Gestion de paie Toast : Exécuter votre paie

Dans cet article :

Préparer l’exécution de la paie
Traiter la paie
Dépanner votre exécution de paie

Préparer l’exécution de la paie

Afin de traiter la paie le plus efficacement possible, vous devez effectuer quelques étapes avant de commencer. Ceux-ci comprennent :

Approbation des feuilles de temps (le cas échéant)
Préparation des pourboires
Effectuer des mises à jour du personnel, telles que des modifications de poste ou de salaire.

Consultez la liste complète des étapes de préparation et un échéancier recommandé dans Gestion de paie Toast : Préparez-vous à exécuter la paie.

Remarque : Si vous n’utilisez pas encore vos TPV Toast et vos appareils portatifs, vous devez déclarer la paie quatre jours avant la date de votre chèque. Une fois que vous utilisez le TPV Toast, cette date devient plus flexible, mais avant la mise en ligne, cette date limite doit être respectée pour des raisons de sécurité.

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Exécuter la paie

Pour un bref aperçu des étapes à suivre pour réviser et compléter un cycle de paie, regardez cette courte vidéo.

Si vous souhaitez examiner plus en détail les étapes d’une exécution réussie de la paie, consultez cette vidéo plus longue, accompagnée des étapes de dépannage vers la fin.

Si vous utilisez le Gestionnaire de pourboires de Toast, assurez-vous d ' approuver et d ' envoyer les pourboires à la paie avant d ' approuver les feuilles de temps (le cas échéant).
1. Tout pourboire ajouté après l’approbation d’une feuille de temps nécessitera de désapprouver la ou les feuilles de temps, de les annuler ou de les annuler, d’apporter les corrections si elles ne sont pas encore terminées, de les renvoyer et de les approuver de nouveau.
2. Si plusieurs feuilles de temps sont créées en raison de soumissions de pourboires retardées, il est nécessaire de les approuver manuellement pour traiter correctement les pourboires.
Avant de commencer à traiter la paie, vous devrez peut-être approuver les feuilles de temps de votre personnel.
1. Accédez à Heure et notez le bouton en haut.
  1. Si cette option est activée, les entrées de temps de Toast Web apparaîtront automatiquement à l’étape « Revenus des employés » de la paie (étape 5 ci-dessous).
  2. Si le bouton est désactivé, nous recommandons fortement de filtrer la page selon la période de paie en cours afin d’approuver les feuilles de temps (utilisez le menu déroulant au-dessus de la colonne Paie). Voir Gestion de paie Toast : Gérez les feuilles de temps pour en savoir plus.
2. Que la fonction d’approbation automatique des feuilles de temps soit activée ou désactivée, vous devez toujours vérifier l’exactitude des entrées d’heures dans Toast Web afin de pouvoir apporter les ajustements nécessaires avant la paie.
  1. Pour ce faire, ouvrez Toast Web et allez à Rapports > Main-d’œuvre > Sommaire de la main-d’œuvre.
  2. Définissez la plage de dates pour qu’elle corresponde à votre période de paie.
  3. Si des écritures horaires doivent être modifiées, faites-le ici dans Toast Web plutôt que dans Gestion de paie Toast. De cette manière, les rapports seront corrects dans les deux systèmes, puisque ces données se synchronisent immédiatement avec Gestion de paie Toast lors de l’enregistrement.
Pour ouvrir la paie, sélectionnez Paie à partir du rail de navigation de gauche ou sélectionnez Afficher la paie dans la vignette du tableau de bord principal.
Sélectionnez Aperçu pour commencer une paie depuis le début.
1. L’insigne indiqué par la flèche orange ci-dessous vous donne un aperçu rapide des étapes à suivre avant d’exécuter cette paie. Jusqu’à ce que l’insigne mis en évidence indique Prêt à exécuter, suivez les étapes décrites dans l’article Préparer l’exécution de la paie ci-dessus.
Vous passerez à l’étape Aperçu de la paie. Dans la fiche des mesures à prendre, vous pouvez consulter la liste des mesures à prendre avant de traiter la paie. Vous verrez trois types d’actions (employé, pourboires et feuille de temps), selon vos paramètres, ainsi que toute information manquante. Vous pouvez également consulter les heures par rapport à la dernière période de paie et l’activité récente des actions précédentes effectuées (choses à faire, annulations et chèques manuels) relativement à ce traitement de paie.
Sélectionnez Démarrer la paie pour avancer. Examinez ces éléments importants à l’étape Aperçu de la paie :
1. Le nombre de pourboires et/ou de feuilles de temps non approuvés s’affichera pour vous indiquer si vous n’êtes pas encore prêt à traiter la paie.
2. La vignette Pourboires n’apparaîtra pas si votre entreprise n’a pas d’intégration de pourboires avec Toast Web.
3. La carte Informations (à côté de la carte Mesures à prendre) ne sera visible que si des additions manuelles ou des primes sont associées au cycle de paie.
4. Vous pouvez poursuivre le processus de paie sans approuver ces éléments. Toutefois, si vous sélectionnez Suivant pour poursuivre l’exécution de la paie, vous recevrez un avertissement indiquant que ces heures non approuvées ne seront pas payées sur la paie. Si vous dépassez les avertissements mais que vous décidez de revenir en arrière et d’intégrer ces heures dans la paie, vous devrez approuver les feuilles de temps, puis sélectionner Suivant à l’étape Aperçu de la paie.
5. Utilisez le graphique Heures au milieu pour vous faire une idée de votre main-d’œuvre d’une période à l’autre. Cela peut aider à la visibilité des employés qui n’ont pas pointé leur arrivée ou des feuilles de temps qui pourraient manquer dans cette paie.
Ensuite vient l’étape des revenus des employés, où vous pouvez apporter des modifications ponctuelles à la paie. Les modifications apportées ici ne seront pas reportées au dossier de l’employé à l’avenir; elles affecteront seulement la paie actuelle. Voici quelques exemples de modifications ponctuelles :
1. Ajout ou modification de revenus et déductions uniques.
2. Ajouter ou retirer un employé de la paie (si vous avez récemment embauché ou licencié un employé, il se peut qu’il ne soit pas initialement en cours de paie).
3. Forcer les chèques papier au lieu du dépôt direct.
Vous y êtes presque! Une fois toutes les modifications, mises à jour et ajouts apportés à la paie, sélectionnez le bouton Suivant bleu pour calculer la paie. Vous recevrez un message Calcul de paie qui vous informera de ce qui se passe en coulisses pour que votre paie soit traitée. Cette page peut prendre jusqu’à cinq minutes à charger, mais cela prend généralement moins de 30 secondes.
Une fois la paie calculée, l’étape Réviser et soumettre vous fournira les renseignements que vous pourrez utiliser pour confirmer l’exactitude de la paie avant de soumettre. Utilisez les rapports de paie dans le coin inférieur gauche et la fiche Faits saillants et exceptions pour vous aider. Si les éléments Faits saillants et Exceptions sont bleus, sélectionnez ce lien pour examiner les employés dans cette catégorie.
1. Si vous devez apporter des modifications, utilisez le bouton Précédent pour apporter des modifications à l’étape Revenus des employés. Voici quelques articles à rechercher :
  1. Le nombre d’employés sur la liste de paie est-il conforme à mes attentes?
  2. Le nombre d’heures sur la paie est-il conforme à mes attentes?
  3. Le total des dépenses salariales est-il conforme à mes attentes?
  4. Tous les pourboires sont-ils présents, le cas échéant?
  5. Quelqu’un reçoit-il du maquillage pour pourboires ?
  6. Des ajustements ponctuels dont j’ai besoin pour cette paie ont-ils été saisis et examinés?
Une fois que vous avez confirmé l’exactitude de la paie, il est temps de soumettre! Sélectionnez le bouton Soumettre la paie et appuyez sur Soumettre la paie dans la fenêtre contextuelle de confirmation pour finaliser votre travail.
1. Remarque : S’il s’agit de votre toute première paie ou si vous avez récemment modifié votre compte bancaire d’entreprise, un autre message ponctuel apparaîtra, indiquant que Gestion de paie Toast a besoin de votre autorisation pour effectuer des transactions ACH avec votre compte bancaire d’entreprise. Pour continuer, cochez la case et appuyez sur Soumettre la paie.
Félicitations! Vous recevrez une confirmation que la paie a été traitée lorsque le message Paie publiée avec succès! apparaîtra. Vous aurez également accès aux mêmes rapports de paie, à un reçu estimé de retrait de paie (temporaire) et à un audit de paie qui indiquera quand la paie a été ouverte, si/quand elle a été réinitialisée et quand la paie a été publiée.
1. Si des numéros de sécurité sociale (NAS) sont manquants pour les employés dans cette paie, vous verrez une bannière jaune en haut de cette page. Il vous informera des implications et vous indiquera d’ajouter ces données au système. En savoir plus sur les données manquantes.
  1. Un NAS/SSN inexact ou manquant peut entraîner des déclarations fiscales inexactes, des déclarations fiscales non acceptées par les agences et/ou des pénalités financières.
2. Un poste apparaîtra sur le retrait de paie estimé pour les clients de New York et de Hi. La Gestion de paie Toast calculera et retiendra l’IDS et l’IDF des chèques des employés applicables, mais les montants retenus sur les chèques des employés ne sont pas inclus dans le montant débité des clients par Toast. Le montant total apparaîtra sous forme de Taxe non débitée. Toast ne paie pas et ne les dépose pas auprès de l’État ou de la province. Les clients peuvent allouer les fonds retenus aux polices d’assurance appropriées si l’État le permet. Visitez Gestion de la paie de Toast : Gestion fiscale à New York pour plus de détails.

Après la publication de la paie, un nouveau bouton intitulé Connecter à QuickBooks pourrait s’afficher. Si vous utilisez QuickBooks en ligne et Gestion de paie Toast, les clients peuvent maintenant synchroniser directement leurs données de paie avec QuickBooks en ligne (d’autres connexions logicielles de comptabilité seront disponibles à l’avenir). Visitez Commencer la synchronisation de la comptabilité salariale pour apprendre comment intégrer les deux systèmes.

Tous les utilisateurs de RH+ ayant accès à ce groupe de paie spécifique recevront une notification par courriel indiquant la date et l’heure de soumission de la paie ainsi qu’un montant estimé des retraits de Gestion de paie Toast. Vous pouvez également confirmer que la paie a été soumise en suivant les étapes de Gestion de paie Toast : Vérifier que la paie a été soumise. Pour vérifier exactement quand vos employés seront payés, jetez un coup d’œil à Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour savoir quand les employés sont payés.

À la fin de chaque jour ouvrable férié non fédéral, Gestion de paie Toast extrait les fichiers ACH de toutes les paies soumises et les envoie à la banque. Cela inclut les débits que Toast percevra sur les comptes bancaires des clients pour ces paies. Cette fonction est connue sous le nom de « paie balayée » et se produit vers 17 h 30 (HNE) (16 h 30 HNC) chaque jour. Une fois terminé, le reçu de retrait de paie Toast remplacera le reçu estimé et sera disponible sur la page Réviser et soumettre. Il offre les détails finalisés de ce qui a été envoyé à la banque et le moment où vous pouvez vous attendre à ce que les débits aient lieu. Une fois ces fichiers envoyés à la banque, vous pourrez également trouver des reçus de retrait de Gestion de paie Toast en accédant à Paie > onglet Paies passées > Afficher.

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Dépanner votre exécution de paie

Vous avez encore des questions? Consultez Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour votre service de paie ou Garde de paie Toast : FAQ sur le processus de paie. En outre, nous vous recommandons vivement de visionner la courte vidéo d’aperçu ou la vidéo plus longue et à la demande Salle de classe Toast ci-dessus.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.