Inventaire Toast : Générer des bons de commande et recevoir des stocks (Canada, Irlande et Royaume-Uni)

Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta au Canada, en Irlande et au Royaume-Uni.

des commandes et des livraisons

Inventaire Toast : Aperçu des commandes et des livraisons

Vous pouvez accéder à la page Commandes et livraisons en accédant à Inventaire > Commandes et livraisons dans . La page Commandes et livraisons vous permet de consulter, créer et gérer vos bons de commande (BC) ou de recevoir vos commandes par facture si vous le souhaitez.

Sur la page, vous verrez un tableau contenant tous les BC et factures.
Vous pouvez utiliser les menus déroulants Type et Statut pour affiner vos lignes visibles.
Dans le coin supérieur droit, vous verrez des boutons pour Créer un BC ou Recevoir par facture.

Créer un bon de commande (BC) dans l’inventaire Toast

Sélectionnez Créer un BC en haut de la page Commandes et livraisons. Cela ouvrira un nouveau bon de commande.
Ouvrez le déroulant Fournisseur et sélectionnez le fournisseur pour ce BC. Les détails du fournisseur apparaîtront sur la page – vous pouvez sélectionner l’icône de crayon pour modifier ces détails au besoin.
Facultatif : Sélectionnez la date prévue et ajoutez une note qui apparaîtra sur votre bon de commande. La date prévue peut être utile pour filtrer votre liste de bons de commande ou prévoir du personnel supplémentaire si nécessaire pour recevoir l’inventaire.
Sélectionnez + Ajouter un article pour trouver les articles que vous souhaitez ajouter à votre bon de commande. Il existe plusieurs options pour vous aider à filtrer votre liste d’articles et à identifier ce que vous souhaitez commander.
Sélectionnez le signe plus à côté d’un article individuel pour l’ajouter au BC, ou sélectionnez Tout ajouter pour inclure tous les articles visibles sur la page.
Pour commander un article qui n’est pas actuellement répertorié, sélectionnez la liste déroulante Ajouter et choisissez Créer un nouvel article pour ajouter des articles supplémentaires au bon de commande.
Sélectionnez le X dans le coin supérieur droit de la fenêtre contextuelle lorsque vous avez terminé d’ajouter des articles pour retourner au brouillon de votre bon de commande.
De retour sur la page de création du bon de commande, vous pouvez saisir la quantité, l’unité et le coût de chaque article que vous souhaitez ajouter à votre commande. Ces champs peuvent être préremplis selon les BC précédents pour plus de commodité. La colonne Sous-total estimé sera automatiquement mise à jour selon tout changement.
Au bas de la page de création du bon de commande, vous verrez le total dû à votre fournisseur, ainsi que les dépenses minimales requises pour celui-ci.
Sélectionnez Enregistrer comme brouillon dans le coin supérieur droit de la page lorsque vous avez terminé de modifier votre bon de commande.

Modifier un bon de commande dans l’inventaire Toast

Lorsqu’un bon de commande est créé, il est enregistré initialement comme brouillon, ce qui vous permet d’y revenir plus tard.

Les ajustements Bon de commande/Facture peuvent être appliqués à l’ensemble d’un bon de commande ou à des articles spécifiques. Les ajustements donnent à vos BC un niveau de précision équivalent à celui de vos factures fournisseurs. Cela signifie une meilleure précision des coûts, plus de transparence et un suivi plus facile pour votre entreprise. Des ajustements peuvent être apportés avant la commande, pendant la réception ou après la réception.

Pour modifier un bon de commande, sélectionnez-le dans le tableau de la page Commandes et livraisons afin d’ouvrir les détails du BC.

Si un BC est à l’état de commande ou de brouillon, vous pouvez modifier la date prévue de commande; les notes du BC au fournisseur; modifier le BC/numéro de facture, la quantité, l’unité ou le coût de l’article, puis ajouter ou retirer des articles.
Si un BC est dans un état de réception ou de réception partielle, vous ne pouvez modifier que la date prévue. Vous pouvez tenir compte des modifications apportées aux articles commandés dans le flux de travail de réception. Consultez la section de commande de cet article pour plus de détails.
Si un BC est annulé ou annulé, il ne peut pas être modifié.

Envoyer ou télécharger un bon de commande dans l’inventaire Toast

Une fois que vous avez créé un brouillon de bon de commande, vous verrez les options suivantes pour exporter ou envoyer votre BC à votre fournisseur.

Sélectionnez l’icône d’envoi (à gauche du bouton Modifier) pour envoyer votre BC à votre fournisseur directement depuis le site Web de Toast. Vous pourrez modifier les détails de votre courriel et voir un aperçu de votre BC avant de l’envoyer. Si vous envoyez un courriel, votre BC passera automatiquement du statut de brouillon à celui de commande.
- Vous pouvez renvoyer un BC à tout moment en suivant les mêmes étapes.
Vous pouvez également sélectionner l’icône Exporter ou télécharger (flèche vers le bas) si vous souhaitez enregistrer votre BC au format PDF ou .CSV pour le soumettre à votre fournisseur. Si vous téléchargez votre fichier PDF ou CSV, vous devrez sélectionner le bouton Marquer comme commandé afin de passer du statut brouillon à celui de commandé.

Une fois le bon de commande commandé (en envoyant un courriel ou en sélectionnant le bouton Marquer comme commandé), vous pourrez sélectionner l’Imprimante en haut de la page pour Imprimer le bon de commande ou la facture pour vos dossiers.

Recevoir contre un bon de commande dans l’inventaire Toast

Lorsque vous êtes prêt à recevoir votre inventaire de votre fournisseur, vous pouvez recevoir contre un BC dans l’inventaire Toast :

Accédez à la page Commandes et livraisons dans Toast Web; tout BC commandé ou partiellement reçu comportera un bouton Recevoir sur la table du BC.

Lorsque vous recevez par rapport à un BC, si vous apportez des modifications à une quantité (par exemple, si vous avez fini par commander une quantité inférieure d’un certain article), le montant total du BC sera mis à jour pour correspondre à ce que vous avez réellement reçu. Toutes les autres modifications apportées au niveau de l’article au coût ou au prix d’un BC seront enregistrées dans cet article à des fins de rapport (comme vos CPV : coût des produits vendus).

Si quelque chose a changé et que vous ne recevrez pas de quantité d’un article, vous pouvez utiliser le flux de travail de réception de la page Commandes et livraisons et sélectionner Ne sera pas reçu à partir des options Actions de cette ligne du BC.

Si vous prévoyez de recevoir le solde impayé plus tard, par exemple à une date différente, vous pouvez enregistrer le montant actuellement reçu et le système gardera le BC/facture ouvert pour le montant restant jusqu’à sa réception.

Utiliser les factures pour recevoir les stocks dans l’inventaire Toast

Si votre entreprise n’a pas besoin de créer ou de gérer des BC dans Inventaire Toast, vous pouvez également recevoir l’inventaire par facture en sélectionnant le bouton Recevoir par facture en haut de la page Commandes et livraisons, à côté du bouton Créer un BC.

Sur la page des factures, vous pouvez sélectionner un fournisseur, entrer un numéro de BC ou de facture et des notes de facture, et ajouter les articles que vous recevez.

Mises à jour des niveaux de stock dans l’inventaire Toast

La réception des stocks, via un BC ou une facture, met automatiquement à jour les niveaux d’inventaire. Si les articles figuraient sur la liste des Suggestions de commande répétée en raison d’un stock faible ou nul, ces quantités seront ajustées en fonction de ce que vous avez reçu. Pour plus d’informations, consultez l’article .