Premiers pas avec le Gestionnaire de pourboires de Toast

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Salle de classe Toast - Gestionnaire de pourboires

Dans cet article :

Fonctionnalités et définitions du Gestionnaire de pourboires de Toast

Le Gestionnaire de pourboires de Toast est une solution automatisée, intégrée et personnalisable de partage des pourboires. Selon la configuration de votre restaurant, il peut calculer et distribuer les pourboires et gratifications reçus par votre établissement.

Il y a deux composants dans le Gestionnaire de pourboires :
 

• Mise en commun des pourboires : Dans Toast Web, vous créez vos règles en configurant les données, notamment les postes qui contribuent et reçoivent les pourboires, les heures qui font partie de certaines périodes et les types de pourboires et de gratifications qui doivent être inclus.
• Rapport de gestion des pourboires : La sortie de votre configuration dans Mise en commun des pourboires est un rapport qui peut être intégré directement à Gestion de paie Toast ou téléchargé. Ce rapport comprend un reçu de pourboires, une ventilation des calculs mis en commun pour chaque employé.

Le gouvernement fédéral définit les règlements sur la mise en commun des pourboires dans la de travail équitables. Les administrations étatiques et locales peuvent également avoir leurs propres réglementations. Avant de mettre en place des partages des pourboires pour votre restaurant dans Toast Web, vous devez consulter un professionnel des ressources humaines et tenir compte des lois fédérales, provinciales et locales lorsque vous définissez la politique de pourboires et les règles de répartition de votre restaurant.

D’autres définitions importantes s’articulent autour de la différence entre les pourboires, les pourboires et les frais de service en ce qui concerne l’écosystème Toast. Vous avez peut-être utilisé ces termes différemment dans le passé ou ils peuvent être nouveaux pour vous, mais voici comment Toast décrit ces articles :

• Conseils : Les pourboires sont des paiements volontaires et discrétionnaires sur une addition décidée et payée par le client ou la personne qui paie l’addition. Ceci est considéré comme un revenu par celui qui le reçoit, mais ce n'est pas un salaire
  • Les pourboires peuvent être versés par toutes les formes de paiement et incluent même les cadeaux.
  • Si un employé reçoit un pourboire et qu’il est partagé ou mis en commun et envoyé à un autre employé par l’entremise du Gestionnaire de pourboires de Toast, seul le deuxième employé le demande comme revenu, et non le premier employé auquel il n’a pas été versé. 
• Frais de service : Les sont des montants obligatoires ajoutés à l’addition par le restaurant. Certains sont automatiquement ajoutés et d’autres le sont manuellement. Il existe deux types de frais de service différents dans Toast : les frais de service pris en charge par l’employeur et les pourboires obligatoires.
  • Frais de service conservés par l’employeur : Les frais de service pour des articles tels que les ustensiles, les grands groupes, les frais de bouchon, etc. sont comptabilisés comme ventes de restaurant. 
  • Pourboire obligatoire : Dans Toast, le pourboire obligatoire (gratuit) est un type de frais de service qui est ajouté à l’addition par le restaurant, mais qui est versé à un employé sous forme de salaire (case 1 du formulaire W-2), et non de pourboires (case 7 du formulaire W-2). Ce n’est pas facultatif, tandis que le pourboire est volontaire. Ce n’est pas la seule différence entre pourboires et gratifications.

Gestionnaire de pourboires d’achat

Le Gestionnaire de pourboires est disponible pour tous les clients Toast américains (avec abonnement). Bien que vous n’ayez plus besoin de Gestion de paie Toast pour utiliser le Gestionnaire de pourboires, les clients constatent de nombreux avantages de l’intégration des deux produits. Consultez le pour voir le modèle de tarification le plus à jour.

Avec la suite Gestion de paie Toast, le rapport Gestion des pourboires peut être importé automatiquement dans les de vos employés et sur leurs chèques de paie, ou distribué presque instantanément à vos employés à l’aide de la du mode de paiement Paiements Toast. Si vous n’utilisez pas Gestion de paie Toast, les rapports du et importés dans un autre logiciel de paie ou un autre système comptable.

Configurer Toast Web pour la mise en commun et la gestion des pourboires

Avant de mettre en place une politique de pourboires pour votre restaurant dans Toast, nous vous recommandons de consulter un professionnel des ressources humaines afin d’aider à prendre en compte les lois fédérales, étatiques et locales lors de la définition de la politique de pourboires et des règles de distribution de votre restaurant.

Les employés et leur poste

Le Gestionnaire des pourboires de Toast distribue les pourboires en fonction du poste qu ' un employé a pointé ce jour-là, et non en fonction du nombre d ' employés. Lors de la mise en place de votre politique, vous sélectionnerez un ou des postes pour contribuer à un certain pourcentage des pourboires ou catégories de ventes que vous sélectionnerez. Le Gestionnaire de pourboires fonctionne mieux lorsque tous vos employés pointent au bon poste dans Toast Web et que ces postes sont attribués de manière appropriée à la politique du Gestionnaire de pourboires. Vous trouverez plus d’informations dans des postes pour le TPV Toast.

Heures de service

Il existe trois intervalles de mise en commun qui concernent l’ensemble de la politique de pourboires de votre restaurant : Journée ouvrable complète, période de service et commande. Si vous décidez de regrouper les pourboires par période de service, vos doivent être configurés en conséquence. Ceci servira de base pour la collecte des pourboires de vos employés. Consultez de partage des pourboires pour plus de détails.

Gratifications obligatoires

Vous pouvez sélectionner des types précis de pourboires obligatoires à inclure dans chaque règle; cochez simplement la case correspondant au type de pourboire que vous souhaitez inclure dans chaque règle. Pour configurer les frais de service sous forme de pourboire, consultez la section Pourboire obligatoire dans Toast de .

Catégories de ventes

Si vous choisissez de calculer les pourboires mis en commun ou les parts de pourboires en fonction des ventes réalisées par les employés dans certaines catégories (p. ex., aliments, S.O., etc.), envisagez d’examiner vos menus, groupes de menus et articles et d’ ventes.

Si vous souhaitez afficher uniquement les articles sans catégorie de ventes, allez à Rapports > Ventes > Ventilation des ventes. Avant de sélectionner Soumettre, sélectionnez une large plage de dates (par exemple le dernier mois) et tous les emplacements applicables. Faites défiler jusqu’au bas du tableau. Si vous ne voyez aucune catégorie de ventes, une catégorie de ventes était attribuée à chaque article vendu dans cette plage de dates. Si vous voyez cette entrée, sélectionnez l’icône caret à gauche pour afficher tous les articles de menu sans catégorie de ventes. Si vous utilisez des menus saisonniers, pensez à répéter cette opération avec d’autres plages de dates.

Gardez à l’esprit que les catégories de ventes ne sont pas rétroactives. Le système ne suivra les catégories de ventes qu’à partir du moment où vous publierez les modifications. Ainsi, si vous avez récemment attribué ces pourboires et que vous utilisez cette méthode dans votre politique de partage des pourboires, vous souhaiterez peut-être attendre votre période de paie actuelle et commencer la mise en commun des pourboires à la prochaine période de paie.

Retenue des pourboires

Selon la définition de Toast, la permet à un restaurant de récupérer un pourcentage des pourboires versés par ses employés sur sa carte de crédit afin de couvrir les frais de traitement. Si vous choisissez d’utiliser la retenue des pourboires, sachez que le Gestionnaire de pourboires de Toast ne se mettra pas rétroactivement à jour lorsque le pourcentage de retenue des pourboires sera mis à jour ou modifié. Cela peut entraîner des écarts dans les rapports entre le Gestionnaire de pourboires et le Résumé des ventes. Cela devrait être pris en compte pour toute entreprise qui évalue des options différentes de partage des pourboires ou de retenue des pourboires, et cela sera pris en compte dans les rapports et la répartition totale.

La retenue des pourboires est appliquée avant la mise en commun des pourboires. Le affichera le montant avant retenue des pourboires, mais le Gestionnaire de pourboires de Toast affichera le montant après retenue des pourboires.

Pourboires en espèces provenant d’une source unique

Certains restaurants utilisent une configuration de pourboire où tous les pourboires en espèces sont collectés dans un sous-compte. Ce montant de pourboires en espèces peut être déclaré dans Toast et, grâce à une politique de pourboire appropriée, peut être facilement redistribué à chacun des destinataires prévus, indépendamment de l’auteur initial de la transaction avec le pourboire.

Révision du quart et fermeture de la configuration du quart

1. Dans Toast Web, allez à Employés > Révision du quart > Configuration avancée de la révision du quart.
2. Ensuite, repérez ces quatre articles et configurez leurs paramètres comme décrit ci-dessous.
   1. Pourboires hors caisse : Sélectionnez Vererer par la paie.
   2. Gratuités : Sélectionnez Vererer par la paie.
   3. Déclarer les pourboires en espèces : Sélectionnez Les employés à pourboire doivent déclarer leurs pourboires en espèces.
   4. Pourboires négatifs en espèces : Sélectionnez Ne pas autoriser. Cette option n’apparaît qu’une fois que Déclarer les pourboires en espèces est défini sur Les employés à pourboire doivent déclarer les pourboires en espèces.
       

Bien que vous puissiez choisir de verser les pourboires en espèces, les pourboires hors caisse et/ou les gratifications d’une autre façon, vous devez sélectionner ces options afin que le Gestionnaire de pourboires fonctionne de manière optimale. Ces paramètres recommandés permettent d’éviter à la fois une distribution prématurée des pourboires lors du pointage de départ d’un employé et les pourboires en espèces non déclarés qui ne peuvent pas être pris en compte actuellement dans le Gestionnaire de pourboires. Consultez Aperçu de la pour plus de détails. 

Configuration de Gestion de paie Toast

Si vous utilisez Gestion de la paie de Toast, suivez les étapes du pour compléter la configuration de votre système de paie et aligner vos codes de revenus sur le mode de versement souhaité (paiement des pourboires en espèces, des pourboires qui ne sont pas en espèces et/ou des pourboires sur le chèque de paie ou avant l’exécution de la paie). Toast ne fait pas cela automatiquement.

Configurer une politique de pourboires

Vous pouvez créer dans le Gestionnaire de pourboires de Toast autant de règles que votre politique de pourboires l’exige. Chaque règle contiendra des postes contributeurs qui fournissent un % des postes sources aux postes destinataires. Une fois qu’une politique de partage des pourboires est configurée, elle s’applique automatiquement et ne nécessite aucune autre action, sauf si des changements doivent être apportés. Lorsque des modifications sont apportées, elles ne s’appliquent qu’aux nouveaux jours/quarts/commandes; des ajustements manuels seraient donc nécessaires si des modifications rétroactives étaient nécessaires.

Assistant d’intégration du gestionnaire de pourboires

Lorsque vous êtes prêt à configurer votre première règle de pourboire dans votre politique, allez à Employés > Gestion de la paie > Politique de partage des pourboires. Sélectionnez Visiter l’intégration en haut de la page et l’assistant d’intégration Gestionnaire de pourboires vous guidera dans la configuration d’une règle de pourboires. L' de Toast contient tous les détails que vous devez suivre.

Par vos propres moyens

Après avoir créé votre première règle de pourboire, toutes les règles restantes peuvent être créées à partir de zéro. Nous vous suggérons fortement de lire d’abord la afin de classer correctement vos règles de pourboires.

1. Dans , allez à Employés > Gestion de la paie > Politique de partage des pourboires. Vous pouvez également rechercher la politique de partage des pourboires dans la barre de recherche Toast Web.
2. Vous conserverez très probablement votre intervalle de partage des pourboires tel quel, puisque cette option affecte l’ensemble de votre politique. Soyez très prudent lorsque vous ajustez cette option après l’entrée en vigueur de votre politique.
   
   
    
3. Faites défiler un peu plus loin. Si vous utilisez la configuration du serveur Commander en ligne avec Toast, vous verrez une invite pour dans le Gestionnaire de pourboires. Nous vous recommandons de configurer d’abord vos autres règles de partage des pourboires, puis de revenir pour compléter la configuration du partage des commandes en ligne par défaut ou personnalisé.
4. Sélectionnez +Ajouter un partage des pour commencer à créer votre politique en dehors des commandes en ligne.
5. Commencez par sélectionner le crayon de modification pour nommer votre partage. Assurez-vous qu’il est descriptif. Toast recommande de la nommer en fonction des postes contributeurs et récepteurs pour cette règle particulière.
   1. Si votre restaurant utilise Gestion de la paie de Toast et que vos employés utilisent l’, les employés pourront voir les noms de partage des pourboires dont ils font partie dans leurs rapports numériques individualisés.
6. À l’aide du menu déroulant, sélectionnez un poste de contributeur. Si vous n’êtes pas sûr du poste à sélectionner comme contributeur, consultez de partage des pourboires.
   1. Les employés qui n’ont pas d’entrée d’heures (c’est-à-dire qui ne pointent pas sur un appareil TPV pour enregistrer les entrées d’heures) sont classés comme commandes en ligne (ou seulement salariés si vous utilisez la qui apparaît en haut dans Communs de commandes en ligne).
      1. Dans le système de paie Toast, les employés qui n’ont pas d’entrée d’heures ne peuvent retenir aucun pourboire. Toutefois, si ces employés font partie du partage des pourboires, ils doivent y contribuer, mais ne pourront pas en recevoir, car Gestion de la paie de Toast ne dispose pas d’entrée de temps et, partant, de feuille de temps à laquelle appliquer ces pourboires.
   2. Si vous n’avez pas encore de commande en ligne, le poste de contributeur salarié sera également aligné sur le poste de commande en ligne (appelé commandes en ligne). Cela se reconfigurera si vous configurez une une règle de commande en ligne pour les clients dans votre politique de pourboires.

Ordre des opérations

Les règles de la politique sont évaluées dans l’ordre où elles apparaissent sur la page de la politique. Toast lit votre politique complète de haut en bas et calcule au fur et à mesure. Les règles peuvent être réorganisées en sélectionnant les boutons Monter et Descendre au bas de chaque partage (ces boutons ne sont présents que lorsque plusieurs règles de partage des pourboires sont présentes).

Dans les exemples de règles ci-dessous, le poste Barman_TT donne le poste Barback_TT (2 % de tous les pourboires hors caisse et 2 % des frais de service de 18 %), et le poste Serveur_TT donne le poste Barman_TT (3 % des ventes d’alcool). Si la règle intitulée Barman à barman est plus élevée sur la page que la règle Serveur à barman (comme illustré ci-dessous), le poste Barback_TT ne recevra aucune partie des pourboires provenant des 3 % des ventes d’alcool du poste Server_TT. Si vous inversez l’ordre des deux règles et que la règle du serveur au barman est plus élevée sur la page, le poste Barback_TT recevra certains pourboires du poste Server_TT lorsqu’il recevra une partie des pourboires hors caisse du poste Barman_TT dans la règle suivante – ce n’est peut-être pas l’intention de votre politique.

À titre d’illustration

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.