Toast Nómina: Ejecuta tu Nómina

Última actualización: 18 may 2026, 1:46 p.m.

Aprenda cómo ejecutar una nómina de principio a fin. Esta guía incluye pasos de preparación y verificación de su nómina también.

En este Artículo:

 

Prepárate para Ejecutar la Nómina

Para procesar una nómina de la manera más eficiente, debes seguir un par de pasos antes de comenzar. Esto incluye:

  • Aprobar las hojas de tiempo (si aplica)
  • Preparar propinas
  • Realizar actualizaciones de personal, como cambios de trabajo o de salario.

 

Consulta la lista completa de pasos de preparación y un cronograma recomendado en Toast Nómina: Prepárate para Ejecutar la Nómina.

 

Nota: Si aún no estás utilizando tus dispositivos y portátiles Toast POS, debes publicar la nómina cuatro días antes de la fecha de tu cheque. Una vez que estés en vivo en Toast POS, esta fecha se vuelve más flexible, pero antes de ir en vivo, este plazo debe cumplirse por razones de seguridad.


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Ejecuta la Nómina

 

Para un recorrido rápido de los pasos que debes seguir para revisar y completar un ciclo de nómina, mira este video más corto.

 

Si deseas una mirada más profunda a los pasos para un ciclo de nómina exitoso, consulta este video más largo que incluye pasos de solución de problemas al final.

 

  1. Si utilizas el Administrador de Consejos de Toast, asegúrate deaprobar y enviar los consejos a la nóminaantes de aprobar las hojas de tiempo (si corresponde).
    1. Cualquier consejo agregado después de la aprobación de la hoja de tiempo requerirá desaprobar la(s) hoja(s) de tiempo, revertir o no enviar los consejos, hacer las correcciones si no se han completado aún, reenviar los consejos y reprobar las hojas de tiempo.
    2. Si se crean múltiples hojas de tiempo debido a envíos de consejos retrasados, es necesario aprobarlas manualmente para procesar los consejos correctamente.
  2. Antes de comenzar a ejecutar la nómina, es posible que necesites aprobar las hojas de tiempo de tu personal.
    1. Navega aTiempoy toma nota del interruptor en la parte superior.
      1. Si está habilitado, las entradas de tiempo de Toast Web aparecerán automáticamente en el paso de Ganancias del Empleado de la nómina (paso 5 a continuación).
      2. Si el interruptor está deshabilitado, recomendamos encarecidamente filtrar la página al período de pago actual para aprobar las hojas de tiempo (usa el menú desplegable sobre la columna Nómina). Consulta Toast Nómina: Gestionar Hojas de Tiempo para aprender más.
    2. Ya sea que tengas habilitada o deshabilitada la función de aprobación automática de hojas de tiempo, siempre debes revisar las entradas de tiempo en Toast Web para verificar su precisión, de modo que puedas hacer los ajustes necesarios antes de la nómina.
      1. Para hacer esto, abre Toast Web y navega a Informes > Labor > Resumen de labor.
      2. Establece el rango de fechas para que coincida con tu período de pago.
      3. Si algunaentrada de tiempo necesita ser ajustada, hazlo aquí en Toast Web en lugar de en Toast Nómina. De esta manera, los informes serán correctos en ambos sistemas, ya que estos datos se sincronizan inmediatamente con Toast Nómina al guardar.

        Interruptor de aprobación automática de hojas de tiempo en la página de Tiempo

  3. Para abrir la nómina, seleccionaNóminadel panel de navegación izquierdo o seleccionaVer nóminadel mosaico en el panel principal.

    Ver nómina en el panel principal

  4. SeleccionaVista previapara comenzar una nómina desde el principio.
    1. La insignia indicada por la flecha naranja a continuación te brinda una visión rápida de los pasos que deben seguirse antes de ejecutar esta nómina. Hasta que la insignia resaltada diga Listo para Ejecutar, sigue los pasos descritos en la sección Preparar para Ejecutar la Nómina anterior.

      Insignia de Listo para Ejecutar nómina resaltada 

  5. Serás llevado al Paso de Vista Previa de Nómina. En la tarjeta Elemento de Acción, puedes revisar la lista de elementos de acción que necesitas completar antes de procesar la nómina. Verás tres tipos de elementos de acción (empleado, propinas y hoja de tiempo), dependiendo de tu configuración, junto con cualquier información faltante. También puedes ver las horas en comparación con el último período de pago y la actividad reciente de acciones anteriores tomadas (tareas pendientes de nómina, anulaciones y cheques manuales) relacionadas con esta ejecución de nómina.
  6. Selecciona Iniciar Nómina para avanzar. Considera estos elementos importantes respecto al paso de Vista Previa de Nómina:
    1. El número de propinas y/o hojas de tiempo no aprobadas se mostrará para informarte si puede que no estés completamente listo para procesar la nómina.
    2. El mosaico de Propinas no aparecerá si tu empresa no tiene una integración de propinas con Toast Web.
    3. La tarjeta Perspectivas (junto a la tarjeta de Elemento de Acción) solo será visible si hay cheques manuales o bonificaciones asociadas con el ciclo de pago.
    4. Puedes continuar con el proceso de nómina sin aprobar estos elementos. Sin embargo, si seleccionas Siguiente para continuar con la ejecución de la nómina, recibirás una advertencia que mostrará que esas horas no aprobadas no se pagarán en la nómina. Si pasas las advertencias pero decides volver y agregar esas horas a la nómina, necesitarás aprobar las hojas de tiempo y luego seleccionar Siguiente en el paso de Vista Previa de Nómina nuevamente.
    5. Utiliza el Gráfico de Horas en el medio para tener una idea de tu mano de obra de período a período. Esto puede ayudar a tener visibilidad sobre cualquier empleado que podría no haber registrado su entrada o cualquier hoja de tiempo que pueda faltar de esta nómina.

      Iniciar Nómina

  7. A continuación está el Paso de Ganancias del Empleado donde puedes hacer cambios únicos a la nómina. Los cambios realizados aquí no se trasladarán al registro del empleado en el futuro; solo afectarán la nómina actual. Algunos ejemplos de cambios únicos son:
    1. Agregar o editar ingresos y deducciones únicos.
    2. Agregar o eliminar a un empleado de la nómina (si recientemente contrató o despidió a un empleado, es posible que no esté inicialmente en un ciclo de nómina).
    3. Forzar cheques en papel en lugar de depósito directo.

      Paso de Ingresos del Empleado

  8. ¡Casi estás allí! Una vez que se hayan realizado todos los cambios, actualizaciones y adiciones a la nómina, selecciona el botón azul Siguiente para calcular la nómina. Recibirás un mensaje de Calculando Nómina que te informará lo que está sucediendo detrás de escena para procesar tu nómina. Esta página puede tardar hasta cinco minutos en cargar, pero normalmente toma menos de 30 segundos.
  9. Una vez que se haya calculado la nómina, el Paso de Revisión y Envío te dará información que puedes usar para confirmar que la nómina es precisa antes de enviarla. Utiliza los informes de nómina en la esquina inferior izquierda y la tarjeta de Aspectos Destacados y Excepciones para ayudarte. Si hay elementos de Aspectos Destacados y Excepciones en azul, selecciona ese enlace para revisar a los empleados en esa categoría.
    1. Si necesitas hacer ajustes, utiliza el botón Anterior para hacer ediciones en el paso de Ingresos del Empleado. Algunos elementos a buscar son:
      1. ¿Está el número de empleados en la nómina en línea con mis expectativas?
      2. ¿Está el número de horas en la nómina en línea con mis expectativas?
      3. ¿Están los gastos totales de nómina en línea con mis expectativas?
      4. ¿Están presentes todas las propinas, si corresponde?
      5. ¿Está alguien recibiendo compensación de propinas?
      6. ¿Se han ingresado y revisado los ajustes únicos que necesito en esta nómina?
  10. ¡Una vez que hayas confirmado que la nómina es precisa, es hora de enviarla! Selecciona el botón Enviar nómina y presiona Enviar nómina en la ventana de confirmación para finalizar tu trabajo.
    1. Nota: Si esta es tu primera nómina o si recientemente has cambiado la cuenta bancaria de tu empresa en el archivo, verás un mensaje alternativo, único, indicando que Toast Payroll necesita tu autorización para realizar transacciones ACH con la cuenta bancaria de tu empresa. Para continuar, selecciona la casilla y presiona Enviar nómina.
  11. ¡Felicidades! Recibirás confirmación de que la nómina ha sido procesada cuando aparezca el mensaje Nómina publicada con éxito!. También tendrás acceso a los mismos informes de nómina, un recibo estimado de retiro de nómina (temporal) y una auditoría de nómina que mostrará cuándo se abrió la nómina, si/cuándo se restableció y cuándo se publicó la nómina.
    1. Si faltan números de seguro social (SSN) para empleados en esta nómina, verás un banner amarillo en la parte superior de esta página. Te notificará sobre las implicaciones y te dirigirá a agregar estos datos al sistema. Aprende más sobre datos faltantes.
      1. Los SSN inexactos o faltantes pueden resultar en declaraciones de impuestos inexactas, declaraciones de impuestos no aceptadas por las agencias y/o sanciones financieras.
    2. Un ítem de línea aparecerá en el Retiro estimado de nómina para clientes de NY y HI. Toast Payroll calculará y retendrá SDI y FLI de los cheques de los empleados aplicables, pero los montos retenidos de los cheques de pago de los empleados no están incluidos en el monto debitado de los clientes por Toast. El monto total aparecerá como un Impuesto no debitado. Toast no paga ni presenta esto ante el estado. Los clientes pueden asignar los fondos retenidos a las pólizas de seguro apropiadas según lo permitido por el estado. Visita Toast Payroll: Gestión de impuestos en Nueva York para más detalles.

      Retiro estimado de nómina

 

Después de publicar la nómina, puedes ver un nuevo botón etiquetado Conectar a QuickBooks. Si utilizas QuickBooks Online y Toast Payroll, los clientes ahora pueden sincronizar directamente sus datos de nómina con QuickBooks Online (más conexiones de software contable estarán disponibles en el futuro). Visita Comenzar con la Sincronización de Contabilidad de Nómina para aprender cómo puedes integrar los dos sistemas.

 

Todos los usuarios de HR+ con acceso a este grupo de pago específico recibirán una notificación por correo electrónico que incluye la fecha y hora en que se envió la nómina y un monto estimado de retiro de Toast Payroll. También puedes confirmar que la nómina fue enviada siguiendo los pasos en Toast Payroll: Verificar que la Nómina fue Enviada. Para verificar exactamente cuándo se les pagará a tus empleados, echa un vistazo a Toast Payroll: Obtener Ayuda Sobre Cuándo se Les Paga a los Empleados.

 

Al final de cada día hábil no federal, Toast Payroll extrae los Archivos ACH de todas las nóminas que han sido enviadas y los envía al banco. Esto incluye los débitos que Toast recogerá de las cuentas bancarias de los clientes para esas nóminas. Esta función se conoce como la recolección de nómina y ocurre alrededor de las 5:20 p.m. ET (4:20 p.m. CT) en cada uno de estos días. Una vez que eso haya terminado, el Recibo de Retiro de Toast Payroll reemplazará el Recibo de Retiro de Nómina Estimado y estará disponible en la página Revisar y Enviar. Ofrece detalles finalizados de lo que se envió al banco y cuándo puedes esperar que se realicen los débitos. Una vez que estos archivos han sido enviados al banco, también puedes encontrar Recibos de Retiro de Toast Payroll navegando a Nómina > Pestaña de Nóminas Pasadas > Ver.


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Solucionar Problemas de Tu Ejecución de Nómina

¿Aún tienes preguntas? Consulta Toast Payroll: Obtener Ayuda con Tu Nómina o Toast Payroll: Preguntas Frecuentes sobre el Proceso de Nómina. Además, recomendamos encarecidamente ver el breve video de resumen o el video más largo de Toast Classroom above.


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Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado como asesoría legal, fiscal, de recursos humanos, ni de ningún otro tipo profesional. Por favor, contacte a un abogado u otro profesional para obtener asesoría.