Gestion de paie Toast : Demander une annulation

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Correction rapide : Adaptez votre situation à l’étape suivante
• Est-ce le bon article pour mon problème?
• Quand annuler un dossier de paie
• Récupérer les fonds nets auprès de l’employé
• Demander l’annulation de la paie
• Ce qui se passe après une demande d’annulation
• Comment les crédits d’impôt sont remboursés
• Avant de contacter le service à la clientèle
• Foire aux questions
• Articles connexes

Avant de commencer

S’applique à : Gestion de paie Toast

Autorisations nécessaires :

• HR+ ou administrateur de paie requis pour demander une annulation et demander au service à la clientèle un arrêt de paiement ou une annulation ACH

Ce que vous accomplirez : Déterminez si un dossier de paie doit être annulé, récupérez le salaire net de l’employé, demandez l’annulation par l’entremise de Gestion de paie Toast et comprenez quand l’annulation est publiée et comment tout crédit d’impôt est remboursé.

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Correction rapide : Adaptez votre situation à l’étape suivante

Utilisez ce tableau pour trouver votre situation et passer à l’étape suivante. Chaque situation est expliquée en détail dans les sections ci-dessous.

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Est-ce le bon article pour mon problème?

Ces situations semblent similaires, mais sont gérées différemment. Confirmez laquelle correspond avant de continuer.

• Utilisez cet article lorsque : Un dossier de paie est erroné et ne peut pas être corrigé dans une prochaine paie; il doit donc être annulé et les fonds nets récupérés auprès de l’employé.
• Utiliser la Gestion de paie Toast : Employé manqué ou salaire manqué sur la paie lorsque : Un employé ou certaines heures, pourboires ou revenus ont été exclus d’une paie et vous devez payer le montant manqué. C'est un ajout, pas une annulation.
• Utiliser la Gestion de paie Toast : Dépôts directs infructueux lorsque : Un dépôt direct a échoué ou a été retourné. Un dépôt retourné ne nécessite pas d’annulation — l’enregistrement original reste correct.

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Quand annuler un dossier de paie

Une annulation dans Gestion de paie Toast annule un enregistrement de paie et annule les données de paie de la transaction originale de l’employé, réduisant ainsi les revenus, impôts et retenues associés. Une transaction annulée empêche également l'employé d'inclure ce document sur son formulaire W-2.

N’utilisez une annulation que lorsque la correction de l’enregistrement dans une paie future n’est pas une option. Les erreurs possibles comprennent :

• Le mauvais nombre d’heures a été payé
• La paie a été enregistrée pour le mauvais emploi
• L’employé a été imposé de manière incorrecte, dans le mauvais montant ou dans le mauvais état
• Le montant de la déduction de l’employé était erroné
• Un paiement a été effectué au mauvais employé

Une annulation ne peut généralement être traitée que si le montant net versé à l’employé est récupéré auprès de celui-ci. Si ces fonds ne peuvent pas être récupérés, le dossier doit être conservé intact afin d’enregistrer le paiement correct des impôts. Cela est particulièrement important lors de l’annulation de montants provenant d’employés licenciés.

Remarque : Comme une annulation a une incidence sur les taxes, qui sont déclarées trimestriellement, elle doit être enregistrée selon un cycle de paie courant le même trimestre que la transaction initiale. Lorsque cela n’est pas possible, une modification est nécessaire. Communiquez avec Gestion de paie Toast dans les deux cas pour commencer le processus.

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Récupérer les fonds nets auprès de l’employé

Avant de pouvoir demander une annulation, il faut récupérer le montant net qui a été versé à l’employé. La manière dont vous récupérez les fonds dépend de la manière dont l’employé a été rémunéré.

Si l’employé a été payé par chèque papier qui n’a pas été encaissé :

• Demandez à l’employé de retourner l’addition à l’employeur avec l’annulation écrite dessus.
• Si l’employé ne retourne pas ou ne peut pas retourner le chèque et qu’il n’a pas été encaissé, placez un arrêt de paiement à la banque afin que le chèque ne puisse pas être encaissé. Les paiements interrompus sont traités en dehors de Gestion de paie Toast entre l’employeur et la banque ou l’institution financière.

Si l’employé a été payé par dépôt direct, une annulation ACH peut parfois rapporter les fonds au payeur. Un rejet ACH ne peut être demandé que pour une courte période après le paiement et n’est pas toujours une réussite. Pour plus de détails, consultez Gestion de paie Toast : Dépôts directs infructueux.

Remarque : Si vous avez besoin d’aide pour un arrêt de paiement ou une annulation ACH, un membre de l’équipe du service à la clientèle peut vous aider. Contactez le service à la clientèle de Toast à l’aide du bouton de clavardage bleu situé dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

Résultat attendu : Le salaire net est récupéré auprès de l’employé et vous êtes prêt à demander l’annulation.

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Demander l’annulation de la paie

Une fois les fonds nets récupérés auprès de l’employé, demandez l’annulation dans Gestion de paie Toast en sélectionnant le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast. Fournissez les renseignements suivants :

• Nom et numéro de l’employé
• Vérifier la date de l’enregistrement que vous souhaitez annuler
• Montant de l’addition
• Raison de l’annulation
• Comment les fonds ont été récupérés auprès de l’employé
• Comment ou si l’article est réenregistré, au besoin

Résultat attendu : Gestion de paie Toast reçoit votre demande d’annulation. Les chèques annulés sont traités dans un délai d’un jour ouvrable, mais ne sont finalisés qu’après la soumission de la paie ou de la paie hors cycle à laquelle ils sont joints.

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Ce qui se passe après une demande d’annulation

L’annulation est approuvée par Gestion de paie Toast et jointe à une prochaine paie ou paie hors cycle pour traitement. Le chèque annulé apparaît sur cette paie.

Une annulation doit être enregistrée sur un cycle de paie dont la date du chèque correspond au même trimestre que la transaction initiale afin de maintenir la conformité. Par exemple, si la date de chèque du document annulé est le 12 novembre, l’annulation doit être enregistrée à une date de chèque au quatrième trimestre. Si vous n’avez pas de cycle de paie futur pour ce trimestre, configurez une paie hors cycle pour tenir compte de l’annulation. Pour les étapes, consultez Gestion de paie Toast : Configurer et configurer les paies hors cycle.

Dans l’étape Aperçu de paie de la paie, l’annulation apparaît sur la vignette Activité récente.

À l’étape Gains des employés de la paie, l’article annulé apparaît en montant négatif. Cela est attendu. Le montant négatif n’implique pas de transferts de fonds et n’est pas une déduction — il supprime seulement l’enregistrement précédent sur lequel l’annulation est fondée. Les dossiers de paie annulés sont reflétés dans le rapport Détails de l’employé, accessible à l’étape Réviser et soumettre immédiatement avant de soumettre une paie.

À l’étape Réviser et soumettre, les chiffres en haut peuvent prêter à confusion si vous avez des annulations et des revenus sur la même paie. Ils montrent l’écart entre les montants annulés et corrects, de sorte qu’ils ne seront généralement pas égaux. N’oubliez pas que les annulations sont négatives et ne représentent pas nécessairement des transactions. Le retrait estimé reflète toujours correctement le montant que nous débiterons de votre compte bancaire enregistré une fois cette paie soumise.

Remarque : Si une annulation a été demandée ou traitée par erreur, contactez le service à la clientèle de Toast avant que la paie à laquelle elle est jointe ne soit soumise. L’annulation n’est pas finalisée tant que la paie n’est pas publiée.

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Comment les crédits d’impôt sont remboursés

Lorsqu’une paie annulée comporte des taxes déjà collectées, la façon et le moment où le crédit est remboursé dépendent de la façon et du moment où la paie corrigée est soumise. Gestion de paie Toast ne peut garantir ces échéanciers ou résultats, car chaque juridiction a des réglementations différentes en matière de taxes remises.

• Même paie : Le crédit est appliqué immédiatement à la même paie. Si un crédit demeure, il est remboursé au client.
• Un à six jours ouvrables après : Les clients voient généralement un crédit provenant de Gestion de paie Toast dans leur compte bancaire dans les 5 à 10 jours ouvrables suivant la soumission de la paie corrigée.
• Sept jours ouvrables ou plus après : Le crédit proviendra probablement de l’agence fiscale, car les impôts lui ont déjà été versés. Plus le délai entre la soumission de la paie annulée et la paie corrigée est long, plus le remboursement provient d’un organisme fiscal. Une fois le trimestre terminé et les fichiers Toast enregistrés dans les données de paie, l’agence communique avec vous pour obtenir un crédit ou vous demander comment le traiter.

Si vous ne voyez pas le crédit d’impôt dans votre compte bancaire dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables, la taxe a très probablement déjà été versée à l’agence et vous la verrez très probablement à la fin du trimestre comme un trop-perçu directement de l’agence.

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Avant de contacter le service à la clientèle

La demande d’annulation, l’arrêt du paiement et la demande d’annulation ACH nécessitent que le service à la clientèle agisse en votre nom. Pour accélérer le clavardage, rassemblez ces informations avant de contacter le service à la clientèle par l’entremise du bouton de clavardage situé dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast :

• Nom et numéro de l’employé
• Date du chèque et montant du chèque que vous souhaitez annuler
• Raison de l’annulation
• Comment les fonds nets ont été récupérés auprès de l’employé, ou si vous avez besoin d’aide pour arrêter un paiement ou annuler une décision ACH
• Comment ou si l’article est réenregistré, au besoin

Résultat attendu : Le service à la clientèle reçoit votre demande avec les détails nécessaires pour commencer le traitement de l’annulation.

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Foire aux questions

Comment annuler un chèque de paie dans Gestion de paie Toast?

Pour annuler un chèque de paie dans Gestion de paie Toast, récupérez d’abord les fonds nets de l’employé, puis demandez l’annulation par le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast. Fournissez le nom et le numéro de l’employé, la date et le montant du chèque, la raison de l’annulation et la façon dont les fonds ont été récupérés. Gestion de paie Toast approuve l’annulation et la joint à une paie future ou hors cycle, où elle est finalisée lorsque cette paie est soumise.

Aussi demandé comme :

• Comment annuler un chèque de paie pour un employé?
• Je dois annuler un chèque d’une paie qui vient d’être complétée.
• Comment annuler et retailler un chèque de paie?

Puis-je arrêter un chèque de paie déjà émis?

Vous pouvez arrêter un chèque de paie déjà émis s’il n’a pas été encaissé. Demandez à l’employé de retourner le chèque marqué comme ANNULÉ ou de mettre un terme au paiement auprès de votre banque afin que le chèque ne puisse pas être encaissé. Les paiements interrompus sont effectués en dehors de Gestion de paie Toast entre l’employeur et la banque. Une fois le chèque arrêté, demandez l’annulation par le bouton de clavardage bleu de Gestion de paie Toast. Si vous avez besoin d’aide, un membre de l’équipe du service à la clientèle peut vous aider.

Aussi demandé comme :

• Comment puis-je effectuer une vérification d’arrêt sur un chèque de paie émis?
• Je dois vérifier si un chèque a été encaissé, puis arrêter le paiement et l’annuler.

Comment vérifier si un chèque de paie a été encaissé avant de l’annuler?

Pour vérifier si un chèque de paie a été encaissé avant de l’annuler, contactez le service à la clientèle de Toast par l’entremise du bouton de clavardage dans Gestion de paie Toast. La possibilité d’annuler ou d’interrompre un chèque dépend de son encaissement ou non. Pour confirmer son statut, Gestion de paie Toast doit examiner le chèque. Préparez le nom de l’employé, la date du chèque et le montant du chèque.

Aussi demandé comme :

• Je n’ai jamais reçu mes chèques envoyés par la poste et je veux m’assurer qu’ils n’ont pas été encaissés.
• Les chèques peuvent-ils être annulés et l’argent envoyé par dépôt direct à la place?

Puis-je annuler un chèque et réémettre le paiement par dépôt direct?

Vous pouvez annuler un chèque et le réémettre autrement, y compris par dépôt direct. Une fois l’annulation demandée et les fonds nets récupérés, enregistrez le paiement correct sur la même paie ou dans une prochaine paie. Lorsque vous demandez l’annulation, indiquez au service à la clientèle comment l’article est réenregistré afin que le paiement corrigé soit configuré comme vous le souhaitez.

Aussi demandé comme :

• Je veux annuler les additions et réémettre les paiements par dépôt direct.
• Annuler et réémettre un chèque de paie.

Que signifie une annulation égale à zéro net pour l’employé?

Une annulation égale à zéro pour l’employé signifie qu’elle supprime l’enregistrement précédent sans déplacer de fonds. À l’étape Gains des employés, l’article annulé apparaît en montant négatif. Ce montant négatif est attendu — il n’implique pas de transferts de fonds et ne constitue pas une déduction. Il annule seulement l'enregistrement original, de sorte qu'il ne figure plus sur le formulaire W-2 de l'employé.

Aussi demandé comme :

• Un chèque annulé indique un zéro net sur ma paie — qu’est-ce que c’est?
• Puis-je supprimer un chèque annulé que je ne voulais pas?

Comment annuler ou annuler une annulation que je ne voulais pas?

Pour annuler ou annuler une annulation que vous ne vouliez pas, contactez le service à la clientèle de Toast par l’entremise du bouton de clavardage bleu dans Gestion de paie Toast. Une annulation n’est pas finalisée tant que la paie ou la paie hors cycle à laquelle elle est jointe n’est pas soumise; communiquez donc avec vous avant la publication de la paie. Fournissez le nom de l’employé, la date du chèque et la raison pour laquelle l’annulation doit être annulée.

Aussi demandé comme :

• Une annulation a été faite de manière incorrecte — comment la corriger?
• J’ai une question concernant une annulation que j’ai traitée et je veux l’annuler.

Combien de temps prend une annulation de paie?

Une annulation de paie est traitée dans un délai d’un jour ouvrable suivant la demande, mais elle n’est finalisée qu’après la soumission de la paie ou de la paie hors cycle à laquelle elle est jointe. Le chèque annulé apparaît sur cette paie. Comme une annulation doit être enregistrée dans le même trimestre que la transaction initiale, le moment dépend également du moment où votre prochain cycle de paie ou paie hors cycle s’exécute.

Aussi demandé comme :

• Quand mon annulation est-elle effectuée?
• Dans quel délai un chèque annulé est-il traité?

Que se passe-t-il si je ne peux pas exécuter une annulation dans le même trimestre que l’addition originale?

Si vous ne pouvez pas effectuer une annulation le même trimestre que le chèque original, une paie hors cycle ou une modification est nécessaire. Une annulation doit être enregistrée sur un cycle de paie avec une date de chèque au cours du même trimestre pour demeurer conforme. S’il n’y a pas de cycle de paie futur pour ce trimestre, établissez une paie hors cycle pour porter l’annulation. Si le trimestre est clos, contactez Gestion de paie Toast au sujet d’une modification.

Aussi demandé comme :

• Puis-je encore annuler un chèque du dernier trimestre?
• Il n’y a plus de paie à laquelle joindre l’annulation ce trimestre.

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Articles connexes

• Gestion de paie Toast : Employé manqué ou salaire manqué sur la paie
• Gestion de paie Toast : Dépôts directs infructueux
• Gestion de paie Toast : Configurer et configurer les paies hors cycle
• Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les modifications au formulaire W-2
• Gestion de paie Toast : Émettre des additions manuelles (calques rapides)

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