Nómina Toast: Licencia familiar y médica pagada de Delaware y Maine

En este artículo:

• Nueva licencia familiar y médica remunerada (PFML)
• Delaware PFML
  • Información que necesitarás registrar
  • Instrucciones de configuración de Delaware
  • Exenciones de PMFL de Delaware
• Maine PFML
  • Instrucciones de configuración principales
• Recursos adicionales

Nueva licencia familiar y médica pagada (PMFL)

A partir del 1 de enero de 2025, Delaware y Maine lanzaron programas de licencia familiar y médica pagada (PFML). Según el Departamento de Trabajo, la licencia familiar y médica remunerada se refiere a políticas que permiten a los trabajadores recibir reemplazo salarial cuando toman un descanso prolongado del trabajo por razones que cumplen con los requisitos, como vincularse con un nuevo hijo, recuperarse de su propio estado de salud grave o cuidar de un ser querido con un estado de salud grave.

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Delaware PFML

Registro en la configuración estatal de tu cuenta PFML, identificada por un número de identificación del empleador. Este número permite a Nómina Toast presentar declaraciones electrónicas en tu nombre. Si no proporcionas esta información, se corre el riesgo de que Nómina Toast pueda remitir o presentar tu declaración en tu nombre, lo que puede generar sanciones financieras para tu empresa.

Los empleadores con 10 o más empleados de Delaware deben aportar al fondo PFML. Los aportes y la cobertura necesarios dependen del número de empleados:

• Los empleadores con 10 a 24 empleados deben ofrecer licencia parental remunerada y cotizar a una tasa del 0,32 %.
• Los empleadores con 25 o más empleados deben ofrecer cobertura completa, incluida la licencia parental (0,32 %), la licencia familiar (0,08 %) y la licencia médica (0,4 %), con un aporte total del 0,8 %.

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Información que necesitarás registrar

El registro para la cuenta de retención de la Licencia familiar y médica pagada de Delaware se realiza a través del portal Delaware Labor First. Sin embargo, antes de comenzar, consulta la Lista de verificación de registro de Delaware para ver una lista completa de los artículos solicitados durante el registro. Para registrarse para la retención de PFML, el cliente generalmente deberá proporcionar lo siguiente:

• Nombre comercial legal y DBA
• Número federal de identificación del empleador (FEIN)
• Dirección física y postal de tu negocio
• Direcciones de ubicaciones comerciales adicionales en Delaware (si corresponde)
• Tipo de negocio (corporación, único propietario, LLC)
• Estado y fecha de constitución (si corresponde)
• Actividad comercial principal realizada
• Nombre(s) del propietario/funcionario, número(s) de Seguro Social, fecha(s) de nacimiento y dirección(es) personal(es)

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Instrucciones de configuración de Delaware

1. Para crear una cuenta fiscal en PFML, abre el Portal Labor First de Delaware.
2. Selecciona Registrarse e ingresa toda la información obligatoria.
   1. En la configuración Propósito de la cuenta, selecciona Para mi negocio.
3. Después de crear tu cuenta, el panel mostrará varios mosaicos para diferentes acciones. Si ves el mosaico de corrección de identidad, primero debes seleccionarlo y completar el proceso de verificación, que tarda unos 15 minutos en confirmarse por correo electrónico.
   
    
   
   
4. Una vez que tu identidad se confirma como “clara”, puedes seleccionar el mosaico DOL Labor First Employer para comenzar tu solicitud de registro de empleador.
   
    
   
   
5. Completa la solicitud de registro de empleador con la información comercial que se indica arriba para recibir un número de cuenta.
6. Una vez que hayas recibido tu número de cuenta, navega para seguir los pasos en Nómina Toast: Obtén ayuda con las cuentas fiscalespara ingresar el número en la página de cuentas fiscales de Nómina Toast.
   1. Según el programa, los empleadores pueden transferir hasta el 50 % de su contribución a los empleados. De manera predeterminada, Nómina Toast divide el costo como tal entre empleadores y empleados. Si quieres ajustar esta configuración predeterminada de nómina PFML, puedes hacerlo en la página Cuentas fiscales de Nómina Toast. Selecciona el lápiz de edición para el mosaico Delaware - Seguro de licencia familiar y médica y, luego, selecciona la casilla correspondiente en la sección Exenciones. Mira más abajo.

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Exenciones de PMFL de Delaware

Es posible que estés exento de aportar si:

• Es un empleador que paga a menos de 10 empleados de Delaware en un trimestre
• Operar un negocio de temporada que cierre por un mes o más, o
• Emplear exclusivamente a empleados del gobierno federal.

Si crees que estás exento y deseas cancelar tu suscripción voluntariamente:

1. Regístrate en el estado siguiendo las instrucciones a continuación.
2. En Nómina Toast, ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales.
3. Selecciona el lápiz de edición para el mosaico Delaware - Seguro de licencia familiar y médica.
4. Haz tu selección usando la casilla de verificación y selecciona Guardar.
   1. Nota: Un empleador puede seleccionar Empleador paga tanto la parte del empleado como la parte del empleador como exención en la cuenta fiscal en Nómina Toast (ver la imagen a continuación). Cuando un empleador elige cubrir más de su parte requerida de un impuesto PFML en nombre de un empleado, lo que se conoce como “elección” de PFML, el monto extra se considera ingreso imponible. Nómina Toast se encarga de esta tributación como parte de la nómina, ya que agrega el salario a los impuestos obligatorios sin transferir el monto de la retención a los empleados.

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Maine PFML

A partir del 1 de enero de 2025, Maine lanzó un programa de seguro de licencia familiar remunerada, que afecta a los empleadores en función del recuento de empleados.

• Las empresas con menos de 15 empleados tienen una prima del 0,5 %, que se puede deducir por completo de los salarios de los empleados.
• Las empresas con 15 o más empleados tendrán una prima del 1,0 % que se puede dividir entre el empleador y el empleado, con una deducción máxima del 0,5 % del salario del empleado.
• Para los empleadores que utilizan el plan público, la determinación del recuento de empleados se puede hacer utilizando las pautas en el sitio web de Maine.
• * Un empleador puede seleccionar Empleador paga tanto la parte del empleado como la parte del empleador como exención en la cuenta fiscal en Nómina Toast (ver la imagen a continuación). Cuando un empleador elige cubrir más de su parte requerida de un impuesto PFML en nombre de un empleado, lo que se conoce como “elección” de PFML, el monto extra se considera ingreso imponible. Nómina Toast se encarga de esta tributación como parte de la nómina, ya que agrega el salario a los impuestos obligatorios sin transferir el monto de la retención a los empleados.

Las contribuciones a la nómina comenzaron en 2025 y los beneficios de licencia remunerada del estado están disponibles a partir de 2026. Nómina Toast calculará, retendrá, recolectará y presentará las contribuciones pagadas por licencia familiar tanto para empleadores como para empleados, siguiendo los informes estándar de fin del trimestre.

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Instrucciones de configuración principales

• Antes de que finalice el primer trimestre de 2025, los empleadores deben registrarse para la licencia familiar remunerada en el Departamento de Trabajo de Medellin.
  • Nota: Estas instrucciones pueden cambiar, ya que el estado aún no completó el sitio web. Los empleadores deben supervisar el sitio web y las comunicaciones de Maine para poder realizar la configuración correspondiente.
• Desde el sitio web vinculado, ve a Impuestos > Editar cuentas fiscales estatales.
• Desplázate hasta el mosaico Licencia familiar pagada por ME.
• Selecciona el ... menú de desbordamiento.
• Selecciona Editar.
• Ingresa la información y guarda.
• Los empleadores deben:
  • Notifica a los empleados sobre esta nueva retención de nómina, que aparecerá en sus resúmenes de nómina y talones de pago.
  • Proporciona a Toast el estado de exención (sí o no). En caso afirmativo, indica el nivel de exención.
    • Determinado por el cliente en función de la orientación estatal y los cálculos, no por Toast.
  • Proporciona a Toast su número de cuenta PFML para comenzar a recolectar y presentar en el primer trimestre.

Nota: De manera predeterminada, Nómina Toast dividirá una prima del 1 % en partes iguales entre empleadores y empleados. Si tu empresa califica para la prima menor o si tu empresa desea cubrir la prima completa en nombre de los empleados, puedes tomar esta decisión tú mismo:

1. Después de registrarte en el estado, ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales.
2. Selecciona el lápiz de edición para el mosaico Principio principal - Seguro de licencia familiar y médica.
3. Haz tu selección usando la casilla de verificación y selecciona Guardar.
   1. Nota:
      1. Un empleador puede seleccionar Empleador cubre la retención de empleados como exención en la cuenta fiscal en Nómina Toast (ver la imagen a continuación). Cuando un empleador elige cubrir más de su parte requerida de un impuesto PFML en nombre de un empleado, lo que se conoce como “retiro” de PFML, el monto extra se considera ingreso imponible. Nómina Toast se encarga de esta tributación como parte de la nómina, ya que agrega el salario a los impuestos obligatorios sin transferir el monto de la retención a los empleados.
      2. Una tercera opción, plan privado aprobado (tampoco se adeuda ninguna de las porciones) también está disponible si el estado ha aprobado tu plan privado. Seleccionarlo significa que no se debe ni la parte del empleador ni la parte del empleado, y selecciona automáticamente la casilla de verificación “no se debe ninguna parte del empleador”, desmarca la casilla de verificación “el empleador cubre la retención del empleado” y desactiva ambas. Se conserva el registro de tu jurisdicción de Maine y los salarios sujetos a condiciones continúan calculándose en cero, que es lo que el estado espera ver en la declaración.

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Recursos adicionales

• Cómo registrarse primero en Delaware Labor (enlace externo)
• Guía de registro comercial de Delaware (enlace externo)
• Nómina Toast: Vinculación de administrador externo estatal
• Nómina Toast: Registrarse para cuentas fiscales estatales
• Nómina Toast: Gestionar exenciones impositivas para empleados

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento específico para tu circunstancia.