设置和管理挂账账户

像往常一样在 POS 上下单，然后选择付款进入付款选择屏幕。
选择其他按钮，然后选择 挂账账户 作为付款方式。
搜索并选择挂账账户。
1. 对于外带或配送订单，如果已使用“客户查找”功能找到挂账账户，POS 会自动填充关联的挂账账户。
2. 否则，会出现 输入账号 弹出窗口。输入挂账账号，或选择查找。
3. 您可以按名字或姓氏、电子邮件地址、客户编号或电话号码查找客人。可以使用部分信息进行搜索。
选择挂账账户后，选择记账以将订单记入挂账账户，以便稍后开具发票。还有两个其他选项可用：
1. 仅追踪不记账——如果您的客人使用其他付款方式支付此订单，但您仍希望将此金额计入其挂账账户的总消费额中，请使用此选项。
2. 使用其他账户——使用此选项搜索其他挂账账户。
选择记账后，该订单将添加到 Toast Web 中挂账账户的未结余额中。

预期结果：订单在 POS 上关闭，其金额将添加到 Toast Web 中客人的未结挂账账户余额中。

如果您配置了数字收据设置，则可以向挂账账户交易添加小费。要了解更多信息，请参阅配置数字收据。

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在 POS 上支付挂账账户余额

支付挂账账户余额会向客人收款并减少其未结余额。这与将订单记入账户不同，后者已在前一节中介绍。您还可以通过发票收款，相关内容请参阅“创建并发送挂账账户发票”。

若要在 POS 上收取挂账余额，请按照以下步骤操作：

在您的 POS 快速点餐屏幕上向右滑动菜单（Toast 零售的类别组），然后选择挂账按钮。
查找并选择该挂账。
在“支付挂账余额”屏幕上，会显示未结余额以及客户信息。输入要支付的金额，然后选择完成。客人可以根据您在此处输入的内容，部分支付、全额支付或超额支付其未结余额。
“支付余额”会连同所选金额一起出现在点餐屏幕上。选择支付以输入客人的付款。

预期结果：付款记录完成，客人的未结余额将扣除已支付的金额。

注意：挂账小费会在交易当天支付给服务员，并列在您报表中的“非现金小费”下。当挂账交易在日后结算时，100% 的金额应支付给餐厅。

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为挂账创建并发送发票

您可以为单个挂账开具发票以收取未结余额，也可以一次性批量为多个挂账开具发票。

首先，配置您的挂账发票设置：

导航至 Toast Web 中的“挂账”页面，然后从左侧导航栏中选择设置。
在“挂账发票设置”部分，选择适用于所有挂账发票的默认设置。在创建单个或批量发票时，可以覆盖这些设置。设置包括：
1. 默认用餐方式（非配送）。
2. 挂账费用——默认应用于所有挂账发票的额外费用或收费。一些餐厅使用此功能来收取每月的会员费用。
  - 注意：如果您正在使用挂账费用向客人收取经常性会员费或俱乐部费用，订阅计划可能更适合——它能原生处理经常性账单、客人识别以及面向客人的注册网站。请参阅订阅计划入门。
3. 新发票的默认时间范围。
选择保存，完成后选择 发布所有更改。

预期结果：您的默认发票设置已保存，并将应用于新的挂账发票。

要为单个挂账账户开具发票，请在该挂账账户资料页面的顶部选择 创建发票。您将看到账户的当前余额，并且可以按选定日期范围内的交易进行收费，或收取自定义金额。

要为在日期范围内有挂账交易的所有客人批量开具发票，请按照以下步骤操作：

在 Toast Web 的“挂账”页面左侧导航栏中，选择 批量开票。
选择 创建批量发票。
选择您的发票详情、付款设置以及您想要应用的任何额外挂账费用。在“付款”部分，您可以设置到期日期，并选择是否允许客人使用信用卡支付发票。
选择发票接收人的交易范围。Toast 会汇总所选时间范围内所有未开票的订单，您可以使用复选框选择想要批量生成的发票。
选择 下一步：生成发票。
当您的发票生成后，“批量开票”页面上的状态将更改为“准备发送”。选择批量发票行以打开发票预览。

预期结果：您的发票已生成并准备好发送。在发票预览中，您可以下载一张或所有发票、打印发票，或将其发送到与该账户关联的电子邮件地址或电话号码。

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调整或结清挂账账户余额

您可以调整挂账账户余额以进行更正，或在不收款的情况下将其结清为 $0。您只能通过此流程减少未结余额，而不能增加余额。

要调整或结清余额，请按照以下步骤操作：

从 Toast Web 的“挂账账户”页面中选择挂账账户的名称。
在挂账账户的个人资料上，选择调整余额。
选择“设置新的未结余额”（默认）或“减少未结余额”。
选择调整余额以完成更改。

预期结果：刷新页面时，更改将作为“调整”显示在“账户活动”表中。

注意：如果您想在不向客人收款的情况下将挂账账户标记为已支付（例如，如果您使用挂账账户来跟踪从工资中扣除的员工支出），请使用此流程将余额更新为 $0。要与账户持有人共享详细的费用列表，请在挂账账户个人资料页面的“账户活动”表中选择下载，然后选择详细报告。

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查看挂账账户活动

在 Toast Web 的“挂账账户”页面顶部（财务 > 付款 > 挂账账户），“摘要”部分显示了您的挂账账户总数和未结余额总额。其下方是您的完整挂账账户列表。在“活跃”和“已归档”账户之间切换，或使用搜索、日期范围或筛选选项来缩小列表范围。如果您选择了日期范围，列表将更新以显示该期间每个挂账账户的“总支出”。

选择特定的挂账账户时，您将打开该账户的资料页面。这会显示该账户的未结余额、终身消费额、订单数量、账户活动、发票以及顾客联系信息。“账户活动”表格为账户上的每项操作显示一个单独的行项目，并按类型标记，例如销售、收费、付款、调整、已创建发票、已作废发票、作废收费和作废付款。

有关挂账账户付款在 Toast 报告中显示的位置（包括“销售摘要”报告中的“挂账账户递延收入”），请参阅挂账账户报告。

挂账账户信息也会直接显示在 顾客列表 中的顾客资料上。选择顾客，然后选择 挂账账户 选项卡以查看其未结余额、当月消费额和未付发票数量。在此处，选择 挂账账户 以打开完整账户并进行管理。

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归档或恢复挂账账户

出于报告目的，我们建议您不要归档挂账账户。

要归档挂账账户，请在 Toast Web 的“挂账账户”页面（财务 > 付款 > 挂账账户）上搜索并选择该账户名称，然后选择页面顶部的归档。挂账账户一旦归档，便无法用于在 POS 上支付订单。

要恢复已归档的挂账账户，请切换“挂账账户”页面上的表格以显示“已归档账户”。“恢复”按钮位于账户资料页面上。

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常见问题解答

将订单记入挂账账户与支付挂账账户余额之间有什么区别？

将订单记入挂账账户与支付挂账账户余额是两种不同的操作。将订单记入挂账账户会将该订单的金额添加到顾客的未结余额中，以便他们稍后付款——您可以通过在结账时选择“挂账账户”作为付款方式来执行此操作。支付余额是指向顾客收款并减少其欠款——您可以通过 POS 快速订单屏幕上的“挂账账户”按钮或发送发票来执行此操作。

另请参阅：

- “顾客如何支付挂账账户？”
- “我该如何将费用记入挂账账户，而不是直接结清？”
- “我已经记入挂账账户了，但该如何收款？”

如何在不收款的情况下清零或结清挂账账户余额？

要在不收款的情况下清零或结清挂账账户余额，请在 Toast Web 的“挂账账户”页面上选择该账户，选择 调整余额，选择 减少未结余额 或 设置新的未结余额，将其设置为 $0，然后选择 调整余额。当挂账账户用于跟踪从工资中扣除的员工支出时，这种情况很常见。该调整在“账户活动”表中显示为“调整”行。

另请参阅：

- “我该如何为工资单清零挂账账户？”
- “我可以在不付款的情况下关闭挂账账户吗？”
- “我该如何结清未结余额？”

未结余额是如何计算的？

未结余额是记入挂账账户的所有金额总和，减去应用于该账户的所有付款和调整金额。每一项操作——包括每笔收费、付款、调整、创建的发票、作废的发票、作废收费和作废付款——都会在“账户活动”表中显示为单独的一行。要查看余额是如何得出的，请打开挂账账户资料并查看所有活动，而不是使用筛选视图，因为作废发票等操作也会影响余额。

另请参阅：

- “Toast 是如何得出这个余额的？”
- “为什么未结余额是这个金额？”

为什么未结余额与我预期的不符？

如果未结余额与您预期的不符，差异通常源于账户上记录的活动，例如作废的发票、调整或部分付款。打开挂账账户资料并查看完整的“账户活动”表，其中将每笔收费、付款、调整和作废操作列为单独的一行。如果查看所有活动后余额看起来仍然不对，请联系 Toast 客户服务部。

另请参阅：

- “未结余额与当前余额不符”
- “余额看起来不对”

我在哪里可以在报表中查看挂账付款？

您可以在挂账资料和 Toast Web 报表中查看报表里的挂账付款。每个账户的“账户活动”表格会显示费用、付款和调整，而“销售摘要”报表（报表 > 销售 > 销售摘要）会显示包括“挂账递延收入”在内的付款数据。挂账销售额在订单完成当天作为净销售额报告，而付款则在收到付款当天报告。有关详细信息，请参阅挂账报表。

另请参阅：

- “挂账销售额在报表中显示在哪里？”
- “挂账如何影响我的销售数据？”

我该如何在 POS 上查看挂账余额？

若要在 POS 上查看挂账余额，请在“快速点餐”屏幕上向右滑动菜单并选择挂账按钮，然后搜索并选择该账户。“支付挂账余额”屏幕上会显示未结余额以及客户信息。

另请参阅：

- “我该如何在收银机上查看客人的挂账？”
- “我可以在 POS 上查看挂账余额吗？”

我可以将结账到错误挂账账户的付款转移吗？

可以，您可以更正结账到错误挂账账户的付款。有关分步说明，请参阅将结账到错误挂账账户的账单进行转移。

另请参阅：

- “我将账单结账到了错误的挂账账户”
- “我该如何修正结账到错误账户的账单？”

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