Premiers pas avec l’inventaire Toast (Canada, Irlande et Royaume-Uni)

Dans cet article :

• Premiers pas avec l’inventaire Toast
• Aperçu du stock de l’inventaire Toast
• Téléchargez votre modèle de données sur les stocks d’inventaire
• Créer et soumettre votre modèle de données sur les stocks d’inventaire

Premiers pas avec l’inventaire Toast

Inventaire Toast vous offre les outils nécessaires pour gérer vos ingrédients, suivre les niveaux de stock et rationaliser vos processus de commande, le tout dans Toast Web. Ce guide vous guidera à travers les étapes essentielles pour soumettre vos données, accéder à vos ingrédients, configurer vos zones de comptage et effectuer votre première vérification de stock.

Aperçu de l’inventaire Toast

Pour commencer avec le produit Inventaire de Toast, vous devez remplir votre bibliothèque des ingrédients avec toutes vos données d’articles en stock. Comme vous avez probablement un grand nombre d’articles en stock, notre équipe d’intégration peut vous aider à les importer en bloc.

Le modèle de données d’inventaire sert à recueillir le plus d’informations possible sur vos données d’articles de stock au cours de votre processus d’intégration Toast, avant qu’elles ne soient intégrées à votre TPV Toast. Ce modèle peut être complété à l’aide de la feuille de calcul Google Sheets fournie ci-dessous.

Poursuivez votre lecture pour apprendre comment créer avec succès un modèle de données d’inventaire pour votre restaurant. 

Téléchargez votre modèle de données sur les stocks d’inventaire

Si vous êtes prêt à commencer, vous pouvez télécharger votre sur les stocks d’inventaire en accédant au lien fourni ci-dessous. Nous vous recommandons vivement d’utiliser ce modèle Google Sheets pour des fonctionnalités améliorées et une meilleure compatibilité. Veuillez sélectionner « Faire une copie » et renommer le modèle pour inclure le nom et l’emplacement de votre entreprise.

Créer et soumettre votre modèle de données sur les stocks

Maintenant que vous avez téléchargé votre modèle, vous devez préparer la feuille de calcul contenant toutes vos données d’articles de stock et soumettre votre modèle complété à votre consultant à l’intégration pour révision et importation.

Tous les articles de la feuille doivent être uniques et ne pas déjà exister dans votre bibliothèque des ingrédients. Les mises à jour d’articles existants ne peuvent pas être effectuées via l’importation Google Sheets. Tous les champs d’articles peuvent être ajoutés/modifiés dans Toast Web une fois l’importation terminée, mais la mise à jour de grandes quantités d’articles peut prendre plus de temps de cette manière. 

Tutoriel vidéo sur le modèle de données d’inventaire

La vidéo suivante vous aidera à décrire le processus de création de modèles et à clarifier les questions fréquemment posées.

Cette vidéo présente comment remplir le modèle de données sur les stocks d’inventaire et le soumettre à votre consultant à l’intégration Toast.

Guide étape par étape pour le modèle de données sur les stocks d’inventaire

Suivez ces étapes pour remplir votre modèle de données sur les stocks d’inventaire :

1. Téléchargez et remplissez votre sur les stocks d’inventaire pour inclure tous les détails de vos stocks, y compris le nom de l’ingrédient, la catégorie, les allergènes, l’unité de mesure principale (avec la taille du contenant si applicable), le prix unitaire, la quantité de référence, l’unité de mesure secondaire (avec la taille du contenant si applicable), la conversion d’unités et la zone de stockage.
2. Nommez votre modèle avec la convention de dénomination suivante Inventaire Toast-Ingrédient Importez-l’emplacement du nom de votre restaurant. Dans Google Sheets, vous pouvez le faire en sélectionnant le titre de la feuille et en saisissant un nouveau nom.
3. Après avoir rempli toutes les colonnes applicables, envoyez votre modèle par courriel à votre consultant à l’intégration en partageant (lien externe) la feuille Google.

Accédez à votre de la bibliothèque des ingrédients

Votre consultant à l’intégration importera les données de stock que vous avez fournies dans votre système Toast. Vous pouvez consulter et gérer ces ingrédients en tout temps dans Toast Web.

1. Connectez-vous à .
2. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez Inventaire.
3. Dans la sous-navigation qui s’affiche, faites défiler et sélectionnez Bibliothèque des ingrédients.
4. Vous verrez une liste de tous les ingrédients de votre système. Sélectionnez le nom d’un ingrédient pour voir ses détails, apporter des modifications ou mettre à jour les informations.

Configurer des zones de stockage

Les zones de stockage servent à définir les emplacements physiques où les ingrédients sont stockés dans votre établissement (p. ex. chambre froide, stockage à sec). Ces zones servent de listes de comptage que vous utiliserez pour vos vérifications de stock.

Configuration initiale par modèle (facultatif)

Fournir à l’avance les informations relatives à la zone de stockage est facultatif, mais fortement recommandé :

• Dans le modèle : Lorsque vous incluez un nom d’emplacement (comme Entrée ou Cave) dans la colonne Zone de stockage de votre modèle, Toast créera automatiquement cette zone de stockage et lui attribuera l’ingrédient lors de l’importation.

Remarque : Si l’ensemble de votre inventaire est saisi dans le modèle, l’ajout de zones de stockage vous fait gagner un temps de configuration important ultérieurement.

Créer et gérer des zones de stockage dans Toast Web

Vous pouvez facilement gérer vos zones de stockage existantes et en créer de nouvelles directement dans la plateforme Toast.

1. Dans Toast Web, allez à Inventaire, puis dans le menu de navigation à gauche de l’écran, allez à Inventaire et commandes > Zones de stockage.
2. Vous verrez une liste des zones de stockage qui ont été créées automatiquement à partir du téléversement de votre modèle ou configurées précédemment. Ces zones servent de listes de comptage physiques que vous utiliserez pour vos vérifications de stock.

Créer une nouvelle zone de stockage :

1. Dans , allez à Inventaire, puis dans le menu de navigation à gauche de l’écran, allez à Inventaire et commandes > Zones de stockage.
2. Sélectionnez Ajouter une zone de stockage.
3. Entrez un nom unique pour la nouvelle zone de stockage (p. ex., « Réfrigérateur à barre avant », « Stockage hors site »).
4. Sélectionnez Ajouter une zone de stockage.

Une fois que vous avez créé votre zone de stockage, vous pouvez commencer à ajouter des ingrédients.

1. Choisissez +Ajouter un ingrédient dans le coin supérieur droit de votre créateur.
2. Recherchez et choisissez votre ingrédient dans le menu déroulant.
3. Une fois que vous avez ajouté votre ingrédient, confirmez en sélectionnant Ajouter un ingrédient dans le coin inférieur droit de votre créateur. 

Remarque : S’il vous manque un ingrédient, c’est probablement parce que l’ingrédient n’a pas été créé et lié à votre bibliothèque des ingrédients.

Afficher les ingrédients affectés à une zone de stockage :

1. Dans , allez à Inventaire, puis dans le menu de navigation à gauche de l’écran, allez à Inventaire et commandes > Zones de stockage.
2. Sélectionnez la zone de stockage que vous souhaitez afficher dans la liste.
3. Vous verrez tous les ingrédients qui ont été attribués à cette zone. Vous pouvez gérer quels ingrédients appartiennent à quelle zone directement à partir de cet écran.

Démarrer un de comptage des stocks

Vous pouvez commencer un comptage de stock à partir de trois types d’appareils différents. Choisissez la méthode qui convient le mieux à votre restaurant.

Pourboires de comptage :

• Entrez les décomptes pour chaque ingrédient. Si un ingrédient a plusieurs unités de mesure configurées, vous pouvez utiliser l’une ou l’autre des cases de saisie. Vous n’êtes pas tenu d’utiliser les deux.
• Si un article est en rupture de stock, utilisez le bouton En rupture de stock pour l’ignorer rapidement.
• Si vous repérez une erreur dans les détails des ingrédients, vous pouvez modifier les champs à la volée.
• Une fois terminé, sélectionnez Soumettre pour enregistrer vos entrées. Répétez le processus pour toutes les zones de stockage.

Remarque : Lorsque vous effectuez une vérification de stock, vous n’avez pas besoin de saisir un comptage pour chaque article. Si vous soumettez un comptage partiel avec des lignes vides, le système vous invitera à agir :

1. Annuler : Retournez à la vérification des stocks pour saisir les décomptes manquants.
2. Compter pour 0 (en rupture de stock) : Le système enregistre les articles avec des lignes vides comme ayant un comptage de 0.
3. Ignorer : Les articles en rangée vide sont entièrement exclus de ce comptage, ce qui permet une vérification partielle du stock.

Réviser les décomptes et réorganiser les suggestions

Après avoir effectué votre première vérification de stock, vous pouvez utiliser les données pour le suivi et la commande. Pour consulter l’historique de vos comptages, procédez comme suit :

1. Dans , allez à Inventaire > Inventaire et commandes > Historique des comptages.
2. Ici, vous verrez un enregistrement de tous les comptages de stock effectués. Vous pouvez consulter vos données historiques et même modifier toute erreur dans les vérifications de stock effectuées ici.

Accédez à la liste de suggestions pour la réorganisation

1. Dans , allez à Inventaire > Achats > Suggestions de commande répétée.
2. Cette liste présente :
   • Articles dont le stock est faible par rapport aux niveaux Objectif de service que vous avez fixés.
   • Articles en rupture complète de stock.
3. Utilisez cette liste pour guider vos décisions de réapprovisionnement.

Remarque : Cette liste sera mise à jour lorsque vous recevrez des livraisons.

Configurer les fournisseurs dans l’inventaire Toast

Pour ajouter un nouveau fournisseur, allez à Inventaire > Fournisseurs > + Ajouter un fournisseur. Remplissez l’onglet Aperçu avec le nom, l’adresse et d’autres informations pertinentes de votre fournisseur.

Remarque : En renseignant d’abord le pays fournisseur, le sélecteur de remplissage automatique d’adresse sera activé lors de la saisie de l’adresse du fournisseur.

Inclure un montant de dépense minimal, des notes sur le bon de commande (BC) ou des notes internes au besoin. Vous pouvez ajouter les informations de votre représentant commercial et/ou de votre gestionnaire de compte dans le champ Nom du contact pour consultation ultérieure facile.  
Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé et votre nouveau fournisseur sera automatiquement ajouté.

Associer des ingrédients à un fournisseur

Pour utiliser des ingrédients dans les commandes et les livraisons, chaque article doit être lié à un fournisseur. Vous pouvez le faire pour des articles individuels ou en bloc.

À partir d’un ingrédient individuel

1. Dans , allez à Inventaire > Inventaire et commandes > Bibliothèque des ingrédients.
2. Sélectionnez l’ingrédient que vous souhaitez modifier.
3. Faites défiler jusqu’à la section Fournisseurs au bas de l’écran des détails et sélectionnez + Ajouter.
4. Choisissez un fournisseur existant dans le menu déroulant.
5. Configurez les champs facultatifs suivants :
   • Nom de l’article fournisseur : Nom sous lequel cet ingrédient est répertorié dans le catalogue de votre fournisseur. Si votre BC doit référencer un nom différent de celui de votre bibliothèque interne, modifiez-le ici.
   • Configuration du conditionnement : Entrez la quantité et l’unité de mesure (UOM) pour voir comment vous achetez l’article.
     • Exemple : Si vous achetez du soda en paquet de 24 canettes, la quantité est de 24 et l’unité de mesure est configurée en canettes dans Toast Web.
   • Code d ' article du fournisseur : Saisissez l’UGS ou le code de référence spécifique fourni par le fournisseur.
   • Prix du conditionnement du fournisseur : Définissez le coût pour cette configuration d’emballage spécifique.

Ajouter en bloc des ingrédients à un fournisseur

Si vous devez rapidement associer plusieurs ingrédients au même fournisseur, utilisez l’outil d’action en bloc :

1. Dans la bibliothèque des ingrédients, cochez les cases à côté des ingrédients que vous souhaitez associer.
2. Une barre d’action groupée apparaîtra au bas de l’écran.
3. Sélectionnez Définir les fournisseurs.
4. Choisissez le fournisseur spécifique pour tous les lier simultanément.

Remarque : Si les actions en bloc sont un moyen efficace de lier de nombreux ingrédients à la fois, elles ne permettent pas de définir des tailles d’emballage personnalisées ni des noms d’articles de fournisseurs individuels. Ces éléments doivent être modifiés individuellement si nécessaire.

Ressources supplémentaires