Toast Payroll : Téléverser un fichier dans la bibliothèque de documents d'un employé

Comment puis-je ajouter un document, un formulaire, un manuel ou un fichier au profil d'un employé ?

La bibliothèque de documents d'un employé agit comme une version numérique de son dossier. Les gestionnaires et les utilisateurs RH+ peuvent stocker des renseignements importants concernant un employé particulier dans sa bibliothèque de documents. Les types de documents peuvent être personnalisés selon les besoins du gestionnaire. Les gestionnaires ont également la possibilité de limiter ce qui est visible pour l'employé.

Les exemples de types de documents incluent les évaluations du rendement, les saisies-arrêts sur salaire, les captures d'écran d'adhésion aux avantages sociaux, les accusés de réception par signature électronique et les captures de ce qui a été rempli lors des étapes de la nouvelle embauche.

1. Accédez au profil de l'employé et sélectionnez Taxes et Documents.
2. À partir de l'onglet Bibliothèque de documents, sélectionnez le bouton Ajouter+.
   
   
3. Sélectionnez le bouton Choisir un fichier et choisissez le fichier souhaité. Ajoutez une Catégorie et sélectionnez Enregistrer pour terminer. Les champs Description et Notes sont tous deux facultatifs.
   
   
   
4. Le fichier sera maintenant stocké dans la bibliothèque de documents. Vous pouvez vérifier si l'employé verra également ce fichier lorsqu'il accèdera à sa bibliothèque de documents. Recherchez une coche verte (il peut le voir) ou un X rouge (il ne peut pas le voir).
5. Si vous souhaitez modifier cette visibilité, consultez la section Rendre ces documents visibles aux employés de Toast Payroll : Téléverser un document pour les nouvelles recrues.
   
   

Dépanner un menu déroulant de catégorie vide

Si le menu déroulant Catégorie est vide lorsque vous tentez de téléverser un fichier, c'est que le rôle de sécurité attribué à cet utilisateur ne comporte aucun type de document. Cela peut se produire avec les rôles de sécurité personnalisés de type Gestionnaire ou RH+.

Pour rendre des types de document accessibles à un rôle de sécurité personnalisé :

1. Accédez à Paramètres > Sécurité > Types de document.
2. Sélectionnez Ajouter+.
3. Ajoutez un nom pour le type de document que vous souhaitez voir apparaître dans le menu déroulant Catégorie.
4. Dans le menu déroulant Rôles, sélectionnez le rôle de sécurité personnalisé, ainsi que tout autre rôle devant y avoir accès.
5. Activez Est actif? à Oui. Activez Est visible par l'employé? uniquement si vous souhaitez que les employés voient les documents de cette catégorie.
6. Sélectionnez Enregistrer, puis répétez l'opération pour chaque type de document nécessaire.

Remarque : Il est possible que l'utilisateur doive se déconnecter et se reconnecter pour que les nouveaux types de documents apparaissent.

Si un type de document apparaît déjà dans la liste Types de documents du client mais est toujours absent du menu déroulant Catégorie, sélectionnez l'icône crayon de modification à côté de celui-ci, assignez-le au rôle de sécurité personnalisé de l'utilisateur, puis sélectionnez Enregistrer.

Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.