Toast 零售：生成采购订单并接收库存

采购与收货概览
创建采购订单
- 采购订单/发票调整
- 编辑采购订单
发送或下载采购订单
根据采购订单进行收货
使用发票接收库存
常见问题解答
其他资源

Toast 零售：采购与收货概览

您可以通过导航至 Toast Web 中的 零售 > 采购 > 采购与收货 来访问 采购与收货 页面。您可以在 采购与接收 页面查看、创建和管理您的采购订单 (PO)，或者根据需要通过发票进行接收。

要完全访问“采购与接收”页面上的功能，您需要 4.5 编辑完整菜单 权限。需要接收新库存但不会在 Toast 中创建或编辑项目的员工将需要 5.2 库存和数量 权限。要了解有关权限的更多信息，请查看我们的权限参考指南。

在页面顶部，您将看到采购订单数据的摘要，包括已承诺的 PO 订单价值、已订购（但尚未接收）的 PO 总数、已接收的 PO 总数以及部分接收的 PO 数量。
数据摘要下方是一个包含所有 PO 和发票的表格。您可以使用类型、状态，供应商 和 付款状态 下拉菜单来缩小可见行范围，或者选择 更多筛选器 以通过仅显示 已付款 或 未付款 项目、按预计配送日期或供应商进行筛选，或显示/隐藏任何 已归档 项目来进一步自定义。
- 列按钮允许您显示、隐藏或重新排列表格中的信息，以满足您的需求。您可以选择任何列标题，以升序或降序对列表进行排序。
在右上角，您将看到 创建 PO 或 通过发票接收 的按钮。

回到顶部

在 Toast 零售中创建采购订单

要在 Toast 零售中创建采购订单：

选择 采购与接收 页面顶部的 创建 PO。这将打开一个新的 采购订单。
打开 供应商 下拉菜单，并为此 PO 选择供应商。供应商详细信息将显示在页面上——如果需要，您可以选择 铅笔图标 对这些供应商详细信息进行全局更新。
可选：选择 预计日期 并添加一条将显示在您的采购订单上的 给供应商的备注。预计日期有助于筛选您的采购订单列表，或根据需要安排额外人员来接收库存。
选择添加商品以查找您想要添加到采购订单中的商品。有多种选项可帮助您筛选商品列表并确定您想要订购的内容：
1. 搜索功能允许您输入关键字来查找特定商品或一组商品。如果您的计算机连接了条形码扫描仪，您也可以使用它来扫描并快速查找特定商品。
2. 您可以从下拉菜单中选择一个主要类别来筛选特定类别或子类别内的商品，或者您可以选择品牌下拉菜单按品牌筛选商品。
3. 与采购订单相同的供应商筛选器将缩小要添加的商品范围，仅显示与您为此采购订单选择的供应商关联的商品，而低于 PAR将仅向您显示库存低于已配置 PAR 最小值的商品。您可以根据需要将这些筛选器中的一个或两个开启或关闭。
4. 商品表格包含以下信息，可帮助您决定订单中包含哪些内容：
  - 7天销量、30天销量和90天销量显示过去 7/30/90 天内售出的单位数量。如果商品按重量销售，则此数值表示销售次数（而非总重量）。
  - 已订购显示作为其他采购订单或跨地点调拨一部分而订购的单位数量。
  - PAR 最小值和PAR 最大值将显示是否已为商品配置（了解更多：管理您的 Toast 零售库存）。
  - 现有库存表示当前库存的单位数量。
  - 供应商和供应商商品 ID将显示与商品关联的所有供应商和商品 ID。
  - 条形码和PLU。
  - 剩余天数是根据现有数量和过去平均销量计算出的剩余库存天数。
  - 要更新商品表格中显示的信息，请选择顶部的列按钮，以勾选/取消勾选上述各个列。
选择单个项目旁边的加号将其添加到采购订单，或选择 全部添加 以包含页面上可见的所有项目。您最多可以将 500 个项目添加到单个采购订单或发票中。
完成项目添加后，选择弹出窗口右上角的 X 以返回采购订单草稿。
回到采购订单创建页面，您可以输入 供应商项目 ID（可选），并为您要添加到订单中的每个项目输入数量、单位和成本。为方便起见，这些字段可能会根据之前的采购订单预先填充。金额列将根据任何更改自动更新。
- 在 项目信息 标题下方，您还将看到将采购订单从基本模式切换为高级模式的选项。高级模式将显示 到岸成本，这是一个由 Toast 计算的值，显示包含任何折扣、费用或税款后的单位成本。您可以使用最右侧列中的 +/- 图标 添加项目级折扣、税费或费用（请参阅发票调整）。
在采购订单创建页面底部，您将看到应付给供应商的总额，以及根据需要 添加费用/税费/折扣 的选项（请参阅发票调整）。这些调整将应用于采购订单的小计。
完成采购订单编辑后，选择页面右上角的 保存为草稿。

回到顶部

Toast 零售的采购订单/发票调整

发票调整（包括折扣、税费和费用）可以应用于整个采购订单或特定项目。调整使您的采购订单能够达到与供应商发票相同的精确度。这意味着您的业务将获得更高的成本准确性、更高的透明度以及更轻松的跟踪。

调整可以在订购前、收货期间或收货后进行。您还可以向过去已接收的发票和采购订单添加税费、折扣或费用。

若要在采购订单上添加项目级调整，请按照以下步骤操作或观看下方的视频概览：

选择 项目信息 表格右侧的 +/- 图标。
选择 + 添加折扣/税费/费用。
从下拉菜单中选择调整类型。
输入 费用名称 和 费用金额。您可以使用切换开关将金额从固定金额更改为百分比。
使用切换开关标记 费用是否含税。
选择保存以更新您的采购订单。

将项目级折扣、税费和费用应用于采购订单。

若要向整个采购订单添加调整，请按照以下步骤操作或观看下方的视频概览：

选择采购订单小计下方的 添加采购订单级调整。
选择 + 添加折扣/税费/费用。
从下拉菜单中选择调整类型。
输入 费用名称 和 费用金额。您可以使用切换开关将金额从固定金额更改为百分比。
从下拉菜单中选择相应的 分摊类型。这将影响应用调整后每个项目的到岸成本的计算方式。
- 按项目平均分摊将调整金额平均分摊到所有行项目。
- 按项目数量分摊将根据数量在行项目之间分摊调整金额。
- 按项目总成本分摊根据每个行项目的成本占发票总金额的百分比来分摊调整金额。
使用切换开关标记 费用是否含税。
选择保存以更新您的采购订单。

将折扣、税费和费用应用于整个采购订单。

项目级调整和整个采购订单调整都将更新您的 到岸成本，以反映扣除所有折扣/税费/费用后的单位成本。如果您进行项目级调整，该项目的总成本将以蓝色文本显示，项目级调整的数量显示在底部。

请注意，项目详情页面和项目目录中显示的是项目的基本成本，而非到岸成本。到岸成本将显示在发票或采购订单以及库存历史记录中。

回到顶部

在 Toast 零售中编辑采购订单

要更改采购订单，请从 采购与收货 页面的表格中选择该订单，以打开采购订单详情。

如果采购订单处于“已订购”或“草稿”状态，您可以编辑 预计到货 日期；给供应商的备注；更改 供应商项目 ID、数量、单位或成本；添加或移除项目；添加或编辑任何费用/税费/折扣；以及编辑 收货备注。
如果采购订单处于“已收货”或“部分收货”状态，您只能编辑 预计到货 日期、费用/税费/折扣以及 收货备注。
- 您可以在收货工作流程中核算已订购项目的变更。有关更多详细信息，请参阅本文的针对采购订单进行收货部分。
如果采购订单已作废或已归档，则无法对其进行编辑。
- 如果采购订单已作废，您可以将其归档（如果您想将其从采购订单列表中移除）。打开采购订单并选择 三点溢出菜单 以将其归档。

如果采购订单已归档，您可以使用上方显示的同一个三点溢出菜单取消归档。

回到顶部

在 Toast 零售中发送或下载采购订单

创建采购订单草稿后，您将看到以下用于导出或将采购订单发送给供应商的选项。

选择 发送图标（位于编辑按钮左侧），即可直接从 Toast Web 将采购订单通过电子邮件发送给您的供应商。在发送之前，您可以编辑电子邮件详细信息并预览您的采购订单。如果您发送电子邮件，您的采购订单将自动从草稿状态更新为已订购状态。
- 您可以随时使用相同的步骤重新发送采购订单。
或者，如果您想将采购订单保存为 PDF 或 .CSV 文件以提交给供应商，您可以选择下载（向下箭头）图标。如果您下载了 PDF 或 CSV 文件，则需要选择标记为已订购按钮，以便从草稿状态更新为已订购状态。

采购订单订购后（通过发送电子邮件或选择标记为已订购按钮），如果需要，您可以选择页面顶部的打印机图标为您订购的商品打印条形码标签。

一旦采购订单已付款，您可以在采购与接收页面上为该采购订单选择已付款？复选框。目前这不会与其他会计系统连接，但可供您自己的记录使用，以跟踪哪些订单仍需付款。

回到顶部

在 Toast 零售中针对采购订单进行接收

当您准备好从供应商处接收库存时，有几种方法可以在 Toast 零售中针对采购订单进行接收：

在您的电脑上，在 Toast Web 的采购与接收页面中，任何已订购或部分接收的采购订单在采购订单表格上都会有一个接收按钮。

在电脑或移动设备上，从零售仪表板的快速操作部分，您可以选择接收新库存。当您扫描或搜索属于采购订单的商品时，您会看到一个针对采购订单接收下拉菜单，它允许您从与该商品关联的任何未结和已订购的采购订单中进行选择。

当您从商品目录中选择接收库存时，可以访问相同的流程。

当您针对采购订单进行接收时，如果您更改了任何数量（例如，如果您最终订购了更多数量的某项商品），采购订单上的总金额将更新为与您实际接收的数量相符。您对采购订单上的成本或价格所做的任何其他商品级更改都将保存到该商品中，以用于报告目的（例如您的 COGS：销货成本）。

如果情况有变，您将不会接收某项商品的数量，您可以使用采购与接收页面的接收工作流程，并从该采购订单行的接收状态下拉菜单中选择从不。