Nómina Toast: Obtener ayuda con importaciones personalizadas

En este artículo:

• Preguntas frecuentes sobre importación personalizada
  • Importé correctamente un archivo, pero ¿por qué las ganancias no llegaron a la hoja de cálculo (y no tuve excepciones)?
  • Si importo un segundo archivo, ¿se anulará la primera importación?
  • ¿Puedo incluir la fecha del cheque como columna en mi importación personalizada?
  • ¿Puedo incluir la tasa de pago como columna en mi importación personalizada?
  • ¿Puedo incluir empleados despedidos en una importación de nómina personalizada?
  • En una importación de nómina personalizada, ¿cuál es la diferencia entre “job” e “job-exportID”?
• Excepciones de importación personalizadas
• Preguntas frecuentes de solución de problemas
  • No puedo enviar propinas de Toast Web a Nómina Toast
  • Recibo un mensaje de error al intentar importar varias fechas para propinas de empleados
  • Estoy intentando cargar varias filas de propinas y no importará ambos tipos de propinas.
  • Obtengo excepciones durante el proceso de importación.
  • Agregué, edité o moví los encabezados de la columna (en la fila 1) de la hoja de cálculo y ahora recibo un error de importación.
  • Cuando cargo un archivo de importación personalizado y selecciono Vista previa, obtengo algo como esto:
  • Cuando ingreso datos en mi plantilla, se elimina el 0 al principio del número de empleado, lo que genera errores de importación.
  • ¿Hay otras opciones además de usar importaciones personalizadas?
• Preguntas comunes/escenarios
  • La clave de coincidencia está en blanco
  • El archivo no coincide con un número de empleado, pero existe en nuestro sistema.
  • La información de la sección Clave de coincidencia no tiene sentido en función de la opción “Combinar”

Preguntas frecuentes sobre importación

Importé correctamente un archivo, pero ¿por qué las ganancias no llegaron a la hoja de cálculo (y no tuve excepciones)?

Si no se reconocieron excepciones, pero no se agregaron horas ni montos a la hoja de cálculo, lo más probable es que haya habido un problema con el archivo en sí. No debe haber signos de dólar $ ni otros símbolos en las columnas que se están importando. Al seleccionar el encabezado de cada columna, cada columna debe tener el formato general.
 

Si importo un segundo archivo, ¿se anulará la primera importación?

No. Los archivos de importación agregarán las ganancias a la hoja de cálculo independientemente de lo que ya esté en la hoja. Si es necesario rehacer una importación, primero deberás restablecer la nómina.

Nota: Si se restablece la nómina, la pista de auditoría de importación seguirá mostrando la importación original, pero las ganancias ya no estarán en la hoja de cálculo. 
 

¿Puedo incluir la fecha del cheque como columna en mi importación personalizada?

Por el momento, Nómina Toast no ofrece asistencia directa para importar horas para varios períodos de pago. Para garantizar un procesamiento de nómina preciso, asegúrate de que todas las horas registradas en tu archivo de importación correspondan al período de pago específico que ejecutas actualmente.

Si necesitas incluir horas históricas en el archivo para tu registro, puedes agregarlas en una columna adicional en el extremo derecho de tu archivo de importación. Nuestro sistema solo procesará las horas dentro de las columnas estándar de la nómina actual.

¿Puedo incluir la tasa de pago como una columna en mi importación personalizada?

¿Puedo incluir empleados despedidos en una importación de nómina personalizada?

Las importaciones de nómina hacen coincidir a los empleados del archivo de importación con los empleados del . Si un empleado despedido recibe un pago a través de una importación, es posible que deba agregarse manualmente al paso Ganancias del empleado para que la importación se pueda procesar correctamente (+ Agregar > Agregar empleado). De esta manera, el empleado despedido recibirá todo el pago necesario. Una vez que las hayas agregado, selecciona Acciones avanzadas > Agregar importación personalizada para continuar.

En una importación de nómina personalizada, ¿cuál es la diferencia entre “job” y “job-exportID”?

Al configurar un archivo de importación personalizado, tienes la opción de asignar una columna a “Tarea” o “ID de exportación de tarea”. En la mayoría de los casos, asignarás a un trabajo.

• • • Tarea: Este es el nivel del trabajo en sí. Selecciona Tarea si la columna representa el nombre de los niveles de tarea a los que se deben emparejar las ganancias.
    • Tarea - ID de exportación: Este representa el ID de exportación del nivel de trabajo. Para los clientes de Toast Web, este campo representa la GUID del código de tarea en Toast Web. Esta columna a menudo solo se usa para clientes que no son de Toast Web cuando se usa el ID de exportación de niveles específicamente para asignar en función de informes de su cuenta de Toast. 

Excepciones de importación personalizadas

Cuando el sistema no pueda agregar información del archivo de importación en la hoja de cálculo de nómina, se marcará como excepción. Estos deben revisarse siempre antes de avanzar con la nómina para garantizar que todos los ingresos que se necesitan lleguen con éxito a la hoja de cálculo.

Las columnas a las que más atención queremos prestar son Match On y Match Key.

• Match On señala el tipo de información que estás buscando.
• Match Key anota lo que había en el archivo de importación, pero el sistema no pudo encontrarlo en la base de datos.

En la captura de pantalla anterior, había un empleado con un número de empleado 98867876 en el archivo, pero el sistema no pudo coincidir con ese número en la hoja de cálculo. La clave de coincidencia se puede actualizar a la información correcta directamente en esta página. Al seleccionar Excepciones de importación, intentará implementar todas las excepciones nuevamente con información de clave de coincidencia actualizada.

Preguntas frecuentes de solución de problemas

No puedo enviar propinas de Toast Web a Nómina

Si tienes dificultades para transmitir tus propinas desde el sistema de punto de venta (POS) a la nómina a través de la herramienta de gestión de propinas y no puedes ponerte en contacto con la nómina para obtener ayuda a fin de resolver el error de comunicación entre los dos sistemas, puedes utilizar la gestión de propinas a fin de generar una hoja de cálculo CSV para la importación de datos.

Para comenzar, abre el Gestor de propinas (en Toast Web, ve a Informes > Trabajo > Gestión de propinas) y selecciona el período de pago pertinente. Puedes descargar esta información con la flecha ubicada en la esquina superior derecha. Después de descargar el archivo, puedes copiar y pegar los datos en tu formato CSV preferido. Es fundamental incluir las columnas Identificador del empleado y Propinas totales después del fondo común, ya que estos dos campos contienen la información necesaria para cargarlos en Nómina Toast. Incluir columnas Nombre y Apellido es opcional, pero no obligatorio. Usa esta hoja de cálculo como importación.

Nota: Ten en cuenta que, si usas una cuenta marcadora de posición, como AM Bartender, PM Bartender, AM Server, PM Server, etc., debes omitir sus rubros al transferir datos a tu hoja de cálculo CSV.

Recibo un mensaje de error al intentar importar varias fechas para las propinas de los empleados

Al intentar importar propinas de empleados en varias fechas, se ha observado que la funcionalidad de importación de plantillas tiene limitaciones en el número de filas que puede procesar a la vez. Las hojas de cálculo excesivamente largas pueden resultar ilegibles para el sistema.

Para optimizar el proceso de importación, se recomienda segmentar el rango de fechas en incrementos más pequeños y manejables. En lugar de cargar dos semanas, considera dividir los datos en intervalos de una semana. Si el sistema aún no puede procesar esta duración de manera eficaz, descompone aún más los datos en un formato diario, dependiendo del número total de empleados incluidos en la hoja de cálculo CSV.

Estoy intentando cargar varias filas de propinas y no importará ambos tipos de propina.

Al intentar cargar una importación personalizada que administre varias columnas de propinas, el sistema puede experimentar problemas durante el proceso de importación, lo que puede hacer que solo una columna de propinas se importe correctamente, excluyendo columnas adicionales. Este problema puede mitigarse segmentando los datos de las propinas en hojas de cálculo separadas, como hojas de cálculo distintas para las propinas pagadas, las propinas adeudadas, las propinas de eventos, etc.

Obtengo excepciones durante el proceso de importación.

Es probable que haya habido un error durante el ingreso de los datos en la hoja de cálculo. Revisa la hoja de cálculo y verifica que todos los números de empleado sean válidos para cada individuo que reciba ganancias y/o deducciones, y que haya asientos numéricos en todas las columnas de ganancias y deducciones.

Agregué, edité o moví los encabezados de la columna (en la fila 1) de la hoja de cálculo y ahora recibo un error de importación.

Cuando se alteran los encabezados, Nómina Toast tiene problemas para encontrar la información que necesita para completar correctamente una importación. Puedes devolver los encabezados a la forma en que estaban cuando se subió la plantilla por primera vez o rehacer la parte de de este proceso.

Cuando cargo un archivo de importación personalizado y selecciono Vista previa, obtengo algo como esto:

 

• • • Con Excel, selecciona Archivo > Guardar como y selecciona el formato CSV antes de guardar
    • Usa las hojas de cálculo de Google y selecciona Archivo > Descargar > Valores separados por comas

Cuando ingreso datos en mi plantilla, se elimina el 0 al principio del número de empleado, lo que genera errores de importación.

En su modo predeterminado, los programas de hoja de cálculo pueden eliminar los “ceros iniciales” de los números de empleados. Sigue estas instrucciones para mantener los ceros iniciales en la hoja de cálculo:
 

• • Microsoft Excel: Selecciona el ícono de en la esquina superior izquierda de tu hoja de cálculo (arriba de la fila 1 y a la izquierda de la columna A) para resaltar toda la hoja. Luego, haz clic con el botón derecho del mouse en el ícono y selecciona Formato de celdas. Selecciona Texto de la lista y elige Aceptar.
  • Hojas de cálculo Google: Selecciona el ícono de en la esquina superior izquierda de tu hoja de cálculo (arriba de la fila 1 y a la izquierda de la columna A) para resaltar toda la hoja. Luego, selecciona Formato > Número > Texto plano.

¿Hay otras opciones además de usar importaciones personalizadas?

Importar propinas en Nómina Toast es una forma de incorporar el monto de las propinas del POS a los salarios de los empleados en Nómina Toast. El puede eliminar este paso en la nómina integrando sin problemas el fondo común de propinas en el POS y la Nómina de Toast.
 

Preguntas comunes

La clave está en blanco

El archivo tenía una fila en blanco donde el sistema esperaba la información. Revisa el archivo de importación para determinar si fue intencional o cuál debería ser la clave de coincidencia correcta.

El archivo no coincide con un número de empleado, pero existe en nuestro sistema

Al importar información, solo podrá coincidir con empleados que ya estén en el paso Ganancias del empleado. Deberás antes de comenzar con la importación personalizada.

La información de la sección Clave de coincidencia no tiene sentido en función del “Match On”

Por ejemplo, Match On está ganando código, pero Match Key parece estar mostrando los apellidos. El sistema no lee encabezados en el archivo de importación, pero busca en filas específicas información específica según cómo se configuró el archivo.

Si la clave de coincidencia no parece coincidir, significa que hay información en columnas incorrectas en tu archivo de importación. Puedes corregir esto individualmente en el paso de excepciones o restablecer la nómina y corregir el archivo de importación real.

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.