Gestion de paie Toast : Obtenez de l'aide avec l'avance sur les prestations

Dans cet article :

• Avance sur les prestations
  • Scénario d'exemple
• Recueillir les primes manquées
• Comment les pourboires en espèces impactent l'avance sur les prestations

Avance sur les prestations

De nombreux employés ont l'occasion de s'inscrire à des régimes de prestations parrainés par l'employeur. Souvent, les employeurs choisiront de couvrir une partie de ces primes de prestations, ce qui signifie que les employés inscrits partagent une partie du coût. L'employeur paie généralement les primes complètes directement au fournisseur sur une base mensuelle. La portion de l'employé est prélevée sur les gains réguliers à chaque paie, remboursant ainsi efficacement l'employeur pour une partie de la facture mensuelle à payer.

Parfois, les employés n'ont pas suffisamment de gains sur la paie pour couvrir leurs primes d'employé. Dans ces cas, l'employeur n'a pas reçu la déduction complète de l'employé, mais devra tout de même la prime complète de la prestation à la fin du mois. Il peut être difficile d'identifier et de suivre ces cas pour récupérer les déductions de primes manquées des employés.

Gestion de paie Toast suivra ces primes d'employé manquées. Lorsque qu'un employé n'a pas suffisamment de gains payés pour couvrir certaines déductions, le système ajoutera automatiquement un Avance sur prestations pour le montant de la prime manquée. Cela se produira lors du processus de calcul de la paie, donnant aux responsables de la paie la possibilité de revoir les situations d'Avance sur prestations avant de soumettre la paie.

Toast Payroll utilisera soit un code de gain Avance sur prestations soit un code de gain Avance sur prestations (imposable) pour cet enregistrement. Le code de gain Avance sur prestations (imposable) est utilisé lorsque les déductions avant impôt de l'employé dépassent les gains imposables.

Remarque : Les gains Avance sur prestations et Avance sur prestations (imposable) n'ont aucun impact sur les exigences de trésorerie de la paie. Ils sont simplement une manière plus transparente de suivre les primes manquées des employés que l'employeur souhaite probablement se faire rembourser à partir de gains futurs.

Remarque : Dans le cas où un employé n'a aucun gain au cours d'une période de paie, Toast Payroll ne pourra pas appliquer la prime de prestation d'origine (déduction) ou une déduction d'avance sur prestations. Cela entraînera une déduction "manquée" et les employeurs sont responsables de suivre ces situations si elles se présentent.

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Scénario d'exemple

Un employé a une déduction médicale de 50 $, mais n'a travaillé que 8 heures lors de la dernière période de paie.

Après impôts, l'employé a 40 $ restants à affecter à la déduction médicale. Au lieu de modifier la déduction médicale à 40 $ (ce qui rend difficile de voir que l'employé n'a pas payé 10 $ de sa prime), Toast Payroll ajoutera un gain de Avance sur prestations de 10 $ pour compenser le montant que l'employé n'a pas pu être retenu. La déduction médicale elle-même enregistrera la prime complète de 50 $ de l'employé.

Si l'employé a gagné moins de 50 $ en gains imposables, une partie ou la totalité de l'Avance sur prestations serait enregistrée sur le code de gain Avance sur prestations (imposable).

De cette façon, les employeurs peuvent facilement :

1. Voir quand un employé n'a pas eu suffisamment de gains pour couvrir certaines déductions.
2. Recueillir les primes manquées lors d'une future paie.
3. Comprendre combien un employé individuel doit en primes manquées.

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Recueillir les primes manquées

Lorsque qu'un employé n'a pas suffisamment pour couvrir les primes sur une paie particulière, l'employeur peut souhaiter recueillir cette prime manquée. 

Après avoir convenu avec l'employé, l'employeur peut facilement ajouter un avance sur prestations négatif à une future paie pour récupérer la prime manquée et annuler l'avance sur prestations pour les rapports futurs. Il est important de se rappeler que l'employé devra avoir suffisamment de gains payés pour compenser l'avance sur prestations négative. 

L'ajout d'une collecte se fait à l'étape Gains de l'employé de la paie. Cliquez ici pour des instructions sur l'ajout de gains et de déductions ponctuels à la paie. Voici un exemple de ce à quoi ressemblerait une entrée de collecte de 40 $ :

Si l'employé n'a généralement pas suffisamment de gains payés pour rembourser l'employeur en raison de pourboires en espèces élevés (voir ci-dessous), il est recommandé que l'employeur conserve et paie une partie (ou la totalité) des pourboires futurs sur une future paie afin de pouvoir retenir de ces pourboires l'avance sur prestations en souffrance.

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Comment les pourboires en espèces impactent l'avance sur prestations

En plus des moments où un employé n'a tout simplement pas beaucoup travaillé au cours d'une période de paie particulière, les pourboires en espèces sont l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles cette situation se produit. 

Pour les employés qui reçoivent la majorité de leur salaire sous forme de pourboires en espèces tout au long de la période de paie, il est très courant qu'ils n'aient pas suffisamment de gains payés sur la paie pour couvrir les déductions. C'est parce que ces pourboires en espèces sont entièrement imposables, et la responsabilité fiscale qui en résulte consomme souvent tous les gains réellement payés sur la paie. Cela laisse l'employeur non remboursé pour certaines déductions.

L'avance sur prestations aidera les employeurs à suivre ces cas. Mais en fin de compte, passer à la paie de certains (ou de tous) pourboires en espèces réduira considérablement les cas où les employés ne peuvent pas satisfaire toutes les déductions.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.