Vente au détail de Toast : Importer des factures

Dans cet article :

• Aperçu de l'importation de factures
• Téléversez votre facture dans Vente au détail de Toast
• Numérisation de factures par IA
  • Étape 1
  • Étape 2
  • Étape 3
  • Étape 4
  • Étape 5
• Ingestion (importation) de factures par courriel
• Ressources supplémentaires

Vente au détail de Toast : Aperçu de l'importation de factures

La fonctionnalité d'importation de factures pour Vente au détail de Toast simplifie la gestion des factures en vous permettant de téléverser vos fichiers de factures directement dans Toast Web. Cela réduit la saisie manuelle de données et les erreurs, et assure l'exactitude des stocks et des dossiers financiers.

Bien que Vente au détail de Toast dispose de modèles d'importation pour des fournisseurs spécifiques (actuellement UNFI, Kehe et Hackney), vous pouvez importer des factures de n'importe quel fournisseur en utilisant un modèle générique.

• Les formats de fichier pris en charge incluent CSV et Excel (.xlsx).
• Assurez-vous que votre fichier comprend des en-têtes de colonne clairs pour ces champs obligatoires :
  
  • ID d'article du fournisseur
  • Nom de l'article
  • Quantité de l'article
• L'outil d'importation de factures reconnaîtra également les en-têtes de colonne suivants :
  
  • Unité de réception
  • Qté/unité de réception
  • Coût net de l'unité de réception
  • Coût total
  • Barcode
  • PLU
  • Prix (vente au détail)

Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger et utiliser ce modèle Excel pour l'importation de votre facture : Modèle de facture Vente au détail de Toast.

Lorsque vous importez une facture, Vente au détail de Toast traitera le fichier et le validera par rapport à votre bibliothèque d'articles dans Toast. Le système tentera de faire correspondre les articles de la facture par ID d'article du fournisseur, mais recherchera également des correspondances secondaires en utilisant une correspondance exacte de code-barres, ou des correspondances partielles d'ID d'article du fournisseur/code-barres (sans zéros non significatifs ni chiffres de contrôle). S'il y a des articles non appariés ou d'autres problèmes potentiels, vous aurez l'occasion de les examiner et de les résoudre avant de finaliser votre importation.

Haut de page

Téléversez votre facture dans Vente au détail de Toast

Pour téléverser votre facture dans Vente au détail de Toast, suivez ces étapes :

1. Dans Toast Web, accédez à Vente au détail de Toast > Achats > Achats et réception.
2. Sélectionnez Réception par facture.
3. Entrez votre fournisseur.
4. Sélectionnez Importer un fichier, puis sélectionnez Suivant dans la fenêtre contextuelle d'importation de facture.
   
   • Si un modèle de fournisseur spécifique est disponible pour le fournisseur sélectionné, vous verrez l'option de l'utiliser. Si vous rencontrez des problèmes lors de l'utilisation du modèle avec votre facture, vous pouvez toujours désactiver le modèle et utiliser un modèle générique à la place.
     
      
     
     
5. Faites glisser et déposez le fichier que vous souhaitez importer au milieu de l'écran, ou cliquez au milieu de l'écran pour afficher le sélecteur de fichier de votre ordinateur.
6. Examinez vos mappages de colonnes. Toast tentera de mapper automatiquement les colonnes de votre facture aux colonnes du modèle, mais si certaines colonnes ne sont pas mappées, vous pouvez utiliser le menu déroulant pour sélectionner la correspondance appropriée. Vous pouvez également utiliser l'icône de corbeille pour exclure une colonne de votre importation. En cas de problème avec votre fichier d'importation, un message s'affichera avec des détails supplémentaires. Sélectionnez Suivant lorsque vous avez terminé.
   
    
   
   
7. Vente au détail de Toast fera correspondre les articles entrants à votre bibliothèque d'articles.
   
   
    
   Tous les articles non appariés seront affichés en haut de la page de création de facture.
   
   • Si une correspondance suggérée est disponible (par exemple, pour des articles qui sont déjà dans votre bibliothèque d'articles mais qui n'ont pas encore été achetés auprès de ce fournisseur), Toast affichera les informations sur l'article. Sélectionnez Confirmer la correspondance si la correspondance suggérée est correcte.
   • Si aucune correspondance suggérée n'est affichée mais qu'un article non apparié devrait être lié à un article existant dans votre bibliothèque d'articles, sélectionnez l'icône de maillon de chaîne à côté du nom de l'article. Une fenêtre contextuelle apparaîtra où vous pourrez rechercher l'article correspondant par nom, PLU ou code-barres pour sélectionner une correspondance manuelle.
   • De nouveaux articles peuvent également être créés rapidement à partir de ce flux de travail avant la réception en utilisant les détails de votre facture. Sélectionnez l'icône plus (+) à côté du nom de l'article. Confirmez les détails de l'article dans la fenêtre contextuelle, puis sélectionnez Créer l'article.
8. Examinez et ajustez les quantités ou les coûts des articles correspondants au besoin. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez sélectionner Enregistrer comme brouillon ou Marquer comme reçu.

Remarque :

• Les articles marqués comme indisponibles ou en rupture de stock (quantité = 0) ne seront pas importés.
• Les prix de vente au détail ne sont pas mis à jour à partir des factures. Ces valeurs proviennent de la bibliothèque d'articles existante et peuvent être ajustées manuellement.

Haut de page

Numérisation de factures par IA pour Vente au détail de Toast

Autorisations requises :

• 4.5 Modification complète du menu

Étape 1 : Téléverser une facture

Suivez les étapes ci-dessous pour téléverser une facture à l'aide de la numérisation par IA. Vous pouvez choisir parmi les méthodes de téléversement suivantes :

• Toast Web
• Toast Now (appareil mobile)

Option 1 : Téléverser vers Toast Web

1. Téléversez ou numérisez votre facture
   
   1. Dans Toast Web, accédez à Vente au détail de Toast > Achats et réception.
      
      
      
      
      
      
   2. Sélectionnez Suivant pour lancer l'analyse. Remarque : L'analyse peut prendre jusqu'à 2 minutes.

Option 2 : Téléverser depuis votre appareil mobile dans l'application Toast Now

1. Ouvrez Vente au détail de Toast dans l'application Toast Now sur votre appareil mobile.
2. Appuyez sur Ajouter une facture et autorisez l'accès à l'appareil photo.
3. Prenez une photo nette de votre facture (vous pouvez ajouter plusieurs pages).
4. Appuyez sur Soumettre — votre facture sera téléversée et l'analyse commencera.

Attendez que l'analyse soit terminée

• Une fois le traitement terminé, la facture affichera le statut « Analyse terminée ».

Haut de page

Étape 2 : Examiner les détails extraits

Vérifiez les informations extraites de votre facture pour en assurer l'exactitude.

1. Une copie numérique de votre facture originale sur la gauche. Les articles extraits sur la droite.
2. Apportez les modifications nécessaires
   1. Survolez chaque champ pour mettre en évidence son emplacement sur la facture. Mettez à jour les détails incorrects ou manquants. Cela peut être nécessaire si certaines parties de la facture étaient illisibles, coupées ou obstruées.
   2. Après avoir confirmé les détails numérisés :
      
      1. Sélectionnez Suivant pour passer à l’écran familier de création de facture.
      2. Toast remplira automatiquement.Remarque : Si un élément ne se remplit pas automatiquement, vous pouvez l’ajuster manuellement ici :
         
         1. Détails du fournisseur
         2. Numéro de facture
         3. Noms des articles, quantités et coûts

Étape 3 : Créer et réviser la facture dans Toast

Après avoir confirmé les détails numérisés :

1. Sélectionnez Suivant pour passer à l’écran familier de création de facture.
2. Toast remplira automatiquement :
   
   1. Détails du fournisseur
   2. Numéro de facture
   3. Noms des articles, quantités et coût
      
      Remarque : Si un élément ne se remplit pas automatiquement, vous pouvez l’ajuster manuellement ici.

Étape 4 : Associer ou ajouter vos articles

Le système utilisera l’IA pour reconnaître et classer les articles.

1. Si un article existe déjà dans votre inventaire, Toast suggérera une correspondance. Sélectionnez lacoche de confirmation pour confirmer la correspondance.
   
    
   
   
2. Si un article est nouveau, sélectionnez l'icône + à côté du nom de l'article pour le créer.
   
    
   
   
3. Remplissez les détails manquants comme le coût, la catégorie ou le prix de vente.
4. Utilisez Tout ajouter pour créer en bloc plusieurs nouveaux articles.
   
   Remarque : Les premières numérisations peuvent nécessiter l'ajout de plusieurs nouveaux articles. Au fil du temps, Toast « apprend » votre catalogue et la mise en correspondance devient plus rapide. 
   
   
5. Enregistrer et lier les articles
   1. Les détails finaux sont enregistrés en tant qu'article de fournisseur, qui peut être lié à un produit dans Toast. Cela permet de simplifier la réception future en améliorant la rapidité et la précision lors de la mise à jour de l'inventaire.

Étape 5 : Recevez votre facture

Une fois que vous avez vérifié toutes les informations téléchargées et/ou effectué les modifications nécessaires :

1. Examinez vos articles mis en correspondance et nouvellement ajoutés. Sélectionnez Enregistrer en haut de la page pour enregistrer votre brouillon de facture.
2. (Facultatif) Marquez tout article non vendable (comme les produits de nettoyage) comme Exclure — Toast s'en souviendra la prochaine fois pour ce fournisseur.
3. Sélectionnez Marquer comme reçu pour faire passer la facture de l'état Brouillon à Reçu. Cela mettra à jour le décompte de l'inventaire disponible pour les articles de votre bibliothèque d'articles.

Limites de la numérisation de facture par IA

• Numérisation de factures seulement : Vous pouvez numériser des factures, mais vous ne pouvez pas les appliquer aux bons de commande (BC) pour le moment.
• Expérience mobile : Vous pouvez capturer des factures sur mobile via Toast Web et Toast Now Retail et continuer à les recevoir, mais l'expérience de révision est optimale sur ordinateur en raison des tableaux détaillés et de la visualisation des images.

Haut de page

Ingestion de factures (importation) par courriel

L'ingestion de factures par courriel permet de recevoir les factures directement via une adresse courriel dédiée à l'établissement, éliminant les téléchargements manuels et simplifiant le traitement des factures.

Avantages :

• Élimine les téléchargements manuels de factures
• Prend en charge la Livraison directe par courriel du fournisseur
• Fonctionne avec les flux de travail de numérisation vers courriel
• Offre une visibilité sur les courriels reçus et les pièces jointes traitées
• Simplifie la réception des factures pour les opérations commerciales réparties

1. Dans Toast Web, accédez à Détail > Paramètres > Importation par courriel.
2. Sous Activité courriel, basculez l'adresse courriel de facture sur Activer.
3. Entrez un nom de courriel unique. Ce nom, combiné au domaine Toast, forme une adresse courriel de facture unique pour cet établissement.Remarque :Les courriels sont par établissement et par type de document.
   
    
4. Partagez la nouvelle adresse courriel avec les fournisseurs, les systèmes de numérisation et les règles de transfert automatique. Remarque : Envoyez uniquement les courriels de facture à cette adresse.
5. Les courriels seront automatiquement validés une fois reçus. Il s'affichera comme « Numérisation » sur la page des achats et de la réception.
   
    
   
   
6. Vous pouvez suivre la progression de la page d'importation de courriels grâce aux statuts suivants :
   1. Courriel reçu
   2. Numérisation terminée
   3. Ingéré
   4. Rejeté
      
       
      
      
      
7. Une fois la numérisation terminée, un statut « Numérisation terminée » s'affichera.
   
    

Haut de page

Gérer les expéditeurs autorisés et bloqués

Par défaut, Toast accepte les courriels provenant de la plupart des domaines d'entreprise. Les courriels provenant de domaines publics (comme Gmail, Hotmail, iCloud et d'autres fournisseurs de courriel publics courants) sont bloqués par défaut et doivent être autorisés manuellement avant d'être acceptés.

Autoriser un expéditeur

Si un courriel provenant d'un expéditeur d'un domaine public bloqué doit être accepté, accédez à la gestion des expéditeurs et autorisez cet expéditeur. L'autorisation d'un expéditeur s'applique uniquement à cette adresse courriel précise, et non à l'ensemble du domaine. Après avoir autorisé un expéditeur, demandez-lui de renvoyer la facture pour confirmer qu'elle est traitée correctement.

Notification d'un nouvel expéditeur

Lorsque le premier courriel arrive d'un nouvel expéditeur, vous recevrez une notification afin que vous puissiez choisir d'autoriser ou de bloquer les futurs courriels de cet expéditeur ou de ce domaine. Si aucune mesure n'est prise, l'expéditeur demeure autorisé et le traitement se poursuit normalement.

 

Bloquer un domaine ou un expéditeur

Vous pouvez bloquer un domaine pour arrêter tous les courriels d'une entreprise, ou bloquer un expéditeur individuel lorsqu'une seule adresse doit être restreinte. Vous pouvez également pré-bloquer des domaines ou des expéditeurs indésirables connus (par exemple, des boucles de transfert automatique indésirables) avant de commencer à recevoir des factures.

Remarque :Si un expéditeur ou un domaine est bloqué après qu'une facture a déjà été reçue, la facture associée est automatiquement annulée.

 

 

Pour débloquer un expéditeur, accédez à l'onglet Gestion des expéditeurs, sélectionnez le menu à trois points, puis sélectionnez Autoriser l'expéditeur.

Haut de page

Ressources supplémentaires pour Vente au détail de Toast

• Vente au détail de Toast : Générer des bons de commande et recevoir des stocks
• Obtenir de l'aide avec Vente au détail de Toast

Haut de page