Toast Nómina: Ejecuta tu nómina

Antes de Comenzar
Abre y Previsualiza la Nómina
Realiza Cambios Únicos en el Paso de Ganancias del Empleado
Calcula la Nómina
Revisa y Envía la Nómina
Confirma que la Nómina ha Sido Enviada
Cuándo Enviar para que los Empleados Sean Pagados a Tiempo
Preguntas Frecuentes
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Antes de Comenzar

Aplica a: Toast Nómina (ejecutando y enviando nómina); Toast Web (para verificar entradas de tiempo antes de la nómina)

Permisos necesarios:

Usuario de HR+ con acceso al grupo de pago — requerido para ejecutar, calcular y enviar nómina
Gerente — puede revisar y aprobar hojas de tiempo

Lo que lograrás: Tomará una nómina única desde el Tablero del Ciclo de Nómina a través de la vista previa, el cálculo y la revisión, la enviará y confirmará que se haya publicado con éxito para que sus empleados sean pagados a tiempo.

Antes de comenzar, su nómina debe mostrar la insignia Lista para Ejecutar en el Tablero del Ciclo de Nómina. La insignia aparece una vez que se aprueban las propinas y las entradas de tiempo y los perfiles de los empleados están actualizados. Si aún no ha llegado allí, complete los pasos en Toast Payroll: Prepárese para Ejecutar la Nómina primero.

Nota: Si aún no está utilizando sus dispositivos y portátiles de Toast POS, debe enviar la nómina cuatro días antes de la fecha de su cheque. Una vez que esté en vivo en Toast POS, este plazo se vuelve más flexible, pero antes de ir en vivo debe hacerse cumplir por razones de seguridad.

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Abrir y Previsualizar la Nómina

Para un breve recorrido sobre cómo revisar y completar una ejecución de nómina, vea el video de resumen. Para una mirada más profunda con pasos de solución de problemas hacia el final, vea el video más largo de Toast Classroom.

Para un recorrido rápido de los pasos que debe seguir para revisar y completar una ejecución de nómina, vea este video más corto.

Si desea una mirada más profunda a los pasos para una ejecución de nómina exitosa, consulte este video más largo completo con pasos de solución de problemas hacia el final.

Una vez que su nómina muestre Lista para Ejecutar, ábrala desde el Tablero del Ciclo de Nómina para comenzar.

En Toast Payroll, seleccione Nómina desde el riel de navegación izquierda, o seleccione Ver nómina desde el mosaico en el tablero principal. Cualquiera de los caminos abre el Tablero del Ciclo de Nómina.
Encuentre el grupo de pago que desea ejecutar y verifique su insignia. Hasta que la insignia diga Lista para Ejecutar, complete los elementos restantes de Toast Payroll: Prepárese para Ejecutar la Nómina.
Seleccione Vista previa para iniciar una nueva nómina, o seleccione Continuar para reanudar una nómina que ya comenzó.

En el paso de Vista previa de nómina, la tarjeta de Elementos de acción enumera lo que se debe abordar antes de procesar: elementos de empleados, propinas y hojas de tiempo, junto con cualquier información faltante. Puede ver el número de propinas o hojas de tiempo no aprobadas para saber si no está del todo listo.

Puede ignorar estas advertencias, pero si lo hace, las horas no aprobadas no se pagarán en esta nómina. Para incluirlas, regrese, apruebe las hojas de tiempo y seleccione Siguiente en el paso de Vista previa de nómina nuevamente. Para más información sobre este paso, consulte Toast Payroll: Paso de Vista previa de nómina.

Nota: El mosaico de Propinas solo aparece si su empresa tiene una integración de propinas con Toast Web. La tarjeta de Perspectivas solo aparece si hay cheques manuales o bonificaciones vinculadas al ciclo de pago.

Resultado esperado: El paso de Vista previa de nómina se abre con sus elementos de acción listados, y puede ver si hay algo que aún bloquea la ejecución.

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Realizar cambios únicos en el paso de ganancias del empleado

Seleccione Iniciar nómina para avanzar al paso de ganancias del empleado. Aquí es donde realiza cambios que se aplican solo a esta nómina: no se trasladan al registro del empleado en el futuro.

Los cambios únicos comunes incluyen:

Agregar o editar ganancias y deducciones únicas. Consulte Toast Payroll: Agregar o editar ganancias y deducciones.
Agregar un empleado que falta porque fue contratado recientemente, o eliminar a un empleado que fue despedido recientemente. Consulte Toast Payroll: Agregar un empleado al paso de ganancias del empleado.
Emitir un cheque en vivo (en papel) de una sola vez en lugar de un depósito directo para esta ejecución. Consulte Toast Payroll: Crear cheques en vivo (en papel) de una sola vez.

Utilice el gráfico de Horas para comparar este período con el anterior. Esto le ayuda a identificar a un empleado que no registró su entrada o una hoja de tiempo que falta de esta nómina.

Nota: Si un empleado falta en este paso, las causas más comunes son una fecha de inicio de posición después del período de pago, una etiqueta de empleado no remunerado, o un desajuste en el grupo de pago. Ver Toast Payroll: Obtenga ayuda con su nómina para encontrar y corregir la causa.

Resultado esperado: Todos los ingresos, deducciones y cambios de empleados de una sola vez para esta nómina se ingresan antes de calcular.

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Calcular la nómina

Una vez que se hayan realizado todos los cambios, seleccione el botón azul Siguiente para calcular la nómina.

Verá un mensaje de Calculando nómina mientras Toast Payroll procesa la ejecución. Esta página puede tardar hasta cinco minutos en cargarse, pero generalmente termina en menos de 30 segundos.

Nota: Si la página no termina de calcular, confirme que no hay elementos de acción no resueltos en el paso de vista previa de nómina (como un empleado no mapeado o un día que no puede ser aprobado), resuélvalos y seleccione Siguiente nuevamente.

Resultado esperado: El cálculo finaliza y avanza al paso de revisión y envío.

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Revisar y enviar la nómina

Una vez que se calcula la nómina, el paso de revisión y envío le proporciona la información para confirmar que la nómina es precisa antes de enviarla. Utilice los informes de nómina en la esquina inferior izquierda y la tarjeta de Aspectos destacados y excepciones para verificar su trabajo. Si aparecen elementos de Destacados y Excepciones como un enlace, selecciona el enlace para revisar a los empleados en esa categoría. Ver Toast Payroll: Revisa los Informes de Nómina.

Antes de enviar, confirma:

El número de empleados en la nómina coincide con tus expectativas.
El número de horas coincide con tus expectativas.
Los gastos totales de nómina coinciden con tus expectativas.
Todos los propinas están presentes, si corresponde.
Se espera que cualquier persona que reciba compensación por propinas esté presente. Consulte Toast Payroll: Obtén ayuda con la compensación por propinas.
Cualquier ajuste único que necesitabas ha sido ingresado y revisado.

Si algo está incorrecto, selecciona Anterior para regresar al Paso de Ganancias del Empleado y hacer ediciones.

Cuando todo esté correcto, selecciona Enviar nómina, luego selecciona Enviar Nómina en la ventana emergente de confirmación para finalizar.

Nota: Si esta es tu primera nómina, o si recientemente cambiaste la cuenta bancaria de la empresa registrada, verás un mensaje único pidiéndote que autorices a Toast Payroll a realizar transacciones ACH con tu cuenta bancaria. Selecciona la casilla y selecciona Enviar nómina para continuar. Este mensaje no volverá a aparecer a menos que cambie la cuenta bancaria de la empresa.

Nota: Enviar la nómina es definitivo. Una vez que se envía una nómina, Toast no puede reabrir, editar o cancelarla, incluso antes de que se procese. Si encuentras un error después, consulta las opciones de corrección en Toast Payroll: Obtén ayuda con tu nómina.

Resultado esperado: Ves un mensaje de ¡Nómina publicada con éxito! confirmando que la nómina fue enviada.

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Confirma la nómina enviada

Después de enviar, aparece un mensaje de ¡Nómina publicada con éxito!. También tienes acceso a los informes de nómina, un recibo estimado de retiro de nómina y una auditoría de nómina que muestra cuándo se abrió, restableció y publicó la nómina.

Si saliste de esa página y quieres confirmar que la nómina se procesó:

En Toast Payroll, selecciona Nómina desde la página de inicio para abrir el Tablero del Ciclo de Pago.
Selecciona la pestaña Nóminas Pasadas.
Si la nómina aparece aquí, fue enviada con éxito. Selecciona Ver para ver el recibo de retiro, los Destacados y Excepciones, y los informes.
Si la nómina no está en la pestaña de Nóminas Pasadas, verifica la pestaña Nóminas Próximas. Las nóminas allí aún no han sido enviadas.

Todos los usuarios de HR+ con acceso al grupo de pago también reciben un correo electrónico confirmando la fecha y hora de envío y un monto estimado de retiro de Toast Payroll. Para más formas de confirmar, consulta Toast Payroll: Verifica que la nómina fue enviada.

Nota: Si calculaste los números pero no seleccionaste Enviar nómina, y la nómina ya no aparece en tu tablero, la ejecución no fue enviada. Solo una nómina por grupo de pago aparece a la vez y una nómina no enviada cuya fecha de cheque ha pasado se elimina para hacer espacio para la siguiente. Ver Toast Payroll: Procesamiento de Nómina y Preguntas Frecuentes sobre Recibos de Pago para saber cómo recuperarla.

Resultado esperado: Confirmas la nómina en la pestaña de Nóminas Pasadas con un recibo de retiro y los informes disponibles.

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Cuándo Enviar para que los Empleados Sean Pagados a Tiempo

El control del tiempo de envío determina cuándo se les paga a tus empleados, así que incluye un margen en lugar de enviar en la fecha del cheque.

Toast recomienda enviar la nómina a más tardar tres días hábiles antes de la fecha del cheque. Esto reduce la posibilidad de que los retrasos en el envío, los fines de semana y los días festivos federales afecten el pago.
Después de un día hábil que no sea festivo federal, Toast Payroll extrae los archivos ACH de todas las nóminas enviadas y los envía al banco. Esto se conoce como el barrido de la nómina y ocurre alrededor de las 5:20 p.m. ET (4:20 p.m. CT).
Una vez que se envían los archivos, el Recibo de Retiro de Toast Payroll reemplaza el Recibo de Retiro de Nómina Estimado en el paso de Revisión y Envío con los detalles finalizados. También puedes encontrar los recibos de retiro más tarde bajo Nómina > Nóminas Pasadas > Ver.

Para cada escenario — enviado a tiempo, tarde, en un fin de semana o en un día festivo — y la fecha de pago resultante exacta, consulta Toast Payroll: Obtén ayuda sobre cuándo se les paga a los empleados.

Nota: Enviar una nómina antes de lo necesario puede hacer que Toast Payroll intente cobrar fondos antes de que tu cuenta esté lista, lo que puede llevar a un débito fallido. Envía dentro de la ventana recomendada en lugar de con mucha anticipación a la fecha del cheque.

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Preguntas Frecuentes

¿Cómo ejecuto la nómina en Toast Payroll?

Para ejecutar la nómina en Toast Payroll, abre el Tablero de Ciclo de Pago, selecciona Vista Previa para el grupo de pago que deseas ejecutar, luego avanza a través de los pasos de Vista Previa de Nómina, Ganancias de Empleados y Revisión y Envío antes de seleccionar Enviar nómina. Tu nómina debe mostrar la insignia Listo para Ejecutar antes de que comiences; si no lo hace, completa Toast Payroll: Prepárate para Ejecutar la Nómina primero.

También preguntado como:

¿Cómo hago la nómina?
¿Cómo empiezo una nómina?
¿Cómo proceso la nómina?

¿Cómo sé que mi nómina fue enviada?

Sabes que tu nómina fue enviada cuando ves el ¡Nómina publicada con éxito! mensaje y la nómina aparece en la pestaña de Nóminas Pasadas del Tablero de Ciclo de Pago. Todos los usuarios de HR+ con acceso al grupo de pago también reciben un correo electrónico de confirmación con la fecha, hora y monto estimado de retiro de la presentación.

También preguntado como:

¿Pasó mi nómina?
Envié la nómina pero no se muestra — ¿se envió?
¿Cómo confirmo que la nómina fue enviada?

¿Por qué mi nómina dice que está calculando por mucho tiempo?

Tu nómina está calculando mientras Toast Payroll procesa la ejecución, lo cual generalmente toma menos de 30 segundos, pero puede tardar hasta cinco minutos. Si no termina, regresa al Paso de Vista Previa de Nómina, resuelve cualquier elemento de acción pendiente, como un empleado no mapeado o un día no aprobado, y selecciona Siguiente nuevamente.

También preguntado como:

No me deja calcular la nómina.
La nómina está atascada calculando.

¿Puedo editar o cancelar una nómina después de enviarla?

No, no puedes editar ni cancelar una nómina después de enviarla — Toast no puede reabrir, editar o cancelar una nómina enviada, incluso antes de que sea procesada. Para corregir un error, tenlo en cuenta en la próxima nómina en el mismo trimestre, ejecuta una nómina fuera de ciclo, solicita un anulación, o utiliza una reversión ACH para un depósito directo en una cuenta incorrecta. Consulta las opciones de corrección en Toast Payroll: Obtén ayuda con tu nómina.

También preguntado como:

¿Cómo cancelo una nómina?
¿Puedo reabrir una nómina enviada?
Necesito detener una nómina que acabo de enviar.

Mi nómina desapareció antes de que la enviara. ¿Cómo la recupero?

Si tu nómina desapareció antes de que la enviaras, es probable que la ejecución nunca se haya enviado y se haya eliminado porque solo una nómina por grupo de pago puede aparecer a la vez. Para restaurarla, selecciona el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll e incluye tu código de empresa, el nombre del grupo de pago, la fecha de cheque de la nómina faltante y la nueva fecha de cheque que deseas. La nueva fecha de cheque debe ser al menos dos días hábiles en el futuro. Para más detalles, consulta Toast Payroll: Procesamiento de nómina y Preguntas frecuentes sobre recibos de pago.

También preguntado como:

Olvidé presionar enviar y mi nómina desapareció.
Devuélveme mi nómina de la semana pasada.
¿A dónde fue mi nómina?

¿Cuál es la fecha límite para enviar la nómina?

La fecha límite para enviar la nómina es a más tardar tres días hábiles antes de tu fecha de cheque para el pago más confiable a tiempo. Después de cada día hábil que no sea festivo federal, las nóminas enviadas se transfieren al banco alrededor de las 5:20 p.m. ET (4:20 p.m. CT). Para la fecha de pago exacta para tu situación, consulta Toast Payroll: Obtén ayuda sobre cuándo se les paga a los empleados.

También preguntado como:

¿Cuál es el último momento en que puedo enviar la nómina?
¿Cuál es la hora límite para enviar la nómina?
¿Cuándo debo enviar la nómina?

¿Qué significa la ventana emergente de autorización ACH cuando envío?

La ventana emergente de autorización ACH significa que Toast Payroll necesita tu permiso para realizar créditos y débitos ACH con la cuenta bancaria de tu empresa. La ves al enviar tu primera nómina o después de que cambia la cuenta bancaria de la empresa registrada. Seleccione la casilla y seleccione Enviar nómina para continuar; el mensaje no volverá a aparecer a menos que cambie la cuenta bancaria.

También preguntado como:

¿Por qué se me pide autorizar ACH?
¿Qué es la casilla de autorización bancaria al enviar nómina?

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