Commencez avec les comptes de maison

Dans cet article :

• Vue d'ensemble des comptes de maison
• Activer les comptes de maison comme méthode de paiement
• Créer un nouveau compte de maison
• Utiliser les comptes de maison sur le POS
  • Payer les commandes avec un compte de maison
  • Payer un solde de compte de maison
• Gérer les comptes de maison dans Toast Web
  • Mettre à jour un solde de compte de maison
  • Créer et gérer des factures pour les comptes de maison
  • Archiver ou restaurer un compte de maison
• Ressources supplémentaires

Vue d'ensemble des comptes de maison

Toast POS offre une fonctionnalité intégrée de comptes de maison qui permet à vos invités de charger leurs commandes à leur compte et de payer plus tard, au lieu de payer immédiatement après chaque achat. Cela vous permet de clôturer les commandes POS pendant une journée d'affaires comme payées à des fins de rapport de ventes, et d'envoyer une facture ou de collecter un paiement pour le solde du compte à l'avenir.

Quelques notes sur les comptes de maison :

• Il existe plusieurs façons de collecter des paiements pour les soldes de compte maison :
  • Vous pouvez prendre le paiement d'un solde de compte maison impayé sur le POS (non lié à une facture)
  • Vous pouvez créer et envoyer des factures individuelles ou en masse, et entrer les paiements pour la facture
  • Vous pouvez effectuer un ajustement de solde de compte maison
• Les comptes maison ne sont actuellement pas pris en charge pour les commandes en ligne Toast.
• Les comptes maison ne sont pas partagés entre plusieurs emplacements.
• Les comptes maison ne peuvent pas être configurés comme exonérés de taxes. Si les commandes au compte maison doivent être exonérées de taxes, elles devront être marquées individuellement avant d'être "payées" par le compte maison. En savoir plus : Gérer les commandes exonérées de taxes.
• Pour le moment, les cartes de crédit ou d'autres méthodes de paiement ne peuvent pas être enregistrées sur un compte maison.
• Les comptes maison peuvent être ajoutés pendant que votre compte Toast est encore en mode test, mais veuillez garder à l'esprit que les comptes maison peuvent prendre 24 à 48 heures pour apparaître une fois que vous sortez du mode test.

Pour commencer à utiliser les comptes maison, suivez les étapes de la section suivante pour les activer en tant que méthode de paiement sur votre POS.

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Activer les comptes maison en tant que méthode de paiement

Pour activer les comptes maison avec Toast, suivez ces étapes :

1. Dans Toast Web, accédez à Finance > Paiements > Comptes maison.
2. Dans la navigation à gauche qui apparaît sur la page Comptes maison, sélectionnez Paramètres.
3. Activez le Prendre des paiements de compte maison sur un appareil POS à la position Activé.
4. Sélectionnez Enregistrer et Publier tous les changements pour finaliser votre sélection.

Une fois qu'un compte de maison a été activé comme méthode de paiement sur le point de vente, les caissiers peuvent accéder à cette fonctionnalité sans approbation du responsable.

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Créer un nouveau compte de maison

Pour créer un nouveau compte de maison dans Toast Web, suivez ces étapes :

1. Depuis la page des comptes de maison (Finances > Paiements > Comptes de maison), sélectionnez Créer un compte.
2. Entrez vosInformations client. Les champs obligatoires incluentPrénom,Nom de famille,Email, etTéléphone.
   
   • Chaque compte de maison doit avoir une adresse email unique.
   • Vous pouvez inclure un Numéro de client et Adresse si désiré.
3. Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé de créer le compte de maison.

Si vous souhaitez créer plusieurs comptes de maison en même temps, sélectionnez la flèche vers le bas à côté du bouton Créer un compte et sélectionnez Comptes multiples. Vous verrez une page avec un modèle et des instructions sur la façon d'importer un fichier et de créer plus d'un compte de maison à la fois.

Une fois qu'un compte de maison a été créé, il peut prendre jusqu'à 30 minutes pour se synchroniser de Toast Web au point de vente.

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Utiliser les comptes de maison sur le point de vente

Payer les commandes avec un compte de maison

Avec un compte de maison créé dans Toast Web et la fonction activée comme option de paiement dans le point de vente, toute commande peut être clôturée à un compte de maison en quelques étapes simples.

1. Passez la commande normalement sur votre point de vente, puis sélectionnez Payer pour accéder à l'écran de sélection de paiement.
2. SélectionnezCompte de maison comme méthode de paiement.
   
   
   
   
3. Recherchez et sélectionnez votre compte de maison désiré.
   
   • Pour les commandes à emporter ou de livraison, si le compte de maison a déjà été trouvé en utilisant la fonction Recherche de client, le point de vente remplira automatiquement le compte de maison associé à la commande.
   • Sinon, une Entrez le numéro de compte fenêtre contextuelle apparaîtra. Entrez le numéro de compte de la maison ou sélectionnez Rechercher.
   • Vous pouvez rechercher un invité par son prénom ou son nom de famille, son adresse e-mail, son numéro de client ou son numéro de téléphone pour rechercher un compte de maison. Des informations partielles peuvent être utilisées pour la recherche.
4. Une fois que vous avez sélectionné le compte de maison, vous verrez des options pour entrer le paiement. Sélectionnez Facture pour procéder à la clôture de la commande au compte de maison qui sera facturé plus tard.
   
   • Suivre mais ne pas facturer - Utilisez cette option si votre invité utilise un méthode de paiement différente pour cette commande, mais que vous souhaitez inclure ce montant dans le total des dépenses de son compte de maison.
   • Utiliser un compte différent - Utilisez cette option pour rechercher un autre compte de maison.
5. Après avoir sélectionné Facture, la commande sera ajoutée au solde impayé du compte de maison dans Toast Web.

Vous pouvez ajouter un pourboire à une transaction de compte de maison si vous avez configuré les paramètres de reçu numérique (en savoir plus : Configurer les reçus numériques).

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Payer un solde de compte de maison sur le POS

Vous effectuez un paiement pour un solde de compte de maison sur le POS en suivant les étapes ci-dessous (la collecte de paiement par facture est couverte dans cette section de l'article) :

1. Faites glisser vers la droite de vos menus (groupes de catégories pour Toast Retail) sur l'écran Commande rapide de votre POS et sélectionnez le Bouton des comptes de maison.
2. Recherchez et sélectionnez le compte de maison souhaité.
3. Sur l'écran Payer le solde du compte de maison, le Solde impayé sera affiché avec les informations du client. Entrez le Montant à payer, puis sélectionnez Terminé. Les invités peuvent payer partiellement, payer intégralement ou payer plus que leur solde impayé selon ce que vous sélectionnez ici.
4. « Payer le solde » apparaîtra sur l'écran de commande avec le montant sélectionné. Sélectionnez Pay pour entrer le paiement de votre invité.

Remarque : Les pourboires des comptes de maison sont versés au serveur le jour de la transaction et seront listés sous Pourboires non monétaires dans votre rapport. Lorsque la transaction du compte de maison est réglée à une date ultérieure, 100 % du montant est payable au restaurant.

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Gérer les comptes de maison dans Toast Web

En haut de la page Comptes de maison dans Toast Web (Finance > Paiements > Comptes de maison), vous verrez une section Résumé qui montre votre nombre total de comptes de maison et le solde total impayé.

En dessous, vous trouverez votre liste complète de comptes de maison. Alternez entre les comptes Actifs et Archivé, ou utilisez les options de recherche, de plage de dates ou de filtre pour affiner votre liste aux comptes de maison que vous souhaitez examiner. Si vous sélectionnez une plage de dates, la liste des comptes de maison se mettra à jour pour afficher le Total dépensé par compte de maison pour la période sélectionnée.

Lorsque vous sélectionnez un compte de maison spécifique, vous ouvrirez la page de profil du compte. Ceci montre le solde impayé du compte de maison, les dépenses totales, le nombre de commandes, l'activité du compte, les factures et les informations de contact de l'invité.

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Mettre à jour le solde d'un compte de maison

Pour ajuster ou effacer le solde d'un compte de maison, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez le nom du compte de maison depuis la page Comptes de maison dans Toast Web.
2. Sur le profil du compte de maison, sélectionnez Ajuster le solde.
3. Lorsque vous ajustez un solde impayé, vous pouvez soit choisir de Définir un nouveau solde impayé (par défaut) ou Réduire le solde impayé.
   
   • Remarque : Vous ne pouvez réduire le solde impayé d'un compte de maison qu'avec l'une de ces options.
4. Sélectionnez Ajuster le solde pour finaliser votre changement.

Lorsque vous actualisez la page, les ajustements de solde apparaîtront comme un "Ajustement" dans le tableau Activité du compte.

Remarque : Pour les comptes de maison que vous souhaitez marquer comme payés sans accepter de paiement d'un invité (par exemple, si vous utilisez des comptes de maison pour suivre les dépenses des employés qui sont déduites de leur chèque de paie), vous pouvez utiliser le processus décrit ci-dessus pour mettre à jour le solde à 0 $. Vous pouvez partager une liste détaillée des frais avec le titulaire du compte de la maison en sélectionnant Téléchargements sur le tableau Activité du compte sur la page de profil du compte de la maison, puis en choisissant Rapport détaillé.

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Créer et gérer des factures pour les comptes de maison

Vous pouvez facturer un compte de maison individuel pour collecter le paiement d'un solde impayé, ou facturer plusieurs comptes de maison en même temps.

Tout d'abord, vous voudrez configurer les paramètres de facturation de votre compte de maison.

1. Naviguez vers la page Comptes de maison dans Toast Web et sélectionnez Paramètres dans la navigation à gauche.
2. Dans la section Paramètres de facturation des comptes de maison, vous pouvez sélectionner les paramètres par défaut qui s'appliquent à toutes les factures des comptes de maison. Ces paramètres peuvent être remplacés lorsque vous créez une facture individuelle ou en masse. Les paramètres incluent :
   
   • Option de restauration par défaut (non-livraison)
   • Frais de compte de maison - utilisez ceci pour configurer des frais ou des charges supplémentaires qui sont appliqués par défaut à toutes les factures des comptes de maison (certaines personnes utilisent cela pour capturer les frais mensuels pour les adhésions).
   • Plage horaire par défaut pour les nouvelles factures
3. Sélectionnez Enregistrer et Publier tous les changements lorsque vous avez terminé.

Vous pouvez facturer une page de compte de maison unique en sélectionnant Créer une facture en haut de la page de profil de ce compte de maison. Vous verrez le solde actuel du compte, et vous pourrez facturer par transactions dans une plage de dates sélectionnée, ou facturer un montant personnalisé.

Vous pouvez également utiliser la fonction de facturation en masse pour créer des factures pour tous les invités qui ont une transaction de compte de maison dans votre plage de dates sélectionnée. Pour facturer en masse les comptes de maison, suivez ces étapes :

1. Dans la navigation à gauche sur la page Comptes de maison dans Toast Web, sélectionnez Facturation en masse.
2. Sélectionnez Créer une facture en masse.
3. Sélectionnez les détails de votre facture, les paramètres Paiements, et entrez tous les Frais de compte de maison supplémentaires que vous souhaitez appliquer. La section Paiements est l'endroit où vous sélectionnerez une date d'échéance et où vous pourrez choisir de permettre à vos invités de payer leur facture par carte de crédit.
4. Sélectionnez la plage de transactions pour les destinataires de la facture. Toast rassemblera toutes les commandes non facturées pour la période sélectionnée, puis vous pourrez utiliser les cases à cocher pour sélectionner les factures que vous souhaitez générer en masse.
5. Sélectionnez Suivant : Générer des factures .
6. Lorsque vos factures ont été générées, le statut sur la page Facture en masse changera en "Prêt à envoyer". Sélectionnez la ligne de facture en masse pour ouvrir l'aperçu de la facture.

Depuis cette page, vous pouvez télécharger une ou toutes les factures, imprimer des factures ou les envoyer à l'adresse e-mail ou au numéro de téléphone associé au compte.

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Archiver ou restaurer un compte de maison

Pour des raisons de rapport, nous vous recommandons de ne pas archiver les comptes de maison.

Pour archiver un compte de maison, recherchez et sélectionnez le nom du compte dans le tableau de la page Comptes de maison dans Toast Web (Finance > Paiements > Comptes de maison). Sélectionnez Archiver en haut de la page. Une fois qu'un compte de maison est archivé, il ne peut pas être utilisé pour payer une commande sur le POS.

Si vous souhaitez restaurer un compte de maison archivé, vous pouvez le trouver en basculant le tableau sur la page Comptes de maison pour afficher les comptes archivés. Le bouton Restaurer sera disponible sur la page de profil du compte.

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Ressources supplémentaires pour les comptes de maison

• Rapport sur les comptes de maison
• Déplacer un chèque fermé vers le mauvais compte de maison

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