Toast Payroll : Commencer avec le module Avantages sociaux classique

Dans cet article :

• Niveaux d'avantages sociaux
• Offrir des avantages sociaux aux nouvelles recrues
• Offrir des avantages sociaux aux employés nouvellement admissibles
• Employés passant à un autre FEIN
• FAQ sur le module Avantages sociaux classique
  • Toast Payroll dispose-t-il d'un rapport indiquant le nombre d'employés inscrits aux avantages sociaux à une date précise ?
  • Existe-t-il un rapport permettant de savoir quand les employés sont admissibles aux avantages sociaux ?
  • Comment puis-je enregistrer le coût total des primes d'avantages sociaux sur le formulaire W-2 ?
  • Comment puis-je produire mes rapports ACA et de fin d'année ?
• Ressources supplémentaires

Niveaux d'avantages sociaux

• L'offre d'avantages sociaux d'un employé est déterminée par le niveau d'avantages sociaux attribué à son profil. Consultez la capture d'écran ci-dessous pour localiser le niveau d'avantages sociaux d'un employé.
• Vous pourriez avoir différents niveaux d'avantages sociaux configurés dans Toast Payroll si vos offres d'avantages sociaux diffèrent selon les groupes d'employés. Les raisons courantes seraient des cotisations de l'employeur différentes, des périodes d'attente ou des régimes d'avantages sociaux offerts à certains groupes. Ces groupes peuvent être étiquetés en fonction du statut à temps plein, du lieu ou de l'ancienneté.
• Si un employé se trouve dans un palier d'avantages sociaux non admissible (généralement étiqueté Aucun ou Non admissible), il n'aura pas accès à l'inscription aux avantages sociaux. Si vous utilisez le module ACA de Toast Payroll, ces paliers d'avantages sociaux non admissibles indiquent souvent que les heures de l'employé sont mesurées via le tableau de bord ACA.

Haut de page

Offrir des avantages sociaux aux nouvelles recrues via le module Avantages sociaux classique

• Pendant le processus d'embauche, les employés devraient être affectés à leur palier d'avantages sociaux approprié à leur date d'embauche.
  • Tout employé admissible aux avantages sociaux dès l'embauche aura automatiquement une date d'entrée en vigueur des avantages sociaux basée sur les règles d'attente de votre régime d'avantages sociaux. Vous pouvez consulter les règles d'attente de votre régime d'avantages sociaux sous l'onglet Régimes d'avantages sociaux du tableau de bord du module Avantages sociaux classique. Par exemple, une période d'attente peut être de 60 jours plus le premier du mois suivant la date d'embauche de l'employé.
  • Tout employé qui n'est pas immédiatement admissible aux avantages sociaux devrait être laissé dans un palier d'avantages sociaux non admissible pendant que son statut d'admissibilité est évalué.

Haut de page

Offrir des avantages sociaux aux employés nouvellement admissibles via le module Avantages sociaux classique

• Si vous utilisez le module ACA de Toast Payroll pour effectuer le suivi des heures des employés et évaluer l'admissibilité tout au long de l'année, vous pouvez offrir des avantages sociaux aux employés nouvellement admissibles directement via le tableau de bord ACA. Consultez un guide étape par étape de nos rapports ACA ici.
• Si vous n'utilisez pas le module ACA de Toast Payroll pour effectuer le suivi des heures des employés et évaluer l'admissibilité, vous devrez mettre à jour le palier d'avantages sociaux d'un employé sur son profil :

1. 1. Accédez au profil Toast Payroll de l'employé et sélectionnez la page Avantages sociaux. Utilisez le menu déroulant sous l'onglet Avantages sociaux pour afficher ou mettre à jour son palier d'avantages sociaux.
      1. Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.
         
         
          
   2. Après avoir sélectionné Enregistrer, vous verrez l'employé apparaître comme admissible sous l'onglet Inscriptions en attente du tableau de bord des avantages sociaux.
   3. Ensuite, avisez votre employé nouvellement admissible de l'inscription en attente et demandez-lui de traiter un événement de vie admissible.
   4. Une fois l'événement de vie admissible traité, vous devrez aviser votre assureur des nouveaux avantages sociaux choisis par l'employé.

Haut de page

Employés changeant de numéro d'identification de l'employeur (FEIN)

Lors de l'utilisation du module Avantages sociaux classique, chaque fois qu'un employé change de FEIN, il devra soit se réinscrire aux avantages sociaux, soit vous pourrez mettre à jour les choix en son nom afin que les déductions soient appliquées à la paie sous le nouveau FEIN.

Haut de page

FAQ sur le module Avantages sociaux classique

Existe-t-il un rapport permettant de voir quand les employés sont admissibles aux avantages sociaux via le module Avantages sociaux classique?

Toast recommande d'utiliser le rapport de vérification de la paie des employés par période de paie. Celui-ci se trouve en accédant à Rapports > Standard et en recherchant ce rapport. Toast ne peut pas fournir d'autres conseils sur la façon de voir les employés admissibles aux avantages sociaux. (Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL qui commence par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour savoir comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.)

Il y a aussi le rapport sur le mois de travail de la LACC. Sélectionnez Rapports et c'est le tout premier rapport affiché ici.

Comment puis-je enregistrer le coût total des primes d'avantages sociaux sur les formulaires T4?

La Loi sur les soins abordables (ACA) exige que les employeurs ayant émis plus de 250 formulaires W-2 l'année précédente (par numéro d'identification de l'employeur) déclarent le coût total des primes d'avantages sociaux à la case 12 du formulaire W-2 sous le code DD. Si cela s'applique à vous, faites-nous savoir quelles déductions inclure sur le formulaire W-2 en sélectionnant le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. L'IRS propose des conseils utiles pour plus d'informations sur les déductions à inclure.

• • • Si vous avez utilisé le module Avantages sociaux de Toast Payroll pour toute l'année, la part de l'employé et celle de l'employeur des primes d'avantages sociaux devraient être saisies automatiquement et aucune autre mesure n'est nécessaire pour l'enregistrement.
    • Si vous n'utilisez pas notre module Avantages sociaux et que vous n'avez pas enregistré la part de l'employeur des primes d'avantages sociaux, vous pouvez importer ces informations sur une paie. Veuillez communiquer avec nous pour obtenir de l'aide sur la façon d'importer ces données sur une paie. Sélectionnez le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.

Comment puis-je produire ma déclaration de la LPR et mes documents de fin d'année?

Les clients de Toast Payroll Pro qui n'utilisent pas SimplyInsured peuvent continuer à produire leurs formulaires 1095-C/1094-C au moyen du processus manuel existant.

Haut de page

Ressources supplémentaires

• Toast Payroll : Obtenir de l'aide avec le module Avantages sociaux classique
• Toast Payroll : Régimes d'avantages sociaux
• Toast Payroll : Planifier votre période d'inscription ouverte
• Toast Payroll : Examiner les inscriptions en attente
• Toast Payroll : Mettre à jour les choix et les événements admissibles
• Toast Payroll : Utiliser la déclaration de la LPR
• Toast Payroll : Obtenir de l'aide pour la déclaration de la LPR

Haut de page

Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.