Configurer et gérer des comptes de maison

Avant de commencer
Activer les comptes de maison comme méthode de paiement
Créer un compte de maison
Facturer une commande à un compte de maison sur le PDV
Payer un solde de compte de maison sur le PDV
Créer et envoyer des factures pour les comptes de maison
Ajuster ou effacer un solde de compte de maison
Voir l'activité du compte de maison
Archiver ou restaurer un compte de maison
Questions fréquentes
Articles connexes

Les comptes de maison permettent aux invités de facturer des commandes à un compte et de payer plus tard. Apprenez à activer, créer, facturer, payer et gérer des comptes de maison dans Toast.

Avant de commencer

Applicable à : Toast PDV, Toast Web

Autorisations nécessaires : Administration du restaurant > 4.11 Comptes de maison

Accès à Finances > Paiements > Comptes de maison dans Toast Web

Ce que vous accomplirez : Vous activerez les comptes de maison sur votre POS, créerez des comptes pour vos invités, facturerez des commandes à ces comptes, collecterez des paiements et gérerez les soldes au fil du temps.

Quelques éléments à savoir avant de commencer :

Les comptes de maison ne sont actuellement pas pris en charge pour la commande en ligne avec Toast.
Les comptes de maison ne sont pas partagés entre plusieurs emplacements.
Les comptes de maison ne peuvent pas être configurés comme exonérés de taxes. Si une commande facturée à un compte de maison doit être exonérée de taxes, marquez-la comme exonérée de taxes individuellement avant de la clôturer au compte de maison. Pour en savoir plus, consultez Gérer les commandes exonérées de taxes.
Les cartes de crédit et autres méthodes de paiement ne peuvent pas être enregistrées sur un compte de maison.

Remarque : Vous pouvez ajouter des comptes de maison pendant que votre compte Toast est encore en mode test, mais les comptes de maison peuvent prendre de 24 à 48 heures pour apparaître une fois que vous sortez du mode test.

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Activer les comptes de maison comme méthode de paiement

Pour activer les comptes de maison comme méthode de paiement sur votre POS, suivez ces étapes :

Dans Toast Web, accédez à Finances > Paiements > Comptes de maison.
Dans la navigation à gauche de la page des comptes de maison, sélectionnez Paramètres.
Réglez Accepter les paiements par compte de maison sur un appareil POS sur la position Activé.
Sélectionnez Enregistrer, puis sélectionnez Publier tous les changements pour finaliser votre sélection.

Résultat attendu : Les comptes de maison sont maintenant disponibles comme méthode de paiement sur le POS. Une fois cette fonctionnalité activée, les caissiers peuvent l'utiliser sans approbation du responsable.

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Créer un compte de maison

Pour créer un compte de maison dans Toast Web, suivez ces étapes :

Depuis la page des comptes de maison (Finances > Paiements > Comptes de maison), sélectionnez Créer un compte.
Entrez vos informations client. Les champs requis sont le prénom, le nom de famille, l'email et le téléphone.
1. Chaque compte de maison doit avoir une adresse email unique.
2. Vous pouvez également ajouter un numéro de client et une adresse si vous le souhaitez.
Sélectionnez Enregistrer pour terminer la création du compte de maison.

Résultat attendu : Le nouveau compte de maison apparaît dans votre liste de comptes de maison. Il peut prendre jusqu'à 30 minutes pour que le compte se synchronise de Toast Web au POS.

Pour créer plus d'un compte de maison à la fois, sélectionnez la flèche vers le bas à côté du bouton Créer un compte et sélectionnez Comptes multiples. Vous verrez une page avec un modèle et des instructions pour importer un fichier afin de créer plusieurs comptes de maison à la fois.

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Facturer une commande à un compte de maison sur le POS

Facturer une commande à un compte de maison ajoute la commande au solde impayé du compte afin que le client puisse payer plus tard. C'est différent du remboursement d'un solde, qui est abordé dans la section suivante.

Avec un compte de maison créé et la fonctionnalité activée comme option de paiement sur le POS, suivez ces étapes pour facturer une commande :

Passez la commande normalement sur votre POS, puis sélectionnez Payer pour accéder à l'écran de sélection de paiement.
Sélectionnez le bouton Autre puis Compte de maison comme méthode de paiement.
Recherchez et sélectionnez le compte de maison.
1. Pour les commandes à emporter ou de livraison, si le compte de maison a déjà été trouvé à l'aide de la recherche de client, le système de point de vente remplit automatiquement le compte de maison associé.
2. Sinon, une fenêtre contextuelle Entrez le numéro de compte apparaît. Entrez le numéro de compte de maison, ou sélectionnez Recherche.
3. Vous pouvez rechercher un client par prénom ou nom de famille, adresse courriel, numéro de client ou numéro de téléphone. Des informations partielles peuvent être utilisées pour la recherche.
Après avoir sélectionné le compte de maison, choisissez Facture pour clôturer la commande au compte de maison qui sera facturé plus tard. Deux autres options sont disponibles :
1. Suivre mais ne pas facturer — Utilisez ceci si votre client paie cette commande avec un autre mode de paiement mais que vous souhaitez tout de même que ce montant soit comptabilisé dans le total des dépenses de son compte de maison.
2. Utiliser un autre compte — Utilisez ceci pour rechercher un autre compte de maison.
Après avoir sélectionné Facture, la commande est ajoutée au solde impayé du compte de maison dans Toast Web.

Résultat attendu : La commande est clôturée sur le système de point de vente et son montant est ajouté au solde impayé du compte de maison du client dans Toast Web.

Vous pouvez ajouter un pourboire à une transaction de compte de maison si vous avez configuré les paramètres de reçu numérique. Pour en savoir plus, consultez Configurer les reçus numériques.

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Payer un solde de compte de maison sur le système de point de vente

Payer un solde de compte de maison collecte de l'argent du client et réduit son solde impayé. Ceci est différent de facturer une commande au compte, ce qui est couvert dans la section précédente. Vous pouvez également collecter le paiement par facture, couvert dans Créer et envoyer des factures pour les comptes de maison.

Pour effectuer un paiement pour un solde de compte de maison sur le POS, suivez ces étapes :

Faites glisser vers la droite de vos menus (groupes de catégories pour Toast Retail) sur l'écran de commande rapide de votre POS et sélectionnez le bouton Comptes de maison.
Recherchez et sélectionnez le compte de maison.
Sur l'écran de paiement du solde du compte de maison, le solde impayé est affiché avec les informations du client. Entrez le montant à payer, puis sélectionnez Terminé. Les clients peuvent payer partiellement, payer intégralement ou surpayer leur solde impayé en fonction de ce que vous entrez ici.
Le solde à payer apparaît sur l'écran de commande avec le montant sélectionné. Sélectionnez Payer pour entrer le paiement de votre client.

Résultat attendu : Le paiement est enregistré et le solde impayé du client est réduit du montant payé.

Remarque : Les pourboires des comptes de maison sont versés au serveur le jour de la transaction et sont répertoriés sous les pourboires non monétaires dans vos rapports. Lorsque la transaction du compte de maison est réglée à une date ultérieure, 100 % du montant est payable au restaurant.

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Créer et envoyer des factures pour les comptes de maison

Vous pouvez facturer un compte de maison individuel pour collecter un paiement pour un solde impayé, ou facturer en masse plusieurs comptes de maison à la fois.

Tout d'abord, configurez les paramètres de facturation de votre compte de maison :

Accédez à la page des comptes de maison dans Toast Web et sélectionnez Paramètres dans la navigation à gauche.
Dans la section des paramètres de facturation des comptes de maison, sélectionnez les paramètres par défaut qui s'appliquent à toutes les factures de comptes de maison. Ceci peut être remplacé lorsque vous créez une facture individuelle ou en masse. Les paramètres incluent :
1. Option de restauration par défaut (non-livraison).
2. Frais de compte de maison — frais ou charges supplémentaires appliqués par défaut à toutes les factures de compte de maison. Certains restaurants utilisent cela pour capturer les frais mensuels pour les adhésions.
3. Plage horaire par défaut pour les nouvelles factures.
Sélectionnez Enregistrer, puis sélectionnez Publier tous les changements lorsque vous avez terminé.

Résultat attendu : Vos paramètres de facturation par défaut sont enregistrés et s'appliqueront aux nouvelles factures de compte de maison.

Pour facturer un seul compte de maison, sélectionnez Créer une facture en haut de la page de profil de ce compte de maison. Vous verrez le solde actuel du compte, et vous pouvez facturer par transactions dans une plage de dates sélectionnée ou facturer un montant personnalisé.

Pour facturer en masse tous les invités ayant une transaction de compte de maison dans une plage de dates, suivez ces étapes :

Dans la navigation à gauche de la page des comptes de maison dans Toast Web, sélectionnez Facturer en masse.
Sélectionnez Créer une facture en masse.
Sélectionnez les détails de votre facture, les paramètres de paiement et tous les frais supplémentaires de compte de maison que vous souhaitez appliquer. La section Paiements est l'endroit où vous définissez une date d'échéance et où vous pouvez choisir de permettre aux invités de payer leur facture par carte de crédit.
Sélectionnez la plage de transactions pour les destinataires de la facture. Toast rassemble toutes les commandes non facturées pour la période sélectionnée, et vous pouvez utiliser les cases à cocher pour sélectionner les factures que vous souhaitez générer en masse.
Sélectionnez Suivant : Générer des factures.
Lorsque vos factures sont générées, le statut sur la page de facturation en masse change en Prêt à envoyer. Sélectionnez la ligne de facture en masse pour ouvrir l'aperçu de la facture.

Résultat attendu : Vos factures sont générées et prêtes à être envoyées. Depuis l'aperçu de la facture, vous pouvez télécharger une ou toutes les factures, imprimer les factures ou les envoyer à l'adresse e-mail ou au numéro de téléphone associé au compte.

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Ajuster ou effacer le solde d'un compte de maison

Vous pouvez ajuster le solde d'un compte de maison pour le corriger ou pour le ramener à 0 $ sans encaisser un paiement. Vous ne pouvez réduire un solde impayé avec ce processus, pas l'augmenter.

Pour ajuster ou effacer un solde, suivez ces étapes :

Sélectionnez le nom du compte de maison sur la page des comptes de maison dans Toast Web.
Sur le profil du compte de maison, sélectionnez Ajuster le solde.
Choisissez soit Définir un nouveau solde impayé (par défaut) ou Réduire le solde impayé.
Sélectionnez Ajuster le solde pour finaliser votre changement.

Résultat attendu : Lorsque vous actualisez la page, le changement apparaît comme un Ajustement dans le tableau d'Activité du Compte.

Remarque : Si vous souhaitez marquer un compte de maison comme payé sans encaisser un paiement d'un invité — par exemple, si vous utilisez des comptes de maison pour suivre les dépenses des employés qui sont déduites d'un chèque de paie — utilisez ce processus pour mettre à jour le solde à 0 $. Pour partager une liste détaillée des charges avec le titulaire du compte, sélectionnez Téléchargements dans le tableau d'Activité du Compte sur la page de profil du compte de maison, puis choisissez Rapport détaillé.

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Voir l'activité du compte de maison

En haut de la page des comptes de maison dans Toast Web (Finance > Paiements > Comptes de maison), une section Résumé montre votre nombre total de comptes de maison et votre solde impayé total. En dessous se trouve votre liste complète de comptes de maison. Alternez entre les comptes Actifs et Archivés, ou utilisez les options de recherche, de plage de dates ou de filtre pour affiner la liste. Si vous sélectionnez une plage de dates, la liste se met à jour pour montrer le Total des dépenses par compte de maison pour cette période.

Lorsque vous sélectionnez un compte de maison spécifique, vous ouvrez la page de profil du compte. Ceci montre le solde impayé du compte, les dépenses à vie, le nombre de commandes, l'activité du compte, les factures et les informations de contact de l'invité. Le tableau d'Activité du Compte montre un élément de ligne séparé pour chaque action sur le compte, étiqueté par Type, tel que Ventes, Charge, Paiement, Ajustement, Facture créée, Facture annulée, Annuler la charge et Annuler le paiement.

Pour les paiements des comptes de maison apparaissant dans les rapports Toast, y compris les revenus différés des comptes de maison dans le rapport de résumé des ventes, voir Rapports des comptes de maison.

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Archiver ou restaurer un compte de maison

Pour des raisons de rapport, nous recommandons de ne pas archiver les comptes de maison.

Pour archiver un compte de maison, recherchez et sélectionnez le nom du compte sur la page des comptes de maison dans Toast Web (Finance > Paiements > Comptes de maison), puis sélectionnez Archiver en haut de la page. Une fois qu'un compte de maison est archivé, il ne peut plus être utilisé pour payer une commande sur le POS.

Pour restaurer un compte de maison archivé, activez le tableau sur la page des comptes de maison pour afficher les comptes archivés. Le bouton Restaurer est disponible sur la page de profil du compte.

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Questions Fréquemment Posées

Quelle est la différence entre facturer une commande à un compte de maison et payer un solde de compte de maison?

Facturer une commande ajoute le montant de cette commande au solde impayé de l'invité afin qu'il puisse payer plus tard — vous le faites en sélectionnant Compte de maison comme méthode de paiement lorsque vous fermez une commande. Payer un solde collecte de l'argent de l'invité et réduit ce qu'il doit — vous le faites à partir du bouton Comptes de maison sur l'écran de commande rapide du POS, ou en envoyant une facture. Également demandé comme :