Nómina Toast: Ejecuta tu nómina

En este artículo:

Prepararse para ejecutar nómina
Ejecutar nómina
Soluciona problemas de ejecución de tu nómina

Prepararse para ejecutar nómina

Para procesar de la manera más eficiente una nómina, debes seguir un par de pasos antes de comenzar. Aquí se incluye:

Aprobando plantillas horarias (si corresponde)
Preparando propinas
Realizar actualizaciones del personal, como cambios de trabajo o de pago.

Consulta la lista completa de pasos de preparación y el cronograma recomendado en Nómina Toast: Prepárate para ejecutar nómina.

Nota: Si aún no utilizas tus dispositivos POS y dispositivos portátiles de Toast, debes publicar la nómina cuatro días antes de la fecha del cheque. Una vez que hayas activado el POS de Toast, esta fecha se vuelve más flexible, pero antes de iniciar las operaciones, este plazo debe aplicarse por razones de seguridad.

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Ejecutar nómina

Para ver un resumen rápido de los pasos que debes seguir para revisar y completar una ejecución de nómina, mira este video más breve.

Si deseas ver más en detalle los pasos para ejecutar correctamente la nómina, consulta este video más largo que incluye pasos para solucionar problemas hacia el final.

Si utilizas el Gestor de propinas de Toast, asegúrate de aprobar y enviar propinas a nómina antes de aprobar plantillas horarias (si corresponde).
1. Cualquier propina que se agregue después de la aprobación de la plantilla horaria requerirá anular la aprobación de la(s) plantilla(s), revertir o anular el envío de las propinas, hacer las correcciones si aún no se han completado, reenviar las propinas y volver a aprobar las plantillas horarias.
2. Si se crean varias plantillas horarias debido a demoras en el envío de propinas, es necesario aprobarlas manualmente para procesar las propinas correctamente.
Antes de comenzar a ejecutar la nómina, es posible que debas aprobar plantillas horarias para tu personal.
1. Ve a Tiempo y toma nota del botón de activación en la parte superior.
  1. Si está activado, las entradas de tiempo de Toast Web aparecerán automáticamente en el paso Ganancias del empleado de la nómina (paso 5 a continuación).
  2. Si el botón está desactivado, recomendamos encarecidamente filtrar la página al período de pago actual para aprobar plantillas horarias (usa el menú desplegable encima de la columna Nómina). Consulta Nómina Toast: Gestionar plantillas horarias para obtener más información.
2. Ya sea que la función de aprobar plantillas horarias automáticamente esté activada o desactivada, siempre debes revisar la exactitud de las entradas de tiempo en Toast Web para poder hacer los ajustes necesarios antes de la nómina.
  1. Para hacerlo, abre Toast Web y ve a Informes > Mano de obra > Resumen de mano de obra.
  2. Configura el rango de fechas para que coincida con tu período de pago.
  3. Si necesitas ajustar entradas de tiempo, hazlo aquí en Toast Web en lugar de en Nómina Toast. De esta manera, el informe será correcto en ambos sistemas, ya que estos datos se sincronizan inmediatamente con Nómina Toast al guardar.
Para abrir la nómina, selecciona Nómina en la barra de navegación de la izquierda o Ver nómina desde el mosaico en el panel principal.
Selecciona Vista previa para comenzar una nómina desde el principio.
1. La insignia que indica la flecha naranja a continuación te da una idea rápida de los pasos que debes seguir antes de ejecutar esta nómina. Hasta que la insignia resaltada diga Listo para ejecutar, sigue los pasos que se detallan en la sección Prepararse para ejecutar la nómina anterior.
Se te llevará al paso Vista previa de Nómina. En la tarjeta Artículo de acción, puedes revisar la lista de artículos de acción que debes completar antes de procesar la nómina. Verás tres tipos de acciones (empleado, propinas y plantilla horaria), según tu configuración, junto con cualquier información faltante. También puedes ver las horas comparadas con el último período de pago y la actividad reciente de acciones anteriores realizadas (tareas pendientes de la nómina, anulaciones y cheques manuales) en relación con esta ejecución de nómina.
Selecciona Iniciar nómina para avanzar. Considera estos puntos importantes en relación con el paso “Obtener vista previa de nómina”:
1. Se mostrará el número de propinas u hojas horarias no aprobadas para avisarte si no estás listo para procesar la nómina.
2. El mosaico Propinas no aparecerá si tu empresa no tiene una integración de propinas con Toast Web.
3. La tarjeta Insights (junto a la tarjeta Action Item) solo será visible si hay cuentas manuales o bonos asociados con el ciclo de pago.
4. Puedes continuar con el proceso de nómina sin aprobar estos artículos. Sin embargo, si seleccionas Siguiente para continuar con la ejecución de la nómina, recibirás una advertencia en la que se mostrará que esas horas no aprobadas no se pagarán en la nómina. Si superas las advertencias, pero decides volver y agregar esas horas a la nómina, deberás aprobar plantillas horarias y, luego, seleccionar Siguiente en el paso Vista previa de nómina nuevamente.
5. Usa el gráfico de horas del medio para hacerte una idea de la mano de obra entre períodos. Esto puede ayudar a que se pueda ver a los empleados que no registraron su entrada o las plantillas horarias que faltan en esta nómina.
A continuación, se muestra el paso Ganancias del empleado, donde puedes hacer cambios únicos en la nómina. Los cambios que realices aquí no se transferirán al registro del empleado en adelante; solo afectarán a la nómina actual. Algunos ejemplos de cambios puntuales son:
1. Agregar o editar ganancias y deducciones únicas.
2. Agregar o eliminar a un empleado en la nómina (si contrataste o despediste a un empleado recientemente, es posible que inicialmente no esté en proceso de ejecución).
3. Forzar cheques en papel en lugar de depósitos directos.
¡Ya casi llegas! Una vez que se hayan realizado todos los cambios, actualizaciones y adiciones a la nómina, selecciona el botón azul Siguiente para calcular la nómina. Recibirás un mensaje de cálculo de nómina que te informará qué está pasando detrás de escena para que proceses tu nómina. Esta página puede tardar hasta cinco minutos en cargarse, pero normalmente tarda menos de 30 segundos.
Una vez calculada la nómina, el paso Revisar y enviar te proporcionará información que puedes usar para confirmar que la nómina sea precisa antes de enviarla. Usa los informes de nómina en la esquina inferior izquierda y la tarjeta de resaltes y excepciones para recibir ayuda. Si algún artículo de Aspectos destacados y excepciones es azul, selecciona ese enlace para revisar los empleados de esa categoría.
1. Si necesitas hacer ajustes, usa el botón Anterior para editar el paso Ganancias del empleado. Algunos artículos a buscar son:
  1. ¿El número de empleados en la nómina está en consonancia con mis expectativas?
  2. ¿La cantidad de horas en la nómina está en línea con mis expectativas?
  3. ¿Los gastos totales de nómina están en línea con mis expectativas?
  4. ¿Todas las propinas están presentes, si corresponde?
  5. ¿Hay alguien recibiendo maquillaje para propinas?
  6. ¿Se ingresó y revisó algún ajuste puntual que necesito en esta nómina?
Una vez que hayas confirmado que la nómina es correcta, será hora de enviarla. Selecciona el botón Enviar nómina y presiona Enviar nómina en la ventana emergente de confirmación para finalizar tu trabajo.
1. Nota: Si esta es tu primera nómina o si recientemente cambiaste la cuenta bancaria de tu empresa registrada, verás un mensaje alternativo de un solo uso que indica que Nómina Toast necesita tu autorización para realizar transacciones ACH con tu cuenta bancaria de la empresa. Para continuar, selecciona la casilla de verificación y presiona Enviar nómina.
¡Felicitaciones! Recibirás confirmación de que la nómina se procesó cuando aparezca el mensaje Nómina publicada correctamente. También tendrás acceso a los mismos informes de nómina, un recibo estimado de retiro de nómina (temporal) y una auditoría de nómina que mostrará cuándo se abrió la nómina, si se restableció o cuándo se publicó y cuándo se restableció.
1. Si faltan números de seguro social (SSN) para los empleados en esta nómina, verás un banner amarillo en la parte superior de esta página. Te notificará sobre las implicaciones y te indicará que agregues estos datos al sistema. Obtén más información sobre los datos faltantes.
  1. Los SSN inexactos o faltantes pueden resultar en declaraciones de impuestos inexactas, declaraciones de impuestos no aceptadas por las agencias y/o penalizaciones financieras.
2. Aparecerá un rubro en el retiro estimado de nómina para los clientes de Nueva York e HI. Nómina Toast calculará y retendrá el SDI y el FLI de las cuentas de empleados aplicables, pero los montos retenidos de las cuentas de pago de empleados no se incluyen en el monto debitado de los clientes por Toast. El monto total aparecerá como un impuesto no debitado. Toast no paga y no los declara al estado. Los clientes pueden asignar los fondos retenidos a las pólizas de seguro correspondientes según lo permita el estado. Visita Nómina Toast: Gestión de impuestos en Nueva York para obtener más detalles.

Después de publicar la nómina, verás un nuevo botón llamado Conectar a QuickBooks. Si usas QuickBooks Online y Nómina Toast, los clientes ahora pueden sincronizar directamente sus datos de nómina con QuickBooks Online (más conexiones de software de contabilidad estarán disponibles en el futuro). Visita Primero pasos con sincronización de contabilidad para aprender a integrar los dos sistemas.

Todos los usuarios de RR. HH.+ con acceso a este grupo de pago específico recibirán una notificación por correo electrónico que incluirá la fecha y hora en que se envió la nómina y un monto estimado de extracciones de Nómina Toast. También puedes confirmar que la nómina se envió siguiendo los pasos de Nómina Toast: Verificar que se envió la nómina. Para verificar exactamente cuándo se les pagará a tus empleados, consulta Nómina Toast: Obtener ayuda con cuando se les paga a los empleados.

Al final de cada día hábil festivo no federal, Nómina Toast extrae los archivos ACH de todas las nóminas enviadas y los envía al banco. Esto incluye los débitos que Toast cobrará de las cuentas bancarias de los clientes por esas nóminas. Esta función se conoce como barrido de nómina y ocurre alrededor de las 5:30 p. m. (EST) (4:30 p. m. CST) en cada uno de estos días. Una vez que eso haya terminado, el recibo de retiro de Nómina Toast reemplazará al recibo de retiro estimado de Nómina y estará disponible en la página Revisar y enviar. ofertas detalles definitivos de lo que se envió al banco y cuándo puedes esperar que se realicen los débitos. Una vez que estos archivos se hayan enviado al banco, también podrás ver Recibos de retiro de Nómina Toast en Nómina > Pestaña Nóminas pasadas > Ver.

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Solucionar problemas de ejecución de nómina

¿Aún tienes preguntas? Consulta Nómina Toast: Obtener ayuda con tu nómina o Nómina Toast: Preguntas frecuentes sobre el proceso de nómina. Además, recomendamos mucho ver el video de descripción general breve o el video a pedido más largo de Toast Classroom anterior.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.