Gestion de paie Toast : Premiers pas avec l’intégration et la mise en œuvre

Aperçu de l’intégration à Gestion de paie Toast
Avant de commencer
Étape 1 : Créer votre connexion Gestion de paie Toast
Étape 2 : Compléter le tableau de bord de mise en œuvre
Étape 3 : Remplir la liste de vérification de configuration de la paie
Étape 4 : S’inscrire à la Salle de classe Toast
Étape 5 : Que faire après la configuration

Aperçu de l’intégration à Gestion de paie Toast

L’intégration à Gestion de paie Toast consiste à configurer votre entreprise dans Gestion de paie Toast afin que vous puissiez traiter votre première paie. Vous le complétez une seule fois, en tant que nouveau client, avec l’aide de votre consultant à l’intégration.

L’intégration comprend trois parties principales : la création de votre connexion, le remplissage du tableau de bord de mise en œuvre (où vous saisissez vos informations d’entreprise, d’impôts, d’emplacement et de paie), et le travail à travers la liste de vérification de configuration de la paie (où vous terminez votre profil, configurez les impôts et la paie, et ajoutez votre équipe). Cet article présente les trois options, ainsi que les options de formation et ce qu’il faut faire une fois en ligne.

Pour obtenir des réponses aux questions courantes sur la configuration, consultez Gestion de paie Toast : FAQ sur l’intégration et la configuration.

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Avant de commencer

S’applique à : Gestion de paie Toast

Autorisations nécessaires :

Vous devez être le propriétaire du restaurant ou l’administrateur de la paie. Il s’agit de la personne qui se connecte à Gestion de paie Toast à l’aide du courriel de bienvenue.

Ce que vous accomplirez : Un compte Gestion de paie Toast entièrement configuré, avec les informations relatives à votre entreprise, à vos impôts, à votre emplacement, à votre paie et à vos employés, prêt pour votre première paie.

Pour réduire le temps nécessaire à la configuration de votre entreprise, ayez en main les informations suivantes avant de vous lancer :

Code d’entreprise : Le code que vous créez pour étiqueter votre base de données Gestion de paie Toast. Choisissez quelque chose de large et facile à retenir. Il doit s’agir d’un seul mot sans espace ni caractères spéciaux.
Informations fiscales : Votre numéro d’identification fédéral de l’employeur (FEIN) et vos numéros de comptes fiscaux d’État ou de province. Pour vous inscrire ou localiser vos numéros de comptes fiscaux d’État ou de province, lisez Gestion de paie Toast : Inscrivez-vous à des comptes fiscaux d’État ou de province.
- Remarque : Si vous n’avez pas vos numéros de comptes fiscaux d’État ou de province lorsque vous remplissez le tableau de bord de mise en œuvre, saisissez-les dans Gestion de paie Toast dès que vous les recevez afin d’éviter des complications liées aux déclarations fiscales. Pour obtenir des instructions, lisez Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les comptes fiscaux.
Dénomination sociale de l’entreprise : Le nom de votre entreprise est enregistré auprès de l’IRS.
Emplois : Les postes utilisés par les employés pour pointer leur arrivée et leur départ, comme gestionnaire, serveur ou lave-vaisselle.
Fréquence de paie : Fréquence à laquelle vous payez vos employés (chaque semaine, aux deux semaines, chaque semestre ou chaque mois).
Date de la première addition suggérée : Date à laquelle vos employés seront payés dès votre première soumission de paie.
Informations sur le compte bancaire : Les comptes bancaires que vous utiliserez pour payer les employés et financer d’autres coûts de paie.

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Étape 1 : Créer votre connexion Gestion de paie Toast

La configuration de votre connexion est la première étape. En tant que premier utilisateur de votre base de données Gestion de paie Toast, le compte que vous créez ici est automatiquement lié à Toast Web, ce qui vous permet d’utiliser le même courriel et le même mot de passe pour vous connecter aux deux systèmes.

Ouvrez votre boîte de réception et trouvez le courriel intitulé Bienvenue dans la famille Gestion de paie Toast.
Sélectionnez le lien S’inscrire au bas du courriel. Sélectionnez-le une seule fois pour éviter de créer plusieurs profils.
Dans Gestion de paie Toast, créez un mot de passe. Saisissez-le de nouveau pour confirmer, puis sélectionnez S’inscrire.
Sur la page de connexion, entrez votre adresse courriel et votre mot de passe, puis sélectionnez Suivant.
1. Si un code d’entreprise vous est demandé, trouvez-le dans le courriel de bienvenue de l’étape 1.
Après vous être connecté, vous êtes redirigé vers le tableau de bord de mise en œuvre.

Résultat attendu : Vous êtes connecté à Gestion de paie Toast et consultez le tableau de bord de mise en œuvre.

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Étape 2 : Compléter le tableau de bord de mise en œuvre

Le tableau de bord de mise en œuvre est l’endroit où vous saisissez les informations initiales de votre entreprise. La saisie rapide et précise est la clé pour traiter votre première paie dans les meilleurs délais. Le tableau de bord comporte trois étapes : Informations fiscales, emplacements et emplois, et paie.

Remarque : La personne qui effectue cette étape doit être le propriétaire ou l’administrateur de la paie. Il s’agit de la même personne qui s’est connectée à Gestion de paie Toast à l’étape 1.

Pour ouvrir le tableau de bord de mise en œuvre, accédez à payroll.toasttab.com et connectez-vous avec le nom de connexion que vous avez créé à l’étape 1. Si vous continuez à partir de l’étape 1, vous y êtes déjà. Examinez les trois étapes et les exigences de chacune, puis sélectionnez Commencer la première étape lorsque vous êtes prêt.

Jalon 1 : Informations fiscales

Confirmez ou modifiez votre code d’entreprise. Votre code d’entreprise est le nom de votre base de données dans Gestion de paie Toast. Indiquez également si vous avez payé les salaires de vos employés au cours de l’année en cours par l’intermédiaire d’un fournisseur de paie précédent. Sélectionnez Enregistrer et continuer.
Confirmez le nombre de FEIN utilisés par votre entreprise, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Entrez les détails de chaque FEIN, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Lisez les informations dans l’encadré bleu et confirmez le nombre de comptes fiscaux d’État ou de province que vous possédez, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Entrez les détails de chaque compte fiscal d’État ou de province, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Sélectionnez Étape suivante pour continuer.

Résultat attendu : Votre code d’entreprise, les détails de votre FEIN et vos comptes fiscaux d’État ou de province sont enregistrés, et le jalon 1 est terminé.

Étape 2 : Emplacements et postes

Nommez votre ou vos FEIN, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Ajoutez les emplacements de votre compte. Il peut s’agir d’abréviations d’adresse, de quartiers d’une ville, de différentes villes ou de toute étiquette choisie. Sélectionnez Enregistrer l’emplacement pour chaque emplacement que vous ajoutez, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Faites correspondre chaque emplacement à une entreprise en sélectionnant la bulle correspondante. Tout emplacement affichant « Veuillez affecter une entreprise » doit encore être associé. Sélectionnez Enregistrer et continuer.
Ajoutez l’adresse de chaque emplacement en sélectionnant Modifier pour chacun d’entre eux, puis sélectionnez Continuer.
Ajoutez les titres de poste que vous employez à chaque emplacement, comme Gestionnaire, Serveur ou Lave-vaisselle. Sélectionnez + Ajouter un poste pour ajouter plus de trois postes. Ajoutez-en autant que possible; vous pourrez en ajouter d’autres une fois le tableau de bord de mise en œuvre terminé. Sélectionnez Enregistrer et continuer.
Vérifiez l’exactitude des tâches dans chaque emplacement, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.

Résultat attendu : Vos noms, emplacements, adresses et emplois FEIN sont enregistrés, et le jalon 2 est terminé.

Étape 3 : Paie

Configurez vos groupes de paie. Un groupe de paie est généralement un ensemble d’employés payés le même jour et à la même fréquence, mais vous pouvez utiliser les groupes de paie de différentes façons. Choisissez le nombre de groupes de paie souhaités, avec un minimum d’un par FEIN, nommez-les, attribuez chacun à un FEIN, puis sélectionnez Enregistrer et continuer. Pour plus d’informations, lisez Gestion de paie Toast : Vérifier les groupes de paie.
Choisissez vos préférences de paie pour chaque groupe :
1. Le paramètre de jour férié bancaire détermine si une date de chèque qui tombe un jour férié fédéral se déplace avant ou après le jour férié.
2. La fréquence de paie (addition) correspond à la fréquence à laquelle vous traitez la paie et à la fréquence à laquelle votre personnel est payé.
3. Le jour de début de semaine de travail indique à Gestion de paie Toast quand commencer à compter les heures supplémentaires des employés chaque semaine. Il s’agit d’un paramètre global basé sur les entrées d’heures qu’il reçoit de Toast Web.
  1. Remarque : Le jour de début de la semaine de travail existe également comme paramètre dans Toast Web. Faites correspondre les deux afin que les rapports soient identiques pour les deux systèmes. Si la journée de début de semaine de travail est mal alignée entre Toast Web et Gestion de paie Toast, il se peut que des écarts soient constatés dans le calcul des heures supplémentaires et le jumelage des rapports de main-d’œuvre. Après l’intégration, communiquez avec votre consultant à l’intégration pour confirmer la configuration de ce paramètre.
4. Le champ Jour de la semaine payé correspond au jour où les employés reçoivent leur salaire. Cela peut changer selon différents scénarios de traitement de la paie.
5. La date de premier chèque préférée correspond au moment où vous estimez traiter votre première paie et payer les employés via Gestion de paie Toast.
6. La période de paie associée doit correspondre à votre première date de chèque de paie. Vérifiez cette page, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Configurez le compte bancaire qui financera vos coûts de paie, y compris les salaires des employés :
1. Cochez chaque groupe de paie auquel ce compte bancaire doit s’appliquer.
2. Utilisez le champ Numéro de chèque pour définir un numéro de chèque de départ personnalisé si vous avez un système de numéro de chèque existant.
3. Connectez votre compte bancaire à l’aide de Plaid et de votre connexion bancaire en ligne (option A), ou saisissez vos informations bancaires à partir d’un chèque annulé (option B).
4. Pour la signature de votre chèque, soumettez une signature électronique dans l’option A ou téléchargez, signez et téléversez le fichier dans l’option B.
5. Sélectionnez Ajouter un compte bancaire si vous en avez besoin de plusieurs, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Créez votre propre profil personnel. Chaque membre du personnel de Gestion de paie Toast possède un profil :
1. Sélectionnez si vous recevrez un chèque de paie par l’entremise de Gestion de paie Toast. Sélectionner Non, je ne demanderai pas de chèque de paie supprime certaines options plus bas sur la page.
2. Dans Notions de base, sélectionnez votre date d’embauche initiale et votre type de rémunération (si vous avez un chèque de paie). Le type de paiement 1099 Misc permet aux entrepreneurs indépendants d’être payés et suivis dans Gestion de paie Toast, mais Toast ne déclare pas d’impôts pour les personnes marquées comme 1099 Misc.
3. Sous Postes et paie, sélectionnez votre emplacement principal et le poste que vous devriez occuper.
4. Si vous avez un chèque de paie, indiquez si vous êtes rémunéré à l’heure ou salarié et indiquez votre taux, puis choisissez si vous êtes exonéré des heures supplémentaires. Les personnes salariées ne sont actuellement pas admissibles aux heures supplémentaires.
5. Sélectionnez le groupe de paie auquel vous appartenez, puis sélectionnez Enregistrer et continuer.
Si vous avez sauté des étapes, il se peut qu’une page vous invite à les terminer. Sélectionnez Aller à l’étape non terminée pour entrer toute information manquante.
Sur la page Félicitations, sélectionnez Terminer la configuration pour enregistrer votre travail et créer votre compte et profil Gestion de paie Toast. Votre consultant à l’intégration communiquera avec vous sous peu.

Après avoir complété toutes les étapes, vous verrez un lien vers Saisir Gestion de paie Toast, où vous remplirez vos documents d’intégration individuels, puis ajouterez vos employés. Cela doit être fait avant d’exécuter votre première paie.

Résultat attendu : Le tableau de bord de mise en œuvre est terminé, votre compte et votre profil Gestion de paie Toast sont créés, et vous pouvez entrer dans Gestion de paie Toast pour poursuivre la configuration.

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Étape 3 : Remplir la liste de vérification de configuration de la paie

La liste de vérification de configuration de la paie vous guide dans tout ce que vous devez faire avant d’exécuter votre première paie. La plupart des étapes sont sous votre responsabilité, certaines sont effectuées automatiquement à partir de votre tableau de bord de mise en œuvre, et d’autres sont effectuées par votre consultant à l’intégration.

Connectez-vous à payroll.toasttab.comen utilisant le nom de connexion que vous avez créé à l’étape 1.
1. Nous vous recommandons de lire Naviguer dans Gestion de paie Toast dans Toast Web pour comprendre comment fonctionne la navigation dans Gestion de paie Toast.
Lorsque la fenêtre contextuelle apparaît sur le côté droit de votre écran, définissez l’option Oui/Non au besoin (généralement pas nécessaire), puis sélectionnez Commencer.

La liste de vérification de configuration apparaît sur le côté droit de la page. Seul l’utilisateur qui a complété le tableau de bord de mise en œuvre voit cette liste de vérification. Au fur et à mesure que vous progressez, gardez un œil sur la date de configuration Terminer votre paie en haut. Cette date est votre première exécution de paie dans Gestion de paie Toast. Si vous ne terminez pas la liste de contrôle avant cette date, Toast déplace automatiquement la date à votre prochaine exécution de paie.

Remarque : Si vous fermez la liste de contrôle, rouvrez-la en sélectionnant l’icône de liste dans le coin supérieur droit du tableau de bord Gestion de paie Toast.

La liste de contrôle comprend les sections suivantes :

Compléter le profil de paie : Terminez les tâches dans votre profil de paie. Sélectionnez chacune des quatre tâches à effectuer au bon endroit. Chaque membre du personnel doit fournir des renseignements personnels tels qu’un numéro de sécurité sociale, des renseignements sur le formulaire I-9, des renseignements sur le formulaire W-4 (fédéral, d’État ou de province et local, le cas échéant) et un mode de paiement tel que le dépôt direct. Pour plus de détails, lisez Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les comptes de dépôt direct.
S’inscrire à la formation sur la paie : Inscrivez-vous au webinaire pour apprendre comment configurer Gestion de paie Toast et traiter votre première paie avec précision.
Configuration fiscale complète : Vérifiez les données d’identification fiscale que vous avez saisies dans le tableau de bord de mise en œuvre. Il est essentiel que Toast dispose de ces informations dès que possible. Si vous avez saisi Demander un compte de chômage d’État ou de province ou un compte de retenue d’impôt d’État ou de province, revenez à la page Comptes fiscaux de Gestion de paie Toast et saisissez les numéros (ainsi que le taux SUTA ou la fréquence de retenue) dès que vous les recevrez. Communiquez avec votre consultant à l’intégration si des renseignements fiscaux sont incorrects. Pour les détails de liaison avec l’État ou la province, lisez Gestion de paie Toast : Liens vers des administrateurs tiers de l’État ou de la province.
Configurer la paie des employés : Dans cette section, vous êtes responsable des deux premières étapes : configurer votre mode de Livraison et examiner les options de carte de paiement. Votre consultant à l’intégration configure les revenus, les déductions, les congés et les pourboires. Un mode de paiement consiste à payer un employé individuellement (chèque papier, dépôt direct ou carte de paiement Toast). Livraison est un paramètre à l’échelle de l’entreprise pour tous ceux qui choisissent la méthode de chèque papier, avec trois options : auto-imprimé, auto-écrit et imprimé Toast.
Ajoutez votre équipe : Ajoutez les documents que vous souhaitez que les employés signent lors de leur intégration, puis ajoutez ou confirmez tous les postes de votre base de données. Les postes sont ajoutés dans Toast Web et attribués aux employés dans Gestion de paie Toast. Ajoutez et invitez votre personnel.
Examiner la configuration de la paie : Regardez la vidéo de formation sur la paie pour voir un exemple d’exécution de paie, puis visitez la page Données manquantes et la page Sommaire de l’entreprise pour examiner les renseignements que vous avez saisis. Votre consultant à l’intégration complète la dernière étape.

Remarque : Embauchez tous les employés dans Gestion de paie Toast, et non dans Toast Web. L’embauche d’employés dans Toast Web crée généralement des profils d’employés en double et provoque des problèmes de synchronisation des feuilles de temps et des pourboires. La fonction de détection de profil en double peut vous avertir lorsqu’un profil en double est sur le point d’être créé. Pour plus de détails, lisez Gestion de paie Toast : Détection de profil en double dans Toast.

Pour ajouter une nouvelle recrue, effectuez d’abord les étapes avec l’employeur. Toast envoie ensuite automatiquement un courriel de bienvenue à chaque employé que vous embauchez. Pour obtenir des instructions, lisez Gestion de paie Toast : Employés nouvellement embauchés (Guide de l’employeur) et envoyez Gestion de paie Toast : Intégration des employés (Guide de l’employé) à vos employés afin qu’ils puissent compléter leurs propres informations.

Si votre consultant à l’intégration a importé un grand nombre de vos employés, ces derniers ne reçoivent pas le courriel de bienvenue automatique. Envoyez-leur plutôt un courriel d’invitation à partir de la page Équipe afin qu’ils puissent définir leur connexion. Les employés importés doivent suivre Gestion de paie Toast : Guide du nouvel employé importé. Tout employé importé doit vérifier ou ajouter un numéro de sécurité sociale, remplir un formulaire W-4 et confirmer les renseignements de dépôt direct.

Résultat attendu : Chaque section de la liste de contrôle est complète ou affectée à votre consultant à l’intégration, et vous êtes prêt à traiter votre première paie à la date indiquée en haut de la liste de contrôle.

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Étape 4 : Inscrivez-vous à la Salle de classe Toast

Toast recommande à tous les clients de s’inscrire à la Salle de classe Toast en plus de regarder la vidéo de formation à la demande. Ces séances à distance, de type salle de classe, sont animées par un expert Gestion de paie Toast et couvrent la maintenance prépaie, l’exécution et le traitement de la paie, le rapprochement et le dépannage de la paie, la gestion des employés, etc. Vous pouvez poser des questions et entendre d’autres clients ayant des questions similaires.

Pour vous inscrire, visitez S’inscrire à un cours en ligne en direct.

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Étape 5 : Que faire après la configuration

Après la configuration, quelques tâches récurrentes aident à maintenir l’exactitude de votre paie et de vos impôts :

Si vous avez changé de Numéro d’identification du commerçant (NIC) : La Gestion de paie Toast débite votre compte bancaire d’entreprise dans les deux semaines afin de récupérer les impôts dus à la fin du trimestre. Ils ne devraient pas encore avoir été remis par votre fournisseur précédent, mais il est de votre responsabilité de confirmer cela auprès de ce fournisseur. Toast n’est pas responsable des crédits ou des doubles débits résultant de la non-réponse à cette question.
Gérez vos taxes sur les salaires dans le Centre fiscal : Le Centre fiscal est une plaque tournante de Gestion de paie Toast avec des tâches à accomplir pour une déclaration fiscale trimestrielle réussie. Vérifiez-le régulièrement et terminez ses tâches pour planifier à l’avance et éviter les dépôts de modifications et les rejets. Pour l’ouvrir, accédez à Taxesdans la navigation de gauche. Pour plus de détails, consultez Gestion de paie Toast : Gérer les impôts sur la paie.
- Si vous ne voyez pas les Impôts sur le côté gauche de l’écran, sélectionnez Gestion de paie à partir du rail de navigation à gauche pour faire apparaître le rail de navigation Gestion de paie Toast.
Confirmer la configuration du dépôt direct : Connectez-vous à payroll.toasttab.com et allez à Paramètres > Paie > Dépôt direct pour voir quels employés ont des informations de dépôt direct incomplètes et leur envoyer un rappel par courriel. La deuxième moitié du rapport énumère les employés configurés avec succès. Les employés sans dépôt direct sont inscrits par défaut à la méthode des chèques papier.

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Articles connexes

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Gestion de paie Toast : Employés nouvellement embauchés (guide de l’employeur)
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Gestion de paie Toast : S’inscrire aux comptes fiscaux d’État
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