Toast Payroll: Administrar roles de seguridad

Acerca de los roles de seguridad
A qué se aplica esto
Roles de seguridad estándar
Qué puede hacer cada rol de seguridad
Roles de seguridad estándar inactivos
Cambiar el rol de seguridad de un usuario
Acceso de rol de seguridad para cambios de nómina
Roles de seguridad personalizados
Preguntas frecuentes
Artículos relacionados

Acerca de los roles de seguridad

Un rol de seguridad en Toast Payroll controla qué páginas e información puede ver un usuario y qué acciones puede realizar, como aprobar hojas de tiempo o ejecutar la nómina. Los roles de seguridad funcionan de manera muy similar a los permisos (también llamados acceso de seguridad o autorización) en Toast Web. El rol de seguridad de un usuario también puede darle acceso a la información de otros empleados, por lo que a los gerentes y al personal de RR. HH. generalmente se les asignan roles de mayor acceso.

Cada usuario obtiene un rol de seguridad a la vez. Si una persona ocupa varios puestos, Toast Payroll otorga acceso según el rol de seguridad de su puesto principal únicamente.

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A qué se aplica esto

Este artículo se aplica a Toast Payroll. Ver o cambiar el rol de seguridad de un usuario generalmente lo realiza un usuario de RR. HH.+. Los roles de seguridad personalizados requieren Toast Payroll Pro.

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Roles de seguridad estándar

Toast Payroll incluye cuatro roles de seguridad estándar. Los roles de seguridad estándar no se pueden editar. Si necesita niveles de acceso que no coincidan con un rol estándar, puede solicitar un rol de seguridad personalizado, lo cual requiere Toast Payroll Pro.

RR. HH.+: Otorga al usuario el nivel de acceso más alto en el sistema. Los usuarios de RR. HH.+ pueden ajustar los roles de seguridad de todos los demás usuarios, incluido el suyo propio.
Gerente: Un usuario que solo puede acceder a los empleados configurados para reportar directamente a él. Los gerentes no pueden ejecutar la nómina. Para configurar a quién reporta un empleado, consulte Toast Payroll: Actualizar puestos.
Empleado: Otorga al usuario acceso únicamente a su propia información personal y le permite actualizar sus datos según sea necesario.
Nómina: Proporciona acceso a datos limitados de empleados y acceso completo para ejecutar la nómina. A partir de enero de 2024, Toast Payroll ya no admite ni actualiza este rol de seguridad. Si actualmente usa el rol de Nómina y necesita un acceso similar, solicite un rol de seguridad personalizado.

Nota: El acceso de un Gerente está determinado por la estructura de informes, no solo por el rol. Un Gerente puede ver a un empleado solo si ese empleado le reporta a él. Para ver a quién le reporta un empleado, abra su perfil y desplácese hasta el mosaico Reporta a.

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Qué puede hacer cada rol de seguridad

Use esta tabla para confirmar qué rol de seguridad puede realizar una acción determinada en Toast Payroll.

Tarea	Empleado	Manager	HR+
Contratar nuevos empleados / agregar miembros al equipo	❌	✅ Puede contratar solo para el rol de Empleado	✅
Actualizar direcciones de correo electrónico de los empleados	✅ Solo a sí mismo	❌	✅ Solo cuando la dirección de correo electrónico no está verificada
Ver el pago de un empleado	✅ Solo a sí mismo	✅ Solo estructura de informes*	✅
Asignar y editar el pago de un puesto	❌	✅ Solo estructura de informes*	✅
Ver el método de pago de un empleado	✅ Solo a sí mismo	✅ Solo estructura de informes*	✅
Configurar o actualizar el depósito directo propio con Plaid	✅ Solo a sí mismo	✅ Solo a sí mismo	✅ Solo a sí mismo
Configurar o actualizar manualmente el depósito directo de otro usuario	❌	❌	✅ Cualquier perfil excepto el propio
Configurar un método de pago con cheque en papel	✅ Solo a sí mismo	✅ Solo estructura de informes*	✅
Agregar ganancias y deducciones recurrentes	❌	❌	✅
Ejecutar nómina	❌	❌	✅
Ver y editar perfiles personales	✅ Solo a sí mismo	✅ Solo estructura de informes*	✅
Completar la Sección 1 del Formulario I-9	✅ Solo a sí mismo	❌	✅
Completar la Sección 2 del Formulario I-9	❌	✅ Solo estructura de informes*	✅
Cálculos rápidos	❌	❌	✅
Ver informes	❌	✅ Informes limitados, solo estructura de informes*	✅
Aprobar hojas de horas (si corresponde)	❌	✅ Solo estructura de informes*	✅

*Solo estructura de informes significa que el empleado debe ser un subordinado directo del gerente para que el gerente pueda realizar esa acción. Para configurar a quién reporta un empleado, consulte Toast Payroll: Actualizar puestos.

Para obtener instrucciones paso a paso sobre cada tarea vinculada, consulte las guías relacionadas:

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Roles de seguridad estándar inactivos

Dos roles de seguridad estándar están inactivos y son asignados automáticamente por el sistema.

Candidato: Para usuarios que solicitaron un empleo a través del módulo de reclutamiento de Toast Payroll pero que aún no tienen un registro de empleado activo. Estos usuarios tienen un registro activo solo una vez que son contratados. Para obtener más información, consulte Toast Payroll: Comience con el reclutamiento.
Terminado: Se asigna automáticamente tan pronto como se procesa una terminación. Le otorga al usuario acceso limitado a la pestaña Mi perfil y nada más. En muchos casos, un usuario terminado aún puede ver su Formulario W-2 desde Mi perfil > Documentos y formularios > Documentos de fin de año. Para obtener más información, consulte Toast Payroll: Administre la experiencia del formulario W-2.

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Cambiar el rol de seguridad de un usuario

Esta tarea generalmente la realiza un usuario HR+. Úsela para cambiar el rol de seguridad de un usuario, por ejemplo, de Empleado a Gerente, o para darle a un usuario acceso HR+.

En Toast Payroll, navegue al perfil del empleado >Puesto.
1. Aprenda cómo funciona la nueva navegación de Toast Payroll visitando Navegar por Toast Payroll dentro de Toast Web.
Seleccione el botón amarillo Editar.
Actualice el campo Motivo (por ejemplo, Puesto o Actualización administrativa), luego cambie el campo Rol de seguridad al rol que desee.
Seleccione Enviar en la parte inferior de la página para aplicar el cambio.

Resultado esperado: El rol de seguridad del usuario se actualiza y su acceso cambia para coincidir con el nuevo rol la próxima vez que inicie sesión.

Nota: Si un usuario tiene varios puestos, el sistema otorga acceso según el rol de seguridad de su puesto principal únicamente. No utiliza el rol de seguridad establecido en los puestos secundarios. Si cambia un rol y el acceso del usuario no se actualiza, confirme que cambió el rol en su puesto principal.

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Acceso al rol de seguridad para cambios de pago

Los roles de seguridad HR+ y Gerente pueden ver y editar el pago tanto para los puestos principales como para los secundarios. Los gerentes pueden ver y editar los cambios de pago solo para los empleados que les reportan. Para establecer a quién le reporta un empleado, consulte Toast Payroll: Actualice las posiciones.

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Roles de seguridad personalizados

Los roles de seguridad personalizados solo están disponibles para cuentas de Toast Payroll Pro. Un rol de seguridad personalizado le permite establecer un acceso que no coincide con ningún rol estándar.

Para solicitar un rol de seguridad personalizado, complete el formulario de rol de seguridad personalizado y envíelo a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. El servicio de atención al cliente de Toast trabajará con usted para agregar y asignar el nuevo rol de seguridad a su empresa. Nota: Toast Payroll no está disponible actualmente en Quebec. Una versión en francés de este formulario estará disponible cuando el producto se lance en su región.

Si aún no tiene Toast Payroll Pro y desea crear roles personalizados, use el mismo botón de chat azul para preguntar sobre la actualización.

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Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los diferentes roles de seguridad en Toast Payroll?

Los diferentes roles de seguridad en Toast Payroll son HR+, Gerente y Empleado, además de dos roles de sistema inactivos, Candidato y Terminado. HR+ tiene el nivel de acceso más alto y puede ejecutar la nómina y cambiar los roles de otros usuarios. Los gerentes solo pueden acceder a sus subordinados directos y no pueden ejecutar la nómina. Los empleados solo pueden ver y actualizar su propia información. El rol de Nómina ya no es compatible a partir de enero de 2024.

También se pregunta como:

- ¿Qué roles de seguridad están disponibles en Toast Payroll?
- ¿Cómo puedo ver qué roles de seguridad tenemos configurados?
- ¿Qué acceso tiene cada rol?

¿Cómo cambio el rol de seguridad de un usuario?

Para cambiar el rol de seguridad de un usuario, inicie sesión en Toast Payroll, navegue al perfil del empleado > Puesto, seleccione el botón amarillo Editar, actualice el campo Motivo, cambie el campo Rol de seguridad y seleccione Enviar. (Aprenda cómo funciona la nueva navegación de Toast Payroll visitando Navegar por Toast Payroll dentro de Toast Web.) Esto generalmente lo hace un usuario HR+. Si el usuario tiene varios puestos, cambie el rol en su puesto principal, ya que el sistema otorga acceso solo en función del puesto principal.

También se pregunta como:

- ¿Cómo cambio un rol de seguridad de Empleado a Gerente?
- ¿Cómo le doy acceso HR+ a mi gerente general?
- ¿Cómo cambio a un gerente de nuevo a empleado?

¿Qué rol de seguridad puede ejecutar la nómina?

El rol de seguridad HR+ puede ejecutar la nómina. Los gerentes y empleados no pueden ejecutar la nómina. Si un gerente necesita ejecutar la nómina, un usuario HR+ debe cambiar el rol de esa persona a HR+ o solicitar un rol de seguridad personalizado con acceso a la nómina. Para obtener instrucciones paso a paso sobre la nómina, consulte Toast Payroll: Ejecute su nómina.

También se pregunta como:

- ¿Por qué mi gerente no puede procesar la nómina?
- ¿Qué rol necesito para ejecutar la nómina?
- Mi gerente no puede ejecutar la nómina, ¿cómo lo soluciono?

¿Qué rol de seguridad puede aprobar las hojas de tiempo?

Los roles de seguridad HR+ y Gerente pueden aprobar las hojas de tiempo, si la aprobación de hojas de tiempo aplica a su cuenta. Un gerente puede aprobar hojas de tiempo solo para los empleados que le reportan. Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Toast Payroll: Administrar hojas de tiempo.

También se pregunta como:

- ¿Qué necesito activar para que un gerente pueda aprobar hojas de tiempo?
- ¿Pueden los gerentes aprobar hojas de tiempo?
- ¿Quién puede aprobar hojas de tiempo?

¿Por qué un gerente no puede editar o asignar roles para otros empleados?

A menudo, un gerente no puede editar o asignar roles de seguridad para otros empleados porque esa acción requiere acceso HR+. El acceso de gerente estándar se limita a los subordinados directos del gerente y no incluye cambiar los roles de seguridad de otros usuarios. Para otorgar esa capacidad a un usuario, un usuario con acceso HR+ puede cambiar su rol a HR+, o usted puede solicitar un rol de seguridad personalizado.

También se pregunta como:

- ¿Cómo permito que mi gerente general cambie los roles de usuario?
- ¿Cómo puedo agregar permisos para que mi gerente añada roles de trabajo?
- ¿Por qué mi gerente no puede ajustar los roles de seguridad?

¿Cómo sé qué roles de seguridad pueden ver una página específica?

Para ver qué roles de seguridad pueden acceder a una página específica, un usuario con acceso HR+ puede navegar a esa página en Toast Payroll y seleccionar Propiedades de la página en la parte inferior de la página. Para obtener instrucciones completas, incluyendo cómo verificar el acceso en páginas con pestañas, consulte Toast Payroll: Acceso a la página de roles de seguridad.

También se pregunta como:

- ¿Cómo verifico qué rol puede ver una página?
- ¿Qué roles pueden ver esta pantalla?
- ¿Cómo veo el acceso a la página por rol?

¿Puedo agregar a un contador o tenedor de libros externo sin afectar la nómina?

Sí, puede otorgar acceso a Toast Payroll a un tenedor de libros, contador u otro profesional financiero externo sin afectar sus recuentos de nómina. Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Toast Payroll: Otorgar acceso a una persona que no es empleado.

También se pregunta como:

- ¿Cómo agrego a un contador a Toast Payroll?
- ¿Puedo darle acceso a mi tenedor de libros?
- ¿Cómo agrego a un usuario que no es empleado?

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