Vente au détail de Toast: Générer des commandes d'achat et recevoir des stocks

Dans cet article :

• Vue d'ensemble des achats et des réceptions
• Créer une commande d'achat
  • Ajustements de commande d'achat/facture
  • Modifier une commande d'achat
• Envoyer ou télécharger une commande d'achat
• Recevoir contre une commande d'achat
• Utiliser des factures pour recevoir des stocks
• Foire aux questions
  • Comment puis-je modifier le coût ou la quantité des articles sur une commande d'achat qui ont déjà été marqués comme reçus ?
  • Que se passe-t-il si j'archive un article sur une commande d'achat ?
  • Comment puis-je mettre à jour les prix partagés du groupe de catégories pour les articles que je reçois via facture ou commande d'achat ?
  • Toast Retail prend-il en charge le téléchargement automatique de factures ?
• Ressources supplémentaires

Vente au détail de Toast: Vue d'ensemble des achats et des réceptions

Vous pouvez accéder à la page Achats et réceptions en naviguant vers Vente au détail > Achats > Achats et réceptions dans Toast Web. La page Achats et réceptions est l'endroit où vous pouvez consulter, créer et gérer vos commandes d'achat (PO), ou recevoir via facture si désiré.

Pour un accès complet aux fonctionnalités de la page Achats et réceptions, vous aurez besoin de la permission 4.5 Modifier le menu complet. Les employés qui doivent recevoir de nouveaux stocks mais qui ne créeront ni ne modifieront d'articles dans Toast auront besoin de la permission 5.2 Inventaire et Quantité. Pour en savoir plus sur les permissions, consultez notre Guide de référence des permissions.
 

1. En haut de la page, vous verrez un résumé des données de commande d'achat, y compris la valeur de commande PO engagée, le nombre total de POs commandées (mais pas encore reçues), le nombre total de POs reçues et le nombre de POs partiellement reçues.
2. Sous le résumé des données se trouve un tableau contenant toutes les POs et factures. Vous pouvez utiliser les menus déroulants Type, Statut, Fournisseur et Statut de paiement pour affiner vos lignes visibles, ou sélectionner Plus de filtres pour personnaliser davantage en affichant uniquement les articles Payés ou Non payés, filtrer par date de livraison prévue ou fournisseur, ou afficher/masquer tout article Archivé. 
   • Le bouton Colonnes vous permettra d'afficher, de masquer ou de réorganiser les informations dans le tableau selon vos besoins. Vous pouvez sélectionner n'importe quel en-tête de colonne pour trier votre liste par ordre croissant ou décroissant.
3. Dans le coin supérieur droit, vous verrez des boutons pour Créer une commande d'achat ou Recevoir par facture.

Créer une commande d'achat dans Toast Retail

Pour créer une commande d'achat pour Toast Retail :
 

1. Sélectionnez Créer une commande d'achat en haut de la page Achats et réceptions. Cela ouvrira une nouvelle Commande d'achat.
2. Ouvrez le menu déroulant Fournisseur et sélectionnez le fournisseur pour cette PO. Les détails du fournisseur apparaîtront sur la page – vous pouvez sélectionner le icône de crayon pour apporter des mises à jour globales à ces détails de fournisseur si nécessaire.
3. Facultatif : Sélectionnez la date Prévue le et ajoutez une Note au fournisseur qui apparaîtra sur votre commande d'achat. La date prévue peut être utile pour filtrer votre liste de commandes d'achat ou planifier du personnel supplémentaire si nécessaire pour recevoir l'inventaire.
4. Sélectionnez Ajouter un article pour trouver les articles que vous souhaitez ajouter à votre commande d'achat. Il existe plusieurs options pour vous aider à filtrer votre liste d'articles et identifier ce que vous souhaitez commander :
   
    
   
   
   1. La fonction Recherche vous permet d'entrer des mots-clés pour trouver un article spécifique ou un groupe d'articles. Si vous avez un scanner de code-barres connecté à votre ordinateur, vous pouvez également l'utiliser pour scanner et trouver rapidement un article spécifique.
   2. Vous pouvez sélectionner un Principal catégorie dans le menu déroulant pour filtrer les articles dans une certaine catégorie ou sous-catégorie, ou vous pouvez sélectionner le Marque menu déroulant pour filtrer les articles par marque.
   3. Le filtre Même fournisseur que la commande d'achat réduira les articles à ajouter qui sont associés au fournisseur que vous avez sélectionné pour cette commande d'achat, et En dessous de PAR ne vous montrera que les articles avec un inventaire inférieur au minimum PAR configuré. Vous pouvez basculer un ou les deux de ces filtres Activé ou Désactivé selon vos besoins.
   4. Le tableau des articles comprend les informations suivantes pour vous aider à prendre des décisions sur ce qu'inclure dans votre commande :
      • 7j vendus, 30j vendus, et 90j vendus montrent le nombre d'unités vendues au cours des 7/30/90 derniers jours. Si un article est vendu par poids, alors cette valeur indique le nombre de ventes (pas le poids total).
      • En commande montre le nombre d'unités commandées dans le cadre d'une autre commande d'achat ou d'un transfert entre emplacements.
      • PAR min et PAR max montreront s'ils sont configurés pour un article (en savoir plus :  Gérez votre inventaire pour Toast Retail).
      • En stock indique le nombre d'unités actuellement en stock.
      • Fournisseur et ID d'article du fournisseur montreront tous les fournisseurs et ID d'articles associés à un article.
      • Code-barres et PLU.
      • Jours restants est le nombre de jours d'inventaire qu'il vous reste en fonction de la quantité en stock et des ventes passées moyennes.
      • Pour mettre à jour les informations qui apparaissent sur le tableau des articles, sélectionnez le bouton Colonnes en haut pour cocher/décocher les colonnes individuelles décrites ci-dessus. 
5. Sélectionnez le symbole plus à côté d'un article individuel pour l'ajouter à la commande d'achat, ou sélectionnez Ajouter tout pour inclure tous les articles visibles sur la page. Vous pouvez ajouter jusqu'à 500 articles à une seule commande d'achat ou facture.
6. Sélectionnez le X dans le coin supérieur droit de la fenêtre contextuelle lorsque vous avez terminé d'ajouter des articles pour revenir au brouillon de votre commande d'achat.
7. De retour sur la page de création de bon de commande, vous pouvez entrer un ID de l'article du fournisseur (optionnel) et entrer la Quantité, Unité, et Coût pour chaque article que vous souhaitez ajouter à votre commande. Ces champs peuvent être préremplis en fonction des bons de commande précédents pour votre commodité. La colonne Montant se mettra à jour automatiquement en fonction des modifications.
   
    
   
   
   • Sous l'en-tête Informations sur les articles, vous verrez également l'option de basculer votre bon de commande du mode Basique au mode Avancé. Le mode avancé affichera le Coût total, qui est une valeur calculée par Toast montrant le coût par unité avec tous les rabais, frais ou taxes incorporés. Vous pouvez ajouter des rabais, des taxes ou des frais au niveau de l'article en utilisant l'icône +/- dans la colonne la plus à droite (voir Ajustements de facture). 
8. En bas de la page de création de bon de commande, vous verrez le total dû à votre fournisseur, ainsi que l'option de Ajouter des frais/taxes/rabais si nécessaire (voir Ajustements de facture). Ces ajustements sont appliqués au sous-total du bon de commande.
9. Sélectionnez Enregistrer comme brouillon dans le coin supérieur droit de la page lorsque vous avez terminé de modifier votre bon de commande.

Ajustements de bon de commande/facture pour Vente au détail de Toast

Modifier un bon de commande dans Toast Retail

Pour apporter des modifications à un bon de commande, sélectionnez-le dans le tableau de la page Achat et Réception pour ouvrir les détails du bon de commande.
 

• Si un bon de commande est dans un état commandé ou brouillon, vous pouvez modifier la date Prévue ; la Note au fournisseur; apporter des modifications à ID de l'article du fournisseur, Quantité, Unité ou Coût; ajouter ou supprimer des articles; ajouter ou modifier des frais/taxes/remises; et modifier la note de réception.
• Si un bon de commande est dans un état reçu ou partiellement reçu, vous ne pouvez modifier que la date Prévue le, les frais/taxes/remises et la note de réception.
  • Vous pouvez tenir compte des modifications apportées aux articles commandés dans le flux de travail de réception. Consultez la section Recevoir contre un bon de commande de cet article pour plus de détails.
• Si un bon de commande est annulé ou archivé, il ne peut pas être modifié. 
  • Si un bon de commande est annulé, vous pouvez l'archiver si vous souhaitez le retirer de votre liste de bons de commande. Ouvrez le bon de commande et sélectionnez le menu à trois points afin de l'archiver.

• Si un bon de commande est archivé, vous pouvez le désarchiver en utilisant le même menu à trois points montré ci-dessus. 

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Envoyer ou Télécharger un bon de commande dans Toast Retail

Une fois que vous avez créé un brouillon de bon de commande, vous verrez les options suivantes pour exporter ou envoyer votre bon de commande à votre fournisseur.
 

• Sélectionnez l'icône envoyer (à gauche du bouton Modifier) pour envoyer votre bon de commande à votre fournisseur directement depuis Toast Web. Vous pourrez modifier les détails de votre e-mail et voir un aperçu de votre bon de commande avant de l'envoyer. Si vous envoyez un e-mail, votre bon de commande sera automatiquement mis à jour de l'état brouillon à commandé.
  • Vous pouvez renvoyer un bon de commande à tout moment en utilisant les mêmes étapes.
• Alternativement, vous pouvez sélectionner l'icône télécharger (icône de flèche vers le bas) si vous souhaitez enregistrer votre bon de commande au format PDF ou .CSV à soumettre à votre fournisseur.  Si vous téléchargez votre PDF ou CSV, vous devrez sélectionner le bouton Marquer comme commandé afin de mettre à jour le statut de brouillon à commandé.

Après qu'un bon de commande (PO) a été commandé (soit en envoyant un e-mail ou en sélectionnant le bouton Marquer comme commandé), vous aurez la possibilité de sélectionner l'icône d'imprimante en haut de la page pour imprimer des étiquettes de code-barres pour les articles que vous avez commandés, si nécessaire. 

Une fois qu'un bon de commande a été payé, vous pouvez sélectionner la case à cocher Payé ? pour ce bon de commande sur la page Achat et Réception. Cela ne se connecte pas avec d'autres systèmes comptables pour le moment, mais est disponible pour vos propres dossiers afin de suivre quels ordres nécessitent encore un paiement.

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Recevoir contre un bon de commande dans la Vente au détail de Toast

Lorsque vous êtes prêt à recevoir votre inventaire de votre fournisseur, il existe plusieurs façons de recevoir contre un bon de commande dans la Vente au détail de Toast :
 

• Sur votre bureau, sur la page Achat et Réception dans Toast Web, tout bon de commande commandé ou partiellement reçu aura un bouton Recevoir sur le tableau des bons de commande.

• Sur bureau ou mobile, depuis la section Actions rapides du Tableau de bord de vente au détail, vous pouvez sélectionner Recevoir un nouvel inventaire. Lorsque vous scannez ou recherchez un article qui fait partie d'un bon de commande, vous verrez un menu déroulant Recevoir contre PO qui vous permettra de sélectionner parmi tout bon de commande ouvert et commandé associé à cet article. 

 

• Le même flux peut être accessible lorsque vous sélectionnez Recevoir du stock depuis la bibliothèque d'articles.

Lorsque vous recevez contre un bon de commande, si vous apportez des modifications à une quantité (par exemple, si vous avez fini par commander une quantité plus élevée d'un certain article), le montant total sur le bon de commande sera mis à jour pour correspondre à ce que vous avez réellement reçu. Toute autre modification au niveau de l'article que vous apportez au coût ou au prix sur un bon de commande sera enregistrée pour cet article à des fins de rapport (comme votre COGS : coût des biens vendus).

Si quelque chose a changé et que vous ne recevrez pas une quantité d'un article, vous pouvez utiliser le flux de réception depuis la page Achat et Réception et sélectionner Jamais dans le menu déroulant Statut de réception pour cette ligne sur le bon de commande.

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Utiliser des factures pour recevoir de l'inventaire dans la Vente au détail de Toast

Si votre entreprise n'a pas besoin de créer ou de gérer des bons de commande dans la Vente au détail de Toast, vous pouvez également recevoir de l'inventaire via une facture en sélectionnant le bouton Recevoir via facture en haut de la page Achat et Réception, à côté du bouton Créer un bon de commande.

Sur la page de la facture, vous pouvez sélectionner un fournisseur, entrer un numéro de facture et des notes de facture, et ajouter les articles que vous recevez. 

La Vente au détail de Toast vous donne également la possibilité d'importer des factures directement depuis les portails des fournisseurs. Avec les importations de factures, vous pouvez éviter la saisie manuelle des factures et recevoir rapidement et avec précision les quantités d'inventaire et leurs coûts associés dans Toast Retail. Pour en savoir plus, voir Toast Retail : Importer des factures. 

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Questions Fréquemment Posées - Achats et Réception avec Toast Retail

Comment puis-je modifier le coût ou la quantité des articles sur un bon de commande qui ont déjà été marqués comme reçus ?

Lorsqu'un bon de commande est dans l'état reçu, les articles ne peuvent plus être modifiés depuis le bon de commande lui-même. Au lieu de cela, sélectionnez l'article dans votre bibliothèque d'articles pour ouvrir la page de détails de l'article. 

Dans la section Inventaire, sélectionnez Ajuster pour augmenter ou diminuer le nombre d'articles que vous avez en main. 

Pour ajuster le coût d'un article qui a été reçu, sélectionnez Voir tout à côté de l'historique Récemment reçu qui apparaît dans la même section de la page de détails de l'article. Sélectionnez le icône de crayon pour la ligne que vous souhaitez ajuster, et une fenêtre contextuelle apparaîtra où vous pourrez modifier le Coût de l'article.
 

Que se passe-t-il si j'archive un article sur un bon de commande ?

• Si le bon de commande est en brouillon, l'article sera retiré du bon de commande.
• Si le bon de commande est commandé, l'article sera grisé et pourra être retiré en sélectionnant Modifier puis en utilisant l'icône de poubelle.
• Si le bon de commande est reçu ou partiellement reçu, l'article archivé ne peut pas être reçu. Il apparaîtra grisé.

Si l'article a été archivé par accident, voir Comment restaurer les articles archivés dans Toast Retail ? pour des instructions détaillées.

Comment puis-je mettre à jour les prix partagés de groupe de catégorie pour les articles que je reçois par facture ou bon de commande ?

Lors de la réception d'articles utilisant un prix partagé de groupe de catégorie (par exemple, tous les sandwiches du groupe sont fixés à 5,00 $), ne changez pas le prix de base des articles depuis la facture ou le bon de commande. Cela annulera le paramètre de prix partagé de groupe de catégorie et changera le prix de base pour cet article seul. Si vous souhaitez mettre à jour le prix de tous les articles du groupe, accédez au groupe dans un éditeur de menu dans Toast Web et ajustez directement le prix du groupe de catégorie.

Que se passe-t-il avec les taxes, remises ou frais que j'ajoute à un ancien bon de commande ou à une facture ?

Pour l'instant, vous ne pouvez ajouter des taxes/remises/frais qu'au bon de commande ou à la facture entière (pas au niveau de l'article). 

Lorsque vous modifiez un ancien bon de commande ou une facture pour ajouter une taxe, une remise ou un frais, le coût total sera calculé en utilisant la méthode de distribution que vous sélectionnez (coût total de l'article, quantité d'article, également par article). 

Toast Retail prend-il en charge le téléchargement automatique de factures ?

Non, Toast Retail n'a actuellement pas de capture automatique de factures (avec ou sans xtraCHEF). Vous pouvez créer manuellement des bons de commande et des factures dans le module Toast Retail, ou utiliser la fonction d'importation de factures. 

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Ressources supplémentaires pour Toast Retail

• Toast Retail : Importer des factures
• Gérez votre inventaire pour Toast Retail

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