Configurar cajas de efectivo

En este artículo:

• Crear cajas de efectivo
  • Impresora y configuración de caja de efectivo
  • Usar un POS
  • Usar Toast Web
• Opciones de configuración de la caja de efectivo
  • Bloqueo de caja de efectivo
  • Completo vs. Permisos ciegos para gestión de efectivo
  • Dos cajas de efectivo en una terminal
    • Caja de efectivo APG
    • Caja de efectivo Toast
  • Nombra tu caja de efectivo
  • Iniciar un saldo de caja de efectivo
  • Agregar una advertencia de escasez o excedente
  • Motivos de venta fallida y auditoría
• Efectivo en mano vs. Efectivo en la caja
• Eliminar una caja de efectivo
• Recursos adicionales

Crear cajas de efectivo

Antes de comenzar, asegúrate de tener una Impresora ya configurada en Toast. Si no, conéctalo a tu red ahora y sigue las instrucciones del Asistente de Impresora (ver más abajo). Luego, elige entre instalar esta caja a través del Asistente de Impresora en un POS de Toast (recomendado) o usar el backend de Toast para completar los pasos.

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Impresora y configuración de caja de efectivo

Usar un POS

1. Con el cable proporcionado, enchufa la caja de efectivo a una Impresora Toast y asegúrate de que la Impresora esté encendida.
2. Toca el ícono de Toast en la esquina superior izquierda de la pantalla del POS hasta que llegues al menú de configuración. Desplázate hacia abajo y selecciona Configuración Impresora.
3. Toca en qué Impresora está conectada la caja de efectivo.
   
   Nota: Si aún no conectaste una Impresora, verás otra pantalla. Sigue los pasos que aparecen en tu pantalla para continuar con la Configuración de la Impresora.
   
   
   
   
4. Selecciona primero la pestaña Caja de efectivo y, luego, Recuento de cajas. Elige si vas a conectar una o dos cajas de efectivo a esta Impresora y toca Guardar cambios.
   
   
   
   
5. El asistente te llevará de vuelta a la pestaña Caja de efectivo. Ahora puedes seleccionar Nombre de caja de efectivo, Retraso de la caja de efectivo, Saldo inicial o Restablecer saldo para seguir configurando tu caja de efectivo. Luego, consulta este artículo para ver cómo se utilizan las cajas de efectivo durante un turno.

de efectivo
 

Nota: Si tienes problemas para abrir tu caja de efectivo, asegúrate de que la Impresora de recibos de Configuración del dispositivo tenga una caja de efectivo seleccionada. Para solucionar problemas, sigue los pasos que se indican a continuación.

1. Primero, verifica la configuración del dispositivo en Configuración del dispositivo.
2. Asegúrate de que la Impresora de recibos con la caja a la que quieres informar el efectivo esté seleccionada.
3. Además, verifica que la opción correcta para Abrir caja de efectivo esté seleccionada.

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Uso de Toast Web

1. En Toast Web, ve a Finanzas > Relacionados > Configuración > Resumen de efectivo > Cajas de efectivo > Ver cajas de efectivo.
2. Elige la Impresora conectada a la caja de efectivo.
3. En la páginaConfiguración de la impresora, desplázate hacia abajo hasta la secciónConfiguración de cajas de efectivo y selecciona Una caja de efectivoDos cajas de efectivo.
   
   
   • Para obtener información sobre la diferencia entre una caja de efectivo y dos, lee la secciónDos cajas en una terminal.
     
     
      
4. En Caja de efectivo principal, define el saldo inicial de la caja en función de la cantidad de efectivo con la que comenzarán las cajas cada día.
    
   • Si las cajas varían según el monto inicial, puedes ajustar el saldo inicial de una caja durante tu turno. Consulta Usar cajas de efectivo durante tu turno para obtener más información.
     
     
5. Configurar el tipo de saldo de restablecimiento en Automático o Manual.
   
   • Automático: Cuando cierres una caja de efectivo, se abrirá una nueva preestablecida con tu saldo inicial de caja de efectivo definido. Además, todas las cajas de efectivo abiertas se cierran automáticamente y se abren otras nuevas con tu saldo inicial definido cada noche a las 4 a. m.
   • Manual: Cuando cierras una caja de efectivo, se te indica que ingreses un nuevo saldo inicial para abrir la nueva caja. Durante la noche, no se cerrarán automáticamente las cajas de efectivo abiertas.
     
     
     
     Nota: Si tienes configuradas dos cajas de efectivo, tendrás que establecer los pasos 4 y 5 para ambas cajas.
     
     
6. Guarda y publica los cambios. Tus cajas de efectivo están listas.

Para obtener una guía de configuración imprimible de la caja de efectivo Toast, incluidas las instrucciones para configurar dos cajas de efectivo, consultaeste PDF.

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Opciones de configuración de la caja de efectivo

Bloqueo de caja de efectivo

Esta es una función opcional que requiere que los empleados se bloqueen a una caja y no permite que otros empleados (excepto los gerentes) realicen actividades relacionadas con el efectivo en su caja. Obtén información sobre cómo configurar esto y asignar cajas a los empleados en Bloqueo de caja de efectivo. 

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Completo vs. Permisos de gestión de efectivo ciegos

• Completo: El usuario tiene acceso para ver los montos de efectivo esperados en las cajas de efectivo durante y al final de los turnos.
  • Capacidad para ingresar, retirar, abrir una nueva caja y cerrar cajas.
  • Se recomienda para un gerente o un rol de “líder de turno”.
• Ciego: El usuario no puede ver los montos de efectivo esperados.
  • Recomendado para un cajero que cierra un turno contando el efectivo en la caja y sin saber cuál debería ser el monto esperado, además de poder hacer otros ajustes de efectivo.
  • Esta es una gran herramienta para prevenir robos.

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Dos cajas de efectivo en una terminal

Dos cajas de efectivo se utilizan comúnmente en situaciones en las que una sola terminal tiene dos cajas de efectivo separadas, como en un bar concurrido.

Si deseas usar dos cajas de efectivo, sigue las instrucciones de configuración que se enumeran a continuación. Ten en cuenta que los cables divisorios son diferentes y no son intercambiables.

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Caja de efectivo APG

Esta configuración requerirá el uso de un cable divisor para conectar ambas cajas. Necesitarás un cable CD101A y un cable CD101B conectados al divisor. No puedes usar dos cables iguales (dos cables A o B). La caja principal debe conectarse al cable A y las cajas secundarias, al cable B. Si la configuración utiliza dos de cualquiera de los cables A o B, siempre se abrirán ambas cajas.

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Caja de efectivo Toast

1. Toma los cables de apertura de la caja de efectivo y conecta uno a cada caja. Cada extremo del cable no tiene una etiqueta codificada por colores y el puerto se encontrará en la parte inferior de cada carcasa de la caja.
2. Toma los extremos de ambos cables de apertura y conéctalos al cable divisor de la caja de efectivo. Este extremo del cable tiene una etiqueta gris con puntos azules y los números 1 y 2. El número 1 representa la caja de efectivo principal y el número 2 representa la caja de efectivo secundaria.
3. Toma el otro extremo del cable divisor y conéctalo a tu Impresora. Este extremo del cable tiene una etiqueta gris con puntos azules.

1. En Toast Web, selecciona la Impresora conectada a la terminal en cuestión. Desplázate hacia abajo hasta Cajas de efectivo y define Cajas de efectivo en Dos cajas.
    
   
    
2. Configura el saldo inicial de la caja de efectivo tanto para la caja principal como para la secundaria. Obtén más información leyendo Saldo inicial de la caja de efectivo a continuación.
3. Las cajas ahora podrán bloquearse para usuarios individuales. Obtén más información al respecto en Bloqueo de caja de efectivo.

Elementos a tener en cuenta sobre Dos cajas de efectivo

• Si ninguna de las cajas está bloqueada para un empleado, la caja 2 no se abrirá.
• Si la caja 1 está bloqueada para un empleado, otros empleados podrán acceder a la caja 2.
• Si ambas cajas están bloqueadas para diferentes empleados y un tercer empleado utiliza el POS, se le asignará efectivo en mano en lugar de cualquiera de las cajas.

Para obtener una guía de configuración imprimible de la caja de efectivo Toast que incluya instrucciones sobre cómo configurar dos cajas de efectivo, consulta este PDF.

Nombra tu caja de efectivo

En la configuración de Caja de efectivo, verás una opción para nombrar tu Caja de efectivo. Esto puede ser útil si tienes varias cajas en tu negocio y puede ser útil al revisar los informes de caja de efectivo.

Para nombrar la caja, simplemente ingresa un nombre en la caja. El nombre estará limitado a 30 caracteres o menos.

Ten en cuenta que, si dejas el campo en blanco, la caja volverá al nombre de la Impresora a la que esté vinculada. 

Asegúrate de guardar y publicar tu trabajo.

Iniciar un saldo de caja de efectivo

Cualquier caja de efectivo se puede configurar para abrirse automáticamente con un monto establecido. Para establecer un saldo inicial:

1. En Toast Web, ve a la Impresora conectada a la caja y desplázate hacia abajo hasta Cajas de efectivo.
2. En Caja de efectivo principal, ingresa el saldo inicial predeterminado.
    
   
    
3. Configura el tipo de restablecimiento de saldo.

• • • Manual: Requiere que un usuario configure manualmente el saldo inicial de la caja de efectivo cada vez que se abra.
    • Automático: Establece automáticamente la caja de efectivo en el saldo inicial de la caja de efectivo al final de cada noche. Toast recomienda esta opción.

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Agregar alertas de excedente o faltante

Al cerrar una caja e ingresar el saldo de efectivo real, puede aparecer una advertencia para avisarle al usuario que el saldo está por encima o por debajo del monto esperado. También se puede configurar una anulación de gerente para saldos que están por encima o por debajo de lo esperado.

Para usar estas configuraciones:

1. En Toast Web, ve a Finanzas > Relacionados > Configuración > Resumen de efectivo > Cajas de efectivo > luego selecciona Variancia de caja de efectivo.
2. Ingresa valores en cualquiera de estos campos para establecer una anulación o advertencia.
   
   
   • El máx. sobrante/faltante al cierre te permite establecer un umbral que requerirá la firma de un gerente si la caja tiene un monto sobrante/faltante.
   • Advertencia de excedente o faltante al cierre le pedirá al empleado que confirme su saldo ingresado si la caja tiene un monto inferior o superior al umbral establecido.
      
     
     
     Nota:
   • Si estos campos se dejan en blanco, la función se desactivará.
   • Advertencia de excedente o faltante al cierre solo será visible para quienes tengan permisos de caja de efectivo completa. Los usuarios con permisos de caja de efectivo ciega no verán la advertencia, incluso si están por encima o por debajo del monto umbral.
     
3. Guarda y publica los cambios.

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Motivos de venta fallida

El botón Sin venta abre la caja de efectivo sin necesidad de una transacción de efectivo. Se suele usar para hacer cambios a los clientes o contar el efectivo en la caja. Si un gerente quiere que sus empleados registren por qué se abre la caja al seleccionar Sin ventas, puede configurar Motivos de venta fallida.

Para configurar motivos de venta fallida:

1. En Toast Web, ve a Finanzas > Relacionados > Configuración > Motivo de venta fallida.
2. Selecciona el botón + Agregar para ingresar el nombre y la descripción del motivo de venta fallida.  Algunos ejemplos comunes son Realizar cambio o Contar la caja.
3. Guarda y publica los cambios.

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Efectivo en mano vs. Efectivo en la caja

Hay dos formas en que tus empleados manejarán su efectivo: usando una caja de efectivo para todos los pagos en efectivo o usando un banco de efectivo personal (por lo general, su delantal o una libreta).

• Efectivo en mano: Los empleados utilizan un banco de efectivo personal para los pagos en efectivo y no utilizan una caja de efectivo durante su turno. Estos empleados tendrán que pagar al restaurante el monto total de los pagos en efectivo al final de su turno.
• Efectivo en caja: Los empleados utilizan una caja de efectivo para todos los pagos en efectivo y no llevan efectivo encima. Las propinas deben mantenerse separadas de la caja de efectivo.

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Eliminar una caja de efectivo en Toast Web

A veces, es posible que debas mantener una Impresora pero retirar una caja de efectivo. Para retener la Impresora y retirar la caja de efectivo sigue estos pasos:

1. Ve a Finanzas > Relacionados > Configuración > Resumen de efectivo > Ver cajas de efectivo > Ver todas las impresoras.
2. ¿Desmarcar la Caja de efectivo... junto a la Impresora que ya no necesita la caja de efectivo?
   
   
   
   
3. Aparecerá un mensaje de confirmación para avisarte que eliminar la caja de efectivo en medio de un turno o día causará que cualquier entrada de efectivo existente y la información de saldo también se eliminen. Recomendamos eliminar una caja de efectivo al final del día.
   
   
    
4. Guardar y publicar.

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Recursos adicionales