Gestion de paie Toast : Télécharger des documents pour les nouvelles recrues

Dans cet article :

• Documents de l'entreprise
• Télécharger des documents de l'entreprise

Regardez comment télécharger un PDF ou créer votre propre documentation requise avec cette vidéo explicative.

Télécharger les documents de l'entreprise

Remarque : Les documents doivent être au format PDF pour être téléchargés sur Toast Payroll. Cependant, vous pouvez choisir de .
 

1. Accédez à Paramètres > Nouvelle recrue > Documentation requise.
2. Sélectionnez Ajouter+ à droite pour commencer.
   
   
   
   
3. Pour télécharger un fichier PDF pour les nouvelles recrues dans le processus d'intégration, définissez le champ Configurable? sur Non.
   
   
   
   
4. Sélectionnez Choisir un fichier et localisez votre PDF. Ajoutez Texte d'aide si vous souhaitez afficher une note aux nouvelles recrues lisant ce document.
5. Une fois téléchargé, choisissez le Paramètres que vous souhaitez utiliser pour ce document.
   1. Nom : Nommez le fichier.
   2. Actif? : Laissez comme Oui
   3. Configurable? : Définir sur Non
   4. Expiration Date : Ne saisissez rien à moins que le document ne soit destiné à expirer.
   5. Les quatre Attribuer champs peuvent être définis lorsque ce document doit uniquement s'afficher à un groupe spécifique de nouvelles recrues. Par exemple, un manuel de l'employé peut différer selon le lieu ou le poste.
      
      
      
      
6. Une fois le document téléchargé et les paramètres configurés, sélectionnez Enregistrer en bas de la page pour terminer le téléchargement et l'appliquer à toutes les nouvelles recrues futures. Une exigence de signature électronique sera automatiquement ajoutée à ce document. Cela sera requis par la nouvelle recrue pendant le processus d'intégration.
   1. Si un employé ne peut pas compléter l'étape Documents dans parce que les documents sont grisés, cela signifie que les identifiants de connexion de l'employé ne sont pas utilisés pour compléter ces étapes. Seul l'employé peut signer ses propres documents d'intégration. Si un rôle de Manager ou de sécurité RH+ consulte le flux de travail de la nouvelle recrue, il apparaîtra grisé et ils ne pourront pas continuer.

Documents dans différentes langues

Si vous souhaitez télécharger un document, mais que vous l'avez dans plus d'une langue, Toast Payroll n'a pas de champ Attribuer pour différentes langues. Cependant, il existe une astuce astucieuse :

1. Suivez les étapes ci-dessus pour .
2. Dans le champ Nom, tapez le nom de votre document suivi de la langue : (English).
3. Complétez toutes les étapes pour télécharger ce document et Enregistrer votre travail 
4. Répétez maintenant ces étapes, en vous assurant d'entrer la langue dans le titre et de télécharger le document dans cette langue. Cela vous aidera à garder une trace de ce qui est quoi.
5. Vous êtes prêt pour votre prochaine nouvelle embauche. Une fois que vous arrivez à l'étape Documents du , assurez-vous que seul le document dans la langue appropriée est coché. Par exemple, si vous souhaitez envoyer le Manuel de l'employé espagnol à une nouvelle embauche qui préfère l'espagnol, désélectionnez la version anglaise.
   
   

Créez vos propres documents

Le même module pour télécharger des documents peut également être utilisé pour créer des documents personnalisés. Les nouveaux employés verront et signeront ces documents lors de leur intégration dans Toast Payroll.
 

1. Accédez à Paramètres > Nouvelle recrue > Documentation requise.
2. Sélectionnez Ajouter+ à droite pour commencer.
   
   
   
   
3. Vous utiliserez l'éditeur de texte pour personnaliser un document à partir de zéro. Les boutons bleus en haut peuvent être utilisés comme espaces réservés que Toast remplira automatiquement en fonction des informations spécifiques de l'employé. Par exemple, si vous avez commencé le document par "Bonjour" et sélectionné le bouton Prénom, le document apparaîtrait comme "Bonjour Bridget" si une nouvelle recrue nommée Bridget le consultait. De nouveaux champs ou champs personnalisés ne peuvent pas être ajoutés pour le moment.
   
   
   
   
4. Une fois que vous avez terminé de créer votre document, choisissez le Paramètres que vous souhaitez utiliser pour ce document.
   1. Nom : Nommez le fichier.
   2. Actif? : Réglez ceci sur Oui s'il doit faire partie de l'expérience d'intégration des nouvelles recrues.
   3. Configurable? : Laissez comme Oui.
   4. Expiration Date : Ne saisissez rien à moins que le document ne soit destiné à expirer.
   5. Les quatre champs Attribuer peuvent être définis lorsque ce document ne doit s'afficher qu'à un groupe spécifique de nouvelles recrues. Par exemple, le manuel de l'employé peut différer selon l'emplacement ou le poste.
      
      
      
      
5. Enfin, vous souhaiterez peut-être ajouter une exigence pour une signature électronique de la nouvelle recrue. Si c'est le cas, sélectionnez Ajouter+ sous la section de l'éditeur de texte et sélectionnez Signature électronique. Ajouter une déclaration d'attestation est facultatif.
   
   
   
   
6. Une fois que tout est complet, sélectionnez Enregistrer dans le coin inférieur droit de la page.

Exiger une signature électronique sur les documents

1. Accédez à Paramètres > Nouvelle embauche > Documentation requise.
2. Sélectionnez le crayon d'édition jaune pour le document souhaité.
3. Confirmez qu'il s'agit d'un document configurable en vérifiant le paramètre dans la boîte orange ci-dessous. Les documents non configurables (marqués Non ici) nécessitent une signature par défaut.
4. Sélectionnez Ajouter+ à gauche en dessous de la Section de texte.
   
   
   
   
5. Choisissez Signature électronique dans le menu déroulant, puis sélectionnez Ajouter +.
6. La fonction de signature électronique est maintenant visible et attachée à ce document. Vous pouvez souhaiter entrer une note dans la Déclaration d'attestation zone de texte, mais cela est optionnel.
   
   
   
   
7. Sélectionnez Enregistrer en bas de la page pour terminer.

Rendre ces documents visibles aux employés

Pour permettre à vos employés d'ouvrir et de consulter les documents de l'entreprise pour une utilisation ultérieure, un utilisateur RH+ doit activer ce paramètre. C'est un paramètre à l'échelle de l'entreprise et il s'applique rétroactivement.
 

1. Accédez à Paramètres > Sécurité > Types de documents. 
2. Sélectionnez la deuxième page sous Types de documents système.
   
   
   
   
3. Sous Types de documents système et à côté de Attribution de documents de nouvelle embauche, sélectionnez le crayon d'édition jaune.
4. Changez le paramètre Visible pour l'employé en Oui. Sélectionnez Enregistrer pour terminer. Tous les documents que tout employé a reçus lors de l'intégration des nouvelles recrues seront désormais accessibles dans le profil de l'employé sous Taxes & Documents > Bibliothèque de documents.
   
   

Supprimer les documents de l'entreprise pour des employés individuels

Vous pouvez supprimer un document pour un employé individuel lors de l'étape Documents de la du processus d'embauche. Sélectionnez le icône de poubelle à côté du document approprié pour le supprimer (voir l'article lié). Cet employé nouvellement embauché ne verra pas ce document pendant sa de l'intégration des nouveaux employés. Si vous souhaitez désactiver définitivement un document de l'entreprise dans le système, accédez à Paramètres > Nouvel Embauché > Documentation requise. Sélectionnez le icône de poubelle à côté du document approprié. Gardez à l'esprit qu'un document ne peut pas être complètement supprimé afin de conserver des dossiers historiques. Toast recommande de renommer tous les documents inactifs pour refléter cet état, comme "INACTIF - Manuel de l'entreprise 2021."

Ressources supplémentaires

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.