Toast 零售：导入发票

发票导入概览
将您的发票上传至 Toast 零售
AI 发票扫描
- 第 1 步
- 第 2 步
- 第 3 步
- 第 4 步
- 第 5 步
通过电子邮件导入发票
其他资源

Toast 零售：发票导入概览

Toast 零售的发票导入功能允许您将发票文件直接上传到 Toast Web，从而简化了发票管理。这减少了手动数据输入和错误，并确保了库存和财务记录的准确性。

虽然 Toast 零售针对特定供应商（目前为 UNFI、Kehe 和 Hackney）提供了导入模板，但您可以使用通用模板导入来自任何供应商的发票。

支持的文件格式包括 CSV 和 Excel (.xlsx)。
请确保您的文件包含这些必填字段的清晰列标题：
- 供应商商品 ID
- 商品名称
- 商品数量
发票导入工具也将识别以下列标题：
- 收货单位
- 数量/收货单位
- 收货单位净成本
- 扩展成本
- 条形码
- PLU
- 价格（零售）

如果需要，您可以下载并使用此 Excel 模板进行发票导入：Toast 零售发票模板。

导入发票时，Toast 零售将处理该文件并根据您 Toast 中的商品库进行验证。系统将尝试通过供应商商品 ID 匹配发票商品，但也会通过精确条形码匹配，或部分供应商商品 ID/条形码匹配（不含前导零或校验位）来寻找次要匹配项。如果存在未匹配的商品或其他潜在问题，您将有机会在完成导入前进行查看和解决。

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将您的发票上传至 Toast 零售

要将发票上传至 Toast 零售，请按照以下步骤操作：

在 Toast Web 中，导航至零售 > 采购 > 采购与收货。
选择通过发票接收。
输入您的供应商。
选择导入文件，然后在“导入发票”弹出窗口中选择下一步。
- 如果所选供应商有特定的供应商模板，您将看到使用该模板的选项。如果您在使用模板处理发票时遇到问题，可以随时禁用该模板，改用通用模板。
将您要导入的文件拖放到屏幕中间，或点击屏幕中间以查看您计算机的文件选择器。
检查您的列映射。Toast 将尝试自动将您的发票列映射到模板列，但如果有任何未映射的列，您可以使用下拉菜单选择适当的匹配项。您也可以使用垃圾桶图标将某列从导入中排除。如果导入文件有任何问题，系统会显示一条包含详细信息的消息。完成后，选择下一步。
Toast 零售会将传入的商品与您的商品库进行匹配。

任何未匹配商品都将显示在发票创建页面的顶部。
- 如果有建议匹配项（例如，对于已在您的商品库中但尚未从该供应商处购买的商品），Toast 将显示商品信息。如果建议的匹配项正确，请选择确认匹配。
- 如果没有显示建议的匹配项，但某个未匹配商品应链接到您商品库中的现有商品，请选择商品名称旁边的链条图标。系统将弹出一个窗口，您可以在其中按名称、PLU 或条形码搜索匹配的商品，以进行手动匹配。
- 在接收之前，也可以使用发票上的详细信息通过此工作流程快速创建新项目。选择项目名称旁边的 加号 (+) 图标 。在弹出窗口中确认项目详细信息，然后选择 创建项目。
根据需要查看并调整匹配项目的数量或成本。完成后，您可以选择 保存为草稿 或 标记为已接收。

注意：

标记为不可用或缺货（数量 = 0）的项目将不会被导入。
零售价格不会根据发票进行更新。这些值来自现有的项目库，可以手动调整。

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Toast 零售 AI 发票扫描

所需权限：

4.5 完整编辑菜单

第 1 步：上传发票

请按照以下步骤使用 AI 扫描上传发票。您可以选择通过以下方式上传：

Toast Web
Toast Now <1>（移动设备）

选项 1：上传至 Toast Web

上传或拍摄您的发票
1. 在 Toast Web 中，导航至 Toast 零售 > 采购与接收。
2. 选择 下一步 开始扫描。注意：扫描可能需要长达 2 分钟。

选项 2：在 Toast Now 应用中从您的移动设备上传

在移动设备上的 Toast Now 应用中打开 Toast 零售。
点击 添加发票 并允许访问相机。
拍摄一张清晰的发票照片（您可以添加多页）。
点击提交 — 您的发票将被上传，扫描随即开始。

等待扫描完成

处理完成后，发票将显示“扫描完成”状态。

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第 2 步：查看提取的详细信息

检查从发票中提取的信息，确保准确无误。

左侧是原始发票的数字副本。右侧是提取的行项目。
进行必要的编辑
1. 将鼠标悬停在每个字段上，以突出显示其在发票上的位置。更新任何不正确或缺失的详细信息。如果发票的部分内容不清晰、被截断或被遮挡，可能需要这样做。
2. 确认扫描的详细信息后：
  1. 选择 下一步以进入熟悉的发票创建屏幕。
  2. Toast 将自动填入。注意：如果某些内容未自动填充，您可以在此处手动调整：
    1. 供应商详细信息
    2. 发票编号
    3. 商品名称、数量和成本

第 3 步：在 Toast 中创建并审核发票

确认扫描的详细信息后：

选择 下一步 以进入熟悉的发票创建屏幕。
Toast 将自动填入：
1. 供应商详细信息
2. 发票编号
3. 商品名称、数量和成本
  
  注意：如果某些内容未自动填充，您可以在此处手动调整。

第 4 步：匹配或添加您的商品

系统将使用人工智能来识别和分类商品。

如果商品已存在于您的库存中，Toast 将建议匹配项。选择确认匹配复选标记以进行确认。
如果项目是新的，请选择项目名称旁边的+图标来创建它。
填写缺失的详细信息，如成本、类别或销售价格。
使用全部添加批量创建多个新项目。

注意：最初的几次扫描可能需要添加多个新项目。随着时间的推移，Toast会“学习”您的目录，匹配速度也会变得更快。
保存并关联项目
1. 最终确定的详细信息将保存为供应商项目，该项目可以关联到Toast中的产品。这有助于通过提高更新库存时的速度和准确性来简化未来的收货流程。