Gestion de paie Toast : Remplir les cases 14, 15 et 16 du formulaire 1095-C

Dans cet article :

• Que sont les codes ACA?
• Case 14
• Case 15
• Case 16
• Saisissez les cases 14, 15 et 16 Renseignements dans le formulaire Toast 1095-C

Que sont les codes ACA?

Bien que chaque champ du formulaire demande un renseignement précis, il peut être important, lorsque l'on remplit le formulaire 1095-C, d'examiner comment les différents champs peuvent être liés les uns aux autres. Dans le formulaire 1095-C, l’IRS fournit deux séries de codes distinctes pour les cases 14 et 16, respectivement. Les employeurs peuvent ensuite consulter ces codes ACA pour signaler à l’IRS les scénarios et les situations entourant la couverture minimale essentielle d’un employé en particulier.

Bien que les renseignements de la case 15 se rapportent aux renseignements contenus dans les cases 14 et 16, les renseignements de la case 15 ne sont pas déclarés sous forme de code. L’encadré 15 demande plutôt aux employeurs de préciser le coût de la couverture minimale essentielle la moins coûteuse et autonome, qui fournit une valeur minimale offerte à l’employé.

Collectivement, les cases 14, 15 et 16 offrent à l’employeur un moyen de signaler à l’IRS comment il s’est conformé à ses obligations de couverture minimale essentielle pour les employés en vertu de l’ACA.

Vous trouverez ici la liste complète des codes IRS pour les cases 14 et 16 ainsi que leurs définitions. Vous voulez en savoir plus sur l’interaction des codes dans les encadrés 14 et 16? Consultez notre tableau des combinaisons communes qui met en évidence certaines combinaisons de codes couramment utilisées.

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Case 14

La case 14 demande aux employeurs de préciser le type de protection offerte, le cas échéant, à l'employé, à son conjoint et à ses personnes à charge pour chaque mois de l'année civile.

L’IRS fournit un ensemble de codes pour la case 14, où chaque code correspond à un scénario d’offre de couverture différent. Par exemple, en inscrivant le code « 1B » pour un mois précis à la case 14, on indiquerait que la protection minimale essentielle, qui fournit une valeur minimale, n'a été offerte à l'employé que pour le mois indiqué. Vous trouverez ci-dessous la liste des codes Case 14 et ce que représente chaque code Case 14.

Remarque : Comprendre le code de la case 14 à indiquer peut être une question compliquée. Nous vous recommandons de contacter un professionnel agréé pour obtenir de l’aide afin de déterminer la réponse de code qui conviendrait le mieux à votre entreprise.

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Case 15

La case 15 demande aux employeurs de fournir le montant de la cotisation exigée de l'employé.

L’IRS déclare que la contribution requise d’un employé correspond généralement à sa part du coût mensuel pour la couverture minimale essentielle la moins coûteuse et autonome, fournissant une valeur minimale offerte à l’employé. Si vous choisissez un code autre que 1A dans la case 12, vous devrez saisir une valeur non nulle dans la case 15. Si le coût de la protection offerte à un employé était de 0 $ et que vous n’utilisez pas le code 1A, vous devrez saisir manuellement ce montant dans la page Données de déclaration ACA de chaque employé sur son profil sous l’onglet Avantages sociaux.

Remarque : Nous vous recommandons de contacter un professionnel agréé pour obtenir de l’aide afin de déterminer le montant le plus approprié à inscrire pour votre entreprise.

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Case 16

La case 16 demande aux employeurs d’indiquer si les situations suivantes s’appliquent à un employé pendant un ou plusieurs mois au cours de l’année civile :

• si l’employé n’était pas employé ou n’était pas employé à temps plein;
• si l’employé s’est inscrit à la couverture minimale essentielle offerte;
• si l’employé était en période de non-cotisation limitée relativement à l’alinéa 4980H(b);
• si le membre de l’ALE a satisfait à l’une des conditions de sécurité prévues à l’article 4980H en ce qui concerne cet employé; ou
• Si le membre de l’ALE était admissible à l’allégement provisoire des règles entre employeurs pour cet employé.

Vous trouverez ci-dessous la liste des codes Case 16 et ce que chaque code Case 16 représente.

Remarque : Comprendre quelle situation, le cas échéant, l'encadré 16 aurait pu s'appliquer peut être une question compliquée. Nous vous recommandons de contacter un professionnel agréé pour obtenir de l’aide afin de déterminer la réponse de code qui conviendrait le mieux à votre entreprise.

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Saisissez les cases 14, 15 et 16 Renseignements dans le formulaire Toast 1095-C

Pour les employeurs qui ont utilisé le module des avantages sociaux de Toast pendant toute l’année, le système Toast fournit un outil de spécification pour aider les employeurs en générant et en remplissant automatiquement les codes de la case 14 pour chaque employé selon les renseignements que l’employeur a saisis dans le système Toast. L’employeur peut ensuite vérifier l’exactitude des codes générés pour chaque employé avant de demander à Toast de soumettre les déclarations ACA en son nom.

Pour accéder à l’outil de spécification :

1. Accédez à Prestations > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Demander une déclaration ACA.
2. Sélectionnez le crayon jaune à côté du Formulaire de spécification dans la vignette de droite.
3. Suivez ces instructions pour saisir les renseignements dans les cases 14, 15 et 16.