Toast Payroll: Depósitos Directos No Exitosos

En este Artículo:

• Antes de Comenzar
• Solución Rápida
• Identificar el Alcance del Problema
• La Configuración del Depósito Fue Incompleta o Incorrecta
• El Depósito Fue Devuelto a Toast Payroll
• El Depósito Fue Enviado a la Cuenta Incorrecta
• No Se Puede Localizar el Depósito — Solicite un Número de Rastreo Federal
• Próximos Pasos Después de Resolver el Problema
• Preguntas Frecuentes
• Artículos Relacionados

Antes de Comenzar

Se aplica a: Toast Payroll

Permisos necesarios:

• Se requiere HR+ para contactar al Servicio al Cliente para reversiones de ACH, números de rastreo federal y resolución de devolución de fondos
• Se requiere HR+ para actualizar manualmente las cuentas de depósito directo de los empleados
• Se requiere un gerente o HR+ para ver el informe de depósitos directos incompletos

Lo que lograrás: Identificar por qué un depósito directo no fue exitoso y tomar la acción apropiada: corregir la información de la cuenta, gestionar fondos devueltos, solicitar una reversión de ACH o solicitar un número de rastreo federal.

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Solución Rápida

Utiliza esta tabla para identificar tu situación y saltar a la sección correcta.

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Identificar el Alcance del Problema

Cuando un depósito directo no tiene éxito, el primer paso es determinar cuántos empleados están afectados. La respuesta ayuda a señalar la causa más probable.

Si solo un empleado no recibió su depósito directo:

El problema probablemente es específico de la cuenta bancaria o la configuración de pago de ese empleado. Las causas comunes incluyen:

• El número de ruta o de cuenta registrado es incorrecto o incompleto
• La cuenta bancaria del empleado está cerrada
• La cuenta bancaria del empleado tiene un bloqueo
• Los detalles bancarios se agregaron después de que se abrió la nómina (después de que se seleccionó el botón Vista previa para esa ejecución de nómina)
• El pago neto del empleado fue de $0 — los empleados con un pago neto de $0 no reciben un depósito
• El Formulario W-4 del empleado tiene montos de retención excesivos
• El pago de un empleado está configurado en $0

Si múltiples empleados no recibieron sus depósitos directos:

El problema es más probable que esté relacionado con la ejecución de la nómina en sí. Las causas comunes incluyen:

• La nómina se envió con menos de cuatro días hábiles antes de la fecha del cheque — esto activa un cheque en papel en lugar de un depósito directo debido a restricciones de tiempo
• La nómina se envió en o después de la fecha de cheque anticipada - los fondos pueden aún estar en tránsito
• La ejecución de la nómina no se envió completamente a Toast
• Las horas o las hojas de tiempo no fueron aprobadas o no se registraron

Nota: Enviar la nómina al menos cuatro días hábiles antes de la fecha del cheque brinda a los depósitos directos la mayor posibilidad de llegar a tiempo. Si la nómina se envía tarde, los empleados pueden recibir depósitos directos retrasados. Ver Toast Payroll: Administra los días festivos federales para obtener una lista de los días hábiles no federales en los que se realizan las transferencias de nómina.

Para verificar si una ejecución de nómina fue completamente enviada, navega a Payroll > Past Payrolls. Si ves tu nómina bajo Past Payrolls, entonces la has enviado completamente.

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La configuración del depósito fue incompleta o incorrecta

Si sospechas que el depósito de un solo empleado falló debido a la configuración de la cuenta, comienza con el Informe de Depósitos Directos Incompletos.

Revisa el Informe de Depósitos Directos Incompletos

Se invita a tus empleados a seleccionar su método de pago preferido durante la incorporación de nuevos empleados. El Informe de Depósitos Directos Incompletos muestra a todos los empleados que no han completado exitosamente la configuración de su depósito directo, y te permite enviarles un enlace para hacerlo. Se requiere el rol de seguridad de Gerente o HR+ para ver el informe de depósitos directos incompletos.

1. En Toast Payroll, navega a Configuraciones > Nómina > Depósito Directo.
2. Revisa la sección Empleados con información de depósito directo incompleta. Esta sección lista a cada empleado que no ha configurado exitosamente un depósito directo o una cuenta de Toast Pay Card, lo que significa que Toast Payroll no puede depositar digitalmente sus salarios.
3. A la derecha de la dirección de correo electrónico de un empleado, selecciona los tres puntos para acceder a dos opciones:
   1. Selecciona los tres puntos>Enviar correo electrónico al empleado para enviar un correo electrónico automatizado guiando al empleado a actualizar su información de depósito directo. Selecciona Ver detalles del correo electrónico cerca de la parte superior de la sección para previsualizar la plantilla del correo electrónico antes de enviarlo.Nota: Los representantes de Toast nunca pedirán a los empleados su código de verificación de identidad. Esto se indica en el correo electrónico.
      1. Para enviar un correo electrónico a todos los empleados visibles a la vez, selecciona el cuadro de verificación más alto (a la izquierda de la columna Nombre), luego selecciona Enviar correo electrónico a empleados seleccionados. Para enviar un correo electrónico a todos los empleados en esta sección (no solo a los que están actualmente visibles), desplázate hacia abajo hasta el campo Ver, selecciona Ver todos, luego usa el cuadro de verificación para seleccionar todos y enviar.
   2. Selecciona los tres puntos > Completar el depósito directo manualmente para ser llevado a la página del Método de Pago del empleado. Sigue los pasos en la sección Añadir una cuenta de depósito directo manualmente (sin Plaid) de Toast Payroll: Obtén ayuda con las cuentas de depósito directo.
4. Solo los empleados que tienen una cuenta de Toast recibirán el correo electrónico automatizado. Para verificar si un empleado tiene una cuenta de Toast, navega a Empleados > Gestión de empleados > Empleados en Toast Web y busca una marca de verificación en la columna Cuenta creada.
5. La columna Último correo enviado muestra cuándo se envió por última vez el correo electrónico automatizado a cada empleado. Una vez que un empleado actualiza con éxito su información de depósito directo, se mueve de la sección incompleta a la sección Depósito directo completado a continuación.

Resultado esperado: Después de que el empleado actualiza su información de depósito directo y se procesa la próxima nómina, debería recibir su depósito en la fecha del cheque.

Nota: El Informe de Depósito Directo Incompleto solo muestra a los empleados que han seleccionado depósito directo o Tarjeta de Pago Toast como su método de pago — no a los empleados configurados para cheque en papel. Si un empleado espera depósito directo pero está recibiendo cheques en papel, confirma que su selección de método de pago esté configurada en depósito directo.

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El depósito fue devuelto a Toast Payroll

Cuando el número de ruta o de cuenta en archivo lleva a una cuenta bancaria inexistente o cerrada, el depósito es devuelto a Toast Payroll. Esto se llama un retorno de fondos.

Cómo verificar si los fondos fueron devueltos

Toma hasta tres días hábiles después de la fecha del cheque para que Toast Payroll reciba un retorno de fondos. Si un empleado informa que no ha sido pagado en la fecha de su cheque, los fondos pueden estar aún en tránsito — Toast puede no saber que los fondos fueron devueltos aún. No hay un estado en la aplicación para un retorno de fondos en Toast Payroll.

Una vez que Toast Payroll recibe los fondos devueltos, se envía un correo electrónico al contacto financiero del restaurante para indicar que se procesó un retorno de fondos. El correo electrónico incluye un desglose de qué empleado o empleados se vieron afectados y la cantidad involucrada.

Si no está recibiendo estos correos electrónicos, revise o actualice su configuración de contacto financiero. Vea Optimizar Preferencias de Comunicación para ver o cambiar el contacto financiero.

¿Qué Sucede Después de que Toast Recibe Fondos Devueltos?

El equipo bancario de Toast Payroll deposita los fondos devueltos de nuevo en la cuenta bancaria de su negocio. Esto generalmente ocurre un día hábil después de que Toast recibe la devolución.

• Se envía un correo electrónico al contacto financiero de su restaurante con un desglose del empleado o empleados afectados y los montos involucrados.
• El método de pago de su empleado se cambia automáticamente a cheque en papel para evitar que el mismo depósito falle nuevamente.
• Después de recibir los fondos devueltos, puede optar por escribirle al empleado un cheque manual o pagarle de otra manera. No se requiere un nuevo cálculo de nómina: el registro original de nómina permanece correcto y no debe ser anulado. Toast Payroll no anulará un registro de nómina a menos que usted les indique hacerlo.

Resultado esperado: Los fondos son devueltos a la cuenta bancaria de su negocio y el método de pago de su empleado se actualiza a cheque en papel. Se le notifica por correo electrónico.

Nota: Si prefiere que el método de pago del empleado vuelva a ser depósito directo, trabaje con el empleado para corregir su información bancaria antes del próximo ciclo de nómina. Utilice los pasos en Toast Payroll: Obtenga Ayuda con Cuentas de Depósito Directo para actualizar la cuenta.

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El Depósito Fue Enviado a la Cuenta Incorrecta

A veces, un depósito directo se envía a una cuenta bancaria incorrecta pero válida: una que existe pero pertenece a otra persona, o fue ingresada incorrectamente. En este caso, Toast no recibe automáticamente los fondos de vuelta.

Cuando un empleado o empleador cree que esto puede haber ocurrido, Toast Payroll puede realizar una reversión ACH. Una reversión ACH es un intento de recuperar los fondos de la cuenta incorrecta y devolverlos a Toast Payroll, que luego los devuelve al restaurante. Una reversión de ACH exitosa resultará en una recuperación neta de pago. Dependiendo de las circunstancias específicas, los impuestos restantes pueden ser anulados, lo que reduce la responsabilidad fiscal del empleador en la próxima nómina.

Importante: Una reversión de ACH cuesta $25 y debe ser solicitada dentro de los cinco días hábiles a partir de la fecha del cheque. Toast Payroll no puede garantizar el éxito de una reversión de ACH. El éxito de una reversión de ACH depende de que haya fondos suficientes en la cuenta incorrecta cuando se intente la reversión.

Antes de Contactar al Servicio al Cliente — Reversión de ACH

Las reversiónes de ACH requieren que el Servicio al Cliente inicie en su nombre. Para solicitar una reversión de ACH, contacte al Servicio al Cliente seleccionando el botón de chat en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.

Reúna esta información antes de contactar al Servicio al Cliente:

• Nombre del empleado e ID del empleado
• Fecha del cheque para la nómina afectada
• Monto neto de pago
• Confirmación de que la solicitud está dentro de los cinco días hábiles a partir de la fecha del cheque

Importante: Debido a la sensibilidad de este asunto, un usuario de HR+ debe contactar al Servicio al Cliente — no el empleado.

Resultado esperado: El Servicio al Cliente iniciará la solicitud de reversión de ACH. Los resultados generalmente tardan aproximadamente tres días hábiles. El Servicio al Cliente hará un seguimiento con los resultados.

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No se Puede Localizar el Depósito — Solicite un Número de Trazabilidad Federal

Si no se ha localizado el depósito, no se ha recibido la devolución de fondos y han pasado más de cinco días hábiles desde la fecha del cheque, una reversión de ACH ya no es posible. En este caso, solicite un número de rastreo federal.

Cada depósito electrónico tiene un número de rastreo federal, que los bancos utilizan para localizar dónde se han movido los fondos en la red ACH. Una vez que tenga el número de rastreo, comuníquese directamente con el banco del empleado y proporciónelo; el banco puede usarlo para investigar el pago.

Antes de Contactar al Servicio al Cliente — Número de Rastreo Federal

Los números de rastreo federal son recuperados por el Servicio al Cliente y generalmente tardan aproximadamente un día hábil en obtenerse. Para solicitar uno, comuníquese con el Servicio al Cliente seleccionando el botón de chat en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina de Toast.

Reúna esta información antes de contactar al Servicio al Cliente:

• Nombre del empleado e ID del empleado
• Fecha del cheque para la nómina afectada
• Monto neto de pago
• Confirmación de que han pasado más de cinco días hábiles desde la fecha del cheque.

Resultado esperado: El Servicio al Cliente recupera el número de rastreo federal dentro de aproximadamente un día hábil y se lo proporciona. Usted o su empleado luego contactan al banco del empleado con el número de rastreo para localizar los fondos.

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Próximos Pasos Después de Resolver el Problema

Una vez que se haya resuelto un problema de depósito directo, siga los siguientes pasos para evitar que vuelva a ocurrir.

1. Verifique con el empleado y su banco que su cuenta esté abierta, activa y pueda recibir depósitos ACH.
2. Dado que los números de ruta y de cuenta completos no pueden ser vistos por nadie — incluidos los administradores de Toast — use el botón de Historial en la página del Método de Pago del empleado para revisar todos los cambios o adiciones realizados en su cuenta de depósito directo. Esto puede ayudar a determinar si el número de ruta o de cuenta fue cambiado recientemente. Los usuarios de HR+ pueden contactar al Servicio al Cliente para conocer el nombre de la persona que realizó cada cambio.

    

   

    

3. Una vez que la información bancaria del empleado se confirme como correcta, comuníquese con el Servicio al Cliente seleccionando el botón de chat en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina de Toast para que el Servicio al Cliente intente devolver los fondos al empleado. Debido a la sensibilidad de este asunto, un usuario de HR+ debe comunicarse — no el empleado.
4. Si se aplica un retorno de fondos, Toast Payroll depositará los fondos en su cuenta bancaria un día hábil después de que sean recibidos por Toast. El equipo bancario de Toast Payroll enviará un correo electrónico a su contacto financiero con un desglose de qué empleados se vieron afectados y qué montos estaban involucrados. La empresa puede aplicar los fondos a su manera y trabajar con el empleado para actualizar su cuenta bancaria, si es necesario.
5. Si se solicitó una reversión de ACH, el Servicio al Cliente se pondrá en contacto contigo con los resultados. Esto toma aproximadamente tres días hábiles.

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Preguntas Frecuentes

¿Por qué dice Toast Payroll que el depósito fue enviado, pero el empleado no lo ha recibido?

Cuando Toast Payroll marca un depósito como enviado, significa que el depósito fue enviado a la red ACH para su procesamiento. Esto no significa que los fondos hayan llegado a la cuenta del empleado. Los depósitos ACH se procesan durante la próxima barrida programada a las 4:00 p.m. CT en días hábiles no federales, y los empleados generalmente reciben sus salarios en la fecha del cheque. Si un empleado no ha recibido su depósito al final de la fecha del cheque:

• Espera hasta el siguiente día hábil: algunos bancos publican depósitos con un breve retraso.
• Si el depósito sigue faltando después de tres días hábiles desde la fecha del cheque, puede haber sido devuelto. Consulta El Depósito Fue Devuelto a Toast Payroll arriba.
• Si han pasado más de cinco días hábiles, consulta El Depósito No Puede Ser Localizado — Solicita un Número de Trazabilidad Federal.

También preguntado como:

• El sistema muestra el cheque como enviado — ¿por qué no lo ha recibido el empleado?

¿Puedo volver a ejecutar la nómina después de un retorno de fondos?

No se necesita recalcular si el registro original de la nómina era correcto. Un retorno de fondos deposita el monto neto original de vuelta a la cuenta bancaria de tu negocio. Luego puedes pagar al empleado escribiendo un cheque manual o aplicando los fondos de otra manera. Toast Payroll no anulará el registro de nómina a menos que usted dirija al Servicio al Cliente a hacerlo. Si el registro de nómina original era incorrecto, comuníquese con el Servicio al Cliente para obtener orientación.

También preguntado como:

• ¿Necesito recalcular la nómina cuando se devuelve un depósito directo?

¿Hay un retraso de prenotificación al agregar una cuenta de depósito directo?

La prenotificación es un proceso estándar de ACH que algunos bancos utilizan para verificar una nueva cuenta bancaria antes de enviar el primer depósito en vivo. Las prenotificaciones se utilizan durante el proceso de incorporación de un cliente a Toast Payroll. Los consultores de incorporación coordinarán con el banco para solicitar que se procesen las prenotificaciones y verificar la precisión de las cuentas del empleado antes de que un cliente publique su primera nómina.

Las prenotificaciones generalmente se reflejan en las cuentas bancarias al día hábil siguiente después de que el banco carga el archivo de prenotificación al banco. Si la prenotificación falla, nuestro equipo de Banca es notificado de uno a tres días hábiles desde la fecha del proceso de prenotificación inicial.

También preguntado como:

• Si agrego una cuenta bancaria y un número de ruta para el depósito directo, ¿hay un retraso para la prenotificación?

¿Por qué fallaría un depósito directo aunque la información de la cuenta del empleado parezca correcta?

Un depósito aún puede fallar incluso cuando los números de ruta y de cuenta parecen completos si: la cuenta está cerrada, la cuenta tiene un bloqueo, o se agregaron nuevos detalles bancarios después de que se abrió la nómina (después de que se seleccionó el botón Vista Previa). Verifique con el empleado y su banco que la cuenta esté abierta y activa, y confirme que los detalles bancarios se ingresaron antes de que se iniciara la nómina.

También preguntado como:

• La información bancaria del empleado parece correcta, ¿por qué no se procesó el depósito?

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