : La numérisation peut prendre jusqu’à 2 minutes.

Option 2 : Téléverser depuis votre appareil mobile dans l’application Toast Now

1. Ouvrez l’onglet Inventaire dans l’application Toast Now sur votre appareil mobile iOS.
2. Appuyez sur Ajouter une facture et autorisez l’accès à la caméra au besoin.
3. Alignez votre document sur la bordure affichée dans la vue appareil photo et prenez une photo claire de votre facture (vous pouvez ajouter plusieurs pages).
4. Appuyez sur Soumettre — votre facture sera téléversée et commencera la numérisation.
   
     
   
   
5. Attendre que le scan soit terminé
   1. Une fois le traitement terminé, la facture afficheraunstatut Scan terminé. Vous verrez alors le nom du fournisseur, le total et la date de la facture affichés dans l’écran Gestion des factures.
      
       

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Étape 2 : Vérifier le scan

Vérifiez les informations extraites de votre facture pour vous assurer qu’elles sont exactes.

1. Une copie numérique de votre facture originale à droite. Les éléments de ligne extraits à gauche. Si vous préférez voir le balayage dans une autre vue, sélectionnez les icônes fléchées vers le bas ou vers la droite.
   
    
   
   
2. Apporter toutes les modifications nécessaires
   1. Survolez chaque champ pour mettre en évidence son emplacement sur la facture. Mettez à jour tous les détails incorrects ou manquants. Cela peut être nécessaire si certaines parties de la facture n’étaient pas claires, coupées ou obstruées.
   2. Après avoir confirmé les informations numérisées :
      
      1. Sélectionnez Suivant pour passer à l’écran familier de création de factures.
      2. Toast le remplira automatiquement. Remarque :Si quelque chose ne s’affiche pas automatiquement, vous pouvez l’ajuster manuellement ici :
         
         1. ID de l’article fournisseur
         2. Nom de l’article fournisseur
         3. Quantité expédiée
         4. Unité
         5. Coût unitaire brut
         6. Coût unitaire net
         7. Total net des lignes
      3. Le menu de débordement à trois points peut être utilisé pour apporter des modifications supplémentaires à la quantité ou pour retirer l’article.
         
          

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Étape 3 : Gérer les produits

Voyez quels produits existent déjà et lesquels doivent être ajoutés. Cette section montre également comment les quantités achetées par les fournisseurs se traduisent en quantités de stock, afin que vous sachiez exactement quelle quantité de chaque article sera ajoutée.

1. Sélectionnez Suivant pour passer à l’écran familier de création de factures.
2. Toast remplira automatiquement :
   
   1. Détails du fournisseur
   2. Numéro de facture
   3. Noms, quantités et coût des articles
      
      Remarque : Si quelque chose ne s’affiche pas automatiquement, vous pouvez l’ajuster manuellement ici.

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Étape 4 : Faites correspondre ou ajoutez vos articles

Le système utilisera l’IA pour reconnaître et catégoriser les articles.

1. Si un article existe déjà dans votre inventaire, Toast suggérera une correspondance. Sélectionnez la coche Confirmer la correspondance pour confirmer.
2. Si un article est nouveau, sélectionnez le bouton bleu Ajouter. Remarque : Si un article n’est pas inclus dans les correspondances suggérées, vous pouvez toujours le faire correspondre manuellement au bon article de votre inventaire.
3. Remplissez les détails manquants et sélectionnez Créer l’article.
   
    
   

   Remarque : Utilisez Tout ajouter pour créer plusieurs nouveaux articles à la fois.

   Remarque : Les premières analyses peuvent nécessiter l’ajout de plusieurs nouveaux articles. Au fil du temps, Toast « apprend » votre catalogue et le jumelage devient plus rapide.

4. Enregistrer et lier les articles
   1. Les détails finalisés sont enregistrés comme un article fournisseur, qui peut être lié à un produit dans Toast. Cela permet de rationaliser les réceptions futures en améliorant la rapidité et la précision lors de la mise à jour de l’inventaire.
      
      Remarque :Si les informations requises sont manquantes, vous verrez le message d’erreur ci-dessous. Avant de continuer, ces éléments doivent être complétés.
      
       

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Étape 5 : Mettre à jour vos prix

Mettre à jour les prix détaille les changements de coûts et compare vos prix d’achat précédents à celui-ci. Utilisez-le pour décider si vous devez mettre à jour vos prix de détail. Surveillez les changements de coûts et de marge pour gérer les changements potentiels de prix. Pour mettre à jour les prix, sélectionnez le montant en dollars sur l’article dans la colonne Prix actuel.

Remarque : Cela peut différer du prix au moment de la réception de la facture.

Remarque :Les mises à jour de prix doivent être effectuées avant de marquer un article comme reçu.

 

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Étape 6 : Recevoir votre facture

Une fois que vous avez vérifié toutes les informations de téléversement et/ou apporté les modifications nécessaires :

1. Vérifiez vos articles correspondants et nouvellement ajoutés. SélectionnezEnregistreren haut de la page pour enregistrer votre brouillon de facture.
   
    
   
   
2. Sélectionnez Marquer comme reçue pour déplacer la facture de l’état Brouillon ou Reçu. Cela mettra à jour l’inventaire disponible pour les articles de votre catalogue.

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Limites de la numérisation des factures par l’IA

• Numérisation des factures uniquement : Vous pouvez numériser les factures, mais pas les appliquer aux bons de commande (BC) pour le moment.
• Expérience mobile : Vous pouvez saisir les factures sur mobile via Toast Web et l’application Vente au détail de Toast Now et continuer à recevoir, mais l’expérience d’examen est la meilleure sur ordinateur grâce à la visualisation détaillée des tableaux et des images des factures.

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Articles connexes 

• Commencez avec la Vente au détail de Toast
• Obtenir de l’aide pour la Vente au détail de Toast