Paie Toast : Commencer avec les tâches des employés

Dans cet article :

• Principes de base des tâches des employés
• Créer une tâche pour un employé
• Donner aux employés l'accès à ces documents
• Rapports sur les tâches des employés

Principes de base des tâches des employés

Les tâches des employés servent à envoyer des sondages, des messages et/ou des documents à un employé ou à un groupe d'employés pour qu'ils en accusent réception. Les notifications de tâches apparaîtront sur le tableau de bord lorsqu'un employé se connectera pour la première fois à Toast Payroll. Une fois qu'une tâche est envoyée, il est impossible de la supprimer ou de l'annuler.

Voici des exemples courants de tâches pour les employés :

• Sondage auprès des nouveaux employés sur la taille de leur uniforme
• Mises à jour du manuel de l'employé nécessitant une signature de l'employé
• Nouvelle politique à consulter par le personnel de salle
• Communication avec vos employés
• Documents devant être reconnus ou remplis par des employés précis
• Une communication d'avis de taux de rémunération (État de New York)

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Créer une tâche pour un employé

1. Pour créer une tâche pour un employé, connectez-vous d'abord à Toast Payroll.
2. Sélectionnez le signe + à partir du tableau de bord de la paie et choisissez Ajouter une tâche dans le menu déroulant.
   
   
   
   
3. Ensuite, remplissez les champs applicables suivants :
   1. Ajoutez un titre et une description. Les employés verront ces deux champs.
   2. Indiquez le type de tâche, la date d'échéance et le degré de criticité.
   3. Si cette tâche est un sondage, choisissez votre sondage dans le menu déroulant. Vous devrez créer un sondage avant qu'il ne s'affiche ici.
   4. Vous pouvez choisir d'envoyer une notification par courriel aux employés qui ne se connectent pas souvent au système et qui pourraient avoir besoin d'un rappel pour savoir qu'un élément d'action les attend.
   5. Indiquez si vous souhaitez ou non exiger que les employés signent électroniquement le document pour confirmer qu'ils l'ont examiné. Apprenez-en davantage sur les signatures électroniques et les tâches ici.
   6. Joignez un document pertinent, au besoin.
      
      
      
      
4. L'étape suivante consiste à l'assigner aux employés. Choisissez le bouton Sélectionner sous Employés.
   1. ​​​​​​​​Vous pouvez assigner une tâche à tous les employés, à un groupe d'employés spécifique ou à un employé en particulier. Sélectionnez Rechercher par niveaux pour agrandir votre vue et faciliter la localisation de groupes d'employés spécifiques. Appuyez sur Ajouter+ lorsque vous avez terminé.
      
      
      
      
5. Enfin, sélectionnez Enregistrer au bas de la page, et la notification de tâche sera envoyée au(x) employé(s) que vous avez sélectionné(s).
6. Une fois qu'une notification a été accusée de réception ou supprimée du tableau de bord d'un employé, elle ne peut pas être récupérée. Cependant, elle peut être renvoyée.

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Donner aux employés l'accès à ces documents

Vous pourriez exiger une signature électronique sur le document, mais une fois que l'employé aura lu et signé la tâche, seule la signature sera automatiquement téléchargée dans sa bibliothèque de documents (Mon profil > Taxes et documents).  (Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.) Le document lui-même ne sera pas téléchargé dans son profil.

1. Pour ajouter le document à la page Documents de l'entreprise du profil de l'employé, accédez à Documents dans la barre de navigation de gauche.
   1. Si vous ne voyez pas Documents sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
2. Sélectionnez Ajouter un nouveau document.
   
   
   
   
3. Commencez par télécharger votre fichier en haut de la page.
4. Choisissez une catégorie et ajoutez une description et/ou des notes facultatives, bien que ces champs soient utiles pour distinguer les différents documents de l'entreprise.
5. Dans ce cas, assurez-vous de cocher Afficher dans les documents de l'entreprise.
6. Choisissez ensuite le rôle de sécurité OU le(s) poste(s) auquel(s) ce document doit être accessible. Cochez une ou plusieurs cases dans l'option Accessible par OU décochez toutes les cases et sélectionnez le(s) poste(s) approprié(s) pour ce document. Maintenir la touche Ctrl/Commande enfoncée pendant que vous cliquez vous permet de sélectionner plus d'un poste. Appuyez sur Soumettre lorsque vous avez terminé.
   
   
   
   
7. Les employés peuvent toujours trouver ce document sous Mon profil > Impôts et documents > Documents d'entreprise.

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Rapport sur les tâches à faire des employés

Pour examiner l'état d'avancement des tâches à faire, sélectionnez le Rapport sur les tâches à faire à partir du tableau de bord de Toast Payroll.

Cette page filtre automatiquement les données des 30 derniers jours. Utilisez le bouton Filtrer pour modifier les dates ou rechercher des tâches à faire précises. Utilisez le bouton File d'attente pour exporter les données vers un fichier .CSV.

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Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.