开始使用AI发票扫描

在本文中:

• AI发票扫描
  
  • 步骤1
    
  • 步骤2
    
  • 步骤3
    
  • 步骤4
    
  • 步骤5
    
  • 步骤6
  • 限制
• 相关文章

AI发票扫描

您现在可以直接在Toast Now中使用AI发票扫描，配合现有的功能，如面部识别登录、改进的可访问性和增强的可发现性。通过将AI发票扫描引入Toast Now体验，您可以在一个方便的地方访问发票扫描并查看发票列表，而无需切换到浏览器版本。

核心发票工作流程保持不变。您将继续捕捉图像，进行必要的编辑，并像今天一样提交发票。此更新仅将AI发票扫描扩展到Toast Now，使过程更快、更无缝，同时利用应用程序现有的移动功能。

所需权限:

• 4.5 完整编辑菜单

步骤 1:上传发票

请按照以下步骤使用 AI 扫描上传发票。您可以选择以下方式上传:

• Toast Web
• Toast Now (移动设备)

选项 1:上传到 Toast Web

1. 上传或拍摄您的发票
   
   1. 在 Toast Web 中，导航到 零售 > 采购与接收。
   2. 选择 下一步t 开始扫描。注意:扫描可能需要最多 2 分钟。

选项 2:在 Toast Now 应用中从您的移动设备上传

1. 在您的 iOS 移动设备上打开 Toast Now 应用中的 库存标签。
2. 点击 添加发票，如有需要请允许相机访问。
3. 将您的文档与相机视图中显示的边框对齐，并拍摄清晰的发票照片（您可以添加多页）。
4. 点击提交— 您的发票将被上传并开始扫描。
   
     
   
   
5. 等待扫描完成
   1. 处理完成后，发票将显示扫描完成状态。然后您将在发票管理屏幕上看到供应商名称、总额和发票日期。
      
       

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步骤 2:审查扫描

检查从您的发票中提取的信息以确保其准确。

1. 右侧是您原始发票的数字副本。左侧是提取的行项目。如果您希望以不同的视图查看扫描，请选择向下或向右的箭头图标。
   
    
   
   
2. 进行必要的编辑
   1. 将鼠标悬停在每个字段上以突出显示其在发票上的位置。更新任何不正确或缺失的详细信息。如果发票的某些部分不清晰、被切断或被遮挡，可能需要这样做。
   2. 确认您的扫描详细信息后:
      
      1. 选择 下一步 以进入熟悉的发票创建屏幕。
      2. Toast将自动填写。注意：如果某些内容没有自动填充，您可以在这里手动调整：
         
         1. 供应商物品ID
         2. 供应商物品名称
         3. 发货数量
         4. 单位
         5. 毛单位成本
         6. 净单位成本
         7. 净行总计
      3. 三点溢出菜单可用于对数量进行额外编辑或删除行项目。
         
          

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步骤3：管理产品

查看哪些产品已经存在，哪些需要添加。本节还显示供应商采购数量如何转换为库存数量，以便您确切知道每个项目将添加多少。

1. 选择下一步以进入熟悉的发票创建界面。
2. Toast将自动填写：
   
   1. 供应商详情
   2. 发票号码
   3. 物品名称、数量和成本
      
      注意：如果某些内容没有自动填充，您可以在这里手动调整它。

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步骤 4:匹配或添加您的项目

系统将使用人工智能识别和分类项目。

1. 如果您的库存中已经存在某个项目，Toast 将建议一个匹配项。选择 确认匹配 复选标记以确认。
2. 如果某个项目是新的，请选择蓝色的 添加 按钮。注意:如果某个项目不在建议的匹配中，您仍然可以手动将其匹配到库存中的正确项目。
3. 填写任何缺失的细节并选择创建项目。
   
    
   

   注意:使用全部添加一次性创建多个新项目。

   注意：前几次扫描可能需要添加几个新项目。随着时间的推移，Toast 会“学习”您的目录，匹配变得更快。

4. 保存并链接项目
   1. 最终的细节将作为供应商项目保存，可以链接到 Toast 中的产品。这有助于通过提高更新库存时的速度和准确性来简化未来的接收。
      
      注意:如果缺少必要信息，您将看到下面的错误消息。在继续之前，必须完成这些项目。
      
       

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第5步：更新您的定价

更新定价 详细说明了成本变化，并将您之前的购买价格与当前价格进行比较。使用它来决定是否需要更新您的零售定价。监控成本和利润变化，以管理潜在的价格变动。要更新定价，请在当前价格列下选择行项目的美元金额。

注意:这可能与收到发票时的价格不同。

注意：定价更新必须在将项目标记为已接收之前完成。

 

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第6步：接收您的发票

一旦您验证了所有上传信息和/或进行了必要的更改：

1. 查看您匹配和新添加的项目。在页面顶部选择保存以保存您的草稿发票。
   
    
   
   
2. 选择标记为已接收将发票从草稿或已接收状态移动。这将更新您项目库中物品的库存数量。

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AI发票扫描的局限性

• 仅发票扫描：您可以扫描发票，但目前无法将其应用于采购订单（PO）。
• 移动体验：您可以通过 Toast Web 和 Toast Now 应用程序在移动设备上捕获发票并继续接收，但由于详细的表格和发票图像查看，审核体验在桌面上最佳。

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