Toast Payroll: Información de Facturación y Factura

En este Artículo:

• Resumen sobre la Facturación de Toast Payroll
• Costos Mensuales de SaaS
• Facturación por Empleado por Mes (PEPM)
• Ejemplos de Estructura de Factura
• Costos de SaaS para Gerentes de Propinas
• Otros Cargos de Nómina
• Encuentra tus Facturas de Toast Payroll
• Autorización ACH
• Transacciones en tu Estado de Cuenta Bancario
• Preguntas Frecuentes
• Artículos Relacionados

Resumen sobre la Facturación de Toast Payroll

Toast Payroll cobra una tarifa mensual de SaaS (tarifa por software como servicio) una vez al mes, en la nómina que contiene la primera fecha de cheque del mes. La tarifa es la mayor entre tu mínimo mensual, tu tarifa por empleado por mes (PEPM) multiplicada por tus empleados activos, o una tarifa base más PEPM, según lo que estipule tu contrato. Los empleados activos en la primera fecha de cheque determinan el conteo, incluso si esos empleados no son pagados en esa nómina. Los perfiles de licencia de ausencia (LOA) y de empleado de demostración no se cuentan.

¿Buscando su factura de Toast Web (hardware, suscripciones de software y otros productos de Toast)? Esa es una factura separada—vea Entender su factura de Toast. Este artículo cubre solo las facturas de Toast Payroll.

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Costos mensuales de SaaS

SaaS significa Software como Servicio. Este es el cargo mensual por usar el sistema de Toast Payroll. A su empresa se le cobra el mayor de tres montos: el mínimo mensual, la tarifa por empleado por mes (PEPM), o la tarifa base más PEPM—cualquiera que sea el modelo que use su contrato.

El mínimo mensual se aplica a cada grupo de pago que use, independientemente del número de ubicaciones dentro de ese grupo de pago. (Vea Toast Payroll: Revise Grupos de Pago.)

La tarifa por empleado por mes (PEPM) se basa en el número de empleados activos en su base de datos de Toast Payroll (código de la empresa) en la fecha en que ejecute su primera nómina del mes. Un empleado activo es aquel cuyo estado laboral es Activo en su perfil. Esto no incluye a los empleados en licencia de ausencia (LOA).

La tarifa base más PEPM es otro modelo de precios que no tiene un ejemplo trabajado a continuación—combina una base fija con una tarifa PEPM.

Toast Payroll factura las tarifas de SaaS en la primera fecha de cheque del mes, con el monto determinado por las reglas anteriores. Esto significa que, a menos que ejecute la nómina con una frecuencia de cheque mensual, algunas ejecuciones de nómina incluyen sus costos mensuales de SaaS y otras no. Las tarifas de envío, si corresponde, se cobran con un mes de retraso y se debitan de su cuenta el mes siguiente. Para saber cuándo se debita su cuenta, vea Toast Payroll: Administra los horarios de débito y retiro.

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Facturación por Empleado por Mes (PEPM)

Si tu restaurante está en el modelo PEPM y un empleado forma parte de más de un grupo de pago, Toast Payroll no cuenta a ese empleado dos veces. Los empleados se cuentan una vez, independientemente de cuántos grupos de pago pertenezcan.

Puedes ver el número de empleados activos desde el paso Revisar y Enviar de un ciclo de nómina. Después de enviar la nómina, puedes ver tus tarifas mensuales totales de SaaS más el impuesto sobre las ventas. Asocia cada elemento a continuación con la captura de pantalla que sigue:

1. El informe Resumen de Nómina es accesible desde el enlace Ver Detalles en el mosaico Nómina. Este informe muestra tus requisitos de efectivo para cada ciclo de nómina en cada grupo de pago. Consulta Toast Payroll: Informe de Resumen de Nómina para una referencia completa de campos.
2. El número de empleados activos aparece en el mosaico Empleados, con una explicación en un tooltip. Si se te factura bajo el modelo PEPM, este número es una estimación rápida de tu tarifa; el desglose completo con el impuesto sobre las ventas aparece en el paso Confirmación después de seleccionar Enviar Nómina.
3. El número de empleados incluidos en tus tarifas de SaaS pero no pagados en este ciclo está destacado en el mosaico Destacados y Excepciones. Selecciona el enlace para ver a los empleados específicos. Si es necesario, utiliza Toast Payroll: Realiza un Cambio de Estado de Empleado para cambiar el estado de un perfil antes de enviar la nómina.

Los elementos 2 y 3 anteriores aparecen solo en el primer ciclo de nómina de cada mes.

Nota: El campo anteriormente etiquetado como Fecha de cheque ahora está etiquetado como Fecha de pago.

Después de seleccionar Enviar Nómina, el paso de Confirmación muestra el desglose de las tarifas de SaaS y el impuesto sobre las ventas para cada nómina del primer día del mes. La sección de Tarifas de Nómina Toast muestra las tarifas mensuales de SaaS más el impuesto sobre las ventas, el conteo de empleados activos incluidos en sus tarifas y el conteo de empleados pagados en esta nómina. Rastrear estos dos números—y realizar cambios en el estado de los empleados cuando sea apropiado—le ayuda a gestionar sus tarifas.

Ejemplo. Tome un perfil de muestra en octubre de 2024. El perfil está configurado como Activo en el mosaico de Estado, a pesar de que el recibo de pago más reciente fue en septiembre de 2024. Este empleado sigue incluido en su facturación por empleado por mes para octubre. Si sabe que no recibirán un cheque de pago en un futuro cercano, puede moverlos a un estado inactivo al despedirlos o colocarlos en una licencia de ausencia (LOA). Vea "Despedir o Archivar a un Empleado en Toast Web o Toast Payroll" y "Toast Payroll: Actualizar Registros de Licencia de Ausencia."

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Ejemplos de Estructura de Factura

Los dos escenarios a continuación muestran cómo los mínimos mensuales y PEPM interactúan con los grupos de pago y FEINs.

Escenario A—Un FEIN y un grupo de pago

Grupo de pago 1

• 2 empleados en nómina
• 2 empleados × $10 PEPM = $20
• $20 < $50 mínimo mensual
• Se factura al cliente el mínimo mensual de $50
• Incluso con 2 ubicaciones bajo un solo grupo de pago, el mínimo mensual se cobra una vez

Escenario B—Dos FEINs y dos grupos de pago

Grupo de pago 1 en FEIN 1

• 15 empleados en nómina
• 15 empleados × $10 PEPM = $150
• $150 > $100 mínimo mensual
• Se factura al cliente $150 en tarifas PEPM

Grupo de pago 2 en FEIN 2

• 2 empleados en nómina
• 2 empleados × $10 PEPM = $20
• $100 mínimo mensual > $20
• El cliente es facturado el mínimo mensual de $100

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Consejos del Gerente de SaaS de Costos

Toast Tips Manager te permite establecer una política de agrupación o compartición de propinas para tu personal. Calcula los montos de propinas que estableces e integra desde Toast Web a Toast Payroll para acelerar el procesamiento de nómina. Consulta "Introducción a Toast Tips Manager: Cómo Agrupar/Compartir Propinas."

Puedes pagar por Tips Manager en una base PEPM o por ubicación, dependiendo de tu contrato.

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Otros Cargos de Nómina

Las tarifas a continuación se aplican cuando ocurre el evento listado. Los montos son precisos a partir de la última actualización del artículo; los términos específicos del contrato pueden anular esto.

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Encuentra tus facturas de Toast Payroll

Dentro de la biblioteca de informes estándar (Informes > Estándar), encuentra el Informe de Detalle de Factura para revisar los detalles de facturación por nómina. El Informe de Resumen de Nómina y el Recibo de Retiro de Nómina también te permiten ver los cargos por tarifas de nómina, salarios e impuestos. Ver Toast Payroll: Informe de Resumen de Nómina y Toast Payroll: Gestionar Programas de Débito y Retiro.

Nota: Las facturas de Toast Payroll no se muestran en Toast Web > cuenta de Toast > Facturación > Facturación y Cobro. Esa página es para Toast Web (suscripciones de hardware, software y otros productos de Toast). Para las tarifas de Toast Payroll, utiliza los informes anteriores. Ver Entender Tu Factura de Toast para el lado de Toast Web.

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Autorización ACH

Cuando envías tu primera nómina, o cuando has cambiado recientemente tu cuenta bancaria, Toast Payroll requiere una autorización para realizar transacciones ACH en la nueva cuenta bancaria. Después de seleccionar Enviar Nómina en el último paso de un ciclo de nómina, aparece un mensaje único. Selecciona la casilla y selecciona Publicar Nómina para continuar.

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Transacciones en Tu Estado de Cuenta Bancario

Los descriptores de transacción de Toast Payroll aparecen en tu estado de cuenta bancario de varias maneras diferentes. Los primeros dos a menudo están acompañados por un ID de Banco. Los dos ID de Banco que puedes ver son 1161630473 y 6161630473. Comparte estos ID con tu institución financiera para "blanquear" las transacciones bancarias de Toast Payroll.

Algunas transacciones relacionadas con la nómina aparecen como Toast Payroll TOAST PAYR. Estos cubren las obligaciones de efectivo neto de nómina (pagar a tus empleados) y facturas, donde sea aplicable. Las facturas pueden incluir nóminas fuera de ciclo, reversos de ACH o costos de envío. Ver Toast Payroll: Informe de Resumen de Nómina para cargos facturados.

En octubre de 2025, Toast Payroll cambió este descriptor para que ya no incluya el nombre del cliente.

Algunas transacciones relacionadas con nómina más antiguas aparecen como Strategy Executive Tax. Estos son típicamente débitos de responsabilidad fiscal de nómina, pero también pueden resultar de una transacción manual realizada por el equipo de Banca de Toast Payroll.

Los débitos de tarifas de enmienda o acceso aparecen como Toast, Inc. Estos solo ocurren cuando solicitas una enmienda de salario o impuesto o necesitas acceso a una cuenta cerrada.

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Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la tarifa mensual de SaaS en mi nómina?

La tarifa mensual de SaaS es el cargo mensual por el uso de Toast Payroll. SaaS significa Software como Servicio. Se te cobra el mayor entre un mínimo mensual, una tarifa por empleado por mes (PEPM), o una tarifa base más PEPM—cualquiera que sea el modelo que utilice tu contrato. La tarifa aparece en la ejecución de nómina que incluye la primera fecha de cheque del mes, por lo que solo la verás en una nómina por mes.

¿Por qué se cobra la tarifa de SaaS en algunas nóminas pero no en otras?

La tarifa mensual de SaaS se factura una vez al mes, en la ejecución de nómina que contiene la primera fecha de cheque del mes. Si ejecutas nómina más de una vez al mes—por ejemplo, quincenal más una nómina fuera de ciclo mensual—solo una de esas ejecuciones en un mes calendario debería mostrar la tarifa de SaaS. Si ves la tarifa de SaaS en más de una nómina en el mismo mes calendario, contacta a Atención al Cliente para que el equipo de Asesores de Atención al Cliente pueda revisar tu facturación.

¿Por qué mi tarifa de SaaS muestra más empleados de los que pagué?

Si estás en el modelo PEPM, tu tarifa de SaaS se basa en el número de empleados activos en tu base de datos de Toast Payroll en la primera fecha de cheque del mes—no en el número de empleados pagados en esa ejecución. Un empleado que está Activo en Toast Payroll pero no recibió un cheque aún cuenta. Para reducir el conteo, cambie el estado de los empleados inactivos a Terminado, LOA o Estado de Empleado de Demostración antes de la primera fecha de cheque del próximo mes.

Para ver exactamente qué empleados están incluidos, use la Lista de Empleados Activos en Informes > Estándar, o abra el mosaico de Destacados y Excepciones durante el paso de Revisión y Envío de la nómina. Ver Toast Payroll: Empleados incluidos en la facturación y Toast Payroll: Realice un cambio en el estado del empleado.

¿Se incluyen los empleados en licencia (LOA) en la tarifa de SaaS?

No. Los empleados con estado de Licencia (LOA) no se cuentan como activos para la facturación PEPM y no se facturan. Sus ganancias no se reflejarán en la nómina, pero las deducciones recurrentes (por ejemplo, costos de beneficios) aún aparecerán para que puedan seguir registrándose. Vea Toast Payroll: Realice un cambio en el estado del empleado.

¿Cómo debo facturar a los empleados estacionales o inactivos?

Solo los empleados cuyo estado laboral es Activo en la primera fecha de cheque del mes contribuyen al cargo PEPM. Para los empleados que están fuera de temporada o temporalmente no están trabajando, tiene tres opciones:

1. Termine el perfil cuando esté fuera de temporada y vuelva a contratarlo cuando regrese. Esto mantiene los informes precisos y es la opción más limpia.
2. Coloque al empleado en una Licencia (LOA) a través de la página de Cambio de Estado. Los perfiles de LOA no se cuentan para PEPM y no aparecen en la factura.
3. Deje al empleado como Activo. Se incluirán en la facturación PEPM incluso si no se les paga ese mes.

Vea "Toast Payroll: Empleados Estacionales."

Puedo eliminar a mi propietario, contador o contable de la tarifa de SaaS?

Sí. Para las personas que necesitan acceso a Toast Payroll pero no son pagadas a través de Toast Payroll—por ejemplo, propietarios, contadores o contables—establezca su estado de empleo como Empleado de Demostración. Los perfiles de Empleado de Demostración no aparecen en las facturas mensuales, no reciben formularios W-2 ni formularios 1095-Cs, y no afectan los totales de la empresa para las declaraciones de impuestos trimestrales. Vea Toast Payroll: Otorgar acceso a un no empleado para el procedimiento completo de configuración, incluyendo cómo otorgar acceso a Toast Web al mismo tiempo.

¿Dónde veo mis facturas de Toast Payroll?

Las facturas de Toast Payroll no se muestran en la página de Toast Web Facturación y facturación. Para encontrar las tarifas de Toast Payroll:

• Para detalles por nómina: en Toast Payroll, navegue a Informes > Estándar y ejecute el Informe de Detalle de Factura.
• Para el desglose de efectivo de cualquier nómina: ejecute el Informe Resumen de Nómina. Las Facturas: La línea de tarifa mensual de SaaS aparece en la ejecución que contiene la primera fecha de cheque del mes.
• Para una vista año tras año: en Informes > Estándar, ejecute el Informe Resumen Consolidado de Nómina con un rango de fechas personalizado que cubra el año que desea.

Para la factura de Toast Web (hardware, suscripciones de software y otros productos de Toast), consulte Entender su factura de Toast.

¿Cómo puedo reducir o ajustar mi tarifa mensual de SaaS?

Dos acciones afectan su tarifa mensual de SaaS:

1. Actualice su lista de equipo. Termine a los empleados que ya no trabajan con su negocio, o coloque a los empleados en Licencia de Ausencia (LOA), Empleado de Demostración o estado estacional según corresponda. Realice estos cambios antes de la primera fecha de cheque del mes para que se apliquen a la factura de ese mes. Ver Toast Payroll: Realice un cambio en el estado del empleado.
2. Renegocia tu contrato. Los precios, los mínimos mensuales y las tarifas PEPM están establecidos en tu contrato. Para discutir cambios en tu estructura de facturación o solicitar una exención de tarifas, contacta a Atención al Cliente para que la solicitud pueda ser enviada al equipo de Asesores de Atención al Cliente (CCA). Consulta "Contactar a Soporte al Cliente."

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Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado como asesoría legal, fiscal, de recursos humanos, financiera o de ningún otro tipo profesional. Por favor, contacta a un abogado u otro profesional para obtener asesoría.