Configurer et gérer les comptes maison

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Activer les comptes maison comme mode de paiement
• Créer un compte maison
• Porter une commande à un compte maison sur le point de vente
• Payer le solde d'un compte maison sur le point de vente
• Créer et envoyer des factures pour les comptes maison
• Ajuster ou régler le solde d'un compte maison
• Consulter l'activité d'un compte maison
• Archiver ou restaurer un compte maison
• Foire aux questions
• Articles connexes

Les comptes maison permettent aux clients de porter des commandes à un compte et de payer plus tard. Apprenez à activer, créer, facturer, facturer, payer et gérer les comptes maison dans Toast.

Avant de commencer

S'applique à : Toast POS, Toast Web

Autorisations requises : Administration du restaurant > 4.11 Comptes maison

• Accès à Finances > Paiements > Comptes maison dans Toast Web

Ce que vous accomplirez : Vous activerez les comptes maison sur votre terminal de point de vente, créerez des comptes pour vos clients, porterez des commandes à ces comptes, encaisserez les paiements et gérerez les soldes au fil du temps.

Quelques points à savoir avant de commencer :

• Les comptes maison ne sont pas actuellement pris en charge pour Commander en ligne avec Toast.
• Les comptes maison ne sont pas partagés entre plusieurs établissements, y compris entre différentes régions. Par exemple, l'interface d'un établissement aux États-Unis ne peut pas créer ou consulter les comptes maison d'un établissement au Royaume-Uni, en Irlande, en Australie ou au Canada, et l'interface d'un établissement au Royaume-Uni, en Irlande, en Australie ou au Canada ne peut pas créer ou consulter les comptes maison d'un établissement aux États-Unis.
• Les comptes maison ne peuvent pas être configurés comme exonérés de taxes. Si une commande portée à un compte maison doit être exonérée de taxes, marquez-la comme exonérée individuellement avant de la fermer sur le compte maison. Pour en savoir plus, consultez Gérer les commandes exonérées de taxes.

Remarque : Vous pouvez ajouter des comptes maison pendant que votre compte Toast est encore en mode test, mais les comptes maison peuvent prendre de 24 à 48 heures pour apparaître une fois que vous quittez le mode test.

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Activer les comptes maison comme mode de paiement

Pour activer les comptes maison comme mode de paiement sur votre terminal de point de vente, suivez ces étapes :

1. Dans Toast Web, accédez à Finances > Paiements > Comptes maison.
2. Dans le menu de navigation de gauche de la page Comptes maison, sélectionnez Paramètres.
3. Réglez Accepter les paiements par compte maison sur un terminal de point de vente sur la position Activé.
4. Sélectionnez Enregistrer, puis sélectionnez Publier toutes les modifications pour finaliser votre sélection.

Résultat attendu : Les comptes maison sont maintenant disponibles comme méthode de paiement sur le point de vente. Une fois cette option activée, les caissiers peuvent utiliser la fonctionnalité sans l'approbation d'un gestionnaire.

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Créer un compte maison

Pour créer un compte maison dans Toast Web, suivez ces étapes :

1. Depuis la page des comptes maison (Finances > Paiements > Comptes maison), sélectionnez Créer un compte.
2. Entrez les informations de votre client. Les champs obligatoires sont le prénom, le nom, l'adresse courriel et le numéro de téléphone.
   1. Chaque compte maison doit avoir une adresse courriel unique.
   2. Vous pouvez également ajouter un n° de client et une adresse si vous le souhaitez.
3. Sélectionnez Enregistrer pour terminer la création du compte maison.

Résultat attendu : Le nouveau compte maison apparaît dans votre liste de comptes maison. Il peut s'écouler jusqu'à 30 minutes pour que le compte se synchronise de Toast Web vers le point de vente.

Pour créer plus d'un compte maison à la fois, sélectionnez la flèche vers le bas à côté du bouton Créer un compte et sélectionnez Comptes multiples. Vous verrez une page avec un modèle et des instructions pour importer un fichier afin de créer plusieurs comptes maison à la fois.

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Facturer une commande à un compte maison sur le point de vente

Facturer une commande à un compte maison ajoute la commande au solde impayé du compte afin que le client puisse payer plus tard. Ceci est différent du paiement d'un solde, qui est traité dans la section suivante.

Une fois le compte maison créé et la fonctionnalité activée comme option de paiement sur le point de vente, suivez ces étapes pour facturer une commande :

1. Passez la commande normalement sur votre point de vente, puis sélectionnez Payer pour accéder à l'écran de sélection du paiement.
2. Sélectionnez le bouton Autre puis Compte maison comme mode de paiement.
3. Recherchez et sélectionnez le compte maison.
   1. Pour les commandes À emporter ou en Livraison, si le compte maison a déjà été trouvé à l'aide de la recherche de client, le point de vente remplit automatiquement le compte maison associé.
   2. Sinon, une fenêtre contextuelle Entrer le numéro de compte apparaît. Entrez le numéro de compte maison ou sélectionnez Rechercher.
   3. Vous pouvez rechercher un client par son prénom ou son nom, son adresse courriel, son numéro de client ou son numéro de téléphone. Des informations partielles peuvent être utilisées pour effectuer la recherche.
4. Après avoir sélectionné le compte maison, choisissez Facturer pour fermer la commande au compte maison afin qu'elle soit facturée plus tard. Deux autres options sont disponibles :
   1. Suivre sans facturer — Utilisez cette option si votre client paie cette commande avec un autre mode de paiement, mais que vous souhaitez tout de même que ce montant soit comptabilisé dans le total des dépenses de son compte maison.
   2. Utiliser un autre compte — Utilisez cette option pour rechercher un autre compte maison.
5. Après avoir sélectionné Facturer, la commande est ajoutée au solde impayé du compte maison dans Toast Web.

Résultat attendu : La commande est fermée sur le point de vente et son montant est ajouté au solde impayé du compte maison du client dans Toast Web.

Vous pouvez ajouter un pourboire à une transaction de compte maison si vos paramètres de reçus numériques sont configurés. Pour en savoir plus, consultez Configurer les reçus numériques.

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Payer un solde de compte maison sur le point de vente

Le paiement d'un solde de compte maison permet d'encaisser l'argent du client et de réduire son solde impayé. Ceci est différent de la facturation d'une commande au compte, qui est traitée dans la section précédente. Vous pouvez également percevoir le paiement par facture, ce qui est traité dans Créer et envoyer des factures pour les comptes maison.

Pour effectuer un paiement pour un solde de compte maison sur le point de vente, suivez ces étapes :

1. Balayez vers la droite de vos menus (groupes de catégories pour Vente au détail de Toast) sur votre écran de commande rapide du point de vente et sélectionnez le bouton Comptes maison.
2. Recherchez et sélectionnez le compte maison.
3. Sur l'écran Payer le solde du compte maison, le solde impayé est affiché avec les informations du client. Entrez le montant à payer, puis sélectionnez Terminé. Les clients peuvent payer partiellement, payer en totalité ou payer en trop leur solde impayé selon ce que vous entrez ici.
4. Payer le solde apparaît sur l'écran de commande avec le montant sélectionné. Sélectionnez Payer pour entrer le paiement de votre client.

Résultat attendu : Le paiement est enregistré et le solde impayé du client est réduit du montant payé.

Remarque : Les pourboires sur compte maison sont versés au serveur le jour de la transaction et sont indiqués sous Pourboires non en espèces dans vos rapports. Lorsque la transaction sur compte maison est réglée à une date ultérieure, 100 % du montant est payable au restaurant.

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Créer et envoyer des factures pour les comptes maison

Vous pouvez facturer un compte maison individuel pour percevoir le paiement d'un solde impayé, ou facturer en bloc plusieurs comptes maison à la fois.

D'abord, configurez vos paramètres de facture de compte maison :

1. Accédez à la page Comptes maison dans Toast Web et sélectionnez Paramètres dans la navigation de gauche.
2. Dans la section des paramètres de facture de compte maison, sélectionnez les paramètres par défaut qui s'appliquent à toutes les factures de compte maison. Ceux-ci peuvent être remplacés lorsque vous créez une facture individuelle ou en bloc. Les paramètres incluent :
   1. Option de restauration par défaut (non-Livraison).
   2. Frais de compte maison : frais ou charges supplémentaires appliqués par défaut à toutes les factures de compte maison. Certains restaurants utilisent cette fonction pour saisir les frais mensuels des abonnements.
      • Remarque : Si vous utilisez les frais de compte maison pour facturer aux clients un abonnement ou un club récurrent, les Plans d'abonnement pourraient être mieux adaptés; ils gèrent nativement la facturation récurrente, l'identification des clients et un site d'inscription destiné aux clients. Consultez Démarrer avec les Plans d'abonnement.
   3. Plage de dates par défaut pour les nouvelles factures.
3. Sélectionnez Enregistrer, puis sélectionnez Publier toutes les modifications lorsque vous avez terminé.

Résultat attendu : Vos paramètres de facture par défaut sont enregistrés et s'appliqueront aux nouvelles factures de compte maison.

Pour facturer un seul compte maison, sélectionnez Créer une facture en haut de la page de profil de ce compte maison. Vous verrez le solde actuel du compte et vous pourrez facturer selon les transactions effectuées dans une plage de dates sélectionnée ou facturer un montant personnalisé.

Pour facturer en bloc tous les clients ayant une transaction de compte maison dans une plage de dates, suivez ces étapes :

1. Dans le menu de navigation de gauche de la page Comptes maison de Toast Web, sélectionnez Facturation en bloc.
2. Sélectionnez Créer une facture en bloc.
3. Sélectionnez les détails de votre facture, les paramètres de paiement et tous les frais de compte maison supplémentaires que vous souhaitez appliquer. La section Paiements est l'endroit où vous définissez une date d'échéance et où vous pouvez choisir d'autoriser les clients à payer leur facture par carte de crédit.
4. Sélectionnez la plage de transactions pour les destinataires de la facture. Toast rassemble toutes les commandes non facturées pour la période sélectionnée, et vous pouvez utiliser les cases à cocher pour sélectionner les factures que vous souhaitez générer en bloc.
5. Sélectionnez Suivant : Générer les factures.
6. Lorsque vos factures sont générées, le statut sur la page Facturation en bloc passe à Prêt à envoyer. Sélectionnez la ligne de facture en lot pour ouvrir l'aperçu de la facture.

Résultat attendu : Vos factures sont générées et prêtes à être envoyées. À partir de l'aperçu de la facture, vous pouvez télécharger une ou toutes les factures, Imprimer les factures ou les envoyer à l'adresse courriel ou au numéro de téléphone associé au compte.

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Ajuster ou régler un solde de compte maison

Vous pouvez ajuster un solde de compte maison pour le corriger ou pour le régler à 0 $ sans percevoir de paiement. Vous pouvez uniquement réduire un solde impayé avec ce processus, et non l'augmenter.

Pour ajuster ou régler un solde, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez le nom du compte maison à partir de la page Comptes maison dans Toast Web.
2. Sur le profil du compte maison, sélectionnez Ajuster le solde.
3. Choisissez soit Définir un nouveau solde impayé (par défaut) ou Réduire le solde impayé.
4. Sélectionnez Ajuster le solde pour finaliser votre modification.

Résultat attendu : Lorsque vous actualisez la page, la modification apparaît en tant qu'Ajustement dans le tableau Activité du compte.

Remarque : Si vous souhaitez marquer un compte maison comme payé sans percevoir de paiement d'un client — par exemple, si vous utilisez des comptes maison pour suivre les dépenses des employés qui sont déduites d'un chèque de paie — utilisez ce processus pour mettre à jour le solde à 0 $. Pour partager une liste détaillée des frais avec le titulaire du compte, sélectionnez Téléchargements dans le tableau Activité du compte sur la page de profil du compte maison, puis choisissez Rapport détaillé.

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Afficher l'activité du compte maison

En haut de la page Comptes maison dans Toast Web (Finances > Paiements > Comptes maison), une section Sommaire affiche votre nombre total de comptes maison et votre solde impayé total. Sous celle-ci se trouve votre liste complète de comptes maison. Basculez entre les comptes Actifs et Archivés, ou utilisez les options de recherche, de plage de dates ou de filtrage pour restreindre la liste. Si vous sélectionnez une plage de dates, la liste se met à jour pour afficher les Dépenses totales par compte maison pour cette période.

Lorsque vous sélectionnez un compte maison spécifique, vous ouvrez la page de profil du compte. Cela affiche le solde impayé du compte, les dépenses à vie, le nombre de commandes, l'activité du compte, les factures et les coordonnées du client. Le tableau Activité du compte affiche une ligne distincte pour chaque action sur le compte, classée par type, comme Ventes, Frais, Paiement, Ajustement, Facture créée, Facture annulée, Annulation de frais et Annulation de paiement.

Pour savoir où les paiements par compte maison apparaissent dans les rapports Toast, y compris les revenus différés des comptes maison dans le rapport Sommaire des ventes, consultez Rapports sur les comptes maison.

Les informations sur le compte maison apparaissent également directement sur le profil d'un client dans le livre d'or. Sélectionnez le client, puis sélectionnez l'onglet Compte maison pour voir son solde impayé, ses dépenses pour le mois en cours et le nombre de factures impayées. À partir de là, sélectionnez Comptes maison pour ouvrir le compte complet et le gérer.

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Archiver ou restaurer un compte maison

À des fins de rapport, nous vous recommandons de ne pas archiver les comptes maison.

Pour archiver un compte maison, recherchez et sélectionnez le nom du compte sur la page Comptes maison dans Toast Web (Finances > Paiements > Comptes maison), puis sélectionnez Archiver en haut de la page. Une fois qu'un compte maison est archivé, il ne peut plus être utilisé pour payer une commande sur le point de vente.

Pour restaurer un compte maison archivé, basculez le tableau sur la page Comptes maison pour afficher les comptes archivés. Le bouton Restaurer est disponible sur la page de profil du compte.

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Foire aux questions

Quelle est la différence entre porter une commande au débit d'un compte maison et payer le solde d'un compte maison ?

Porter une commande au débit d'un compte maison et payer le solde d'un compte maison sont deux actions différentes. Porter une commande au débit ajoute le montant de cette commande au solde impayé du client afin qu'il puisse payer plus tard ; vous effectuez cette opération en sélectionnant Compte maison comme mode de paiement lorsque vous fermez une commande. Payer un solde permet d'encaisser l'argent du client et de réduire ce qu'il doit ; vous effectuez cette opération à partir du bouton Comptes maison sur l'écran de commande rapide du point de vente, ou en envoyant une facture.

Également demandé comme :

• • « Comment le client paie-t-il sur le compte maison ? »
  • « Comment puis-je porter un montant à un compte maison plutôt que de le régler? »
  • « J'ai porté le montant au compte maison, mais comment puis-je effectuer le paiement? »

Comment puis-je effacer ou mettre à zéro le solde d'un compte maison sans effectuer de paiement?

Pour effacer ou mettre à zéro le solde d'un compte maison sans effectuer de paiement, sélectionnez le compte sur la page Comptes maison dans Toast Web, sélectionnez Ajuster le solde, choisissez Réduire le solde impayé ou Définir un nouveau solde impayé, réglez-le à 0 $ et sélectionnez Ajuster le solde. C'est courant lorsque les comptes maison sont utilisés pour suivre les dépenses des employés qui sont déduites d'une paie. L'ajustement apparaît comme une ligne Ajustement dans le tableau Activité du compte.

Également demandé comme :

• • « Comment puis-je mettre à zéro un compte maison pour la paie? »
  • « Puis-je fermer un compte maison sans paiement? »
  • « Comment puis-je effacer un solde impayé? »

Comment le solde impayé est-il calculé?

Le solde impayé correspond au total de tous les montants portés au compte maison moins tous les paiements et ajustements qui y ont été appliqués. Chaque action — y compris chaque frais, paiement, ajustement, facture créée, facture annulée, frais annulés et paiement annulé — apparaît sur sa propre ligne dans le tableau Activité du compte. Pour voir comment le solde a été atteint, ouvrez le profil du compte maison et examinez toute l'activité plutôt qu'une vue filtrée, car des actions comme une facture annulée affectent également le solde.

Également demandé comme :

• • « Comment Toast a-t-elle obtenu ce solde? »
  • « Pourquoi le solde impayé est-il de ce montant? »

Pourquoi le solde impayé ne correspond-il pas à ce à quoi je m'attendais?

Si le solde impayé ne correspond pas à ce à quoi vous vous attendiez, la différence provient généralement de l'activité enregistrée sur le compte, comme une facture annulée, un ajustement ou un paiement partiel. Ouvrez le profil du compte maison et examinez le tableau complet Activité du compte, qui répertorie chaque frais, paiement, ajustement et annulation sur une ligne distincte. Si le solde ne semble toujours pas correct après avoir examiné toute l'activité, communiquez avec le service à la clientèle de Toast.

Également demandé comme :

• • « Le solde impayé ne correspond pas au solde actuel »
  • « Le solde semble erroné »

Où puis-je voir les paiements des comptes maison dans les rapports ?

Vous pouvez voir les paiements des comptes maison dans les rapports sur le profil du compte maison et dans les rapports Toast Web. Le tableau Activité du compte sur chaque compte affiche les frais, les paiements et les ajustements, et le rapport Sommaire des ventes (Rapports > Ventes > Sommaire des ventes) affiche les données de paiement, y compris les revenus différés des comptes maison. Les ventes des comptes maison sont déclarées comme ventes nettes le jour où la commande est exécutée, et les paiements sont déclarés le jour où le paiement est encaissé. Pour plus de détails, consultez Rapports sur les comptes maison.

Également demandé comme :

• • « Où les ventes des comptes maison apparaissent-elles dans les rapports ? »
  • « Comment les comptes maison affectent-ils mes chiffres de vente ? »

Comment puis-je vérifier le solde d'un compte maison sur le point de vente ?

Pour vérifier le solde d'un compte maison sur le point de vente, balayez vers la droite de vos menus sur l'écran de commande rapide et sélectionnez le bouton Comptes maison, puis recherchez et sélectionnez le compte. Le solde impayé est affiché sur l'écran de paiement du solde du compte maison, ainsi que les informations du client.

Également demandé comme :

• • « Comment puis-je vérifier l'onglet d'un client sur la caisse ? »
  • « Puis-je voir le solde du compte maison sur le point de vente ? »

Puis-je déplacer un paiement qui a été fermé sur le mauvais compte maison ?

Oui, vous pouvez corriger un paiement qui a été fermé sur le mauvais compte maison. Pour obtenir des instructions étape par étape, consultez Déplacer une note fermée sur le mauvais compte maison.

Également demandé comme :

• • « J'ai fermé une note sur le mauvais compte maison »
  • « Comment puis-je corriger une note sur le mauvais compte ? »

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Articles connexes

• Rapports sur les comptes maison
• Déplacer un chèque fermé vers le mauvais compte maison
• Comptes maison créés en mode test
• Envoyer une facture à vos clients

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