Vente au détail de Toast : Importer des factures

Dernière mise à jour : 27 juill. 2026, 11 h 13

Apprenez à gagner du temps et à garantir un inventaire précis en important vos factures fournisseurs dans la Vente au détail de Toast.

Dans cet article :

 

Vente au détail de Toast : Aperçu de l’importation de factures

La fonctionnalité d'importation de factures pour la Vente au détail de Toast simplifie la gestion des factures en vous permettant de téléverser vos fichiers de factures directement dans Toast Web. Cela minimise la saisie manuelle des données, les erreurs et garantit l’exactitude des stocks et des registres financiers.

 

Bien que la Vente au détail de Toast dispose de modèles d’importation pour des fournisseurs spécifiques (actuellement UNFI, Kehe et Hackney), vous pouvez importer des factures de n’importe quel fournisseur à l’aide d’un modèle générique.

  • Les formats de fichiers pris en charge comprennent CSV et Excel (.xlsx).
  • Assurez-vous que votre fichier comprend des en-têtes de colonne clairs pour ces champs obligatoires :
    • ID de l’article fournisseur
    • Nom de l’article
    • Quantité d’articles
  • L’outil d’importation de factures reconnaîtra également les en-têtes de colonne suivants :
    • Unité de réception
    • Qté/unité de réception
    • Coût net unitaire de réception
    • Coût d’extension
    • Barcode
    • PLU
    • Prix (vente au détail)

 

Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger et utiliser ce modèle Excel pour l’importation de vos factures : Modèle de facture de Vente au détail de Toast.

 

Lorsque vous importez une facture, la Vente au détail de Toast traite le fichier et le valide par rapport à votre bibliothèque d’articles dans Toast. Le système tentera de faire correspondre les articles de facture par ID d’article fournisseur, mais recherchera également les correspondances secondaires en utilisant la correspondance exacte des codes-barres ou des correspondances partielles entre ID d’article fournisseur et codes-barres (sans zéros initiaux ni chiffres de contrôle). S’il y a des articles sans correspondance ou d’autres problèmes potentiels, vous aurez la possibilité de les examiner et de les résoudre avant de finaliser votre importation.

 

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Téléversez votre facture à la Vente au détail de Toast

Pour téléverser votre facture dans la Vente au détail de Toast, procédez comme suit :

 

  1. Dans Toast Web, allez à Détail > Achats >Achats et réceptions.
  2. Sélectionnez Recevoir par facture.
  3. Entrez votre fournisseur.
  4. Sélectionnez Importer un fichier, puis sélectionnezSuivantdans la fenêtre contextuelle Importer une facture.
    • S’il existe un modèle de fournisseur spécifique pour votre fournisseur sélectionné, vous verrez l’option de l’utiliser. Si vous rencontrez des problèmes lors de l’utilisation du modèle avec votre facture, vous pouvez toujours désactiver le modèle et utiliser un modèle générique à la place.

      Écran d’importation de factures Vente au détail de Toast. Les colonnes prises en charge sont listées à gauche, un sélecteur de fichiers est sur le côté droit. 

  5. Faites glisser-déposer le fichier que vous souhaitez importer au milieu de l’écran, ou cliquez au milieu de l’écran pour afficher le sélecteur de fichiers de votre ordinateur.
  6. Vérifiez vos mappages de colonnes. Toast tentera d’associer automatiquement vos colonnes de factures aux colonnes Modèle. Si certaines colonnes ne sont pas associées, vous pouvez utiliser le menu déroulant pour sélectionner la correspondance appropriée. Vous pouvez également utiliser l’icône de corbeillepour exclure une colonne de votre importation. S’il y a des problèmes avec votre fichier d’importation, un message apparaîtra avec des détails supplémentaires. SélectionnezSuivantlorNextsque vous avez terminé.

    Page de mappage des colonnes pour une importation de facture de vente au détail 

  7. La Vente au détail de Toast fera correspondre les articles entrants à votre bibliothèque des articles.

    Liste des articles sans correspondance après l’importation de factures de vente au détail affichant les correspondances suggérées et les articles sans correspondance
     
    Tout article non associésera affiché en haut de la page de création de facture.
    • Si une correspondance suggérée est disponible (par exemple, pour des articles qui se trouvent déjà dans votre bibliothèque d’articles mais qui n’ont pas encore été achetés auprès de ce fournisseur), Toast affichera les informations sur l’article. Sélectionnez Confirmer la correspondance si la correspondance suggérée est correcte.
    • Si aucune correspondance suggérée n’est affichée mais qu’un article non associé doit être lié à un article existant dans votre bibliothèque d’articles, sélectionnez l’icône de lien à côté du nom de l’article. Une fenêtre contextuelle apparaîtra où vous pourrez rechercher l’article correspondant par nom, PLU ou code-barres pour sélectionner une correspondance manuelle.
    • De nouveaux articles peuvent également être créés rapidement à partir de ce flux de travail avant d’être reçus en utilisant les détails figurant sur votre facture. Sélectionnez l’icône signe plus (+) à côté du nom de l’article. Confirmez les détails de l’article dans la fenêtre contextuelle, puis sélectionnez Créer un article.
  8. Vérifiez et ajustez les quantités ou les coûts pour les articles correspondants, au besoin. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez sélectionner Enregistrer comme brouillon ou Marquer comme reçu.

 

Remarque :

  • Les articles marqués comme indisponibles ou en rupture de stock (quantité = 0) ne seront pas importés.
  • Les prix de détail ne sont pas mis à jour à partir des factures. Ces valeurs proviennent de la bibliothèque d’articles existante et peuvent être ajustées manuellement.

 

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Numérisation des factures par IA pour la Vente au détail de Toast

Autorisations requises :

  • 4.5 Modifier complètement le menu

Étape 1 : Téléverser une facture

Suivez les étapes ci-dessous pour téléverser une facture en utilisant la numérisation par l’IA. Vous pouvez choisir de téléverser les éléments suivants :

Option 1 : Téléverser dans Toast Web

  1. Téléversez ou saisissez votre facture
    1. Dans Toast Web, allez à Détail > Achats et réceptions.

      Achats et réception de Vente au détail de Toast dans Toast Web. 


    2. Sélectionnez Suivant, pour lancer la numérisation. Remarque : La numérisation peut prendre jusqu’à 2 minutes.


Option 2 : Téléverser depuis votre appareil mobile dans l’application Toast Now

  1. Ouvrez la Vente au détail de Toast dans l’application Toast Now sur votre appareil mobile.
  2. Appuyez sur Ajouter une facture et autorisez l’accès à la caméra.
  3. Prenez une photo claire de votre facture (vous pouvez ajouter plusieurs pages).
  4. Appuyez sur Soumettre — votre facture sera téléversée et la numérisation commencera.

Attendre que le scan soit terminé

  • Une fois le traitement terminé, la facture affichera le statut « Numérisation terminée ».

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Étape 2 : Examiner les détails extraits

Vérifiez les informations extraites de votre facture pour vous assurer de leur exactitude.

  1. Une copie numérique de votre facture originale à gauche. Les éléments de ligne extraits à droite.
  2. Apporter toutes les modifications nécessaires
    1. Survolez chaque champ pour mettre en évidence son emplacement sur la facture. Mettez à jour tous les détails incorrects ou manquants. Cela peut être nécessaire si certaines parties de la facture n’étaient pas claires, coupées ou obstruées.
    2. Après avoir confirmé les informations numérisées :
      1. Sélectionnez Suivant pour passer à l’écran familier de création de factures.
      2. Toast le remplira automatiquement. Remarque :Si quelque chose ne s’affiche pas automatiquement, vous pouvez l’ajuster manuellement ici :
        1. Détails du fournisseur
        2. Numéro de facture
        3. Noms, quantités et coûts des articles

 

Étape 3 : Créer et examiner la facture dans Toast

Après avoir confirmé les informations numérisées :

  1. Sélectionnez Suivant pour passer à l’écran familier de création de factures.
  2. Toast remplira automatiquement :
    1. Détails du fournisseur
    2. Numéro de facture
    3. Noms, quantités et coût des articles

      Remarque : Si quelque chose ne s’affiche pas automatiquement, vous pouvez l’ajuster manuellement ici.

 

Étape 4 : Faites correspondre ou ajoutez vos articles

Le système utilisera l’IA pour reconnaître et catégoriser les articles.

  1. Si un article existe déjà dans votre inventaire, Toast suggérera une correspondance. Sélectionnez la coche Confirmer la correspondance pour confirmer.

    Correspondance d’inventaire manuelle par numérisation de factures par IA 

  2. Si un article est nouveau, sélectionnez l’icône +à côté du nom de l’article pour le créer.

    Numérisation des factures par IA - ajoutez un nouvel article. 

  3. Remplissez les détails manquants comme le coût, la catégorie ou le prix de vente.
  4. Utilisez Tout ajouter pour créer plusieurs nouveaux articles en bloc.

    Remarque : Les premières analyses peuvent nécessiter l’ajout de plusieurs nouveaux articles. Au fil du temps, Toast « apprend » votre catalogue et le jumelage devient plus rapide. 

  5. Enregistrer et lier les articles
    1. Les détails finalisés sont enregistrés comme un article fournisseur, qui peut être lié à un produit dans Toast. Cela permet de rationaliser les réceptions futures en améliorant la rapidité et la précision lors de la mise à jour de l’inventaire.

 

Étape 5 : Recevoir votre facture

Une fois que vous avez vérifié toutes les informations de téléversement et/ou apporté les modifications nécessaires :

  1. Vérifiez vos articles correspondants et nouvellement ajoutés. Sélectionnez Enregistrer en haut de la page pour enregistrer votre brouillon de facture.
  2. (Facultatif) Marquer tous les articles non vendables (comme les produits de nettoyage) comme exclus — Toast s’en souviendra la prochaine fois pour ce fournisseur.
  3. Sélectionnez Marquer comme reçue pour déplacer la facture de l’état Brouillon ou Reçu. Cela mettra à jour l’inventaire disponible pour les articles de votre bibliothèque d’articles.

 

Limites de la numérisation des factures par l’IA

  • Numérisation des factures uniquement : Vous pouvez numériser les factures, mais pas les appliquer aux bons de commande (BC) pour le moment.
  • Expérience mobile : Vous pouvez saisir les factures sur mobile via Toast Web et Toast Now Retail et continuer à les recevoir, mais l'expérience de révision est la meilleure sur ordinateur grâce à la visualisation détaillée des tableaux et des images.

 

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Ingestion de factures (importation) par

L’ingestion des factures par courriel permet de recevoir les factures directement à partir d’une adresse courriel dédiée à l’emplacement, éliminant ainsi les téléversements manuels et simplifiant le traitement des factures.

 

Avantages :

  • Élimine les téléversements manuels de factures
  • Prend en charge la Livraison directe par courriel au fournisseur
  • Fonctionne avec les flux de travail de scanner à courriel
  • Offre une visibilité sur les courriels reçus et les pièces jointes traitées
  • Simplifie la saisie des factures pour les opérations commerciales distribuées

 

  1. Dans Toast Web, allez à la section Détail > Paramètres > Importation des courriels.
  2. Sous Activité de courriel, basculez l’adresse courriel Facture pour Activer.
  3. Entrez un nom de courriel unique. Ce nom, combiné au domaine Toast, forme une adresse courriel de facture unique pour cet emplacement. Remarque :Les courriels sont envoyés par emplacement et par type de document.

    Activer l’ingestion de courriel 
  4. Partagez la nouvelle adresse courriel avec les fournisseurs, les systèmes de balayage et les règles de renvoi automatique. Remarque : Envoyez uniquement des courriels de facture à cette adresse.
  5. Les courriels seront automatiquement validés une fois reçus. Il s’affichera comme Numérisation sur la page d’achat et de réception.

    Statut de numérisation Web de Toast pour l’ingestion de factures par courriel 

  6. Vous pouvez suivre la progression de la page d’importation des courriels avec les statuts suivants :
    1. Courriel reçu
    2. Numérisation terminée
    3. Ingéré
    4. Rejeté

      Liste de statut des factures par courriel 


  7. Une fois la numérisation terminée, un statut de numérisation terminée s’affichera

    Scannez le statut complété pour l’ingestion du courriel 

 

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Gérer les expéditeurs autorisés et bloqués

Par défaut, Toast accepte les courriels provenant de la plupart des domaines professionnels. Les courriels provenant de domaines publics (tels que Gmail, Hotmail, iCloud et d’autres fournisseurs de courriels publics courants) sont bloqués par défaut et doivent être autorisés manuellement avant d’être acceptés.

 

Autoriser un expéditeur

Si un courriel provenant d’un expéditeur bloqué du domaine public doit être accepté, allez à la Gestion de l’expéditeur et autorisez cet expéditeur. L’autorisation d’un expéditeur s’applique uniquement à cette adresse courriel spécifique, et non à l’ensemble du domaine. Après avoir autorisé un expéditeur, demandez-lui de renvoyer la facture pour confirmer qu’elle est traitée avec succès.

 

Notification de premier expéditeur

Lorsque le premier courriel arrive d’un nouvel expéditeur, vous recevrez une notification vous permettant d’autoriser ou de bloquer les courriels futurs de cet expéditeur ou de ce domaine. Si aucune action n’est entreprise, l’expéditeur reste autorisé et le traitement se poursuit normalement.

Notification pour la première fois à l’expéditeur 

 

Bloquer un domaine ou un expéditeur

Vous pouvez bloquer un domaine pour arrêter tous les courriels d’une entreprise ou bloquer un expéditeur individuel lorsqu’une seule adresse doit être restreinte. Vous pouvez également prébloquer les domaines ou expéditeurs indésirables connus (par exemple, les boucles de renvoi automatique indésirables) avant de commencer à recevoir des factures.

Remarque :Si un expéditeur ou un domaine est bloqué alors qu’une facture a déjà été reçue, la facture associée est automatiquement annulée.

Bloquer l’envoi de courriels à l’expéditeur 

Bloquer un domaine ou un expéditeur 

 

Pour débloquer un expéditeur, accédez à l’onglet Gestion de l’expéditeur, sélectionnez le menu débordement à trois points et sélectionnez Autoriser l’expéditeur.

 

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Ressources supplémentaires pour la Vente au détail de Toast

 

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