Nómina Toast: Información de facturación

En este artículo:

• Costos mensuales de SaaS
  • Ejemplos de estructura de facturas
  • Por empleado y por mes de facturación
• Gestor de propinas Costos de SaaS
• Otros cargos de nómina
• Buscar facturas
• Autorización de ACH
• Transacciones en tu extracto bancario

Costos mensuales de SaaS

SaaS significa Software como servicio. Este es el costo mensual por usar el sistema de Nómina Toast. A tu empresa se le cobra la mayor de las tres tarifas: el mínimo mensual, la tarifa por empleado y mes (PEPM) o la tarifa básica más PEPM.

• El mínimo mensual se aplica a cada grupo de pago que puedas usar, independientemente de la cantidad de ubicaciones dentro de ese grupo de pago.
• Por empleado por mes se basa en la cantidad de empleados activos en tu base de datos de Nómina Toast (código de empresa) en la fecha en la que ejecutas tu primera nómina del mes.
  • Un empleado activo es aquel que usa el estado activo en su perfil de empleado. Esto no incluye a los empleados con licencia de ausencia (LOA).
• La tarifa básica más PEPM es otro modelo de precios que no tiene una hipótesis a continuación.

La facturación de Nómina Toast ocurre en la primera fecha del mes, cuyo costo se determina considerando el mínimo mensual y los costos de PEPM de tus empleados activos. Esto significa que, a menos que tengas una frecuencia de cuenta mensual, algunas ejecuciones de nómina incluirán tus costos mensuales de SaaS y otras no. Los cargos de envío, si corresponden, se cobran con un retraso de un mes y se debitarán de las cuentas de los clientes el mes siguiente. Consulta Nómina Toast: Gestiona los cronogramas de débito y retiro para saber cuándo se debitará tu cuenta.

Volver al inicio

Ejemplos de estructura de facturas

Situación A: un FEIN y un grupo de pago

• Grupo de pago 1
  • 2 empleados en nómina
  • 2 empleados × $10 PEPM = $20
  • Mínimo mensual de USD 20 < USD 50
  • Por lo tanto, se le cobra al cliente un mínimo mensual de USD 50
  • Aunque hay dos ubicaciones en un solo grupo de pago, el mínimo mensual sigue siendo el mismo

Situación B: dos FEIN y dos grupos de pago

• Grupo de pago 1 en FEIN 1
  • 15 empleados en nómina
  • 15 empleados × $10 PEPM = $150
  • Mínimo USD 150 > USD 100 mensuales
  • Por lo tanto, se le cobran al cliente USD 150 de PEPM

• Grupo de pago 2 en FEIN 2
  • 2 empleados en nómina
  • 2 empleados × $10 PEPM = $20
  • Mínimo mensual de USD 100 > USD 20
  • Por lo tanto, se le cobra al cliente un mínimo mensual de USD 100

Volver al inicio

Facturación por empleado y mes (PEPM)

Nota: Si tu restaurante está bajo el modelo PEPM y un empleado es parte de más de un grupo de pago, no hacemos una “doble cuenta” de ese empleado. Los empleados se cuentan solo una vez, independientemente de en cuántos grupos de pago trabajen.

Puedes ver el número de empleados activos en el paso Revisar y enviar de una ejecución de nómina. Puedes ver el total de tus tarifas de SaaS mensuales (incluido el impuesto sobre la venta) después de haber enviado la nómina. Haz coincidir cada artículo aquí con la siguiente captura de pantalla:

1. Se puede acceder rápidamente al informe de resumen de nómina desde el enlace Ver detalles en el mosaico Nómina. Este informe ofertas una visión detallada de tus necesidades de efectivo, entre otras cosas, para cada nómina realizada en cada grupo de pago.
2. El número de empleados activos (con la descripción detallada) se muestra en el recuadro Empleados. Los clientes en el modelo de facturación PEPM pueden usar esto como referencia rápida para un cálculo de facturación, pero incluiremos el total de cargos más el impuesto sobre la venta en la siguiente página, después de que selecciones Enviar nómina (ver más abajo).
3. Destacamos esto aún más al incluir el número de empleados que no reciben su pago, pero que están incluidos en tus tarifas de SaaS de nómina. Selecciona el enlace para ver los empleados y, si es necesario, usa Nómina Toast: Realiza un cambio de estado de empleado para cambiar el estado de un empleado a activo o inactivo (incluye licencia por accidente y empleados despedidos) antes de enviar la nómina.
   1. Los artículos 2 y 3 anteriores solo estarán presentes en las primeras ejecuciones de nómina de cada mes.
4. El campo anteriormente etiquetado como Fecha de la cuenta ahora se conoce como Fecha de pago.

En el paso Confirmación (después de presionar Enviar nómina), verás el desglose de las tarifas de SaaS y el impuesto sobre la venta para cada primera ejecución de nómina del mes. La sección Cargos de Nómina Toast incluye el desglose de los cargos mensuales SaaS más el impuesto sobre las ventas. También puedes ver los empleados activos incluidos en tus cargos de nómina y el número de empleados que pagaron esta nómina. Hacer un seguimiento de estos dos números y hacer cambios de estado cuando corresponda te ayudará a gestionar tus tarifas.

Podemos ver un perfil específico para darnos cuenta de quién es un empleado activo de un vistazo. Pensamos en Elizabeth Chestnut y digamos que el mes es octubre de 2024. Elizabeth Chestnut aparece activa en el mosaico Estado de su perfil. Aunque su talón de pago más reciente fue en septiembre de 2024, este empleado se incluirá en tu facturación por empleado y mes. Si sabes que no recibirá un cheque de pago en un futuro cercano, puedes decidir cambiar el estado de este empleado a un estado inactivo despidiéndolo o configurándolo en un estado de LOA.

Volver al inicio
 

Propinas Gestionar costos de SaaS

El Gestor de propinas de Toast te permite configurar un fondo común de propinas o una política de reparto de propinas para tu personal. Calcula automáticamente los montos de propina que configuras e integra directamente de Toast Web a Nómina Toast para ayudarte a acelerar el tiempo que lleva procesar la nómina.

Dependiendo de tu contrato, puedes pagar por el gestor de propinas en función del PEPM o por ubicación.

Volver al inicio
 

Otros cargos de nómina

• Gastos de envío: USD 20 por paquete
• Nómina fuera del ciclo: En este momento, una solicitud de nómina fuera del ciclo no conllevará el cargo típico de USD 50, pero está sujeta a cambios.
• Reversión de depósito directo/ACH cero: USD 25 por cuenta de depósito directo
• Formulario impreso W-2: USD 5 por copia
• Falta EIN: USD 100 por mes
• Impuesto sobre la venta SaaS (si corresponde): USD 30 por mes
• Enmiendas salariales: USD 250 por solicitud de enmienda (puede incluir cualquier cantidad de empleados, trimestres y FEIN)
• Enmiendas de cambio de nombre y SSN: USD 250 por solicitud de enmienda (puede incluir cualquier cantidad de empleados, trimestres y FEIN)
• Solicitud de calendario de nómina después del 15/12: USD 100 por calendario
• Fondos insuficientes para montos ACH o impuestos: 2 % del monto de fondos insuficientes o mínimo de USD 300
• Detener pagos: USD 25 por detener pago
• Envío sábado de cheque de pago (si está disponible): USD 30 por paquete

Volver al inicio
 

Buscar facturas

Dentro de la Biblioteca de informes estándar (Informes > Estándar), busca el Informe de detalles de facturas para revisar los detalles de facturación por nómina. Además, el informe resumido de nómina y el recibo de retiro de nómina te permiten ver los cargos correspondientes a las tarifas de nómina, salarios e impuestos.

Volver al inicio
 

Autorización de ACH

Cuando un cliente intenta enviar su primera nómina o cambió recientemente su cuenta bancaria, Nómina Toast requiere una autorización para realizar transacciones ACH en esta nueva cuenta bancaria. Una vez que se seleccione Enviar nómina en el último paso de una ejecución de nómina, aparecerá este mensaje de un solo uso. Selecciona la casilla de verificación y presiona Publicar nómina para continuar.

Volver al inicio
 

Transacciones en tu extracto bancario

Los descriptores de transacciones de Nómina Toast aparecen en tu extracto bancario de varias maneras diferentes. Los dos primeros suelen ir acompañados de un identificador bancario. Los dos identificadores bancarios diferentes que puedes ver son 1161630473 y 6161630473. Notifica a tu institución financiera los identificadores para incluir en la lista blanca las transacciones bancarias de Nómina Toast.

• Algunas transacciones relacionadas con la nómina aparecerán como Nómina Toast TOAST PAYR. Estas transacciones contabilizan pasivos netos en efectivo de nómina (esto incluye pagar a tus empleados) y cualquier factura, si corresponde. Las facturas pueden incluir cargos como nóminas fuera del ciclo, revocaciones ACH o costos de envío. Consulta el informe de resumen de nómina para ver más de cerca los cargos facturados.
  • En octubre de 2025, Nómina Toast cambió este descriptor de transacciones para que ya no incluya el nombre del cliente.
• Algunas transacciones más antiguas relacionadas con la nómina aparecerán como Impuesto ejecutivo estratégico. Estas transacciones suelen ser débitos de responsabilidad fiscal por nómina, pero también pueden ser el resultado de una transacción manual realizada por el equipo de Banca de Nómina Toast.
• Las modificaciones o los débitos de los cargos de acceso aparecerán como Toast, Inc. Estos cargos solo se aplican cuando un cliente solicita una enmienda salarial o fiscal, o cuando necesita acceder a una cuenta cerrada.

Volver al inicio

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.