Envoyer des demandes de dépôt avec la facturation Toast

Dans cet article :

• Fonction de dépôt de facturation Toast : Aperçu
• Créer un dépôt de facture
• FAQ sur la facturation Toast
  • Puis-je modifier une facture après avoir envoyé une demande de dépôt au client ?
  • Comment mes dépôts de facturation apparaissent-ils dans les rapports ?
  • Puis-je entrer le paiement de dépôt d'un client en son nom ?
  • Un client peut-il payer un dépôt de facturation par chèque ?

Fonction de dépôt de facturation Toast : Aperçu

Notre outil de facturation Toast offre une fonction pratique de Dépôts. Cela vous permet de demander à vos clients un dépôt à l'avance, qu'ils paient avant que leur commande ne soit complétée ou que le service ne soit fourni. Ce dépôt est ensuite automatiquement déduit de leur total final de facture, simplifiant ainsi la facturation. Pour commencer à utiliser cela, vous devrez simplement configurer vos Préférences de dépôt dans Toast Web.

Remarque : Les dépôts de facturation Toast sont disponibles dans tous les marchés/régions (y compris le Canada, l'Irlande et le Royaume-Uni)

Créer un dépôt de facture avec la facturation Toast

Une fois que les paramètres et étapes ci-dessus ont été complétés, vous pourrez demander sans effort des dépôts pour toutes les factures en utilisant la facturation Toast.

Pour ajouter une demande de dépôt à une facture : 

1. Créez une facture (voir  pour des instructions détaillées). Remarque : Pour pouvoir demander un dépôt, la valeur totale des articles de la commande doit être au moins égale au montant du dépôt. Si vous ne nécessitez pas de sélections de menu lors de la réservation d'un événement, vous voudrez d'abord créer un article de menu ouvert pour les dépôts dans Toast Web pour servir cet objectif.
2. Dans la section Calendrier de paiement, sélectionnez + Ajouter une demande de dépôt. Cela créera un article de ligne Dépôt dans le tableau Calendrier de paiement. 
   
3. Entrez une Date d'échéance pour le paiement du dépôt.
   
4. Entrez le Montant que vous souhaitez collecter pour votre dépôt. Vous pouvez utiliser le Montant $ / Montant % bascule si vous devez passer d'un dépôt en montant en dollars à un dépôt en pourcentage.
5. Lorsque vous avez terminé de créer votre facture, sélectionnez Examiner le dépôt dans le coin supérieur droit. Vous pouvez voir la demande de dépôt qui sera envoyée à votre invité, et vous pouvez télécharger ou imprimer cette facture pour vos dossiers sur cette page.
6. Sélectionnez Envoyer le dépôt une fois que vous avez examiné la facture et que vous êtes prêt à l'envoyer à votre invité.  Cela enverra par e-mail la facture de dépôt à l'invité et lui permettra d'effectuer le paiement du dépôt en ligne.

Une fois que votre invité a payé le dépôt, cela sera automatiquement reflété sur la facture individuelle, dans Toast Web, et vous verrez que le solde restant de la facture s'ajuste automatiquement pour refléter le total des factures, moins le dépôt déjà payé par l'invité. 

Questions fréquentes sur la facturation Toast

Puis-je modifier une facture après avoir envoyé une demande de dépôt à l'invité ?

Oui, vous pouvez toujours modifier et/ou réviser une facture après avoir envoyé un e-mail de remise de dépôt à votre invité. Si vous révisez ou ajoutez des articles à la facture, le bouton bleu Envoyer un rappel sur la page de création de facture change en un bouton bleu Envoyer une mise à jour. Vous sélectionnerez cela pour envoyer par e-mail à l'invité la facture révisée/modifiée.
 

Comment mes dépôts de facturation apparaissent-ils dans les rapports ?

Les dépôts de factures apparaîtront dans les rapports Toast de la manière suivante :

• • • Lorsque votre invité paie le dépôt de la facture : Un Payé en totalité et un Paiement par carte de crédit seront signalés à la date de paiement.
    • À la date à laquelle la facture est remplie : Les dépôts, ventes, taxes et pourboires apparaîtront dans le rapport de résumé des ventes sous Ventes nettes, Montant de la taxe, et Pourboires.

Puis-je entrer le paiement du dépôt d'un invité en leur nom ?

1. 1. Ouvrez la facture dans Toast Web et allez à la section Calendrier de paiement .
   2. Sélectionnez Entrer un paiement.
   3. Entrez les détails de la carte de crédit de votre invité.
   4. Sélectionnez Traiter le paiement.
   5. La facture sera alors mise à jour, montrant que le statut du dépôt a changé de OUVERT à PAYÉ.

Un invité peut-il payer un dépôt de facturation par chèque ?

Oui, les invités peuvent payer un dépôt de facturation par chèque si vous acceptez les paiements par chèque pour votre entreprise. Assurez-vous d'avoir d'abord configuré Chèque comme méthode de paiement sur la page Autres options de paiement (en savoir plus : ).

1. 1. Ouvrez la facture dans Toast Web et allez à la section Calendrier de paiement .
   2. Sélectionnez Entrer un paiement.
   3. Sur la page des détails de paiement, sélectionnez Chèque dans le menu déroulant Type de paiement .
   4. Entrez les détails de paiement de votre invité.
   5. Sélectionnez Traiter le paiement.
   6. La facture sera alors mise à jour, montrant que le statut du dépôt a changé de OUVERT à PAYÉ

Pour en savoir plus sur la façon dont les clients peuvent appliquer des chèques à une facture, veuillez consulter l'article .