Gestion de paie Toast : Utiliser les rapports ACA

Cet article s’applique uniquement aux clients qui utilisent le module Avantages sociaux classiques de Gestion de paie Toast. Cela ne s’applique pas aux clients SimplyInsured par l’entremise de Gestion de paie Toast Pro ni aux clients qui utilisent la méthode des retenues seulement.

Dans cet article :

Accédez aux rapports ACA
Déterminer le statut d’employeur de grande taille applicable
Suivi des mesures rétrospectives et admissibilité
Mettre en action les rapports ACA
Dépôts ACA
Rechargement des documents

Accédez aux rapports ACA dans le module des avantages sociaux classiques

Les rapports ACA (Affordable Care Act) de Gestion de la paie de Toast sont disponibles pour les utilisateurs de RH+ avec le module Avantages sociaux classiques en accédant à Avantages > Afficher et gérer les avantages de santé > Rapports ACA. Cet onglet doit être utilisé toute l’année.

Les rapports sur cette page seront générés en fonction de vos règles de mesure spécifiques et des données horaires. Si vous n’utilisez pas la paie avec Toast depuis plus longtemps que votre période de retour en arrière de l’ACA, il se peut que vous deviez importer des heures pour votre entreprise. Si vous n’êtes pas sûr de votre période de retour en arrière, veuillez contacter benefitsops@toasttab.com.

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Déterminer le statut de grand employeur applicable

La Gestion de paie Toast ne dépose automatiquement plusieurs FEIN en tant que groupe ALE agrégé s’ils n’existent pas sous le même code d’entreprise. De même, Gestion de paie Toast ne dépose automatiquement plusieurs codes d’entreprise en tant que groupe ALE agrégé.

Si vous avez des FEIN pour plusieurs codes d’entreprise qui doivent être déposés ensemble en tant que groupe ALE agrégé, veuillez contacter benefitsops@toasttab.com pour demander cette spécification pour votre déclaration.

Avant d’entamer le processus de déclaration ACA, les employeurs doivent déterminer s’ils sont un employeur de grande taille applicable (ALE.) L’IRS recommande de revoir le statut de l’ALE tout au long de l’année afin de s’assurer de la conformité avec les exigences de déclaration de l’ACA. Un ALE peut être assujetti aux dispositions applicables de l’Affordable Care Act, y compris l’obligation de soumettre certains documents de fin d’année, tels que le formulaire 1095-C, à l’IRS.

L'IRS définit un ALE comme un employeur qui compte au moins 50 employés à temps plein, y compris des employés équivalents temps plein, en moyenne au cours de l'année précédente.

Remarque : La version la plus à jour du rapport de Gestion de la paie de Toast pour déterminer le statut d’employeur de grande taille n’est offerte qu’aux clients qui traitent la paie via Toast depuis le début de l’année civile précédente. Par exemple, si vous souhaitez exécuter ce rapport en juillet 2025, vous devrez avoir effectué la paie dans Toast depuis le 1er janvier 2024. Si vous n’avez pas utilisé la paie dans Toast depuis le début de l’année civile précédente, veuillez suivre ce lien pour plus d’informations.

Pour accéder au rapport Détermination du statut de l’employeur de grande taille de Gestion de paie Toast, suivez les instructions suivantes :

Accédez à Avantages > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Déclarations d’ACA.
Dans la boîte supérieure, sélectionnez ce qui suit dans les menus déroulants :
1. Customer FEIN : Sélectionnez Tous les FEIN. Notre rapport vous permet de ventiler vos données par FEIN, mais le statut d’employeur de grande taille est basé sur la propriété commune de l’entreprise, et non sur le FEIN.
2. Année de rétroaction : Sélectionnez l’année civile précédant l’année où vous souhaitez déterminer si le mandat de l’employeur en matière de soins de santé s’applique à votre entreprise, ce qui vous oblige à déclarer cette année-là. Par exemple, si vous déterminez si vous devez déclarer en 2025, vous sélectionnerez 2024.
3. Mois de fin : Sélectionnez Décembre.
4. Nombre de mois : Sélectionnez 12.
Une fois tous les champs remplis, sélectionnez Analyser le statut de l’employeur important. Le système générera une réponse oui/non à « Êtes-vous un employeur de grande taille applicable (ALE)? »
1. Remarque : Le système de Gestion de paie Toast génère automatiquement cette analyse à partir des données que vous avez fournies et en tant qu’outil utile pour vous aider à déterminer si vous êtes un ALE. Cet outil n’est pas destiné à fournir des conseils ou des orientations professionnels concluants concernant votre statut ALE.
Sélectionnez Audit par employé pour voir la ventilation des employés admissibles comme équivalents temps plein ou temps plein. Cela calculera le nombre d’employés ayant travaillé plus de 120 heures au cours de la période de rétroaction.
Sélectionnez Audit par revenu pour voir quelles heures et combien sont incluses dans la moyenne.
Les rapports peuvent être exportés vers une feuille de calcul en cochant la case Exporter au format CSV et en sélectionnant l’un des 3 boutons Analyser/Auditer.

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Suivi des mesures rétrospectives et détermination de l’admissibilité à la couverture

Si vous avez déterminé que votre entreprise est un ALE, les outils de suivi des mesures rétrospectives et de détermination de l’admissibilité à la couverture peuvent vous aider à examiner les données de mesure.

Gardez à l’esprit que les informations sur les employés généreront automatiquement des dates de mesure individuelles en fonction de leur date d’embauche indiquée dans Gestion de paie Toast. Les rapports suivants peuvent aider à déterminer systématiquement si un employé peut être admissible comme employé à temps plein ou équivalent temps plein.

Il existe 3 types de rapports parmi lesquels choisir :

Résumé : Cela fournira un comptage rapide du nombre total d’employés, du nombre total d’employés à temps plein et du nombre d’employés couverts. Utilisé pour les chiffres généraux et la budgétisation.
Détail : Cela retournera les données avec tous les détails, y compris le niveau de prestation, les heures travaillées, etc. Utilisé pour soutenir les rapports sommaires au besoin.
Alertes : Cela retournera les employés que le système calcule comme nécessitant une offre de couverture médicale.

Dans les rapports, il existe également d’autres sous-catégories parmi lesquelles choisir :

En cours : Ce rapport indiquera les employés qui ont terminé une période de mesure complète et qui sont maintenant admissibles à une couverture médicale en fonction des heures travaillées au cours de cette période.
Initial : Ce rapport indiquera les nouvelles recrues qui ont terminé leur période de mesure et qui sont admissibles à une couverture médicale en fonction des heures travaillées au cours de cette période. Ces employés sont maintenant dans leur période administrative.
Rythme : Non obligatoire, mais il s’agit d’un rapport utile pour voir à qui vous devrez peut-être offrir une couverture au cours de la prochaine période administrative de l’employé. Ce rapport est uniquement basé sur les mois complets travaillés. Les périodes de mesure pour les nouveaux employés commenceront le premier jour du mois suivant la date de leur embauche.

Sélectionnez Type de rapport selon les descriptions ci-dessus. Sélectionnez Afficher pour voir les résultats à l’écran ou Exportez pour télécharger les données vers Excel.

Consultez ce graphique pour obtenir quelques exemples des rapports d’ACA les plus utilisés :

Type de rapport	Que fait ce rapport?	Quels employés apparaîtront dans ce rapport?	Quelle est la date de début des mesures dans ce rapport?	Exemple
Alertes initiales	Avertit les employeurs des employés devenus admissibles à une offre de couverture après leur période de mesure	Nouvelles recrues ayant terminé leur période de mesure et travaillé en moyenne plus de 130 heures par mois	La date d’embauche de l’employé ou le premier jour du mois suivant la date d’embauche (cette date est propre à la configuration de votre module)	Un employé est embauché le 1/02/24 et a effectué sa période de mesure de 12 mois le 31/01/25. Le 2/1/25, l’employé apparaît dans le rapport des alertes initiales parce qu’il a travaillé plus de 130 heures par mois en moyenne sur la période de 12 mois. Cela permet à l’employeur de savoir que cet employé est maintenant admissible à une offre de couverture.
Détails continus	Fournit aux employeurs une vue d’ensemble des employés ayant effectué la période de mesure la plus récente de l’entreprise	Les employés embauchés avant le début de la période de mesure la plus récente de l’entreprise (p. ex. si la date de début de mesure est le 1/1/25, les employés embauchés le 31/12/24 ou avant apparaîtront dans ce rapport	Le premier jour de la période de mesure complète la plus récente de l’entreprise	Un employeur avec une période de mesure de 12 mois a une date de début de mesure au 1er janvier. Le rapport détaillé continu est produit le 1/1/25 et affiche tous les employés ayant travaillé la période de mesure complète de 12 mois du 1/1/24 au 31/12/24. Lorsque ce rapport sera à nouveau publié en 2026, il affichera la période du 1/1/25 au 31/12/25.
Détails du rythme	Fournit aux employeurs une vue d’ensemble de tous les employés actuellement mesurés	Nouvelles recrues et employés en cours	Variable; affichera la date de début de mesure la plus récente de chaque employé	Un employé avec une période de mesure de 12 mois est embauché le 1er janvier. Le rapport détaillé sur le rythme est produit à tout moment au cours de ces 12 mois afin que l’employeur puisse vérifier si l’employé est « en phase » pour devenir admissible une fois sa période de mesure terminée.

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Mettre en action les rapports ACA

Utilisez les résultats de ces rapports pour évaluer comment les employés devraient se voir offrir une couverture médicale et s’inscrire en fonction de leurs choix.

Si vous utilisez le module Avantages sociaux classiques de Gestion de paie Toast, vous pouvez mettre à jour le niveau d’avantages sociaux de l’employé en accédant à Avantages sociaux > Afficher et gérer les avantages sociaux > Rapports d’ACA et faire défiler vers le bas pour repérer la section Suivi rétrospectif des mesures et admissibilité à la couverture.

Choisissez le niveau FEIN et ACA que vous souhaitez consulter.
Sous Type de rapport, sélectionnez le rapport Alertes que vous souhaitez exécuter.
Sélectionnez Afficher pour voir les résultats à l’écran.
Sélectionnez Couverture de l’offre à gauche de l’employé. Pour offrir une couverture à tous les employés admissibles, sélectionnez Offrer une couverture à tous les employés admissibles.
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le niveau de prestation applicable.

Le système permettra ensuite aux employés de s’inscrire aux avantages sociaux. Si votre entreprise est en inscription libre, l’employé peut suivre le même processus d’inscription que le reste de l’entreprise. Pour ceux qui s’inscrivent à une année de planification intermédiaire, le système Toast offrira un accès aux avantages pour un événement de qualification. Pour en savoir plus sur l’inscription aux avantages sociaux, cliquez ici sur Gestion de paie Toast.

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Dépôts ACA

Accédez à Prestations > Afficher et gérer les prestations de santé > Déclarations ACA et faites défiler vers le bas pour localiser la section Déclarations ACA . Vérifiez vos données de déclaration en sélectionnant le FEIN que vous souhaitez consulter (ou Tous les FEIN) et l’année, puis sélectionnez ce qui suit :

Réviser les données de dépôt : Vérifiez le codage de tous les employés pour l’année sélectionnée. Découvrez comment utiliser ce rapport à l’étape 3 : Audit » de notre Guide de déclaration.
Exporter les données mensuelles : Ce rapport détaille les heures et les codes 1095-C de chaque employé par mois. Utilisez ceci pour auditer ces codes par rapport aux données de cette heure.
Exporter les données de déclaration : Ce rapport contient les mêmes données que les données de dépôt de révision.
Importation des données de déclaration : Cela vous permet de mettre à jour tous les champs de la section « Réviser les données de dépôt » et d’importer les mises à jour de nouveau dans le système. Prenez soin de sélectionner l’année et les informations correctes, car cela affectera ce qui apparaît sur l’employé 1095-Cs. Remarque : les importations ne peuvent être effectuées que pour les années civiles terminées.

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Classement des documents

Pour accéder à tous les formulaires 1094-C que la Gestion de paie Toast a déposés en votre nom, allez dans Prestations > Afficher et gérer les prestations de santé > Déclaration d’ACA, faites défiler jusqu’à la section Documents de déclaration et sélectionnez le lien bleu dans la zone Nom.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.