Toast Payroll : Gérer la configuration des avantages sociaux avec retenues seulement

Comment puis-je utiliser la méthode « retenues seulement » pour gérer mes retenues d'avantages sociaux dans Toast Payroll pendant la période d'inscription ouverte ou pour les inscriptions en cours ?

Les clients qui offrent des avantages sociaux à leurs employés n'ont pas à utiliser le module Avantages sociaux classiques de Toast Payroll. Les clients peuvent continuer à gérer leurs choix d'avantages sociaux à l'externe et à enregistrer leurs retenues d'avantages sociaux dans Toast Payroll au moyen des retenues récurrentes.

1. Déterminez vos offres d'avantages sociaux et faites créer les codes de retenue applicables
   1. Une fois que vous aurez finalisé vos offres d'avantages sociaux avec votre assureur ou votre courtier, vous devrez créer les codes de retenue applicables.
   2. Si vous offrez des avantages sociaux en plus de l'assurance médicale (avant ou après impôt), de l'assurance dentaire (avant impôt) ou de l'assurance soins de la vue (avant impôt), vous devrez peut-être ajouter des codes de retenue supplémentaires.
   3. Si vous devez ajouter des codes de retenue supplémentaires (p. ex., assurance invalidité de longue durée, compte d'épargne santé médical, assurance médicale PPO), connectez-vous à Toast Payroll, accédez à Avantages sociaux et sélectionnez Ajouter une nouvelle retenue. Suivez les étapes indiquées dans la fenêtre contextuelle en téléchargeant le formulaire de nouveau code de retenue, en le remplissant et en nous l'envoyant par clavardage avec un agent du service à la clientèle de Toast Payroll.
      1. Si vous ne voyez pas Avantages sociaux sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
      2. Remarque : Toast Payroll n'est actuellement pas offert au Québec. Une version française de ce formulaire sera mise à disposition lorsque le produit sera lancé dans votre région.
2. Déterminez quels employés sont admissibles à participer
   1. Une fois vos critères d'admissibilité aux avantages sociaux définis, vous pouvez utiliser la fonction de rapports personnalisés de Toast Payroll pour créer un recensement de l'entreprise afin d'identifier facilement les employés admissibles.
   2. Consultez cette vidéo (commencez à 1:47) ou Toast Payroll : Optimisez la bibliothèque de rapports pour obtenir des instructions sur la façon d'utiliser la fonction de rapports personnalisés.
3. Avisez vos employés
   1. Avant votre période d'inscription ouverte, vous pouvez aviser les employés admissibles par l'entremise de la fonction Tâches dans Toast Payroll.
   2. Grâce à la fonction Tâches, vous pouvez envoyer des messages et/ou des documents (p. ex., les documents du régime) à un employé ou à un groupe d'employés en particulier et exiger leur accusé de réception par signature électronique.
   3. Cette fonction peut être utilisée avant l'inscription ouverte ou pour les employés nouvellement admissibles.
4. Suivre les choix d'avantages sociaux
   1. Les clients disposent de quelques options pour suivre les choix d'avantages sociaux des employés.
      1. Site du courtier : Certains courtiers en avantages sociaux permettent à leurs clients de suspendre la période d'inscription ouverte (suivre les choix) par l'entremise de leur site interne. Communiquez avec votre courtier pour savoir si cette fonction vous est offerte.
      2. Formulaires papier : Sinon, les clients peuvent utiliser des formulaires papier pour suivre les choix. Les clients peuvent demander des versions papier de leurs formulaires de choix à leur courtier ou à leur assureur.
5. Ajouterdes retenues récurrentes - faites-le pour chaque retenue d'avantage social
   1. Calculer le montant par période de paie
      1. À titre d'exemple, disons que le coût pour l'employé est de 5000 $ pour l'année et que la paie est effectuée toutes les deux semaines (26 périodes de paie). Le coût par période de paie serait de 192,30 $ (5000 $ / 26 = 192,30 $).
   2. Ajouter le coût pour l'employeur
      1. Vous avez également la possibilité d'ajouter le coût patronal pour chaque avantage social. Si vous devez ajouter le coût patronal, vous pouvez le faire dans la retenue récurrente sous CoûtPatronal.
   3. Limite/Objectif
      1. Vous avez la possibilité d'ajouter une limite à chaque retenue pour vous assurer qu'une retenue excessive n'est pas appliquée à un employé. Ce montant correspondrait au coût de la prime pour l'employé.
   4. Dates de début et de fin
      1. Date de début devrait correspondre à la première date de paie à laquelle vous souhaitez que la retenue commence.
      2. Date de fin devrait correspondre à la dernière date de paie à laquelle la retenue doit être incluse. Ce champ peut être laissé vide si une date de fin n'est pas appropriée.
6. Exécuter la paie
   1. Une fois les retenues récurrentes ajoutées, elles continueront d'être appliquées à la paie jusqu'à ce que la Limite ou la Date de fin soit atteinte.
   2. Comme Toast ne s'intègre à aucun assureur, les clients seront responsables de verser le paiement à l'assureur.

Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.

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