Toast Payroll : Téléverser des documents pour les nouvelles recrues

Dans cet article :

• Documents d'entreprise
• Téléverser des documents d'entreprise
  • Téléverser des documents ponctuels (PDF) pour des employés individuels
  • Documents dans différentes langues
• Créer vos propres documents
• Exiger une signature électronique sur les documents
• Rendre ces documents visibles aux employés
• Supprimer des documents d'entreprise pour des employés individuels
• Ressources supplémentaires

Voyez comment téléverser un PDF ou créer votre propre documentation requise grâce à cette vidéo explicative.

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Téléverser des documents d'entreprise

Remarque : Les documents doivent être au format PDF pour pouvoir être téléversés. Cependant, vous pouvez choisir de convertir votre fichier en PDF.

1. Dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Nouvelle recrue > Documentation requise.
   1. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
2. Sélectionnez Ajouter+ à droite pour commencer.
   
   
   
   
3. Afin de téléverser un fichier PDF pour les nouvelles recrues dans le processus d'intégration, réglez le champ Configurable? sur Non.
   
   
   
   
4. Sélectionnez Choisir un fichier et localisez votre PDF. Ajoutez du Texte d'aide si vous souhaitez afficher une note aux nouvelles recrues qui lisent ce document.
5. Une fois téléversé, choisissez les Paramètres que vous souhaitez utiliser pour ce document.
   1. Nom : Nommez le fichier.
   2. Actif? : Laisser à Oui
   3. Configurable ? : Régler à Non
   4. Dated'expiration : Ne rien inscrire à moins que le document ne soit destiné à expirer.
   5. Les quatre champs Assigner peuvent être définis lorsque ce document ne doit s'afficher que pour un groupe spécifique de nouvelles recrues. Par exemple, un manuel de l'employé peut différer selon l'emplacement ou le poste.
      
      
      
      
6. Une fois le document téléversé et les paramètres configurés, sélectionnez Enregistrer au bas de la page pour terminer le téléversement et l'appliquer à toutes les futures nouvelles recrues. Une exigence de signature électronique sera automatiquement ajoutée à ce document. Cela sera exigé de la part de la nouvelle recrue durant le processus d'intégration
   1. Si un employé est incapable de terminer l'étape Documents dans son flux de travail de nouvelle recrue parce que les documents sont grisés, cela signifie que les identifiants de connexion de l'employé ne sont pas utilisés pour effectuer ces étapes. Seul l'employé peut signer ses propres documents d'intégration. Si un gestionnaire ou une personne ayant un rôle de sécurité RH+ consulte le flux de travail de la nouvelle recrue, celui-ci apparaîtra grisé et ils seront incapables de poursuivre.

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Documents dans différentes langues

Si vous souhaitez téléverser un document, mais que vous l'avez dans plus d'une langue, Toast Payroll ne possède pas de champ Assigner pour les différentes langues. Toutefois, il existe une solution de contournement astucieuse :

1. Suivez les étapes ci-dessus pour téléverser un nouveau document.
2. Dans le champ Nom, saisissez le nom de votre document suivi de la langue : (English).
3. Terminez toutes les étapes pour téléverser ce document et Enregistrer votre travail.
4. Répétez maintenant ces étapes, en vous assurant d'inscrire la langue dans le titre et de téléverser le document dans cette langue. Cela vous aidera à faire le suivi de chacun d'eux.
5. Vous êtes prêt pour votre prochaine nouvelle recrue. Une fois rendu à l'étape Documents du processus d'embauche de l'employeur, assurez-vous que seul le document dans la langue appropriée est coché. Par exemple, si vous souhaitez envoyer le manuel de l'employé en espagnol à une nouvelle recrue qui préfère l'espagnol, désélectionnez la version anglaise.
   
   

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Créez vos propres documents

Le même module décrit ci-dessus pour téléverser des documents peut également être utilisé pour créer des documents personnalisés. Les nouveaux employés verront et signeront ces documents lors de leur intégration dans Toast Payroll.

1. Dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Nouvelle recrue > Documentation requise.
   1. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
2. Sélectionnez Ajouter+ à droite pour commencer.
   
   
   
   
3. Vous utiliserez l'éditeur de texte pour personnaliser un document à partir de zéro. Les boutons bleus en haut peuvent être utilisés comme espaces réservés que Toast remplira automatiquement en fonction des informations spécifiques de l'employé. Par exemple, si vous avez commencé le document par « Bonjour » et sélectionné le boutonPrénom, le document apparaîtrait comme « Bonjour Bridget » si une nouvelle employée nommée Bridget le consultait. Aucun champ nouveau ou personnalisé ne peut être ajouté pour le moment.
   
   
   
   
4. Une fois que vous avez terminé de créer votre document, choisissez lesParamètresque vous souhaitez utiliser pour ce document.
   1. Nom : Nommez le fichier.
   2. Actif? : Réglez ceci sur Oui s'il doit faire partie de l'expérience d'intégration des nouveaux employés.
   3. Configurable ? : Laissez sur Oui.
   4. Dated'expiration : Ne rien inscrire à moins que le document ne soit destiné à expirer.
   5. Les quatre champs Assigner peuvent être définis lorsque ce document ne doit s'afficher que pour un groupe spécifique de nouvelles recrues. Par exemple, le manuel de l'employé peut différer selon l'emplacement ou le poste.
      
      
      
      
5. Enfin, vous pourriez vouloir ajouter une exigence de signature électronique de la part du nouvel employé. Si c'est le cas, sélectionnezAjouter+sous la section de l'éditeur de texte et sélectionnezSignature électronique. L'ajout d'une déclaration d'attestation est facultatif.
   
   
   
   
6. Une fois que tout est terminé, sélectionnez Enregistrer dans le coin inférieur droit de la page.

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Exiger une signature électronique sur les documents

1. Dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Nouvelle recrue > Documentation requise.
   1. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
2. Sélectionnez le crayon de modification jaune pour le document visé.
3. Confirmez qu'il s'agit d'un document configurable en vérifiant le paramètre dans la case orange ci-dessous. Les documents non configurables (marqués Non ici) exigent une signature par défaut.
4. Sélectionnez Ajouter + à gauche sous la Section Texte.
   
   
   
   
5. Choisissez Signature électronique dans le menu déroulant, puis sélectionnez Ajouter +.
6. La fonctionnalité de signature électronique est maintenant visible et jointe à ce document. Vous pouvez ajouter une note dans la zone de texte Déclaration d'attestation, mais cela est facultatif.
   
   
   
   
7. Sélectionnez Enregistrer au bas de la page pour terminer.

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Rendre ces documents visibles aux employés

Afin de permettre à vos employés d'ouvrir et de consulter les documents de l'entreprise pour une utilisation ultérieure, un utilisateur RH+ doit activer ce paramètre. Il s'agit d'un paramètre à l'échelle de l'entreprise et il s'applique rétroactivement.

1. Dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Sécurité > Types de documents.
   
   1. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
2. Sélectionnez la deuxième page sous Types de documents système.
   
   
   
   
3. Sous Types de documents système et à côté de Affectation des documents de nouvelle embauche, sélectionnez le crayon de modification jaune.
4. Modifiez le paramètre Est visible par l'employé à Oui. Sélectionnez Enregistrer pour terminer. Tous les documents que n'importe quel employé a reçus lors de l'intégration d'une nouvelle embauche seront désormais accessibles dans le profil de l'employé sous Taxes et documents > Bibliothèque de documents.
   
   

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Supprimer des documents d'entreprise pour des employés individuels

Vous pouvez supprimer un document pour un employé individuel pendant l'étape Documents de la partie employeur du processus d'embauche. Sélectionnez l'icône de corbeille à côté du document approprié pour le supprimer (consultez l'article lié). Ce nouvel employé ne verra pas ce document pendant sa partie employé de l'intégration des nouveaux employés. Si vous souhaitez désactiver de façon permanente un document d'entreprise du système, accédez à Paramètres > Nouveau recrutement > Documentation requise. (Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.) Sélectionnez l'icône de corbeille à côté du document approprié. Gardez à l'esprit qu'un document ne peut pas être entièrement supprimé afin de conserver les dossiers historiques. Toast recommande de renommer tout document inactif pour refléter cet état, par exemple « INACTIF - Manuel de l'employé 2021 ».

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Ressources supplémentaires

Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.