Vente au détail de Toast : Factures d'importation

Dans cet article :

• Vue d'ensemble de l'importation de factures
• Téléchargez votre facture dans Toast Retail
• Ressources complémentaires

Vente au détail de Toast : Vue d'ensemble de l'importation de factures

La fonction d'importation de factures pour Toast Retail simplifie la gestion des factures en vous permettant de télécharger vos fichiers de factures directement dans Toast Web. Cela minimise la saisie manuelle des données, les erreurs et garantit des enregistrements d'inventaire et financiers précis.

Bien que Toast Retail dispose de modèles d'importation pour des fournisseurs spécifiques (actuellement UNFI, Kehe et Hackney), vous pouvez importer des factures de tout fournisseur en utilisant un modèle générique.

• Les formats de fichiers pris en charge incluent CSV et Excel (.xlsx).
• Assurez-vous que votre fichier comprend des en-têtes de colonne clairs pour ceschamps requis :
  
  • Identifiant de l’article du fournisseur
  • Nom de l’article
  • Quantité d’articles
• L'outil d'importation de factures reconnaîtra également les en-têtes de colonne suivants :
  
  • Unité de réception
  • Qté/Unité de réception
  • Coût net de l’unité de réception
  • Coût d'extension
  • Code-barres
  • PLU
  • Prix (Détail)

Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger et utiliser ce modèle Excel pour l'importation de votre facture : Modèle de facture de détail Toast.

Lorsque vous importez une facture, Toast Retail traitera le fichier et le validera par rapport à votre bibliothèque d'articles dans Toast. Le système tentera de faire correspondre les articles de la facture par ID d'article fournisseur, mais cherchera également des correspondances secondaires en utilisant une correspondance exacte de code-barres ou des correspondances partielles d'ID d'article fournisseur/code-barres (sans zéros non significatifs ni chiffres de contrôle). S'il y a des articles non appariés ou d'autres problèmes potentiels, vous aurez la possibilité de les examiner et de les résoudre avant de finaliser votre importation.

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Téléchargez votre facture sur Toast Retail

Pour télécharger votre facture sur Toast Retail, suivez ces étapes :

1. Dans Toast Web, accédez à Détail > Achat > Achat et réception.
2. Sélectionnez Recevoir par facture.
3. Entrez votre Fournisseur.
4. Sélectionnez Importer le fichier, puis sélectionnez Suivant dans la fenêtre contextuelle d'importation de facture.
   
   • S'il existe un modèle spécifique pour votre fournisseur sélectionné, vous verrez l'option de l'utiliser. Si vous rencontrez des problèmes lors de l'utilisation du modèle avec votre facture, vous pouvez toujours désactiver le modèle et utiliser un modèle générique à la place.
     
      
     
     
5. Faites glisser et déposez le fichier que vous souhaitez importer au milieu de l'écran, ou cliquez au milieu de l'écran pour afficher le sélecteur de fichiers de votre ordinateur.
6. Examinez vos correspondances de colonnes. Toast tentera de mapper automatiquement vos colonnes de facture aux colonnes du modèle, mais s'il y a des colonnes non mappées, vous pouvez utiliser le menu déroulant pour sélectionner la correspondance appropriée. Vous pouvez également utiliser l'icône de la corbeille pour exclure une colonne de votre importation. S'il y a des problèmes avec votre fichier d'importation, un message apparaîtra avec des détails supplémentaires. SélectionnezSuivant lorsque vous avez terminé.
   
    
   
   
7. Toast Retail fera correspondre les articles entrants à votre bibliothèque d'articles.
   
   
    
   ToutArticle non apparié sera affiché en haut de la page de création de facture.
   
   • Si une correspondance suggérée est disponible (par exemple, pour les articles déjà dans votre bibliothèque d'articles mais qui n'ont pas encore été achetés auprès de ce fournisseur), Toast affichera les informations sur l'article. Sélectionnez Confirmer la correspondance si la correspondance suggérée est correcte.
   • Si aucune correspondance suggérée n'est affichée mais qu'un article non apparié doit être lié à un article existant dans votre bibliothèque d'articles, sélectionnez le icône de chaîne de lien à côté du nom de l'article. Une fenêtre contextuelle apparaîtra où vous pourrez rechercher l'article correspondant par nom, PLU ou code-barres pour sélectionner une correspondance manuelle.
   • De nouveaux articles peuvent également être rapidement créés à partir de ce flux de travail avant de recevoir en utilisant les détails de votre facture. Sélectionnez le icône de signe plus (+) à côté du nom de l'article. Confirmez les détails de l'article dans la fenêtre contextuelle, puis sélectionnez Créer un article.
8. Examinez et ajustez les quantités ou les coûts pour les articles appariés si nécessaire. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez sélectionner Enregistrer comme brouillon ou Marquer comme reçu.

Remarque :

• Les articles marqués comme indisponibles ou en rupture de stock (quantité = 0) ne seront pas importés.
• Les prix de vente au détail ne sont pas mis à jour à partir des factures. Ces valeurs proviennent de la bibliothèque d'articles existante et peuvent être ajustées manuellement.

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Ressources supplémentaires pour Toast Retail

• Toast Retail : Générer des commandes d'achat et recevoir des stocks
• Obtenez de l'aide avec Toast Retail

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