Premiers pas avec synchronisation de la comptabilité : Comptes fournisseurs

Dans cet article :

• Aperçu
• Connecter à QuickBooks en ligne via Toast Web
• Configurer la synchronisation des comptes fournisseurs
  • Étape 1 : Configurer les comptes fournisseurs
  • Étape 2 : Créer des catégories de dépenses
  • Étape 3 : Attribuer des catégories de dépenses
• Paramètres
• Articles connexes
  
  

Aperçu

L’intégration de Toast et QuickBooks en ligne vous permet de connecter vos entreprises QuickBooks en ligne à Toast et de configurer le partage des données d’achat entre les deux systèmes. Après la configuration, les factures fournisseurs traitées dans Toast sont automatiquement publiées dans le fournisseur, le compte de dépenses, la classe et l’emplacement appropriés dans QuickBooks en ligne, ce qui simplifie votre flux de travail comptable.

Grâce à cette intégration, vous pouvez :

• Connectez une ou plusieurs entreprises QuickBooks en ligne à Toast.
• Attribuez un ou plusieurs emplacements de point de vente à chaque entreprise QuickBooks en ligne connectée.
• Associez les catégories d’achat Toast aux comptes de dépenses QuickBooks (grand livre général).
• Associez les fournisseurs Toast aux fournisseurs QuickBooks en ligne.
• Attribuez des classes QuickBooks par emplacement.
• Envoyez automatiquement les factures fournisseurs de Toast vers QuickBooks en ligne.
  
  

Une fois configurées, les factures fournisseurs numérisées et traitées dans Toast sont publiées directement dans votre compte QuickBooks en ligne dans la catégorie de fournisseurs et de dépenses appropriée.

Avant de configurer l’intégration, confirmez que les exigences suivantes sont remplies :

• Vous devez utiliser un compte QuickBooks en ligne. Cette intégration ne prend pas en charge QuickBooks Desktop.
• Dans Toast Web, 8.1 Comptes financiers doit être activé. Pour plus d’informations sur les autorisations, consultez le Guide de référence des autorisations.
• Dans QuickBooks en ligne, les utilisateurs doivent avoir le rôle d’administrateur principal [lien externe]. Pour déterminer la version de QuickBooks dont vous disposez, accédez à accounts.intuit.com et saisissez vos informations de connexion QuickBooks. Consultez ce lien QuickBooks (lien externe) pour une vidéo sur ce processus. Consultez cet article (lien externe) pour plus d’informations sur les rôles utilisateurs de QuickBooks.
  
  

Haut de page

Connecter à QuickBooks en ligne via Toast Web

Toast recommande de réviser et de nettoyer votre plan de comptes dans QuickBooks en ligne avant de commencer l’intégration.

Pour préparer votre plan comptable :

• Désactiver les codes GLG inutilisés ou en double.
• Confirmez vos conventions de dénomination.
• Assurez-vous que votre comptable a examiné la structure de votre compte, le cas échéant.

Toast ne peut pas fournir de conseils comptables. Si vous ne savez pas comment vos comptes doivent être structurés, consultez votre CPA ou un professionnel de la comptabilité avant de continuer.

Si vous n’avez pas encore connecté QuickBooks en ligne à Toast, suivez les étapes suivantes. Si votre compte QuickBooks en ligne est déjà connecté, passez à la section Configurer la synchronisation des comptes fournisseurs.

1. Sélectionnez Connecter à QuickBooks en ligne.
   
    
   
   
2. Dans la fenêtre contextuelle sécurisée, saisissez vos identifiants de connexion QuickBooks en ligne.
   1. Si plusieurs emplacements existent dans votre compte QuickBooks en ligne, sélectionnez le bon emplacement dans le menu déroulant, puis sélectionnez Suivant.
   2. Si la fenêtre contextuelle n’apparaît pas, désactivez votre bloqueur de fenêtres contextuelles et réessayez.
3. Cochez la case correspondant aux emplacements du TPV Toast que vous souhaitez connecter à ce compte QuickBooks en ligne.
4. Dans Toast Web, sélectionnez Continuer.
5. Réservé aux clients de Gestion de paie Toast : Sélectionnez ensuite vos groupes de paie, puis Continuer. Remarque : Cela peut être modifié plus tard dans vos paramètres de synchronisation.

Remarque : Si vous utilisez Gestion de paie Toast, l’étape suivante consiste à sélectionner vos groupes de paie, puis à sélectionner Continuer.

Haut de page

Configurer la synchronisation des comptes fournisseurs

Étape 1 : Configurer les comptes fournisseurs

1. Dans Toast Web, allez à Détail > Paramètres > Comptes fournisseurs.
2. Dans le menu déroulant Emplacement du TPV dans la section Système de publication, sélectionnez l’emplacement que vous souhaitez configurer.
3. Sélectionnez vos emplacements et cliquez sur Sélectionner un emplacement pour confirmer
4. Sélectionnez Enregistrer.

Haut de page

Étape 2 : Créer des catégories de dépenses

Les catégories de dépenses sont utilisées pour la synchronisation des comptes fournisseurs. Ils aident Toast à créer automatiquement des écritures de factures dans votre système comptable lorsque votre entreprise téléverse des factures fournisseurs.

1. Sélectionnez les codes GLG pour choisir les codes que vous souhaitez utiliser pour les catégories de dépenses.
2. Vérifiez et sélectionnez les catégories de dépenses que vous souhaitez utiliser. Une fois terminé, sélectionnezCréer <nombre de catégories de dépenses sélectionnées> sélectionné. Dans l’exemple de capture d’écran ci-dessous, 4 catégories de dépenses ont été sélectionnées.
   
    
   
   Remarque :Des codes GLG supplémentaires peuvent être ajoutés en sélectionnant dans le menu déroulant Ajouter une catégorie. Vous pouvez choisir parmi vos codes GLG existants ou les créer manuellement.
   
    
   
   Toute catégorie de dépenses peut être modifiée en sélectionnant son lien. Une fois les révisions terminées, sélectionnez Enregistrer.
   
    
   
   

Haut de page

Étape 3 : Attribuer des catégories de dépenses

1. Dans Toast Web, allez à Détail > Catalogue d’articles.
2. Dans le catalogue d’articles, sélectionnez l’article désiré. Sélectionnez la colonne Catégorie de dépenses pour attribuer la catégorie de dépenses appropriée, puis sélectionnezMettre à jourpour enregistrer vos modifications.
   
   de  
   
   Les catégories de dépenses des articles peuvent être mises à jour en bloc en sélectionnant plusieurs postes. Une fois sélectionné, tirez parti du menu déroulant au bas de la page et sélectionnez Sélectionner une catégorie de dépenses.
   
    
   
   Une fois la catégorie choisie, sélectionnez Mettre à jour les articles.
   
    
   Pour filtrer par catégorie de dépenses, sélectionnez le lien Filtrer, puis sélectionnez votre catégorie de dépensesdans le menu déroulant.Conseil :Si vous souhaitez filtrer les articles sans catégorie de dépenses, sélectionnez Vide dans la sectionCatégorie de dépenses du filtre.
   
    
   
   
3. Une fois toutes les sélections effectuées, assurez-vous de publier les modifications.

Haut de page

Paramètres des comptes fournisseurs

Il existe trois façons différentes d'accéder à la fonctionnalité Synchronisation de la comptabilité dans Toast:

• Connectez-vous à Toast Web et allez à Finances > Comptabilité > Connexions.
• Ouvrez une session dans Gestion de paie Toast et sélectionnez Comptabilité dans le menu de gauche.
• Sélectionnez l’étape Confirmation après avoir soumis ou publié les données comptables.

Avant de continuer, vérifiez que vous êtes déconnecté de tous les comptes QuickBooks en ligne dans chaque onglet ou fenêtre du navigateur.

Remarque : Toute modification apportée aux connexions d’emplacement de synchronisation des ventes affectera la synchronisation des comptes fournisseurs et vice-versa.

• Poste au système comptable : Une écriture quotidienne du parcours des comptes fournisseurs sera comptabilisée dans le compte connecté pour chaque emplacement du TPV Toast.
• Date de début de synchronisation : Toutes les écritures de journal à compter de cette date seront comptabilisées. Vérifiez que les écritures n’ont pas déjà été ajoutées à QuickBooks afin d’éviter les doublons.
• Méthode de publication des factures :Choisissez le montant inclus par Toast lors de la publication des factures dans votre système comptable.
  
  • Résumé par catégorie de dépenses : Combine les articles achetés par catégorie de dépenses. Chaque catégorie est publiée comme un seul poste de facture dans son code GLG.
  • Détaillés par produit : Chaque produit est publié dans le code GLG attribué à sa catégorie de dépenses, et le nom du produit s’affiche dans la description.

Haut de page

Articles connexes

• Gérer synchronisation de la comptabilité : Comptes fournisseurs
• Obtenir de l'aide pour la synchronisation de la comptabilité
• Commencez avec la numérisation de factures par IA
• Vente au détail de Toast : Importer des factures
  
  

Haut de page