Gestion de paie Toast : Gérer les calendriers de paie

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Correction rapide : Modifier une date de chèque, une fréquence de paiement ou une période de paie
• Ce qu’inclut un calendrier de paie
• Examiner vos calendriers de paie
• Si vous devez modifier une date de chèque ou de paiement
• Si vous devez modifier votre fréquence de paie
• Si vous devez quart ou modifier une période de paie
• Si un jour férié tombe à la date de votre chèque ou à une date proche
• Si vous avez besoin d’une paie supplémentaire en dehors de votre calendrier
• Foire aux questions
• Articles connexes

Avant de commencer

S’applique à : Gestion de paie Toast

Autorisations nécessaires :

• Accès au compte Gestion de paie Toast qui exécute la paie
• Rôle utilisateur RH+ pour afficher les rapports de paie dans Rapports > Norme

Ce que vous accomplirez : Passez en revue votre calendrier de paie existant, comprenez la signification de chaque date et identifiez la prochaine étape à suivre lorsque vous devez modifier une date de chèque, une fréquence de paie ou une période de paie.

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Correction rapide : Modifier une date de chèque, une fréquence de paiement ou une période de paie

Trouvez la ligne qui correspond à ce que vous essayez de faire. Les modifications apportées à une date de chèque, à une fréquence de paie ou à une période de paie influent sur la façon et le moment où vos employés sont payés. La Gestion de paie Toast examine donc ces modifications avec vous avant qu’elles n’entrent en vigueur.

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Ce qu’inclut un calendrier de paie

Un calendrier de paie (aussi appelé cycle de paie) est la façon dont Gestion de paie Toast planifie et paie vos employés selon la fréquence de chèque choisie par votre entreprise : chaque semaine, aux deux semaines, chaque semestre ou chaque mois. Lorsque vous vous joignez à Gestion de paie Toast, les calendriers sont créés deux ans plus tard et doivent être configurés avant de traiter la paie. Un cycle de paie doit être traité pour que vos employés soient payés. Pour des instructions sur le traitement, consultez Gestion de paie Toast : Traitez votre paie.

Chaque calendrier de paie comprend les renseignements suivants :

• Numéro d’identification fédéral de l’employeur (FEIN) : Le numéro que l’IRS attribue pour identifier votre entreprise en tant qu’entité unique.
• Date du chèque : Également appelée date de paie, il s’agit de la date à laquelle les fonds atteignent les comptes bancaires des employés et où les employés sont payés.
• Date de débit : La date à laquelle Gestion de paie Toast débite votre compte bancaire. Cette date ne peut pas tomber un samedi, un dimanche ou un jour férié bancaire fédéral, et elle tombe généralement un jour avant la date de votre chèque.
• Date de paie : Également appelée date du processus, il s’agit de la date à laquelle l’administrateur de paie exécute la paie.
• Date de début et de fin de la période de paie : Le premier et le dernier jour travaillaient pour la paie. C’est aussi ce qu’on appelle la période des feuilles de temps.
• Fréquence de vérification : La fréquence de paie liée au calendrier. Il s’agit généralement de votre fréquence par défaut — par exemple, un calendrier aux deux semaines utilise une fréquence d’addition aux deux semaines.
• Groupe de paie : Le groupe de paie lié au calendrier. Différents groupes de paie peuvent apparaître selon le FEIN que vous sélectionnez.
• Informations sur le compte bancaire : Remplit automatiquement selon le groupe de paie que vous sélectionnez.

Remarque : La date de votre chèque, la date de débit et la date d’échéance sont trois dates différentes. La date du chèque correspond au moment où les employés sont payés. La date de débit correspond au moment où Toast retire des fonds de votre compte bancaire. La date d’échéance est le moment où vous devez soumettre la paie afin qu’elle soit traitée à temps. Pour savoir comment le délai de soumission influence la paie, consultez Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour savoir quand les employés sont payés.

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Examiner vos calendriers de paie

Pour voir vos périodes de paie à venir, les dates des chèques et les dates d’échéance, exécutez le rapport sur le calendrier de paie.

1. Dans Gestion de paie Toast, allez à Rapports > Standard.
2. Utilisez la barre de recherche pour repérer le rapport de calendrier de paie, puis sélectionnez l’icône flèche bleue.
3. Sélectionnez votre ou vos groupes de paie et la date de l’addition, puis sélectionnez Faire la file d’attente. Le fait de laisser le champ Date de l’addition vide inclut toutes les dates de l’addition.
4. Sur la page Messagerie de documents, attendez la génération de votre rapport. La page est actualisée toutes les 30 secondes. Lorsque le rapport est prêt, sélectionnez Télécharger pour exporter un fichier CSV que vous pouvez ouvrir dans Microsoft Excel ou Google Sheets.

Résultat attendu : Vous avez téléchargé un rapport indiquant chaque période de paie, la date du chèque, la date de débit et la date d’échéance pour les groupes de paie et les dates de chèque que vous avez sélectionnés.

Pour plus d’informations sur le messager documentaire, consultez Gestion de paie Toast : Courrier de documents.

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Si vous devez modifier une date de chèque ou de paiement

Si vous devez modifier la date du chèque (date de paie) sur une prochaine paie — par exemple, pour déplacer une date de paie plus tôt ou plus tard — contactez le service à la clientèle de Toast. Une date de chèque détermine votre date d’échéance et votre date de débit; cette modification est donc effectuée dans votre calendrier de paie plutôt que pendant un seul cycle de paie.

Pour joindre le service à la clientèle, sélectionnez le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

Résultat attendu : Vous avez soumis votre demande de changement de date de chèque au service à la clientèle, qui confirmera la date mise à jour avec vous.

Remarque : Un changement à une date de chèque peut avoir une incidence sur votre date d’échéance et votre date de débit pour cette période de paie. Après la modification, exécutez le rapport de calendrier de paie pour confirmer les nouvelles dates.

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Si vous devez modifier votre fréquence de paie

Si vous devez modifier votre fréquence de paie — par exemple, en passant d’une fréquence hebdomadaire à une fréquence bihebdomadaire — contactez le service à la clientèle de Toast. La fréquence des chèques (également appelée fréquence de paie) est définie au niveau du groupe de paie et ne peut pas être définie pour un employé individuel ni modifiée pendant un cycle de paie. Pour une description de chaque fréquence, consultez Gestion de paie Toast : Vérifiez les fréquences des additions.

Pour joindre le service à la clientèle, sélectionnez le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

Résultat attendu : Vous avez soumis votre demande de modification de fréquence de paie au service à la clientèle, qui confirmera le changement et la prochaine période de paie concernée avec vous.

Remarque : La modification de votre fréquence de paie modifie également vos dates de période de paie à l’avenir. Les postes des employés doivent correspondre à la nouvelle fréquence d’addition, sinon les heures risquent de ne pas être intégrées à la bonne paie. Après la modification, exécutez le rapport de calendrier de paie pour confirmer votre nouvel horaire.

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Si vous devez quart ou modifier une période de paie

Si vous devez décaler les dates de votre période de paie ou changer le jour où commence votre semaine de travail — par exemple, en déplaçant votre semaine du mardi au mardi — contactez le service à la clientèle de Toast. Les dates de début et de fin de la période de paie sont liées à votre calendrier de paie et au début de votre semaine de travail, de sorte que leur quart est traité dans le calendrier.

Pour joindre le service à la clientèle, sélectionnez le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

Résultat attendu : Vous avez soumis votre demande de modification de période de paie au service à la clientèle, qui confirmera les dates de période mises à jour avec vous.

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Si un jour férié tombe à la date de votre chèque ou à une date proche

Si la date de votre chèque ou de votre débit tombe un week-end ou un jour férié bancaire fédéral, vos dates sont décalées, car la date de débit ne peut pas tomber un samedi, un dimanche ou un jour férié bancaire fédéral. Lorsqu’un jour férié approche la date de votre chèque, vous devrez peut-être soumettre la paie plus tôt afin que les employés soient payés à temps. Pour voir quels jours fériés affectent vos dates et comment les planifier, consultez Gestion de paie Toast : Gérez les jours fériés bancaires fédéraux.

Si vous souhaitez déplacer la date d’un chèque plus tôt afin que les employés soient payés avant un jour férié, contactez le service à la clientèle de Toast à l’aide du point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

Résultat attendu : Vous comprenez comment un jour férié déplace les dates de chèque et de débit, et vous savez si vous devez soumettre votre chèque plus tôt ou demander un changement de date.

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Si vous avez besoin d’une paie supplémentaire en dehors de votre calendrier

Si vous avez besoin d’une paie supplémentaire distincte de votre cycle de paie normal - par exemple, pour payer un employé manqué ou émettre un chèque unique - il s’agit d’une paie hors cycle. Un cycle hors cycle s’exécute en dehors de votre calendrier Ordinaire et ne modifie pas vos périodes de paie prévues. Pour les étapes de configuration, consultez Gestion de paie Toast : Configurer et configurer les paies hors cycle.

Si un employé ou ses heures ont été manquées sur une paie que vous avez déjà soumise, consultez Gestion de paie Toast : Employé manqué ou salaire manqué sur la paie.

Résultat attendu : Vous savez si vous avez besoin d’une paie hors cycle et où en configurer une.

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Foire aux questions

Comment puis-je modifier la date de mon chèque ou de ma paie?

Pour modifier la date de votre chèque ou de votre paie, contactez le service à la clientèle de Toast en utilisant le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast. Les dates de chèque sont définies dans votre calendrier de paie, et non lors d’un cycle de paie individuel, car la date du chèque détermine également votre date d’échéance et votre date de débit. Après la modification, exécutez le rapport de calendrier de paie à partir de Rapports > Norme pour confirmer vos nouvelles dates.

Aussi demandé comme :

• Comment puis-je mettre à jour mes dates de calendrier de paie?
• Puis-je modifier la date du chèque sur cette paie?
• Comment déplacer ma date de paie?

Puis-je modifier ma fréquence de paie de la semaine à la deux semaines?

Vous pouvez modifier votre fréquence de paie de la semaine aux deux semaines en contactant le service à la clientèle de Toast. La fréquence des chèques est définie au niveau du groupe de paie et ne peut pas être modifiée pendant un traitement de paie. La modification met également à jour vos dates de période de paie à l’avenir, et vos postes d’employés doivent correspondre à la nouvelle fréquence. Pour une description de chaque fréquence, consultez Gestion de paie Toast : Vérifiez les fréquences des additions.

Aussi demandé comme :

• Puis-je passer mon cycle de paie aux deux semaines?
• Comment modifier la fréquence d’exécution de la paie?
• Puis-je modifier mon calendrier de paie à partir de la semaine?

Comment puis-je voir toutes mes périodes de paie à venir et les dates de mes chèques?

Pour voir toutes vos périodes de paie à venir et les dates de vos chèques, exécutez le rapport Calendrier de paie à partir de Rapports > Norme dans Gestion de la paie de Toast. Sélectionnez votre groupe de paie, laissez le champ Date du chèque vide pour inclure toutes les dates, puis sélectionnez Faire la file d’attente. Le rapport est téléchargé au format CSV pour indiquer chaque période de paie, date du chèque, date du débit et date d’échéance.

Aussi demandé comme :

• Comment puis-je obtenir un calendrier de toutes les périodes de paie à venir?
• Où puis-je voir mon calendrier de paie?
• Comment puis-je voir mes cycles de paie?

Pourquoi la date de mon chèque est-elle différente de la date de débit?

La date de votre chèque est différente de votre date de débit, car ils marquent deux événements différents. La date du chèque correspond au moment où les fonds atteignent vos employés. La date de débit correspond au moment où Gestion de paie Toast retire des fonds de votre compte bancaire, et tombe généralement un jour avant la date de votre chèque. La date de débit ne peut pas tomber un samedi, un dimanche ou un jour férié bancaire fédéral. Pour connaître le moment du débit complet, consultez Gestion de paie Toast : Gérez les calendriers de débit et de retrait.

Aussi demandé comme :

• Quelle est la différence entre la date de mon chèque et la date de débit?
• Quand Toast sort-il l’argent pour la paie?
• Pourquoi la paie est-elle prélevée avant la date de paie?

Que deviennent mes dates de paie autour d’un jour férié fédéral?

Autour d’un jour férié fédéral, vos dates de paie peuvent être décalées, car la date de débit ne peut pas tomber une fin de semaine ou un jour férié bancaire fédéral. Vous devrez peut-être soumettre la paie plus tôt que d’habitude afin que les employés soient payés à temps. Pour savoir quels jours fériés affectent la paie et comment les planifier, consultez Gestion de paie Toast : Gérez les jours fériés bancaires fédéraux.

Aussi demandé comme :

• Comment les jours fériés affectent-ils la date de mon chèque?
• Mes employés seront-ils payés avant le jour férié?
• Dois-je traiter la paie plus tôt pour un jour férié?

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Articles connexes

• Gestion de paie Toast : Vérifier les fréquences de vérification
• Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour savoir quand les employés sont payés
• Gestion de paie Toast : Gérer les calendriers de débit et de retrait
• Gestion de paie Toast : Gérer les jours fériés bancaires fédéraux
• Gestion de paie Toast : Configurer et configurer les paies hors cycle

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