Configurar cajas de efectivo

En este artículo:

• Crear cajas de efectivo
  • Permisos de configuración de la impresora y la caja de efectivo
  • Uso de un POS
  • Uso de Toast Web
• Opciones de configuración de caja de efectivo
  • Bloqueo de la caja de efectivo
  • Permisos de gestión de caja: recuento completo vs. recuento ciego
  • Dos cajas de efectivo en una terminal
    • Caja de efectivo APG
    • Caja de efectivo Toast
  • Nombrar la caja de efectivo
  • Iniciar un saldo de caja de efectivo
  • Agregar una advertencia de excedente o faltante
  • Motivos de venta fallida y auditoría
• Efectivo en mano vs. efectivo en la caja
• Eliminar una caja de efectivo
• Recursos adicionales

Crear cajas de efectivo

Antes de comenzar, asegúrate de que ya tienes una impresora configurada en Toast. Si no es así, conéctala a tu red ahora y sigue las instrucciones del Asistente de impresoras (ver abajo). Luego, elige entre instalar esta caja a través del Asistente de impresoras en un POS de Toast (recomendado) o usar el backend de Toast para completar los pasos.

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Permisos de configuración de la impresora y la caja de efectivo

Uso de un POS

1. Mediante el cable proporcionado, conecta la caja de efectivo a una impresora Toast y asegúrate de que la impresora esté encendida.
2. Toca el ícono de Toast en la esquina superior izquierda de la pantalla del POS hasta que llegues al menú de configuración. Desplázate hacia abajo y selecciona Configuración de la impresora.
3. Toca en qué impresora está conectada la caja de efectivo.
   
   Nota: Si aún no has conectado una impresora, verás una pantalla diferente. Sigue los pasos en tu pantalla para continuar con la configuración de la impresora.
   
   
   
   
4. Selecciona primero la pestaña Caja de efectivo y Recuento de la caja. Elige si vas a conectar una o dos cajas de efectivo a esta impresora y toca Guardar cambios. 
   
   
   
   
5. El Asistente te llevará de vuelta a la pestaña “Caja de efectivo”. Ahora puedes seleccionar “Nombre de la caja de efectivo”, “Retraso de la caja de efectivo”, “Saldo Inicial” o “Restablecer saldo” para seguir configurando tu caja de efectivo. Luego, consulta este artículo para ver cómo se utilizan las cajas de efectivo durante un turno.

 

Nota: Si tienes problemas para abrir tu caja de efectivo, asegúrate de que la impresora de recibos que aparece en Configuración del dispositivo tenga una caja de efectivo seleccionada. Para solucionar problemas, sigue estos pasos: 

1. Primero, verifica la configuración de tu dispositivo en Configuración del dispositivo.
2. Asegúrate de que la impresora de recibos con la caja a la que te gustaría que se informara el efectivo esté seleccionada.
3. Verifica también que la opción correcta para Abrir caja de efectivo esté seleccionada.

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Uso de Toast Web

1. En Toast Web, ve a Pagos > Métodos de pago > Resumen de efectivo > Cajas de efectivo > Ver Cajas de efectivo.
2. Elige la impresora que esté conectada a la caja de efectivo.
3. En la página Configuración de la impresora, desplázate hacia abajo hasta la sección Configuración de cajas de efectivo y selecciona Una caja de efectivo o Dos cajas de efectivo.
   
   
   • Para obtener información sobre la diferencia entre una caja de efectivo y dos, lee la sección Dos cajas de efectivo en una terminal. 
     
     
      
4. Bajo “Caja de efectivo primaria”, establece el saldo inicial de la caja de efectivo con el monto de efectivo con el que comenzarán las cajas cada día.
    
   • Si tus cajas tienen distintos montos iniciales, puedes ajustar el saldo inicial de una caja durante tu turno. Para obtener más información, consulta Uso de las cajas de efectivo durante tu turno.
     
     
5. Establece el tipo de saldo de reinicio en Automático o Manual. 
   
   • Automático: Cuando cierres una caja de efectivo, se abrirá una nueva, preestablecida con el saldo inicial de caja de efectivo que hayas definido. Además, todas las cajas de efectivo abiertas se cerrarán automáticamente y se abrirán otras nuevas con tu saldo inicial definido cada noche a las 4 a. m.
   • Manual: Cuando cierres una caja de efectivo, se te solicitará que ingreses un nuevo saldo inicial para abrir la nueva caja de efectivo. Durante la noche, no se cerrarán automáticamente las cajas de efectivo abiertas. 
     
     
     
     Nota: Si tienes configuradas dos cajas de efectivo, tendrás que establecer los pasos 4 y 5 para ambas cajas. 
     
     
6. Guarda y publica los cambios. Tus cajas de efectivo están listas. 

Para una guía de configuración imprimible de la caja de efectivo Toast, incluidas las instrucciones para configurar dos cajas de efectivo, consulta este PDF.

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Opciones de configuración de la caja de efectivo

Bloqueo de la caja de efectivo

Esta es una función opcional que requiere que los empleados se asignen a una caja y no permite que otros empleados (excepto los gerentes) realicen actividades relacionadas con el efectivo en esa caja. Para ver cómo configurar esto y asignar cajas a los empleados, consulta Bloqueo de la caja de efectivo. 

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Permisos de gestión de caja: recuento completo vs. recuento ciego

• Recuento completo: El usuario tiene acceso para ver los montos de efectivo esperados en las cajas de efectivo durante los turnos y al final de estos.
  • Capacidad para ingresar y retirar efectivo, abrir una nueva caja y cerrar cajas.
  • Recomendado para un gerente o un rol de “líder de turno”.
• Recuento ciego: El usuario no puede ver los montos de efectivo esperados.
  • Recomendado para un cajero que cierra un turno contando el efectivo en la caja sin saber cuál debería ser el monto esperado, pero que puede hacer otros ajustes.
  • Esta es una gran herramienta para prevenir robos. 

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Dos cajas de efectivo en una terminal

Se utilizan comúnmente dos cajas de efectivo en situaciones en las que una sola terminal tiene dos cajas de efectivo separadas, por ejemplo, en un bar concurrido.

Si deseas usar dos cajas de efectivo, sigue las instrucciones de configuración que se enumeran a continuación. Ten en cuenta que los cables divisorios son diferentes y no son intercambiables. 

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Caja de efectivo APG

Esta configuración requerirá el uso de un cable divisor para conectar ambas cajas. Necesitarás un cable CD101A y un cable CD101B conectados al divisor. No puedes usar dos de cables del mismo tipo (dos cables A o dos B). La caja principal debe conectarse al cable A, y las cajas secundarias, al cable B. Si en la configuración se utilizan dos de cualquiera de los cables A o B, siempre se abrirán ambas cajas.

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Caja de efectivo Toast

1. Toma los cables de apertura de la caja de efectivo y conecta uno a cada caja. Los extremos de los cables no tienen etiquetas codificadas por colores y el puerto se encontrará en la parte inferior de cada carcasa de la caja. 
2. Toma los extremos de ambos cables de apertura y conéctalos al cable divisor de la caja de efectivo. Este extremo del cable tiene una etiqueta gris con puntos azules y los números 1 y 2. El número 1 representa la caja de efectivo principal y el número 2 representa la caja de efectivo secundaria. 
3. Toma el otro extremo del cable divisor y conéctalo a tu impresora. Este extremo del cable tiene una etiqueta codificada por colores que es gris con puntos azules. 

1. En Toast Web, selecciona la impresora conectada a la terminal en cuestión. Desplázate hacia abajo hasta Caja de efectivo y establece ¿Cajas de efectivo? en Dos cajas de efectivo. 
    
   
    
2. Establece el saldo inicial de la caja de efectivo para ambas cajas, la primaria y la secundaria. Para obtener más información, lee Saldo inicial de la caja de efectivo a continuación. 
3. Las cajas ahora podrán bloquearse para usuarios individuales. Obtén más información al respecto en Bloqueo de la caja de efectivo. 

Elementos para tener en cuenta sobre el uso de dos cajas de efectivo

• Si ninguna de las cajas está bloqueada para un empleado, la caja 2 no se abrirá. 
• Si la caja 1 está bloqueada para un empleado, otros empleados podrán acceder a la caja 2.
• Si ambas cajas están bloqueadas para diferentes empleados y un tercer empleado utiliza el POS, se le asignará efectivo en mano en lugar de cualquiera de las cajas. 

Para una guía de configuración imprimible de la caja de efectivo Toast, incluidas las instrucciones para configurar dos cajas de efectivo, consulta este PDF.

Nombrar la caja de efectivo

En Configuración de la caja de efectivo, verás una opción para nombrar tu caja de efectivo. Esto puede de ayuda si tienes múltiples cajas en tu negocio y puede ser útil al revisar los informes de la caja de efectivo. 

Para nombrar la caja, simplemente ingresa un nombre en el cuadro. El nombre estará limitado a 30 caracteres o menos. 

Ten en cuenta que, si dejas el campo en blanco, la caja de efectivo volverá al nombre de la impresora a la que esté vinculada. 
 

Asegúrate de guardar y publicar tu trabajo.

Iniciar un saldo de caja de efectivo

Cualquier caja de efectivo puede configurarse para abrirse automáticamente con una cantidad establecida. Para establecer un saldo inicial:

1. En Toast Web, navega a la impresora conectada a la caja y desplázate hacia abajo hasta Cajas de efectivo. 
2. Bajo Caja de efectivo principal, ingresa el saldo inicial de caja de efectivo predeterminado. 
    
   
    
3. Establece el tipo de reinicio de saldo.

• • • Manual: Requiere que un usuario establezca manualmente el saldo inicial de la caja de efectivo cada vez que se abra la caja. 
    • Automático: Establece automáticamente la caja de efectivo en el saldo inicial de la caja de efectivo al final de cada noche. Esta es la opción que recomienda Toast. 

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Agregar alertas de excedente o faltante

Al cerrar una caja e ingresar el saldo de efectivo real, puede aparecer una advertencia para avisarle al usuario que el saldo está por encima o por debajo del monto esperado. También se puede establecer una anulación de gerente para saldos que están por encima o por debajo de lo esperado. 

Para usar estas configuraciones:

1. En Toast Web, navega a Pagos > Métodos de pago > Resumen de efectivo > Cajas de efectivo y luego selecciona Variación de la caja de efectivo.
2. Introduce valores en cualquiera de estos campos para establecer una anulación o una advertencia.
   
   
   • Excedente o faltante máx. al cierre te permite establecer un umbral que requerirá la firma de un gerente si la caja tiene un monto inferior o superior al establecido.
   • Advertencia de excedente o faltante al cierre le pedirá al empleado que confirme su saldo ingresado si la caja tiene un monto inferior o superior al umbral establecido.
      
     
     
     Nota:
   • Si estos campos se dejan en blanco, la función se desactivará. 
   • La advertencia de excedente o faltante al cierre solo será visible para quienes tengan permisos de caja de efectivo con recuento completo. Los usuarios con permisos de caja de efectivo con recuento ciego no verán la advertencia aunque su monto sea superior o inferior al umbral.
      
3. Guarda y publica tus cambios.

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Motivos de venta fallida

El botón Venta fallida abre la caja sin necesidad de una transacción de efectivo. A menudo se utiliza para hacer cambios para los clientes o contar el efectivo de la caja. Si los gerentes quieren que sus empleados registren por qué se abre la caja al seleccionar Venta fallida, pueden configurar Motivos de venta fallida. 

Para configurar los motivos de venta fallida:

1. En Toast Web, navega a Pagos > Transacciones y reembolsos > y selecciona Motivos de venta fallida. 
2. Selecciona el botón + Agregar para ingresar el nombre y la descripción del motivo de venta fallida.  Algunos ejemplos comunes son Hacer cambio o Contar la caja. 
3. Guarda y publica los cambios.

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Efectivo en mano vs. efectivo en la caja

Hay dos formas en que tus empleados manejarán su efectivo: usando una caja para todos los pagos en efectivo o usando un banco de efectivo personal (generalmente, su delantal o una libreta). 

• Efectivo en mano: Los empleados usan un banco de efectivo personal para pagos en efectivo y no utilizan una caja durante su turno. Estos empleados tendrán que pagar al restaurante el monto total de los pagos en efectivo al final de su turno. 
• Dinero en la caja: Los empleados utilizan una caja de efectivo para todos los pagos en efectivo y no llevan efectivo encima. Las propinas deben mantenerse separadas de la caja de efectivo. 

 
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Eliminar una caja de efectivo en Toast Web

A veces, puede que necesites mantener una impresora, pero eliminar una caja de efectivo. Para retener la impresora y eliminar la caja de efectivo, haz lo siguiente:

1. Navega a Pagos > Métodos de pago > Resumen de efectivo > Ver cajas de efectivo y selecciona Ver todas las impresoras.
2. Desmarca ¿Caja de efectivo? junto a la impresora que ya no necesita la caja de efectivo.
   
   
   
   
3. Aparecerá un mensaje de confirmación para avisarte que eliminar la caja de efectivo en medio de un turno o un día causará que cualquier entrada de efectivo existente y la información de saldo también se eliminen. Lo recomendable es eliminar la caja de efectivo al final del día.
   
   
    
4. Guarda y publicar. 

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Recursos adicionales