Vente au détail de Toast : Gérez votre inventaire

Activer le suivi des stocks
Vue d'ensemble du remplacement automatique périodique (PAR)
- Définir le maximum et le minimum PAR par article
- PAR pour la gestion multi-sites avec Toast
Configurer les unités de réception
- Recevoir l'inventaire par unité
Voir l'historique des ajustements/changements d'inventaire
Meilleures pratiques de suivi des stocks
Lier l'inventaire
Ressources complémentaires

Activer le suivi des stocks pour la vente au détail de Toast

Le suivi des stocks pour la vente au détail de Toast vous aide à maintenir des niveaux d'inventaire précis, à optimiser votre assortiment de produits et votre calendrier de commandes, et à prendre des décisions commerciales éclairées concernant les prix, les promotions et les campagnes de marketing.

Certaines actions dans la vente au détail de Toast activeront automatiquement le suivi des stocks pour un article, comme la réception d'un article dans Toast Web ou l'importation d'un nouvel article avec une quantité d'inventaire incluse. Pour activer manuellement le suivi des stocks pour un article individuel, suivez ces étapes :

Dans Toast Web, accédez à Vente au détail > Gestion des articles > Bibliothèque d'articles.
Recherchez et sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez suivre l'inventaire afin d'ouvrir la page des détails de l'article.
Sélectionnez l'onglet Inventaire sur la page des détails de l'article et sélectionnez le Suivre interrupteur pour le déplacer en position On.
Vous pouvez ajuster votre inventaire disponible et définir des valeurs pour PAR max et PAR min dans la même section de la page des détails de l’article (en savoir plus ).
Enregistrez vos modifications.

Pour activer le suivi de l’inventaire pour plusieurs articles :

Dans votre bibliothèque d’articles, sélectionnez les cases à cocher pour chaque article dont vous souhaitez suivre l’inventaire.
Ouvrez le Définir les valeurs menu déroulant qui apparaît en bas de la page, puis sélectionnez Définir la quantité. Le suivi de l’inventaire sera activé pour tous les articles qui l’ont désactivé.

Les articles ayant le suivi de l’inventaire activé afficheront la quantité d’inventaire disponible dans la colonne État de la bibliothèque d’articles, ainsi que dans la colonne Quantité. Les articles qui n’ont pas de suivi de l’inventaire afficheront uniquement "En stock" ou "Rupture de stock" comme leur statut, et la quantité sera affichée comme "non suivie". Des exemples sont montrés ci-dessous :

Remarque : Les comptes d’inventaire pour les articles de vente au détail peuvent devenir négatifs si l’article a un code-barres et a été vendu par le biais du scan du code-barres. Il n’existe aucun paramètre qui empêchera ce comportement.

Vous pouvez ajuster votre quantité depuis la page des détails de l’article, ou directement dans la bibliothèque d’articles en sélectionnant la valeur Quantité et en utilisant la fenêtre contextuelle pour entrer les informations pour votre ajustement d’inventaire. Découvrez les différents types d’ajustements d’inventaire dans cet article de Toast Central, .

Vous pouvez désactiver le suivi de l’inventaire en suivant les étapes ci-dessus et en déplaçant le commutateur en position off. Tout historique d’inventaire précédent restera visible même après que le suivi soit désactivé.

Remarque : Si le suivi de l’inventaire est activé et que l’article a un code-barres, la quantité d’inventaire peut devenir négative si vous scannez et vendez plus que la quantité disponible. Vous verrez un nombre négatif dans votre rapport de ventes et de COGS, le rapport d’aperçu d’inventaire et la bibliothèque d’articles. Il n’existe aucun paramètre qui empêchera ce comportement.

Aperçu du Remplacement Automatique Périodique (PAR)

Le PAR est une méthode courante de suivi des stocks pour les entreprises afin de s'assurer qu'elles disposent d'un inventaire suffisant à tout moment. Dans Toast Retail, vous pouvez définir un PAR minimum et maximum pour chaque article.

Le minimum PAR est la quantité la plus basse d'un article que vous souhaitez avoir en stock avant d'être averti d'un faible stock.

Le maximum PAR est la quantité la plus élevée d'un article que vous souhaitez avoir en stock pour éviter le surstockage. Vous pouvez considérer cette valeur comme votre quantité optimale, ou le montant total que vous souhaitez avoir en stock.

Une fois que vous avez défini vos niveaux de PAR, vous pourrez filtrer les articles qui sont en dessous ou au-dessus de votre minimum et maximum pour gérer efficacement les articles qui doivent être réapprovisionnés.

Définir le PAR maximum et minimum par article dans Toast Retail

Pour accéder aux paramètres de PAR maximum et minimum, vous aurez besoin de la permission 4.5 Modifier le menu complet. Si votre entreprise utilise la gestion multi-emplacements (MLM), vous aurez besoin de la permission 4.5 Modifier le menu complet pour tous les emplacements/groupes.

Pour définir un minimum ou un maximum de PAR pour un article :

Dans Toast Web, accédez à Vente au détail > Gestion des articles > Bibliothèque d'articles.
Recherchez et sélectionnez la case à cocher pour l'article que vous souhaitez modifier. Vous pouvez sélectionner plusieurs articles si vous souhaitez appliquer les mêmes niveaux de PAR.
Ouvrez le Définir les valeurs menu déroulant en bas de la page et sélectionnez Définir les niveaux de PAR.
Activez le suivi du niveau de PAR pour ces articles en le réglant sur la position Activé.
Entrez un PAR min et/ou un PAR max selon vos besoins. Les niveaux de PAR ne peuvent pas utiliser de valeur décimale.
Sélectionnez Définir le PAR. Cette action remplacera tous les niveaux de PAR existants.

Vous pouvez également utiliser le bouton Colonnes dans la bibliothèque d'articles pour ajouter les champs PAR min et/ou PAR max à votre page de bibliothèque d'articles et faire des modifications directement sur le tableau. Ou, si vous regardez les détails de l'article, la section Inventaire a les mêmes paramètres disponibles.

Rappelez-vous : vous devez avoir le suivi des stocks activé et vous devez activer le suivi PAR Activé pour l'article individuel afin de pouvoir ajouter un min PAR ou max PAR sur cet article.

PAR pour la gestion multi-sites avec Toast (MLM)

Quelques points à noter pour l'utilisation de PAR dans les entreprises qui font partie d'un groupe multi-sites :

Pour les entreprises MLM, le PAR peut être défini au niveau de l'emplacement ou au niveau du groupe.
Si un PAR spécifique à un emplacement est défini, cet emplacement ignorera tous les paramètres au niveau du groupe.
Lorsqu'un PAR est ciblé et détenu au niveau du groupe, et que des PAR locaux existent également, tous les emplacements pourront voir mais pas modifier les PAR locaux.
Le PAR peut être défini sur la page de détail de l'article, ou en masse dans la bibliothèque d'articles. Il ne peut pas être modifié directement via la colonne min PAR/max PAR dans la bibliothèque d'articles.

Configurer les unités de réception pour les articles de détail

Si votre entreprise achète des articles par caisses ou autres regroupements de stocks, vous pouvez configurer vos unités de réception au niveau de l'article pour faciliter et accélérer la mise à jour de votre stock.

Pour accéder à ce paramètre, vous aurez besoin de la 4.5 Modifier le menu complet permission. Si votre entreprise utilise la gestion multi-sites (MLM), vous aurez besoin de la 4.5 Modifier le menu complet permission pour tous les emplacements/groupes. Pour plus d'informations, consultez le .

Pour créer une unité de réception :

Dans , accédez à Détail puis dans le menu de navigation sur le côté gauche de l'écran, accédez à Achat> Unités de réception.
Sélectionnez + Ajouter une unité de réception.
Entrez le nom de l'unité de réception (par exemple, caisse, boîte). Vous pourrez indiquer combien d'articles se trouvent dans chaque unité de réception plus tard.

Une fois que vous avez créé vos unités de réception, vous pouvez commencer à les ajouter aux articles auxquels elles s'appliquent.

Accédez à votre bibliothèque d'articles dans le module Détail.
Recherchez et sélectionnez la case à cocher pour l'article que vous souhaitez modifier. Vous pouvez sélectionner plusieurs articles si vous souhaitez appliquer les mêmes unités de réception.
Ouvrez le menu déroulant des valeurs à définir en bas de la page et sélectionnez Définir les unités de réception.
Entrez l'unité de réception (que vous avez créée précédemment) et la quantité (le nombre d'articles individuels qui font partie de cette unité). Vous pouvez également sélectionner + Ajouter une unité de réception ici si vous devez créer une nouvelle unité de réception.
1. Dans cet exemple, les articles sélectionnés peuvent être reçus dans un cas de 12 articles ou une palette de 120 articles.
Sélectionnez Mettre à jour. Cette action remplacera toutes les unités de réception existantes.

Vous pouvez également utiliser le bouton Colonnes dans la bibliothèque d'articles pour ajouter le champ Unité de réception à votre page de bibliothèque d'articles et apporter des modifications directement dans le tableau. Ou, si vous regardez les détails de l'article, la section Unités de réception a les mêmes paramètres disponibles.

Remarque :

Les unités de réception ne sont pas partagées entre les emplacements MLM.
Vous ne pouvez pas créer deux unités de réception avec le même nom exact.

Recevoir l'inventaire par unité dans Toast Retail

Après avoir créé vos unités de réception et les avoir associées à un article, vous pouvez recevoir l'inventaire par unité dans Toast Retail. Vous ne pouvez pas créer ou attribuer une nouvelle unité de réception dans ce flux de travail :

Depuis votre Tableau de bord de vente au détail ou votre bibliothèque d'articles (sur ordinateur ou mobile), sélectionnez le menu à trois points à côté de la barre de recherche de vente au détail et sélectionnez Recevoir du stock.
Recherchez ou scannez un code-barres d'un article existant.
Ouvrez le Recevoir comme menu déroulant et sélectionnez une unité de réception existante assignée à l'article. Vous ne pouvez pas créer ou attribuer une nouvelle unité de réception depuis cette page.
Entrez le Coût de l'unité de réception. Les calculs en haut de la page se mettront à jour pour refléter la quantité, le coût, le prix, la marge brute et la majoration pour l'article.
1. Dans cet exemple, deux caisses de 20 articles ont été reçues (40 articles au total) à un coût de 50 $ par caisse. Le coût par article individuel est de 2,50 $.
2. Vous pouvez sélectionner le champ Prix pour augmenter le prix d'un dollar ou d'un pourcentage, définir le prix à partir de la marge, ou choisir vous-même le nouveau prix de l'article.
Sélectionnez Recevoir et fermer pour confirmer votre sélection.

Voir l'ajustement d'inventaire / l'historique des changements dans Toast Retail

Sur la page des détails de l'article, la section Inventaire affichera un historique de tous les changements d'inventaire qui ont été effectués. Vous pourrez voir le type d'ajustement effectué, le montant de l'ajustement, la date et l'heure, et le nom de la personne qui a effectué l'ajustement.

L'historique de l'inventaire restera même si le suivi est désactivé par la suite.

Découvrez les différents types d'ajustements d'inventaire dans cet article de Toast Central, .

Meilleures pratiques de suivi d'inventaire pour Toast Retail

Pour garantir que vos comptes d'inventaire sont précis, il est important d'apporter des modifications à vos paramètres de suivi d'inventaire ou des ajustements à votre compte d'inventaire directement dans la section Toast Retail de Toast Web.

Si vous apportez des modifications en utilisant d'autres méthodes, comme le mode Édition rapide sur le POS ou en modifiant vos menus, vos rapports pourraient ne pas être précis.

Si vous remarquez des écarts, la meilleure façon de les corriger est de faire un comptage de votre inventaire en main et de faire des ajustements dans Toast Retail ().

Lier l'inventaire dans Toast Retail

Le lien d'inventaire dans Toast Retail vous permet d'unifier les comptes d'inventaire à travers plusieurs articles en utilisant deux types d'articles : des ensembles et des paquets alternatifs. C'est utile si votre entreprise vend des choses comme des paniers-cadeaux, des vols ou des planches qui sont assemblées sur place, ou si vous vendez un article spécifique en différentes quantités (par exemple, du vin par bouteille ou au verre).

Avec des ensembles et des paquets alternatifs, vous pourrez indiquer comment vos articles sont liés les uns aux autres et comment les comptes d'inventaire doivent être mis à jour lorsqu'un des articles liés est vendu. Pour en savoir plus, consultez cet article de Toast Central : .