Nómina Toast: Información de facturación

En este artículo:

• TL;DR Acerca de la facturación de Nómina Toast
• Costos mensuales de SaaS
• Facturación por empleado y mes (PEPM)
• Ejemplos de estructura de facturas
• Gestor de propinas: costos de SaaS
• Otros cargos de nómina
• Buscar tus facturas de Nómina Toast
• Autorización de ACH
• Transacciones en tu extracto bancario
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

TL;DR Acerca de la facturación de Nómina Toast

Nómina Toast factura una tarifa mensual de SaaS (tarifa de software como servicio) una vez por mes durante la ejecución de la nómina, que incluye la primera fecha de liquidación del mes. La tarifa es la más alta entre tu mínimo mensual, tu tarifa por empleado y mes (PEPM) veces la de tus empleados activos, o una tarifa base más PEPM, cualquiera que sea la regla que utilice tu contrato. Los empleados activos en la primera fecha de liquidación determinan el recuento, incluso si esos empleados no reciben su pago en esa ejecución. No se cuentan los perfiles de licencia de ausencia (LOA) ni de empleado de demostración.

¿Buscas tu factura de Toast Web (equipos, suscripciones de software y otros productos de Toast)? Es una factura separada. Consulta Comprender tu factura Toast. Este artículo cubre solo las facturas de Nómina Toast.

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Costos mensuales de SaaS

SaaS significa Software como servicio. Este es el cargo mensual por usar el sistema de Nómina Toast. Se le cobrará a tu empresa el monto mayor de tres montos: el mínimo mensual, la tarifa por empleado y mes (PEPM) o la tarifa base más PEPM, cualquiera que sea el modelo que utilice tu contrato.

El mínimo mensual se aplica a cada grupo de pago que uses, independientemente del número de ubicaciones dentro de ese grupo de pago. Consulta Nómina Toast: Revisa los grupos de pago.

Por empleado por mes (PEPM) se basa en la cantidad de empleados activos en tu base de datos de Nómina Toast (código de la empresa) en la fecha en que ejecutaste tu primera nómina del mes. Un empleado activo es aquel cuyo estado de empleo es Activo en su perfil. Esto no incluye a los empleados con licencia de ausencia (LOA).

La tarifa base más PEPM es otro modelo de precios que no tiene un ejemplo trabajado a continuación: combina una tarifa base plana con una tarifa PEPM.

Nómina Toast factura cargos de SaaS en la primera fecha de liquidación del mes, con el monto determinado por las reglas anteriores. Esto significa que, a menos que ejecutes la nómina con una frecuencia de cuenta mensual, algunas ejecuciones de nómina incluyen tus costos mensuales de SaaS y otras no. Los cargos de envío, si corresponden, se cobran con un retraso de un mes y se debitan de tu cuenta al mes siguiente. Para saber cuándo se debita de tu cuenta, consulta Nómina Toast: Gestionar planificaciones de débito y retiro.

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Facturación por empleado y mes (PEPM)

Si tu restaurante sigue el modelo PEPM y un empleado es parte de más de un grupo de pago, Nómina Toast no cuenta dos veces a ese empleado. Los empleados se cuentan una vez independientemente de a cuántos grupos de pago pertenezcan.

Puedes ver el número de empleados activos en el paso Revisar y enviar de una ejecución de nómina. Después de enviar la nómina, puedes ver todas tus tarifas mensuales de SaaS más el impuesto sobre la venta. Haz coincidir cada artículo a continuación con la siguiente captura de pantalla:

1. Se puede acceder al informe de resumen de nómina desde el enlace Ver detalles en el mosaico Nómina. Este informe muestra tus requisitos de efectivo para cada ejecución de nómina en cada grupo de pago. Consulta Nómina Toast: Informe de resumen de nómina para una referencia completa del campo.
2. El número de empleados activos aparece en el mosaico Empleados, con una explicación detallada. Si se te factura en el modelo PEPM, este número es una estimación rápida de tu tarifa. El desglose completo con el impuesto sobre la venta aparece en el paso Confirmación después de seleccionar Enviar nómina.
3. La cantidad de empleados incluidos en tus tarifas de SaaS, pero no pagados en esta ejecución, se destaca en el mosaico de Destacados y excepciones. Selecciona el enlace para ver los empleados específicos. Si es necesario, usa Nómina Toast: Haz un cambio de estado del empleado para cambiar el estado de un perfil antes de enviar la nómina.

Los artículos 2 y 3 anteriores aparecen solo en las primeras ejecuciones de nómina de cada mes.

Nota: El campo anteriormente llamado Fecha de la cuenta ahora se llama Fecha de pago.

Después de seleccionar Enviar nómina, el paso Confirmación muestra el desglose de las tarifas de SaaS y el impuesto sobre la venta para cada ejecución de nómina del primer mes. La sección Cargos de Nómina Toast muestra los cargos mensuales de SaaS más el impuesto sobre las ventas, el recuento de empleados activos incluidos en tus cargos y el recuento de empleados pagados en esta nómina. Hacer un seguimiento de estos dos números y hacer cambios de estado en los empleados cuando corresponda te ayuda a gestionar tus tarifas.

Ejemplo. Toma un perfil de muestra en octubre de 2024. El perfil está configurado como Activo en el mosaico Estado, aunque el talón de pago más reciente fue en septiembre de 2024. Este empleado sigue incluido en tu facturación por empleado y mes de octubre. Si sabes que no recibirán un cheque de pago en un futuro cercano, puedes pasarlos a un estado inactivo despidiéndolos o poniéndolos en licencia (LOA). Consulta Dar de baja o archivar a un empleado en Toast Web, Nómina Toast y Nómina Toast: Obtener ayuda con la licencia.

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Ejemplos de estructura de facturas

Los dos escenarios a continuación muestran cómo los mínimos mensuales y el PEPM interactúan con los grupos de pago y los FEIN.

Situación A: un FEIN y un grupo de pago

Pagar grupo 1

• 2 empleados en nómina
• 2 empleados × USD 10 PEPM = USD 20
• Mínimo mensual de USD 20 < USD 50
• Al cliente se le factura el mínimo mensual de USD 50
• Incluso con 2 ubicaciones bajo un solo grupo de pago, el mínimo mensual se cobra una vez

Situación B: Dos FEIN y dos grupos de pago

Pagar al grupo 1 en FEIN 1

• 15 empleados en nómina
• 15 empleados × USD 10 PEPM = USD 150
• USD 150 > USD 100 como mínimo mensual
• Al cliente se le facturan USD 150 en cargos de PEPM

Pagar al grupo 2 en FEIN 2

• 2 empleados en nómina
• 2 empleados × USD 10 PEPM = USD 20
• Mínimo mensual de USD 100 > USD 20
• Al cliente se le factura el mínimo mensual de USD 100

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Gestor de propinas Costos de SaaS

El Gestor de propinas de Toast te permite configurar un fondo común de propinas o una política de reparto de propinas para tu personal. Calcula los montos de propina que configuraste e integra de Toast Web a Nómina Toast para acelerar el procesamiento de nómina. Consulta Primeros pasos con Gestor de propinas de Toast.

Puedes pagar el gestor de propinas según el PEPM o por ubicación, dependiendo de tu contrato.

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Otros cargos de nómina

Los cargos que se indican a continuación se aplican cuando ocurre el evento mencionado. Los montos son exactos hasta la última actualización del artículo; pueden anularse términos específicos del contrato.

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Busca tus facturas de Nómina Toast

Dentro de la Biblioteca de informes estándar (Informes > Estándar), encuentra el Informe de detalles de facturas para revisar los detalles de facturación por nómina. El informe de resumen y el recibo de retiro de nómina también te permiten ver los cargos de nómina, salarios e impuestos. Consulta Nómina Toast: Informe de resumen de nómina y Nómina Toast: Gestionar los horarios de débito y retiro.

Nota: Las facturas de Nómina Toast no se muestran en Toast Web > Cuenta de Toast > Facturación > Facturación. Esa página es para Toast Web (hardware, suscripciones de software y otros productos Toast). Para conocer los cargos de Nómina Toast, usa los informes anteriores. Consulta Comprender tu factura de Toast para el lado de Toast Web.

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Autorización de ACH

Cuando envíes tu primera nómina o cuando hayas cambiado recientemente tu cuenta bancaria, Nómina Toast requiere una autorización para realizar transacciones ACH en la nueva cuenta bancaria. Después de seleccionar Enviar nómina en el último paso de una ejecución de nómina, aparece un mensaje de un solo uso. Selecciona la casilla de verificación y selecciona Publicar nómina para continuar.

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Transacciones en tu extracto bancario

Los descriptores de transacciones de Nómina Toast aparecen en tu extracto bancario de varias maneras diferentes. Los dos primeros suelen ir acompañados de un identificador bancario. Los dos identificadores bancarios que puedes ver son 1161630473 y 6161630473. Comparte estos identificadores con tu institución financiera para incluir en la lista blanca las transacciones bancarias de Nómina Toast.

Algunas transacciones relacionadas con la nómina aparecen como Nómina Toast TOAST PAYR. Cubren los pasivos netos en efectivo de la nómina (pagando a tus empleados) y las facturas, si corresponde. Las facturas pueden incluir nóminas fuera del ciclo, revocaciones de ACH o costos de envío. Consulta Nómina Toast: Informe de resumen de nómina para cargos facturados.

En octubre de 2025, Nómina Toast cambió este descriptor por lo que ya no incluye el nombre del cliente.

Algunas transacciones más antiguas relacionadas con la nómina aparecen como Impuesto ejecutivo estratégico. Normalmente, se trata de débitos de responsabilidad fiscal por nómina, pero también pueden ser el resultado de una transacción manual realizada por el equipo de Banca de Nómina Toast.

Los débitos de cargo por enmienda o acceso aparecen como Toast, Inc. Estas se realizan solo cuando solicitas una modificación salarial o fiscal, o necesitas acceso a una cuenta cerrada.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es la tarifa mensual de SaaS en mi nómina?

La tarifa mensual de SaaS es el cargo mensual de software por usar Nómina Toast. SaaS significa Software como servicio. Se te cobrará lo mayor entre un mínimo mensual, una tarifa por empleado y por mes (PEPM) o una tarifa base más PEPM, cualquiera que sea el modelo que utilices en tu contrato. El cargo aparece en la ejecución de la nómina que incluye la primera fecha de liquidación del mes, por lo que solo lo ves en una nómina por mes.

También se le preguntó como:

• ¿Cuál es la tarifa mensual de SaaS?
• ¿Qué son las tarifas de SaaS?
• ¿Qué significa SaaS?
• ¿Cuál es la tarifa de SaaS que se me está cobrando?
• ¿Qué es la tarifa mensual de SaaS?
• En Nómina Toast, ¿qué es una tarifa mensual de SaaS?

¿Por qué se cobra el cargo de SaaS en algunas nóminas, pero no en otras?

La tarifa mensual de SaaS se factura una vez por mes, en la ejecución de la nómina que contiene la primera fecha de liquidación del mes. Si ejecutas la nómina más de una vez al mes (por ejemplo, quincenalmente más un ciclo de descanso mensual), solo una de esas ejecuciones en un mes calendario debería mostrar la tarifa de SaaS. Si ves la tarifa de SaaS en más de una nómina en el mismo mes calendario, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente para revisar tu facturación.

También se le preguntó como:

• ¿Por qué se cobra la tarifa mensual de SaaS a cada nómina?
• ¿Por qué pagamos las mismas tarifas de SaaS en nuestras nóminas mensual y quincenal?

¿Por qué mi tarifa de SaaS muestra más empleados de los que pagué?

Si usas el modelo PEPM, tu tarifa de SaaS se basa en la cantidad de empleados activos en tu base de datos de Nómina Toast en la primera fecha de liquidación del mes, no en la cantidad de empleados pagados en esa ejecución. Un empleado que está activo en Nómina Toast pero no recibió un cheque de pago aún cuenta. Para reducir el recuento, cambia los empleados inactivos al estado Despedido, LOA o Empleado de demostración antes de la primera fecha de liquidación del mes siguiente.

Para ver exactamente qué empleados se incluyen, usa la Lista de empleados activos en Informes > Estándar, o abre el mosaico Aspectos destacados y excepciones durante el paso Revisar y enviar de la nómina. Consulta Nómina Toast: Empleados incluidos en facturación y nómina Toast: Hacer un cambio de estado del empleado.

También se le preguntó como:

• ¿Mi tarifa mensual de SaaS de Toast muestra 11 empleados cuando solo tengo 5?
• ¿Te preguntas por qué la tarifa mensual de SaaS es para 92 empleados cuando les pagamos a 40?
• ¿Debo hacer que los empleados que no trabajan tengan estado de no activos?

¿Los empleados de permisos de ausencia (LOA) están incluidos en la tarifa de SaaS?

No. Los empleados con estado de licencia de ausencia (LOA) no se cuentan como activos para la facturación de PEPM y no se facturan. Sus ingresos no se completarán en la nómina, pero las deducciones recurrentes (por ejemplo, los costos de los beneficios) siguen apareciendo para que puedan seguir registrándose. Consulta Nómina Toast: Hacer un cambio de estado del empleado.

También se le preguntó como:

• Si un empleado está de baja, ¿se nos sigue cobrando una tarifa de SaaS?

¿Cómo debo facturar a los empleados estacionales o inactivos?

Solo los empleados cuyo estado de empleo esté activo en la primera fecha de liquidación del mes contribuyen al cargo PEPM. Para empleados que están fuera de temporada o que temporalmente no trabajan, tienes tres opciones:

1. Cancela el perfil cuando estés fuera de temporada y vuelve a contratarlo cuando regrese. Esto mantiene la precisión de los informes y es la opción más limpia.
2. Coloca al empleado en una licencia de ausencia (LOA) a través de la página Cambio de estado. Los perfiles de LOA no se cuentan para PEPM y no aparecen en la factura.
3. Deja al empleado como Activo. Se incluirán en la facturación de PEPM incluso si no se pagan ese mes.

Consulta Nómina Toast: Empleados de temporada.

También se le preguntó como:

• Si cambio el estado de un empleado a inactivo en la nómina, ¿se me cobrará una tarifa SaaS por él?
• ¿Mi negocio es de temporada?
• ¿Tuve que reactivarlos porque eran estacionales?

¿Puedo eliminar a mi propietario, auxiliar contable o contador del cargo de SaaS?

Sí. Para las personas que necesitan acceso a Nómina Toast, pero no reciben su pago a través de Nómina Toast (por ejemplo, propietarios, auxiliares contables o contadores), configura su estado laboral como empleado de demostración. Los perfiles de empleados de demostración no aparecen en las facturas mensuales, no reciben formularios W-2 ni 1095-C, y no afectan los totales de la empresa para las declaraciones de impuestos trimestrales. Consulta Nómina Toast: Dar acceso a un no empleado para todo el procedimiento de configuración, incluida la forma de otorgar acceso a Toast Web al mismo tiempo.

También se le preguntó como:

• Necesito eliminarme como EE pagado. ¿No me pagan y no quiero que me cuenten como parte de la tarifa de SaaS?
• ¿Me están cobrando cargos de SaaS por mi auxiliar contable que necesita acceso al sistema pero no es empleado?
• ¿Cómo puedo eliminarla de los cálculos de nómina sin quitarle el acceso?

¿Dónde veo mis facturas de Nómina Toast?

Las facturas de Nómina Toast no se muestran en la página Facturación de Toast Web. Para conocer los cargos de Nómina Toast:

• Para ver los detalles por nómina: en Nómina Toast, ve a Informes > Estándar y ejecuta el Informe de detalles de facturas.
• Para el desglose de efectivo de cualquier nómina: ejecuta el informe de resumen de nómina. Las facturas: Aparece en ejecución una línea de SaaS Fee mensual que contiene la primera fecha de liquidación del mes.
• Para obtener una vista interanual, en Informes > Estándar, ejecuta el Informe de resumen consolidado de nómina con un rango de fechas personalizado que cubra el año que desees.

Para la factura de Toast Web (hardware, suscripciones de software y otros productos de Toast), consulta Comprender tu factura Toast.

También se le preguntó como:

• ¿Dónde puedo ver todas las tarifas de SaaS en la nómina? ¿Hay algún informe o lugar donde pueda buscarlos todos?
• Estoy tratando de encontrar una manera fácil de ver lo que pagué en 2025 por las tarifas de SaaS.
• ¿No veo estos cargos en la factura?

¿Cómo puedo reducir o ajustar mi tarifa mensual de SaaS?

Dos acciones afectan tu tarifa mensual de SaaS:

1. Actualiza la lista de tu equipo. Despide a los empleados que ya no trabajan en tu negocio, o coloca a los empleados en situación de licencia de ausencia (LOA), empleado de demostración o estacional, según corresponda. Realiza estos cambios antes de la primera fecha de liquidación del mes, de modo que se apliquen a la factura de ese mes. Consulta Nómina Toast: Hacer un cambio de estado del empleado.
2. Renegocia tu contrato. En tu contrato, se establecen precios, mínimos mensuales y tarifas de PEPM. Para analizar cambios en tu estructura de facturación o solicitar una exención de cargos, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente.

También se le preguntó como:

• ¿Cómo puedo ajustar mi tarifa mensual de SaaS?
• ¿Puedo renegociar el cargo?
• ¿Actualizar la lista de tu equipo para evitar cargos a los empleados que ya no están en tu negocio?

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Artículos relacionados

• Nómina Toast: Empleados incluidos en la facturación
• Nómina Toast: Hacer un cambio de estado de empleado
• Nómina Toast: Dar acceso a un no empleado
• Nómina Toast: Gestionar planificaciones de débito y retiro
• Nómina Toast: Informe de resumen de nómina
• Comprender tu factura de Toast

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