挂账账户入门指南

本文内容：

• 挂账账户概述
• 将挂账账户启用为付款方式
• 创建新的挂账账户
• 在 POS 机系统上使用挂账账户
  • 使用挂账账户支付订单
  • 支付挂账账户应付金额
• 在 Toast Web 中管理挂账账户
  • 更新挂账账户应付金额
  • 为挂账账户创建和管理发票
  • 归档或恢复挂账账户
• 其他资源

挂账账户概述

Toast POS 提供内置的挂账账户功能，可以让您的客人将订单记入他们的账户并稍后付款，而不是在每次购买后立即付款。这样您便能在营业日内将相关 POS 机系统订单设为已结，以便生成销售报告，并在未来再发送发票或收取账户的应付金额。 

关于挂账账户的几点说明： 

• 有多种方式可用来收取挂账账户的应付金额：
  • 您可以在 POS 机系统上收取未结挂账账户应付金额（不与发票关联）
  • 您可以创建并发送单个或一批发票，并为发票输入付款金额
  • 您可以为挂账账户调整应付金额
• 目前挂账账户无法用于 Toast 线上点餐。
• 挂账账户无法在多个门店之间共享。
• 挂账账户不能设置为免税。如果使用挂账账户的订单应免税，您需要在通过挂账账户“支付”之前单独标记这些订单。如需了解详情，请参阅：管理免税订单。
• 目前，信用卡或其他付款方式不能保存到挂账账户。
• 在您的 Toast 账户仍处于测试模式时，您可以添加挂账账户，但请记住，挂账账户在您退出测试模式后可能需要 24-48 小时才能显示。

如要开始使用挂账账户，请按照下一部分中的步骤在您的 POS 机系统上将其启用为付款方式。

将挂账账户启用为付款方式

如要在 Toast 中启用挂账账户，请按照以下步骤操作：

1. 在 Toast Web 中，导航到“支付”>“付款方式”>“挂账账户”。
2. 在“挂账账户”页面左侧的导航栏中，选择“设置”。
3. 将“使用 POS 机收取挂账账户款项”切换到“开启”位置。 
4. 选择“保存”和“发布所有更改”，完成您的选择。

在 POS 机系统上将挂账账户启用为付款方式后，收银员可以在没有经理批准的情况下访问此功能。 

创建新的挂账账户

如要在 Toast Web 中创建新的挂账账户，请按照以下步骤操作：

1. 在“挂账账户”页面（“支付”>“付款方式”>“挂账账户”），选择“创建账户”。
2. 输入顾客信息。必填字段包括“名字”“姓氏”“电子邮件”和“电话”。 
   
   • 每个挂账账户必须有一个唯一的电子邮件地址。
   • 如果需要，您可以添加“顾客编号”和“地址”。 
3. 创建完挂账账户后，选择“保存”。

如果您想同时创建多个挂账账户，请选择“创建账户”按钮旁边的下箭头，然后选择“多个账户”。您将看到一个包含模板和说明的页面，这些资料将指导您导入文件并同时创建多个挂账账户。

创建挂账账户后，可能需要最多 30 分钟才能将其从 Toast Web 同步到 POS 机系统。

在 POS 机系统上使用挂账账户

使用挂账账户支付订单

在 Toast Web 中创建挂账账户并在 POS 中为付款选项后，任何订单都可以通过几个简单步骤结算到挂账账户。

1. 在您的 POS 机系统上正常下单，然后选择“支付”以前往付款选择屏幕。
2. 在付款方式中，选择“挂账账户”。 
   
   
   
   
3. 搜索并选择所需的挂账账户。
   
   • 对于外带或配送订单，如果已通过“顾客查找”功能找到挂账账户，POS 机系统将自动填充与订单关联的挂账账户。
   • 如果未通过此功能找到，系统将显示一个“输入账户号码”的弹窗。输入挂账账户号码或选择“查找”。
   • 您可以通过客人的名字、姓氏、电子邮件地址、顾客编号或电话号码查找挂账账户。可以使用部分信息进行搜索。
4. 选择了挂账账户后，您将看到输入付款的选项。选择“发票”，继续将订单结算到挂账账户，以供稍后开具发票。
   
   • 跟踪但不开具发票 - 如果您的客人使用其他付款方式支付此订单，但您想将此金额计算到其挂账账户的总支出中，请使用此选项。 
   • 使用其他账户 - 使用此选项搜索其他挂账账户。 
5. 在您选择“发票”后，系统会将订单添加到 Toast Web 中挂账账户的未结清金额。 

如果您已配置电子收据设置，可以在挂账账户交易中添加小费（了解更多：）。

在 POS 机上支付挂账账户应付金额

您可以通过以下步骤在 POS 机上收取挂账账户应付款项（通过发票收款的内容位于本文的）： 

1. 在您的 POS 机“快速订单”屏幕上，向右滑动菜单（对于 Toast 零售则向右滑动类别组），然后选择“挂账账户”按钮。 
2. 查找并选择所需的挂账账户。 
3. 在“支付挂账账户应付金额”屏幕上，将显示“未结清余额”以及顾客信息。输入待支付的金额，然后选择“完成”。客人可以根据您在此处的选择来部分支付、全额支付或超额支付他们的未结清余额。
4. “支付应付金额”将与所选金额一起出现在订单屏幕上。选择“支付”以输入客人的付款。 

注意：挂账账户小费会在交易当天支付给服务员，并将在您的报告中列在“非现金小费”下。当挂账账户交易在以后的日期结算时，应将全部金额支付给餐厅。

在 Toast Web 中管理挂账账户

在 Toast Web 的“挂账账户”页面顶部（“支付”>“付款方式”>“挂账账户”），您将看到“摘要”部分，其中显示您的挂账账户总数和总未结清余额。 

在这下方是您挂账账户的完整列表。切换选择“有效”和“已归档”账户，或使用搜索、日期范围或筛选选项来缩小列表范围，直到找到您想要查看的挂账账户。在您选择日期范围后，挂账账户列表将更新以显示所选时间段内每个挂账账户的总消费。 

当您选择一个特定的挂账账户时，您将打开该账户的资料页面。其中会显示挂账账户的未结清余额、全部消费、订单数量、账户活动、发票和客人联系信息。 

更新挂账账户应付金额

如要调整或清除挂账账户的应付金额，请按照以下步骤操作：

1. 从 Toast Web 的“挂账账户”页面中选择挂账账户的名称。
2. 在挂账账户的资料中，选择“调整应付金额”。
3. 在调整未结清余额时，您可以选择“设置新的未结清余额”（默认）或“减少未结清余额”。
   
   • 注意：您只能通过这两种选项之一来减少挂账账户的未结清余额。 
4. 选择“调整应付金额”以完成更改。

当您刷新页面时，应付金额调整将作为“调整”出现在《账户活动》表中。

注意：如果您想将挂账账户标记为“已支付”，而不接受客人的付款（例如，如果您使用挂账账户跟踪从工资中扣除的员工消费），您可以通过上述过程将应付金额更新为 0 美元。您可以通过在挂账账户资料页面的“账户活动”表中选择“下载”，然后选择“详细报告”，与挂账账户持有人共享详细的费用列表。 

为挂账账户创建和管理发票

您可以对单个挂账账户开具发票，以收取未付款项，或一次性对多个挂账账户进行批量开票。 

首先，您需要配置挂账账户发票设置。

1. 在 Toast Web 中导航到“挂账账户”页面，并从左侧导航栏中选择“设置”。
2. 在“挂账账户发票设置”部分，您可以选择适用于所有挂账账户发票的默认设置。在创建单个或一批发票时，可以覆盖这些设置。相关设置包括：
   
   • 默认用餐选项（非配送）
   • 挂账账户费用 - 使用此选项配置默认用于所有挂账账户发票的额外费用或收费（有些人使用此选项来收取会员月费）。
   • 新发票的默认时间范围
3. 完成后选择“保存”及“发布所有更改”。 

您可以通过在该挂账账户的资料页面顶部选择“创建发票”来对单个挂账账户页面开具发票。您将看到账户的当前应付金额，并且可以在选定的日期范围内按交易收费，或收取自定义金额。 

您还可以使用批量发票功能，为在您选择的日期范围内有挂账账户交易的所有客人创建发票。如要对挂账账户进行批量开票，请按照以下步骤操作：

1. 在 Toast Web“挂账账户”页面的左侧导航栏中，选择“批量发票”。
2. 选择“创建批量发票”。
3. 选择发票详情、“支付”设置，并输入您希望应用的任何额外挂账账户费用。您可以在“支付”部分选择到期日期，并可以选择允许客人使用信用卡支付发票。
4. 选择发票接收者的“交易范围”。Toast 将收集所选时间范围内的所有未开票订单，然后您可以使用复选框来选择想要批量生成的发票。
5. 选择“下一步：生成发票”。
6. 发票生成完毕后，“批量发票”页面上的状态将更改为“准备发送”。选择批量发票行以打开发票预览。 

在此页面上，您可以下载一张或所有发票，打印发票，或将发票发送到与账户关联的电子邮件地址或电话号码。

归档或恢复挂账账户

为了生成报告，我们建议您不要归档挂账账户。 

如要归档挂账账户，请在 Toast Web 的“挂账账户”页面上从表格中搜索并选择账户名称（“支付”>“付款方式”>“挂账账户”）。在页面顶部选择“归档”。挂账账户被归档后，就无法用于在 POS 机上支付订单。

如果您想恢复已归档的挂账账户，可以通过切换“挂账账户”页面上的表格来显示“已归档”账户。账户资料页面上将出现“恢复”按钮。

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