Gestion de paie Toast : Synchroniser les informations avec Toast Web

Dans cet article :

• Toast Web < > Présentation de la synchronisation de la paie de Toast
• Synchronisation de l’entrée d’heures
• Synchronisation des pourboires
• Guide de synchronisation des données
  • Synchroniser De Gestion de paie Toast vers Toast Web
  • Synchroniser De Toast Web à Gestion de paie Toast
• Résoudre les problèmes liés à la synchronisation
  • Profils des employés
  • Entrées d’heures

Toast Web < > Présentation de la synchronisation de la paie de Toast

Toast Web et Gestion de paie Toast sont conçus pour fonctionner ensemble afin d’offrir un système de gestion de restaurant de calibre mondial. Ils stockent les informations à différents endroits pour différentes fonctions et parfois les choses à modifier ou à mettre à jour d’un côté spécifique de Toast afin d’obtenir le résultat souhaité. Cette page présente les scénarios qui nécessitent un mappage et une synchronisation entre les deux systèmes, l’endroit où effectuer une mise à jour spécifique et les détails de la synchronisation elle-même.

Le bouton Synchroniser avec le TPV se trouve dans le profil de paie d’un employé. La sélection de ce bouton permettra de synchroniser les informations du profil Gestion de paie Toast de l’employé vers son profil Toast Web en moins de 10 minutes. 

En savoir plus sur la relation entre Toast Web et Gestion de paie Toast dans cette vidéo. Nous aborderons la transition des données entre le TPV Toast et Gestion de la paie de Toast, la gestion et la mise à jour des données dans Gestion de la paie de Toast, ainsi que la gestion et la mise à jour des données dans TPV Toast.
 

Synchronisation de l’entrée d’heures

En examinant les feuilles de temps, vous pourriez remarquer des données incorrectes ou manquantes. Une fois les corrections nécessaires effectuées dans Toast Web, les informations seront immédiatement synchronisées de Toast Web à Gestion de la paie, vous n’aurez donc pas à sélectionner le bouton Synchroniser avec le TPV. Découvrez quelques scénarios ci-dessous qui pourraient vous aider à corriger les problèmes d’entrée d’heures que vous rencontrez :

• Scénario 1 : Une feuille de temps n’apparaît pas dans Gestion de la paie de Toast pour un employé lorsque nous savons qu’il a des entrées de temps dans Toast Web.
  • Il se peut que les profils Toast Web et Gestion de paie actifs doivent être . Le mappage peut être effectué de deux manières différentes dans Gestion de paie Toast :
    • À partir de la page Mappage des employés dans Gestion de la paie de Toast, sous Paramètres > Toast > Employés.
    • Directement à partir des profils des employés.
• Scénario 2 : Un employé n’a aucune entrée de temps dans Toast Web, mais il possède une feuille de temps dans Gestion de paie Toast.
  • Accédez au profil de paie de l’employé dans Gestion de la paie de Toast et sélectionnez l’icône > carat à côté de son emploi principal dans la vignette Postes et paie. Sélectionnez Modifier sur la page suivante. Vérifiez que le paramètre Feuille de temps liée à la paie est défini sur Oui.
• Scénario 3 : Un employé a une entrée d’heures incorrecte (c’est-à-dire qu’il a oublié de pointer son départ) ou qu’il manque une ou plusieurs entrées d’heures.
  • Si un employé a été récemment embauché ou réembauché, vérifiez attentivement la sur son profil Gestion de paie Toast. Vous devrez peut-être mettre à jour légèrement une date ici pour inclure une entrée d’heure antérieure « manquante ».
  • Connectez-vous à Toast Web pour .

Synchronisation des pourboires

Une fois les corrections nécessaires effectuées dans Toast Web, accédez au profil Gestion de paie Toast de l’employé et sélectionnez le bouton Synchroniser avec le TPV dans le coin inférieur gauche. Les informations seront synchronisées dans les 10 minutes.

• Scénario 1 : Un employé n’a pas de pourboires pour un quart.
  • Recherchez un quart ouvert dans Toast Web. Utilisez le rail de navigation de gauche pour sélectionner Rapports > Main-d’œuvre > Quarts. Définissez la plage de dates en haut de la page à la date des pourboires manquants. Sélectionnez Mettre à jour et faites défiler jusqu’à Ouvrir les quarts.
    • Si le quart de l’employé est encore ouvert ET qu’il a travaillé un quart supplémentaire depuis le quart de pourboires manquant, copiez les détails du quart supplémentaire, supprimez le quart supplémentaire, fermez le quart ouvert, puis saisissez de nouveau manuellement le quart supprimé.
    • Si l’employé n’a pas travaillé un quart supplémentaire depuis le quart de pourboires manquant, fermez le quart de pourboires manquants. À l’aide d’un appareil TPV, accédez au menu Configuration et appuyez sur Révision du quart dans la section Gestion. Décochez la case Filtrer à aujourd’hui en haut de l’écran et effectuez la révision de quart requise.
• Scénario 2 : Un employé n’a pas de pourboires pour tous les quarts.
  • Les profils actifs de Toast Web et Gestion de paie Toast peuvent devoir être mappés et synchronisés ensemble. Pour plus d’informations sur le mappage des employés, consultez Gestion des employés.
  • Si vous avez réinitialisé une paie, vous devez approuver de nouveau les feuilles de temps pour voir les entrées de temps et les pourboires (sauf si la fonction d’ est activée).
• Scénario 3 : Les pourboires sont différents entre Toast Web et Gestion de paie Toast.
  • Cela peut être un indicateur de profils en double/multiples ou de quarts ouverts. Commencez par rechercher les profils en double dans les deux bases de données :
    • Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion des employés > Employés. Utilisez la barre de recherche pour vérifier plusieurs profils pour cet employé. Si un doublon est trouvé, utilisez les au TPV, les rapports sur la main-d’œuvre ou la date du dernier pointage d’arrivée pour identifier le profil à associer au profil de paie.  les profils Toast Web supplémentaires, puis utilisez l’ dans Gestion de paie Toast pour vérifier que les profils sont liés.
    • Dans Gestion de la paie de Toast, utilisez la barre de recherche en haut de n’importe quelle page pour vérifier l’existence de plusieurs profils pour cet employé. Si un profil en double est trouvé, le mappage à lui seul pourrait ne pas résoudre ce problème. Si les informations relatives à la main-d’œuvre et aux salaires d’un seul employé figurent sur deux profils Gestion de paie Toast, contactez pour les fusionner et vous assurer que le mappage est correct à l’avenir. Le service à la clientèle peut vous aider à déterminer si une modification salariale et/ou des frais peuvent s’appliquer.

Data Sync Guide

Les numéros de téléphone des employés peuvent être ajoutés manuellement aux profils des employés de Gestion de la paie de Toast et de Toast Web. Toast ne synchronise pas ces informations entre les deux systèmes.

• Dans Gestion de la paie de Toast, les employeurs peuvent accéder au profil de l’employé > Profil > Modifier dans la vignette Coordonnées. Les employés peuvent suivre pour mettre à jour leur nom, leur adresse ou leur numéro de téléphone.
• Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion des employés > Employés. Sélectionnez l’hyperlien > Profil du nom de famille de l’employé pour modifier le champ Numéro de téléphone.

Synchroniser De Gestion de paie Toast à Toast Web

Sans sélectionner Synchroniser avec le TPV dans le profil de paie d’un employé, les informations saisies dans Gestion de paie Toast seront mises à jour dans Toast Web toutes les 60 minutes. Cette partie du guide offre un aperçu rapide de ce qui devrait être modifié dans la partie Gestion de la paie plutôt que dans Toast Web.

Remarque : Les adresses courriel de Gestion de paie Toast se synchronisent avec Toast Web. Si une adresse courriel a été vérifiée dans Toast Web et qu’une autre adresse existe dans Gestion de paie Toast, l’adresse courriel vérifiée de Toast Web sera remplacée. Ne supprimez pas l’adresse courriel d’un employé actif de Gestion de paie Toast; cela entraînerait des problèmes de synchronisation avec la main-d’œuvre et les pourboires.

Pour télécharger le guide complet, .

Synchroniser De Toast Web à Gestion de paie Toast

Outre les pourboires par carte de crédit et les pourboires déclarés, les informations relatives au pointage saisies dans Toast Web seront mises à jour instantanément dans Gestion de paie Toast. Cette partie du guide offre un aperçu rapide de ce qui devrait être modifié dans Toast Web plutôt que dans Gestion de la paie, par exemple ajouter un nouvel emploi Toast Web pour créer un nouvel emploi et un nouveau niveau dans Gestion de la paie de Toast.

Remarque : Si un code de poste nouvellement créé dans Toast Web ne se synchronise pas avec Gestion de la paie de Toast, confirmez que le poste a été créé au bon emplacement. Une intervention manuelle des administrateurs Toast peut être nécessaire pour résoudre des problèmes de mappage. Si vous pensez que c’est le cas, contactez-nous via la bulle de clavardage bleue dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast. Une fois terminé, rechargez la page pour vérifier les modifications.

Pour télécharger le guide complet, .

Résoudre les problèmes liés à la synchronisation

Profils d’employés non synchronisés avec la paie

• Problème d’autorisations : Assurez-vous que le profil de l’employé inclut les emplacement du restaurant dans Toast Web. Allez à Employés > Gestion des employés > Employés et sélectionnez le crayon de modification de leur profil. Si vous avez plusieurs emplacements ou si vous faites partie d’un groupe de restaurants, prenez note du menu déroulant Afficher les autorisations de restaurant / groupe en haut de la vignette Autorisations.
• Profils inactifs ou archivés : Vérifiez que l’employé n’est pas à un profil Web Toast archivé. Si l’employé a un profil existant dans Toast Web, désarchivez-le. Si l’employé est associé à un profil archivé incorrect, mettez à jour le mappage pour le lier à un profil actif.

Les entrées d’heures ne se synchronisent pas avec la paie

Vérifiez si le profil Toast Web de l’employé est correctement à son profil Gestion de paie Toast.

Si le mappage semble correct, recherchez un sur Toast Web. Ceci est une cause fréquente d’échecs de la synchronisation de l’entrée d’heures. Si vous trouvez un profil en double, il est fort probable que le profil mappé ne soit pas celui que l’employé utilise pour pointer son arrivée et son départ (et ainsi enregistrer les entrées de temps). Vous voudrez donc le remapper vers le profil Toast Web que l’employé utilise, en vous assurant que les autorisations Toast Web et l’accès à la localisation sont corrects, puis archiver le profil Toast Web inutile pour éviter toute confusion ultérieurement.

Enfin, si le mappage est correct et qu’il n’y a pas de profils en double, essayez d’ouvrir Toast Web et d’accéder à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures. Repérez le quart d’un employé qui ne se synchronise pas avec Gestion de la paie de Toast et ajustez le champ Heure d’arrivée ou Heure de départ d’une minute. Sélectionnez la coche adjacente, puis répétez cette étape en ajustant l’entrée d’heures à sa valeur initiale. Cela déclenche automatiquement un événement de resynchronisation entre les deux systèmes.

Feuilles de temps des employés salariés dans Gestion de la paie de Toast

Avec Toast, les employés salariés ne sont pas tenus de pointer leur arrivée, ils n’ont donc aucune feuille de temps Gestion de paie Toast. C’est un comportement typique et attendu. S’ils pointent leur arrivée dans un emploi salarié, leurs entrées d’heures apparaîtront par défaut dans Gestion de paie Toast, mais le nombre d’heures qu’ils inscrivent n’aura aucune incidence sur leur salaire salarié.

Si vous souhaitez , accédez à leur profil Gestion de paie Toast et sélectionnez l’>icône caret dans le coin supérieur droit de la vignette Détails sur l’emploi. Après avoir sélectionné une raison, mettez à jour le paramètre La feuille de temps est-elle liée à la paie sur Non.

Postes ou rôles non synchronisés

• Tâches non affectées : Les nouveaux postes d’un employé doivent être , qui se synchronisera ensuite avec les profils Web de Toast.
  • La seule exception est si le poste n’existe pas encore dans votre base de données Toast Web; vous voudrez dans Toast Web en accédant à Employés > Gestion des employés > Postes. Après avoir créé un poste du même nom, il se synchronisera instantanément avec Gestion de paie Toast, où vous pourrez l’ajouter à un profil Gestion de paie Toast.
• Titres de poste mal assortis : Dans de rares cas, les titres de poste peuvent ne pas correspondre ou être associés les uns aux autres. Si vous remarquez que des titres de poste similaires ne correspondent pas entre Toast Web et Gestion de paie Toast ou que les heures ne se synchronisent pas pour quelqu’un qui utilise un poste spécifique, contactez-nous via le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

Nouvelles embauches non visibles ou retards de synchronisation

• Date de début manquante ou incorrecte : Si la d’un employé survient après la fin d’une période de paie, par mesure de protection, il n’apparaîtra pas par défaut sur la liste de paie et ne pourra pas être ajouté à la paie. Ils apparaîtront toujours dans Toast Web et leur date de début peut toutefois être ajustée. 
• Profils en attente : Un tout nouveau profil Gestion de paie Toast prendra jusqu’à une heure pour se synchroniser avec Toast Web et y créer un profil associé. Si votre employé doit être ajusté dans Toast Web ou doit pointer son arrivée immédiatement, accédez à son profil Gestion de paie Toast et sélectionnez Synchroniser avec le TPV dans le coin inférieur gauche. Cela accélérera le processus pour prendre moins de 3 minutes dans la plupart des cas.

Mapping des employés

• Si un employé existe dans Toast Web mais pas dans Gestion de la paie, en accédant à Équipe > + Ajouter un employé. Ensuite, les profils dans Gestion de la paie de Toast et tous les profils inutilisés dans Toast Web.
• Les profils présentant des courriels incohérents entre les systèmes doivent être corrigés et pour assurer la synchronisation.

Additional Resources

• sur le mappage des employés

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.