Gérez les postes et les autorisations des utilisateurs avec la Gestion multi-sites avec Toast

Certains processus, pages et informations présentés ici concernant les profils et les autorisations des employés seront bientôt mis à jour. Si votre expérience ne correspond pas aux informations contenues dans cet article, consultez Mises à jour des autorisations des employés et des postes dans Toast Web.

Dans cet article :

Hiérarchie des autorisations dans les restaurants multi-sites
Avant de commencer
Trouver les postes et les autorisations d'un employé
Ajouter ou supprimer un poste pour un employé dans un établissement
Accorder ou ajuster des autorisations dans d'autres établissements
Modifier les informations d'un employé dans plusieurs établissements
Foire aux questions
Articles connexes

Hiérarchie des autorisations dans les restaurants multi-sites

Les groupes de restaurants utilisant la Gestion multi-sites avec Toast doivent avoir au moins un responsable ou un superutilisateur au niveau de l'entreprise qui a accès à toutes les autorisations Toast dans tous les établissements. Cette personne est également appelée administrateur ou super administrateur dans certains articles de Toast. Leur accès est accordé par un employé de Toast lors de l'intégration.

Le rôle de gardien est assumé par un propriétaire, un directeur général, un directeur des opérations ou un rôle équivalent. Les autorisations accordées aux gestionnaires dans les établissements individuels sont à la discrétion du gardien. Par exemple, le gardien pourrait ne pas vouloir qu'un gestionnaire d'établissement ait accès à certaines autorisations d'accès administrateur de compte, telles que 8.1 Comptes financiers ou 8.5 Achats à la boutique Toast.

Les gestionnaires d'établissement peuvent accorder les autorisations appropriées à leur personnel de deux manières :

En ajoutant un poste au profil d'un employé (qui s'accompagne d'un ensemble d'autorisations).
En remplaçant et en définissant des autorisations individuelles.

Accès au restaurant c. Autorisations de restaurant

Dans un compte MLM, deux paramètres distincts contrôlent les endroits où un employé peut travailler et ce qu'il peut modifier :

Accès au restaurant contrôle les établissements auxquels l'employé peut se connecter à l'aide de son code d'accès au point de vente sur les terminaux Toast POS. La sélection d'un groupe de restaurants sélectionne tous les établissements qu'il contient; vous pouvez désélectionner des établissements spécifiques au besoin.
Autorisations de restaurant contrôle les établissements et les groupes de restaurants que l'employé peut modifier dans Toast Web. Ce paramètre est directement lié au champ Propriétaire dans Toast Web.

Important : L'accès au restaurant et les autorisations de restaurant ne sont pas liés. Deux règles à retenir :

Définir les autorisations de restaurant pour un groupe de restaurants ne donne pas automatiquement des autorisations pour chaque établissement au sein du groupe.
Définir les autorisations de restaurant pour chaque établissement au sein d'un groupe de restaurants ne donne pas automatiquement des autorisations pour le groupe de restaurants lui-même.

Héritées vs. Permissions de remplacement

Dans la section Permissions d'un employé, chaque permission est soit héritée d'un poste, soit remplacée au niveau de l'employé individuel :

Les permissions héritées proviennent d'une affectation de poste. Elles apparaissent sous forme de cases à cocher grises et sont déjà actives. Ne remplacez pas une permission déjà héritée.
Les permissions de remplacement ont été accordées (ou supprimées) pour cet employé spécifique. Elles apparaissent sous forme de cases à cocher bleues et diffèrent de la valeur par défaut basée sur le poste.

Pour connaître le fonctionnement complet de l'héritage par rapport au remplacement, y compris ce qu'il faut faire lorsque le bouton de remplacement est grisé, consultez Get Help With User Permissions for Toast POS.

Pourquoi les propriétaires et les administrateurs ne peuvent parfois pas modifier les permissions

Pour attribuer ou modifier les permissions d'un autre employé dans un compte de Gestion multi-sites avec Toast, vous devez vous-même détenir toutes les permissions de cet employé, en plus de la permission 8.2 User Permissions au même emplacement. Le fait d'être propriétaire ou administrateur ne vous accorde pas automatiquement cette capacité.

Si ne serait-ce qu'une seule permission est activée sur le profil de l'autre employé mais pas sur le vôtre, Toast bloquera la modification et pourrait afficher Sorry, you can't edit permissions you don't have.

Si vous avez besoin d'un accès complet au niveau propriétaire pour votre compte, un autre utilisateur de votre restaurant qui possède déjà les permissions de propriétaire doit mettre à jour votre profil. Le service à la clientèle ne peut pas effectuer ce changement pour vous; il doit provenir de quelqu'un dans votre restaurant qui détient déjà ces permissions, comme le responsable ou le superutilisateur.

Pour un dépannage étape par étape des messages d'erreur, consultez Get Help With User Permissions for Toast POS.

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Avant de commencer

S'applique à : Toast Web pour les restaurants utilisant la Gestion multi-sites avec Toast (MLM).

Autorisations requises :

8.2 Autorisations des utilisateurs — à chaque emplacement où vous ajusterez les autorisations d'un autre employé.
4.10 Emplois et salaires des employés — pour ajouter, supprimer ou modifier un emploi (ou un salaire) à un emplacement.
4.9 Informations sur l'employé — pour modifier les informations de base d'un employé (nom, coordonnées, code d'accès au point de vente).
Toutes les autorisations que vous avez l'intention d'accorder à l'autre employé, au même emplacement où vous les accordez.

Ce que vous accomplirez : Mettez à jour les emplois, les autorisations ou les informations de base d'un employé à un ou plusieurs emplacements au sein de votre groupe de restaurants MLM.

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Trouver les emplois et les autorisations d'un employé

Pour examiner les emplois et les autorisations actuels d'un employé à l'emplacement auquel vous êtes connecté :

Dans Toast Web, accédez à Équipe > Employés et recherchez l'employé par son nom.
Sélectionnez l'icône de crayon à côté de l'employé pour modifier son profil.
Sous l'onglet Emplois et autorisations, examinez la section Emplois et rémunération. Les emplois listés ici s'appliquent uniquement à l'emplacement auquel vous êtes actuellement connecté.
Faites défiler jusqu'à la section Autorisations. Les autorisations héritées proviennent d'une affectation de poste et apparaissent sous forme de cases à cocher grises. Les autorisations de remplacement ont été accordées individuellement à cet employé et apparaissent sous forme de cases à cocher bleues.

Résultat attendu : Vous pouvez voir les emplois et les autorisations actuels de l'employé pour l'emplacement auquel vous êtes connecté. Pour examiner son accès à un autre emplacement, passez à cet emplacement à l'aide du sélecteur d'emplacement dans le coin supérieur gauche de Toast Web (voir Affecter des employés à plusieurs emplacements pour le sélecteur d'emplacement).

Pour obtenir la liste complète des autorisations et savoir ce que chacune contrôle, consultez le Guide de référence des autorisations.

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Ajouter ou supprimer un poste pour un employé à un emplacement

Pour ajouter un poste à un employé ou en supprimer un à l'emplacement où vous êtes connecté :

Dans Toast Web, accédez à Team > Employees, recherchez l'employé et sélectionnez l'icône de crayon pour modifier son profil.
Sous l'onglet Jobs and Permissions, dans la section Jobs & pay, cochez ou décochez la case correspondant au poste que vous souhaitez ajouter ou supprimer.
Sélectionnez Save.

Résultat attendu : L'employé obtient (ou perd) le poste et les autorisations liées à ce poste à l'emplacement actuel. Les modifications sont automatiquement publiées une fois qu'elles sont enregistrées.

Remarque : Pour ajouter ou supprimer un poste, vous devez détenir l'autorisation 4.10 Employee Jobs & Wages au même emplacement, et vous devez détenir chaque autorisation incluse dans le poste que vous accordez. L'utilisateur qui accorde un poste n'a pas besoin de le détenir lui-même, seulement les autorisations qu'il contient.

Par exemple, si un gestionnaire possède toutes les autorisations liées au poste d'employé clé à l'emplacement A, mais pas à l'emplacement B, il peut accorder le poste d'employé clé au personnel de l'emplacement A seulement. Pour accorder le poste à l'emplacement B, il doit d'abord détenir les mêmes autorisations à l'emplacement B.

Pour ajuster le taux de salaire lié à un poste, vous devez détenir 4.10 Employee Jobs & Wages au même emplacement que le salaire que vous ajustez.

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Accorder ou ajuster des autorisations à d'autres emplacements

Utilisez cette procédure lorsqu'un employé a déjà un poste assigné et que vous devez ajouter ou supprimer une seule autorisation pour lui à un ou plusieurs emplacements, par exemple, lors de l'ouverture d'un nouvel emplacement et de l'assignation d'autorisations aux employés existants.

Avant d'accorder des autorisations à un autre emplacement, vous devez remplir deux conditions :

Vous devez détenir 8.2 User Permissions au même emplacement où vous souhaitez ajuster les autorisations d'un autre employé.
Vous devez détenir la même autorisation que vous avez l'intention d'accorder, au même emplacement.

Exemples :

Un utilisateur détenant 3.7 Void Items / Orders et 8.2 User Permissions à l'emplacement A, mais pas à l'emplacement B, peut accorder 3.7 Void Items / Orders à d'autres utilisateurs à l'emplacement A seulement.
Un utilisateur ayant 3.7 Annuler des articles / commandes et 8.2 Autorisations utilisateur aux emplacements A, B et C peut accorder 3.7 Annuler des articles / commandes à d'autres utilisateurs aux trois emplacements.

Pour ajouter ou supprimer une autorisation pour un employé spécifique à un emplacement donné :

Dans Toast Web, accédez à Équipe > Employés.
Sélectionnez le crayon de modification pour ouvrir le profil de l'employé.
Sélectionnez l'onglet Postes et autorisations et faites défiler jusqu'à la section Autorisations.
Sélectionnez l'icône de chevron v pour l'emplacement où vous souhaitez ajouter ou supprimer des autorisations.
Une fois l'emplacement développé, sélectionnez Remplacement pour accéder à la case à cocher (si nécessaire). Le besoin de basculer vers Remplacement dépend de la façon dont les autorisations de cet employé ont été définies précédemment, très probablement en fonction des postes auxquels il est affecté.
Lorsque la case passe du gris au noir, cochez-la pour activer l'autorisation (coche bleue) ou décochez-la pour la désactiver (case vide).
Sélectionnez Save.

Résultat attendu : L'employé dispose de l'autorisation mise à jour à l'emplacement sélectionné. Les modifications des autorisations sont automatiquement publiées une fois enregistrées. Si l'employé est connecté à un appareil de point de vente, il devra peut-être se déconnecter puis se reconnecter (ou resynchroniser l'appareil) pour que le changement prenne effet — consultez Attribuer des autorisations d'accès utilisateur pour les étapes de resynchronisation.

Remarque : Les autorisations au niveau du groupe ne fournissent qu'un accès à l'arrière-guichet (Toast Web). Si un employé doit également se connecter sur un appareil de point de vente à un emplacement spécifique, il doit être ajouté en tant qu'employé à cet emplacement séparément — l'accès au niveau du groupe seul ne suffit pas pour se connecter à un appareil de point de vente. Pour ajouter un employé à des emplacements supplémentaires, consultez Attribuer des employés à plusieurs emplacements.

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Modifier les informations de l'employé dans plusieurs emplacements

La modification des informations de base d'un employé — nom, coordonnées et code d'accès au point de vente — nécessite l'autorisation 4.9 Informations sur l'employé. Si un compte Toast Web existe déjà pour cet employé, l'adresse courriel et le mot de passe ne peuvent être modifiés par personne d'autre que l'employé lui-même.

Pour modifier les renseignements d'un employé à un autre emplacement :

Confirmez que vous avez 4.9 Renseignements sur l'employé à votre emplacement actuel et à l'emplacement où la modification est nécessaire.
Passez à l'emplacement où les renseignements de l'employé doivent être modifiés, en utilisant le sélecteur d'emplacement dans le coin supérieur gauche de Toast Web.
Dans Toast Web, accédez à Équipe > Employés.
Sélectionnez le nom de famille hyperlié de l'employé et accédez à l'onglet Profil.
Mettez à jour les renseignements de l'employé.
Sélectionnez Save.

Résultat attendu : Les renseignements de l'employé sont mis à jour à l'emplacement où vous avez effectué la modification. Pour effectuer la même modification à d'autres emplacements, répétez les étapes 2 à 5 à chaque emplacement.

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Foire aux questions

Je suis le propriétaire, mais le système indique que je ne suis pas un administrateur. Pourquoi ne puis-je pas modifier les autorisations d'un autre employé ?

Pour modifier les autorisations d'un autre employé, vous devez Sans chaque autorisation que cet employé possède, en plus de l'autorisation 8.2 Autorisations utilisateur au même emplacement. Le fait d'être propriétaire ne vous accorde pas automatiquement ce droit. Si ne serait-ce qu'une seule autorisation est activée sur le profil de l'autre employé mais pas sur le vôtre, Toast bloquera la modification.

Également demandé comme :

- Je suis le propriétaire et j'ai besoin de l'autorisation pour tout faire, mais le système m'indique que je dois contacter l'administrateur de mon restaurant
- Qui est le superutilisateur/administrateur de notre compte ?
- Comment puis-je savoir qui est le responsable ?

Pour résoudre ce problème, demandez au responsable ou à un autre superutilisateur existant dans votre restaurant d'ajouter les autorisations manquantes à votre profil. S'il n'y a aucun responsable ou superutilisateur configuré sur votre compte, veuillez contacter le service à la clientèle pour obtenir de l'aide.

Pour un dépannage étape par étape, consultez Obtenir de l'aide avec les autorisations utilisateur pour Toast POS.

Quelle est la différence entre les autorisations Hériter et Remplacer ?

Hériter et Remplacer décrivent la provenance d'une autorisation sur le profil d'un employé.

- Les autorisations héritées proviennent d'un poste qui a été attribué à l'employé. Elles apparaissent sous forme de cases à cocher grises et sont automatiquement actives.
- Les autorisations de remplacement ont été définies pour cet employé spécifique, indépendamment de tout poste. Elles apparaissent sous forme de cases à cocher bleues.

Dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin de remplacer une autorisation déjà héritée. Utilisez Remplacer lorsque vous souhaitez accorder ou supprimer une autorisation pour un employé sans modifier le poste que partagent les autres employés.

Quelle est la différence entre un administrateur et un superutilisateur ?

Dans un groupe de restaurants MLM, le superutilisateur (parfois appelé gardien, administrateur ou super administrateur) est l'employé au niveau de l'entreprise qui Sans toutes les autorisations Toast Web à chaque emplacement. Le superutilisateur peut modifier les autorisations de n'importe quel employé à n'importe quel emplacement du groupe. Il y en a généralement au moins un, souvent le propriétaire, le directeur général ou le directeur des opérations.

D'autres administrateurs peuvent exister à des emplacements individuels avec des autorisations limitées à l'emplacement, mais ils ne peuvent modifier que les autorisations qu'ils Sans eux-mêmes à cet emplacement.

Comment savoir qui est le gardien de mon restaurant ?

Le gardien est défini par Toast lors de l'intégration et est le propriétaire, le directeur général, le directeur des opérations ou un rôle équivalent dans votre restaurant. Pour identifier le gardien actuel de votre compte, demandez à l'équipe de direction de votre restaurant. Le service à la clientèle n'attribue pas et ne transfère pas le rôle de gardien sur les comptes des clients.

Si votre gardien ne travaille plus au restaurant et que l'accès doit être transféré, communiquez avec le service à la clientèle pour discuter des options.

J'ai ajouté des autorisations à l'employé, mais il n'a toujours pas accès. Que dois-je faire ?

Deux causes courantes :

- L'employé est connecté à un appareil de point de vente. Demandez-lui de se déconnecter et de se reconnecter, ou resynchronisez l'appareil de point de vente. Pour les étapes de resynchronisation, consultez Assigner des autorisations d'accès utilisateur.
- L'employé possède un profil Toast Web en double dans plusieurs emplacements. Dans Toast Web, accédez à Équipe > Employés, recherchez le nom de l'employé et vérifiez s'il existe deux profils. Mettez à jour le profil qu'il utilise réellement pour se connecter.

Si le problème persiste, consultez Obtenir de l'aide sur les accès et autorisations des employés MLM pour les scénarios propres à MLM.

Un superutilisateur MLM peut-il modifier le rôle de n'importe quel employé à n'importe quel emplacement ?

Oui — un superutilisateur détient toutes les autorisations à chaque emplacement; il peut donc ajouter ou supprimer des postes et des autorisations pour n'importe quel employé du groupe de restaurants. Si un superutilisateur MLM est incapable de modifier le rôle d'un employé à un emplacement précis, la cause la plus courante est que le commutateur Remplacer est en mode Hériter et doit être modifié, ou que le profil de l'employé en question a été configuré par un employé de Toast avec une configuration qui nécessite une intervention du Service à la clientèle.

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Articles connexes

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