Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour la déclaration ACA

Dans cet article :

• Échéancier de production ACA
• Pré-travail ACA
• Étape 1 : Remplir le questionnaire de la liste de vérification de l’ACA
• Étape 2 : Vérifier les articles de la liste de vérification Gestion de paie Toast ACA
  • Formulaire de spécification
  • Importations de déclarations ACA (le cas échéant)
  • Importation de données sur la couverture des employés
  • Personnes à charge et couverture des personnes à charge Importation de données
  • Importation de données de couverture COBRA
• Étape 3 : Terminer l’audit de l’ACA
  • Oui, apportez des modifications

Délai de dépôt de l'ACA

• Continu/mensuel : Rapports ACA
  • Accédez à Avantages > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Déclarations d’ACA.
  • Les employeurs peuvent utiliser les outils de production de rapports ACA de Gestion de paie Toast pour mieux évaluer l’admissibilité à l’ACA des employés en fonction des heures travaillées par un employé et déterminer si une couverture est offerte. Même si vous n’avez pas suivi l’admissibilité continue ou mensuelle, Gestion de paie Toast peut toujours produire des formulaires 1095-C en votre nom.
• 9 janvier 2026 : Date d’achèvement recommandée pour le questionnaire de la liste de vérification des déclarations ACA de Toast.
• 27 janvier 2026 : Date limite pour soumettre tous les éléments de la liste de contrôle de Gestion de paie Toast ACA dans le module Avantages sociaux classiques.
  • Accédez à Avantages sociaux > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Faites une demande de déclaration ACA pour obtenir une liste utile de renseignements dont la Gestion de paie Toast aura besoin pour soumettre vos documents.
• NOUVEAU! 6 février 2026 : Date limite pour demander que la Gestion de paie Toast Imprime et expédie le formulaire 1095-Cs. En raison de la Papierwork Burden Act, Toast n’expédiera plus automatiquement ces formulaires à moins qu’ils ne soient demandés.
  • Pour demander l’impression et l’expédition, contactez-nous à benefitsops@toasttab.com. 
• 2 mars 2026 : Date limite de distribution des formulaires ACA (1095-C) aux employés.
  • Les employeurs doivent distribuer les formulaires papier aux employés qui n’ont pas opté pour les formulaires électroniques. Les formulaires électroniques seront disponibles dans le système avant cette date limite.
• 31 mars 2026 : Date limite du formulaire électronique ACA de l’IRS.
  • Suite à votre examen, Gestion de paie Toast transmettra tous les formulaires applicables à l’IRS en votre nom.

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Pré-travail ACA

Avant de déposer vos documents ACA dans le module Avantages sociaux classiques, il est essentiel de compléter l’importation des données de couverture des employés de Gestion de paie Toast. Il existe deux façons de compléter l’importation des données de couverture des employés :

1. Si vous avez entièrement utilisé le module des avantages sociaux classiques de Gestion de paie Toast pour toute l’année, vous pouvez remplir le formulaire de spécification ACA. Une fois terminé, le système générera automatiquement l’importation des données de couverture des employés.
   1. Si vous avez un régime médical autoassuré, des étapes supplémentaires peuvent être nécessaires pour remplir le formulaire de spécification ACA. Voir ci-dessous pour plus d’informations.
2. Si vous n’avez pas entièrement utilisé le module des avantages sociaux classiques de Gestion de paie Toast pour toute l’année, vous pouvez tout de même effectuer manuellement l’importation des données de couverture des employés.
   1. Si vous avez configuré des retenues médicales pour 2025, mais pas des prestations médicales, vous devrez tout de même compléter manuellement l’importation des données de couverture des employés. 

Pour assurer un processus de déclaration fluide, chaque étape ci-dessous doit être effectuée conformément au Délai de déclaration ACA. Les dates d’échéance sont indiquées en rouge sur la liste de contrôle de déclaration du tableau de bord de l’ACA. Pour accéder au tableau de bord, allez à Prestations > Afficher et gérer les prestations de santé > Demander une déclaration ACA.
 

1. Compléter le questionnaire de la liste de vérification de l’ACA
2. Évaluer les articles de la liste de vérification Gestion de paie Toast ACA
3. Terminer l’audit de l’ACA

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Étape 1 : Remplissez le questionnaire de la liste de vérification de l’ACA
 

À partir du tableau de bord ACA (Prestations > Afficher et gérer les prestations de santé > Faire une demande de déclaration ACA), vous trouverez le questionnaire de liste de contrôle pour les déclarations affiché sur le panneau de gauche.
 

Tenez compte des éléments suivants lorsque vous remplissez ce questionnaire :

1. Votre régime médical est-il auto-assuré? Les régimes médicaux autoassurés ont des exigences particulières en matière de déclaration. Veuillez vous adresser à votre courtier/opérateur d’avantages sociaux ou à un professionnel autorisé si vous avez des questions sur vos exigences spécifiques en matière de déclaration. 
2. Avez-vous utilisé le module Avantages sociaux classiques de Gestion de paie Toast pour vous aider à suivre l’admissibilité des employés pour l’année? La Gestion de paie Toast peut avoir besoin de renseignements supplémentaires si vous n’avez pas utilisé le module Avantages sociaux classiques de la Gestion de paie Toast pour toute l’année 2025.  
3. Les données relatives aux personnes à charge sont-elles à jour dans Gestion de paie Toast? Les données sur les personnes à charge peuvent être un facteur important dans la déclaration d’ACA dans le cadre de régimes autoassurés. Si aucune mise à jour des données dépendantes n’apparaît, des informations supplémentaires peuvent être nécessaires. 
    

Après avoir rempli le questionnaire, une liste de contrôle de classement mise à jour avec les dates correspondantes sera visible sur le panneau droit de la page. Vos éléments de liste de contrôle pour les déclarations sont générés automatiquement à partir des réponses fournies dans le questionnaire de la liste de contrôle de l’ACA.

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Étape 2 : Vérifier les articles de la liste de vérification Gestion de paie Toast ACA

Formulaire de spécification

Ce formulaire n’est disponible que si vous utilisez le module Avantages sociaux classiques de Gestion de paie Toast. Regardez cette courte vidéo ou suivez les étapes ci-dessous :

Pour accéder au formulaire de spécification :

1. Accédez à Prestations > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Demander une déclaration ACA.
2. Dans la liste de vérification de dépôt, sélectionnez le bouton bleu Démarrer pour le Formulaire de spécification.
3. Commencez par indiquer si Gestion de paie Toast ne doit pas déclarer les employés à qui une couverture médicale a été offerte ou si une déclaration d’ACA n’est pas requise. Le système fournira une réponse par défaut de No. 
4. Sélectionnez Suivant pour passer à l’étape suivante. 
5. Sur la page suivante, il vous sera demandé de remplir les informations de déclaration propres à chaque niveau de prestation. Le système vous invitera ensuite à poser des questions pour saisir les renseignements de déclaration de chaque niveau de prestation. L’étape 4 vous demandera de fournir les informations suivantes :
   1. Plan de l’année civile - Un plan de l’année civile commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Sélectionnez Oui ou Non pour chaque niveau de prestation. Tous les régimes médicaux ne fonctionnent pas avec un régime d’année civile. Numéro d’identification du commerçant (NIC), veuillez sélectionner « No ». Vous devrez ensuite remplir les dates de début et de fin de l’année du régime pour chaque niveau de prestations applicable. Par exemple, si votre régime d'assurance-maladie est renouvelé le 1er septembre 2026, vous saisissez « 01/01/2026 - 31/08/2026 » dans la première case Dates des années du régime, puis « 01/09/2026 - 31/12/2026 » dans la deuxième case Dates des années du régime.
   2. Offre de couverture médicale – Indiquez si un niveau d’assurance spécifique a été offert par le module Avantages sociaux classiques de Gestion de paie Toast. 
   3. Auto-assuré - Indiquez si le niveau de prestations applicable a été offert par un régime médical auto-assuré.
      • Si vous êtes autoassuré et que votre niveau de prestations affiche soit S.O., soit Aucun pour le niveau indiqué, vous pouvez marquer le niveau comme autoassuré avant de sélectionner Terminer.
      • Si vous n’avez qu’un seul niveau d’assurance, mais que certains de vos employés étaient autoassurés, veuillez envoyer un courriel à l’équipe des avantages sociaux et des services aux entreprises à benefitsops@toasttab.com afin qu’un nouveau niveau puisse être ajouté pour vous.
   4. Cas 14, Case 15, et sphère de sécurité (Cas 16) - Bien que les cases 14, 15 et sphère de sécurité soient remplies automatiquement, vous devez tout de même vérifier chaque champ. Pour obtenir de l’aide afin de remplir ces champs, cliquez ici pour les instructions.
       
      
       
6. Sélectionnez Terminer pour terminer le processus. 

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Importations de déclarations ACA (le cas échéant)

Une fois que vous avez rempli les étapes du questionnaire de la liste de vérification de l’ACA et du formulaire de spécification, le système peut générer automatiquement des tâches supplémentaires à accomplir. Ces tâches peuvent inclure :
 

1. Importation de données sur la couverture des employés;
2. personnes à charge et l’importation de données sur la couverture des personnes à charge; ou le
3. Importation de données de couverture COBRA.
    

Ces importations indiquent au système Toast comment importer vos données dans vos formulaires ACA. Si vous êtes invité à effectuer ces importations, voici les étapes à suivre :

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Importation de données sur la couverture des employés

Cette importation est nécessaire si vous n’avez pas utilisé le module Avantages sociaux classiques de Gestion de paie Toast pendant toute l’année.

Si vous avez utilisé le module Avantages sociaux classiques de Gestion de la paie de Toast pendant une partie de l’année, ou si vous avez commencé à l’utiliser complètement au milieu de l’année, vous n’aurez à compléter l’importation des données de couverture des employés que pour les mois pendant lesquels vous n’avez pas utilisé le module. Par exemple, si vous avez commencé à utiliser le module en avril, le rapport remplira automatiquement les données d’avril à décembre. Vous entreriez ensuite manuellement toute information supplémentaire pour janvier à mars.

Remarque : Si vous constatez une anomalie après l’importation des données de couverture des employés, vous avez la possibilité de corriger les données et de compléter l’importation pour un seul employé. Pour téléverser un fichier pour un seul employé, téléversez un fichier sur une seule ligne pour l’employé approprié, en veillant à indiquer le numéro d’employé dans la colonne A (Valeur correspondante).

Pour terminer l’importation des données de couverture des employés, regardez cette courte vidéo ou suivez les étapes énumérées ci-dessous : 
 

1. Accédez à Prestations > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Demander une déclaration ACA.
2. Dans la liste de contrôle de dépôt, sélectionnez le bouton bleu Démarrage pour l’importation des données de couverture des employés. Sélectionnez Télécharger pour exporter les données de couverture des employés dans une feuille de calcul préremplie.
   1. L’exportation générera des employés admissibles selon les spécifications que vous avez mises en place. Toutefois, il peut également s’agir d’employés licenciés qui n’ont pas travaillé au cours de l’année de déclaration; veillez donc à filtrer ces employés. Si des employés sont absents de la feuille de calcul exportée, vous pouvez les embaucher dans Gestion de paie Toast. Une fois ajouté à Gestion de paie Toast, une nouvelle feuille de calcul exportée inclura les informations mises à jour sur les employés. 
      
      
       
3. L’exportation affichera une colonne pour les cases 14, 15 et 16 pour chaque mois de l’année, pour chaque employé. Cet article explique l’objectif de chaque encadré et les options de codage pour chaque section. Utilisez ce guide pour déterminer les codes appropriés pour chaque employé.
   1. L’exportation s’affichera automatiquement à partir des données Toast existantes. Si vous n’avez pas utilisé le module Avantages sociaux classiques de Gestion de paie Toast, ces données doivent être vérifiées et ajustées afin de refléter fidèlement les données de déclaration de votre entreprise.
4. Ensuite, vérifiez le format du fichier pour vous assurer que l’ordre des colonnes est dans l’ordre d’origine et qu’aucun en-tête n’a été modifié. Assurez-vous d’enregistrer ce fichier au format .csv avant de le téléverser. Téléversez le fichier dans Gestion de paie Toast en sélectionnant Choisir un fichier.
   1. Le téléversement du fichier dans Gestion de paie Toast peut prendre plusieurs minutes, selon le contenu du fichier. Veuillez ne pas actualiser votre écran pendant le téléversement du fichier.
5. Lorsque le fichier a été téléversé, vous verrez alors une option pour réviser les enregistrements importés afin de détecter des erreurs.
   1. Un fichier contenant des informations invalides ou manquantes peut entraîner une erreur. Cette erreur sera signalée à votre attention et empêchera l’importation du fichier tant qu’elle n’aura pas été corrigée. Corrigez une erreur dans le fichier en sélectionnant le symbole « + » et en mettant à jour les informations sur les lignes mises en évidence. Vous pourrez ensuite sélectionner l’option Enregistrer en haut du fichier.
   2. Si le fichier contient un nombre important d’erreurs, une autre option consiste à corriger le fichier importé qui a été enregistré sur votre ordinateur et à téléverser la copie corrigée. 
      
      
      
      
6. Une fois le fichier chargé, sélectionnez Terminer au bas de la page pour terminer l’importation.

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Personnes à charge et couverture des personnes à charge Importation des données

Cette importation pourrait n’être nécessaire que si le module des avantages sociaux classiques de Gestion de paie Toast n’a pas été utilisé pendant toute l’année de l’ACA et s’il existait un régime médical autoassuré. Si un ou plusieurs de vos régimes médicaux sont auto-assurés, les règlements de l’ACA peuvent exiger des informations sur les personnes à charge. Vous pouvez inclure ces informations en complétant l’importation des données sur la couverture des personnes à charge, qui se trouve sur la liste de vérification de l’ACA. 
 

Comme pour l’importation de données sur la couverture des employés, le fichier d’importation des données sur la couverture des personnes à charge s’affichera automatiquement avec les informations sur les personnes à charge et les détails de la couverture selon les données répertoriées dans Gestion de paie Toast. Si les renseignements d’une personne à charge ou les détails de la couverture sont manquants dans le dossier, les renseignements doivent être ajoutés manuellement au dossier avant d’importer le dossier dans Gestion de paie Toast. 

Remarque : La colonne A (ID d’exportation) doit contenir une valeur de « 0 » dans la ligne d’une personne à charge. 
 

Pour inclure toutes les personnes à charge de l’année civile dans le fichier, regardez cette courte vidéo ou suivez les étapes ci-dessous : 
 

1. Accédez à Prestations > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Demander une déclaration ACA.
2. Dans la liste de contrôle de déclaration, sélectionnez le bouton bleu Démarrage pour l’importation des personnes à charge et des données de couverture des personnes à charge. Sélectionnez Télécharger pour exporter les données de couverture des personnes à charge répertoriées dans Gestion de paie Toast dans une feuille de calcul automatiquement remplie. 
    
   
    
   Les colonnes seront listées de janvier à décembre. Pour chaque colonne, veuillez entrer « 0 » ou « 1 » afin de déterminer si la personne à charge était couverte pendant le mois correspondant. Dans le contexte de ces colonnes, le chiffre 0 indiquera qu'une personne à charge n'est pas couverte par un régime médical. Le chiffre 1 indiquera qu’un régime médical couvrait une personne à charge. 
   
   Pour ajouter une personne à charge qui ne figure pas actuellement dans Gestion de paie Toast, veuillez remplir les champs suivants pour la personne à charge :
    
   • ID d’exportation : L’ID d’exportation 0 indique un nouvel enregistrement. 
   • Numéro d’employé : Le numéro d’employé doit correspondre à ce qui est actuellement indiqué dans Gestion de paie Toast. 
   • FEIN : Le FEIN doit correspondre à ce qui est actuellement indiqué dans Gestion de paie Toast.
   • Prénom de l’employé : Le prénom de l’employé doit correspondre à ce qui est actuellement indiqué dans Gestion de paie Toast. 
   • Nom de famille de l’employé : Le nom de famille de l’employé doit correspondre à ce qui est actuellement indiqué dans Gestion de paie Toast. 
   • Prénom : Ce champ fait référence au prénom d’une personne à charge actuellement répertorié pour l’employé dans Gestion de paie Toast. 
   • Nom de famille : Ce champ correspond au nom de famille d’une personne à charge actuellement répertorié pour l’employé dans Gestion de paie Toast. 
   • NAS/SSN : Ce champ fait référence au numéro de sécurité sociale d’une personne à charge actuellement répertorié pour l’employé dans Gestion de paie Toast. 
   • Date de naissance : Ce champ correspond à la date de naissance d’une personne à charge actuellement répertoriée pour l’employé dans Gestion de paie Toast. 
   • Genre : Ce champ correspond au nom de famille d’une personne à charge actuellement répertorié pour l’employé dans Gestion de paie Toast. Les inscriptions valides sont masculines, féminines ou ne souhaitent pas s’identifier.
   • Type de dépendance : Ce champ fait référence à la relation d’une personne à charge avec l’employé. Les inscriptions valides sont l’enfant, le conjoint et le partenaire domestique. 
   • Est étudiant : Ce champ demande si la personne à charge est actuellement un étudiant. Les entrées valides sont Oui ou Non.
   • Désactivé : Ce champ demande si la personne à charge est actuellement désactivée. Les entrées valides sont Oui ou Non.
   • Utiliser l’adresse de l’employé : Ce champ demande si la personne à charge doit partager la même adresse que l’employé. Les entrées valides sont Oui ou Non. 
     • Si Oui est sélectionné, les champs d’adresse indiqués ci-dessous peuvent être laissés vides et l’adresse de la personne à charge s’affichera automatiquement avec l’adresse de l’employé. 
     • Si Non est sélectionné, les champs d’adresse indiqués ci-dessous doivent être saisis.
       • Adresse 1
       • Adresse municipale 2 (facultatif)
       • Ville
       • État ou province
       • Zipcode
3. Ensuite, vérifiez le format du fichier pour vous assurer que l’ordre des colonnes est dans l’ordre d’origine. Vous pourrez ensuite sélectionner Enregistrer pour enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Téléversez le fichier dans Gestion de paie Toast en sélectionnant Choisir un fichier. Le téléversement du fichier dans Gestion de paie Toast peut prendre plusieurs minutes, selon le contenu du fichier. Veuillez ne pas actualiser votre écran pendant le téléversement du fichier.
4. Lorsque le fichier a été téléversé, vous verrez alors une option pour réviser les enregistrements importés afin de détecter des erreurs. Un fichier contenant des informations invalides ou manquantes peut entraîner une erreur. Cette erreur sera signalée à votre attention et empêchera l’importation du fichier tant qu’elle n’aura pas été corrigée.
   1. Vous pouvez corriger une erreur dans le fichier en sélectionnant le symbole « + » et en mettant à jour les informations sur les lignes qui sont mises en évidence. Vous pourrez ensuite sélectionner l’option Enregistrer en haut du fichier.
   2. Si le fichier contient un nombre important d’erreurs, une autre option consiste à corriger le fichier importé qui a été enregistré sur votre ordinateur et à téléverser la copie corrigée. 
5. Une fois le fichier chargé, sélectionnez Terminer au bas de la page pour terminer l’importation.

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Importation de données de couverture COBRA

Cette importation peut n’être nécessaire que pour les utilisateurs du module des avantages sociaux classiques si les employés licenciés indiqués dans Gestion de paie Toast étaient couverts par un régime médical autoassuré après leur licenciement. Voir les détails sur le site Web de l’IRS.

Les employeurs disposant de régimes médicaux autoassurés peuvent être tenus de déclarer la couverture COBRA. Si un ou plusieurs de vos régimes médicaux sont auto-assurés, la réglementation COBRA peut exiger des informations supplémentaires. Vous pouvez inclure ces informations en complétant l’importation des données de couverture COBRA, qui se trouve sur la liste de vérification des déclarations ACA.

Remarque : Ce fichier d’importation contiendra les dossiers des employés qui n’ont pas travaillé pendant toute l’année civile. Veuillez examiner les employés et déterminer si des employés étaient inscrits à la couverture COBRA depuis au moins un mois avant d’importer le rapport dans Gestion de paie Toast. Tout ancien employé dont vous déterminez qu’il n’a pas choisi la couverture COBRA peut être retiré du fichier. 
 

Pour inclure dans le fichier les données de couverture COBRA pour l’année civile, regardez cette courte vidéo ou suivez les étapes ci-dessous : 
 

1. Accédez à Prestations > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Demander une déclaration ACA.
2. Dans la liste de contrôle de déclaration, sélectionnez le bouton de démarrage bleu pour l’importation des données de couverture COBRA (le cas échéant).
3. Sélectionnez Télécharger pour exporter les données de couverture COBRA répertoriées dans Gestion de paie Toast dans une feuille de calcul automatiquement remplie. 
    
   
    
   Les colonnes seront listées de janvier à décembre. Pour chaque colonne, veuillez entrer « 0 » ou « 1 » afin de préciser si l’employé a bénéficié de la couverture COBRA pendant le mois correspondant. Dans le contexte de ces colonnes, le chiffre 0 indiquera qu’un employé n’était pas couvert par un régime médical. Le chiffre 1 indiquera que l’employé était couvert par un régime médical. 
    
   Remarque : L’exportation générera des employés selon les spécifications que vous avez mises en place. Si des employés licenciés sont absents de la feuille de calcul exportée, vous pouvez les embaucher dans Gestion de paie Toast. Une fois ajouté à Gestion de paie Toast, un utilisateur RH plus a la possibilité de résilier le dossier d’emploi de l’employé dans Modifications de statut. Une nouvelle feuille de calcul exportée reflétera alors les informations de l’ancien employé.
   
   
    
4. Ensuite, vérifiez le format du fichier pour vous assurer que l’ordre des colonnes est dans l’ordre d’origine et que les en-têtes n’ont pas été modifiés. Assurez-vous d’enregistrer ce fichier au format .csv avant de l’importer. Vous pourrez ensuite sélectionner Enregistrer pour enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Téléversez le fichier dans Gestion de paie Toast en sélectionnant Choisir un fichier. Le téléversement du fichier dans Gestion de paie Toast peut prendre plusieurs minutes, selon le contenu du fichier. Veuillez ne pas actualiser votre écran pendant le téléversement du fichier. 
5. Lorsque le fichier a été téléversé, vous verrez alors une option pour réviser les enregistrements importés afin de détecter des erreurs. Un fichier contenant des informations invalides ou manquantes peut entraîner une erreur. Cette erreur sera signalée à votre attention et empêchera l’importation du fichier tant qu’elle n’aura pas été corrigée.
   1. Vous pouvez corriger une erreur dans le fichier en sélectionnant le symbole « + » et en mettant à jour les informations sur les lignes qui sont mises en évidence. Vous pourrez ensuite sélectionner l’option Enregistrer en haut du fichier.
   2. Si le fichier contient un nombre important d’erreurs, une autre option consiste à corriger le fichier importé qui a été enregistré sur votre ordinateur et à téléverser la copie corrigée. 
6. Une fois le fichier chargé, sélectionnez Terminer au bas de la page pour terminer l’importation. 

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Étape 3 : Terminer l’audit d e l’ACA

Avant de soumettre vos données de déclaration ACA, il est recommandé de vérifier vos données de déclaration. Suivez ces étapes pour examiner vos données de déclaration. Tout utilisateur de RH+ peut accéder au tableau de bord de l’ACA en allant à Avantages > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Faire une demande de déclaration d’ACA.

1. Sélectionnez l’onglet Rapports et faites défiler jusqu’à la section Déclarations ACA .
2. Sélectionnez un ou tous les FEIN.
3. Sélectionnez l’année. 
4. Sélectionnez Réviser les données de dépôt. Cela générera un fichier CSV contenant les données 1095-C pour tous les employés admissibles à un formulaire 1095-C. Le chargement de ce rapport peut prendre quelques minutes.

Dans le rapport, vous trouverez les valeurs 1095-C Case 14, 15 et 16 pour chaque mois de l’année civile (p. ex. Case 14-1 = valeur Case 14 pour janvier). Les employés peuvent se voir délivrer plusieurs formulaires 1095-C s’ils ont travaillé des heures équivalentes à temps plein ou se sont vu offrir une couverture en plusieurs FEIN. Ce rapport comprendra également des indicateurs clés tels que les dates d’embauche et de cessation d’emploi.

Voici quelques éléments notables à examiner dans les données de remplissage et à mettre à jour si nécessaire avant la date limite de Gestion de paie Toast. Veuillez noter que si vous prévoyez d’apporter un grand nombre de modifications à vos données, nous vous recommandons d’abord de consulter la section Modifier ci-dessous avant d’apporter des modifications au rapport Données de déclaration.
 

1. Combinaison invalide
   
   • Si une erreur de combinaison invalide apparaît, il se peut qu’il y ait une combinaison de codes Case 14 et Case 16 invalide dans le fichier. 
2. Informations manquantes ou vides
   
   • Si des informations sont manquantes dans le fichier, un astérisque peut apparaître dans les champs applicables qui manquent d’informations. Des informations peuvent être manquantes, car les données n’ont pas été générées ou importées automatiquement depuis Gestion de paie Toast.
3. Plusieurs FEIN par employé
   • Si vous avez des employés qui ont travaillé sous plusieurs FEIN, le système de Gestion de paie Toast générera un 1095-C pour chaque FEIN dans lequel l’employé a travaillé. Les instructions de l’IRS stipulent que pour chaque employé à temps plein d’un membre de l’ALE, il ne doit y avoir qu’un seul formulaire 1095-C rempli pour l’emploi auprès de ce membre de l’ALE. Lors de la vérification de vos données, vous pouvez regrouper les dossiers de tout employé indiqué plusieurs fois (pour plusieurs FEIN) en choisissant un FEIN sous lequel déclarer, puis en précisant que l’employé n’était pas admissible à la couverture des autres FEIN. Pour noter que l’employé n’était pas admissible à la protection en vertu des autres FEIN, vous devrez mettre à jour les codes indiqués pour ces dossiers.

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Oui, apportez des modifications

Si vous avez quelques modifications à apporter, la façon la plus simple de procéder est de mettre à jour manuellement les données de déclaration ACA de l’employé concerné dans son profil d’employé respectif. Pour apporter des mises à jour au codage des employés :

1. Accédez aux données de déclaration ACA de l’employé sous l’onglet Profil de l’employé > Avantages sociaux.
2. Sélectionnez Modifier et apportez des modifications sur la page.

Si vous avez un plus grand nombre de modifications, vous pouvez les apporter dans un fichier d’importation. Pour ce faire, nous recommandons les étapes suivantes :

1. Accédez à Prestations > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Demander une déclaration ACA.
2. Sur le tableau de bord de l’ACA, allez au questionnaire de la liste de contrôle des déclarations.
   1. Si ce n’est pas déjà fait, sélectionnez Non à la question 2, qui vous demande si vous avez utilisé le module Avantages sociaux classiques de Gestion de paie Toast pour suivre les inscriptions. Même si vous avez utilisé le module, activez cette option sur Non afin d’accéder au fichier d’importation.
3. À droite du questionnaire, sélectionnez le crayon Modifier à côté de l’importation des données de couverture des employés.
4. Sélectionnez Télécharger pour accéder à un fichier contenant vos données 1095-C.
5. Apportez toutes les modifications nécessaires au fichier.
6. Retournez au tableau de bord ACA pour importer les données de nouveau dans le système.

Découvrez cette démonstration rapide du téléchargement et de l’importation du fichier :
 

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel.  Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.