Nómina Toast: cómo gestionar contratistas 1099

En este artículo, encontrarás:

• Resumen de contratista independiente 1099
• Cómo contratar un contratista 1099 en Nómina Toast
• Informes de impuestos para empleados 1099
• Recursos adicionales

Resumen de contratista independiente 1099

Los contratistas 1099 se definen como contratistas independientes (no empleados) que prestan servicios a tu empresa, pero no están empleados por ti. No se retienen impuestos para el empleador ni para el empleado por los importes que se pagan a los contratistas 1099. Son los mismos contratistas quienes deben pagarlos cuando presentan sus declaraciones de impuestos personales.

 
Puede darse una situación única en la que el cliente cambia de otro proveedor de nómina a Nómina Toast. Cuando una persona recibe pagos como empleado W-2 mientras se usa el proveedor de nómina anterior (tenga o no un SSN) durante los trimestres anteriores del mismo año calendario, Nómina Toast no puede incorporar a esa persona y luego cambiarla a contratista independiente 1099 durante ese año. Esto conlleva riesgos significativos de errores de cálculo relacionados con los trabajadores.

Cómo contratar un contratista 1099 en Nómina Toast

Para contratar a una persona como contratista independiente 1099 en Nómina Toast, haz lo siguiente:

1. En el paso Información básica (paso 1) del , selecciona Contratista (1099) para la opción ¿Qué tipo de miembro del equipo estás agregando?
2. En el paso Empleos y pago (paso 2) del proceso de contratación de empleados nuevos, selecciona Salario o Por hora. 
   1. Si seleccionas Por hora, completa los pasos para contratar empleados nuevos, y eso es todo.
   2. Si seleccionas Salario, una vez que hayas completado los pasos, selecciona el botón Ver perfil del empleado en la ventana emergente después del último paso.
      1. En el perfil del empleado, ve a Empleo > Puesto > Editar.
      2. Selecciona un motivo en la parte superior (Actualización administrativa es una opción correcta para este caso) y desplázate hacia abajo hasta ver el campo Tipo de salario. Selecciona 1099 en el menú desplegable.
      3. El tipo de pago debería verse de manera predeterminada como 1099-MISC y los campos de Tipo de ganancia predeterminada deberían estar configurados adecuadamente en Monto 1099, sin embargo, también puedes revisar esos campos. Selecciona Enviar para finalizar los pasos de empleador.
3. Cuando envíes la nómina por primera vez, el código de ganancia predeterminado debería ser un código de ganancia que tenga el estado impositivo 1099. Los dos códigos de ganancia 1099 que están cargados previamente en tu base de datos de Nómina Toast son Por hora 1099 y Monto 1099 (que se usa para empleados asalariados).
   1. Si necesitas un nuevo código de ganancia con estado impositivo 1099, completa y envíalo a .
   2. Escribe a si tienes ganancias que se deben transferir desde o hacia un código de ganancia 1099 por un registro erróneo.

Informes de impuestos para contratistas 1099

Siempre y cuando estén marcados correctamente en su perfil (consulta más arriba), Nómina Toast no requiere que se ingrese un SSN, ya que los contratistas son responsables de la declaración de sus propios impuestos. El empleador es quien tiene que determinar la clasificación correspondiente de un contratista independiente 1099. Obtén más información sobre la diferencia entre contratistas independientes y empleados W-2 en .

Nómina Toast no declara impuestos por contratistas 1099 y no genera ni produce formularios de impuestos de fin de año para dichos contratistas; sin embargo, esas personas pueden recibir pagos a través de Nómina Toast. Estos son los pasos para recopilar la información que se debe presentar:

1. Un usuario de HR+ debe ir a Informes > Estándar.
2. Debe buscar Informe trimestral de auditoría de nómina de empleados y seleccionar el ícono del ojo y luego Cola en la siguiente página.
3. Luego, debe seleccionar FEIN y Año de manera adecuada.
4. Ahora, deberá activar la opción Sí en los siguientes cuatro campos: Incluir datos demográficos, Incluir ganancias, Incluir deducciones e Incluir impuestos.
5. Después de seleccionar Cola una vez más, el usuario debe seleccionar Mis informes en la ventana emergente.
6. La pestaña Mis informes de Mensajería privada de documentos se actualiza cada 30 segundos mientras se procesa el informe. Cuando el informe trimestral de auditoría de nómina de empleados esté listo, se deberá seleccionar el hipervínculo Descargar.
7. Por último, se debe abrir el archivo en un visor de hojas de cálculo. Antes de enviar el informe a un contratista, asegúrate de eliminar todas las filas de los demás empleados. Las columnas E y F muestran los nombres de cada individuo que aparece en el informe, por lo que sugerimos eliminar todas las filas menos la 1 (que contiene los encabezados) y la del contratista.

Nota: Si el código de una empresa solo contiene contratistas 1099 y ningún empleado con formulario W-2 durante un año calendario, Nómina Toast no presentará ni enviará declaraciones de impuestos de miembros del equipo. Si esto ocurre por segundo año consecutivo, desactivaremos la declaración de impuestos y no se enviarán más declaraciones en cero. Si empleas y pagas a, por lo menos, un empleado con formulario W-2 durante ese segundo año consecutivo, continuaremos realizando las presentaciones.

Recursos adicionales

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal o de recursos humanos, ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.