Commencez avec la synchronisation de la comptabilité : Comptes fournisseurs

Dans cet article :

• Aperçu
• Se connecter à QuickBooks en ligne via Toast Web
• Configurer la synchronisation des comptes fournisseurs
  • Étape 1 : Configurer les comptes fournisseurs
  • Étape 2 : Créer des catégories de dépenses
  • Étape 3 : Attribuer des catégories de dépenses
• Paramètres
• Articles connexes
  
  

Aperçu

L'intégration de Toast et de QuickBooks en ligne vous permet de connecter vos entreprises QuickBooks en ligne à Toast et de configurer la façon dont les données d'achat sont partagées entre les deux systèmes. Après la configuration, les factures des fournisseurs traitées dans Toast sont automatiquement publiées dans le fournisseur, le compte de dépenses, la classe et l'emplacement appropriés dans QuickBooks en ligne, ce qui aide à rationaliser votre flux de travail comptable.

Grâce à cette intégration, vous pouvez :

• Connecter une ou plusieurs entreprises QuickBooks en ligne à Toast.
• Attribuer un ou plusieurs emplacements de point de vente à chaque entreprise QuickBooks en ligne connectée.
• Associer les catégories d'achat Toast aux comptes de dépenses (grand livre) de QuickBooks.
• Faire correspondre les fournisseurs Toast avec les fournisseurs QuickBooks en ligne.
• Attribuer des classes QuickBooks par emplacement.
• Envoyer automatiquement les factures des fournisseurs de Toast vers QuickBooks en ligne.
  
  

Une fois configurées, les factures des fournisseurs numérisées et traitées dans Toast sont publiées directement dans votre compte QuickBooks en ligne sous le fournisseur et la catégorie de dépenses appropriés.

Avant de configurer l'intégration, confirmez que les exigences suivantes sont respectées :

• Vous devez utiliser un compte QuickBooks en ligne. Cette intégration ne prend pas en charge QuickBooks Desktop.
• Dans Toast Web, vous devez avoir activé 8.1 Comptes financiers. Pour en savoir plus sur les autorisations, consultez le Guide de référence des autorisations.
• Dans QuickBooks en ligne, les utilisateurs doivent avoir le rôle d'administrateur principal (lien externe). Pour déterminer quelle version de QuickBooks vous utilisez, accédez à accounts.intuit.com et saisissez vos informations de connexion QuickBooks. Consultez ce lien QuickBooks (lien externe) pour voir une vidéo sur ce processus. Consultez cet article (lien externe) pour plus d'informations sur les rôles d'utilisateur QuickBooks.
  
  

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Se connecter à QuickBooks en ligne via Toast Web

Toast recommande de réviser et de nettoyer votre plan comptable dans QuickBooks en ligne avant de commencer l'intégration.

Pour préparer votre plan comptable :

• Désactivez les codes de grand livre inutilisés ou en double.
• Confirmez vos conventions de nommage.
• Assurez-vous que votre comptable a examiné votre structure de comptes, le cas échéant.

Toast ne peut pas fournir de conseils comptables. Si vous n'êtes pas certain de la façon dont vos comptes devraient être structurés, consultez votre CPA ou votre professionnel de la comptabilité avant de poursuivre.

Si vous n'avez pas encore connecté QuickBooks Online à Toast, effectuez les étapes suivantes. Si votre compte QuickBooks Online est déjà connecté, passez à la section Configurer la synchronisation des comptes fournisseurs.

1. Sélectionnez Connexion à QuickBooks Online.
   
    
   
   
2. Dans la fenêtre contextuelle sécurisée, saisissez vos identifiants de connexion QuickBooks Online.
   1. Si plusieurs établissements existent dans votre compte QuickBooks Online, sélectionnez l'établissement approprié dans le menu déroulant, puis sélectionnez Suivant.
   2. Si la fenêtre contextuelle ne s'affiche pas, désactivez votre bloqueur de fenêtres publicitaires et réessayez.
3. Cochez la case correspondant au(x) établissement(s) Toast POS que vous souhaitez connecter à ce compte QuickBooks Online.
4. Dans Toast Web, sélectionnez Continuer.
5. Pour les clients de Toast Payroll seulement : Ensuite, sélectionnez vos groupes de paie, puis Continuer. Remarque : Ceci peut être modifié ultérieurement dans vos paramètres de synchronisation.

Remarque : Si vous êtes client de Toast Payroll, l'étape suivante consiste à sélectionner vos groupes de paie, puis à sélectionner Continuer.

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Configurer la synchronisation des comptes fournisseurs

Étape 1 : Configurer les comptes fournisseurs

1. Dans Toast Web, accédez à Détail > Paramètres > Comptes fournisseurs.
2. Dans le menu déroulant de l'emplacement du point de vente de la section Publier dans le système comptable, sélectionnez l'emplacement que vous souhaitez configurer.
3. Sélectionnez vos emplacements et cliquez sur Sélectionner l'emplacement pour confirmer
4. Sélectionnez Enregistrer.

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Étape 2 : Créer des catégories de dépenses

Les catégories de dépenses sont utilisées pour la synchronisation des comptes fournisseurs. Elles aident Toast à créer automatiquement des entrées de factures dans votre système comptable lorsque votre entreprise téléverse des factures de fournisseurs.

1. Sélectionnez Codes GL pour choisir les codes que vous souhaitez utiliser pour les catégories de dépenses.
2. Examinez et sélectionnez les catégories de dépenses que vous souhaitez utiliser. Une fois terminé, sélectionnez Créer <number of expense categories selected> sélectionnées. Dans la capture d'écran ci-dessous, 4 catégories de dépenses ont été sélectionnées.
   
    
   
   Remarque :Des codes GL supplémentaires peuvent être ajoutés en effectuant une sélection dans le menu déroulant Ajouter une catégorie. Vous pouvez effectuer une sélection parmi vos codes GL existants ou les créer manuellement.
   
    
   
   Toute catégorie de dépenses peut être modifiée en sélectionnant son lien. Une fois les révisions terminées, sélectionnez Enregistrer.
   
    
   
   

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Étape 3 : Attribuer des catégories de dépenses

1. Dans Toast Web, accédez à Vente au détail > Bibliothèque d'articles.
2. Dans la bibliothèque d'articles, sélectionnez l'article souhaité. Sélectionnez la colonne Catégorie de dépenses pour attribuer la catégorie de dépenses appropriée, puis sélectionnez Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.
   
       
   
   Les catégories de dépenses pour les articles peuvent être mises à jour en bloc en sélectionnant plusieurs éléments de ligne. Une fois sélectionnés, utilisez le menu déroulant au bas de la page et sélectionnez Sélectionner la catégorie de dépenses.
   
    
   
   Une fois la catégorie choisie, sélectionnez Mettre à jour les articles.
   
    
   Pour filtrer par catégorie de dépenses, sélectionnez le lien Filtrer, puis sélectionnez votre Catégorie de dépenses dans le menu déroulant. Conseil : Si vous souhaitez filtrer les articles auxquels aucune catégorie de dépenses n'est attribuée, sélectionnez Vide dans la section Catégorie de dépenses du Filtre.
   
    
   
   
3. Une fois toutes les sélections effectuées, assurez-vous de Publier les modifications.

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Paramètres des comptes fournisseurs

Il existe trois façons différentes d'accéder à la fonctionnalité de synchronisation de la comptabilité dans Toast :

• Connectez-vous à Toast Web et accédez à Finance > Comptabilité > Connexions.
• Connectez-vous à Toast Payroll et sélectionnez synchronisation de la comptabilité dans le menu de navigation de gauche.
• Sélectionnez l'étape Confirmation après avoir soumis ou comptabilisé les données comptables.

Avant de continuer, vérifiez que vous êtes déconnecté de tous les comptes QuickBooks Online dans chaque onglet ou fenêtre de navigateur.

Remarque : Toute modification apportée aux connexions d'emplacement de synchronisation des ventes aura une incidence sur la synchronisation des comptes fournisseurs et vice versa.

• Comptabiliser dans le système comptable : Une écriture de journal quotidienne des comptes fournisseurs sera comptabilisée dans le compte connecté pour chaque emplacement Toast POS.
• Date de début de la synchronisation : Toutes les écritures de journal à cette date ou après cette date seront comptabilisées. Vérifiez que les écritures n'ont pas déjà été ajoutées à QuickBooks pour éviter les doublons.
• Méthode de comptabilisation des factures :Choisissez le niveau de détail que Toast inclut lors de la comptabilisation des factures dans votre système comptable.
  
  • Résumé par catégorie de dépenses : Combine les articles achetés par catégorie de dépenses. Chaque catégorie est comptabilisée comme un poste de facture unique dans son code de grand livre.
  • Détaillé par produit : Chaque produit est comptabilisé dans le code de grand livre associé à sa catégorie de dépenses, et le nom du produit s'affiche dans la description.

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Articles connexes

• Gérer la synchronisation de la comptabilité : Comptes fournisseurs
• Obtenir de l'aide avec la synchronisation de la comptabilité
• Commencez avec la numérisation de factures par IA
• Vente au détail de Toast : Importer des factures
  
  

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