Toast 零售：生成采购订单并接收库存

采购与接收概述
创建采购订单
- 采购订单/发票调整
- 编辑采购订单
发送或下载采购订单
根据采购订单接收
使用发票接收库存
常见问题
其他资源

Toast 零售：采购与接收概述

您可以通过导航到零售 > 采购 > 采购与接收在Toast Web中访问采购与接收页面。采购与接收页面是您可以查看、创建和管理采购订单（PO），或根据需要通过发票接收的地方。

要完全访问采购与接收页面上的功能，您需要4.5 编辑完整菜单权限。需要接收新库存但不会在 Toast 中创建或编辑项目的员工需要 5.2 库存和数量 权限。要了解有关权限的更多信息，请查看我们的权限参考指南。

在页面顶部，您将看到采购订单数据的摘要，包括已承诺的采购订单价值、已订购（但尚未接收）的采购订单总数、已接收的采购订单总数以及部分接收的采购订单数量。
数据摘要下方是一个包含所有采购订单和发票的表格。您可以使用类型、状态，供应商 和 付款状态 下拉菜单来缩小可见行，或选择 更多过滤器 进一步自定义，仅显示 已付款 或 未付款 项目，按预期交货日期或供应商过滤，或显示/隐藏任何 已归档 项目。
- 列按钮将允许您显示、隐藏或重新排列表格中的信息以满足您的需求。您可以选择任何列标题以按升序或降序对列表进行排序。
在右上角，您将看到 创建采购订单 或 通过发票接收 的按钮。

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在 Toast 零售中创建采购订单

要为 Toast 零售创建采购订单：

在 采购与接收 页面顶部选择 创建采购订单。这将打开一个新的 采购订单。
打开 供应商 下拉菜单并选择此采购订单的供应商。供应商详细信息将出现在页面上 – 如果需要，您可以选择 铅笔图标 对这些供应商详细信息进行全局更新。
可选：选择 预计日期 并添加一个 给供应商的备注，该备注将出现在您的采购订单上。预计日期对于过滤您的采购订单列表或根据需要规划额外员工以接收库存可能会很有帮助。
选择 添加项目 以查找您想要添加到采购订单中的项目。有几种选项可以帮助您过滤项目列表并识别您想要订购的内容：
1. 搜索功能允许您输入关键字以查找特定项目或项目组。如果您将条形码扫描仪连接到计算机，您也可以使用它扫描并快速找到特定项目。
2. 您可以从下拉菜单中选择一个 主要类别以过滤特定类别或子类别中的项目，或者您可以选择品牌下拉菜单按品牌过滤项目。
3. 与采购订单相同的供应商过滤器将缩小与您为此采购订单选择的供应商相关的可添加项目，低于PAR将仅显示库存低于配置的PAR最低值的项目。您可以根据需要切换一个或两个这些过滤器开启或关闭。
4. 项目表包括以下信息，以帮助您决定在订单中包含什么：
  - 7天销售、30天销售和90天销售显示过去7/30/90天内销售的单位数量。如果某个项目按重量销售，则此值表示销售数量（而不是总重量）。
  - 在订单中显示作为另一个采购订单或跨位置转移的一部分订购的单位数量。
  - PAR最小值和PAR最大值将显示是否为某个项目配置（了解更多：管理您的Toast零售库存）。
  - 手头库存表示当前库存中的单位数量。
  - 供应商和供应商项目ID将显示与某个项目相关的所有供应商和项目ID。
  - 条形码和PLU.
  - 剩余天数是基于手头数量和过去平均销售的库存剩余天数。
  - 要更新在项目表中显示的信息，请选择顶部的列按钮以勾选/取消勾选上述描述的各个列。
选择单个项目旁边的加号将其添加到采购订单，或选择全部添加以包含页面上可见的所有项目。您可以向单个采购订单或发票添加最多500个项目。
完成添加项目后，选择弹出窗口右上角的 X以返回您的采购订单草稿。
在采购订单创建页面，您可以输入一个 供应商物品 ID (可选)，并输入每个您想添加到订单中的物品的数量、单位和成本。这些字段可能会根据之前的采购订单预填，以方便您使用。金额列将根据任何更改自动更新。
- 在 物品信息 标题下，您还会看到将采购订单从基本模式切换到高级模式的选项。高级模式将显示 到岸成本，这是一个 Toast 计算的值，显示每单位的成本，包括任何折扣、费用或税费。您可以使用右侧列中的 +/- 图标 添加物品级别的折扣、税费或费用（请参见发票调整）。
在采购订单创建页面的底部，您将看到应付给供应商的总额，以及在需要时 添加费用/税费/折扣 的选项（请参见发票调整）。这些调整适用于采购订单的小计。
完成编辑采购订单后，请在页面右上角选择 保存为草稿。

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Toast 零售的采购订单/发票调整

发票调整，包括折扣、税费和费用，可以应用于整个采购订单或特定物品。调整使您的采购订单在精确度上与供应商发票保持一致。这意味着更好的成本准确性、更高的透明度和更容易的跟踪。

调整可以在下单前、收货时或收货后进行。您还可以将税费、折扣或费用添加到过去收到的发票和采购订单中。

要在采购订单上添加物品级别的调整，请按照以下步骤操作或观看下面的视频概述：

选择 +/- 图标 在 物品信息 表的右侧。
选择 + 添加折扣/税费/费用。
从下拉菜单中选择调整类型。
输入 费用名称 和 费用金额。您可以使用切换按钮将金额从固定美元金额更改为百分比。
使用切换按钮标记 费用是否被征税。
选择保存以更新您的采购订单。

将项目级折扣、税费和费用应用于采购订单。

要对整个采购订单添加调整，请按照以下步骤操作或观看下面的视频概述：

在采购订单小计下方选择 添加采购订单级调整。
选择 + 添加折扣/税费/费用。
从下拉菜单中选择调整类型。
输入 费用名称 和 费用金额。您可以使用切换按钮将金额从固定美元金额更改为百分比。
从下拉菜单中选择适当的 分配类型。这将影响在应用调整后每个项目的到岸成本计算。
- 每项均等 将调整均匀分配到所有行项目中。
- 项目数量根据数量将调整分配到行项目中。
- 项目总成本 根据每个行项目的成本在总发票金额中所占的百分比来分配调整。
使用切换按钮标记 费用是否被征税。
选择保存以更新您的采购订单。

将折扣、税费和费用应用于整个采购订单。

项目级和整个采购订单的调整将更新您的 到岸成本，以反映所有折扣/税费/费用后的每单位成本。如果您进行项目级调整，该项目的总成本将以蓝色文本显示，底部将显示项目级调整的数量。

请注意，项目的基础成本，而不是到岸成本，将显示在项目详细信息页面和项目库中。到岸成本将在发票或采购订单上显示，并记录在库存历史记录中。

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在 Toast 零售中编辑采购订单

要更改采购订单，请从 采购与接收 页面上的表格中选择它，以打开采购订单详细信息。

如果采购订单处于已订购或草稿状态，您可以编辑预计日期；对供应商的备注；更改 供应商商品 ID、数量、单位或成本；添加或删除项目；添加或编辑任何费用/税费/折扣；并编辑 接收备注。
如果采购订单处于已接收或部分接收状态，您只能编辑预计日期、费用/税费/折扣和 接收备注。
- 您可以在接收工作流程中考虑对订购商品的更改。请参阅本文的针对采购订单接收部分以获取更多详细信息。
如果采购订单被作废或归档，则无法编辑。
- 如果采购订单被作废，您可以将其归档，以便从您的采购订单列表中删除。打开采购订单并选择 三点溢出菜单 以归档它。

如果采购订单被归档，您可以使用上面显示的相同三点溢出菜单取消归档。

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在 Toast 零售中发送或下载采购订单

一旦您创建了采购订单草稿，您将看到以下选项以导出或发送您的采购订单给供应商。

选择 发送图标（在编辑按钮的左侧）以直接从 Toast Web 向您的供应商发送电子邮件。您将能够编辑电子邮件详细信息，并在发送之前查看采购订单的预览。如果您发送电子邮件，您的采购订单将自动从草稿更新为 已订购 状态。
- 您可以随时使用相同的步骤重新发送采购订单。
或者，如果您想将采购订单保存为 PDF 或 .CSV 文件以提交给供应商，您可以选择 下载（向下箭头）图标。如果您下载您的 PDF 或 CSV，您需要选择 标记为已订购 按钮以将状态从草稿更新为已订购。

在 PO 被订购后（通过发送电子邮件或选择 标记为已订购 按钮），您将能够选择页面顶部的 打印机图标 以打印您已订购的商品的条形码标签（如有需要）。

一旦 PO 已付款，您可以在 采购与接收 页面上为该 PO 选择 已付款？ 复选框。目前这与其他会计系统没有连接，但可用于您自己的记录，以跟踪哪些订单仍需付款。

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在 Toast 零售中根据采购订单接收

当您准备从供应商那里接收库存时，您可以通过多种方式在 Toast 零售中根据 PO 接收：

在桌面上，在 Toast Web 的 采购与接收 页面中，任何已订购或部分接收的 PO 在 PO 表中将有一个接收按钮。

采购订单的表格。

在桌面或移动设备上，从 快速操作 部分的 零售仪表板，您可以选择 接收新库存。当您扫描或搜索属于采购订单的商品时，您将看到一个 根据 PO 接收 下拉菜单，允许您从与该商品相关的任何开放和已订购的 PO 中进行选择。

当您从商品库中选择 接收库存 时，可以访问相同的流程。

当您根据 PO 接收时，如果您对任何数量进行更改（例如，如果您最终订购了某个商品的更高数量），则 PO 上的总金额将更新为与您实际接收的数量相匹配。您对 PO 上的成本或价格所做的任何其他商品级更改将被保存到该商品中以供报告使用（例如您的 COGS：销售成本）。

如果情况发生变化，您将不会接收某个商品的数量，您可以使用 采购与接收 页面上的接收工作流，并在 PO 上该行的 接收状态 下拉菜单中选择从不。