Toast Payroll: Administrar roles de seguridad

En este artículo:

• Acerca de los roles de seguridad
• A qué se aplica esto
• Roles de seguridad estándar
• Qué puede hacer cada rol de seguridad
• Roles de seguridad estándar inactivos
• Cambiar el rol de seguridad de un usuario
• Acceso de rol de seguridad para cambios de nómina
• Roles de seguridad personalizados
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

Acerca de los roles de seguridad

Un rol de seguridad en Toast Payroll controla qué páginas e información puede ver un usuario y qué acciones puede realizar, como aprobar hojas de tiempo o ejecutar la nómina. Los roles de seguridad funcionan de manera muy similar a los permisos (también llamados acceso de seguridad o autorización) en Toast Web. El rol de seguridad de un usuario también puede darle acceso a la información de otros empleados, razón por la cual a los gerentes y al personal de recursos humanos generalmente se les asignan roles de mayor acceso.

Cada usuario obtiene un rol de seguridad a la vez. Si una persona ocupa varios puestos, Toast Payroll otorga acceso según el rol de seguridad de su puesto principal únicamente.

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A qué se aplica esto

Este artículo se aplica a Toast Payroll. Ver o cambiar el rol de seguridad de un usuario generalmente lo realiza un usuario de RR. HH.+. Los roles de seguridad personalizados requieren Toast Payroll Pro.

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Roles de seguridad estándar

Toast Payroll incluye cuatro roles de seguridad estándar. Los roles de seguridad estándar no se pueden editar. Si necesita niveles de acceso que no coincidan con un rol estándar, puede solicitar un rol de seguridad personalizado, lo cual requiere Toast Payroll Pro.

• RR. HH.+: Otorga al usuario el nivel de acceso más alto en el sistema. Los usuarios de RR. HH.+ pueden ajustar los roles de seguridad de todos los demás usuarios, incluido el suyo propio.
• Gerente: Un usuario que solo puede acceder a los empleados configurados para reportar directamente a él. Los gerentes no pueden ejecutar la nómina. Para configurar a quién reporta un empleado, consulte Toast Payroll: Actualizar puestos.
• Empleado: Otorga al usuario acceso únicamente a su propia información personal y le permite actualizar sus detalles según sea necesario.
• Nómina: Proporciona acceso a datos limitados de empleados y acceso completo para ejecutar la nómina. A partir de enero de 2024, Toast Payroll ya no admite ni actualiza este rol de seguridad. Si actualmente usa el rol de Nómina y necesita un acceso similar, solicite un rol de seguridad personalizado.

Nota: El acceso de un Gerente está determinado por la estructura de informes, no solo por el rol. Un Gerente puede ver a un empleado solo si ese empleado le reporta a él. Para ver a quién le reporta un empleado, abra su perfil y desplácese hasta el mosaico Reporta a.

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Qué puede hacer cada rol de seguridad

Use esta tabla para confirmar qué rol de seguridad puede realizar una acción determinada en Toast Payroll.

*Solo estructura de informes significa que el empleado debe ser un subordinado directo del gerente para que el gerente pueda realizar esa acción. Para configurar a quién reporta un empleado, consulte Toast Payroll: Actualizar puestos.

Para obtener instrucciones paso a paso sobre cada tarea vinculada, consulte las guías relacionadas:

• Toast Payroll: Nuevos empleados contratados (Guía para el empleador)
• Toast Payroll: Realizar un cambio de pago
• Toast Payroll: Establecer un método de pago
• Toast Payroll: Obtener ayuda con los montos de depósito directo
• Toast Payroll: Agregar o editar ganancias y deducciones
• Toast Payroll: Ejecutar su nómina
• Toast Payroll: Actualizar la información del perfil del empleado
• Toast Payroll: Completar el Formulario I-9
• Toast Payroll: Emitir cheques manuales (cálculos rápidos)
• Toast Payroll: Optimizar la biblioteca de informes
• Toast Payroll: Administrar hojas de tiempo

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Roles de seguridad estándar inactivos

Dos roles de seguridad estándar están inactivos y son asignados automáticamente por el sistema.

• Candidato: Para usuarios que solicitaron un empleo a través del módulo de reclutamiento de Toast Payroll pero que aún no tienen un registro de empleado activo. Estos usuarios tienen un registro activo solo una vez que son contratados. Para obtener más información, consulte Toast Payroll: Comience con el reclutamiento.
• Terminado: Se asigna automáticamente tan pronto como se procesa una terminación. Le otorga al usuario acceso limitado a la pestaña Mi perfil y nada más. En muchos casos, un usuario terminado aún puede ver su Formulario W-2 desde Yo mismo > Documentos y formularios > Documentos de fin de año. Para obtener más información, consulte Toast Payroll: Administre la experiencia del formulario W-2.

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Cambiar el rol de seguridad de un usuario

Esta tarea generalmente la realiza un usuario HR+. Úsela para cambiar el rol de seguridad de un usuario, por ejemplo, de Empleado a Gerente, o para darle a un usuario acceso HR+.

1. En Toast Payroll, navegue al perfil del empleado > Puesto.
2. Seleccione el botón amarillo Editar.
3. Actualice el campo Motivo (por ejemplo, Puesto o Actualización administrativa), luego cambie el campo Rol de seguridad al rol que desee.
4. Seleccione Enviar en la parte inferior de la página para aplicar su cambio.

Resultado esperado: El rol de seguridad del usuario se actualiza y su acceso cambia para coincidir con el nuevo rol la próxima vez que inicie sesión.

Nota: Si un usuario tiene varios puestos, el sistema otorga acceso según el rol de seguridad de su puesto principal únicamente. No utiliza el rol de seguridad establecido en los puestos secundarios. Si cambia un rol y el acceso del usuario no se actualiza, confirme que cambió el rol en su puesto principal.

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Acceso al rol de seguridad para cambios de pago

Los roles de seguridad HR+ y Gerente pueden ver y editar el pago tanto para puestos principales como secundarios. Los gerentes pueden ver y editar los cambios de pago solo para los empleados que les reportan. Para establecer a quién le reporta un empleado, consulte Toast Payroll: Actualizar puestos.

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Roles de seguridad personalizados

Los roles de seguridad personalizados solo están disponibles para las cuentas de Toast Payroll Pro. Un rol de seguridad personalizado le permite establecer un acceso que no coincide con ningún rol estándar.

Para solicitar un rol de seguridad personalizado, complete el formulario de rol de seguridad personalizado y envíelo a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. El servicio de atención al cliente de Toast trabajará con usted para agregar y asignar el nuevo rol de seguridad a su empresa. Nota: Toast Payroll no está disponible actualmente en Quebec. Una versión en francés de este formulario estará disponible cuando el producto se lance en su región.

Si aún no tiene Toast Payroll Pro y desea crear roles personalizados, utilice el mismo botón de chat azul para preguntar sobre la actualización.

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Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los diferentes roles de seguridad en Toast Payroll?

Los diferentes roles de seguridad en Toast Payroll son HR+, Manager (Gerente) y Employee (Empleado), además de dos roles de sistema inactivos, Applicant (Candidato) y Termed (Terminado). HR+ tiene el nivel de acceso más alto y puede ejecutar la nómina y cambiar los roles de otros usuarios. Los gerentes solo pueden acceder a sus subordinados directos y no pueden ejecutar la nómina. Los empleados solo pueden ver y actualizar su propia información. El rol de Payroll (Nómina) ya no es compatible a partir de enero de 2024.

También preguntado como:

• • ¿Qué roles de seguridad están disponibles en Toast Payroll?
  • ¿Cómo puedo ver qué roles de seguridad tenemos configurados?
  • ¿Qué acceso tiene cada rol?

¿Cómo cambio el rol de seguridad de un usuario?

Para cambiar el rol de seguridad de un usuario, en Toast Payroll navegue al perfil del empleado > Puesto, seleccione el botón amarillo Editar, actualice el campo Motivo, cambie el campo Rol de seguridad y seleccione Enviar. Esto generalmente lo realiza un usuario con rol HR+. Si el usuario ocupa varios puestos, cambie el rol en su puesto principal, ya que el sistema otorga acceso basándose únicamente en el puesto principal.

También preguntado como:

• • ¿Cómo cambio un rol de seguridad de Empleado a Gerente?
  • ¿Cómo le doy acceso HR+ a mi gerente general?
  • ¿Cómo cambio a un gerente de nuevo a empleado?

¿Qué rol de seguridad puede ejecutar la nómina?

El rol de seguridad HR+ puede ejecutar la nómina. Los gerentes y los empleados no pueden ejecutar la nómina. Si un gerente necesita ejecutar la nómina, un usuario con rol HR+ debe cambiar el rol de esa persona a HR+ o solicitar un rol de seguridad personalizado con acceso a la nómina. Para obtener instrucciones paso a paso sobre la nómina, consulte Toast Payroll: Ejecute su nómina.

También preguntado como:

• • ¿Por qué mi gerente no puede procesar la nómina?
  • ¿Qué rol necesito para ejecutar la nómina?
  • Mi gerente no puede ejecutar la nómina, ¿cómo lo soluciono?

¿Qué rol de seguridad puede aprobar hojas de tiempo?

Los roles de seguridad HR+ y Gerente pueden aprobar hojas de tiempo, si la aprobación de hojas de tiempo aplica a su cuenta. Un gerente puede aprobar hojas de tiempo solo para los empleados que le reportan. Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Toast Payroll: Administrar hojas de horas.

También preguntado como:

• • ¿Qué necesito activar para que un gerente pueda aprobar hojas de horas?
  • ¿Pueden los gerentes aprobar hojas de horas?
  • ¿Quién puede aprobar hojas de horas?

¿Por qué un gerente no puede editar o asignar roles para otros empleados?

A menudo, un gerente no puede editar o asignar roles de seguridad para otros empleados porque esa acción requiere acceso HR+. El acceso de gerente estándar se limita a los subordinados directos del gerente y no incluye cambiar los roles de seguridad de otros usuarios. Para darle a un usuario esa capacidad, un usuario con acceso HR+ puede cambiar su rol a HR+, o usted puede solicitar un rol de seguridad personalizado.

También preguntado como:

• • ¿Cómo permito que mi gerente general cambie los roles de usuario?
  • ¿Cómo puedo agregar permisos para que mi gerente añada roles de trabajo?
  • ¿Por qué mi gerente no puede ajustar los roles de seguridad?

¿Cómo sé qué roles de seguridad pueden ver una página específica?

Para ver qué roles de seguridad pueden acceder a una página específica, un usuario con acceso HR+ puede navegar a esa página en Toast Payroll y seleccionar Propiedades de la página en la parte inferior de la página. Para obtener instrucciones completas, incluyendo cómo verificar el acceso en páginas con pestañas, consulte Toast Payroll: Acceso a la página de roles de seguridad.

También preguntado como:

• • ¿Cómo verifico qué rol puede ver una página?
  • ¿Qué roles pueden ver esta pantalla?
  • ¿Cómo veo el acceso a la página por rol?

¿Puedo agregar a un contador o tenedor de libros externo sin afectar la nómina?

Sí, puede darle acceso a Toast Payroll a un tenedor de libros, contador u otro profesional financiero externo sin afectar el conteo de su nómina. Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Toast Payroll: Otorgue acceso a un no empleado.

También preguntado como:

• • ¿Cómo agrego un contador a Toast Payroll?
  • ¿Puedo darle acceso a mi contador?
  • ¿Cómo agrego un usuario que no es empleado?

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Artículos relacionados

• Toast Payroll: Acceso a la página de roles de seguridad
• Toast Payroll: Permisos de acceso de seguridad y auditoría
• Toast Payroll: Otorgue acceso a un no empleado
• Toast Payroll: Actualizar puestos
• Toast Payroll: Ejecutar su nómina

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Este contenido tiene fines informativos y no pretende ser asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo profesional. Comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoramiento.