Nómina Toast: Depósitos directos sin éxito

En este artículo:

• Depósito directo fallido
• Revisa la configuración del método de pago de tu empleado
  • Empleados con información sobre depósitos directos incompletos
  • Depósito directo completo
• Devolución de fondos
• Revocación de ACH
• Número de rastro federal
• Próximos pasos

Depósito directo fallido

Después de que se envíe una nómina, Nómina Toast la procesará durante el siguiente barrido programado (los barridos ocurren a las 4:00 p. m., hora del este, en días hábiles festivos no federales) y los empleados recibirán su salario en la fecha de entrada en vigencia o en la fecha del cheque (o en el siguiente día hábil festivo no federal si la nómina se envía tarde). Nómina Toast utiliza cualquier número de ruta y cuenta disponible en los perfiles de empleados para iniciar un depósito directo, pero estas cuentas deben agregarse a los perfiles de empleados antes de que se abra una nómina, que es cuando se presiona el botón de vista previa de una ejecución de nómina. Los empleadores deben enviar la nómina al menos cuatro días hábiles antes de la fecha del cheque para ofrecer la mayor probabilidad de que los depósitos directos sean exitosos.

Hay diferentes razones por las que un depósito directo podría no tener éxito:

• Los números de ruta o cuenta son incorrectos o están incompletos.
• La cuenta registrada pertenece a otra persona
• La cuenta bancaria del empleado está cerrada
• La cuenta bancaria del empleado tiene una Omitir
• Las horas (horarios) no se aprobaron o no se registraron
• No se envió por completo una ejecución de nómina a Toast
• El pago de un empleado está configurado en USD 0
• Si el pago neto de un empleado fue de USD 0, no recibirá un depósito
• Un formulario W-4 tiene montos de retención potencialmente excesivos
• La nómina se envió menos de cuatro días hábiles antes de la fecha del cheque, lo que activó un cheque en papel debido a restricciones de tiempo
• Se agregaron los detalles bancarios después de que se inició la nómina, por lo que los depósitos directos no están disponibles para ese ciclo

Una forma rápida de acotar lo ocurrido es considerar otros depósitos directos. Si el problema ocurrió con un solo miembro del personal, es probable que el error esté relacionado con la cuenta o el banco del empleado. Si varios empleados denuncian que faltan depósitos directos, es más probable que el problema esté dentro de la nómina en sí, generalmente si se envió correctamente o se completó en su totalidad.

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Revisa la configuración del método de pago de tu empleado

Se invita a tus empleados a seleccionar su método de pago preferido durante la incorporación de nuevos empleados. Si tus empleados tienen problemas para completar el paso del método de pago, consulta una guía instructiva más específica. Debido a que la mayoría de los empleados optan por recibir su pago mediante depósito directo o Toast Pay Card, existe un informe que te permite ver quién ha completado o no esos tipos de métodos de pago. Obtén más información a continuación.

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Empleados con información sobre depósitos directos incompletos

Para ver cuál de tus empleados no completó su configuración de depósito directo o lo hizo incorrectamente, ve a Configuración > Nómina > Depósito directo. En la sección Empleados con información sobre depósitos directos incompletos de esta página, verás a todos los empleados que no hayan configurado correctamente su cuenta de depósitos directos (o su tarjeta Toast Pay Card). Esto significa que estos empleados no completaron los pasos obligatorios para que Nómina Toast deposite digitalmente los salarios en su cuenta bancaria.

Nómina Toast recomienda encarecidamente que revises este informe de forma rutinaria, incluidas las instancias en las que un depósito directo no tiene éxito. Tan pronto como te des cuenta de que un depósito directo falló, revisa este informe para ver el estado del depósito directo de cada empleado (completo o incompleto) y envía fácilmente un correo electrónico a los empleados que tienen información sobre depósitos directos incompletos. El correo electrónico les guía a revisar la información sobre depósitos directos en su perfil para poder recibir pagos mediante depósito directo. Nota: Esta lista solo muestra a los empleados que seleccionaron el depósito directo o la tarjeta Toast Pay Card como método de pago, no como cheque en papel.

1. Ve a Configuración > Nómina > Depósito directo.
2. A la derecha de la dirección de correo electrónico de un empleado, hay tres puntos con dos opciones:
   1. Selecciona los tres puntos > Enviar correo electrónico al empleado. Se enviará un correo electrónico automatizado a la dirección que figura en el informe. El correo electrónico no se puede personalizar, pero puedes ver la plantilla seleccionando Ver detalles en la parte superior de esta sección.
      1. Para enviar correos electrónicos rápidamente a los empleados visibles en esta sección, selecciona la casilla de verificación más alta (a la izquierda de la columna Nombre) y selecciona Enviar correo electrónico a empleados seleccionados. Quizás quieras desplazarte hacia abajo hasta el campo Ver y seleccionar Ver todo para enviarlo a todos los empleados en este mosaico.
   2. Dentro de los tres puntos, también verás la opción de Completar depósito directo manualmente. Esto te llevará a la página Método de pago del empleado. Sigue los pasos de la sección Agregar una cuenta de depósito directo manualmente (sin plantilla) de Nómina Toast: Obtener ayuda con las cuentas de depósito directo.
3. Solo se enviará el correo electrónico automatizado a los empleados con cuenta de Toast. Para verificar si un empleado tiene una cuenta, inicia sesión en Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados > Empleados y busca una marca de verificación en la columna Cuenta creada.
4. La columna Último correo electrónico te muestra cuándo se envió el correo electrónico automatizado por última vez a un miembro del personal. Una vez que un empleado haya actualizado o agregado correctamente su información sobre depósitos directos, pasará de esta sección de la página a la sección Depósito directo completado, a continuación.

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Depósito directo completo

Esta sección muestra información de todos los empleados que completaron correctamente los pasos del método de pago. Si un empleado divide su depósito directo entre dos cuentas, los porcentajes aparecerán aquí. La columna Dividir departamento muestra el orden de los depósitos divididos entre estas dos cuentas.

Selecciona el ícono v circunflejo para abrir esta sección. Selecciona el nombre del empleado para llevarlo a la página Método de pago.
 

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Devolución de fondos

Cuando los números de ruta o cuenta son incorrectos (y conducen a una cuenta bancaria inexistente o cerrada), se activa la devolución de fondos. Una devolución de fondos es cuando los depósitos directos se devuelven al pagador (en este caso, Nómina Toast). Pasan hasta tres días hábiles después de la fecha del cheque para que recibamos una devolución de fondos. Por lo tanto, si un empleado se da cuenta de que no recibió su pago en la fecha del cheque, es posible que aún no sepamos que los fondos se devolvieron.

Una vez que Nómina Toast reciba la devolución de los fondos, nuestro equipo bancario depositará los fondos nuevamente en el negocio y el método de pago del empleado se cambiará automáticamente a cheque en papel para evitar más casos. Se envía un correo electrónico al contacto financiero del restaurante (definido en Toast Web) para indicar que se procesó una devolución de fondos. Si quieres ver o cambiar el contacto financiero, consulta Optimizar preferencias de comunicación.

Después de recibir estos fondos, es posible que debas pagarle al empleado un cheque manual. No debería ser necesario realizar un cálculo rápido si el registro de nómina original era correcto y no se anuló. Nómina Toast no anulará un registro de nómina a menos que nos indiques que lo hagamos. Consulta Próximos pasos para obtener sugerencias sobre qué hacer en el futuro.

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Revocación de ACH

A veces, los depósitos directos se envían a una cuenta bancaria incorrecta. Toast no recibe una notificación cuando esto sucede, ya que los fondos no se nos devuelven. Cuando el empleado o el restaurante reconocen que esto sucedió, Nómina Toast puede realizar una revocación de ACH por una tarifa de USD 25 hasta cinco días después de la fecha del cheque.

Si se revierte correctamente la transferencia ACH, se generará un pago neto. Al recuperarlos, se revertirán los fondos a Nómina Toast para que puedan devolverse al restaurante. Según las circunstancias específicas, es posible que se anulen los impuestos restantes. Esta anulación reducirá la obligación impositiva del empleador en su próxima nómina.

Ponte en contacto con nosotros dentro de los cinco días posteriores a la fecha del cheque para iniciar una revocación de ACH. Selecciona el punto azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para comenzar un chat con nosotros. Nómina Toast no puede garantizar el éxito de una revocación de ACH.

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Número de rastro federal

Si no se localizó el depósito, no hay devolución de fondos y pasaron más de cinco días hábiles desde la fecha del cheque, no podemos presentar una revocación de ACH. En este caso, comunícate con nosotros a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast y solicita un Número de Rastreo Federal. Cada depósito electrónico tiene un número federal de seguimiento que puede ayudar a los bancos a localizar a dónde se movieron los fondos. Toast tarda aproximadamente un día hábil en recuperarse. Una vez que tengas el número federal de registro, comunícate con el banco del empleado para continuar.

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Próximos pasos

1. Una vez que hayas determinado que un depósito directo no tuvo éxito, verifica con el empleado y su banco que su cuenta esté abierta y activa.
2. Dado que los números completos de ruta y cuenta ya no pueden ser vistos por nadie, incluidos los administradores de Toast, usa el botón Historial para revisar los cambios o adiciones realizados en la página de depósito directo. Esto puede ayudar a determinar si los números de ruta y/o cuenta se cambiaron recientemente. Los usuarios de Recursos Humanos pueden ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de la página para conocer el nombre de la persona que realizó cada cambio.
   
    
    
3. Una vez corregido, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente a través del botón de asistencia azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para intentar transferir los fondos de vuelta al empleado. Debido a la sensibilidad de este asunto, un usuario de RR. HH.+ debe comunicarse con él, no con el empleado en sí.
   1. Nómina Toast depositará una devolución de fondos en tu cuenta bancaria un día después de recibidos por Toast. Te enviaremos a tu contacto de finanzas un desglose de este monto para que sepas qué empleado(s) se vio afectado(s) y qué monto estuvo involucrado. El negocio puede aplicar el pago a su manera y trabajar con el empleado para actualizar su cuenta bancaria, si es necesario.
   2. Si se solicitó una revocación ACH, nos pondremos en contacto contigo para comunicarte los resultados. Este proceso tarda alrededor de tres días hábiles y, en ese momento, se proporcionará más información.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.