Vente au détail de Toast : Créer des lots d’articles et des paquets alternatifs

Dans cet article :

• Aperçu des liens d’inventaire
• Modes d’épuisement des inventaires pour les lots et colis alternatifs
• Créer un lot d’articles
  
  • Produire des lots à vendre (mode manuel)
• Configurer des paquets alternatifs
  
  • Transférer l’inventaire vers d’autres colis (mode manuel)
• Rapports de détail pour les lots et colis alternatifs
• Ressources complémentaires

Aperçu des liens entre les stocks de vente au détail

Chez Toast, nous savons qu’il existe de nombreuses façons de vendre un article pour satisfaire vos clients, ce qui peut parfois rendre difficile le suivi de l’inventaire ou le calcul des coûts. Vous cherchez à regrouper des articles existants dans un panier-cadeau? Regrouper le fromage et les articles de viande dans un tableau de charcuterie? Ou vendre la même bière à la caisse, en pack de 4 ou en bouteille individuelle? Nous avons tout ce qu’il vous faut pour la liaison d’inventaire.

La liaison d ' inventaire dans la Vente au détail de Toast vous permet d ' unifier les comptes d ' inventaire sur plusieurs articles en utilisant deux nouveaux types d ' articles : les lots et les paquets alternatifs. Les lots sont des groupes d’articles vendus ensemble à un prix précis, souvent dans un contenant partagé avec des instructions de préparation spéciales (par exemple, paniers-cadeaux, plateaux de charcuterie, bière). Des paquets alternatifs peuvent être utilisés lorsque vous recevez un article de base que vous souhaitez vendre en différentes quantités. Il peut s’agir d’une caisse de bière qui est également vendue sous forme de 4-back ou d’une seule bière, ou d’une bouteille de vin qui est vendue sous forme de bouteille de vin complète et également au verre (BTG).

Avec les lots et les paquets alternatifs, vous pourrez indiquer comment vos articles sont liés les uns aux autres et comment les inventaires doivent être mis à jour lorsqu’un des articles liés est vendu. La liaison d’inventaire peut aider à :

• Exactitude du comptage : Évitez la survente ou la sous-vente de vos articles grâce à des ajustements de stock en temps réel.
• Efficacité des commandes : Sachez exactement combien de nouveaux produits commander à l’aide des inventaires consolidés.
• Réduction du rétrécissement : Obtenez une meilleure visibilité sur les mouvements d’inventaire et évitez les contractions dues à des erreurs de comptage, à des vols ou à une utilisation non suivie.

Pour créer des lots ou des paquets alternatifs dans la Vente au détail de Toast, vous devez disposer de l’autorisation 4.5 Modifier complètement le menu.

Consultez la vidéo d’aperçu pour une introduction à la liaison d’inventaire :

Vidéo montrant comment créer des lots d’articles et des paquets alternatifs dans la Vente au détail de Toast.

Stratégies d’épuisement des stocks pour les lots et colis alternatifs

Lorsque vous créez des lots ou des paquets alternatifs, vous devrez décider comment vous souhaitez que votre stock soit épuisé lorsque l’article sera vendu. Il existe deux options : le mode manuel (mode par défaut) ou le mode automatique. Voyons comment chaque stratégie fonctionne pour ces types d’articles liés :

Faisceaux :

• En mode manuel, vous devrez indiquer quand vous avez créé d’autres lots disponibles à la vente. Vous devriez utiliser cette stratégie si vous créez des lots à l’avance que vous pourriez restructurer plus tard. 
• En mode automatique, Toast calculera le nombre total de lots disponibles à la vente en fonction de la quantité d’inventaire que vous possédez déjà. Vous devriez utiliser cette stratégie pour les lots fabriqués à la demande.

Paquets alternatifs :

• En mode manuel, vous devrez indiquer le nombre de forfaits que vous souhaitez proposer, également appelé « casse-caisse ». Par exemple, si vous recevez des caisses de bière, vous devrez suivre manuellement le nombre de boîtes que vous avez ouvertes pour créer des articles d’emballage de 4, ou le nombre de bières individuelles que vous avez extraites de ces caisses pour les placer au réfrigérateur. Cette stratégie est suggérée si vous souhaitez contrôler les ventes en ne proposant que ce que vous avez préparé à l’avance.
• En mode automatique, Toast fait le calcul pour vous : vous pouvez vendre des packs de 4 ou des bières individuelles tant que vous disposez d’un stock suffisant. Cela vous donne la liberté de vendre vos articles dans la taille/quantité qui convient à vos clients. Lorsque vous ouvrez votre dernier étui pour vendre un emballage de 4 à votre client, Toast indiquera automatiquement que l’article est en rupture de stock afin d’éviter que moins d’un étui entier ne soit vendu par erreur.

Remarque : Si vous utilisez le suivi automatique de l’inventaire, il est important de se rappeler qu’avec les commandes en ligne, les clients ne pourront voir le statut de l’inventaire que comme étant En stock ou En rupture de stock. Cela signifie que vos clients pourraient potentiellement passer une commande en ligne pour plus de lots ou de paquets alternatifs que vous n’en avez physiquement disponibles. Si cela se produit et que la commande ne peut pas être entièrement exécutée, Toast recommande de contacter le client en utilisant ses coordonnées figurant sur la commande. 

Créer un lot d’articles pour des articles de détail

Utilisez des lots d’articles lorsque vous souhaitez assembler plusieurs articles ensemble, comme un panier-cadeau pour la Saint-Valentin avec du vin, du chocolat et des biscuits. Suivez ces étapes pour créer un lot :

Remarque : Si vous avez déjà créé ces articles en tant qu’articles standard dans votre bibliothèque d’articles, accédez à la page des détails de l’article et commencez à l’étape 4. 

1. Dans , allez à Détail >Gestion des articles > Bibliothèque des articles.
2. Sélectionnez + Ajouter un article.
3. Remplissez les champs obligatoires (Nom de l’article, Catégorie principale et prix), puis sélectionnez Enregistrer.
4. En haut de la page, sélectionnez Lier l’article.
5. Sélectionnez Un lot, puis sélectionnez Suivant.
6. La fenêtre de création de lot apparaîtra. Sélectionnez + Ajouter un article et recherchez dans votre bibliothèque d’articles existante les articles de détail que vous souhaitez inclure dans le lot. Entrez une quantité pour chaque article que vous ajoutez.
   
   
7. Si vous le souhaitez, activez le calcul automatique de l’inventaire en position Activé. Sinon, l’inventaire sera calculé manuellement (vous pouvez voir la différence entre manuel et automatique).
8. Facultatif : Ajoutez des notes d’assemblage visibles par toute personne créant ce lot à partir de la page Productions (p. ex. « Enveloppe de cellophane avec arc et étiquette en argent »).
9. Sélectionnez Lien.
10. Lorsque vous avez terminé de remplir les détails de votre article, enregistrez et publiez vos modifications. 

Sur la page de détails de l’article, le coût global du lot sera calculé par le coût de chaque composant multiplié par la quantité utilisée. Si vous devez ajouter le coût d’emballage, comme le papier d’emballage, vous pouvez le faire dans la section Prix et coût en sélectionnant + Coûts et frais supplémentaires.

Remarque : Les lots ne peuvent pas être commandés ou reçus de fournisseurs, mais ils peuvent être reçus par transfert entre emplacements. Pour en savoir plus sur les transferts entre emplacements, consultez cet article de Toast Central : Vente entre emplacements.

Si vous avez choisi d’utiliser le calcul manuel de l’inventaire, l’étape suivante consiste à créer des lots à proposer à vos clients à l’aide de la page Productions.

Produire des lots à vendre (mode manuel)

Si vous utilisez le mode manuel pour suivre l’inventaire de vos lots, vous devrez indiquer quand vous avez créé les lots disponibles à la vente afin que votre inventaire soit ajusté.

Pour produire des lots destinés à la vente, procédez comme suit dans la Vente au détail de Toast :

1. Accédez à Gestion des articles > Productions.
2. Vos lots apparaîtront sur la page, avec des informations telles que Minimum PAR, Reproductible (le nombre de lots que vous pouvez produire selon votre inventaire actuel), Qté (la quantité de lots que vous avez déjà produite), Date et heure de la dernière production, et plus encore.
3. Sélectionnez Produire à droite de n’importe quelle ligne de lot pour créer une plus grande partie du lot à vendre à vos clients.
4. Entrez la quantité que vous produisez.
5. Sélectionnez Produire.

Dès que vous sélectionnez Produire, vos stocks pour les articles composants du lot seront déduits pour refléter le nombre de lots que vous avez produits, ainsi que le reste de l’inventaire des articles individuels qui peuvent encore être vendus aux clients.

Autrement, vous pouvez produire des lots ou diviser les lots en articles individuels à partir de la page des détails de l’article. Dans la section Inventaire de la page de détails de l’article du lot, sélectionnez Produire pour faire apparaître la fenêtre de l’article produit, ou sélectionnez Ajuster pour utiliser l’action Répartition afin de modifier la quantité de lots que vous avez en stock et de mettre à jour votre inventaire en conséquence. 

Vous pouvez également scanner ou produire des lots en vous connectant au site Web de Toast dans le navigateur Web de votre appareil mobile et en accédant à Vente au détail de Toast sur un appareil mobile. 

Remarque : Tout lot que vous avez créé avec un suivi automatique de l’inventaire apparaîtra également sur la page Productions . Le numéro de productibilité vous indiquera le nombre de lots que vous pourriez vendre selon votre inventaire actuel, mais la valeur de la quantité sera vide parce que vous avez choisi de ne pas créer ces articles à l’avance.

Configurer des paquets alternatifs pour les articles de détail

Utilisez des emballages alternatifs lorsque vous avez des articles que vous pourriez vendre en différentes quantités (par exemple, un pack de 4 ou une seule bière du pack de 4). 

Lorsque vous configurez des paquets alternatifs, vous devez déterminer ce que vous utiliserez comme article source. Toast recommande de choisir l’article que vous utilisez pour commander de l’inventaire. Dans cet exemple, disons que nous commandons la bière Upper Crust par caisse, et chaque caisse contient six packs de 4. 

Remarque : Vous ne pourrez acheter ou recevoir que des articles sources. Vous ne pourrez pas acheter ou recevoir le type d’article de paquet alternatif. 

La casse en majuscule serait l’article de notre bibliothèque d’articles que nous utiliserions comme article source, puis nous pourrions créer des paquets alternatifs pour vendre la croûte en majuscule au pack de 4 ou à la bière individuelle à nos clients.

Suivez ces étapes pour configurer des tailles d’emballage alternatives pour l’emballage de 4 bouteilles et la bouteille simple.

Remarque : Si vous avez déjà créé ces articles en tant qu’articles standard dans votre bibliothèque d’articles, accédez à la page des détails de l’article et commencez à l’étape 4. 

1. Dans Toast Web, allez à Détail > Gestion des articles > Bibliothèque des articles.
2. Sélectionnez + Ajouter article pour créer un article « Pack de 4 croûte supérieure ».
3. Remplissez les champs obligatoires (Nom de l’article, Catégorie principale et prix), puis sélectionnez Enregistrer.
4. En haut de la page, sélectionnez Lier l’article.
5. Sélectionnez Paquet alternatif, puis sélectionnez Suivant.
6. Dans le champ Source, recherchez et sélectionnez l’article source souhaité. Dans cet exemple, il s’agirait de la « majuscule ». 
7. Saisissez la quantité d’articles contenus dans un seul article source. En d’autres termes, combien de ces packs de 4 dans un caisse de bière Upper Crust?
   
   
8. Si vous le souhaitez, activez le calcul automatique de l’inventaire en position Activé. Sinon, vous devrez indiquer manuellement combien de caisses vous décomposez en packs de 4 pour maintenir l’exactitude de votre inventaire. , vous pouvez voir la différence entre manuel et automatique.
9. Sélectionnez Lien.
10. Lorsque vous avez terminé de remplir les détails de votre article, enregistrez et publiez vos modifications. 

Vous pouvez ensuite répéter ces étapes pour créer un article « Single de la croûte supérieure » lié au pack de 4 de la croûte supérieure comme article source. 

Transférer l’inventaire vers d’autres colis (mode manuel)

Si vous utilisez le mode manuel pour suivre l’inventaire des colis alternatifs, vous devrez transférer l’inventaire d’une taille à une autre afin que votre inventaire soit exact. L’autorisation 5.6 Inventaire et quantités est requise pour initier les transferts. 

Par exemple, si vous recevez une caisse de bière Upper Crust, vous devrez transférer manuellement cet inventaire en packs de 4 et en articles de bière individuels afin de les vendre à vos clients.

1. Accédez à la page de détails de l ' article dans la Vente au détail de Toast, puis sélectionnez l ' onglet Inventaire.
2. Sélectionnez Transférer.
3. La fenêtre de transfert vous indiquera le nombre de chaque article que vous avez sous la main. Entrez le montant du transfert, qui correspond au nombre d’articles source que vous souhaitez diviser en petits paquets.
4. Sélectionnez Transférer. Le nombre d’inventaire de votre article source et de votre article de destination sera mis à jour.

Ici, vous pouvez voir que nous avons commencé avec 7 caisses de Upper Crust Beer, et que nous avions zéro pack de 4 sous la main. Lorsque deux caisses ont été transférées vers des conditionnements de 4, nos caisses en stock sont passées de 7 à 5 et nos conditionnements de 4 à 12 :

Rapports de détail pour les lots et colis alternatifs

Voici comment les lots et les paquets alternatifs apparaîtront dans les rapports de Vente au détail de Toast :

• Rapport d ' aperçu de l ' inventaire : Seuls les articles sources ayant un inventaire disponible apparaîtront dans ce rapport. Cela signifie que les lots et paquets alternatifs ne seront pas inclus. Ceci permet d’éviter les doubles comptages d’inventaire. 
• Rapport sur les ventes au détail et le CPV : Chaque article, y compris les lots et les paquets alternatifs, aura ses propres ventes déclarées et son CPV calculé indépendamment.
• Historique de l’inventaire ( dans la section In ventaire d e la page des détails de l’article) : 
  
  • Pour les lots avec épuisement automatique de l’inventaire, vous verrez des événements Transfert entrant et transférant sortant déclenchés par le système en fonction des ventes d’articles. 
  • Pour les paquets alternatifs avec épuisement automatique des stocks, vous verrez également Transfert entrant/sortant pour indiquer quand un paquet alternatif (par exemple, un paquet de 4 bières) a été vendu hors de l’article source (par exemple, le cas de la bière). 
  • Les événements liés aux ventes seront regroupés en une seule ligne dans le tableau de l’historique des stocks. Une nouvelle ligne Transfert entrant/transfert sortant est générée si le coût change, si la quantité/ratio change ou si l’article lié change.

Ressources supplémentaires pour les lots et paquets alternatifs

• sur la liaison d’inventaire