Toast Payroll : Gérer et intégrer les pourboires

Aperçu des pourboires dans Toast Payroll
Pourboires c. frais de service c. pourboires obligatoires
Paramètres des pourboires dans Toast Web
Codes de gain de pourboire dans Toast Payroll
Pourboires sur les feuilles de temps et les talons de paie
Transférer les pourboires du PDV vers la paie
Rapports sur les pourboires dans Toast Web et Toast Payroll
Limites connues
Foire aux questions
Articles connexes

Aperçu des pourboires dans Toast Payroll

Les pourboires que les clients versent par l'entremise du PDV Toast sont intégrés à Toast Payroll selon la configuration de la révision des quarts dans Toast Web. Chaque pourboire est enregistré sous un code de gain de pourboire : Pourboires versés signifie que l'employé a déjà reçu l'argent (généralement en espèces à la fin de son quart) et que la ligne figure sur la paie uniquement aux fins de déclaration fiscale; Pourboires dus signifie que l'argent est versé par l'entremise de la paie. Il existe trois façons de transférer les pourboires du PDV vers la paie : Gestionnaire de pourboires de Toast (pour les mises en commun de pourboires), synchronisation directe (pourboires propres à chaque employé, sans mise en commun) et saisie manuelle. Le comportement des pourboires est contrôlé par vos paramètres de révision de quart de travail de Toast Web, et non par Toast Payroll lui-même.

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Pourboires c. frais de service c. gratuité obligatoire

Les pourboires, les frais de service et la gratuité obligatoire se ressemblent sur une facture, mais sont imposés et déclarés différemment. Utilisez ce tableau pour déterminer lequel s'applique avant de modifier un paramètre ou de dépanner un talon de paie.

Type	Qui décide du montant	Traité comme	Noms courants dans Toast
Pourboire	Le client	Revenu de l'employé (salaire à pourboire)	Pourboire en argent (pourboire en argent déclaré), pourboire autre qu'en argent, pourboire par carte de crédit
Frais de service	L'entreprise (poste sur la facture)	Revenu pour l'employeur (loi fédérale; la loi provinciale peut différer) à moins d'être versé à un employé	Frais de service, frais de Livraison, frais pour grand groupe
Gratuité obligatoire	L'entreprise, versé à l'employé	Salaire sans pourboire (pas un pourboire)	Gratuité automatique, gratuité obligatoire, gratuité pour grand groupe

Remarque : Selon l'IRS, les pourboires sont la propriété de l'employé, à moins que celui-ci ne participe à un bassin de pourboires valide. Consultez le guide de l'IRS sur la tenue des dossiers et la déclaration des pourboires. La gratification obligatoire n'est pas un pourboire, même si les clients utilisent souvent ces termes de manière interchangeable. Pour connaître toutes les distinctions, consultez Quelle est la différence entre les frais de service et les pourboires et Commencer avec les frais de service et la gratification obligatoire.

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Paramètres des pourboires dans Toast Web

Le comportement des pourboires dans Toast Payroll est déterminé en amont par Toast Web. Les paramètres les plus courants sont le calcul du pourcentage de pourboire avant ou après impôts, les montants de pourboire suggérés aux clients, la retenue sur les pourboires et le versement quotidien/nocturne des pourboires en espèces ou par la paie.

Pour contrôler si les pourboires sont versés en espèces ou par la paie dans Toast Web, accédez à Équipe > Paramètres > Configuration avancée de la révision de quart. Trois paramètres ici déterminent le comportement du versement des pourboires :

Options de versement > Pourboires non en espèces
Options de versement > Gratifications (frais de service)
Déclarer les pourboires en espèces > Déclarer les pourboires en espèces

Les deux premiers contrôlent le moment du versement :

Si Pourboires non en espèces et Gratifications (frais de service) sont réglés sur Verser par la paie, les employés reçoivent ces pourboires sur leur chèque de paie ou par dépôt direct à la date de paie. Les montants apparaissent sous un code de gain Pourboires dus.
Si l'un ou l'autre est réglé sur Verser à partir du tiroir-caisse, les employés reçoivent ces montants quotidiennement ou chaque soir en dehors de la paie. Les montants apparaissent toujours sur la paie, mais sous un code de gain Pourboires versés — uniquement aux fins de déclaration fiscale.

Le paramètre Déclarer les pourboires en espèces contrôle si les employés doivent déclarer leurs pourboires en espèces lors de la révision de quart. Si Les employés recevant des pourboires ne déclarent pas les pourboires en espèces est activé, les pourboires en espèces n'apparaissent pas sur la paie. Si les employés recevant des pourboires doivent déclarer les pourboires en espèces est activé, les pourboires en espèces déclarés apparaissent sur la paie sous un code de gain Pourboires payés ou Pourboires dus, selon le paramètre de paiement ci-dessus.

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Codes de gain de pourboire dans Toast Payroll

Chaque pourboire dans Toast Payroll est associé à un code de gain. Les deux plus courants sont Pourboires payés et Pourboires dus. Des codes de gain personnalisés sont également possibles — les restaurants peuvent en faire la demande en envoyant par courriel le formulaire lié dans Toast Payroll : Qu'est-ce que les codes de gain. Vérifiez auprès de votre équipe des RH pour confirmer quels codes votre restaurant utilise.

Code de gain	Signification	Payé par la paie?	Autres noms courants
Pourboires payés	Pourboires déjà versés à l'employé en dehors de la paie (généralement en espèces à la fin du quart de travail). Présent sur la paie aux fins de déclaration de salaire et d'imposition uniquement.	Non (gain non payé — déclaration seulement)	Pourboires payés — Espèces, Pourboires payés — Carte de crédit, Pourboires payés CC, Pourboires CC payés
Pourboires dus	Pourboires non encore versés à l'employé; payés via la paie à la date de paie.	Oui	Pourboires dus — Espèces, Pourboires dus — Carte de crédit, Pourboires dus CC, Pourboires CC dus

Si vous souhaitez supprimer l'un ou l'autre des codes de gain des cycles de paie, la question fondamentale est de savoir comment vous souhaitez que les pourboires soient versés. « Pourboires versés » reflète les pourboires que les employés ont déjà reçus selon vos paramètres. Pour le supprimer, vous devez donc modifier votre configuration de révision de quart (et votre politique de mise en commun des pourboires si vous utilisez le Gestionnaire de pourboires de Toast) afin de verser ces pourboires via la paie à la place. Pour supprimer « Pourboires dus », configurez la révision de quart pour verser tous les pourboires en dehors de Toast Payroll.

Remarque : Toast Payroll ne peut pas utiliser le même code de gain pour différents types de pourboires lors de l'utilisation du module Gestionnaire de pourboires.

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Pourboires sur les feuilles de temps et les bulletins de paie

Lorsque vous utilisez le Gestionnaire de pourboires de Toast ou la synchronisation directe, le premier endroit où les pourboires apparaissent dans Toast Payroll est sur la feuille de temps d'un employé. Les pourboires sont ventilés par quart et par le code de gain spécifié.

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Transférer les pourboires du PDV vers la paie

Il existe trois méthodes pour transférer les pourboires de Toast Web vers Toast Payroll. Faites votre choix en fonction de si vous mettez les pourboires en commun et du niveau d'automatisation souhaité.

Méthode	Idéal pour	Automatisation
Gestionnaire de pourboires de Toast	Mise en commun ou partage des pourboires avec des règles définies	Collecte, mise en commun et distribution entièrement automatiques; les pourboires peuvent être retirés de la paie pour des ajustements
Synchronisation directe	Aucune mise en commun des pourboires — chaque employé conserve ses propres pourboires	Les pourboires sont synchronisés automatiquement de Toast Web vers Toast Payroll une fois que l'employé pointe sa sortie; ils sont approuvés lorsque la feuille de temps est approuvée.
Saisie manuelle	Petit personnel ou ajustements ponctuels	Aucun — les utilisateurs saisissent les montants des pourboires directement dans la paie

Gestionnaire de pourboires de Toast

Si votre entreprise utilise la mise en commun des pourboires, le Gestionnaire de pourboires de Toast recueille, regroupe et distribue automatiquement les pourboires selon les règles que vous avez définies, et peut retirer des pourboires de Toast Payroll si une correction est nécessaire.

Synchronisation directe

Souvent utilisé lorsqu'il n'y a pas de politiques de mise en commun des pourboires. Les propres pourboires de chaque employé (déclarés en espèces, non en espèces, ou les deux) sont synchronisés de Toast Web vers Toast Payroll après qu'ils aient pointé leur sortie. Les pourboires n'ont pas besoin d'être approuvés séparément dans Toast Web — seulement dans Toast Payroll, lorsque la feuille de temps complète est approuvée. Si l'approbation automatique des feuilles de temps est activée, les pourboires en synchronisation directe sont approuvés lorsque vous sélectionnez Lancer la paie à l'étape Aperçu de la paie.

Saisie manuelle

Aucune automatisation, mais un contrôle total. Utile pour un petit personnel ou des corrections ponctuelles. Fastidieux pour un grand personnel. Consultez Ajout ou modification des gains et des retenues pour connaître les étapes.

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Rapports sur les pourboires dans Toast Web et Toast Payroll

Utilisez ce tableau pour trouver le rapport approprié pour la question à laquelle vous tentez de répondre.

Question	Où chercher	Comment y accéder
Total des pourboires par jour ou par source de paiement	Résumé des ventes (Toast Web)	Depuis le tableau de bord de Toast Web, dans Actions rapides, sélectionnez Résumé des ventes, puis définissez la plage de dates.
Pourboires en espèces et autres que les pourboires en espèces par quart de travail de l'employé	Rapport sur les quarts de travail (Toast Web)	Dans Toast Web, accédez à Rapports > Main-d'œuvre > Quarts de travail. La section Quarts de travail fermés répertorie chaque employé avec ses pourboires en espèces, ses pourboires autres qu'en espèces et d'autres données d'examen des quarts de travail. Sélectionnez l'icône de téléchargement pour exporter.
Afficher ou mettre à jour les pourboires (en espèces) déclarés pour un employé	Résumé de la main-d'œuvre (Toast Web)	Depuis la page d'accueil de Toast Web, dans Actions rapides, sélectionnez Résumé de la main-d'œuvre. Faites défiler jusqu'à Résumé des employés et sélectionnez un quart de travail au bas de la fiche d'un employé pour modifier le champ Pourboires en espèces déclarés.
Totaux et répartition de la mise en commun des pourboires	Rapport de gestion des pourboires (Toast Web)	Dans Toast Web, accédez à Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des pourboires. Utilisé conjointement avec le Gestionnaire de pourboires de Toast.
Salaires avec pourboires et crédit d'impôt FICA sur les pourboires (après la paie)	Bibliothèque de rapports (Toast Payroll)	Dans Toast Payroll, accédez à Rapports > Standard. La Bibliothèque de rapports standard comprend le rapport sur le crédit d'impôt FICA sur les pourboires; vous pouvez également créer des rapports personnalisés avec des champs et des filtres personnalisés. (Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com.) Visitez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.)

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Limitations connues

Les pourboires en espèces non déclarés ne peuvent pas être suivis. Le système dépend des déclarations de pourboires en espèces des employés lors de la révision des quarts de travail pour une exactitude totale.
Les pourboires autres qu'en espèces ne peuvent être ajustés que le jour ouvrable même. Une fois qu'un paiement a été traité par lot ou capturé pendant la nuit, le pourboire ne peut plus être ajusté sur le point de vente.
Le Gestionnaire de pourboires de Toast ne peut pas réutiliser un code de gain pour différents types de pourboires. Chaque type de pourboire nécessite son propre code de gain lorsque le Gestionnaire de pourboires est utilisé.
Toast ne peut pas donner de conseils sur la politique de mise en commun des pourboires. Tous les clients de Toast Payroll ont accès à la boîte à outils RH par l'entremise de Mineral. Consultez Toast Payroll : Séances de formation dirigées par des experts et la FAQ sur la boîte à outils RH, ou référez-vous au U.S. Department of Labor et à votre organisme d'État responsable des salaires et des heures de travail.

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Foire aux questions

Quelle est la différence entre les pourboires dus et les pourboires payés?

Les pourboires dus sont de l'argent que l'employé n'a pas encore reçu — ils sont payés par le biais de la paie. Les pourboires payés sont de l'argent que l'employé a déjà reçu en dehors de la paie (généralement en espèces à la fin du quart); ils apparaissent sur la paie uniquement pour la déclaration fiscale et ne sont pas ajoutés au total net.

Le pourboire est-il inclus dans les pourboires d'un serveur sur la paie?

Le pourboire ou le pourboire obligatoire est un frais de service payé à un employé — ce n'est pas un pourboire. Sur la paie, il est déclaré comme salaire sans pourboire, et non sous un code de gain Pourboires payés ou Pourboires dus. Le traitement exact dépend de la configuration de vos frais de service pour l'attribution au propriétaire de la note. Pour vérifier ce paramètre, dans Toast Web, accédez à Finance > Connexe > Paramètres > Frais de service et frais, sélectionnez les frais de service par leur nom et examinez l'option Attribuer au propriétaire de la note. Consultez Démarrer avec les frais de service et les pourboires obligatoires pour connaître les étapes de configuration complètes.

Comment passer du paiement des pourboires en espèces au paiement par la paie?

Dans Toast Web, accédez à Équipe > Paramètres > Configuration avancée de la révision des quarts. Sous Options de paiement, remplacez Pourboires non en espèces (et/ou Pourboires (frais de service)) de Payer à partir du tiroir-caisse à Payer par la paie. Après le changement, les pourboires concernés apparaissent sur la paie sous un code de gain Pourboires dus au lieu d'un code Pourboires payés. Pour des captures d'écran étape par étape, consultez Modifier les paramètres de versement des pourboires de la révision des quarts.

Pourquoi la feuille de temps d'un employé recevant des pourboires affiche-t-elle 0 $ dans la colonne des pourboires?

Les causes courantes incluent : le poste de l'employé n'est pas configuré comme un poste recevant des pourboires; les pourboires ne se sont pas synchronisés depuis Toast Web (problème de synchronisation directe); les pourboires en espèces déclarés n'ont pas été saisis lors de la révision du quart; ou les règles de mise en commun du Gestionnaire de pourboires ont exclu l'employé. Pour un guide de dépannage complet, consultez Toast Payroll : Les pourboires ne se synchronisent pas depuis Toast Web.

Les employés peuvent-ils rapporter leurs pourboires en argent à la maison et les déclarer?

Oui. Dans Toast Web, accédez à Équipe > Paramètres > Configuration avancée de la révision des quarts. Sous Options de versement, réglez Pourboires sans argent comptant sur Verser à partir du tiroir-caisse (pour que l'argent parte avec l'employé à la fin de son quart de travail). De plus, réglez Déclarer les pourboires en argent sur Les employés recevant des pourboires doivent déclarer les pourboires en argent. Les pourboires en argent déclarés apparaîtront sur la paie sous un code de gain Pourboires versés — à des fins de déclaration fiscale uniquement, puisque l'employé a déjà reçu l'argent.

Puis-je réaffecter un pourboire d'un employé à un autre?

Si l'addition provient de la même journée ouvrable et n'a pas encore été traitée par lot, modifiez le pourboire sur le point de vente. Si l'addition a été traitée par lot, les options dépendent de la méthode que vous utilisez pour intégrer les pourboires à la paie : dans le Gestionnaire de pourboires de Toast, retirez et remettez le pourboire dans le bassin; en synchronisation directe, modifiez le montant déclaré dans le résumé de la main-d'œuvre pour les quarts de travail concernés.

Comment déterminer la politique de pourboire adaptée à mon restaurant?

Toast ne peut pas vous conseiller sur la mise en commun des pourboires appropriée pour votre restaurant. Tous les clients de Toast Payroll ont accès à la boîte à outils RH avec Mineral, partenaire de Toast. Consultez Toast Payroll : Séances de formation dirigées par des experts pour une formation Toast Classroom sur demande concernant la boîte à outils RH, ainsi que la FAQ sur la boîte à outils RH. Vous pouvez également consulter le U.S. Department of Labor et votre organisme d'application des lois sur les salaires et les heures de travail de votre État.

Comment puis-je résoudre les problèmes liés aux pourboires qui semblent incorrects?

Les pourboires peuvent provenir de plusieurs endroits dans Toast et utiliser différentes méthodes de synchronisation; l'article de dépannage approprié dépend donc de votre configuration :

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Articles connexes

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.