Asignar empleados a ubicaciones múltiples

Dale a un empleado existente o nuevo acceso a ubicaciones adicionales de Toast, define sus permisos por ubicación y resuelve problemas comunes de acceso a la ubicación, como la expulsión de un empleado de una tienda. Cubre la gestión de ubicaciones múltiples (MLM) y las configuraciones de ubicaciones múltiples que no son MLM.

En este artículo:

• Antes de comenzar
• Elige el camino correcto para tu configuración
• Ruta A: Asignar acceso en un grupo de restaurantes MLM
• Ruta B: Asignar acceso a través de conjuntos de gestión separados
• Configurar permisos a nivel de ubicación para un empleado
• Cambiar entre ubicaciones en Toast Web
• Corrección rápida: Empleado expulsado de una ubicación
• Antes de contactar al servicio de atención al cliente
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

Antes de comenzar

Se aplica a: Toast Web (grupos de gestión de ubicaciones múltiples y configuraciones de ubicaciones múltiples no MLM) | Permisos necesarios: 6.5 Configuración de grupos de restaurantes, 8.2 Permisos de usuario en cada ubicación donde estés ajustando permisos

Ya debes Omitir cualquier permiso que le estés otorgando a otro empleado. Toast bloquea el cambio si no lo haces, incluso si eres titular de una cuenta.

Lo que lograrás: Dale a un empleado acceso a varias ubicaciones de Toast y configura sus permisos en cada ubicación.

Nota: Si tienes Nómina Toast, el empleado debe agregarse en Nómina Toast en lugar de en Toast Web. Para obtener información sobre cómo agregar empleados a diferentes ubicaciones en Nómina, consulta Nómina Toast: Artículo Asignar o cambiar tareas o ubicaciones de empleados.

Volver al inicio

Elige el camino correcto para tu configuración

Antes de comenzar, identifica cómo se gestionan tus ubicaciones en Toast. Los pasos de configuración difieren en función de si tus ubicaciones son parte de un grupo de restaurantes MLM o pertenecen a conjuntos de gestión separados.

Si no sabes con certeza cuál se aplica, verifica el menú desplegable de ubicaciones en la esquina superior izquierda de Toast Web. Si puedes alternar entre ubicaciones desde un solo inicio de sesión, estás en un grupo MLM (ruta A). Si inicias sesión por separado para cada ubicación, estás trabajando con conjuntos de gestión separados (ruta B).

Volver al inicio

Ruta A: Asignar acceso en un grupo de restaurantes MLM

Usa esta ruta cuando todas tus ubicaciones formen parte de un grupo de restaurantes de gestión multifactor. Otorgas acceso desde un solo perfil de empleado. No necesitas agregar al empleado en cada ubicación por separado.

1. En Toast Web, ve hasta Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
2. Encuentra al empleado en la lista y selecciona el ícono de lápiz en la columna Acciones de su fila.
3. Selecciona la pestaña Tareas y permisos.
4. Desplázate hasta la sección Permisos y usa el menú desplegable para seleccionar los grupos de restaurantes o ubicaciones a los que el empleado debería tener acceso.
5. Para personalizar los permisos de una ubicación específica, selecciona esa ubicación en la vista expandida y ajusta las casillas de verificación.
6. Selecciona Guardar.

Resultado previsto: El empleado ahora tiene acceso a las ubicaciones que seleccionaste. Pueden usar su código de acceso al POS existente en cada uno. Si inician sesión actualmente en un dispositivo POS, es posible que deban cerrarla y volver a iniciar sesión para que los cambios surtan efecto.

Volver al inicio

Ruta B: Asignar acceso a través de conjuntos de gestión separados

Usa esta ruta cuando tus ubicaciones no estén agrupadas en un solo conjunto de gestión de MLM. La misma persona necesita un perfil de empleado en cada ubicación, todo vinculado a la misma dirección de correo electrónico.

1. En Toast Web, inicia sesión en la primera ubicación y ve a Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
2. Selecciona + Agregar nuevo empleado.
3. Si el empleado aún no está en Nómina Toast, marca la barra superior como No y completa lo siguiente:
   • Nombre
   • Apellido
   • Dirección de correo electrónico (Nota: Cada empleado está vinculado al sistema por su dirección de correo electrónico. Asegúrate de que cada empleado use una dirección de correo electrónico válida y vuelve a revisar la ortografía antes de continuar. Si la dirección de correo electrónico no es válida, el empleado no se agregará a la ubicación deseada).
   • Código de acceso al POS
4. Usa el menú desplegable Tareas para seleccionar la primera tarea del empleado en esta ubicación y, luego, Agregar.
5. Para agregar tareas adicionales en esta ubicación, regresa a la página Empleados, busca el nombre del empleado, selecciona el ícono de lápiz y repite el paso 4.
6. Cambia a la siguiente ubicación usando el menú desplegable de ubicaciones en la esquina superior izquierda de Toast Web.
7. Repite los pasos 2 a 5 en la nueva ubicación, utilizando la misma dirección de correo electrónico que antes. El empleado puede usar el mismo código de acceso al POS en todas las ubicaciones.

Resultado previsto: El empleado tiene un perfil en cada ubicación, todo vinculado por su dirección de correo electrónico. Pueden usar el mismo código de acceso al POS en cada ubicación a la que se hayan agregado.

Volver al inicio

Configurar permisos a nivel de ubicación para un empleado

Después de que un empleado tenga acceso a varias ubicaciones, puedes ajustar sus permisos en cada ubicación individualmente. Usa esta opción cuando un empleado tiene diferentes responsabilidades en diferentes tiendas, por ejemplo, un gerente en una ubicación y un mesero en otra.

1. En Toast Web, ve hasta Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
2. Encuentra al empleado y selecciona el ícono de lápiz en la columna Acciones para editar su perfil.
3. En la pestaña Tareas y permisos, desplázate hasta la sección Permisos.
4. Selecciona la ubicación cuyos permisos deseas ajustar.
5. Activa o desactiva los permisos relevantes para anular (en lugar de heredar) y hacer cambios, según sea necesario.
6. Selecciona Guardar.

Resultado previsto: Los permisos del empleado se actualizan para esa ubicación específica. Sus permisos en otras ubicaciones no han cambiado.

Para obtener más detalles sobre cómo anular permisos individuales y las reglas que rigen quién puede ajustar permisos en ubicaciones de MLM, consulta Gestionar tareas y permisos de usuario con MLM.

Volver al inicio

Cambiar entre ubicaciones en Toast Web

Para alternar entre las ubicaciones a las que tienes acceso, selecciona el nombre de la ubicación en la esquina superior izquierda de cualquier página Web de Toast y, luego, selecciona la ubicación que deseas ver en el menú desplegable.

Volver al inicio

Corrección rápida: Empleado expulsado de una ubicación

Si un empleado no puede iniciar sesión en una de sus ubicaciones asignadas, o sigue siendo expulsado a la pantalla de registro de entrada en una tienda, pero no en otras, trabaja en esta mesa de arriba abajo. La corrección en la parte superior resuelve los casos más comunes.

Si el restablecimiento del interruptor no funciona, consulta Obtener ayuda con permisos y accesos de empleados de MLM para solucionar problemas síntoma por síntoma que cubren errores de permisos de administrador entre ubicaciones, códigos de acceso al POS no válidos y problemas de sincronización del perfil.

Volver al inicio

Antes de contactar al servicio de atención al cliente

Necesitarás atención al cliente para resolver el problema si en tu grupo de restaurantes se cumplen cualquiera de las siguientes condiciones:

• Ningún empleado del grupo tiene permisos de usuario completos 8.2 en todas las ubicaciones, y necesitas otorgar o restaurar ese acceso. Toast te impide otorgar los permisos que aún no te Omites, por lo que, sin un superusuario existente, nadie dentro del restaurante puede completar el cambio.
• El propietario o administrador único de MLM se archivó o ya no trabaja en la empresa, y no queda ningún empleado activo con permisos completos a nivel de grupo.
• Es necesario fusionar los perfiles de los empleados en todas las ubicaciones y la ruta de autoservicio estándar en Consolidar credenciales de inicio de sesión de Toast Web no ha funcionado.

Cuando te comuniques con el servicio de atención al cliente, ten listos el nombre del empleado afectado, su correo electrónico, las ubicaciones involucradas y cualquier número de caso relacionado.

Volver al inicio

Preguntas frecuentes

Soy el propietario. ¿Por qué no puedo agregar un empleado a todas mis ubicaciones?

Si eres el propietario y no puedes agregar un empleado a todas tus ubicaciones, casi siempre es porque te falta el permiso 8.2 Permisos de usuario en una o más ubicaciones, o porque no Omites el permiso que estás intentando asignar.

Toast bloquea cada cambio de permiso, incluso de los propietarios, cuando el editor no Omite el permiso en la ubicación en la que lo otorga. Para solucionarlo, otro empleado del grupo con 8.2 Permisos de usuario en cada ubicación puede otorgarte el acceso faltante. Si no existe ningún empleado de este tipo, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente (ver Antes de contactarte con el servicio).

¿Puede un empleado usar el mismo código de acceso al POS en todas las ubicaciones?

Sí, siempre que no se esté utilizando un código de POS en una ubicación en particular, un empleado puede usar el mismo código de acceso al POS en cada ubicación a la que se haya agregado. Cuando agregas al empleado a una nueva ubicación (ruta B) o le otorgas acceso a través del campo Acceso al restaurante (ruta A), el mismo código de acceso al POS en su perfil funciona en todos ellos.

Para actualizar el mismo código de acceso al POS para todas las ubicaciones, ubica el perfil del empleado en la sección de empleados y selecciona el ícono de lápiz para editar el perfil del empleado. Selecciona la pestaña del perfil en la parte superior y desplázate hacia abajo hasta la sección Información de cuenta. Luego, activa la casilla de verificación “Actualizar código de acceso al POS para todas las ubicaciones.

Un empleado tiene diferentes permisos en diferentes ubicaciones. ¿Es eso lo que se espera?

Sí, se espera cuando los permisos se han anulado a nivel de ubicación o cuando el empleado está asignado a diferentes trabajos en diferentes ubicaciones. Las diferentes tareas vienen con permisos heredados diferentes, por lo que la misma persona puede ser gerente en una tienda y mesero en otra.

Para lograr que los permisos sean coherentes en todas las ubicaciones, consulta Configurar permisos a nivel de ubicación para un empleado o Gestionar tareas y permisos de usuario con MLM para obtener el procedimiento completo sobre herencia y anulaciones de permisos.

¿Cómo le doy a un administrador acceso en todas las ubicaciones a la vez?

Para darle acceso a un administrador de empleados en todas las ubicaciones a la vez, usa la Ruta A y selecciona todo el grupo de restaurantes en el menú desplegable Acceso al restaurante. Esto otorga acceso a todas las ubicaciones actuales del grupo. Después de eso, asígnalos a una tarea que tenga permisos de administrador. Confirma que esos permisos se aplican en todas las ubicaciones marcando la sección Permisos para cada una.

Volver al inicio

Artículos relacionados

• Obtener ayuda con el acceso y los permisos de empleado de MLM
• Guía de permisos de gestión de ubicaciones múltiples
• Gestionar tareas y permisos de usuario con MLM
• No se puede acceder a ciertas ubicaciones o grupos
• Consolidar credenciales de inicio de sesión de Toast Web

Volver al inicio