Toast Paie : Commencez avec l'intégration et la mise en œuvre

Vue d'ensemble de l'intégration de Toast Paie
Avant de commencer
Étape 1 : Créez votre identifiant Toast Paie
Étape 2 : Complétez le tableau de bord de mise en œuvre
Étape 3 : Complétez la liste de vérification de configuration de la paie
Étape 4 : Inscrivez-vous à la salle de classe Toast
Étape 5 : Que faire après la configuration

Vue d'ensemble de l'intégration de Toast Paie

L'intégration de Toast Paie est le processus de configuration de votre entreprise dans Toast Paie afin que vous puissiez exécuter votre première paie. Vous le complétez une fois, en tant que nouveau client, avec l'aide de votre consultant en intégration.

L'intégration comporte trois parties principales : créer votre identifiant, compléter le tableau de bord de mise en œuvre (où vous saisissez les informations sur votre entreprise, les taxes, l'emplacement et le paiement), et travailler à travers la liste de vérification de configuration de la paie (où vous terminez votre profil, configurez les taxes et le paiement, et ajoutez votre équipe). Cet article couvre les trois, ainsi que les options de formation et ce qu'il faut faire une fois que vous êtes en ligne.

Pour des réponses aux questions courantes sur la configuration, lisez Toast Payroll : FAQ sur l'intégration et la configuration.

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Avant de commencer

S'applique à : Toast Payroll

Permissions nécessaires :

Vous devez être le propriétaire du restaurant ou l'administrateur de la paie. C'est la personne qui se connecte à Toast Payroll en utilisant l'e-mail de bienvenue.

Ce que vous accomplirez : Un compte Toast Payroll entièrement configuré, avec les informations de votre entreprise, de vos impôts, de votre emplacement, de votre paie et de vos employés saisies, prêt pour votre première paie.

Pour réduire le temps nécessaire à la configuration de votre entreprise, ayez les informations suivantes à portée de main avant de commencer :

Code de l'entreprise : Le code que vous créez pour étiqueter votre base de données Toast Payroll. Choisissez quelque chose de large et facile à retenir. Il doit s'agir d'un mot sans espaces ni caractères spéciaux.
Détails du compte fiscal :Votre numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN) et vos numéros de compte fiscal de l'État. Pour vous inscrire ou localiser vos numéros de compte fiscal de l'État, lisez Toast Payroll : Inscrivez-vous pour des comptes fiscaux d'État.
- Remarque : Si vous n'avez pas vos numéros de compte de taxe d'État lorsque vous complétez le tableau de bord d'implémentation, entrez-les dans Toast Payroll dès que vous les recevez pour éviter des complications lors du dépôt des taxes. Pour des instructions, lisez Toast Payroll : Obtenez de l'aide avec les comptes de taxe.
Nom légal de l'entreprise : Le nom sous lequel votre entreprise est enregistrée auprès de l'IRS.
Emplois : Les postes que les employés utilisent pour pointer, tels que Manager, Serveur ou Laveur de vaisselle.
Fréquence de paie : À quelle fréquence vous payez les employés (hebdomadairement, bimensuellement, semimonthly ou mensuellement).
Date de premier chèque suggérée : Quand vos employés seront payés à partir de votre première soumission de paie.
Informations sur le compte bancaire : Les comptes bancaires que vous utiliserez pour payer les employés et financer d'autres coûts de paie.

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Étape 1 : Créez votre connexion Toast Payroll

Configurer votre connexion est la première étape. En tant que premier utilisateur de votre base de données Toast Payroll, le compte que vous créez ici est automatiquement lié à Toast Web, vous permettant d'utiliser le même courriel et mot de passe pour vous connecter aux deux systèmes.

Ouvrez votre boîte de réception et trouvez l'email intitulé Bienvenue dans la famille Toast Payroll.
Sélectionnez le lien Inscription près du bas de l'email. Sélectionnez-le une seule fois pour éviter de créer plusieurs profils.
Dans Toast Payroll, créez un mot de passe. Entrez-le à nouveau pour confirmer, puis sélectionnez Inscription.
Sur la page de connexion, entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe, puis sélectionnez Suivant.
1. Si on vous demande un code d'entreprise, trouvez-le dans l'e-mail de bienvenue de l'étape 1.
Après vous être connecté, vous êtes dirigé vers le tableau de bord de mise en œuvre.

Résultat attendu : Vous êtes connecté à Toast Payroll et visualisez le tableau de bord de mise en œuvre.

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Étape 2 : Complétez le tableau de bord de mise en œuvre .

Le tableau de bord de mise en œuvre est l'endroit où vous entrez les informations initiales de votre entreprise. Les saisir rapidement et avec précision est la clé pour exécuter votre première paie le plus tôt possible. Le tableau de bord a trois jalons : Informations fiscales, Emplacements et Postes, et Paie.

Remarque : La personne qui complète cette étape doit être le propriétaire ou l'administrateur de la paie. C'est la même personne qui s'est connectée à Toast Payroll à l'étape 1.

Pour ouvrir le tableau de bord de mise en œuvre, allez sur payroll.toasttab.com et connectez-vous avec les identifiants que vous avez créés à l'étape 1. Si vous continuez depuis l'étape 1, vous y êtes déjà. Examinez les trois jalons et ce que chacun exige, puis sélectionnez Commencer la première étape lorsque vous êtes prêt.

Jalon 1 : Informations fiscales

Confirmez ou modifiez le code de votre entreprise. Le code de votre entreprise est le nom de votre base de données dans Toast Payroll. Indiquez également si vous avez payé des salaires d'employés au cours de l'année en cours par l'intermédiaire d'un précédent fournisseur de paie. Sélectionnez Enregistrer et continuer.
Confirmez combien de FEINs votre entreprise utilise, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Entrez les détails de chaque FEIN, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Lisez les informations dans la boîte bleue et confirmez combien de comptes de taxes d'État vous avez, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Entrez les détails de chaque compte de taxes d'État, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Sélectionnez Prochain jalon pour continuer.

Résultat attendu : Votre code d'entreprise, les détails des FEIN et les comptes de taxes d'État sont enregistrés, et le jalon 1 est complet.

Jalon 2 : Emplacements et emplois

Nommez votre FEIN ou vos FEINs, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Ajoutez les emplacements pour votre compte. Ce peuvent être des abréviations d'adresse, des parties d'une ville, différentes villes ou toute étiquette de votre choix. Sélectionnez Enregistrer l'emplacement pour chaque emplacement que vous ajoutez, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Associez chaque emplacement à une entreprise en sélectionnant le bouton correspondant. Tout emplacement affichant "Veuillez assigner une entreprise" doit encore être associé. Sélectionnez Enregistrer et continuer.
Ajoutez l'adresse de chaque emplacement en sélectionnant Modifier pour chacun, puis sélectionnez Continuer.
Ajoutez les titres de poste que vous employez à chaque emplacement, tels que Responsable, Serveur ou Plongeur. Sélectionnez + Ajouter un poste pour ajouter plus de trois postes. Ajoutez autant que vous le pouvez ; vous pouvez en ajouter d'autres après que le tableau de bord de mise en œuvre soit terminé. Sélectionnez Enregistrer et continuer.
Vérifiez les postes dans chaque emplacement pour leur exactitude, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.

Résultat attendu : Vos noms FEIN, emplacements, adresses et postes sont enregistrés, et l'étape 2 est terminée.

Étape 3 : Paie

Configurez vos groupes de paie. Un groupe de paie est généralement un ensemble d'employés payés le même jour et à la même fréquence, mais vous pouvez utiliser les groupes de paie de différentes manières. Choisissez combien de groupes de paie vous souhaitez, avec un minimum d'un par FEIN, nommez-les, attribuez chacun à un FEIN, puis sélectionnez Enregistrer et continuer. Pour en savoir plus, lisez Paie Toast : Vérifiez les groupes de paie.
Choisissez vos préférences de paie pour chaque groupe de paie :
1. Le paramètre de jour férié bancaire détermine si une date de chèque qui tombe un jour férié bancaire fédéral est déplacée avant ou après le jour férié.
2. La fréquence de paie (chèque) est la fréquence à laquelle vous exécutez la paie et à quelle fréquence votre personnel est payé.
3. Le jour de début de la semaine de travail indique à Toast Payroll quand commencer à compter les heures des employés chaque semaine pour les heures supplémentaires. C'est un paramètre global basé sur les entrées de temps qu'il reçoit de Toast Web.
  1. Remarque : Le jour de début de la semaine de travail existe également en tant que paramètre dans Toast Web. Faites correspondre les deux afin que les rapports soient identiques dans les deux systèmes. Si le jour de début de la semaine de travail est mal aligné entre Toast Web et Toast Payroll, vous pourriez voir des écarts dans les calculs d'heures supplémentaires et la correspondance des rapports de main-d'œuvre. Après l'intégration, contactez votre Consultant en intégration pour confirmer comment ce paramètre est configuré.
4. Le champ Jour de la semaine payé est le jour de la semaine typique où les employés reçoivent leur salaire. Cela peut changer en fonction de différents scénarios de traitement de la paie.
5. La date de premier chèque préférée est celle à laquelle vous estimez exécuter votre première paie et payer les employés via Toast Payroll.
6. La période de paie associée devrait correspondre à la date de votre premier chèque de paie. Vérifiez cette page, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Configurez le compte bancaire qui financera vos coûts de paie, y compris les salaires des employés :
1. Cochez chaque groupe de paie auquel ce compte bancaire devrait s'appliquer.
2. Utilisez le champ Numéro de chèque pour définir un numéro de chèque de départ personnalisé si vous avez un système de numéros de chèque existant.
3. Connectez votre compte bancaire en utilisant Plaid et votre identifiant de banque en ligne (Option A), ou entrez vos informations bancaires à partir d'un chèque annulé (Option B).
4. Pour votre signature de chèque, soumettez une signature électronique dans l'Option A, ou téléchargez, signez et re-téléchargez le fichier dans l'Option B.
5. Sélectionnez Ajouter un compte bancaire si vous avez besoin de plus d'un, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Créez votre propre profil personnel. Chaque membre du personnel dans Toast Payroll a un profil :
1. Sélectionnez si vous recevrez un chèque de paie via Toast Payroll. Sélectionner Non, je ne recevrai pas de chèque de paie supprime certaines options plus bas sur la page.
2. Dans les éléments de base, sélectionnez votre date d'embauche originale et votre type de paie (si vous recevrez un chèque de paie). Le type de paie 1099 Misc permet aux entrepreneurs indépendants d'être payés et suivis via Toast Payroll, mais Toast ne dépose pas de déclarations fiscales pour les individus marqués comme 1099 Misc.
3. Sous Emplois et Paie, sélectionnez votre emplacement principal et le rôle de travail que vous devriez avoir.
4. Si vous avez un chèque de paie, indiquez si vous êtes payé à l'heure ou sur un salaire et entrez votre taux, puis choisissez si vous êtes exempt d'heures supplémentaires. Les personnes salariées ne sont actuellement pas configurées comme éligibles aux heures supplémentaires.
5. Sélectionnez le groupe de paie auquel vous appartenez, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Si vous avez sauté des étapes, vous pourriez voir une page qui vous invite à les terminer. Sélectionnez Aller à l'étape inachevée pour entrer toute information manquante.
Sur la page de félicitations, sélectionnez Compléter la configuration pour enregistrer votre travail et créer votre compte et profil Toast Payroll. Votre consultant en intégration vous contactera sous peu.

Après avoir complété toutes les étapes, vous verrez un lien vers Entrer dans Toast Payroll, où vous complétez vos documents d'intégration individuels et ajoutez ensuite vos employés. Cela doit être fait avant de lancer votre première paie.

Résultat attendu : Le tableau de bord d'implémentation est complet, votre compte et profil Toast Payroll sont créés, et vous pouvez entrer dans Toast Payroll pour continuer la configuration.

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Étape 3 : Complétez la liste de vérification de la configuration de la paie

La liste de vérification de la configuration de la paie vous guide à travers tout ce que vous devez faire avant de lancer votre première paie. La plupart des étapes sont de votre responsabilité, certaines sont complétées automatiquement depuis votre tableau de bord d'implémentation, et quelques-unes sont complétées par votre consultant en intégration.

Connectez-vous à payroll.toasttab.com en utilisant les identifiants que vous avez créés à l'étape 1.
Lorsque la fenêtre contextuelle apparaît sur le côté droit de votre écran, définissez l'option Oui/Non selon vos besoins (généralement pas nécessaire), puis sélectionnez Commencer.

La liste de vérification de la configuration apparaît sur le côté droit de la page. Seul l'utilisateur qui a complété le tableau de bord d'implémentation voit cette liste de vérification. En vous déplaçant à travers cela, gardez un œil sur la date de configuration de votre paie à la fin. Cette date correspond à votre première exécution de paie dans Toast Payroll. Si vous ne terminez pas la liste de contrôle avant cette date, Toast déplace automatiquement la date à votre prochaine exécution de paie.

Remarque : Si vous fermez la liste de contrôle, rouvrez-la en sélectionnant l'icône de la liste de contrôle dans le coin supérieur droit du tableau de bord de Toast Payroll.

La liste de vérification comprend ces sections :

Compléter le profil de paie : Terminez les tâches sur votre profil de paie. Sélectionnez chacune des quatre tâches pour être dirigé au bon endroit. Chaque membre du personnel doit fournir des informations personnelles telles qu'un numéro de sécurité sociale, des informations sur le formulaire I-9, des informations sur le formulaire W-4 (fédéral, étatique et local le cas échéant) et un mode de paiement tel que le dépôt direct. Pour plus de détails, lisez Toast Payroll : Obtenez de l'aide avec les comptes de dépôt direct.
S'inscrire à la formation sur la paie : Inscrivez-vous au webinaire pour apprendre à configurer Toast Payroll et à exécuter votre première paie avec précision.
Compléter la configuration fiscale : Examinez les données d'identification fiscale que vous avez saisies dans le tableau de bord de mise en œuvre. Il est essentiel que Toast ait ces informations dès que possible. Si vous avez saisi "Demandé" pour un compte d'assurance chômage d'État ou un compte de retenue d'impôt d'État, retournez à la page des comptes fiscaux dans Toast Payroll et saisissez les numéros (et le taux SUTA ou la fréquence de paiement de retenue) dès que vous les recevez. Contactez votre consultant en intégration si des informations fiscales sont incorrectes. Pour des détails sur le lien d'État, lisez Toast Payroll : État de l'administrateur tiers de liaison.
Configurer le paiement des employés : Vous êtes responsable des deux premières étapes de cette section : configurer votre méthode de livraison de chèque de paie et examiner les options de carte de paie. Votre consultant en intégration configure les gains, les déductions, les congés et les pourboires. Une méthode de paiement est la façon dont un employé est payé individuellement (chèque papier, dépôt direct ou carte de paie Toast). La livraison de chèque de paie est un paramètre à l'échelle de l'entreprise pour quiconque choisit la méthode du chèque papier, avec trois options : auto-imprimé, auto-rédigé et imprimé par Toast.
Ajoutez votre équipe : Ajoutez les documents que vous souhaitez que les employés signent lors de leur intégration, puis ajoutez ou confirmez tous les emplois dans votre base de données. Les emplois sont ajoutés dans Toast Web et attribués aux employés dans Toast Payroll. Ajoutez ensuite et invitez votre personnel.
Examinez la configuration de la paie : Regardez la vidéo de formation sur la paie pour voir un exemple de traitement de la paie, puis visitez la page des données manquantes et la page de résumé de l'entreprise pour examiner les informations que vous avez saisies. Votre consultant en intégration termine l'étape finale.

Remarque : Embauchez tous les employés dans Toast Payroll, pas dans Toast Web. L'embauche d'employés dans Toast Web crée généralement des profils d'employés en double et cause des problèmes de synchronisation des feuilles de temps et des pourboires. La fonction de détection de profils en double peut vous avertir lorsqu'un profil en double est sur le point d'être créé. Pour plus de détails, lisez Toast Payroll : Détection de profils en double dans Toast.

Pour ajouter un nouvel employé, complétez d'abord les étapes de l'employeur. Toast envoie ensuite automatiquement un courriel de bienvenue à chaque employé que vous embauchez. Pour des instructions, lisez Toast Payroll : Nouveaux employés embauchés (Guide de l'employeur), et envoyez Toast Payroll : Intégration des employés (Guide de l'employé) à vos employés afin qu'ils puissent compléter leurs propres informations.

Si votre consultant en intégration a importé un grand groupe de votre personnel, ces employés ne reçoivent pas le courriel de bienvenue automatique. Au lieu de cela, envoyez-leur un courriel d'invitation depuis la page Équipe afin qu'ils puissent définir leur connexion. Les employés importés doivent suivre Toast Payroll : Guide des nouveaux employés importés. Chaque employé importé doit vérifier ou ajouter un numéro de sécurité sociale, compléter un formulaire W-4 et confirmer les informations de dépôt direct.

Résultat attendu : Chaque section de la liste de contrôle est complète ou assignée à votre consultant en intégration, et vous êtes prêt à exécuter votre première paie à la date indiquée en haut de la liste de contrôle.

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Étape 4 : Inscrivez-vous à Toast Classroom

Toast recommande à tous les clients de s'inscrire à Toast Classroom en plus de regarder la vidéo de formation à la demande. Ces sessions à distance, de style classe, sont animées par un expert de Toast Payroll et couvrent la maintenance pré-paie, l'exécution et le traitement de la paie, la réconciliation de la paie et le dépannage, la gestion des employés, et plus encore. Vous pouvez poser des questions et entendre d'autres clients ayant des questions similaires.

Pour vous inscrire, visitez Inscrivez-vous à un cours en direct en ligne.

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Étape 5 : Que faire après la configuration

Après la configuration, quelques tâches récurrentes aident à maintenir l'exactitude de votre paie et de vos impôts :

Si vous avez changé de fournisseur en cours de trimestre : Toast Payroll débite votre compte bancaire professionnel dans les deux semaines pour récupérer les impôts dus à la fin du trimestre. Ceci n'aurait pas encore dû être remis par votre fournisseur précédent, mais il est de votre responsabilité de le confirmer avec ce fournisseur. Toast n'est pas responsable des crédits ou des doubles débits qui résultent de ne pas avoir abordé cela.
Gérez vos impôts sur la paie dans le Centre des impôts : Le Centre des impôts est un hub dans Toast Payroll avec des tâches à accomplir pour un dépôt fiscal trimestriel réussi. Vérifiez-le souvent et complétez ses tâches pour planifier à l'avance et aider à prévenir les modifications et les rejets de dépôt. Pour l'ouvrir, naviguez vers Impôts dans la navigation à gauche. Pour plus de détails, lisez Toast Payroll : Gérer les impôts sur la paie.
Confirmer la configuration du dépôt direct : Sur la page de dépôt direct, naviguez vers Paramètres > Paie > Dépôt direct pour voir quels employés ont des informations de dépôt direct incomplètes et leur envoyer un rappel par courriel. La seconde moitié du rapport liste les employés qui sont configurés avec succès. Les employés sans dépôt direct sont inscrits par défaut à la méthode de chèque papier.

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Ce contenu est à des fins d'information et n'est pas destiné à être un avis légal, fiscal, RH ou tout autre avis professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.