Aperçu des intégrations des systèmes de gestion de propriété hôtelière (PMS)

Dans cet article :

• Aperçu de l'intégration PMS
• Configurer Toast Web pour une intégration PMS
  
  • Ajouter et attribuer des catégories de vente
  • Option de paiement par frais de chambre
  • Activer la recherche des clients d'hôtel sur le POS
  • Configurer les reçus
• Flux de travail POS pour une intégration PMS
  
  • Payer un chèque avec des frais de chambre
  • Rembourser un chèque payé avec des frais de chambre
• Rapports sur les frais de chambre
• Mode hors ligne

Aperçu de l'intégration PMS

Un système de gestion de propriété (PMS) est un logiciel que les hôtels utilisent pour gérer les réservations, les opérations et les finances. Tout comme Toast est le cœur de l'opération du restaurant, un PMS fournit des services essentiels pour assurer le bon fonctionnement de l'hôtel. L'intégration entre Toast et un PMS rationalise la comptabilité et simplifie la reconnaissance des revenus entre les points de vente de nourriture et de boissons et la réception.

Avec une intégration PMS, vous pouvez :

• Rechercher des dossiers de clients d'hôtel sur le POS Toast
• Postez les paiements par chambre dans le dossier du client (un compte associé à un seul client d'hôtel) dans le PMS.
• Selon le PMS, récupérez des données de vente supplémentaires à partir des principales plateformes comptables.

Toast s'intègre directement — ou via des partenaires intermédiaires comme Omniboost — avec un large éventail de plateformes PMS hôtelières. Certains des systèmes partenaires officiels incluent Stayntouch, Cloudbeds, WebRezPro, RoomKeyPMS, Infor HMS, Resort Data Processing (RDP), Room Raccoon, Maestro, Mews, Opera Cloud, et Campspot.

Peu importe quel PMS partenaire spécifique votre établissement utilise, les configurations Web de Toast restent universelles. Il est important de compléter les éléments de cet article pour intégrer avec succès un PMS à Toast.

Remarque : Le type d'intégration décrit ici nécessite un abonnement à l'Intégration PMS d'Hôtel, qui peut être acheté sur la boutique Toast. Vous n'avez pas besoin d'acheter un abonnement Toast Partner Connect à moins que vous n'ayez l'intention de vous intégrer avec des partenaires supplémentaires qui n'intègrent pas de PMS.

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Configurer Toast Web pour une Intégration PMS

Il y a quelques paramètres dans Toast Web qui doivent être configurés afin de tirer le meilleur parti de votre intégration PMS.

Ajouter et Assigner des Catégories de Vente

Pour que les revenus générés par Toast POS soient comptabilisés avec précision dans le PMS, des catégories de vente doivent être assignées à chaque élément de menu - qu'elles soient héritées du niveau du menu ou du groupe de menu, ou assignées individuellement à une catégorie de vente spécifique.

Tous les éléments de menu, y compris les éléments ouverts, doivent être assignés à une catégorie de vente dans Toast avant qu'une intégration PMS puisse être entièrement configurée.

Au sein du système hôtelier, les catégories de vente sont ensuite mappées aux catégories de revenus, ce qui permet aux partenaires intégrés de comptabiliser avec précision les revenus générés par la vente de chaque élément de menu posté dans le dossier d'un client. Si aucune catégorie de vente n'est assignée à un élément, aucune vente n'est comptabilisée dans le cadre de l'intégration.

Pour des instructions détaillées, consultez cet article du Centre de support : Configurer les Catégories de Vente.

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Option de Paiement par Charge de Chambre

Toast créera une option de paiement Frais de chambre qui apparaîtra sur votre terminal de point de vente (POS). Vous pouvez le trouver dans Toast Web en naviguant vers Finances > Liés > Paramètres > Autres options de paiement. Voici quelques paramètres auxquels vous devriez prêter attention pour votre option de paiement de frais de chambre :

• Autoriser le statut de chèque payé - cela doit être réglé sur Oui pour les frais de chambre, afin que le paiement passe de "ouvert" à "payé" jusqu'à ce que les pourboires soient ajoutés et que la charge soit finalisée (alors le chèque sera "fermé"). Sinon, tout type de paiement sur la page des Autres options de paiement passera directement de "ouvert" à "fermé" lorsque le paiement est effectué.
• Afficher l'invite de signature du client pour les paiements de frais de chambre - cela doit être réglé sur Oui, afficher l'invite de signature du client en mode de reçu numérique.
• Autoriser la recherche d'invités d'hôtel - en savoir plus dans la section suivante de cet article.

À partir de cette page, vous pouvez également créer et gérer une option de paiement Frais de chambre - Hors ligne en sélectionnant + Ajouter en bas du tableau. Voir plus sur le mode hors ligne ci-dessous.

Remarque : Les champs de recherche de frais de chambre qui apparaissent sur le POS varieront en fonction de votre intégration PMS spécifique. Les intégrations peuvent prendre en charge la recherche par nom d'invité, numéro de chambre, numéro de folio/de compte, ou une combinaison de ces options.

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Activer la recherche d'invités d'hôtel sur le POS

Vous pouvez activer la recherche d'invités d'hôtel pour commencer des onglets directement à partir du flux de commande—plus limité à l'écran de paiement.

Pour configurer la recherche d'invités d'hôtel, suivez ces étapes :

1. Dans Toast Web, naviguez vers Finances > Liés > Paramètres > Autres options de paiement.
2. Sélectionnez votre option de paiement de frais de chambre.
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à Autoriser la recherche d'invités d'hôtel et sélectionnez Oui.
4. Enregistrer et publier vos modifications. 
   

Pour utiliser la recherche d'invités d'hôtel sur le POS :

1. Ouvrez lemenu déroulant (trois points verticaux) sur le POS et sélectionnezRecherche d'invités d'hôtel.
   
   • En mode Service à Table, le menu déroulant se trouve dans le coin supérieur droit de l'écran.
   • En mode Service Rapide, le menu déroulant se trouve dans le coin supérieur droit d'un chèque.
     
     
     
     
2. Entrez les détails de votre invité et sélectionnez Rechercher.
3. Sélectionnez le nom de l'invité. Si aucun invité ne correspond aux critères de recherche, aucun résultat ne sera trouvé.
4. Sélectionnez le bouton bleu Sélectionner l'invité dans le coin inférieur droit.

Après avoir sélectionné l'invité, vous serez automatiquement redirigé vers l'écran de commande. Sur l'écran de commande, vous verrez les informations de l'invité dans le coin supérieur gauche du chèque.

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Configurer les reçus pour les frais de chambre

Pour les intégrations PMS, il y a quelques paramètres de reçu que vous devriez configurer :

1. Pour les appareils qui utilisent le mode de reçus numériques, vous pouvez afficher une invite de signature d'invité sur l'appareil.
   
   1. Dans Toast Web, accédez à Finance > Lié > Paramètres > Autres options de paiement et sélectionnez votre option de paiement pour les frais de chambre.
   2. Pour le Afficher l'invite de signature d'invité pour les paiements de frais de chambre, sélectionnez Oui, afficher l'invite de signature d'invité en mode de reçu numérique.
   3. Enregistrer et publier vos modifications.
2. Affichez une invite de frais de chambre sur vos reçus imprimés.
   
   1. Accédez à Finance > Lié > Paramètres > Configuration des reçus d'invités.
   2. Sélectionnez l'icône de crayon pour modifier le reçu souhaité.
   3. SousParamètres avancés, faites défiler vers le bas jusqu'àAfficher l'invite de frais de chambre sur les reçuset sélectionnez votre configuration souhaitée :
      
      • Oui, tous les reçus
      • Oui, uniquement après le paiement des charges de chambre complètes
      • Oui, uniquement sur les chèques ouverts
      • Non
   4. Si désiré, sélectionnez Oui pour le paramètre Afficher le numéro de chambre sur les reçus.
   5. Enregistrer et publier vos modifications.

Si vous choisissez d'afficher une invite de charge de chambre, voici ce que vous verrez en bas de vos reçus imprimés :

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Flux de travail POS pour une intégration PMS

Une fois que votre option de paiement a été créée et configurée dans Toast Web, vous aurez la possibilité de fermer le chèque d'un client avec une charge de chambre au lieu de prendre un paiement en espèces ou par carte séparé.

Payer un chèque avec une charge de chambre

Pour payer un chèque avec une charge de chambre, suivez ces étapes :

1. Saisissez la commande du client depuis le POS comme d'habitude.
2. Lorsque le client est prêt à payer, sélectionnez Payer puis sélectionnez Autres paiements > Charge de chambre dans la liste des options à l'écran de paiement. Remarque : Si vous ne voyez pas « charge de chambre » comme type de paiement alternatif, cela signifie qu'il n'a pas encore été créé dans Toast Web. Contactez Toast pour obtenir de l'aide.
3. L'écranRecherche de client apparaîtra. Vous pouvez rechercher un client par son numéro de chambre, son nom ou une combinaison de numéro de chambre et de nom (cela dépend de votre intégration PMS spécifique).
   
   • Les recherches par numéro de chambre doivent être exactes et complètes. Par exemple, rechercher ‘1’ ne renverrait que le numéro de chambre 1, pas 100, 101, 111, etc.
   • Les recherches par nom d'invité peuvent être partielles, jusqu'à une seule lettre. Par exemple, rechercher 'S' renverra des noms contenant la lettre 'S' dans le nom. Cependant, veuillez noter que cela peut varier selon le partenaire PMS.
4. Après avoir sélectionné les informations correctes de l'invité, la charge sera traitée. Si les reçus numériques sont configurés, l'appareil Toast POS invite l'employé du restaurant à ajouter le montant du pourboire.

Le chèque sera fermé à l'option de paiement par charge de chambre et sera posté au PMS de l'hôtel.

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Rembourser un chèque payé avec une charge de chambre

Vous pouvez rembourser la charge de chambre d'un invité tout comme vous le feriez pour un autre type de paiement (en savoir plus : Émettre un remboursement).

Si un paiement par charge de chambre doit être mis à jour, le paiement précédent doit être annulé et un nouveau paiement ajouté au chèque pour le nouveau total. Les paiements par charge de chambre ne prennent actuellement pas en charge les mises à jour d'un paiement précédemment posté et n'ajouteront pas le montant supplémentaire à la facture de chambre de l'invité. Apprenez à annuler un paiement ici : Annuler des articles, des paiements et des chèques.

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Rapport sur les charges de chambre

Vous pouvez consulter les charges de chambre dans le rapport Paiements dans Toast Web.

1. Naviguez vers Rapports > Paiements > Paiements.
2. Sélectionnez Afficher/masquer les colonnes et assurez-vous que Autre type et Numéro de chambre sont tous deux sélectionnés.
3. Sélectionnez votre ou vos emplacements souhaités, la date et la plage horaire, puis sélectionnez Mettre à jour.

« Charge de chambre » apparaîtra dans la colonne Autre type pour tout chèque fermé à une charge de chambre.

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Mode hors ligne pour les intégrations PMS

Les intégrations du PMS de l'hôtel ne sont pas prises en charge en mode hors ligne car elles dépendent d'une connexion active entre le système de point de vente Toast et le système de gestion de propriété pour valider la réservation d'un client et enregistrer une charge sur son folio.

Si vous êtes en mode hors ligne, vous pourriez voir une notification indiquant : « Les transactions de charge de chambre ne peuvent pas être traitées en mode hors ligne. »

Lorsque vous êtes en mode hors ligne, vous devez :

• Laisser les vérifications associées aux clients de l'hôtel ouvertes jusqu'à ce que le restaurant soit de nouveau en ligne. Lorsque le restaurant est de nouveau en ligne, vous pouvez fermer les commandes via l'intégration du PMS.
• Alternativement, les restaurants situés dans des hôtels peuvent configurer une autre option de paiement qui n'est pas liée à une intégration de PMS (par exemple, vous pouvez créer une option de paiement appelée « Charge de chambre - Hors ligne »). En mode hors ligne, vous pouvez fermer les commandes à cette option de paiement et noter le numéro de chambre du client comme nom de la note.
  
  • Lorsque le système est de nouveau en ligne, vous pouvez naviguer vers le rapport des paiements dans Toast Web (Rapports > Paiements > Paiements) pour voir les vérifications qui ont été fermées à votre option de paiement « Charge de chambre - Hors ligne ». Vous pouvez utiliser ce rapport pour ensuite entrer manuellement ces transactions sur le folio d'un client dans le PMS.

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