Vente au détail de Toast : Générer des bons de commande et réceptionner des stocks

Dans cet article :

• Aperçu des achats et des réceptions
• Créer un bon de commande
  • Ajustements de bon de commande/facture
  • Modifier un bon de commande
• Envoyer ou télécharger un bon de commande
• Réceptionner une commande fournisseur
• Utiliser des factures pour réceptionner des stocks
• Foire aux questions
  • Comment modifier le coût ou la quantité d'articles sur un bon de commande déjà marqués comme réceptionnés ?
  • Que se passe-t-il si j'archive un article sur un bon de commande ?
  • Comment mettre à jour les prix partagés des groupes de catégories pour les articles que je réceptionne via une facture ou un bon de commande ?
  • La Vente au détail de Toast prend-elle en charge le téléchargement automatique des factures ?
• Ressources supplémentaires

Vente au détail de Toast : Aperçu des achats et des réceptions

Vous pouvez accéder à la page Achats et réceptions en accédant à Vente au détail > Achats > Achats et réceptions dans Toast Web. La page Achats et réception est l'endroit où vous pouvez consulter, créer et gérer vos bons de commande (BC), ou effectuer une réception par facture si vous le souhaitez.

Pour un accès complet aux fonctionnalités de la page Achats et réception, vous aurez besoin de la permission 4.5 Modifier le menu complet. Les employés qui doivent réceptionner de nouveaux stocks mais qui ne créeront ni ne modifieront d'articles dans Toast auront besoin de la permission 5.2 Inventaire et quantité. Pour en savoir plus sur les permissions, consultez notre Guide de référence des permissions.

1. En haut de la page, vous verrez un résumé des données des bons de commande, incluant la valeur engagée des BC, le nombre total de BC commandés (mais pas encore réceptionnés), le nombre total de BC réceptionnés et le nombre de BC partiellement réceptionnés.
2. Sous le résumé des données se trouve un tableau qui contient tous les BC et toutes les factures. Vous pouvez utiliser les menus déroulantsType,Statut, Fournisseur etStatut de paiement pour restreindre les lignes visibles, ou sélectionnerPlus de filtres pour personnaliser davantage en affichant uniquement les articlesPayé ouNon payé, filtrer par date de Livraison prévue ou par fournisseur, ou afficher/masquer tout articleArchivé.
   • Le bouton Colonnes vous permettra d'afficher, de masquer ou de réorganiser les informations dans le tableau pour répondre à vos besoins. Vous pouvez sélectionner n'importe quel en-tête de colonne pour trier votre liste par ordre croissant ou décroissant.
3. Dans le coin supérieur droit, vous verrez des boutons pour Créer un BC ou Réceptionner par facture.

Créer un bon de commande dans Vente au détail de Toast

Pour créer un bon de commande pour Vente au détail de Toast :

1. Sélectionnez Créer un BC en haut de la page Achats et réception . Cela ouvrira un nouveau Bon de commande.
2. Ouvrez le menu déroulant Fournisseur et sélectionnez le fournisseur pour ce BC. Les détails du fournisseur apparaîtront sur la page – vous pouvez sélectionner l'icône de crayon pour effectuer des mises à jour globales de ces détails de fournisseur si nécessaire.
3. Facultatif : Sélectionnez la date Prévu le et ajoutez une Note au fournisseur qui apparaîtra sur votre bon de commande. La date prévue peut être utile pour filtrer votre liste de bons de commande ou pour planifier l'ajout de personnel au besoin afin de recevoir les stocks.
4. SélectionnezAjouter un article pour trouver les articles que vous souhaitez ajouter à votre bon de commande. Il existe plusieurs options pour vous aider à filtrer votre liste d'articles et à déterminer ce que vous souhaitez commander :
   
    
   
   
   1. La fonction Recherche vous permet de saisir des mots-clés pour trouver un article spécifique ou un groupe d'articles. Si vous avez un lecteur de code-barres connecté à votre ordinateur, vous pouvez également l'utiliser pour numériser et trouver rapidement un article spécifique.
   2. Vous pouvez sélectionner une Catégorieprincipale dans le menu déroulant pour filtrer les articles au sein d'une catégorie ou sous-catégorie donnée, ou vous pouvez sélectionner le menu déroulant Marque pour filtrer les articles par marque.
   3. Le filtre Même fournisseur que le BC réduira la liste des articles à ajouter à ceux associés au fournisseur que vous avez sélectionné pour ce bon de commande, et Sous le PAR affichera uniquement les articles dont l'inventaire est inférieur au minimum PAR configuré. Vous pouvez activer ou désactiver l'un ou l'autre de ces filtresActivé ou Désactivé au besoin.
   4. Le tableau des articles comprend les renseignements suivants pour vous aider à décider ce qu'il faut inclure dans votre commande :
      • Vendus 7 j, Vendus 30 j et Vendus 90 j indiquent le nombre d'unités vendues au cours des 7, 30 ou 90 derniers jours. Si un article est vendu au poids, cette valeur indique le nombre de ventes (et non le poids total).
      • En commande indique le nombre d'unités commandées dans le cadre d'un autre bon de commande ou d'un transfert entre établissements.
      • PAR min et PAR max s'afficheront s'ils sont configurés pour un article (en savoir plus :  Gérer vos stocks pour Vente au détail de Toast).
      • En stock indique le nombre d'unités actuellement en inventaire.
      • Fournisseur et ID article fournisseur afficheront tous les fournisseurs et les ID d'article associés à un article.
      • Code-barres et PLU
      • Jours restants correspond au nombre de jours d'inventaire qu'il vous reste en fonction de la quantité en stock et de la moyenne des ventes passées.
      • Pour mettre à jour les renseignements qui apparaissent dans le tableau des articles, sélectionnez le bouton Colonnes en haut pour cocher ou décocher les colonnes individuelles décrites ci-dessus.
5. Sélectionnez le signe plus à côté d’un article individuel pour l’ajouter au bon de commande, ou sélectionnez Ajouter tout pour inclure tous les articles visibles sur la page. Vous pouvez ajouter jusqu’à 500 articles à un seul bon de commande ou à une seule facture.
6. Sélectionnez le X dans le coin supérieur droit de la fenêtre contextuelle lorsque vous avez terminé d’ajouter des articles pour revenir au brouillon de votre bon de commande.
7. De retour sur la page de création du bon de commande, vous pouvez saisir unID d’article du fournisseur(facultatif) et entrer laQuantité,Unité et leCoût pour chaque article que vous souhaitez ajouter à votre commande. Ces champs peuvent être préremplis en fonction des bons de commande précédents pour votre commodité. La colonneMontant se mettra à jour automatiquement en fonction de tout changement.
   
    
   
   
   • Sous l’en-tête Informations sur l’article, vous verrez également l’option pour faire passer votre bon de commande du mode Basique au mode Avancé. Le mode Avancé affichera le Coût rendu, qui est une valeur calculée par Toast montrant le coût par unité avec toutes les remises, frais ou taxes incorporés. Vous pouvez ajouter des remises, des taxes ou des frais au niveau de l’article en utilisant l’icône +/- dans la colonne la plus à droite (voir Ajustements de facture).
8. Au bas de la page de création du bon de commande, vous verrez le total dû à votre fournisseur, ainsi que l’option d’ajouter des frais/taxes/remises si nécessaire (voir Ajustements de facture). Ces ajustements sont appliqués au sous-total du bon de commande.
9. Sélectionnez Enregistrer comme brouillon dans le coin supérieur droit de la page lorsque vous avez terminé de modifier votre bon de commande.

Ajustements de bon de commande/facture pour Vente au détail de Toast

Modifier un bon de commande dans Vente au détail de Toast

Pour apporter des modifications à un bon de commande, sélectionnez-le dans le tableau sur la page Achats et réception pour ouvrir les détails du bon de commande.

• Si un bon de commande est à l'état commandé ou brouillon, vous pouvez modifier la date prévue le ; la note au fournisseur ; apporter des modifications à l'ID d'article du fournisseur, à la quantité, à l'unité ou au coût ; ajouter ou supprimer des articles ; ajouter ou modifier des frais/taxes/rabais ; et modifier la note de réception.
• Si un bon de commande est à l'état reçu ou partiellement reçu, vous pouvez uniquement modifier la date prévue le, les frais/taxes/rabais et la note de réception.
  • Vous pouvez comptabiliser les modifications apportées aux articles commandés dans le flux de travail de réception. Consultez la section Réception par rapport à un bon de commande de cet article pour plus de détails.
• Si un bon de commande est annulé ou archivé, il ne peut pas être modifié.
  • Si un bon de commande est annulé, vous pouvez l'archiver si vous souhaitez le supprimer de votre liste de bons de commande. Ouvrez le bon de commande et sélectionnez le menu débordant à trois points afin de l'archiver.

• Si un bon de commande est archivé, vous pouvez le désarchiver en utilisant le même menu débordant à trois points illustré ci-dessus.

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Envoyer ou télécharger un bon de commande dans Vente au détail de Toast

Une fois que vous avez créé une ébauche de bon de commande, vous verrez les options suivantes pour exporter ou envoyer votre bon de commande à votre fournisseur.

• Sélectionnez l'icône d'envoi (à gauche du bouton Modifier) pour envoyer votre bon de commande par courriel à votre fournisseur directement depuis Toast Web. Vous pourrez modifier les détails de votre courriel et voir un aperçu de votre bon de commande avant de l'envoyer. Si vous envoyez un courriel, votre bon de commande passera automatiquement du statut brouillon au statut commandé.
  • Vous pouvez renvoyer un bon de commande à tout moment en suivant les mêmes étapes.
• Alternativement, vous pouvez sélectionner l'icône télécharger (flèche vers le bas) si vous souhaitez enregistrer votre bon de commande sous forme de fichier PDF ou .CSV à soumettre à votre fournisseur.  Si vous téléchargez votre PDF ou CSV, vous devrez sélectionner le bouton Marquer comme commandé afin de passer du statut brouillon au statut commandé.

Une fois qu'un bon de commande est commandé (soit en envoyant un courriel, soit en sélectionnant le bouton Marquer comme commandé), vous aurez la possibilité de sélectionner l'icône Imprimante en haut de la page pour Imprimer des étiquettes de code-barres pour les articles que vous avez commandés, si nécessaire. 

Une fois qu'un bon de commande a été payé, vous pouvez sélectionner la case à cocher Payé? pour ce bon de commande sur la page Achats et réception. Ceci ne se connecte pas avec d'autres systèmes comptables pour le moment, mais est disponible pour vos propres dossiers afin de suivre les commandes qui nécessitent encore un paiement.

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Recevoir selon un bon de commande dans Vente au détail de Toast

Lorsque vous êtes prêt à recevoir votre inventaire de votre fournisseur, il existe plusieurs façons de recevoir selon un bon de commande dans Vente au détail de Toast :

• Sur votre ordinateur, sur la page Achats et réception dans Toast Web, tout bon de commande commandé ou partiellement reçu affichera un bouton Recevoir dans le tableau des bons de commande.

• Sur ordinateur ou appareil mobile, à partir de la section Actions rapides du Tableau de bord de vente au détail, vous pouvez sélectionner Recevoir un nouvel inventaire. Lorsque vous numérisez ou recherchez un article faisant partie d'un bon de commande, vous verrez un menu déroulant Recevoir selon le bon de commande qui vous permettra de choisir parmi tous les bons de commande ouverts et commandés associés à cet article.

 

• Le même flux peut être consulté lorsque vous sélectionnez Recevoir du stock à partir du catalogue d'articles.

Lorsque vous effectuez une réception selon un bon de commande, si vous apportez des modifications à une quantité (par exemple, si vous avez fini par commander une plus grande quantité d'un certain article), le montant total du bon de commande sera mis à jour pour correspondre à ce que vous avez réellement reçu. Toute autre modification apportée au niveau de l'article au coût ou au prix sur un bon de commande sera enregistrée pour cet article à des fins de rapport (comme votre coût des marchandises vendues).

Si quelque chose a changé et que vous ne recevrez pas une quantité d'un article, vous pouvez utiliser le flux de travail de réception à partir de la page Achats et réception et sélectionner Jamais dans le menu déroulant Statut de réception pour cette ligne sur le bon de commande.

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Utiliser les factures pour recevoir de l'inventaire dans Vente au détail de Toast

Si votre entreprise n’a pas besoin de créer ou de gérer des bons de commande dans Vente au détail de Toast, vous pouvez également recevoir des stocks par facture en sélectionnant le bouton Recevoir par facture en haut de la page Achats et réception, à côté du bouton Créer un bon de commande.

Sur la page de facture, vous pouvez sélectionner un fournisseur, saisir un numéro de facture et des notes de facture, et ajouter les articles que vous recevez.

Vente au détail de Toast vous donne également la possibilité d’importer des factures directement depuis les portails des fournisseurs. Grâce aux importations de factures, vous pouvez éviter la saisie manuelle des factures et recevoir rapidement et précisément les quantités de stock et leurs coûts associés dans Vente au détail de Toast. Pour en savoir plus, consultez Vente au détail de Toast : Importer des factures. 

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Foire aux questions - Achats et réception avec Vente au détail de Toast

Comment modifier le coût ou la quantité des articles sur un bon de commande qui ont déjà été marqués comme reçus?

Lorsqu’un bon de commande est à l’état reçu, les articles qu’il contient ne peuvent plus être modifiés à partir du bon de commande lui-même. Sélectionnez plutôt l’article dans votre catalogue d’articles pour ouvrir la page des détails de l’article.

Dans la section Inventaire, sélectionnez Ajuster pour augmenter ou diminuer le nombre d’articles que vous avez en main. 

Pour ajuster le coût d’un article qui a été reçu, sélectionnez Voir tout à côté de l’Historique récent des stocks qui apparaît dans la même section de la page des détails de l’article. Sélectionnez l’icône de crayon pour la ligne que vous souhaitez ajuster, et une fenêtre contextuelle apparaîtra où vous pourrez modifier le Coût de l’article.

Que se passe-t-il si j’archive un article sur un bon de commande?

• Si le bon de commande est à l’état brouillon, l’article sera retiré du bon de commande.
• Si le bon de commande est commandé, l’article sera grisé et pourra être retiré en sélectionnant Modifier, puis en utilisant l’icône de corbeille.
• Si le bon de commande est reçu ou partiellementreçu, l’article archivé ne peut pas être reçu. Il apparaîtra grisé.

Si l’article a été archivé par accident, consultez Comment restaurer des articles archivés dans Vente au détail de Toast? pour obtenir des instructions détaillées.

Comment mettre à jour les prix partagés des groupes de catégories pour les articles que je reçois par facture ou par bon de commande?

Lorsque vous recevez des articles qui utilisent un prix partagé par groupe de catégories (p. ex., tous les sandwichs du groupe sont réglés à 5,00 $), ne modifiez pas le prix de base du ou des articles à partir de la facture ou du bon de commande. Cela annulera le paramètre de prix partagé du groupe de catégories et modifiera le prix de base pour cet article uniquement. Si vous souhaitez mettre à jour le prix pour tous les articles du groupe, accédez au groupe dans un éditeur de menu dans Toast Web et ajustez directement le prix du groupe de catégories.

Qu'advient-il des taxes, des rabais ou des frais que j'ajoute à un bon de commande ou à une facture antérieurs ?

Pour le moment, vous ne pouvez ajouter des taxes, des rabais ou des frais qu'à l'ensemble du bon de commande ou de la facture antérieurs (pas au niveau de l'article).

Lorsque vous modifiez un ancien bon de commande ou une ancienne facture pour ajouter une taxe, un rabais ou des frais, le coût rendu sera calculé en utilisant la méthode de répartition que vous sélectionnez (coût total de l'article, quantité de l'article, également par article).

Vente au détail de Toast prend-elle en charge le téléchargement automatique des factures ?

Non, Vente au détail de Toast ne dispose pas actuellement de la saisie automatique des factures (avec ou sans xtraCHEF). Vous pouvez créer manuellement des bons de commande et des factures dans le module Vente au détail de Toast, ou utiliser la fonction d'importation de factures.

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Ressources supplémentaires pour Vente au détail de Toast

• Vente au détail de Toast : Importer des factures
• Gérez votre inventaire pour Vente au détail de Toast

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