Premiers pas avec le Gestionnaire de pourboires de Toast

Vous cherchez une expérience de formation en direct avec un expert en formation Toast? Inscrivez-vous à une séance en direct dans la Salle de classe Toast pour vous aider à configurer et à commencer avec le Gestionnaire de pourboires! Sélectionnez le bouton ci-dessous pour vous inscrire.
 

Salle de classe Toast - Gestionnaire de pourboires

Dans cet article :

• Fonctionnalités et définitions du Gestionnaire de pourboires de Toast
• Gestionnaire des pourboires de Toast
• Configurer Toast Web pour la mise en commun et la gestion des pourboires
  • Les employés et leur poste
  • Heures de service
  • Gratifications obligatoires
  • Catégories de ventes
  • Retenue des pourboires
  • Pourboires en espèces provenant d’une source unique
  • Révision du quart et configuration du quart fermé
  • Configuration de Gestion de paie Toast
• Configurer une politique de pourboires
  • Assistant d’intégration du Gestionnaire de pourboires
  • Sur votre propre
• Ordre des opérations

Fonctionnalités et définitions du Gestionnaire de pourboires de Toast

Le Gestionnaire de pourboires de Toast est une solution automatisée, intégrée et personnalisable de partage des pourboires. En fonction de la configuration de votre restaurant, il peut calculer et distribuer les pourboires et gratifications reçus par votre établissement.

Le Gestionnaire de pourboires comprend deux composants :
 

• Mise en commun des pourboires : Dans Toast Web, vous créez vos règles en configurant les données, notamment les postes qui contribuent et reçoivent des pourboires, les heures de certaines périodes et les types de pourboires et de gratifications à inclure.
• Rapport de gestion des pourboires : Le résultat de votre configuration dans la mise en commun des pourboires est un rapport qui peut être intégré directement à Gestion de paie Toast ou téléchargé. Ce rapport comprend un reçu de pourboires, une ventilation des calculs mis en commun pour chaque employé.

Le gouvernement fédéral définit les règlements sur la mise en commun des pourboires dans la Loi sur les normes du travail équitables. Les administrations étatiques et locales peuvent également avoir leurs propres réglementations. Avant de mettre en place des partages de pourboires pour votre restaurant dans Toast Web, vous devriez consulter un professionnel des ressources humaines et tenir compte des lois fédérales, provinciales et locales lorsque vous définissez la politique et les règles de répartition de votre restaurant.

D’autres définitions importantes portent sur la différence entre les pourboires, les pourboires et les frais de service dans la mesure où ils sont liés à l’écosystème Toast. Vous avez peut-être utilisé ces termes différemment dans le passé ou ils peuvent être nouveaux pour vous, mais voici comment Toast décrit ces articles :

• Conseils : Les pourboires sont des paiements volontaires et discrétionnaires sur une addition décidée et payée par le client ou la personne qui paie l’addition. Ceci est considéré comme un revenu par la personne qui le reçoit, mais ce n'est pas un salaire
  • Les pourboires peuvent être versés par toutes les formes de paiement et incluent même les cadeaux.
  • Si un employé reçoit un pourboire et qu’il est partagé ou mis en commun et envoyé à un autre employé par l’entremise du Gestionnaire de pourboires de Toast, seul le deuxième employé le demande comme revenu, et non le premier employé auquel il n’a pas été versé. 
• Frais de service : Les frais de service sont des montants obligatoires ajoutés à l’addition par le restaurant. Certains sont automatiquement ajoutés et d’autres sont ajoutés manuellement. Il existe deux types de frais de service différents dans Toast : les frais de service pris en charge par l’employeur et les pourboires obligatoires.
  • Frais de service conservés par l’employeur : Les frais de service pour des articles tels que les ustensiles, les grands groupes, les frais de bouchon, etc. sont déclarés comme ventes de restaurant. 
  • Pourboire obligatoire : Dans Toast, le pourboire obligatoire (gratuit) est un type de frais de service qui est ajouté à l’addition par le restaurant, mais qui est versé à un employé sous forme de salaire (revenu à la case 1 sur un formulaire W-2), et non de pourboires (montant à la case 7 sur un formulaire W-2). Ce n’est pas facultatif, alors que le pourboire est volontaire. Ce n’est pas la seule différence entre pourboires et gratifications.

Retour vers le haut
 

Gestionnaire de pourboires

Le Gestionnaire de pourboires est offert à tous les clients américains de Toast (avec abonnement). Bien que vous n’ayez plus besoin de Gestion de paie Toast pour utiliser le Gestionnaire de pourboires, les clients constatent de nombreux avantages de l’intégration des deux produits. Consultez le Gestionnaire de pourboires de Toast pour voir le modèle de tarification le plus à jour.

Avec la suite Gestion de paie Toast, le rapport Gestion des pourboires peut être importé automatiquement dans les feuilles de temps de vos employés et sur leurs chèques de paie, ou distribué presque instantanément à vos employés à l’aide de la Carte de paiement Toast et du mode de paiement Paiements Toast. Si vous n’utilisez pas Gestion de paie Toast, les rapports du Gestionnaire de pourboires de Toast peuvent être téléchargés et importés dans un autre logiciel de paie ou système comptable.

Retour vers le haut
 

Configurer Toast Web pour la mise en commun et la gestion des pourboires

Avant de mettre en place des politiques de pourboires pour votre restaurant dans Toast, nous vous recommandons de consulter un professionnel des ressources humaines pour l’aider à prendre en compte les lois fédérales, provinciales et locales lors de la définition de la politique de pourboires et des règles de répartition de votre restaurant.

Retour vers le haut
 

Les employés et leur poste

Le Gestionnaire des pourboires de Toast répartit les pourboires en fonction du poste qu ' un employé a pointé ce jour-là, et non par employé. Lors de la mise en place de votre politique, vous sélectionnerez un ou plusieurs postes afin de contribuer à un certain pourcentage des pourboires/gratifications ou des catégories de ventes que vous sélectionnerez. Le Gestionnaire de pourboires fonctionne mieux lorsque tous vos employés pointent au bon poste dans Toast Web et que ces postes sont attribués de manière appropriée à la politique du Gestionnaire de pourboires. Vous trouverez plus d’informations dans Créer et modifier des rôles professionnels pour le TPV Toast.

Retour vers le haut
 

Heures de service

Il existe trois intervalles de mise en commun des pourboires qui concernent l’ensemble de la politique de votre restaurant : Journée de travail complète, période de service et commande. Si vous décidez de mettre en commun les pourboires par période de service, vos Heures/services doivent être configurés en conséquence. Ce montant servira de base pour la collecte des pourboires de votre employé. Consultez Planifier votre politique de partage des pourboires pour plus de détails.

Retour vers le haut
 

Gratifications obligatoires

Vous pouvez sélectionner des types précis de pourboires obligatoires à inclure dans chaque règle; cochez simplement la case correspondant au type de pourboire que vous souhaitez inclure dans chaque règle. Pour configurer des frais de service comme pourboire, consultez la section Pourboire obligatoire dans Toast de Commencer avec les frais de service et pourboire obligatoire.

Retour vers le haut
 

Catégories de ventes

Si vous choisissez de calculer les pourboires mis en commun ou les parts de pourboires en fonction des ventes réalisées par les employés dans certaines catégories (p. ex., Nourriture, S.O., etc.), envisagez d’examiner vos menus, groupes de menus et articles et d’attribuer, créer ou valider leur catégorie de ventes.

Si vous souhaitez afficher uniquement les articles sans catégorie de ventes, allez dans Rapports > Ventes > Ventilation des ventes. Sélectionnez une large plage de dates (par exemple le dernier mois) et tous les emplacements applicables avant de sélectionner Soumettre. Faites défiler jusqu’au bas du tableau. Si vous ne voyez pas Aucune catégorie de ventes, une catégorie de ventes vous était attribuée pour chaque article vendu dans cette plage de dates. Si vous voyez cette entrée, sélectionnez l’icône caret à gauche pour afficher tous les articles de menu sans catégorie de ventes. Si vous utilisez des menus saisonniers, envisagez de répéter cela avec d’autres plages de dates.

Gardez à l’esprit que les catégories de ventes ne sont pas rétroactives. Le système ne suivra les catégories de ventes qu’à partir du moment où vous publierez les modifications. Donc, si vous les avez récemment attribués et que vous utilisez cette méthode dans votre politique de partage des pourboires, vous souhaiterez peut-être attendre votre période de paie actuelle et commencer à le faire à la prochaine période de paie.

Retour vers le haut
 

Retenue du pourboire

Selon la définition de Toast, la retenue des pourboires permet à un restaurant de récupérer un pourcentage des pourboires versés par carte de crédit aux employés afin de couvrir les frais de traitement des cartes de crédit. Si vous choisissez de recourir à la retenue des pourboires, sachez que le Gestionnaire de pourboires de Toast ne se mettra pas rétroactivement à jour lorsque le pourcentage de retenue des pourboires sera mis à jour ou modifié. Cela peut entraîner des écarts dans les rapports entre le Gestionnaire de pourboires et le Résumé des ventes. Ce montant devrait être pris en compte pour toute entreprise qui évalue différentes options de partage des pourboires ou de retenue des pourboires, et il sera pris en compte dans les rapports et le total des répartitions.

La retenue des pourboires est appliquée avant la mise en commun des pourboires. Le résumé de main-d ' œuvre affichera le montant avant retenue des pourboires, mais le Gestionnaire des pourboires de Toast affichera le montant après retenue des pourboires.

Retour vers le haut
 

Pourboires en espèces provenant d’une source unique

Certains restaurants utilisent une configuration de pourboires selon laquelle tous les pourboires en espèces sont collectés dans un sous-compte. Ce montant de pourboires en espèces peut être déclaré dans Toast et, grâce à une politique de pourboires appropriée, peut être facilement redistribué à chacun des destinataires prévus, indépendamment de l’auteur initial de la transaction.

Retour vers le haut
 

Révision et fermeture du quart

1. Dans Toast Web, allez à Employés > Révision du quart > Configuration avancée de la révision du quart.
2. Ensuite, localisez ces quatre articles et configurez leurs paramètres comme décrit ci-dessous.
   1. Pourboires hors caisse : Sélectionnez Vererer par la paie.
   2. Gratuités : Sélectionnez Vererer par la paie.
   3. Déclarer les pourboires en espèces : Sélectionnez Les employés à pourboire doivent déclarer leurs pourboires en espèces.
   4. Pourboires négatifs en espèces : Sélectionnez Ne pas autoriser. Cette option n’apparaît qu’une fois que Déclarer les pourboires en espèces est défini sur Les employés à pourboire doivent déclarer les pourboires en espèces.
       

Bien que vous puissiez choisir de verser les pourboires en espèces, les pourboires hors caisse et/ou les gratifications d’une autre façon, vous devez sélectionner ces options afin que le Gestionnaire de pourboires fonctionne de manière optimale. Ces paramètres recommandés permettent d’éviter à la fois une distribution prématurée des pourboires lors du pointage de départ d’un employé et les pourboires en espèces non déclarés qui ne peuvent pas être pris en compte actuellement dans le Gestionnaire de pourboires. Consultez Aperçu de la révision de quart pour plus de détails. 

Retour vers le haut
 

Configuration de Gestion de paie Toast

Si vous utilisez Gestion de paie Toast, suivez les étapes décrites dans le Gestionnaire de pourboires de Toast pour compléter la configuration de votre système de paie et aligner vos codes de rémunération sur le mode de versement souhaité (paiement des pourboires en espèces, des pourboires hors caisse et/ou des pourboires sur le chèque de paie ou avant l’exécution de la paie). Toast ne le fait pas automatiquement.

Retour vers le haut
 

Configurer une politique de pourboires

Vous pouvez créer dans le Gestionnaire de pourboires de Toast autant de règles que votre politique de pourboires l’exige. Chaque règle contiendra le ou les postes contributeurs qui fournissent un % des sources au(x) poste(s) destinataire(s). Une fois qu’une politique de partage des pourboires est configurée, elle s’applique automatiquement et ne nécessite aucune autre action, sauf si des modifications doivent être apportées. Lorsque des modifications sont apportées, elles ne s’appliquent qu’aux nouveaux jours/quarts/commandes; des ajustements manuels seraient donc nécessaires si des modifications rétroactives étaient nécessaires.

Retour vers le haut

Assistant d’intégration du Gestionnaire de pourboires

Lorsque vous êtes prêt à configurer votre première règle de partage des pourboires dans votre politique, allez à Employés > Gestion de la paie > Politique de partage des pourboires. Sélectionnez Visiter l’intégration de la politique en haut de la page et l’assistant d’intégration du Gestionnaire de pourboires vous guidera dans la mise en place d’une règle de pourboires. L'assistant d'intégration Gestionnaire de pourboires de Toast contient tous les détails que vous devez suivre.

Retour vers le haut

Par vos propres moyens

Après avoir créé votre première règle de pourboire, toutes les règles restantes peuvent être créées à partir de zéro. Nous vous recommandons fortement de lire d’abord la section Ordre des opérations afin de classer vos règles de pourboires avec précision.

1. Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion de la paie > Politique de partage des pourboires. Vous pouvez également rechercher Politique de partage des pourboires dans la barre de recherche Toast Web.
2. Vous conserverez très probablement votre intervalle de partage des pourboires tel quel, puisque cette option affecte l’ensemble de votre politique. Soyez très prudent lorsque vous ajustez cette option après l’entrée en vigueur de votre politique.
   
   
    
3. Faites défiler vers le bas un peu plus loin. Si vous utilisez la configuration du serveur Commander en ligne avec Toast, vous verrez une invite pour terminer sa configuration dans le Gestionnaire de pourboires. Nous recommandons de configurer d’abord vos autres règles de mise en commun des pourboires, puis de revenir pour terminer la configuration du partage par défaut ou du partage personnalisé des pourboires en ligne.
4. Sélectionnez + Ajouter partage des pour commencer à créer votre politique en dehors des commandes en ligne.
5. Commencez par sélectionner le crayon de modification pour nommer votre piscine. Assurez-vous qu’il est descriptif. Toast recommande de la nommer en fonction des postes contributeurs et récepteurs pour cette règle particulière.
   1. Si votre restaurant utilise Gestion de paie Toast et que vos employés utilisent l’application MyToast, les employés pourront voir les noms de mise en commun auxquels ils font partie dans le cadre de leurs rapports numériques individualisés.
6. À l’aide du menu déroulant, sélectionnez un poste de contributeur. Si vous ne savez pas quel poste sélectionner comme contributeur, consultez Planifier votre politique de partage des pourboires.
   1. Les employés qui n’ont pas d’entrée d’heures (c’est-à-dire qui ne pointent pas sur un appareil de point de vente pour enregistrer les entrées d’heures) sont classés dans Commandes en ligne (ou seulement salariés si vous utilisez la règle par défaut qui apparaît en haut sous Communs de commandes).
      1. Dans le système de Gestion de paie Toast, les employés qui n’ont pas d’entrée d’heures ne peuvent retenir aucun pourboire. Toutefois, si ces employés sont inclus dans le partage des pourboires, ils doivent y contribuer, mais ne pourront pas en recevoir car Gestion de paie Toast ne dispose pas d’une entrée d’heures et, par conséquent, d’une feuille de temps à laquelle appliquer ces pourboires.
   2. Si vous n’avez pas encore configuré votre serveur de commande en ligne, l’emploi de contributeur salarié sera également aligné sur l’emploi de commande en ligne (appelé commande en ligne). Cela se reconfigurera si vous définissez une règle par défaut ou une règle pour les commandes en ligne des clients dans votre politique de pourboires.
      
      
      
      
7. Entrez le % de contribution. Ce pourcentage s’applique aux catégories de pourboires/gratifications/ventes pour le poste que vous avez sélectionné. Ce pourcentage contribuera au partage des pourboires.
   1. Pour tous les tiroirs communaux ou les serveurs génériques (comme les commandes en ligne), 100 % des pourboires gagnés doivent être distribués afin d’éviter toute erreur.
   2. Les contributions correspondent toujours à un pourcentage de la source, que vous ayez des points ou des pourcentages définis (étape 11).
      
      
      
      
8. Sélectionnez la source . La source désigne l’origine des pourboires. Vous pouvez sélectionner plusieurs sources à la fois, mais ne sélectionnez pas les pourboires ni les catégories de ventes. Le Gestionnaire de pourboires de Toast contient les options sources par défaut suivantes:
   1. Pourboires hors caisse : Pourboires laissés avec une carte de crédit ou une carte-cadeau et pourboires laissés en utilisant d’autres paiements comme configuré dans la page Autres options de paiement de Toast Web
   2. Pourboires en espèces : Pourboires laissés en espèces
   3. Gratuités : Ils peuvent être indiqués individuellement par leur nom ou sous forme de gratifications en espèces (gratifications laissées en espèces) ou de gratifications hors caisse (gratifications provenant de frais de service payés par carte de crédit, carte-cadeau ou autre type de paiement versé au serveur).
   4. Catégories de ventes : Toutes les catégories de ventes de votre restaurant apparaîtront ici. Utilisez Configurer les catégories de ventes si vous devez créer et affecter de nouvelles catégories de ventes.
      
      
      
      
9. Sélectionnez + Ajouter un poste contributeur si vous devez ajouter d’autres contributeurs au partage. Selon vos objectifs politiques, cela peut ne pas toujours être nécessaire. N’oubliez pas que vous pouvez ajouter des règles supplémentaires à votre politique.
   
   
   
   
10. Sous Quels postes reçoivent des pourboires du partage des pourboires?, sélectionnez le poste destinataire. Il s’agit du poste pour qui recevra les pourboires ou gratifications du partage des pourboires. Quelques éléments à prendre en compte :
    1. Si vous mettez vos pourboires en commun, le contributeur et le destinataire seront les mêmes.
    2. Si vous partagez des pourboires, le contributeur et le destinataire seront différents. En général, essayez de créer des règles pour lesquelles il y a autant de contributeurs que nécessaire, mais un seul poste destinataire sélectionné par règle. Cela évite trop de calculs et des erreurs potentielles par règle.
    3. Lorsqu’il n’y a qu’un seul poste destinataire dans le partage, Toast n’affichera que le menu déroulant Poste (sans le champ Point/Pourcentage). Si plusieurs postes destinataires doivent être saisis, sélectionnez + Ajouter un poste destinataire. Vous verrez maintenant les options pour entrer des points/pourcentages.
11. Par défaut, Toast divise les pourboires et gratifications du destinataire à la fois par points et proportionnellement aux heures travaillées. Si vous le souhaitez, sélectionnez Options avancées pour ouvrir et mettre à jour ces paramètres. En savoir plus sur ce qui convient le mieux à votre politique.
    1. Sous Comment les parts de pourboires sont-elles calculées?, sélectionnez comment vous souhaitez répartir la contribution entre les bénéficiaires.
       1. Les points sont considérés comme des parts proportionnelles de la contribution et sont divisés selon les postes où les employés étaient pointés pour participer.
       2. La division par pourcentage signifie que les emplois bénéficiaires verront un pourcentage fixe de la contribution. Si une règle est établie pour contribuer à un emploi pour lequel aucun employé n’était pointé, le pourcentage de contribution pour cet emploi reviendra au contributeur.
       3. En savoir plus sur les points par rapport aux pourcentages dans le Gestionnaire de pourboires de Toast.
    2. Sous Comment les pourboires sont-ils répartis entre les destinataires du partage?, sélectionnez comment les pourboires du partage seront répartis entre les destinataires du système : Proportionnellement aux heures travaillées ou indépendamment des heures travaillées.
12. Si vous devez ajouter une autre règle pour le partage des pourboires, sélectionnez + Ajouter un partage. Gardez à l’esprit que les différents partages sont liés les uns aux autres, donc l’ordre des règles est important. Soyez également attentif au chevauchement des paramètres.
13. Si vous passez des commandes en ligne, suivez l ' étape décrite dans le Gestionnaire de pourboires de Toast et les commandes en ligne pour terminer cette configuration.
14. Enfin, sélectionnez Enregistrer en haut de la page. En enregistrant les règles de partage des pourboires, votre rapport de gestion des pourboires sera mis à jour en temps réel, sauf pour les dates que vous avez déjà approuvées. Si vous souhaitez modifier le partage des pourboires en cours de période de paie, assurez-vous d’avoir approuvé les dates avant de mettre à jour et d’enregistrer une nouvelle politique.
15. Si vous disposez de données sur les ventes dans Toast, vous pouvez consulter votre politique de pourboires nouvellement créée à l’aide du bouton Aperçu en haut de la page. Cela vous permet d’utiliser vos propres données réelles pour déterminer si les calculs de votre politique correspondent à vos attentes. Pour plus de détails, consultez la section Aperçu de la politique de pourboires de Planifier votre politique de partage des pourboires.

Ordre des opérations

Les règles de la politique sont évaluées dans l’ordre où elles apparaissent sur la page de la politique. Toast lit votre politique complète de haut en bas et calcule au fur et à mesure. Les règles peuvent être réorganisées en sélectionnant les boutons Monter et Bas au bas de chaque partage (ces boutons ne sont présents que lorsque plusieurs règles de partage des pourboires sont présentes).

Dans les exemples de règles ci-dessous, le poste de barman_TT pourboire le poste de barman_TT (2 % de tous les pourboires hors caisse et 2 % des frais de service de 18 %), et le poste de serveur_TT pourboire le poste de barman_TT (3 % des ventes d’alcool). Si la règle intitulée Barman à barman est plus élevée sur la page que la règle Serveur à barman (comme illustré ci-dessous), le poste Barback_TT ne recevra aucune partie des pourboires provenant des 3 % des ventes d’alcool du poste Server_TT. Si vous inversez l’ordre des deux règles et que la règle du serveur au barman est plus élevée sur la page, le poste Barback_TT recevra certains pourboires du poste Server_TT lorsqu’il recevra une partie des pourboires hors caisse du poste Barman_TT dans la règle suivante - ce n’est peut-être pas l’intention de votre politique.

À titre d’illustration

Retour vers le haut

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.