Toast Paie : Demander une annulation

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Solution rapide : Faites correspondre votre situation à l'étape suivante
• Cet article est-il le bon pour mon problème ?
• Quand annuler un enregistrement de paie
• Récupérer les fonds nets de l'employé
• Demander l'annulation de la paie
• Que se passe-t-il après avoir demandé une annulation
• Comment les crédits d'impôt sont retournés
• Avant de contacter le service à la clientèle
• Questions fréquemment posées
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast Paie

Autorisations nécessaires :

• Un administrateur des ressources humaines ou de la paie est requis pour demander une annulation et demander à l'assistance clientèle d'arrêter un paiement ou de faire un renversement ACH.

Ce que vous accomplirez : Déterminez si un enregistrement de paie doit être annulé, récupérez le salaire net de l'employé, demandez l'annulation par le biais de Toast Payroll, et comprenez quand l'annulation est enregistrée et comment tout crédit d'impôt est retourné.

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Solution rapide : Associez votre situation à l'étape suivante

Utilisez ce tableau pour trouver votre situation et l'étape suivante. Chaque situation est expliquée en détail dans les sections ci-dessous.

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Est-ce le bon article pour mon problème ?

Ces situations semblent similaires mais sont traitées différemment. Confirmez lequel correspond avant de continuer.

• Utilisez cet article lorsque : Un enregistrement de paie est incorrect et ne peut pas être corrigé sur une paie future, donc l'enregistrement doit être annulé et les fonds nets récupérés auprès de l'employé.
• Utilisez Toast Payroll : Employé manqué ou paiement manqué sur la paie lorsque : Un employé ou certaines heures, pourboires ou gains ont été omis d'une paie et vous devez payer le montant manqué. C'est un ajout, pas une annulation.
• Utilisez Toast Payroll : Dépôts directs non réussis lorsque : Un dépôt direct a échoué ou a été retourné. Un dépôt retourné ne nécessite pas d'annulation — l'enregistrement original reste correct.

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Quand annuler un enregistrement de paie

Une annulation dans Toast Payroll annule un enregistrement de paie et inverse les données de paie de la transaction originale de l'employé, diminuant les gains, les impôts et les déductions associés. Une transaction annulée empêche également cet enregistrement d'être inclus sur le formulaire W-2 de l'employé.

Utilisez une annulation uniquement lorsque la correction de l'enregistrement sur une paie future n'est pas une option. Les erreurs possibles incluent :

• Le mauvais montant d'heures a été payé
• Le paiement a été enregistré pour le mauvais emploi
• L'employé a été imposé incorrectement, soit pour le mauvais montant, soit pour le mauvais État
• Le montant de la déduction de l'employé était incorrect
• Un paiement a été effectué au mauvais employé

Une annulation peut généralement être traitée uniquement si le montant net payé à l'employé est récupéré de l'employé. Si ces fonds ne peuvent pas être récupérés, l'enregistrement doit être conservé intact pour enregistrer le paiement correct des impôts. C'est particulièrement important lors de l'annulation de montants provenant d'employés licenciés.

Remarque : Parce qu'une annulation impacte les impôts, qui sont déclarés trimestriellement, une annulation doit être enregistrée sur un cycle de paie qui se déroule dans le même trimestre que la transaction originale. Lorsque cela n'est pas possible, un amendement est nécessaire. Contactez Toast Payroll dans les deux cas pour commencer le processus.

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Récupérer les fonds nets de l'employé

Avant qu'une annulation puisse être demandée, récupérez le montant net qui a été payé à l'employé. La manière dont vous récupérez les fonds dépend de la façon dont l'employé a été payé.

Si l'employé a été payé par chèque papier qui n'a pas été encaissé :

• Demandez à l'employé de retourner le chèque à l'employeur avec le mot ANNULÉ écrit dessus.
• Si l'employé ne peut pas ou ne veut pas retourner le chèque et qu'il n'a pas été encaissé, placez un ordre d'arrêt de paiement auprès de la banque afin que le chèque ne puisse pas être encaissé. Les arrêts de paiement sont gérés en dehors de Toast Payroll entre l'employeur et la banque ou l'institution financière.

Si l'employé a été payé par dépôt direct, un renversement ACH peut parfois ramener les fonds au payeur. Un renversement ACH ne peut être demandé que pendant une courte période après le paiement et n'est pas toujours réussi. Pour plus de détails, consultez Toast Payroll : Dépôts directs non réussis.

Remarque : Si vous avez besoin d'aide avec un arrêt de paiement ou un renversement ACH, un membre de l'équipe du service à la clientèle peut vous aider. Contactez le service à la clientèle de Toast via le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.

Résultat attendu : Le salaire net est récupéré auprès de l'employé, et vous êtes prêt à demander l'annulation.

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Demander l'annulation de la paie

Une fois que les fonds nets sont récupérés auprès de l'employé, demandez l'annulation dans Toast Payroll en sélectionnant le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Fournissez les détails suivants :

• Nom de l'employé et numéro de l'employé
• Date du chèque de l'enregistrement que vous souhaitez annuler
• Montant du chèque
• Raison de l'annulation
• Comment les fonds ont été récupérés auprès de l'employé
• Comment ou si l'article est en cours de réenregistrement, si nécessaire

Résultat attendu : Toast Payroll reçoit votre demande d'annulation. Les chèques annulés sont traités dans un délai d'un jour ouvrable, mais ne sont pas finalisés tant que la paie ou la paie hors cycle à laquelle ils sont attachés n'est pas soumise.

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Que se passe-t-il après que vous ayez demandé une annulation

L'annulation est approuvée par Toast Payroll et attachée à une future paie ou paie hors cycle pour traitement. Le chèque annulé apparaît sur cette paie.

Une annulation doit être enregistrée sur un cycle de paie ayant une date de chèque dans le même trimestre que la transaction originale afin de maintenir la conformité. Par exemple, si la date de chèque de l'enregistrement à annuler est le 12 novembre, alors l'annulation doit être enregistrée sur une date de chèque au T4. Si vous n'avez pas de cycle de paie futur dans ce trimestre, mettez en place une paie hors cycle pour accommoder l'annulation. Pour les étapes, voir Toast Payroll : Configurer et configurer les paies hors cycle.

L'annulation apparaît sur le Aperçu de la paie et les étapes Réviser et soumettre de la paie à laquelle elle est attachée. À l'étape de l'Aperçu de la paie, elle apparaît sur la tuile Activité récente.

À l'étape des gains des employés de la paie, l'élément annulé apparaît comme un montant négatif. C'est attendu. Le montant négatif n'implique pas de transferts de fonds et n'est pas une déduction — il supprime uniquement l'enregistrement précédent sur lequel l'annulation est basée. Les enregistrements de paie annulés sont reflétés dans le rapport de détails des employés, qui peut être consulté à l'étape Réviser et soumettre immédiatement avant de soumettre une paie.

Remarque : Si un remboursement a été demandé ou traité par erreur, contactez le service à la clientèle de Toast avant que la paie à laquelle il est attaché ne soit soumise. Le remboursement n'est pas finalisé tant que cette paie n'est pas publiée.

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Comment les crédits d'impôt sont retournés

Lorsque une paie annulée implique des taxes qui ont déjà été perçues, la manière et le moment où le crédit est retourné dépendent de la manière et du moment où la paie corrigée est soumise. Toast Payroll ne peut garantir ces délais ou résultats, car chaque juridiction a des réglementations différentes concernant les taxes remises.

• Même paie : Le crédit est appliqué immédiatement sur la même paie. S'il reste un crédit, il est remboursé au client.
• Un à six jours ouvrables après : Les clients voient généralement un crédit de Toast Payroll sur leur compte bancaire dans les 5 à 10 jours ouvrables suivant la soumission de la paie corrigée.
• Sept jours ou plus après : Le crédit proviendra probablement de l'agence fiscale, car les taxes ont déjà été remises à l'agence. Plus le temps entre la soumission de la paie annulée et la paie corrigée est long, plus il est probable que tout remboursement provienne d'une agence fiscale. Une fois le trimestre terminé et Toast ayant déposé les données de paie, l'agence prend contact avec un crédit ou une demande sur la manière dont le crédit doit être traité.

Si vous ne voyez pas le crédit d'impôt sur votre compte bancaire dans les 5 à 10 jours ouvrables, il est très probable que la taxe ait déjà été remise à l'agence, et vous le verrez probablement à la fin du trimestre comme un trop-perçu directement de l'agence.

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Avant de contacter le service à la clientèle

Demander un remboursement, placer un arrêt de paiement et demander un renversement ACH nécessitent tous que le service à la clientèle agisse en votre nom. Pour rendre le chat plus rapide, rassemblez ces informations avant de contacter le service à la clientèle via le bouton de chat dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll :

• Nom de l'employé et numéro de l'employé
• Vérifiez la date et le montant du chèque de l'enregistrement que vous souhaitez annuler
• Raison de l'annulation
• Comment les fonds nets ont été récupérés auprès de l'employé, ou si vous avez besoin d'aide pour un arrêt de paiement ou un renversement ACH.
• Comment ou si l'article est en cours de réenregistrement, si nécessaire

Résultat attendu : Le service à la clientèle reçoit votre demande avec les détails nécessaires pour commencer à traiter l'annulation.

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Questions Fréquemment Posées

Comment annuler un chèque de paie dans Toast Payroll ?

Pour annuler un chèque de paie dans Toast Payroll, récupérez d'abord les fonds nets de l'employé, puis demandez l'annulation via le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Fournissez le nom et le numéro de l'employé, la date et le montant du chèque, la raison de l'annulation et comment les fonds ont été récupérés. Toast Payroll approuve l'annulation et l'attache à une paie future ou hors cycle, où elle est finalisée lorsque cette paie est soumise.

Aussi demandé comme :

• Comment annuler un chèque de paie pour un employé ?
• Je dois annuler un chèque d'une paie qui vient d'être complétée.
• Comment annuler et réémettre un chèque de paie ?

Puis-je arrêter un chèque de paie qui a déjà été émis ?

Vous pouvez arrêter un chèque de paie qui a déjà été émis s'il n'a pas été encaissé. Demandez à l'employé de retourner le chèque marqué ANNULÉ, ou placez un ordre d'arrêt de paiement auprès de votre banque afin que le chèque ne puisse pas être encaissé. Les arrêts de paiement se font en dehors de Toast Payroll entre l'employeur et la banque. Après que le chèque soit arrêté, demandez l'annulation via le bouton de chat bleu dans Toast Payroll. Si vous avez besoin d'aide, un membre de l'équipe du service à la clientèle peut vous assister.

Aussi demandé comme :

• Comment faire un arrêt de chèque sur un chèque de paie qui a été émis ?
• Je dois vérifier si un chèque a été encaissé, puis arrêter le paiement et annuler.

Comment vérifier si un chèque de paie a été encaissé avant de l'annuler ?

Pour vérifier si un chèque de paie a été encaissé avant de l'annuler, contactez le service à la clientèle de Toast via le bouton de chat dans Toast Payroll. La possibilité d'annuler ou d'arrêter un chèque dépend de son statut de paiement, et confirmer ce statut nécessite que Toast Payroll examine le chèque. Ayez le nom de l'employé, la date du chèque et le montant du chèque prêts.

Aussi demandé comme :

• Je n'ai jamais reçu mes chèques par la poste et je veux m'assurer qu'ils n'ont pas été encaissés.
• Les chèques peuvent-ils être annulés et l'argent envoyé par dépôt direct à la place ?

Puis-je annuler un chèque et réémettre le paiement par dépôt direct ?

Vous pouvez annuler un chèque et réémettre le paiement d'une autre manière, y compris par dépôt direct. Après que l'annulation a été demandée et que les fonds nets ont été récupérés, enregistrez le paiement correct sur la même paie ou une paie future. Lorsque vous demandez l'annulation, informez le service à la clientèle de la manière dont l'élément est réenregistré afin que le paiement corrigé soit configuré comme vous le souhaitez.

Aussi demandé comme :

• Je veux annuler les chèques et réémettre les paiements par dépôt direct.
• Annulez et réémettez un chèque de paie.

Que signifie une annulation qui est nette zéro pour l'employé ?

Une annulation qui est nette zéro pour l'employé signifie que l'annulation supprime l'enregistrement précédent sans déplacer de fonds. Dans l'étape Gains de l'employé, l'élément annulé apparaît comme un montant négatif. Ce montant négatif est attendu — il n'implique pas de transferts de fonds et n'est pas une déduction. Il ne fait que renverser l'enregistrement original afin qu'il ne soit plus inclus dans le formulaire W-2 de l'employé.

Aussi demandé comme :

• Il y a un chèque annulé montrant un montant net zéro sur ma paie — qu'est-ce que c'est ?
• Puis-je supprimer un chèque annulé que je ne voulais pas ?

Comment puis-je annuler ou révoquer une annulation que je ne voulais pas ?

Pour annuler ou révoquer une annulation que vous ne vouliez pas, contactez le service à la clientèle de Toast via le bouton de chat bleu dans Toast Payroll. Une annulation n'est pas finalisée tant que la paie ou la paie hors cycle à laquelle elle est attachée n'est pas soumise, alors contactez avant que cette paie ne soit publiée. Veuillez fournir le nom de l'employé, la date du chèque et la raison pour laquelle l'annulation doit être annulée.

Aussi demandé comme :

• Une annulation a été effectuée incorrectement — comment puis-je la corriger ?
• J'ai une question concernant une annulation que j'ai traitée et je souhaite l'annuler.

Combien de temps prend une annulation de paie ?

Une annulation de paie est traitée dans un délai d'un jour ouvrable suivant la demande, mais elle n'est pas finalisée tant que la paie ou la paie hors cycle à laquelle elle est rattachée n'est pas soumise. Le chèque annulé apparaît sur cette paie. Étant donné qu'une annulation doit être enregistrée dans le même trimestre que la transaction originale, le moment dépend également de la date de votre prochain cycle de paie ou de la paie hors cycle.

Aussi demandé comme :

• Quand mon annulation sera-t-elle effectuée ?
• Dans combien de temps un chèque annulé est-il traité ?

Que faire si je ne peux pas effectuer une annulation dans le même trimestre que le chèque original ?

Si vous ne pouvez pas effectuer une annulation dans le même trimestre que le chèque original, une paie hors cycle ou un amendement est nécessaire. Une annulation doit être enregistrée sur un cycle de paie avec une date de chèque dans le même trimestre pour rester conforme. S'il n'existe pas de futur cycle de paie dans ce trimestre, mettez en place une paie hors cycle pour porter l'annulation. Si le trimestre est clos, contactez Toast Payroll au sujet d'un amendement.

Aussi demandé comme :

• Puis-je encore annuler un chèque du trimestre dernier ?
• Il n'y a plus de paie restante ce trimestre pour attacher l'annulation.

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Articles connexes

• Toast Payroll : Employé manqué ou paiement manqué sur la paie
• Toast Payroll : Dépôts directs non réussis
• Toast Payroll : Configurer et configurer les paies hors cycle
• Toast Payroll : Obtenez de l'aide avec les modifications du formulaire W-2
• Toast Payroll : Émettre des chèques manuels (calculs rapides)

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Ce contenu est à des fins d'information et n'est pas destiné à être un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre avis professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.