Nómina Toast: Depósitos directos fallidos

En este artículo:

• Antes de comenzar
• Corrección rápida
• Identifica el alcance del problema
• La configuración de depósitos estaba incompleta o era incorrecta
• El depósito se devolvió a Nómina Toast
• El depósito se envió a la cuenta incorrecta
• No se puede localizar el depósito. Solicita un número federal de seguimiento
• Próximos pasos después de resolver el problema
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

Antes de comenzar

Se aplica a: Nómina Toast

Permisos necesarios:

• RR. HH.+ debe comunicarse con el servicio de atención al cliente para obtener revocaciones de ACH, números de seguimiento federales y resolución de devoluciones de fondos
• RR. HH.+ obligatorio para actualizar manualmente las cuentas de depósito directo de los empleados
• Gerente o RR. HH.+ requerido para ver el informe de depósito directo incompleto

Lo que lograrás: Identifica por qué un depósito directo no tuvo éxito y toma las medidas apropiadas: corregir la información de la cuenta, gestionar los fondos devueltos, solicitar una revocación de ACH o solicitar un número de seguimiento federal.

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Solución rápida

Usa esta tabla para identificar tu situación y ve a la sección correcta.

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Identifica el alcance del problema

Cuando un depósito directo no tiene éxito, el primer paso es determinar cuántos empleados se ven afectados. La respuesta ayuda a señalar la causa más probable.

Si solo un empleado no recibió su depósito directo:

Es posible que el problema sea específico de la cuenta bancaria o la configuración de pago de ese empleado. Las causas comunes incluyen:

• El número de ruta o cuenta registrado es incorrecto o está incompleto
• La cuenta bancaria del empleado está cerrada
• La cuenta bancaria del empleado Omitir
• Los detalles bancarios se agregaron después de que se abrió la nómina (después de que se seleccionó el botón de vista previa para esa ejecución de nómina)
• El pago neto del empleado fue de USD 0 (los empleados con pago neto de USD 0 no reciben un depósito)
• El formulario W-4 del empleado tiene montos de retención excesivos
• El pago de un empleado se configuró en USD 0

Si varios empleados no recibieron sus depósitos directos:

El problema es más probable con la propia ejecución de la nómina. Las causas comunes incluyen:

• La nómina se envió menos de cuatro días hábiles antes de la fecha del cheque. Esto activa un cheque en papel en lugar de un depósito directo debido a restricciones de tiempo
• La nómina se envió en la fecha anticipada del cheque o antes de esa fecha. Es posible que los fondos aún estén en tránsito
• La ejecución de la nómina no se envió completamente a Toast
• Horas u horarios no aprobados o no registrados

Nota: Al enviar la nómina al menos cuatro días hábiles antes de la fecha del cheque, los depósitos directos tienen las mayores probabilidades de llegar a tiempo. Si la nómina se envía con retraso, es posible que los empleados reciban depósitos directos demorados. Consulta Nómina Toast: Gestiona los días festivos del Banco Federal para obtener una lista de los días festivos no federales en los que se barre la nómina.

Para verificar si se envió por completo una ejecución de nómina, ve a Nómina > Nóminas pasadas. Si ves tu nómina en Nóminas pasadas, la enviaste completamente.

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La configuración de depósitos estaba incompleta o era incorrecta

Si sospechas que el depósito de un solo empleado falló debido a la configuración de la cuenta, comienza con el informe de depósito directo incompleto.

Verificar el informe de depósitos directos incompletos

Se invita a tus empleados a seleccionar su método de pago preferido durante la incorporación de nuevos empleados. El informe de depósitos directos incompletos muestra a todos los empleados que no completaron correctamente su configuración de depósitos directos y te permite enviarles por correo electrónico un enlace para hacerlo. El gerente o el rol de seguridad de RR. HH.+ deben ver el informe de depósito directo incompleto.

1. En Nómina Toast, ve a Configuración > Nómina > Depósito directo.
2. Revisa la sección Empleados con información sobre depósitos directos incompletos. Esta sección enumera a todos los empleados que no configuraron correctamente una cuenta de depósito directo o de Toast Pay Card, lo que significa que Nómina Toast no puede depositar digitalmente los salarios por ellos.
3. A la derecha de la dirección de correo electrónico de un empleado, selecciona los tres puntospara acceder a dos opciones:
   1. Selecciona tres puntos>Enviar correo electrónico al empleadopara enviarle un correo electrónico automatizado que lo guíe a actualizar su información sobre depósitos directos. Selecciona Ver detalles del correo electrónico cerca de la parte superior de la sección para previsualizar la plantilla de correo electrónico antes de enviar. Nota: Los representantes de Toast nunca preguntarán a los empleados por su código de verificación de identidad. Esto se indica en el correo electrónico.
      1. Para enviar un correo electrónico a todos los empleados visibles a la vez, selecciona la casilla de verificación más alta (a la izquierda de la columna Nombre) y, luego, selecciona Enviar correo electrónico a empleados seleccionados. Para enviar un correo electrónico a todos los empleados de esta sección (no solo a los que están visibles actualmente), desplázate hacia abajo hasta el campo Ver, selecciona Ver todos y, luego, usa la casilla de verificación para seleccionar todos y enviar.
   2. Selecciona tres puntos > Completa depósitos directos manualmente para ir a la página Método de pago del empleado. Sigue los pasos de la sección Agregar una cuenta de depósito directo manualmente (sin plantilla) de Nómina Toast: Obtener ayuda con cuentas de depósito directo.
4. Solo los empleados que tengan una cuenta de Toast recibirán el correo electrónico automatizado. Para verificar si un empleado tiene una cuenta de Toast, ve a Empleados > Gestión de empleados > Empleados en Toast Web y busca una marca de verificación en la columna Cuenta creada.
5. La columna Último correo electrónico muestra cuándo se envió el correo electrónico automatizado por última vez a cada empleado. Una vez que un empleado actualiza correctamente su información sobre depósitos directos, pasa de la sección incompleta a la sección de depósitos directos completados, a continuación.

Resultado previsto: Después de que el empleado actualiza su información de depósito directo y se procesa la próxima ejecución de nómina, debe recibir su depósito en la fecha del cheque.

Nota: El informe de depósitos directos incompletos solo muestra a los empleados que seleccionaron el depósito directo o la tarjeta Toast Pay Card como método de pago, no a los empleados listos para cheque en papel. Si un empleado espera el depósito directo, pero recibe cheques en papel, confirma que su selección de método de pago esté configurada como depósito directo.

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El depósito se devolvió a Nómina Toast

Cuando el número de ruta o cuenta registrado conduce a una cuenta bancaria inexistente o cerrada, el depósito se devuelve a Nómina Toast. Esto se llama devolución de fondos.

Cómo verificar si se devolvieron los fondos

Nómina Toast tarda hasta tres días hábiles después de la fecha de liquidación en recibir una devolución de fondos. Si un empleado informa que no recibió su pago en la fecha de liquidación, es posible que los fondos aún estén en tránsito. Es posible que Toast todavía no sepa que se devolvieron los fondos. No hay estado en la aplicación para la devolución de fondos en Nómina Toast.

Una vez que Nómina Toast recibe los fondos devueltos, se envía un correo electrónico al contacto financiero del restaurante para indicar que se procesó una devolución de fondos. El correo electrónico incluye un desglose de qué empleado o empleados se vieron afectados y el monto involucrado.

Si no recibes estos correos electrónicos, revisa o actualiza la configuración de contactos financieros. Consulta Optimizar preferencias de comunicación para ver o cambiar el contacto financiero.

Qué sucede después de que Toast recibe los fondos devueltos

El equipo bancario de Nómina Toast deposita los fondos devueltos en tu cuenta bancaria comercial. Esto suele ocurrir un día hábil después de que Toast recibe la devolución.

• Se envía un correo electrónico al contacto financiero de tu restaurante con un desglose del empleado o empleados afectados y los montos involucrados.
• El método de pago de tu empleado se cambia automáticamente a cheque en papel para evitar que vuelva a fallar el mismo depósito.
• Después de recibir los fondos devueltos, puedes optar por pagarle al empleado un cheque manual o de otra manera. No se requiere un nuevo cálculo de nómina. El registro de nómina original sigue siendo correcto y no debe anularse. Nómina Toast no anulará un registro de nómina a menos que se lo indiques.

Resultado previsto: Los fondos se devuelven a tu cuenta bancaria comercial y el método de pago de tu empleado se actualiza al cheque en papel. Recibirás una notificación por correo electrónico.

Nota: Si prefieres que el método de pago del empleado se devuelva al depósito directo, trabaja con el empleado para corregir su información bancaria antes de la próxima ejecución de nómina. Usa los pasos de Nómina Toast: Obtén ayuda con las cuentas de depósito directo para actualizar la cuenta.

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El depósito se envió a la cuenta incorrecta

A veces, un depósito directo se envía a una cuenta bancaria incorrecta pero válida, una que existe pero pertenece a otra persona o se ingresó incorrectamente. En este caso, Toast no recibe automáticamente la devolución de los fondos.

Cuando un empleado o empleador crea que esto puede haber ocurrido, Nómina Toast puede realizar una revocación de ACH. Una revocación ACH es un intento de recuperar los fondos de la cuenta incorrecta y devolverlos a Nómina Toast, que luego los devuelve al restaurante. Si la revocación de ACH se realiza correctamente, se recuperará el pago neto. Según las circunstancias específicas, es posible que se anulen los impuestos restantes, lo que reduce la obligación impositiva del empleador en la próxima nómina.

Importante: La revocación de una transferencia ACH cuesta USD 25 y debe solicitarse dentro de los cinco días hábiles posteriores a la fecha de liquidación. Nómina Toast no puede garantizar el éxito de una revocación de ACH. El éxito de una revocación de ACH depende de que haya suficientes fondos en la cuenta incorrecta cuando se intenta la revocación.

Antes de contactar al servicio de atención al cliente: revocación de ACH

Las revocaciones de ACH requieren que el servicio de atención al cliente se inicie en tu nombre. Para solicitar una revocación de ACH, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente seleccionando el botón de chat en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.

Recopila esta información antes de ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente:

• Nombre del empleado e identificación del empleado
• Fecha de comprobación de la nómina afectada
• Monto del pago neto
• Confirmación de que la solicitud es dentro de los cinco días hábiles posteriores a la fecha del cheque

Importante: Debido a lo delicado de este asunto, un usuario de RR. HH.+ debe ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente, no con el empleado.

Resultado previsto: El servicio de atención al cliente iniciará la solicitud de revocación de ACH. Los resultados suelen tardar aproximadamente tres días hábiles. El servicio de atención al cliente hará un seguimiento de los resultados.

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No se puede localizar el depósito. Solicita un número federal de seguimiento

Si no se localizó el depósito, no se recibió ninguna devolución de fondos y pasaron más de cinco días hábiles desde la fecha de la cuenta, ya no es posible una revocación de ACH. En este caso, solicita un número federal de seguimiento.

Cada depósito electrónico tiene un número de seguimiento federal, que los bancos utilizan para localizar a dónde se han movido los fondos en la red de ACH. Una vez que tengas el número de seguimiento, comunícate directamente con el banco del empleado y proporcionáselo. El banco puede usarlo para investigar el pago.

Antes de ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente: número federal de seguimiento

El servicio de atención al cliente recupera los números de seguimiento federales, que suelen tardar aproximadamente un día hábil en obtenerse. Para solicitar una, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente seleccionando el botón de chat en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.

Recopila esta información antes de ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente:

• Nombre del empleado e identificación del empleado
• Fecha de comprobación de la nómina afectada
• Monto del pago neto
• Confirmación de que pasaron más de cinco días hábiles desde la fecha del cheque

Resultado previsto: El servicio de atención al cliente recupera el número federal de seguimiento en aproximadamente un día hábil y te lo proporciona. Tú o tu empleado contactan al banco del empleado con el número de seguimiento para localizar los fondos.

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Próximos pasos después de resolver el problema

Una vez que se haya resuelto un problema de depósito directo, sigue estos pasos para evitar que vuelva a ocurrir.

1. Verifica con el empleado y su banco que su cuenta esté abierta, activa y en condiciones de recibir depósitos ACH.
2. Dado que nadie puede ver los números completos de ruta y cuenta, incluidos los administradores de Toast, usa el botón Historial de la página Método de pago del empleado para revisar todos los cambios o adiciones realizados en su cuenta de depósito directo. Esto puede ayudar a determinar si el número de ruta o de cuenta se cambió recientemente. Los usuarios de RR. HH.+ pueden ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente para conocer el nombre de la persona que realizó cada cambio.

    

   

    

3. Una vez que la información bancaria del empleado se confirme como correcta, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente seleccionando el botón de chat en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para que el servicio de atención al cliente pueda intentar transferir los fondos de vuelta al empleado. Debido a lo delicado de este asunto, un usuario de RR. HH.+ debe comunicarse con él, no con el empleado.
4. Si se aplica una devolución de fondos, Nómina Toast depositará los fondos en tu cuenta bancaria un día hábil después de que Toast los reciba. El equipo bancario de Nómina Toast enviará a tu contacto financiero un desglose de los empleados afectados y los montos involucrados. El negocio puede aplicar los fondos a su manera y trabajar con el empleado para actualizar su cuenta bancaria, si es necesario.
5. Si se solicitó una revocación de ACH, el servicio de atención al cliente se pondrá en contacto contigo para brindarte los resultados. Este proceso tarda aproximadamente tres días hábiles.

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Preguntas frecuentes

¿Por qué Nómina Toast dice que se envió el depósito, pero el empleado no lo recibió?

Cuando Nómina Toast marca un depósito como enviado, significa que el depósito se envió a la red ACH para su procesamiento. Esto no significa que los fondos hayan llegado a la cuenta del empleado. Los depósitos ACH se procesan durante el próximo barrido programado a las 4:00 p. m. TC en días hábiles festivos no federales, y los empleados suelen recibir su salario en la fecha del cheque. Si un empleado no recibió su depósito antes de que finalice la fecha de liquidación:

• Espera hasta el siguiente día hábil: algunos bancos hacen depósitos con una breve demora.
• Si el depósito aún falta después de tres días hábiles de la fecha del cheque, es posible que se haya devuelto. Consulta Depósito devuelto a Nómina Toast más arriba.
• Si pasaron más de cinco días hábiles, consulta Depósito no se puede localizar. Solicita un número federal de seguimiento.

También se le preguntó como:

• El sistema muestra el cheque de pago como enviado. ¿Por qué no lo recibió el empleado?

¿Puedo volver a ejecutar la nómina después de una devolución de fondos?

No se necesita ningún nuevo cálculo si el registro de nómina original es correcto. Una devolución de fondos deposita el monto neto original de vuelta a tu cuenta bancaria comercial. Luego, puedes pagarle al empleado emitiendo un cheque manual o aplicando los fondos de otra manera. Nómina Toast no anulará el registro de nómina a menos que le indiques al servicio de atención al cliente que lo haga. Si el registro de nómina original es incorrecto, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente para recibir orientación.

También se le preguntó como:

• ¿Debo recalcular la nómina cuando se devuelve un depósito directo?

¿Hay una demora en la nota previa al agregar una cuenta de depósito directo?

La nota previa es un proceso ACH estándar que algunos bancos utilizan para verificar una nueva cuenta bancaria antes de enviar el primer depósito en vivo. Las notas previas se utilizan durante el proceso de incorporación de Nómina Toast de un cliente. Los consultores de incorporación se coordinarán con la banca para solicitar que se procesen notas previas a fin de verificar la exactitud de las cuentas del empleado antes de que el cliente publique su primera nómina.

Por lo general, las notas previas llegan a las cuentas bancarias al siguiente día hábil después de que la banca sube el archivo de notas previas al banco. Si la nota previa falla, se notificará a nuestro equipo bancario uno o tres días hábiles después de la fecha inicial de proceso de la nota previa.

También se le preguntó como:

• Si agrego una cuenta bancaria y un número de ruta para el depósito directo, ¿hay una demora para la nota previa?

¿Por qué fallaría un depósito directo aunque la información de la cuenta del empleado sea correcta?

De todos modos, un depósito puede fallar incluso cuando los números de ruta y cuenta aparecen completos si: la cuenta está cerrada, la cuenta está Omitida o se agregaron nuevos detalles bancarios después de que ya se abrió la ejecución de la nómina (después de que se seleccionó el botón de vista previa). Verifica con el empleado y su banco que la cuenta esté abierta y activa, y confirma que los detalles bancarios se hayan ingresado antes de que se iniciara la nómina.

También se le preguntó como:

• La información bancaria del empleado es correcta. ¿Por qué no se procesó el depósito?

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