xtraCHEF : Obtenez de l'aide avec les synchronisations de ventes vers QuickBooks
Dernière mise à jour : 8 avr. 2026, 10 h 05
- Résumé du moniteur de synchronisation
- Résoudre les alertes
- Voir les écritures de journal
- Modifier les écritures de journal
Résumé du moniteur de synchronisation
Dans xtraCHEF, le moniteur de synchronisationvous permet de suivre vos données de ventes brutes provenant de Toast et d'enregistrer les événements pertinents. C'est également là que xtraCHEF enregistre vos synchronisations de ventes vers QuickBooks. Pour une analyse plus approfondie de votre moniteur de synchronisation, consultez xtraCHEF : Sync Monitor.
Les synchronisations de ventes s'appuient sur le cadre établi lors de Mise en place des ventes. En raison de cela, si votre mappage est partiellement incomplet ou incorrect, une erreur ou une alerte peut apparaître ici dans votre moniteur de synchronisation. Vous pouvez résoudre ces problèmes en utilisant le guide ci-dessous et réinitialiser vos synchronisations.
Résoudre les alertes
Sélectionnez Moniteur de synchronisation dans la barre de navigation à gauche dans xtraCHEF. Là, vous pouvez prévisualiser vos ventes quotidiennes telles que capturées depuis Toast Web. Si vous voyez une icône rouge dans le coin d'une entrée quotidienne, il est important d'essayer de résoudre l'alerte dès que possible, car toute divergence peut affecter votre publication de revenus dans QuickBooks.
Examinez une liste des alertes de synchronisation courantes et des suggestions sur la façon de les résoudre :
- Mapping GL nécessaire
- Ce que cela signifie : Vos données de ventes quotidiennes comprennent un élément de ligne qui n'a pas encore été mappé à un code GL.
- Solution : Retournez à la configuration des ventes et assignez à l'élément de ligne un code GL correspondant.
- Erreur de validation commerciale
- Ce que cela signifie : Vous avez mappé un élément de ligne à un code GL de comptes créditeurs/débiteurs, ce qui n'est pas pris en charge.
- Solution : Assignez l'élément de ligne à un autre code GL, ou changez le type de code GL dans vos paramètres QuickBooks.
- Les données sont modifiées après la synchronisation précédente
- Ce que cela signifie : Un changement dans vos données de ventes dans Toast est survenu après que vous ayez synchronisé votre entrée xtraCHEF avec QuickBooks.
- Solution : Vérifiez à nouveau vos chiffres pour ce jour et re-téléchargez votre entrée de journal si nécessaire.
- Le compte n'existe pas dans QuickBooks
- Ce que cela signifie : En général, vous verrez cette alerte si vous avez supprimé un code GL de QuickBooks avant de remapper les éléments de ligne.
- Solution : Réaffectez tous les éléments de ligne mappés à l'ancien code GL à un code actuel
- Journal déséquilibré
- Ce que cela signifie : Un chèque ou un article a été laissé ouvert dans votre POS Toast pour cette date.
- Solution : Rapprochez tous les éléments ouverts dans votre POS et synchronisez vos données pour cette journée à nouveau.
- Objet non trouvé
- Ce que cela signifie : Vous avez essayé d'associer un article à un code GL qui a été rendu inactif dans QuickBooks.
- Solution : Assignez l'article à un code GL actif.
Si vous recevez d'autres erreurs telles que des en-têtes non mappés, contactez support@xtrachef.com pour obtenir de l'aide afin de résoudre ces problèmes.
Voir les écritures de journal
Une écriture de journal, parfois appelée JE, est un enregistrement d'une transaction commerciale qui se compose de codes GL et de montants pour cette transaction. Par exemple, lorsqu'on décrit une écriture de journal de ventes, c'est une entrée faite dans votre logiciel de comptabilité qui enregistre toutes les ventes traitées pour une journée donnée, équilibrée/compensée par les paiements collectés pour ces mêmes ventes.
C'est ainsi qu'une écriture de journal équilibrée est créée. Chaque écriture de journal doit être équilibrée pour être publiée dans votre logiciel de comptabilité. De même, une écriture de journal de paie serait équilibrée entre les gains enregistrés pour les employés et les chèques de paie qu'ils reçoivent pour correspondre, ou équilibrer.
Pour examiner vos informations pour une date donnée, sélectionnez simplement le jour du calendrier que vous souhaitez voir dans votre Moniteur de Synchronisation. Ensuite, sélectionnez le lien Ventes.
Cela affichera vos données organisées par Catégories de Ventes/Centre de Revenus, Charges de Service, Pourboires, Remises, Taxes, Paiements, Frais de Paiement, Différés et Remboursements. Vous verrez les décompositions de débit et de crédit pour chaque catégorie.
Modifier les écritures de journal
Les entrées de ventes du Moniteur de Synchronisation peuvent être modifiées directement dans xtraCHEF. Lorsque les ventes ont été synchronisées depuis Toast POS un jour donné, vous aurez la possibilité de modifier les données de vente pour inclure des sources de vente alternatives (ventes de camion de nourriture, événements spéciaux) qui peuvent ne pas être disponibles depuis le POS. Deux modes seront disponibles : Afficher et Modifier.
En mode modification, la possibilité de mettre à jour les données sera disponible.
Vous pouvez ajouter un ajustement aux écritures du journal des ventes. Sélectionnez + Ajouter un ajustement en bas.
Vous devrez d'abord sélectionner le type d'ajustement (le premier menu déroulant). Une fois ajouté, vous verrez le code GL associé à l'ajustement. Ensuite, ajoutez un montant de Débit ou Crédit.
Lors de l'ajout d'ajustements, vous devrez généralement ajouter à la fois un ajustement de crédit et un ajustement de débit pour maintenir l'équilibre du journal des ventes. Une fois tous les ajustements ajoutés et l'entrée du journal équilibrée, sélectionnez Enregistrer pour sauvegarder le travail. Les ajustements peuvent être gérés dans la cartographie des ventes.