Toast 薪资管理系统：与 Toast Web 同步信息

本文内容：

• Toast Web 和 Toast Payroll 同步概述
• 时间记录同步
• 小费同步
• 数据同步指南
  • 从 Toast Payroll 同步到 Toast Web
  • 从 Toast Web 同步到 Toast Payroll
• 解决同步问题
  • 员工个人资料
  • 时间记录
  • 固定薪资员工
  • 职位或角色
  • 新员工和同步延迟
  • 员工映射
• 其他资源

Toast Web 和 Toast Payroll 同步概述

Toast Web 和 Toast Payroll 旨在协同工作，以提供世界级的餐厅管理系统。它们在不同的地方存储信息以满足不同的功能，有时需要在 Toast 的特定一侧进行更改或更新，以实现预期的结果。本页面将概述需要在两个系统之间进行映射和同步的场景，在哪里进行特定更新，以及同步本身的详细信息。

全新！如果员工在其 Toast Web 和 Toast Payroll 个人资料之间成功映射，他们的 时间记录、小费、职位、角色、薪资和员工状态将自动并立即在两个系统之间同步。如果没有，首先确认他们的 映射，然后再联系客户服务。

全新！Toast 引入了一项新功能，称为 重复个人资料检测.作为Toast Payroll的客户，如果Toast在您尝试在Toast Web中添加"重复"员工或在Toast Payroll中雇佣"重复"员工时检测到现有的个人资料，您将看到一个警告。如果您选择了Toast认为可能是重复的其中一个个人资料，您将避免创建额外的个人资料，而是被引导去编辑或更新现有的个人资料。我们还将自动将Toast Web和Toast Payroll的个人资料映射在一起。

返回顶部

时间记录同步

在审核时间表时，您可能会注意到一些不正确或缺失的数据。只要员工的个人资料在Toast Web和Toast Payroll之间映射，劳动信息会立即从Toast Web同步到Payroll，因此您无需在Toast Payroll中选择同步到POS按钮。请查看下面的一些场景，这些场景可能有助于纠正您遇到的任何时间记录问题：

• 情况 1： 当我们知道某员工在Toast Web中有时间记录时，该员工的时间表在Toast Payroll中未出现。
  • 活跃的Toast Web和Payroll个人资料可能需要映射并同步在一起。在Toast Payroll中，映射可以通过两种不同的方式完成：
    • 从Toast Payroll中的员工映射页面，位于设置 > Toast > 员工。
    • 直接从员工个人资料中。
• 情况 2：一名员工在Toast Web中没有时间记录，但他们在Toast Payroll中有一个时间表。
  • 前往Toast Payroll中该员工的工资单个人资料，并选择他们主要工作的右侧的 > 叉号图标 。在下一页，选择 编辑。验证与工资单关联的时间表设置是否设置为是。
• 情况 3：一名员工有不正确的时间记录（即他们忘记打卡）或他们缺少一个或多个时间记录。
  • 如果员工最近被雇佣或重新雇佣，请仔细检查员工的 Toast Payroll 个人资料上的 原始/调整的雇佣日期。您可能需要稍微更新此处的日期，以包括一个 "缺失" 的先前时间条目。
  • 登录 Toast Web 以 编辑不正确的时间条目。
  • 员工可能在 Toast Web 中有 重复的个人资料。

返回顶部

提示同步

如果您在 Toast Web 中对小费进行任何更正、编辑或更新，这些更改将立即同步到 Toast Payroll，因此您无需在 Toast Payroll 中选择“同步到 POS”按钮。

• 情况 1：员工 缺少一个班次的小费。
  • 在 Toast Web 中查找一个开放的班次。使用左侧导航栏选择 报告 > 劳动 > 班次。在页面顶部设置日期范围为缺失小费的日期。选择 更新 并滚动到 开放班次。
    • 如果员工的班次仍然开放，并且自缺失小费班次以来他们已经工作了额外的班次，请复制额外班次的详细信息，删除额外班次，关闭开放班次，然后手动重新输入已删除的班次。
    • 如果员工自缺失小费班次以来没有工作额外班次，请关闭缺失小费班次。使用 POS 设备，导航到设置菜单并在管理部分点击 班次审核。取消选中屏幕顶部的 仅限今天 复选框，并完成所需的班次审核。
• 情况 2：员工 缺少所有班次的小费。
  • 活动的 Toast Web 和 Toast Payroll 个人资料可能需要映射并同步在一起。有关员工映射的更多信息，请访问 Toast Payroll：管理员工映射 。
  • 如果您重置了工资单，您需要再次批准时间表以查看时间条目和小费（除非您启用了自动批准时间表功能）。
• 情况 3：员工的小费金额在Toast Web和Toast Payroll之间是不同的。
  • 这可能是重复/多个档案或开放班次的指示。首先在两个数据库中搜索重复的档案：
    • 在 Toast Web 中，导航至“员工”>“员工管理”>“员工”。使用搜索栏检查该员工是否有多个档案。如果找到重复项，请使用POS密码、劳动报告或最后一次打卡日期来确定哪个档案应映射到工资单档案。 归档多余的Toast Web档案，然后使用Toast Payroll中的映射工具来验证档案是否已链接。
    • 在Toast Payroll中，使用任何页面顶部的搜索栏检查该员工是否有多个档案。如果找到重复档案，仅仅映射可能无法解决此问题。如果单个员工的劳动和工资信息包含在两个Toast Payroll档案中，请联系Toast Payroll客户服务以合并它们，并确保今后的映射是正确的。客户服务可以帮助您确定是否可能适用工资修正和/或费用。
  • 如果未找到重复档案，请检查是否有开放班次。使用上述场景1中的详细信息来协助您。

返回顶部

数据同步指南

员工的电话号码可以手动添加到Toast Payroll和Toast Web的员工档案中。Toast 不在两个系统之间同步此信息。

• 在Toast Payroll中，雇主可以导航到员工档案 > 个人资料 > 编辑在联系信息模块中。员工可以按照这些步骤更新他们的姓名、地址或电话号码。
• 在 Toast Web 中，导航至“员工”>“员工管理”>“员工”。选择员工的姓氏超链接 > 个人资料以编辑电话号码字段。

返回顶部

从Toast Payroll同步到Toast Web

只要员工的档案在Toast Web和Toast Payroll之间映射，输入在Toast Payroll中的信息将立即更新到Toast Web（无需在员工的Toast Payroll档案中选择同步到POS）。本指南的这一部分提供了在Toast Payroll方面应编辑或更改的内容，而不是在Toast Web中。

注意：档案可能包含电子邮件地址，但电子邮件地址并不一定表示有账户。如果Toast Web中的员工档案没有关联的账户（即在账户已创建列中没有勾选），Toast Payroll中的电子邮件地址将同步到Toast Web并创建一个账户，但仅在用户接受电子邮件邀请时。仅仅在Toast Payroll中更新电子邮件不会更新Toast Web中的电子邮件；接受邀请是关键步骤。

以下操作应在Toast Payroll中进行，并将同步到员工的Toast Web档案：

• 雇佣员工（这将创建一个通用登录和在Toast Web中的映射档案）
• 输入或更改员工的姓名、主要地点或主要工作
• 输入或更改员工的薪资
  • 如果您按照步骤在Toast Payroll中进行薪资变更，但新费率在Toast Web中未生效，这很可能是由于该员工在Toast Payroll中有重复的工作。打开员工的Toast Payroll档案并删除重复的工作（相同的职位和地点）。之后，您将看到此更改立即在Toast Web中生效。请查阅 Toast 薪资管理系统：薪资变更未同步到Toast Web。
• 终止或重新雇佣员工
  • 当您在Toast Payroll中终止员工时，他们的Toast Web档案将被设为非活动状态。如果您在Toast Payroll中重新雇佣他们，Toast Web档案将恢复，并保留所有之前的权限。
• 将员工分配到新工作（在Toast Web中已存在的工作）

返回顶部

从Toast Web同步到Toast Payroll

只要员工的档案在Toast Web和Toast Payroll之间映射，输入在Toast Web中的信息将立即更新到Toast Payroll（无需在员工的Toast Payroll档案中选择同步到POS）。本指南的这一部分提供了在Toast Web方面应编辑或更改的内容，而不是在Toast Payroll中。

以下操作应在Toast Web中进行，并将同步到员工的Toast Payroll档案：

• 输入或更改时间录入信息，包括打卡时间、下班时间以及休息开始和结束时间
  • 如果您已经在Toast Payroll中批准了时间表，则需要先将其取消批准，才能在Toast Web中看到更改出现在Toast Payroll中。
• 输入或更改信用卡和声明的小费金额
  • 如果您的企业使用Toast Tips Manager，则在雇主选择批准小费之前，汇总的小费金额将不会同步到Toast Payroll。
• 创建新职位(一个在您的Toast生态系统中尚不存在的职位)
  • 如果您想将这个新职位分配给员工，请使用Toast Payroll：分配或更改员工的职位和地点。
  • 如果在Toast Web中创建的新职位代码未同步到Toast Payroll，请确认该职位是在正确的位置创建的。

返回顶部

解决同步问题

员工档案未同步到工资单

• 权限问题：确保员工档案中包含Toast Web中的餐厅位置权限。导航到员工 > 员工管理 > 员工并选择其档案的编辑铅笔。如果您有多个地点或是餐厅集团的一部分，请注意权限面板顶部的查看餐厅/集团权限下拉菜单。
• 非活跃或归档的档案：验证员工未映射到归档的Toast Web档案。如果员工在Toast Web中有现有档案，请取消归档。如果员工映射到错误的归档档案，请更新映射以将其与活跃档案关联。

返回顶部

时间录入未同步到工资单

检查员工的Toast Web档案是否正确映射到他们的Toast Payroll档案。

如果映射看起来正确，请查找在 Toast Web 中的 重复档案。这是时间录入同步失败的常见原因。如果您发现重复档案，最有可能是映射的档案不是员工用于打卡（从而记录时间录入）的档案，因此您需要重新映射到员工正在使用的 Toast Web 档案，确保 Toast Web 的权限和位置访问是正确的，然后将不必要的 Toast Web 档案归档，以避免以后产生混淆。

最后，如果映射看起来良好且没有重复档案，请尝试打开 Toast Web 并导航到 报告 > 劳动 > 时间录入管理。找到一个未同步到 Toast Payroll 的员工班次，并将 上班时间 或 下班时间 字段调整一分钟。选择相邻的 勾选标记，然后通过将时间录入调整回其原始值来重复此步骤。这会自动触发两个系统之间的重新同步事件。

返回顶部

Toast Payroll 中的固定薪资员工时间表

在 Toast 中，固定薪资员工不需要打卡，因此他们不会有任何 Toast Payroll 时间表。这是典型且预期的行为。如果他们确实打卡进入固定薪资工作，他们的时间录入将默认出现在 Toast Payroll 中，但他们登记的小时数不会影响他们的固定薪资。

如果您想要 防止固定薪资员工的时间表，请导航到他们的 Toast Payroll 档案，并在 > 小箭头图标 的右上角选择 雇佣详情 瓦片。选择一个 原因 后，将 时间表是否与薪资相关 设置更新为 否。

返回顶部

未同步的工作或角色

• 未分配的工作：员工的新工作必须添加到 Toast Payroll 中的档案，然后会同步到 Toast Web 档案。
  • 唯一的例外是如果该工作尚不存在于您的 Toast Web 数据库中；您需要通过导航到 在 Toast Web 中添加工作 来 员工 > 员工管理 > 工作。创建同名工作后，它将立即同步到 Toast Payroll，您可以将其添加到 Toast Payroll 档案中。
• 职位名称不匹配：在少数情况下，职位名称可能不匹配或未相互映射。如果您注意到 Toast Web 和 Toast Payroll 之间的相似职位名称不匹配，或者您发现使用特定职位的任何人的工时未同步，请通过任何 Toast Payroll 页面右下角的 蓝色聊天按钮 联系我们。

返回顶部

新员工不可见或同步延迟

• 开始日期缺失或不正确：如果员工的 开始日期 在一个支付周期结束后，出于安全考虑，他们默认不会出现在工资单上，无法添加到工资单中。不过，他们仍会出现在 Toast Web 中，并且可以调整他们的开始日期。
• 待处理的档案：全新的 Toast Payroll 档案需要最多一个小时才能同步到 Toast Web，并在那创建一个映射档案。如果您的员工需要在 Toast Web 中进行调整或需要立即打卡，请导航到他们的 Toast Payroll 档案，并在左下角选择 同步到 POS。这将加快处理速度，在大多数情况下少于 3 分钟。

返回顶部

员工映射

• 如果员工在 Toast Web 中存在但不在 Payroll 中，请通过导航到 团队 > + 添加员工 在 Toast Payroll 中雇用他们。然后 映射 Toast Payroll 中的档案，并在 Toast Web 中 归档 任何未使用的档案。
• 系统之间电子邮件不一致的档案应进行更正，并 重新映射 以确保同步。

返回顶部

其他资源

• 更多详情请参阅《管理员工映射
• 更多详情请参阅《获取员工映射的帮助
• 更多详情请参阅《管理考勤表
• 更多详情请参阅《管理与集成小费

返回顶部

此内容仅作参考之用，不构成法律、税务、人力资源或任何其他专业领域建议。如需获取相关建议，请联系律师或其他专业人士。