xtraCHEF : Obtenez de l'aide avec les erreurs d'extraction de QuickBooks

Dans cet article :

• Déterminer si une extraction a réussi
• Codes d'erreur QuickBooks
  • Référence invalide au fournisseur
  • Référence invalide à XCG-TAX
  • Le compte n'existe pas dans QuickBooks
  • Message=AuthenticationFailed
  • Longueur de chaîne
  • Fonctionnalité non prise en charge
  • Numéro de compte de localisation non attribué

Déterminer si une extraction a réussi

Pour déterminer si une extraction a été importée avec succès dans QuickBooks, consultez le Moniteur d'extraction. Pour tout statut d'extraction de facture qui n'est pas vert, sélectionnez Voir les détails pour ce fichier spécifique.

En fonction de ce que dit le message d'erreur, utilisez ce guide pour résoudre l'erreur.

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Codes d'erreur QuickBooks

Le reste de ce guide fera référence aux codes d'erreur d'extraction de QuickBooks et à la façon de les corriger.

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Référence invalide au fournisseur

“Il y a une référence invalide au fournisseur QuickBooks 'Nom du fournisseur' dans la facture. Message d'erreur QuickBooks : Argument invalide.”
OU
“Le fournisseur 'Nom du fournisseur' n'existe pas dans QuickBooks"

Ce type d'erreur est dû au fait que le code du fournisseur ne correspond pas à ce qui est inscrit comme nom du fournisseur ou "Nom affiché comme" pour le fournisseur inscrit dans QuickBooks. Le code du fournisseur peut être corrigé avec les étapes suivantes :

• Ouvrez la page des fournisseurs dans votre barre de menu à gauche dans xtraCHEF.
• Recherchez le fournisseur spécifique en question.
• Sélectionnez le code du fournisseur locataire à mettre à jour.
• Apportez des modifications et sélectionnez le bouton de vérification.
  • Le code du fournisseur dans xtraCHEF doit correspondre 1 à 1 à la façon dont le fournisseur apparaît dans QuickBooks.
    • QuickBooks en ligne : Le code du fournisseur dans xtraCHEF doit correspondre au "Nom affiché comme" pour le fournisseur.
    • QuickBooks Desktop : Le code du fournisseur dans xtraCHEF doit correspondre au nom du fournisseur dans QuickBooks.
• Une fois que le code du fournisseur locataire est mis à jour, vous pouvez ensuite réextraire le fichier échoué depuis le Moniteur d'extraction.

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Référence invalide à XCG-TAX

« Il y a une référence invalide au compte QuickBooks "XCG-TAX" dans la facture. Message d'erreur QuickBooks : Argument invalide.”

Cette erreur est due à la façon dont vos frais de niveau d'en-tête sont répartis. xtraCHEF a quatre frais de niveau d'en-tête qui peuvent être répartis selon votre préférence.

• Taxe de vente
• Frais de transport/répartition
• Rabais
• Autres frais

Il y a 3 options pour gérer ces frais de niveau d'en-tête. Choisissez l'une des trois :

1. Répartir également entre tous les codes GL appliqués à la facture.
2. Appliquer uniquement au code GL avec le coût le plus élevé indiqué sur la facture.
3. Appliquer à un code GL spécifique dans votre système QB.

Si aucune préférence n'est indiquée, xtraCHEF appliquera ceux-ci aux GL par défaut : XCG-FC, XCG-OC, XCG-DC et XCG-TAX.

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Le compte n'existe pas dans QuickBooks

« Le compte '1234' n'existe pas dans QuickBooks »
OU
« Il y a une référence invalide au compte QuickBooks "1234" dans la facture. Message d'erreur QuickBooks : Argument invalide. L'enregistrement spécifié n'existe pas dans la liste.”

Cette erreur peut apparaître lorsque le code GL indiqué pour une facture n'est pas répertorié dans votre système QuickBooks. Cette erreur apparaîtra sur toutes les factures avec le code GL spécifié dans le message d'erreur d'extraction.

Option 1 : Si le GL est correct, mais est répertorié différemment dans xtraCHEF de la façon dont il apparaît dans QuickBooks, le code GL peut être modifié avec les étapes suivantes :

1. Sélectionnez le icône d'engrenage > Codes GL dans le coin supérieur droit du compte xtraCHEF. Seuls les administrateurs de locataires auront cet accès.
2. Sélectionnez le code GL spécifique indiqué dans le message d'erreur et sélectionnez Modifier le code GL.
3. Ensuite, mettez à jour le code GL pour qu'il corresponde à la façon dont il est indiqué dans QuickBooks. Sélectionnez Enregistrer.

Option 2 : Si le code GL incorrect est affiché dans le message d'erreur, cela indiquerait que la catégorie incorrecte a été assignée à un produit figurant sur la facture. Pour corriger cela, mettez à jour la catégorie (code GL) à partir de la bibliothèque d'articles en suivant ces étapes :

1. Accédez à la bibliothèque d'articles dans la navigation à gauche dans xtraCHEF.
2. Utilisez le menu déroulant pour filtrer le fournisseur spécifique associé à la facture et sélectionnez l'élément de la facture.
3. En bas de la page, mettez à jour le champ Catégorie et vous verrez le champ du code GL se mettre à jour en conséquence. Sélectionnez Enregistrer les modifications.
4. Une fois la catégorie mise à jour, essayez de réextraire la facture.

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Message=AuthenticationFailed

“message=AuthenticationFailed; errorCode=003200; statusCode=401”

Cette erreur est généralement liée à l'expiration du jeton QuickBooks Online ou cela pourrait simplement être une erreur de délai d'attente de QuickBooks. Tout d'abord, essayez de réextraire le fichier d'extraction ou la facture spécifique depuis le Moniteur d'extraction ou la Recherche de factures. Si la même erreur se reproduit, demandez au client de rafraîchir le jeton QuickBooks.

Pour rafraîchir le jeton QuickBooks, le client devra :

1. Naviguer vers l’icône roue dentée > Configuration du compte dans le coin supérieur droit de xtraCHEF.
2. Sélectionner l’onglet Intégrations.
3. Sélectionner Se connecter à QuickBooks.

Cela les invitera à se connecter à QuickBooks en ligne, et devra être complété par quelqu’un ayant un accès administrateur QuickBooks.

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Longueur de chaîne

“La longueur de la chaîne est soit plus courte soit plus longue que ce qui est supporté par la spécification”

L'ID de la facture est trop long. QBO a une limite de 21 caractères pour un ID de facture.

1. Naviguer vers Rechercher des factures dans la navigation à gauche de xtraCHEF.
2. Localiser la facture et sélectionner Modifier la facture.
3. Corriger le numéro de facture pour qu'il soit inférieur à 21 caractères.
4. Soumettre la facture.
5. Vous devriez alors être en mesure de réextraire la facture depuis la recherche de factures.

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Fonction non prise en charge

“Message d’erreur : Erreur de fonction non prise en charge.”

Cette erreur indique que la version de QuickBooks n'est pas prise en charge pour l'intégration API. Les versions QuickBooks en ligne Auto-entrepreneur et Simple Start ne prennent pas en charge l'intégration avec xtraCHEF. Voici les versions QuickBooks en ligne prises en charge qui supportent l'intégration API :

• QuickBooks en ligne Essentials
• QuickBooks Online Plus
• QuickBooks en ligne Avancé

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Numéro de compte de localisation non attribué

“Avertissement : Le numéro de compte de localisation n'est pas attribué dans XtraCHEF. La facture a été envoyée à QBO sans aucune attribution de classe.”

Ce n'est pas un échec d'extraction ; les factures avec cet avertissement seront tout de même extraites vers QuickBooks. Ceci est un avertissement d'extraction de QuickBooks indiquant que le numéro de compte pour cette localisation ne correspond pas à la façon dont le nom de cette localisation apparaît dans QuickBooks. Cette erreur peut être résolue par un administrateur de locataire avec les étapes suivantes :

1. Sélectionnez l'icône d'engrenage > Localisations dans le coin supérieur droit de xtraCHEF.
2. Sélectionnez la localisation spécifique en question.
3. Sélectionnez Modifier les détails de la localisation.
4. Modifiez le numéro de compte selon le nom de classe saisi dans xtraCHEF.
5. Après avoir résolu l'erreur, réextraire la facture.
6. Accédez au Moniteur d'extraction.
7. Sélectionnez le fichier qui a échoué à s'extraire.
8. Une fois le fichier surligné, sélectionnez Réextraire dans le coin supérieur droit.

Si la facture en question n'a pas du tout été extraite, vous voudrez confirmer ce qui suit :

• Confirmez si tous les éléments de ligne sont mappés aux codes GL sur les factures.
  • Accédez à Rechercher des factures, sélectionnez Facture #, et cela listera tous les GL associés à cette facture. Si Non attribué est indiqué, alors cet élément devrait être dans votre file d'attente Mapper les éléments de facture pour ce fournisseur.
• Confirmez que la facture est dans un état traité. Si ce n'est pas le cas, elle peut se trouver dans votre file d'attente d'Exceptions, de Vérification de produit ou d'Approbations.
• Confirmez qu'un code fournisseur est indiqué pour le fournisseur spécifique en question. Vous pouvez vérifier cela en recherchant le fournisseur dans votre Hub de fournisseurs. Le code fournisseur doit correspondre 1 pour 1 avec :
  • QuickBooks en ligne : Le code fournisseur doit correspondre au "Nom affiché comme."
  • QuickBooks Desktop: Le code fournisseur doit correspondre au nom du fournisseur.

Après avoir confirmé que les étapes énumérées ci-dessus ne s'appliquent pas à la facture mais qu'elle n'a toujours pas été extraite, exécutez une extraction à la demande. Pour QuickBooks en ligne, vous pouvez exécuter une extraction à la demande avec ces étapes :

• Sélectionnez le Moniteur d'extraction dans le menu de gauche dans xtraCHEF.
• Sélectionnez le Extraction à la demande bouton en haut à gauche.
• Une fenêtre contextuelle apparaîtra indiquant combien de factures sont incluses dans l'extraction à la demande.

Si vous utilisez QuickBooks Desktop, utilisez le Connecteur Web en suivant les étapes de cet article pour exécuter une synchronisation manuelle.

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