Inventaire Toast : Générer des bons de commande et recevoir de l'inventaire (Canada, Irlande et Royaume-Uni)

 
 
Dans cet article :

• Inventaire Toast : Aperçu des commandes et des livraisons
• Créer un bon de commande (BC)
• Modifier un bon de commande
• Envoyer ou télécharger un bon de commande
• Recevoir contre un bon de commande
• Utiliser des factures pour recevoir de l'inventaire
• Mises à jour des niveaux de stock
• Ressources complémentaires
   

Inventaire Toast : Aperçu des commandes et des livraisons

Vous pouvez accéder à la page Commandes et livraisons en naviguant vers Inventaire > Commandes et livraisons dans Toast Web. La page Commandes et livraisons est l'endroit où vous pouvez consulter, créer et gérer vos bons de commande (BC), ou recevoir via facture si désiré.

1. Sur la page, vous verrez un tableau contenant tous les BC et factures.
2. Vous pouvez utiliser les menus déroulants Type et Statut pour affiner vos lignes visibles.
3. Dans le coin supérieur droit, vous verrez des boutons pour Créer un bon de commande ou Recevoir par facture.

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Créer un bon de commande (BC) dans Toast Inventory

1. Sélectionnez Créer un bon de commande en haut de la page Commandes et livraisons. Cela ouvrira un nouveau Bon de commande.
2. Ouvrez le menu déroulant des fournisseurs et sélectionnez le fournisseur pour ce bon de commande. Les détails du fournisseur apparaîtront sur la page – vous pouvez sélectionner l'icône de crayon pour mettre à jour ces détails si nécessaire.
3. Facultatif : Sélectionnez la date Prévue le et ajoutez des notes de bon de commande qui apparaîtront sur votre bon de commande. La date prévue peut être utile pour filtrer votre liste de bons de commande ou planifier du personnel supplémentaire si nécessaire pour recevoir l'inventaire.
4. Sélectionnez + Ajouter un article pour trouver les articles que vous souhaitez ajouter à votre bon de commande. Il existe plusieurs options pour vous aider à filtrer votre liste d'articles et identifier ce que vous souhaitez commander.
5. Sélectionnez le symbole plus à côté d'un article individuel pour l'ajouter au bon de commande, ou sélectionnez Ajouter tout pour inclure tous les articles visibles sur la page.
6. Pour commander un article qui n'est pas actuellement répertorié, sélectionnez le menu déroulant Ajouter, et choisissez Créer un nouvel article pour ajouter des articles supplémentaires au bon de commande.
7. Sélectionnez le X dans le coin supérieur droit de la fenêtre contextuelle lorsque vous avez terminé d'ajouter des articles pour revenir au brouillon de votre bon de commande.
8. De retour sur la page de création du bon de commande, vous pouvez entrer la Quantité, Unité, et Coût pour chaque article que vous souhaitez ajouter à votre commande. Ces champs peuvent être préremplis en fonction des bons de commande précédents pour votre commodité. La colonne Sous-total estimé se mettra à jour automatiquement en fonction des modifications.
9. En bas de la page de création du bon de commande, vous verrez le total dû à votre fournisseur, ainsi que le Dépense minimale requise pour le fournisseur.
10. Sélectionnez Enregistrer comme brouillon dans le coin supérieur droit de la page lorsque vous avez terminé de modifier votre bon de commande.

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Modifier un bon de commande dans Toast Inventory

Lorsqu'un bon de commande (BC) est créé, il est initialement enregistré en tant que brouillon, vous permettant d'y revenir plus tard.

Des ajustements de bon de commande/facture peuvent être appliqués à un bon de commande entier ou à des articles spécifiques. Les ajustements donnent à vos BC un niveau de précision équivalent à celui de vos factures fournisseurs. Cela signifie une meilleure précision des coûts, plus de transparence et un suivi plus facile pour votre entreprise. Des ajustements peuvent être effectués avant la commande, lors de la réception ou après la réception.

Pour apporter des modifications à un bon de commande, sélectionnez-le dans le tableau de la page Commandes et livraisons pour ouvrir les détails du BC.

• Si un BC est dans un état commandé ou brouillon, vous pouvez modifier la date Prévu le; les notes du BC au fournisseur; apporter des modifications au Numéro de BC/Facture, Quantité, Unité ou Coût de l'article et ajouter ou supprimer des articles.
• Si un BC est dans un état reçu ou partiellement reçu, vous ne pouvez modifier que la date Prévu le. Vous pouvez tenir compte des changements apportés aux articles commandés dans le flux de travail de réception. Consultez la section Recevoir contre un bon de commande de cet article pour plus de détails.
• Si un BC est annulé ou annulé, il ne peut pas être modifié.

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Envoyer ou télécharger un bon de commande dans Toast Inventory

Une fois que vous avez créé un brouillon de bon de commande, vous verrez les options suivantes pour exporter ou envoyer votre BC à votre fournisseur.

• Sélectionnez l'icône d'envoi (à gauche du bouton Modifier) pour envoyer votre BC par courriel directement à votre fournisseur depuis Toast Web. Vous pourrez modifier les détails de votre courriel et voir un aperçu de votre BC avant de l'envoyer. Si vous envoyez un courriel, votre BC sera automatiquement mis à jour de l'état brouillon à commandé.
  • Vous pouvez renvoyer un BC à tout moment en utilisant les mêmes étapes.
• Alternativement, vous pouvez sélectionner l'Exporter ou télécharger (icône de flèche vers le bas) si vous souhaitez enregistrer votre BC en tant que fichier PDF ou .CSV à soumettre à votre fournisseur.  Si vous téléchargez votre PDF ou CSV, vous devrez sélectionner le bouton Marquer comme commandé afin de mettre à jour de brouillon à l'état commandé.

Après qu'un bon de commande (BC) est commandé (soit en envoyant un courriel ou en sélectionnant le bouton Marquer comme commandé), vous aurez la possibilité de sélectionner l'icône imprimante en haut de la page pour imprimer le BC ou la facture pour vos dossiers.

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Recevoir contre un bon de commande dans Toast Inventory

Lorsque vous êtes prêt à recevoir votre inventaire de votre fournisseur, vous pouvez recevoir contre un BC dans Toast Inventory :

Naviguez vers la page Commandes et livraisons dans Toast Web. Tout BC commandé ou partiellement reçu aura un bouton Recevoir sur le tableau des BC.

Lorsque vous recevez contre un BC, si vous apportez des modifications à une quantité (par exemple, si vous avez fini par commander une quantité inférieure d'un certain article), le montant total sur le BC sera mis à jour pour correspondre à ce que vous avez réellement reçu. Tout autre changement au niveau des articles que vous apportez au coût ou au prix sur un BC sera enregistré pour cet article à des fins de rapport (comme votre COGS : coût des biens vendus).

Si quelque chose a changé et que vous ne recevrez pas une quantité d'un article, vous pouvez utiliser le flux de travail de réception depuis la page Commandes et livraisons et sélectionner Ne sera pas reçu parmi les options Actions pour cette ligne sur le BC.
 

Si vous vous attendez à recevoir le reste plus tard, par exemple, s'ils doivent arriver à une date différente, vous pouvez enregistrer le montant actuellement reçu, et le système gardera le BC/la facture ouvert pour la quantité restante jusqu'à ce qu'elle soit reçue.

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Utiliser les factures pour recevoir de l'inventaire dans Toast Inventory

Si votre entreprise n'a pas besoin de créer ou de gérer des BC dans Toast Inventory, vous pouvez également recevoir de l'inventaire via une facture en sélectionnant le bouton Recevoir via facture en haut de la page Commandes et livraisons, à côté du bouton Créer un BC.

Sur la page de la facture, vous pouvez sélectionner un fournisseur, entrer un numéro de BC ou de facture et des notes de facture, et ajouter les articles que vous recevez.

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Mises à jour des niveaux de stock dans Toast Inventory

La réception de stock, que ce soit via un BC ou une facture, met automatiquement à jour les niveaux d'inventaire. Si des articles figuraient sur la liste Suggestions de réapprovisionnement en raison d'un stock faible ou nul, ces quantités seront ajustées en fonction de ce que vous avez reçu. Pour plus d'informations, consultez l'article Commencer avec Toast Inventory (Canada, Irlande et Royaume-Uni).

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Ressources supplémentaires

• Commencer avec Toast Inventory (Canada, Irlande et Royaume-Uni)
• Commencer avec les recettes (Canada, Irlande et Royaume-Uni)
• Inventaire Toast : Épuisement des stocks (Canada, Irlande et Royaume-Uni)

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