Gestion de paie Toast : Commencez avec l'intégration et la mise en œuvre

Dans cet article :

• Étape 1 : Créez votre identifiant Gestion de paie Toast
• Étape 2 : Complétez le tableau de bord de mise en œuvre
  • Étape 1 : Informations fiscales
  • Étape 2 : Établissements et emplois
  • Étape 3 : Paie
• Étape 3 : Complétez la liste de vérification de configuration de la paie
• Étape 4 : Inscrivez-vous à la salle de classe Toast
• Étape 5 : Et ensuite ?

Étape 1 : Créez votre identifiant Gestion de paie Toast

Bienvenue dans Gestion de paie Toast ! Cet article propose un aperçu guidé des étapes que vous devrez suivre pour configurer correctement votre système de Gestion de paie Toast. De plus, consultez les questions courantes dans Toast Payroll : FAQ sur l'intégration des nouveaux clients.

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Étape 2 : Complétez le tableau de bord de mise en œuvre

Le tableau de bord de mise en œuvre de Toast Payroll est l'endroit où vous saisirez les informations initiales sur votre entreprise. Saisir ces informations rapidement et avec précision est la clé pour exécuter votre première paie dans les plus brefs délais.

Remarque importante : L'utilisateur complétant cette étape doit être le propriétaire ou l'administrateur de la paie du restaurant. C'est la personne qui s'est connectée à Toast Payroll en utilisant l'email et les étapes ci-dessus.

1. Si vous continuez à partir de ci-dessus, vous serez déjà au tableau de bord de mise en œuvre. Si vous devez vous y rendre, naviguez vers payroll.toasttab.com et connectez-vous avec les informations que vous avez utilisées dans Étape 1 : Créez votre connexion à Toast Payroll ci-dessus.
2. Examinez les trois étapes clés du tableau de bord de mise en œuvre et ce qui est requis de votre part à chaque étape. Sélectionnez Commencer la première étape lorsque vous êtes prêt.

Ayez les informations suivantes à portée de main afin de réduire le temps nécessaire pour compléter la configuration de votre entreprise :

• Code d’entreprise : C'est le code que vous allez créer pour étiqueter votre base de données Toast Payroll. Nous vous recommandons d'utiliser quelque chose de large et facile à retenir. Un code d’entreprise doit être un mot sans espaces ni caractères spéciaux.
• Détails du compte fiscal : Numéro d'identification des employés fédéraux (FEIN) et numéros de compte fiscal de l'État. Inscrivez-vous ou localisez vos numéros de compte fiscal de l'Étatici.
  • Si vous n'avez pas vos numéros de compte fiscal de l'État pendant que vous complétez le tableau de bord de mise en œuvre, entrez-les dans Toast Payroll dès que vous les obtenez pour éviter d'éventuelles complications de déclaration fiscale.
• Nom légal de l’entreprise : C'est le nom sous lequel votre entreprise est enregistrée auprès de l'IRS.
• Postes : Les postes sont les positions que les employés utilisent pour pointer leur entrée et sortie avec
• Fréquence de paie : C'est la fréquence à laquelle vous paierez les employés (hebdomadaire, bi-hebdomadaire, semi-mensuel ou mensuel)
• Date de premier chèque suggérée pour Toast Payroll : Quand vos employés seront payés à partir de votre première soumission de paie
• Informations sur le compte bancaire: Faites-nous savoir quels comptes bancaires vous utiliserez pour payer vos employés et financer d'autres coûts de paie

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Étape 1: Informations fiscales

1. La première étape de cette étape vous demande de confirmer ou de modifier votre code d'entreprise. Votre code d'entreprise est le nom de votre base de données dans Toast Payroll. De plus, faites-nous savoir si vous avez payé des salaires à des employés au cours de l'année en cours (d'un fournisseur de paie précédent). Sélectionnez Enregistrer et continuer une fois terminé.
2. À l'étape 2, confirmez combien de FEINs votre entreprise utilise. Sélectionnez Enregistrer et continuer.
3. Pour l'étape 3, nous vous demanderons les détails de chaque FEIN. Remplissez ces champs et sélectionnez Enregistrer et continuer.
4. L'étape 4 vous interroge sur vos comptes fiscaux d'État. Lisez les informations dans la boîte bleue pour confirmer combien de comptes fiscaux d'État vous avez avant de sélectionner Enregistrer et continuer.
5. De manière similaire à l'étape 3, l'étape 5 vous demandera les détails de chaque compte fiscal d'État. Ajoutez-les et sélectionnez Enregistrer et continuer.
6. C'est tout pour l'étape 1. Sélectionnez Prochaine étape pour continuer.

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Étape 2: Emplacements et emplois

1. L'étape 1 vous demande de nommer vos FEIN(s). Une fois que vous l'avez fait, sélectionnez Enregistrer et continuer.
2. À l'étape 2, on vous demandera d'ajouter des emplacements à votre compte. Il peut s'agir d'abréviations d'adresse, de parties d'une ville, de différentes villes, ou de tout ce que vous souhaitez utiliser pour identifier chaque emplacement. Sélectionnez Enregistrer l'emplacement pour chaque nouvel emplacement que vous ajoutez. Enregistrer et continuer lorsque vous êtes prêt.
3. Toujours à l'étape 2, vous associerez chaque emplacement à une entreprise en sélectionnant le bouton correspondant. Tous les emplacements avec le texte "Veuillez assigner une entreprise" doivent encore être associés. Sélectionnez Enregistrer et continuer une fois terminé.
4. Pour l'étape 3, ajoutez l'adresse de chaque emplacement en sélectionnant Modifier pour tous les emplacements que vous avez. Sélectionnez Continuer.
5. L'étape 4 demande les titres de poste que vous emploierez à chaque emplacement. Les titres de poste peuvent être Gestionnaire, Serveur, Lave-vaisselle, etc. Sélectionnez le bouton + Ajouter un emploi pour ajouter plus de trois emplois. Ajoutez autant que vous pouvez penser ; vous pourrez en ajouter d'autres une fois le tableau de bord de mise en œuvre terminé. Sélectionnez Enregistrer et continuer pour passer à l'étape suivante.
6. L'étape 5 est une étape de révision. Vérifiez l'exactitude de tous les emplois dans chaque emplacement et sélectionnez Enregistrer et continuer. Il reste un jalon.

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Jalon 3: Paie

1. L'étape 1 de l'étape 3 concerne les groupes de paie. Un groupe de paie est généralement un ensemble d'employés qui sont payés le même jour et avec la même fréquence (c'est-à-dire des groupes de paie horaires et des groupes de paie à salaire, tous deux payés toutes les deux semaines), mais les entreprises peuvent utiliser les groupes de paie de différentes manières. Sélectionnez combien de groupes de paie vous souhaitez avec un minimum d'un par FEIN. Nommez-les et attribuez-les à un FEIN. Sélectionnez Enregistrer et continuer.
2. À l'étape 2, choisissez vos préférences de paie pour chaque groupe de paie que vous avez. Sélectionnez plusieurs options ici :
   1. Lorsque la date de chèque (jour de paie) tombe sur un jour férié fédéral, le paramètre de jour férié déterminera quand la date de chèque est automatiquement déplacée (avant ou après).
   2. La fréquence de paie (chèque) est la fréquence à laquelle vous exécutez la paie et à quelle fréquence votre personnel est payé.
   3. Le jour de début de semaine de travail indique à Toast Payroll quand commencer à compter les heures des employés dans une semaine pour le calcul des heures supplémentaires. C'est un paramètre global pour tout Toast Payroll et il est basé sur les entrées de temps qu'il reçoit de Toast Web.
      1. Un paramètre similaire existe également dans Toast Web et nous conseillons d'aligner les deux jours de la semaine pour un reporting identique entre les deux systèmes. Ces paramètres ne sont pas visibles par le client après la formation, donc demandez à votre OC comment cela est configuré dans Toast Web. Si le jour de début de semaine de travail est mal aligné entre Toast Web et Toast Payroll, des divergences dans les calculs d'heures supplémentaires, la correspondance des rapports de travail et d'autres données de paie peuvent survenir.
   4. Le champ Jour de la semaine payé indique le jour de la semaine typique où les employés recevront leur salaire. En fonction de différents scénarios de traitement de la paie, le jour de la semaine peut changer.
   5. Votre Date de premier chèque préférée est le moment estimé où vous exécutez votre première paie et faites payer les employés via Toast Payroll.
   6. Enfin, définissez le Période de paie associée pour correspondre à la date de votre premier chèque de paie. Vérifiez cette page avant de sélectionner Enregistrer et continuer.
3. L'étape suivante couvre votre compte bancaire que vous utiliserez pour financer les coûts de paie, y compris les salaires des employés.
   1. Commencez par cocher chaque groupe de paie auquel vous souhaitez que ces informations de compte bancaire s'appliquent.
   2. Le champ Numéro de chèque vous permet de définir un numéro de chèque de départ personnalisé pour s'aligner avec les systèmes de numéros de chèque que vous utilisez actuellement.
   3. Sélectionnez maintenant entre la connexion de votre compte bancaire en utilisant Plaid et vos identifiants de connexion bancaire en ligne (Option A) ou en remplissant vos informations bancaires via un chèque annulé (Option B).
   4. Pour votre signature de chèque, soumettez soit une signature électronique via Option A ou téléchargez, signez et re-téléchargez le fichier dans Option B.
   5. Sélectionnez Ajouter un compte bancaire si nécessaire (nous voyons parfois cela si vous avez plus d'un groupe de paie).
   6. Assurez-vous de bien examiner ces informations avant de sélectionner Enregistrer et continuer.
4. L'étape 4 vous demande de créer votre propre profil personnel. Chaque membre du personnel dans Toast Payroll a un profil.
   1. Sélectionnez si vous recevrez ou non un chèque de paie via Toast Payroll. Sélectionner Non, je ne recevrai pas de chèque de paie supprimera certaines options plus bas sur la page.
   2. Dans Informations de base, sélectionnez votre Date d'embauche originale et Type de paie (si vous avez sélectionné Oui, je recevrai un chèque de paie).
      
      1. Le type de paie 1099 Divers permet aux travailleurs indépendants d'être payés et de suivre les salaires via Toast Payroll, mais Toast ne déclare pas les impôts pour les individus marqués comme 1099 Divers.
   3. Sous Emplois et paie, sélectionnez le Lieu principal où vous travaillerez et choisissez le Rôle que vous devriez recevoir.
   4. Les deux étapes suivantes ne seront présentes que si vous avez sélectionné Oui, je recevrai un chèque de paie à l'étape 4a ci-dessus.
      1. Ensuite, indiquez si vous serez payé à l'heure ou par salaire, le cas échéant. Cette sélection vous demandera d'entrer votre taux horaire ou votre salaire en fonction de votre choix précédent.
      2. Choisissez si vous êtes exempt d'heures supplémentaires ou non. Les individus salariés ne sont pas configurés dans le système comme éligibles aux heures supplémentaires pour le moment.
   5. Enfin, sélectionnez le groupe de paie auquel vous devriez appartenir. Sélectionnez Enregistrer et continuer pour terminer cette étape.
5. Vous pourriez voir une page qui vous dirige vers le travail inachevé. Si vous avez sauté des étapes en cours de route, sélectionnez Aller à l'étape inachevée pour entrer les informations manquantes.
6. Sinon, vous verrez une page de Félicitations vous informant que vous avez complété le Tableau de bord de mise en œuvre. Sélectionnez Compléter la configuration pour enregistrer tout le travail et créer votre compte et profil Toast Payroll. Votre consultant en intégration vous contactera sous peu.
7. Une fois que vous avez complété toutes les étapes, vous verrez un lien vers Entrer dans Toast Payroll où vous complétez les documents d'intégration individuels et ajoutez ensuite vos employés pour qu'ils puissent faire de même. Cela doit être complété avant de lancer votre première paie.
   
   

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Étape 3: Complétez la liste de vérification de la configuration de la paie

1. Après avoir complété le Tableau de bord de mise en œuvre à l'étape 2 ci-dessus, connectez-vous à payroll.toasttab.com en utilisant les identifiants de connexion que vous avez définis à l'étape 1 ci-dessus.
2. Une fois dans Toast Payroll, vous verrez un pop-up sur le côté droit de votre écran. Activez Oui/Non (pas généralement nécessaire) et sélectionnez Commencer.
   
   
   
   
3. Vous verrez maintenant la Liste de vérification de la configuration sur le côté droit de la page (les autres utilisateurs qui se connectent à Toast Payroll ne verront pas cette liste de vérification ; seulement l'utilisateur qui a complété le tableau de bord de mise en œuvre). Cette liste de vérification vous guidera à travers plusieurs étapes que vous devez suivre avant de lancer votre première paie. La plupart des étapes sont de votre responsabilité, mais certaines étapes seront déjà complétées dans le cadre de votre tableau de bord de mise en œuvre, et d'autres devront être complétées par votre consultant en intégration.
   1. En parcourant cette liste de vérification, gardez un œil sur la date Terminez votre configuration de paie en haut. Cela indique votre première exécution de paie dans Toast Payroll. Si vous ne complétez pas la liste de vérification avant cette date, Toast déplacera automatiquement la date à la date d'échéance de votre prochaine paie.
   2. Remarque :Si vous fermez cette liste de vérification à tout moment, vous pouvez la rouvrir en sélectionnant l'icône de liste de vérification dans le coin supérieur droit du tableau de bord de la paie Toast.
      
      
      
      
4. Compléter le profil de paie : La première section ici vous invite à compléter plusieurs tâches sur votre profil de paie. Sélectionnez chacune des quatre tâches pour être dirigé vers l'endroit approprié pour les compléter. Les données les plus importantes dont nous avons besoin dechaque membre du personnel comprennent :
   1. Informations personnelles telles que votre numéro de sécurité sociale. Sélectionnez Enregistrer les modifications en bas de la page de profil personnel.
   2. Informations sur le formulaire I-9.
   3. Informations sur le formulaire W-4 à des fins fiscales. Assurez-vous de remplir tous les formulaires que vous êtes invité à compléter (fédéral, provincial et local, le cas échéant).
   4. Informations sur le mode de paiement, telles que les détails du dépôt direct.
      
       
      
      
5. S'inscrire à la formation sur la paie : Sélectionnez cette section pour vous inscrire à notre webinaire. Vous apprendrez comment configurer facilement votre système de paie Toast et acquérir la confiance nécessaire pour exécuter votre première paie avec précision.
6. Compléter la configuration fiscale : Dans cette section, vous examinerez les données d'identification fiscale que vous avez saisies dans le tableau de bord de mise en œuvre. Il estvital de s'assurer que Toast dispose de ces informations dès que possible. Contactez votre consultant en intégration si l'une de ces informations est incorrecte.
   1. Si vous avez saisi Demandé lors des étapes du compte de taxe de chômage de l'État ou du compte de retenue d'impôt de l'État dans le tableau de bord d'implémentation, retournez à la page Comptes fiscaux dans Gestion de la paie de Toast et saisissez ces numéros (et le taux SUTA/fréquence de paiement de retenue) dès que vous les obtenez.
      1. Si votre entreprise manque de détails fiscaux critiques, nous vous informerons d'entrer ces informations et tout ce qui vous manque avant la prochaine date limite de dépôt trimestriel.
   2. La plupart des États ont un processus pour lier Toast à vos comptes fiscaux d'État afin que nous puissions déposer des impôts en votre nom. Visitez Gestion de la paie de Toast : Liaison avec l'administrateur tiers de l'État pour plus de détails.
   3. Si votre restaurant opère dans un État sans impôt sur le revenu, vous ne verrez pas l'étape Confirmer les informations de retenue d'impôt de l'État.
      
      
      
      
7. Configurer la paie des employés : Il y a quatre étapes dans cette section, mais vous n'êtes responsable que des deux premières. Une fois que vous avez configuré votre méthode de livraison de chèque de paie et vérifié Cartes de paie Toast et paiements, votre consultant en intégration interviendra pour configurer vos gains, déductions, congés et paramètres de pourboires.
   1. Gardez à l'esprit la différence entre la méthode de livraison de chèque de paie et la méthode de paiement. Une méthode de paiement est la façon dont un employé est payé individuellement ; il peut choisir entre des chèques papier, un dépôt direct et la carte de paie Toast (si vous choisissez de l'offrir). D'autre part, la livraison de chèque de paie est un paramètre à l'échelle de l'entreprise pour tout employé qui opte pour la méthode de paiement chèque papier. La livraison de chèque de paie offre également trois options : auto-imprimé, auto-rédigé et imprimé par Toast.
      
      
      
      
8. Ajouter votre équipe : Maintenant que vous avez configuré les options fiscales et de paie des employés, il est temps d'ajouter votre personnel à Gestion de la paie de Toast. La première tâche vous demande d'ajouter des documents d'employé que vous souhaitez que vos employés reçoivent lors de leurs propres tâches d'intégration. Ensuite, ajoutez et/ou confirmez tous les emplois dans votre base de données. Les emplois sont ajoutés à Toast dans Toast Web et attribués aux employés dans Toast Payroll. Une fois terminé, la liste de vérification sera de nouveau entre les mains de votre consultant en intégration pour la troisième étape. Enfin, vous pouvez maintenant ajouter et inviter du personnel à Toast Payroll.
   1. Ajouter un nouvel employé à Toast Payroll est un processus en deux parties. Commencez par les étapes de l'employeur. À la fin de ces étapes, Toast enverra automatiquement un "courriel de bienvenue" à chaque employé que vous avez embauché. Envoyez cet article aux employés que vous embauchez via les étapes de l'employeur liées ci-dessus afin qu'ils puissent vérifier ou remplir leurs propres informations personnelles également.
   2. Si votre consultant en intégration a récemment importé un grand groupe de votre personnel dans Toast Payroll, ces individus ne recevront pas le courriel de "bienvenue" automatique puisqu'ils n'ont pas été embauchés via le flux de travail typique. Cependant, vous pouvez facilement envoyer un courriel d'"invitation" à tous ces employés en même temps (voir la section Envoyer/Renvoyer des courriels d'invitation aux employés de l'article lié). Cela les incitera à créer ou à définir leur adresse courriel Toast et leur mot de passe pour se connecter. Les employés qui sont importés devraient plutôt suivre les étapes de ce guide pour les nouvelles recrues importées. Il est extrêmement important que chaque employé importé vérifie/ajoute son numéro de sécurité sociale, remplisse un formulaire W-4 et confirme ses informations de dépôt direct.
   3. N'oubliez pas de recruter tous les employés dans Toast Payroll, pas dans Toast Web. Embaucher des employés dans Toast Web entraînera généralement des problèmes de profils d'employés en double, de synchronisation des feuilles de temps et des pourboires, et un travail supplémentaire pour rectifier cette situation. La fonction Détection de profils en double peut vous aider à capturer quand un profil en double est sur le point d'être créé, cependant.
      
      
      
      
9. Examiner la configuration de la paie : Nous recommandons fortement de regarder la vidéo de formation sur la paie pour commencer à vous familiariser avec ce système. Une fois que vous avez vu un exemple de paie en cours, vous saurez quelles questions poser à votre consultant en intégration lorsqu'il vous guidera à travers votre première paie. Avant de quitter cette liste de vérification, les dernières étapes vous guident à visiter la page Données manquantes et la page Résumé de l'entreprise pour examiner une grande partie des données importantes que vous avez saisies ou sélectionnées jusqu'à présent. Votre consultant en intégration complétera la dernière étape ici.
   
   

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Étape 4 : Inscrivez-vous à Toast Classroom

En plus de la vidéo de formation à la demande dans la dernière étape de la liste de vérification de l'intégration de la paie, Toast recommande fortement et conseille à tous les clients de s'inscrire à Toast Classroom. Cette expérience en style de classe vous expose à plus d'aspects de Toast Payroll, tels que la maintenance pré-paie, l'exécution et le traitement de la paie, la réconciliation de la paie et le dépannage, la gestion des employés, et plus encore. Le meilleur, c'est que ces sessions à distance sont animées par un expert de Toast Payroll, vous pouvez donc poser des questions et entendre d'autres personnes qui pourraient avoir des questions similaires.

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Étape 5 : Prochaine étape ?

• Si vous changez de fournisseur de paie en milieu de trimestre, Toast Payroll débitera votre compte bancaire professionnel dans les deux prochaines semaines pour récupérer les taxes dues à la fin du trimestre. Celles-ci n'auraient pas encore dû être remises par votre précédent fournisseur de paie, mais il est de votre responsabilité d'obtenir la décision de ce fournisseur. Toast ne sera pas responsable des crédits ou des doubles débits résultant d'un manquement à traiter cela.
• Vous continuerez à gérer les taxes de paie de votre entreprise dans leCentre des impôts. Il existe des tâches récurrentes trimestrielles ou annuelles, selon l'état dans lequel vous vivez, qui aideront à prévenir les modifications et les rejets de déclarations fiscales.
  • Le Centre des impôts est un hub dans Toast Payroll qui contient des tâches à accomplir pour aider à permettre une déclaration fiscale trimestrielle réussie. En vérifiant fréquemment le Centre des impôts et en accomplissant ces tâches, vous pouvez planifier à l'avance pour les prochaines déclarations fiscales de paie et vous assurer que Toast Payroll a les éléments nécessaires pour vos déclarations fiscales de paie. Naviguez vers Taxes dans la navigation à gauche de Toast Payroll. Visitez Toast Payroll : Gérez les taxes de paie pour plus d'informations.
• Sur la page de dépôt direct sous Paramètres > Paie > Dépôt direct, vous pouvez voir les employés ayant des informations de dépôt direct incomplètes et envoyer une notification par courriel pour les alerter concernant la finalisation de leur configuration de dépôt direct. La deuxième moitié du rapport répertorie chaque employé qui est correctement configuré. Les employés sans dépôt direct configuré seront par défaut inscrits au mode de paiement par chèque papier.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.