Paie Toast : Obtenez de l'aide avec votre paie

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Solution rapide
• Avant d'exécuter la paie
  • Feuilles de temps manquantes ou inexactes
  • Calculs rapides
• Pendant la paie
  • Éléments d'action et aperçus
  • Importer des fichiers
  • Les renseignements sur le salaire sont inexacts
  • Gains ou retenues manquants ou inexacts
  • Les heures supplémentaires sont inexactes
  • Les taxes sont inexactes
  • Employé manquant de la paie (n'apparaît pas)
  • Paie non équilibrée
  • Points saillants et exceptions
  • Compensation de pourboires
  • Examiner les rapports de paie
• Après l'exécution de la paie
  • Rouvrir ou modifier une paie soumise
  • Vérifier si la paie a été soumise (Ai-je comptabilisé ?)
  • Erreurs avec l'intégration de QuickBooks en ligne
  • Quand les employés sont payés
  • La paie était incorrecte (les employés n'ont pas été payés)
  • Les chèques papier imprimés par Toast ne sont pas arrivés
• Foire aux questions
• Avant de communiquer avec le service à la clientèle
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast Payroll

Autorisations requises :

• Utilisateur RH+ ayant accès au groupe de paie concerné

Ce que vous accomplirez : Identifier et résoudre les obstacles courants liés à la paie à chaque étape du cycle de paie : avant, pendant ou après la soumission.

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Solution rapide

Utilisez ce tableau pour accéder à la cause la plus fréquente et à la solution la plus rapide pour chaque symptôme. La colonne « Libre-service? » vous indique si vous pouvez résoudre le problème vous-même ou si vous devez communiquer avec le Service à la clientèle.

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Avant d'exécuter la paie

Feuilles de temps manquantes ou incorrectes

Les feuilles de temps doivent être vérifiées et approuvées avant d'exécuter la paie, à moins que la fonction d'approbation automatique des feuilles de temps ne soit activée.

Si un employé devrait apparaître sur la page Temps mais n'a pas d'entrées de temps visibles, il est possible qu'il ne soit pas mappé.

Si une feuille de temps ou une entrée de temps doit être modifiée, ou si une feuille de temps doit être désapprouvée, les étapes dépendent de l'activation ou non de l'approbation automatique. Voir Toast Payroll : Gérer les feuilles de temps pour les étapes correspondant à votre configuration.

Une fois la paie commencée, l'étape Aperçu de la paie met en évidence toutes les feuilles de temps non approuvées associées à cette paie spécifique.

Même si l'approbation automatique des feuilles de temps est activée, vous serez tout de même avisé des exceptions, comme un employé qui a oublié de pointer sa sortie.

Si une feuille de temps ne s'est pas remplie ou synchronisée avec la paie :

• Confirmez que la feuille de temps a été approuvée sur la page Temps (ou que l'approbation automatique est activée).
• Si l'employé a été récemment désarchivé ou réembauché, accordez du temps pour que la synchronisation se termine. Si la feuille de temps n'apparaît toujours pas à l'étape des gains des employés après la synchronisation, communiquez avec le service à la clientèle.

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Calculs rapides

Les calculs rapides sont généralement utilisés lorsqu'un employé reçoit des salaires en dehors de Toast Payroll. Un calcul rapide vous permet d'enregistrer ces salaires, sans payer l'employé par l'intermédiaire de Toast, à des fins fiscales et de conformité avec l'IRS.

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Pendant la paie

Éléments d'action et aperçus

À l'étape de prévisualisation de la paie, vous pourriez voir des entrées listées dans la tuile Éléments d'action ou Aperçus. Toast Payroll les a identifiés comme des éléments à traiter avant de traiter la paie. Les exemples incluent les employés qui n'ont pas pointé leur sortie ou les feuilles de temps qui n'ont pas été approuvées. Traitez chaque élément pour traiter la paie avec succès.

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Fichiers d'importation

Les fichiers importés à l'étape des gains des employés sont couramment utilisés pour l'importation des pourboires, mais peuvent Sans/Suspendre tous les gains, déductions ou avantages sociaux. Un modèle d'importation doit être créé dans le système pour permettre à Toast de lire votre fichier. Ensuite, vous pouvez utiliser le modèle pour ajouter des données à votre paie. Les fichiers importés doivent être au format CSV.

Une fois qu'un modèle a été créé, la modification des en-têtes de colonne dans la ligne 1 du modèle entraîne généralement une erreur d'importation. N'incluez pas le symbole $ dans votre feuille de calcul.

De nombreux problèmes d'importation de pourboires proviennent de niveaux manquants dans la feuille de calcul ou dans le modèle. Par exemple, si votre entreprise possède plusieurs emplacements, Toast Payroll a besoin du niveau d'emplacement dans la feuille de calcul et mappé à son équivalent dans Toast POS. Sinon, il utilise par défaut le premier niveau d'emplacement, même si l'employé n'y travaille pas.

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Les informations sur le salaire sont incorrectes

Si le salaire ou le taux horaire d'un employé est incorrect ou obsolète, vous pouvez appliquer un changement de rémunération.

Pour appliquer un changement de rémunération à une seule paie :

1. Localisez l'employé à l'étape des gains de l'employé.
2. Sélectionnez les trois points (...) à côté du gain horaire ou salarial.
3. Sélectionnez Modifier le gain.
4. Sélectionnez Options avancées et faites défiler jusqu'en bas.
5. Modifiez le taux de gain.

Résultat attendu : Le nouveau taux s'applique uniquement à cette paie et ne modifie pas le dossier de l'employé pour l'avenir.

Pour appliquer un changement de rémunération à toutes les paies futures, un changement de rémunération est requis. Accédez à l'onglet Emploi du profil de l'employé et sélectionnez Changer la rémunération. Cela doit être fait avant de commencer la paie si vous souhaitez que le changement s'applique à la paie en cours.

Si vous avez récemment modifié votre fréquence de paie (par exemple, de bimensuelle à hebdomadaire) et que les employés salariés ne reçoivent pas le bon montant : le champ des heures salariales sur le profil de chaque employé salarié peut encore être réglé pour l'ancienne fréquence. Confirmez que le champ des heures correspond à la nouvelle fréquence (par exemple, 40 heures pour hebdomadaire, 80 heures pour bimensuelle) et mettez à jour chaque employé salarié concerné. Si le problème persiste, communiquez avec le service à la clientèle.

Si vous avez soumis la paie pour plusieurs établissements et que le chèque d'un établissement est de 0 $ ou n'est pas arrivé : confirmez le salaire au dossier pour l'établissement concerné. Un salaire fixé à 0 $ pour un établissement alors qu'un autre est correctement configuré ne produira aucun chèque de paie pour l'établissement à 0 $. Mettez à jour le salaire pour cet établissement et utilisez un calcul rapide ou une paie hors cycle pour corriger la paie manquée.

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Gains ou retenues manquants ou incorrects

Lorsqu'une paie spécifique comporte des gains ou des retenues incorrects ou manquants, des modifications ponctuelles peuvent être effectuées directement dans la paie. Si le gain ou la retenue manquant ou incorrect est récurrent, modifiez-le plutôt dans le profil de l'employé. Voir Toast Payroll : Ajoutez ou modifiez les gains et retenues pour l'un ou l'autre des scénarios.

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Les heures supplémentaires sont incorrectes

Lorsque les heures ou les taux des heures supplémentaires sont incorrects, cela peut être le résultat de quelques facteurs différents.

• Si l'employé occupe un seul poste à un seul taux, commencez par Toast Payroll : Gérer les heures supplémentaires.
• Si les heures supplémentaires de l'employé sont calculées avec différents postes payés à des taux différents, les heures supplémentaires mixtes (aussi appelées heures supplémentaires à moyenne pondérée) s'appliquent.

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Les taxes sont incorrectes

Toast Payroll calcule les taxes des employés en utilisant trois éléments : le lieu de travail fiscal de l'employé, ses paramètres du formulaire W-4 et les tables d'imposition fournies par l'IRS. Lorsque les taxes ne semblent pas conformes aux attentes, passez chacun de ces éléments en revue.

Remarque : Toast Payroll ne peut pas offrir de conseils au-delà de cela. Communiquez avec un CPA ou un spécialiste en fiscalité pour obtenir d'autres conseils.

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Employé absent de la paie (n'apparaît pas)

Également demandé comme : « Employé absent de la paie », « un employé n'apparaît pas », « l'employé n'a pas été saisi lors du dernier cycle »

Si un membre du personnel n'apparaît pas à l'étape Gains des employés de la paie, effectuez ces vérifications dans l'ordre. La plupart des cas sont résolus en vérifiant le groupe de paie, l'admissibilité à la période de paie et le statut d'emploi.

Étape 1 : Confirmez que le groupe de paie de l'employé correspond à celui de la paie.

Le groupe de paie de l'employé se trouve sur sa page Poste. Le groupe de paie attribué à la paie se trouve sur le tableau de bord du cycle de paie. Ils doivent correspondre pour que l'employé fasse partie du cycle de paie.

Étape 2 : Confirmez que l'employé était actif pendant une partie de la période de paie.

Si l'employé a été embauché après la période de paie, a quitté son emploi avant celle-ci ou était en congé pour toute la durée de la période, il n'apparaîtra pas dans la liste des employés disponibles. C'est la cause la plus fréquente lorsqu'un employé récemment embauché est absent.

• Ouvrez le profil de l'employé et vérifiez la date de début du poste.
• Si la date de début est postérieure au début de la période de paie, l'employé ne sera pas synchronisé automatiquement avec la paie. Vous pouvez l'ajouter manuellement à ce cycle de paie comme solution temporaire, mais la date de début devrait être corrigée pour les paies futures.
• Pour les changements de statut, consultez Toast Payroll : Effectuer un changement de statut de congé.

Étape 3 : Si l'employé est dans le bon groupe de paie et était actif pendant la période de paie, ajoutez-le manuellement.

Vous pouvez ajouter manuellement un employé à une seule paie. Utilisez cette solution uniquement comme correctif temporaire — déterminez pourquoi l'employé ne s'est pas synchronisé automatiquement afin que la situation soit corrigée pour les prochaines paies.

Résultat attendu : L'employé apparaît à l'étape Gains des employés de la paie en cours, et la cause a été documentée pour les paies futures.

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Paie non équilibrée

Il est possible de recevoir cette erreur lors du calcul d'une paie entre l'étape Gains des employés et l'étape Révision et soumission.

Le libre-service n'est pas offert pour cette erreur. Communiquez avec le Service à la clientèle via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de votre page. Lorsque vous communiquez avec le Service à la clientèle, indiquez le nom de votre groupe de paie, la date de chèque de paie, ainsi que tout texte de message d'erreur ou capture d'écran.

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Faits saillants et exceptions

Cette tuile apparaît à l'étape Révision et soumission de la paie. Si l'une des quatre catégories de cette tuile est hyperliée, sélectionnez le lien pour afficher les employés touchés par cette catégorie. Il s'agit d'un point de vérification important qui vous aide à détecter les erreurs courantes avant de comptabiliser la paie. Consultez l'appoint de pourboire ci-dessous si des employés sont inscrits avec un appoint de pourboire.

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Appoint de pourboire

L'appoint de pourboire est le montant de gains supplémentaire qu'un employé recevant des pourboires doit obtenir pour atteindre le salaire minimum en fonction de ses heures, de son salaire et du montant de ses pourboires actuels. Le système de paie applique automatiquement ce gain pour assurer la conformité et ne peut pas le supprimer à moins que les heures, le salaire ou le montant des pourboires ne soient mis à jour.

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Réviser les rapports de paie

Il ne s'agit pas d'une étape de dépannage, mais il est recommandé de réviser vos rapports de paie avant de comptabiliser chaque paie. Les rapports vous donnent un dernier aperçu de chaque employé, de son taux horaire, de ses gains, de ses retenues et de ses impôts. Vous pouvez également consulter les taxes patronales, les chèques des fournisseurs et le mode de versement des salaires des employés.

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Après avoir exécuté la paie

Rouvrir ou modifier une paie soumise

Important : Toast ne peut pas apporter de modifications à une paie une fois qu'elle a été soumise. Cela inclut les paies qui n'ont pas encore été traitées.

Si vous découvrez une erreur après avoir soumis la paie, vous avez deux options principales :

• Si vous avez oublié par erreur un employé lors d'une exécution de paie, Toast Payroll offre trois options pour le payer. Voir Toast Payroll : Employé oublié ou paie oubliée lors de la paie pour la procédure complète.
• Si un dépôt direct a été envoyé au mauvais compte bancaire, un retour de fonds ou une inversion de virement ACH pourrait être possible.

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Vérifier si la paie a été soumise (Ai-je effectué la comptabilisation?)

Vérifiez que votre paie a été comptabilisée en consultant l'onglet Paies antérieures du tableau de bord du cycle de paie. Si la paie y apparaît, elle a été soumise avec succès.

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Erreurs avec l'intégration QuickBooks en ligne

Toast Payroll et QuickBooks en ligne disposent d'une intégration directe nommée synchronisation de la comptabilité. Pour savoir si vous êtes admissible, consultez Démarrer avec la synchronisation de la comptabilité. Si vous utilisez déjà la synchronisation et avez besoin d'aide pour une erreur spécifique, consultez Obtenir de l'aide avec la synchronisation de la comptabilité.

Les erreurs de synchronisation sont généralement indiquées dans le courriel de suivi ou sur la page Activité comptable dans Toast Web. Dans de nombreux cas, l'erreur implique un code de grand livre non mappé. Le courriel, la page Activité comptable dans Toast Web et l'article Obtenir de l'aide avec la synchronisation de la comptabilité incluent chacun des instructions sur la façon de corriger cela.

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Quand les employés sont payés

Différents scénarios déterminent quand les employés reçoivent leur paie en fonction du moment où la paie a été comptabilisée. Voir Toast Payroll : Obtenez de l'aide avec Quand les employés sont payés pour tous les détails sur les délais.

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La paie était incorrecte (les employés n'ont pas été payés)

Également demandé sous : « les employés n'ont pas été payés », « je n'ai pas reçu de chèque », « la paie a été soumise mais aucun dépôt direct »

Parfois, la paie est soumise pour découvrir une erreur par la suite.

Important : Toast ne peut pas arrêter ou annuler une paie qui a été soumise.

Vous avez quelques options pour corriger une erreur sur une paie soumise. Choisissez la voie qui correspond à votre situation.

Si un employé a été payé en trop ou en moins d'un petit montant et que la prochaine paie est au cours du même trimestre :

• La solution la plus simple est de tenir compte de la différence lors de la prochaine paie. Par exemple, si un employé a été payé 100 $ en trop, vous pouvez créer une tâche de paie pour vous rappeler de retirer manuellement 100 $ de salaire de son prochain chèque de paie.

Si l'erreur ne peut pas être corrigée lors d'une paie future, choisissez l'une des options suivantes :

• Exécutez une paie hors cycle. Remarque : Toast Payroll n'est actuellement pas disponible au Québec. Une version française de ce formulaire sera rendue disponible lorsque le produit sera lancé dans votre région.
• Créez un calcul rapide.
• Effectuez un arrêt de paiement auprès de votre banque.
• Demandez une inversion de virement ACH auprès de votre banque.

Remarque : Les arrêts de paiement et les annulations de virement ACH sont effectués par votre institution financière, et non par Toast Payroll.

Si la paie a été soumise, vous voyez « Paie comptabilisée avec succès », mais les employés n'ont pas été payés (aucun dépôt direct, aucun débit de votre compte bancaire) :

• Il s'agit le plus souvent d'un problème bancaire — par exemple, votre banque a retenu ou rejeté la transaction, ou un compte au dossier est verrouillé. Le libre-service n'est pas disponible pour ce scénario. Communiquez avec le service à la clientèle via la bulle de clavardage bleue dans le coin inférieur droit de toute page de Toast Payroll. Ayez en main les informations énumérées dans Avant de communiquer avec le service à la clientèle.

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Les chèques papier imprimés par Toast ne sont pas arrivés

Lorsque l'option de Livraison de chèques de paie imprimés par Toast est sélectionnée, l'utilisateur principal de la paie reçoit un courriel lorsque la paie est soumise. Ce courriel est généralement reçu la veille de l'arrivée des chèques, car Toast utilise l'expédition le jour suivant. Le courriel comprend un numéro de suivi pour consulter l'état du colis en ligne.

Remarque : Toast Payroll ne garantit pas les informations de suivi ni les dates et heures d'arrivée, car nous utilisons un tiers pour la Livraison des chèques papier.

Tout colis expédié par UPS génère un numéro de suivi qui peut être consulté dans Toast Payroll. Le numéro apparaît à l'étape de révision de la paie vers 19 h. HNC le jour où la paie a été comptabilisée. Sélectionnez le numéro de suivi pour voir plus de détails. Les colis expédiés par FedEx ou par messager à vélo n'affichent pas de numéro de suivi.

Si les chèques ont été livrés mais sont manquants ou ont été perdus en cours de route :

• Un arrêt de paiement ou une annulation de virement ACH doit être initié par votre institution financière. Toast Payroll ne peut pas effectuer d'arrêt de paiement sur des chèques papier.
• Communiquez avec le service à la clientèle via la bulle de clavardage bleue dans le coin inférieur droit afin qu'ils puissent consigner le problème et vous aider à décider s'il faut émettre des chèques de remplacement via un calcul rapide ou une paie hors cycle.

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Foire aux questions

Puis-je ajouter des heures après la soumission de la paie?

Il est impossible d'ajouter des heures à une paie après sa soumission. Pour payer un employé pour des heures manquées, choisissez l'une des trois options dans Toast Payroll : Employé ou paie manquée lors de la paie : effectuez un calcul rapide et payez manuellement, exécutez une paie hors cycle ou ajoutez les heures à la prochaine paie prévue.

Que dois-je faire si un employé a été payé en trop par erreur?

Si un employé a été payé en trop, vous avez quelques options selon le moment. Si la prochaine paie prévue se situe dans le même trimestre, la solution la plus simple consiste à déduire le montant payé en trop de son prochain chèque de paie. Si la prochaine paie se situe dans un trimestre différent, vous pouvez demander un retour ACH auprès de votre banque, effectuer un arrêt de paiement ou exécuter une paie hors cycle pour corriger le dossier. Consultez Rouvrir ou modifier une paie soumise pour obtenir des détails sur chaque option.

Comment savoir si une opération de retour ACH a réussi?

Les opérations de retour ACH sont traitées par votre institution financière, et non par Toast Payroll. Pour confirmer si un retour a réussi, vérifiez auprès de votre banque si la transaction a été annulée. Si le retour a échoué, votre banque vous en informera.

Pourquoi la feuille de temps de mon employé ne s'affiche-t-elle pas dans la paie?

Une feuille de temps qui ne s'affiche pas est le plus souvent causée par une feuille de temps non approuvée, un employé non mappé sur la page Temps, ou un employé récemment désarchivé ou réembauché dont les données n'ont pas encore été synchronisées. Confirmez que l'employé est mappé, que la feuille de temps est approuvée et que tout changement récent de profil a eu le temps de se synchroniser. Si la feuille de temps ne s'affiche toujours pas, communiquez avec le service à la clientèle.

Puis-je annuler ou rouvrir une paie après l'avoir soumise?

Non. Une fois la paie soumise, Toast ne peut pas la rouvrir ni l'annuler, même avant qu'elle ne soit traitée. Pour corriger une erreur, utilisez l'une des options dans Rouvrir ou modifier une paie soumise ou dans La paie était incorrecte.

Pourquoi mes employés salariés n'ont-ils pas reçu le bon montant après que j'ai modifié la fréquence de paie ?

Lorsque vous modifiez la fréquence de paie (par exemple, de bimensuelle à hebdomadaire), le champ des heures salariales sur le profil de chaque employé salarié peut encore refléter l'ancienne fréquence. Mettez à jour le champ des heures pour qu'il corresponde à la nouvelle fréquence — par exemple, 40 heures pour une fréquence hebdomadaire ou 80 heures pour une fréquence bimensuelle — pour chaque employé salarié touché.

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Avant de communiquer avec le service à la clientèle

Si votre problème correspond à l'un des scénarios réservés aux agents ci-dessus (paie non équilibrée, paie soumise mais employés non payés, chèques perdus ou manquants nécessitant un arrêt de paiement, changements de FEIN ou de groupe de paie pour des transferts de propriété), rassemblez d'abord ces informations afin que l'agent du service à la clientèle puisse résoudre votre dossier plus rapidement :

• Le nom du groupe de paie et la date du chèque pour la paie touchée.
• Le texte de tout message d'erreur — copiez le libellé exact ou joignez une capture d'écran.
• Les noms ou les identifiants des employés touchés.
• Votre code d'accès au point de vente (souvent requis pour la vérification).
• Un bref résumé de ce que vous avez déjà tenté.
• Pour les problèmes bancaires, le compte bancaire au dossier et si vous avez déjà communiqué avec votre banque.

Pour joindre le service à la clientèle, sélectionnez la bulle de clavardage bleue dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.

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Articles connexes

• Toast Payroll : Exécuter votre paie
• Toast Payroll : Obtenir de l'aide avec les erreurs de traitement de la paie
• Toast Payroll : Employé oublié ou paie manquante sur la paie
• Toast Payroll : Vérifier que la paie a été soumise
• Toast Payroll : FAQ sur le traitement de la paie et les talons de paie

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.