Nómina Toast: Gestionar contratistas 1099

Última actualización: 14 jul 2026, 12:19 p.m.

Toast admite contratistas 1099 y puedes pagarles con Nómina Toast, pero ellos serán responsables de sus propias declaraciones de impuestos anuales.

El servicio de declaración de impuestos de Nómina Toast ya no se ofrece para contratistas independientes a partir del año calendario 2023. Comunícate con un CPA o un profesional de impuestos para recibir asesoramiento relacionado con tus circunstancias.

 

En este artículo:

 

Resumen del contratista independiente 1099

Los contratistas 1099 se definen como contratistas independientes (no empleados) que prestan servicios a tu empresa, pero no están empleados por ti. No se retienen impuestos para el empleador ni para el empleado por los montos que se pagan a los contratistas 1099. Los propios contratistas deben pagarlos cuando presentan sus declaraciones de impuestos personales.


Una situación única puede ocurrir cuando un cliente cambia de otro proveedor de nómina a Nómina Toast. Cuando a una persona se le paga como empleado W-2 mientras usa el proveedor de nómina anterior (tenga o no un SSN) en los trimestres anteriores del mismo año calendario, Nómina Toast no puede incorporarla y luego cambiar a esa persona a un contratista independiente 1099 durante el resto del año. Esto plantea riesgos significativos de errores de cálculo para los trabajadores.

 

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Contratar un contratista 1099 en Nómina Toast

Para contratar a una persona como contratista independiente 1099 en Nómina Toast:

 

  1. En el paso de información básica (paso 1) del flujo de trabajo de nuevo empleado, selecciona Contratista (1099) para la configuración ¿Qué tipo de miembro del equipo estás agregando?
  2. En el paso Tareas y pago (paso 2) del flujo de trabajo de nuevo empleado, selecciona Salario u Por hora.
    1. Si seleccionasPor hora, una vez que hayas completado los pasos para contratar empleados, selecciona el botón Ver perfil en la ventana emergente después del último paso.
      1. En el perfil del empleado, ve a Empleo > Puesto > Editar.
      2. Selecciona un motivo en la parte superior (Actualización administrativa funciona bien para esto) y desplázate hacia abajo hasta ver el campo Tipo de salario. Selecciona Por hora en el menú desplegable. Selecciona Enviar para finalizar los pasos del empleador.
    2. Si seleccionas Salario, una vez que hayas completado los pasos para contratar empleados, selecciona el botón Ver perfil en la ventana emergente después del último paso.
      1. En el perfil del empleado, ve a Empleo > Puesto > Editar.
      2. Selecciona un motivo en la parte superior (Actualización administrativa funciona bien para esto) y desplázate hacia abajo hasta ver el campo Tipo de salario. Selecciona 1099 en el menú desplegable.
      3. El Tipo de pago debería estar configurado de manera predeterminada en 1099-MISC y los campos Tipo de ganancia predeterminado deberían estar configurados adecuadamente en Monto 1099, pero también puedes revisarlos. Selecciona Enviar para finalizar los pasos del empleador.
  3. Al enviar la nómina por primera vez, el código de ganancia predeterminadodebe ser un código de ganancia que tenga el estado impositivo 1099. Los dos códigos de ingresos 1099 que están precargados en tu base de datos de Nómina Toast son 1099 por hora y 1099 por monto (se utilizan para empleados asalariados).
    1. Si necesitas un nuevo código de ganancia con estado impositivo 1099, completa este formulario y envíanoslo a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.
      1. Nota: Por el momento, Nómina Toast no está disponible en Quebec. Una versión en francés de este formulario estará disponible cuando el producto se lance en tu región.
    2. Si tienes ganancias que se deben transferir desde o hacia un código de ganancia 1099 debido a un registro incorrecto, chatea con nosotros seleccionando el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast

 

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Informes de impuestos para contratistas 1099

Siempre que estén marcados adecuadamente en su perfil (ver arriba), Nómina Toast no requiere que se ingrese un SSN, ya que los contratistas son responsables de su propia declaración de impuestos. El empleador es quien debe determinar la clasificación apropiada de un contratista independiente 1099. Obtén más información sobre la diferencia entre contratistas independientes y empleados W-2 en este artículo del Servicio de Impuestos Internos (IRS).


Aunque Nómina Toast no declara impuestos para contratistas 1099 y no genera ni produce formularios de impuestos de fin de año para estas personas, esas personas aún pueden recibir pagos a través de Nómina Toast. Estos son los pasos para recopilar la información que deben presentar:

 

  1. Un usuario de RR. HH.+ debe ir a Informes > Estándar.
  2. Busca el informe trimestral de auditoría de nómina de empleados y selecciona el ícono de ojo y, luego, ponlo en cola en la siguiente página.
  3. A continuación, selecciona el FEIN y el año correspondientes.
  4. Ahora activa la opción Sí en los siguientes cuatro campos: Incluir datos demográficos, Incluir ganancias, Incluir deducciones e Incluir impuestos.
  5. Después de seleccionar Cola una vez más, selecciona Mis informes en la ventana emergente.
  6. La pestaña Mis informes del Mensajero de documentos se actualiza cada 30 segundos mientras se procesa el informe. Cuando la auditoría trimestral de nómina de empleados esté lista, selecciona elhipervínculo Descargar.
    1. Ten en cuenta que Mensajería de documentos solo alberga los documentos cargados por tiempo limitado, así que asegúrate de guardar este archivo en tu almacenamiento local (computadora o unidad flash) para referencia posterior.
  7. Por último, abre este archivo en un visor de hojas de cálculo. Antes de enviar este informe a un contratista, asegúrate de eliminar todas las demás filas de empleados. Las columnas E y F enumeran los nombres de cada persona en el informe, por lo que sugerimos eliminar todas las filas, además de la 1 (encabezados de columna) y la fila que contiene el contratista.

 

Nota: Si el código de una empresa solo contiene contratistas 1099 y ningún empleado con formulario W-2 durante un año calendario, Nómina Toast no presentará ni enviará declaraciones de impuestos de miembros del equipo. Si esto ocurre por segundo año consecutivo, desactivaremos la declaración de impuestos y no enviaremos más declaraciones en cero. Si empleas y pagas a al menos un empleado con formulario W-2 en ese segundo año, continuaremos realizando las presentaciones.

 

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Recursos adicionales


Este contenido se publica solo con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.