Configurer et gérer les comptes de membres

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Activer les comptes de membres comme mode de paiement
• Créer un compte de membre
• Facturer une commande à un compte de membre sur le TPV
• Payez le solde d’un compte de membre sur le TPV
• Créer et envoyer des factures pour les comptes de membres
• Ajuster ou effacer le solde d’un compte de membre
• Afficher l’activité du compte de membre
• Archiver ou restaurer un compte de membre
• Foire aux questions
• Articles connexes

Les comptes de membre permettent aux clients de débiter les commandes d’un compte et de payer plus tard. Apprenez à activer, créer, facturer, payer et gérer les comptes de membres dans Toast.

Avant de commencer

S’applique à : TPV Toast, Toast Web

Autorisations nécessaires : Administrateur du restaurant > 4.11 Comptes de membre

• Accès aux finances > Paiements > Comptes de membres dans Toast Web

Ce que vous accomplirez : Vous activerez les comptes de membre sur votre TPV, créerez des comptes pour vos clients, débiterez les commandes de ces comptes, encaisserez les paiements et gérerez les soldes au fil du temps.

Quelques éléments à connaître avant de vous lancer :

• Les comptes de membre ne sont actuellement pas pris en charge pour Commander en ligne avec Toast.
• Les comptes de membre ne sont pas partagés entre plusieurs emplacements, y compris entre régions. Par exemple, l’application dorsale d’un emplacement aux États-Unis ne peut pas créer ou consulter les comptes de membres pour un emplacement au Royaume-Uni, en Irlande, en Australie ou au Canada, et l’application dorsale d’un emplacement au Royaume-Uni, en Irlande, en Australie ou au Canada ne peut pas créer ou consulter les comptes de membres pour un emplacement aux États-Unis.
• Les comptes de membres ne peuvent pas être configurés comme exonérés d’impôt. Si une commande débitée d’un compte de membre doit être exempte de taxe, indiquez-la individuellement avant de la fermer au compte de membre. Pour plus d’informations, consultez Gérer les commandes exemptes de taxe.
• Les cartes de crédit et autres modes de paiement ne peuvent pas être enregistrés dans un compte de membre.

Remarque : Vous pouvez ajouter des comptes de membre lorsque votre compte Toast est encore en mode test, mais les comptes de membre peuvent prendre de 24 à 48 heures avant d’apparaître une fois que vous ne sortez plus du mode test.

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Activer les comptes de membres comme mode de paiement

Pour activer les comptes de membres comme mode de paiement sur votre TPV, procédez comme suit :

1. Dans Toast Web, allez à Finances > Paiements > Comptes de membre.
2. Dans la navigation de gauche de la page Comptes de membres, sélectionnez Paramètres.
3. Définissez Accepter les paiements des comptes de membres sur un appareil TPV sur la position Activé.
4. Sélectionnez Enregistrer, puis sélectionnez Publier toutes les modifications pour finaliser votre sélection.

Résultat attendu : Les comptes de membre sont maintenant disponibles comme mode de paiement sur le TPV. Après cette activation, les caissiers peuvent utiliser la fonctionnalité sans l’accord du gestionnaire.

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Créer un compte de membre

Pour créer un compte de membre dans Toast Web, procédez comme suit :

1. Dans la page Comptes de membre (Finances > Paiements > Comptes de membre), sélectionnez Créer un compte.
2. Entrez vos informations client. Les champs obligatoires sont Prénom, Nom, Courriel et Téléphone.
   1. Chaque compte de membre doit avoir une adresse courriel unique.
   2. Vous pouvez également ajouter un numéro de client et une adresse si vous le souhaitez.
3. Sélectionnez Enregistrer pour terminer la création du compte de membre.

Résultat attendu : Le nouveau compte de membre apparaît dans votre liste des comptes de membre. La synchronisation du compte de Toast Web vers le TPV peut prendre jusqu’à 30 minutes.

Pour créer plusieurs comptes de membres à la fois, sélectionnez la flèche vers le bas à côté du bouton Créer un compte et sélectionnez Plusieurs comptes. Vous verrez une page avec un modèle et des instructions pour importer un fichier afin de créer plusieurs comptes de membres à la fois.

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Facturer une commande sur un compte de membre sur le TPV

Le fait de facturer une commande à un compte de membre ajoute la commande au solde impayé du compte afin que le client puisse payer plus tard. Il s’agit d’une différence par rapport au remboursement d’un solde, qui est traité dans la section suivante.

Avec un compte de membre créé et la fonction activée comme option de paiement sur le TPV, procédez comme suit pour facturer une commande :

1. Passez la commande normalement sur votre TPV, puis sélectionnez Payer pour accéder à l’écran de sélection de paiement.
2. Sélectionnez le bouton Autre, puis Compte de membre comme mode de paiement.
3. Recherchez et sélectionnez le compte de membre.
   1. Pour les commandes À emporter ou Livraison, si le compte de membre a déjà été trouvé à l’aide de la recherche de client, le TPV remplit automatiquement le compte de membre associé.
   2. Sinon, une fenêtre contextuelle Saisir le numéro de compte apparaît. Entrez le numéro de compte de membre ou sélectionnez Recherche.
   3. Vous pouvez rechercher un client par prénom ou nom, adresse courriel, numéro de client ou numéro de téléphone. Les informations partielles peuvent être utilisées pour la recherche.
4. Après avoir sélectionné le compte de membre, choisissezFacturerpour fermer la commande au compte de membre à facturer ultérieurement. Deux autres options sont disponibles :
   1. Suivez mais ne facturez pas — Utilisez cette option si votre client paie cette commande avec un autre mode de paiement, mais que vous souhaitez que ce montant soit pris en compte dans le total de ses dépenses.
   2. Utiliser un autre compte — Utilisez-le pour rechercher un autre compte de membre.
5. Après avoir sélectionné Facturer, la commande est ajoutée au solde impayé du compte de membre dans Toast Web.

Résultat attendu : La commande est clôturée sur le TPV et son montant est ajouté au solde impayé du compte de membre du client dans Toast Web.

Vous pouvez ajouter un pourboire à une transaction de compte de membre si les paramètres de reçu numérique sont configurés. Pour plus d’informations, consultez Configurer les reçus numériques.

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Payez le solde d’un compte de membre sur le TPV

Le paiement du solde d’un compte de membre permet de percevoir de l’argent auprès du client et de réduire son solde impayé. Cela diffère de la facturation d’une commande au compte, qui est traitée dans la section précédente. Vous pouvez également percevoir le paiement par facture, couvert dans Créer et envoyer des factures pour les comptes de membres.

Pour effectuer un paiement pour le solde d’un compte de membre sur le TPV, procédez comme suit :

1. Glissez vers la droite de vos menus (groupes de catégories pour la Vente au détail de Toast) sur l'écran Commande rapide de votre TPV et sélectionnez le bouton Comptes de membres .
2. Recherchez et sélectionnez le compte de membre.
3. Sur l’écran Solde du compte de membre de paie, le solde impayé est affiché avec les informations du client. Entrez le montant à payer, puis sélectionnez Terminé. Les clients peuvent payer partiellement, entièrement ou surpayer leur solde impayé selon ce que vous saisissez ici.
4. Le solde de paiement apparaît sur l’écran de commande avec le montant sélectionné. Sélectionnez Payer pour saisir le paiement de votre client.

Résultat attendu : Le paiement est enregistré et le solde impayé du client est réduit du montant payé.

Remarque : Les pourboires des comptes de membres sont versés au serveur le jour de la transaction et figurent sous Pourboires hors caisse dans vos rapports. Lorsque la transaction du compte de membre est réglée à une date ultérieure, 100 % du montant est payable au restaurant.

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Créer et envoyer des factures pour les comptes de membres

Vous pouvez facturer un compte de membre individuel pour percevoir le paiement d’un solde impayé ou facturer en bloc plusieurs comptes de membre à la fois.

Commencez par configurer les paramètres de facturation de votre compte de membre :

1. Accédez à la page Comptes de membres dans Toast Web et sélectionnez Paramètres dans la navigation de gauche.
2. Dans la section Paramètres des factures des comptes de membres, sélectionnez les paramètres par défaut qui s’appliquent à toutes les factures des comptes de membres. Ils peuvent être remplacés lorsque vous créez une facture individuelle ou en bloc. Les paramètres comprennent :
   1. Option de service par défaut (non Livraison).
   2. Frais de compte de membre — frais supplémentaires ou autres appliqués par défaut à toutes les factures des comptes de membre. Certains restaurants utilisent cette fonctionnalité pour comptabiliser les frais mensuels d’abonnement.
      • Remarque : Si vous utilisez les frais des comptes de membre pour facturer aux clients une adhésion récurrente ou un club, les abonnements peuvent être une meilleure solution : ils gèrent nativement la facturation récurrente, l’identification des clients et un site d’inscription destiné aux clients. Consultez Commencer avec les abonnements.
   3. Plage de temps par défaut pour les nouvelles factures.
3. Sélectionnez Enregistrer, puis sélectionnez Publier toutes les modifications lorsque vous avez terminé.

Résultat attendu : Vos paramètres de facturation par défaut sont enregistrés et s’appliqueront aux nouvelles factures de comptes de membres.

Pour facturer un seul compte de membre, sélectionnez Créer une facture en haut de la page de profil de ce compte de membre. Vous verrez le solde actuel sur le compte et vous pourrez facturer par transactions dans une plage de dates sélectionnée ou facturer un montant personnalisé.

Pour facturer en bloc tous les clients qui ont effectué une transaction avec un compte de membre dans une plage de dates, procédez comme suit :

1. Dans la navigation de gauche sur la page Comptes de membres dans Toast Web, sélectionnez Facture en bloc.
2. Sélectionnez Créer une facture en bloc.
3. Sélectionnez les détails de votre facture, les paramètres de paiement et tous les frais supplémentaires liés au compte de membre que vous souhaitez appliquer. La section Paiements est l’endroit où vous fixez une date d’échéance et où vous pouvez choisir d’autoriser les clients à payer leur facture par carte de crédit.
4. Sélectionnez la plage de transactions pour les destinataires de la facture. Toast regroupe toutes les commandes non facturées pour la période sélectionnée, et vous pouvez utiliser les cases à cocher pour sélectionner les factures que vous souhaitez générer en bloc.
5. Sélectionner Suivant : Générer des factures.
6. Lorsque vos factures sont générées, le statut sur la page Factures en bloc passe à Prêt à envoyer. Sélectionnez la ligne de facture en bloc pour ouvrir l’aperçu de la facture.

Résultat attendu : Vos factures sont générées et prêtes à être envoyées. Depuis l'aperçu des factures, vous pouvez télécharger une ou toutes les factures, Imprimer les factures ou les envoyer à l'adresse courriel ou au numéro de téléphone associé au compte.

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Ajuster ou effacer le solde d’un compte de membre

Vous pouvez ajuster le solde d’un compte de membre pour le corriger ou pour l’effacer à 0 $ sans percevoir de paiement. Vous ne pouvez que réduire un solde impayé avec ce processus, et non l’augmenter.

Pour modifier ou effacer un solde, procédez comme suit :

1. Sélectionnez le nom du compte de membre à partir de la page Comptes de membre dans Toast Web.
2. Dans le profil du compte de membre, sélectionnez Ajuster le solde.
3. Choisissez soit Définir un nouveau solde impayé (par défaut), soit Réduire le solde impayé.
4. Sélectionnez Ajuster le solde pour finaliser votre modification.

Résultat attendu : Lorsque vous actualisez la page, la modification apparaît sous forme d’ajustement dans le tableau Activité du compte.

Remarque : Si vous souhaitez marquer un compte de membre comme payé sans percevoir de paiement d’un client — par exemple, si vous utilisez les comptes de membre pour suivre les dépenses des employés déduites d’un salaire — utilisez ce processus pour mettre le solde à jour à 0 $. Pour partager une liste détaillée des frais avec le titulaire du compte, sélectionnez Téléchargements dans le tableau Activité du compte sur la page de profil du compte de membre, puis choisissez Rapport détaillé.

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Afficher l’activité du compte de membre

En haut de la page Comptes de membres dans Toast Web (Finances > Paiements > Comptes de membres), une section Sommaire affiche le nombre total de comptes de membres et le solde impayé total. Vous trouverez ci-dessous la liste complète de vos comptes de membres. Basculez entre les comptes actifs et archivés, ou utilisez la recherche, la plage de dates ou les options de filtre pour affiner la liste. Si vous sélectionnez une plage de dates, la liste est mise à jour pour afficher le total des dépenses par compte de membre pour cette période.

Lorsque vous sélectionnez un compte de membre spécifique, vous ouvrez la page de profil du compte. Cela affiche le solde impayé du compte, les dépenses cumulées, le nombre de commandes, l’activité du compte, les factures et les coordonnées du client. Le tableau Activité du compte présente un poste distinct pour chaque action sur le compte, étiqueté par type, tel que Ventes, Frais, Paiement, Ajustement, Facture créée, Facture annulée, Frais annulés et Paiement annulé.

Pour savoir où les paiements des comptes de membres apparaissent dans les rapports Toast, y compris les revenus différés des comptes de membres dans le rapport Sommaire des ventes, consultez Rapports sur les comptes de membres.

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Archiver ou restaurer un compte de membre

Aux fins de production de rapports, nous vous recommandons de ne pas archiver les comptes de membres.

Pour archiver un compte de membre, recherchez et sélectionnez le nom du compte sur la page Comptes de membre dans Toast Web (Finances > Paiements > Comptes de membre), puis sélectionnez Archiver en haut de la page. Une fois qu’un compte de membre est archivé, il ne peut plus être utilisé pour payer une commande sur le TPV.

Pour restaurer un compte de membre archivé, basculez le tableau sur la page Comptes de membre afin d’afficher Comptes archivés. Le bouton Restaurer est disponible sur la page du profil du compte.

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Foire aux questions

Quelle est la différence entre débiter une commande d’un compte de membre et régler un solde de compte de membre?

Facturer une commande à un compte de membre et payer un solde de compte de membre sont deux actions différentes. Le fait de facturer une commande ajoute le montant de cette commande au solde impayé du client afin qu’il puisse payer plus tard. Pour ce faire, vous sélectionnez le compte de membre comme mode de paiement lorsque vous clôturez une commande. Le paiement d’un solde permet de percevoir de l’argent auprès du client et de réduire ce qu’il doit. Vous le faites à partir du bouton Comptes de membre sur l’écran Commande rapide du TPV ou en envoyant une facture.

Aussi demandé comme :

• • « Comment le client paie-t-il sur le compte de membre? »
  • « Comment facturer quelque chose à un compte de membre plutôt que de le rembourser? »
  • « J’ai débité le compte de membre, mais comment encaisser le paiement? »

Comment effacer ou annuler le solde d’un compte de membre sans encaisser de paiement?

Pour régler ou annuler le solde d’un compte de membre sans encaisser de paiement, sélectionnez le compte sur la page Comptes de membre dans Toast Web, sélectionnez Ajuster le solde, choisissez Réduire le solde impayé ou Définir un nouveau solde impayé, définissez-le sur 0 $ et sélectionnez Ajuster le solde. Cela est courant lorsque les comptes de membre sont utilisés pour suivre les dépenses des employés qui sont déduites d’un salaire. Le rajustement apparaît sous forme de ligne de rajustement dans le tableau Activité du compte.

Aussi demandé comme :

• • « Comment supprimer un compte de membre pour la paie? »
  • « Puis-je fermer un compte de membre sans paiement? »
  • « Comment puis-je régler un solde impayé? »

Comment le solde impayé est-il calculé?

Le solde impayé correspond au total de tous les montants portés au compte de membre, moins tous les paiements et ajustements qui lui sont appliqués. Chaque action — y compris chaque Frais, Paiement, Ajustement, Facture créée, Facture annulée, Frais annulé et Paiement annulé — apparaît comme sa propre ligne dans le tableau Activité du compte. Pour voir comment le solde a été atteint, ouvrez le profil du compte de membre et examinez toute l’activité plutôt qu’une vue filtrée, car des actions comme une facture annulée affectent également le solde.

Aussi demandé comme :

• • « Comment Toast est-il arrivé à cet équilibre? »
  • Pourquoi le solde impayé est-il de ce montant?

Pourquoi le solde impayé ne correspond-il pas à ce à quoi je m'attendais?

Si le solde impayé ne correspond pas à ce que vous prévoyiez, la différence provient généralement de l’activité enregistrée sur le compte, comme une facture annulée, un ajustement ou un paiement partiel. Ouvrez le profil du compte de membre et consultez le tableau complet de l’activité du compte, qui répertorie chaque frais, paiement, rajustement et annulation sur une ligne séparée. Si le solde ne semble toujours pas correct après avoir examiné toute l’activité, contactez le service à la clientèle de Toast.

Aussi demandé comme :

• • « Le solde impayé ne correspond pas au solde actuel »
  • "L"équilibre semble mauvais"

Où puis-je voir les paiements des comptes de membres dans les rapports?

Vous pouvez voir les paiements des comptes de membres dans les rapports sur le profil du compte de membre et dans les rapports Web de Toast. Le tableau Activité du compte de chaque compte présente les frais, les paiements et les ajustements, et le rapport Sommaire des ventes (Rapports > Ventes > Sommaire des ventes) présente les données de paiement, y compris les revenus différés du compte de membre. Les ventes des comptes de membres sont comptabilisées comme ventes nettes le jour de l’exécution de la commande, et les paiements sont comptabilisés le jour de l’encaissement du paiement. Pour plus de détails, consultez Rapports sur les comptes de membres.

Aussi demandé comme :

• • « Où apparaissent les ventes des comptes de membres dans les rapports? »
  • « Comment les comptes de membres influencent-ils mes chiffres de vente? »

Comment puis-je vérifier le solde d’un compte de membre sur le TPV?

Pour vérifier le solde d’un compte de membre sur le TPV, glissez vers la droite de vos menus sur l’écran Commande rapide et sélectionnez le bouton Comptes de membre, puis recherchez et sélectionnez le compte. Le solde impayé est affiché sur l’écran Solde du compte de membre de paie avec les informations du client.

Aussi demandé comme :

• • « Comment vérifier l’addition d’un client à la caisse? »
  • « Puis-je voir le solde du compte de membre sur le TPV? »

Puis-je déplacer un paiement fermé vers le mauvais compte de membre?

Oui, vous pouvez corriger un paiement fermé pour le mauvais compte de membre. Pour des instructions étape par étape, consultez Déplacer un chèque fermé vers le mauvais compte de membre.

Aussi demandé comme :

• • « J’ai fermé une addition sur le mauvais compte de membre »
  • « Comment corriger une addition sur le mauvais compte? »

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Articles connexes

• Rapports sur les comptes de membres
• Déplacer une addition fermée vers le mauvais compte de membre
• Comptes de membres créés en mode test
• Envoyer une facture à vos clients

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